Contenido. Presentación Las creencias sobre el tiempo Problemas con la administración del tiempo en el trabajo... 6

Transcripción

1 Nº 8 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO 1 Esta entidad se encuentra bajo la regulación y supervisión de la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI)

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3 Contenido Presentación... 4 Las creencias sobre el tiempo... 5 Problemas con la administración del tiempo en el trabajo... 6 Qué es la administración del tiempo?... 7 Aprende a planificar tu tiempo... 8 Paso 1: Primero lo primero... 8 Paso 2: Prioriza... 9 Paso 3: Identifica tus roles Paso 4: Define tus objetivos de la semana Paso 5: Planifica tu semana Paso 6: La lista diaria Algunos consejos prácticos para mejorar tu administración del tiempo

4 Presentación Te gustaría que el día tuviera más horas?, te sientes sobrecargado de trabajo?, eres de las personas que deja los trabajos para última hora?, sientes que el tiempo vuela?, te falta tiempo para tus actividades personales?, te sientes mal por no poder cumplir con todo lo que te comprometes? El tiempo es un recurso escaso, que no se puede aumentar ni remplazar, no se puede almacenar ni recuperar y transcurre de igual forma si lo utilizas bien o mal. En este curso aprenderás a administrar el tiempo, a diferenciar entre lo urgente y lo importante y a organizar tus tareas diarias. La administración del tiempo no es sólo una técnica sino, sobre todo, un enfoque que afectará positivamente tu vida, tu salud, tu negocio y tu felicidad. 4

5 Las creencias sobre el tiempo Hay muchas creencias falsas sobre el tiempo, algunas de ellas son: CREENCIAS Creer que el tiempo es inagotable. Creer que el tiempo es gratuito y sin valor. Creer que no tienes tiempo. Creer que sabes en qué utilizas tu tiempo. Creer que todo saldrá según lo previsto. Creer que utilizar bien el tiempo es abajar tr más de prisa o más horas. REALIDADES Tu tiempo sólo dura el lapso que dura tu vida. Puede que sea gratuito pero es tu recurso más valioso es tu vida. Todos tenemos la misma cantidad de tiempo en un día. La cuestión es qué es lo que se hace en ese tiempo. Tenemos muy poca consciencia de en qué utilizamos el tiempo, por ejemplo recuerdas exactamente qué cosas hiciste hace 5 días? No siempre las cosas salen según lo previsto. Toma en cuenta esto cuando te comprometas a algo. Trabajar demasiado hace que hayan más errores, se desperdicie material y en casos extremos, puede dar lugar a accidentes. 5

6 Problemas con la administración del tiempo en el trabajo Los principales problemas de la administración del tiempo en el trabajo tienen que ver con la mala organización, la falta de planificación o la poca puntualidad. Entre los errores más comunes están: Creer que no es necesario planificar tus actividades cotidianas. Planificar con tiempos irreales. Creer que no tienes tiempo para planificar. Creer que sólo hay que planificar el día. Creer que administrar el tiempo significa convertirse en un esclavo del reloj. Tratar de hacer demasiado en un tiempo muy corto. No registrar los compromisos y las actividades. No saber decir no a las distracciones externas. CAUSAS DE UNA MALA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Falta de organización personal. Confusión en las prioridades. Escasa delegación. Mucho optimismo. Intentar abarcar mucho. Poca puntualidad. No tomar a tiempo las decisiones importantes. 6

7 Qué es la administración del tiempo? Es el arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas. Es aprender a hacer lo correcto en el momento adecuado. Es tener tiempo para las actividades personales. El tiempo es el recurso más importante: quién no lo sabe administrar, no sabe administrar nada. No puedes cambiar el tiempo. Pero sí puedes cambiar el modo de administrarlo. 7

8 Aprende a planificar tu tiempo Si quieres hacer un buen uso del tiempo tienes que empezar a planificar tu vida como un todo. Para eso te recomendamos seguir los siguientes pasos: Paso 1: Poner primero lo primero Empieza por hacer una lista con las tres o cuatro cosas que consideras las más importantes en tu vida. Piensa en cómo te gustaría que sea tu vida de aquí a cinco años. Medita qué harías esta semana si supieras que sólo te quedan seis meses de vida. Identifica tus principales objetivos para el año, trata de que no sean demasiados. Pon tus objetivos por escrito para tenerlos siempre presentes. El problema no radica en la cantidad de cosas que se logran hacer en un día, sino en hacia dónde se dirige uno y qué es lo que busca. Divide tus objetivos grandes en objetivos más pequeños. 8

9 Paso 2: Prioriza Como la mayoría de las personas, es probable que pases gran parte de tu vida haciendo cosas urgentes y olvidando las cosas importantes. La matriz de los cuadrantes del tiempo te ayudará a priorizar tus actividades. URGENCIA Aprende a administrar tu tiempo I M P O R T A N C I A 2. IMPORTANTE PERO NO URGENTE Debería recibir atención, pero normalmente no la recibe Cosas que si no se hacen, nadie protesta Planificar Organizar Crear relaciones Motivar Delegar 4. NI IMPORTANTE, NI URGENTE No debería recibir ninguna atención Todas las acciones que representan pérdida de tiempo 1. IMPORTANTE Y URGENTE Recibe atencióninmediata Problemas urgentes Compromisos que están por vencerse Crisis 3. URGENTE PERO NO IMPORTANTE No debería recibir atención pero la recibe Asuntos inmediatos Actividades populares Una vez que hayas colocado tus tareas en el cuadrante al que corresponden, aplica la siguiente tabla: URGENCIA I M P O R T A N C I A 2 PLANIFICAR 4 NO HACER 1 HACERLO (Crisis) 3 DELEGAR 9

10 Aprende a administrar tu tiempo Paso 3: Identifica tus roles Como todos, tú cumples diferentes roles en las diversas áreas de tu vida. Tienes roles en: El trabajo, como productor/a, propietario/a o empleado/a. La familia, como padre, madre, hijo/a, esposo/a, hermano/a. La comunidad, como vecino, contribuyente, líder. Otras áreas. Una buena administración del tiempo no significa que le dediques el mismo tiempo a cada uno estos roles, sino que logres que todos funcionen juntos y equilibrados. Una vez que hayas identificado todos tus roles, pregúntate: A cuáles de ellos les doy poca atención y tiempo? Qué es lo más importante que podría hacer para cumplir con cada uno de ellos esta semana? 10

11 Paso 4: Define tus objetivos de la semana Aprende a administrar tu tiempo Concéntrate en la importancia, no en la urgencia. ROLES Lo más importante que podría hacer esta semana En el trabajo Como propietario/a de mi negoci o Como empleado/a Como padre/madre En la familia Como hijo/a Como hermano/a En la comunidad Como vecino/a Como ciudadano/a Como líder Otras áreas Ahora pregúntate: Qué sucedería si realizaras estas actividades el próximo mes? El próximo año? Habría alguna diferencia? 11

12 Aprende a administrar tu tiempo Paso 5: Planifica la semana Paso 5: Planifica la semana TAREA TIPO (del 1 al 4) Identifica qué tareas son urgentes y cuáles son importantes. Pon a un lado el tipo de tarea de la que se trata, para ello sólo tienes que colocar el número que corresponda (del 1 al 4), de acuerdo con la matriz de los cuadrantes del tiempo. De qué tipo de tareas se ha llenado tu semana? 12

13 Paso 6: La lista diaria 1. Anota todas las actividades que quieres realizar el día de mañana. Aprende a administrar tu tiempo 2. Trata de ser realista: No programes más cosas de las que realmente puedes hacer. 3. Usa un sólo cuaderno o agenda y no anotes tus ideas o compromisos en papelitos sueltos. 4. No ocupes cada minuto de tu día con un montón de actividades. Deja un tiempo para lo inesperado. 5. Empieza realizando las tareas más complicadas o difíciles. 6. Organiza tu lugar de trabajo y acostúmbrate a dejar las cosas en su sitio cuando termines de utilizarlas. 7. Antes de hacer alguna de las cosas de tu lista, pregúntate: Por qué yo? Si alguien más puede encargarse del asunto, pásaselo. 8. Agrupa las actividades que estén relacionadas entre sí. Por ejemplo, si tienes una llamada importante que hacer, aprovecha para hacer todas las demás, ya que estás en el teléfono. Recuerda: Que no se empieza por asignar prioridades a las tareas. Se empieza por preguntarse qué es realmente lo que uno quiere. Sólo entonces se puede decir qué tarea es la más importante. Lo mejor es realizar una sola tarea hasta terminarla. Es bueno que te acostumbres a fijar fechas límites a tus compromisos. 13

14 Paso 6: La lista diaria Algunos consejos prácticos para mejorar tu administracíon del tiempo 1. Organiza tu lugar de trabajo para lograr la máxima eficacia. Crea un ambiente agradable que invite a trabajar. Ten siempre a mano los materiales que te sean necesarios. Haz que tu espacio sea cómodo para trabajar. 2. Divide tus grandes objetivos en un conjunto de objetivos a corto plazo más pequeños. Un elefante puede comerse de bocado en bocado. 3. Piensa siempre en resultados, nunca en tareas. No te preguntes: Qué tareas he de realizar hoy?, sino Qué resultados quiero conseguir hoy? 4. Acostúmbrate a planificar el día siguiente antes de acostarte. Esto te permite comenzar el día enfocado en tus principales objetivos. 5. Prepara todo antes de empezar a trabajar para no interrumpir tu trabajo. 6. Utiliza herramientas que te hagan ahorrar tiempo. Ten a mano todo lo que vayas a necesitar para realizar tu trabajo. 7. Comienza temprano por la mañana. Levántate una hora antes de lo normal y dedica ese tiempo a atender cosas importantes como tu salud, hacer ejercicios, pensar, hablar con sus seres queridos, etc. 8. Acostúmbrate a hacer de la puntualidad un hábito. 9. Tómate un tiempo para aprender cosas que puedan ayudarte a realizar mejor tu trabajo. Esto te podrá ahorrar mucho tiempo en el futuro. 14

15 10. Busca formas de simplificar y facilitar el trabajo. Fíjate en los pasos que pueden ser eliminados. Trata de hallar formas de hacer en menos tiempo las mismas cosas. Elimina los movimientos innecesarios. Por ejemplo, de llevar la materia prima o el producto que estás haciendo de un lugar a otro. 11. Mantén siempre a mano tu libreta de apuntes y escribe allí todas tus ideas, información importante y lo que se te ocurra para mejorar tu trabajo. 12. Repasa tu libreta de apuntes por las noches. 13. Observa durante toda una semana cómo estás utilizando tu tiempo. Analiza los resultados. Quizás estás dedicando mucho tiempo a cosas que no son importantes. 14. Mantén un registro del tiempo que te lleva realizar cada trabajo. Esto te ayudará en el futuro a calcular mejor tus costos y a planificar tu tiempo. 15

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19 PRODUCCIÓN y EDICIÓN KINITRO SRL Tel La Paz - Bolivia Banco Solidario S.A. Unidad de Capital Social C. Nicolás Acosta No. 289 San Pedro, La Paz Teléfono (591-2) Int

20 Tus valores... Puntualidad Honestidad Solidaridad Excelencia... son nuestros valores 20 Esta entidad se encuentra bajo la regulación y supervisión de la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI)