MANUAL DE USUARIO NORMAS DE PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS SOBRE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE EN REDES SOCIALES. * Departamento de Comunicaciones

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1 Departamento de Evaluación, * Departamento de TABLA DE CONTENIDO Normas de publicación de contenidos sobre la universidad autónoma de occidente en redes sociales... 2 I. Saber comunicarse en una red social, un aprendizaje permanente II. Normas y recomendaciones sobre el uso de las redes sociales en Internet III. Derecho de los usuarios de las redes sociales institucionales

2 Departamento de Evaluación, * Departamento de NORMAS DE PUBLICACIÓN DE AUTÓNOMA DE OCCIDENTE EN REDES SOCIALES Las tecnologías de la comunicación y sus avances generan nuevas formas de comunicación, por ende, nuevas relaciones. Las redes sociales se están convirtiendo en una herramienta de comunicación e información imprescindibles en las empresas comerciales, sin embargo en organizaciones como las instituciones de educación superior su uso aún es incipiente. Con el propósito de aprovechar estos nuevos espacios de comunicación, la Universidad Autónoma de Occidente incursionó en las redes sociales Facebook y Twitter, por lo tanto es indispensable regular su uso y establecer normas de publicación de contenidos, teniendo en cuenta que a pesar de tratarse de medios alternativos sigue siendo la voz oficial de la Institución y son espacios en los que se proyecta la identidad corporativa. I. Saber comunicarse en una red social, un aprendizaje permanente. Teniendo en cuenta que los intereses de los usuarios de las redes sociales se pueden segmentar y que la Universidad genera información diversa por ser una institución de educación superior, es posible que existan distintas páginas (en Facebook) y perfiles (en Twitter). Por ello debe tener en cuenta lo siguiente: Evitar saturar de mensajes comerciales o promocionales a los usuarios. Actuar con rapidez y oportunamente en los momentos más críticos. Cuidar y reforzar la imagen de la Universidad en las distintas publicaciones que se hagan. Establecer una comunicación directa y cercana con los usuarios de las redes sociales. Reconocer las necesidades de los usuarios y brindar posibles soluciones para un beneficio común. Monitorear constantemente la red en busca de conversaciones sobre la Universidad, otras instituciones de educación superior y el sector educativo. 2

3 Departamento de Evaluación, * Departamento de II. Normas y recomendaciones sobre el uso de las redes sociales en Internet. La Universidad Autónoma de Occidente, a través del Departamento de, establece una serie de normas que permiten aprovechar las redes sociales como escenarios de comunicación en beneficio de la Comunidad Autónoma, siempre preservando la imagen corporativa y administrando mensajes pertinentes para los diferentes públicos: Teniendo en cuenta que Facebook ofrece tres tipos de cuentas: Perfil, diseñado para ser de uso personal, es el tipo de servicio más utilizado por los usuario de esta red. Fan pages, un tipo de servicio para organizaciones, empresas o marcas; y los grupos, creados para causas o intereses comunes y páginas comerciales que administran campañas publicitarias. Es importante aclarar que la Universidad Autónoma de Occidente tendrá una sola página oficial en Facebook, (www.facebook.com/universidadautonomadeoccidente) que será administrada por el Departamento de en nombre de la Institución. Las dependencias o programas académicos que ya tengan grupos creados se migrarán o se ajustarán a los parámetros establecidos por el Departamento de, pues todas las páginas deberán ser supervisadas por el Departamento y por lo tanto se deberá incluir a éste como administrador de la página. Sin embargo cada página deberá tener un administrador responsable quien debe actualizar y dinamizar los contenidos. Aquellas dependencias o programas que quieran crear su página en Facebook deben solicitar al Departamento de su creación, seguir los lineamientos establecidos e incluir como imagen de la página una pieza institucional creada por el Departamento, con la que se identificarán las páginas oficiales de la Universidad. No se debe administrar ninguna red social en representación de una dependencia, programa académico o actividad institucional, desde un perfil personal. Para esto se deberá crear un perfil ajeno a las cuentas personales de los administradores. 3

4 Departamento de Evaluación, * Departamento de Tampoco se deben publicar comentarios que sean respuestas oficiales, desde las cuentas personales del administrador de la página. La página oficial en Facebook y el perfil oficial en Twitter tendrá información institucional y los grupos de interés que se creen se vincularán a la página oficial como mecanismo de promoción mutuo. Solo se crearán páginas en Facebook y perfiles en Twitter para aquellas dependencias que como estrategia utilizan este canal de comunicación con sus públicos. Cada dependencia que va a crear una página debe informar al Departamento de sobre su creación, explicando el objetivo y público al que va dirigido. Debe conservar las normas que se han establecido y conocer las aplicaciones de la imagen corporativa para su posible uso. Para esto puede consultar Manual de Identidad Corporativa ubicado en la página Web institucional y en el Portal Administrativo. Los administradores de las páginas deben ser los líderes o directivos de las dependencias y serán los responsables de los contenidos que se publiquen. Se recomienda que no sean practicantes, pues como su vinculación a la Universidad es por un tiempo corto, se pierde el avance con el cambio cada semestre. De todas maneras quien sea la persona responsable de administrar los contenidos debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Los mensajes que se publiquen serán claros y sencillos. En Facebook se deben publicar textos que no superen los 400 caracteres. 2. Se utilizará un lenguaje amable y respetuoso, y se referirá al público en segunda persona (tú) para generar interacción y confianza. 3. No se deben escribir los mensajes en mayúscula sostenida, sino utilizarlas cuando sea estrictamente requerido. 4

5 Departamento de Evaluación, * Departamento de 4. En los perfiles institucionales se publicará información relacionada con la Universidad o la dependencia, y que sea de interés para el público objetivo, hechos positivos que impacten el fortalecimiento institucional, noticias de relevancia como logros de los integrantes de la Comunidad Universitaria y convocatorias para actividades institucionales. 5. Se publicará información oportuna y noticiosa, con mensajes cortos y concisos. Cuando sea necesario ampliar la información se incluirá un enlace a la página Web institucional. 6. Siempre habrá una persona del Departamento de o de la dependencia responsable dispuesta a contestar cualquier tipo de comentario positivo o negativo realizado por los seguidores del perfil. En el caso de presentarse comentarios negativos la respuesta tendrá que ser oportuna. Cuando el comentario haga alusión a alguna dependencia en particular, antes de dar respuesta se debe consultar con la dependencia implicada. 7. Las respuestas que se publiquen desde los perfiles o páginas oficiales de la Universidad Autónoma de Occidente, sus programas o dependencias, son consideradas oficiales, por lo tanto quien publica debe tener claridad al hacerlo y consultarlo antes con la dependencia responsable. 8. Se deben respetar la opinión y los comentarios de los usuarios de las páginas, ya que las redes sociales son espacios de libre expresión. Se deben aceptar las críticas y responderlas no a tono personal, sino desde una posición objetiva y hablando en nombre de la dependencia o programa a quien corresponda. 9. Si se publica algún contenido que esté en otro sitio Web u otra fuente como libros, revistas o publicaciones de cualquier otro tipo, se debe incluir en la publicación una cita del autor y la ruta (si el archivo es digital) de onde está publico dicho contenido. Si la fuente original es una publicación impresa, debe incluirse el nombre del documento, nombres del autor y de la editorial y fecha de publicación. Si la 5

6 Departamento de Evaluación, * Departamento de publicación tiene licencia como Creative Commons, debe sujetarse a las exigencias que ésta detalla. 10. No se deben publicar contenidos que promuevan el odio hacia grupos, en función de la raza o etnia, origen, religión, discapacidad, edad, orientación o identidad sexual, o corriente política. 11. No se publicarán mensajes que hagan alusión al consumo de bebidas alcohólicas o tabaco. 12. Evitar la publicación no autorizada de información o privada. 13. Respetar los símbolos institucionales, gubernamentales, privados y públicos. 14. No utilizar los productos y servicios de la Universidad Autónoma de Occidente para promocionar actividades no autorizadas por la Institución o la dependencia responsable. 15. Al subir imágenes se debe incluir el texto alternativo que debe dar una breve idea de las mismas. Si las imágenes son descargadas de Internet, se debe incluir en la descripción el enlace o la fuente de la que se descargó, teniendo en cuenta que tenga licenciamiento, por ejemplo, a licencia Creative Commons. Si no se cuenta con ella, se da por entendido que la fuente se encuentra protegida, porque el derecho de autor viene implícito con la obra. 16. Se debe moderar constantemente las discusiones y orientarlas hacia los fines con los cuales fue creado el perfil. 17. Se podrá compartir información de la Universidad que haya sido publicada en medios masivos de comunicación, ejemplo, notas de televisión, medios digitales e impresos, con enlaces a dichos medios. Para acortar los enlaces a otras páginas se permitirá el uso de redireccionadores como bit.ly o (servicios para acortar el URL) para optimizar el número de caracteres. 6

7 Departamento de Evaluación, * Departamento de 18. Los comentarios que se publiquen, como respuesta a publicaciones que haga la dependencia o la Institución, deberán ser contestados en un periodo máximo de dos días hábiles. 19. La página de Facebook y el perfil de Twitter institucionales se utilizarán como medio informativo y no de promoción. Se tendrán excepciones de acuerdo a los objetivos corporativos. 20. A menos que sea expresamente consentido por la Universidad Autónoma de Occidente, todos los contenidos son responsabilidad exclusiva de los respectivos autores. 21. Las contraseñas, incluyendo las de las redes sociales, son personales e intransferibles, procure que tengan como mínimo ocho caracteres e incluyan mayúsculas y minúsculas, números y caracteres especiales. La Universidad exime su responsabilidad sobre el uso que terceros inescrupulosos hagan de ella, en casos en que el usuario la haya transferido o no haya tomado las medidas de precaución necesarias para salvaguardar la información. 22. Cuando se realice un concurso, se establecerán reglas que los usuarios deberán cumplir en su totalidad para participar en ellos. La información sobre condiciones será pública, así mismo la manera como se seleccionará a los ganadores. Se publicará registro fotográfico o de video de los beneficiados con dichas actividades. 7

8 Departamento de Evaluación, * Departamento de III. Derechos de los usuarios de las redes sociales institucionales Expresar libremente sus ideas. Publicar libremente material como videos y fotografías sobre eventos desarrollados en la Universidad. En caso de que estos contengan material inapropiado será eliminado, notificando a su autor. De lo contrario, si es una denuncia, ésta será atendida como cualquier comentario. Recibir un trato respetuoso por parte de todos los usuarios de las comunidades virtuales de la Universidad. Denunciar ante la autoridad competente un comportamiento inapropiado de los usuarios de las comunidades virtuales de la Universidad. Conocer las razones por las que su aporte es rechazado. Todo el material publicado a través de las redes sociales: fotografías y videos, podrán ser compartidos a través de la misma red, pero se deberá incluir la fuente de dicho material. 8

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