GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS I. Por CARLOS FELIPE VALENCIA ESPECIALISTAS EN LOGÍSTICA INTEGRAL:

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1 GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS I Por CARLOS FELIPE VALENCIA ESPECIALISTAS EN LOGÍSTICA INTEGRAL: Cadena de Valor - Diplomado en Fortalecimiento Empresarial 2013

2 GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS OBJETIVOS DEL CURSO: Entender la importancia logística, económico-financiera y de servicio de una eficiente y eficaz Gestión de Stocks. Diferenciar entre un sistema de Gestión de Stocks de revisión continua y de revisión periódica. Establecer una clasificación de las existencias del almacén según criterio ABC. Conocer la función del stock de seguridad, stock normal o de ciclo y stock de especulación. Aprender a calcular el stock medio de un producto terminado.

3 GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS OBJETIVOS DEL CURSO Conocer las distintas variables que afectan a la Gestión de Stocks de una empresa. Realizar previsiones de demanda a partir de series temporales. Calcular lotes óptimos de pedidos, puntos de pedidos y stocks de seguridad. Entender los sistemas push y pull.

4 GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS CONTENIDO l. Aspectos Relevantes de la Gestión de Stocks. ll. Clases de Stocks. lll. Tipos de sistemas de Gestión de Stocks. lv. Clasificación de los artículos según su importancia. Criterio ABC V. El concepto de Rotación y Cobertura de Stocks.

5 I. ASPECTOS RELEVANTES DE LA GESTIÓN DE STOCKS: Importancia! Una correcta Gestión de Stocks constituye uno de los pilares básicos en los cuales se apoyan las nuevas tendencias logísticas en la empresa, a fin de reducir costos, incrementar la productividad, equilibrar el servicio y la disponibilidad, mejorar la fiabilidad, para ser más competitivos.

6 IMPORTANCIA EN LA REDUCCIÓN DE COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL El alto nivel competitivo con que se mueven los mercados de hoy, obligan a las empresas a reducir los costos operacionales, uno de cuyos componentes más importantes está ligado al llamado Capital Cautivo, que las empresas en carácter óptimo están obligadas a mantener, como consecuencia de cuantiosas inversiones en stocks para dar el servicio comercial que el mercado requiere.

7 IMPORTANCIA EN LA REDUCCIÓN DE COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL La logística, aporta una serie de principios y soluciones estructurales tendientes a reducir al mínimo dichas inversiones en stocks: La rotación de mercancías es tan relevante en la competitividad de las empresas como lo son las estrategias de marketing y posicionamiento de marca; hacer previsiones y reducir el stock son variables que la logística ayuda a predecir y controlar.

8 IMPORTANCIA EN LA REDUCCIÓN DE COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL La base financiera de cualquier negocio es la venta de bienes y servicios, de ahí la importancia de manejar organizadamente un buen inventario, gestión que logra proporcionar un control efectivo del estado económico de la empresa, pues provee de información, materiales y productos a los procesos de producción, almacenamiento y distribución.

9 IMPORTANCIA EN LA REDUCCIÓN DE COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL Es entonces cuando la logística adquiere un rol predominante, pues es la encargada de configurar los esfuerzos realizados por las áreas de, compras, producción, almacenamiento, despachos, transporte, y distribución, lo que a la larga significará en un adecuado alineamiento en el cumplimiento de la promesa de servicio al cliente, satisfacción de la demanda, y reducción de costos. el inventario es sinónimo de dinero!

10 QUÉ SIGNIFICAN ALTOS INVENTARIOS? Esconden ineficiencias gerenciales. Esconden problemas de procesamiento. Amarran capital.( capital cautivo ). Generan lucro cesante. Consumen espacio en el piso. Se tienen que administrar, mantener, manejar, contar, almacenar y vigilar. Generan los llamados costos ocultos de inventario. Generan obsoletos, caducados, roturas, robos. Pierden valor en el tiempo.

11 Algunas de estas frases le son comunes? El inventario esta muy alto? Tenemos una gran cantidad de obsoletos Esos productos llevan años ahí, son de muy lenta rotación Entonces que pido? Cual es el mínimo?, Cual es el máximo? Será que asistimos a otro seminario de inventarios Tendrá alguien la bolita mágica para el manejo de inventarios

12 Algunas de estas frases le son comunes? Es que los de compras son buenos para traernos los artículos que no se venden Tenemos agotados nuestros principales productos Como es que compran que siempre los precios nuestros son los más caros parece que nunca hablaran con el proveedor En manos de quien están las compras de su empresa?

13 Algunas de estas frases le son comunes? No llegó la mercancía y el cliente está furioso Tenemos exceso de inventario «yo no sé para que piden más» Y dónde vamos a almacenar todo eso!...«sí jefe la mercancía está, pero no la hemos podido ingresar al sistema»

14 GENERAN COSTOS OPERATIVOS COSTO ADECUADO COSTOS DE LOS PEDIDOS Personal de Compras ( Salarios, Seguridad Social). Gastos Generales. Comunicaciones.

15 GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL COSTO ADECUADO COSTOS DEL ESPACIO DE LAS INSTALACIONES Alquileres. Amortizaciones. Impuestos. Financiación. Seguros. Mantenimiento y Reparación.

16 GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL COSTO ADECUADO COSTOS DE MANIPULACIÓN Personal Directivo. Reparaciones y Mantenimiento. Financiación. Alquileres.

17 GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL COSTO ADECUADO COSTOS DEL ALMACENAMIENTO Costo beneficio del stock de materiales y mercancías. Primas de seguros sobre productos almacenados. Administración de las entradas o almacenamiento. Administración de las salidas. Control de inventarios. Costos de transporte.

18 GENERAN LOS LLAMADOS COSTOS OCULTOS COSTO ADECUADO COSTOS OCULTOS Obsolescencia. Deterioros. Devoluciones. Averías. Agotados. Robos - Hurtos.

19 PORQUE AL DISMINUIR LOS INVENTARIOS SE MEJORA LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA?

20 1. ASPECTOS RELEVANTES DE LA GESTIÓN DE STOCKS: OBJETIVOS! La Gestión de Stocks es la parte de la función logística que se encarga de administrar las existencias de la empresa, los objetivos fundamentales que se persiguen para que la gestión de stocks sea lo más eficiente y eficaz posible son: Almacenar la menor cantidad posible de artículos. Atender el mayor grado de servicio y disponibilidad, requerido por el mercado. Reducir las inversiones de Capital Circulante al mínimo posible, sin menoscabo del referido grado de servicio requerido por el mercado. Evitar las roturas de stocks. Conseguir la rentabilidad deseada sobre las inversiones en stocks.

21 IMPACTO FINANCIERO (ROI) Dado el impacto económico-financiero, que los inventarios representan, conviene advertir el concepto del R.O.I (Return On Investment). ROI= (ingresos costos / inversión). Mejorar la gestión de stocks implica necesariamente una mejora del R.O.I, debido: a. Disminución del costo de inventarios permanentes. b. Al incrementar el grado de servicio, incrementamos la Demanda Atendida, con la consiguiente mayor absorción de gastos indirectos. c. En el sector industrial mejoramos la capacidad productiva, debido a una disponibilidad correcta de los materiales y componentes necesarios en la producción.

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23 1. ASPECTOS RELEVANTES DE LA GESTIÓN DE STOCKS: ESTRATEGIAS Bedaux recomienda algunas estrategias modernas para una adecuada gestión de stocks, que contribuya al logro de los objetivos: 1. Racionalizar el número de almacenes. Cumplir los requerimientos de servicios, teniendo en cuenta la valoración económica (costo-beneficio). 2. Homogenizar y racionalizar referencias. Es importante unificar productos, cambiar de M20 a M2S, centralizar referencias de baja rotación, y reducir el portafolio de productos. Se debe analizar si con menos productos se alcanza el mismo nivel de ventas.

24 1. ASPECTOS RELEVANTES DE LA GESTIÓN DE STOCKS: GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS ESTRATEGIAS 3. Planificar en función de la tipología de la demanda. Tratar de tener el producto en stock a nivel de semielaborado. Fabricar el producto con base en previsiones, dar el acabado y el packaging en el momento de la distribución. 4. Gestionar los inventarios de forma central/vendor management inventory. Evitar el efecto látigo en la cadena, permite priorizar envíos, mejorar el tiempo de respuesta y ahorrar costos administrativos.

25 GESTIÓN 1. ASPECTOS BÁSICA RELEVANTES DE STOCKS DE LA GESTIÓN DE STOCKS: ESTRATEGIAS 5. Minimizar lotes de producción y distribución. Lograr que éstos sean más pequeños, disminuye el tamaño del stock y permiten manejar de una forma adecuada la carga. 6. Crear visibilidad en tiempo real. Conectar a los clientes, proveedores y operadores logísticos mediante procesos EDI. Contar con información de ventas, pedidos, stocks y confirmación de entregas en tiempo real y disponible para todos los actores de la cadena.

26 1. ASPECTOS RELEVANTES DE LA GESTIÓN DE STOCKS: EQUILIBRIO EN LA GESTIÓN La gestión de stocks tiene la difícil misión de encontrar un equilibrio entre los distintos objetivos. Para ello tendrá que determinar variables tales como: El nivel de stock de cada artículo. (Unidades que se almacenarán de cada artículo. Momento de emitir los pedidos. Es lo que se denomina el punto de pedido o nivel de stock a partir del cual emitiremos un nuevo pedido. Cantidad a pedir en cada pedido o lote de pedido (Q). Cuanto más grande sea el lote menos pedidos haremos al año, y viceversa.

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28 2. CLASES DE STOCKS QUÉ ES UN STOCK? El stock de una empresa puede definirse como el conjunto de materiales y artículos que la empresa almacena en espera de su utilización o venta posterior. Casi la totalidad de las empresas tienen que mantener un inventario o stock de distintos tipos de bienes o artículos para su funcionamiento y desarrollo de su actividad económica.

29 CLASES DE STOCKS: SEGÚN SU OPERATIVIDAD Stock Industrial En el caso de empresas industriales, se debe mantener un stock determinado de materias primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a elaboración posterior, productos semiterminados y productos terminados con los que hacer frente a la demanda de sus clientes.

30 CLASES DE STOCKS: SEGÚN SU OPERATIVIDAD Stock Comercial Cuando la actividad de la empresa es sólo comercial, el stock se limita a mercaderías que se almacenan desde que se reciben del proveedor hasta que se venden a los clientes.

31 CLASES DE STOCKS: SEGÚN SU FUNCIÓN - Stock normal o de ciclo Es el stock necesario para atender la demanda normal de la empresa desde que recibimos un pedido hasta que recibimos el siguiente.(lead time de aprovisionamiento). - Stock de seguridad o protección Es el volumen de existencias que tenemos almacenadas por encima del necesario (stock normal o de ciclo) para atender la demanda habitual de los clientes. Este stock tiene como finalidad evitar las roturas de stock en caso de que se produzcan: - Por retrasos de los proveedores. - Por fluctuaciones de la demanda.

32 CLASES DE STOCKS: - Stock de especulación y anticipación En ocasiones las empresas compran y almacenan más de lo habitual para aprovechar precios bajos, cuando se piensa que estos precios no se mantendrán en el futuro. También es el caso del stock que se constituye para atender la demanda de productos de venta estacional (productos de temporada).

33 CLASES DE STOCKS: SEGÚN SU NATURALEZA FÍSICA - Su vida útil: -Artículos perecederos: Son aquellos que se deterioran con el paso del tiempo. Normalmente son productos alimentarios, el factor tiempo es fundamental en la gestión de este tipo de artículos. - Artículos no perecederos: Casi todos los productos sufren con el paso del tiempo. Se consideran no perecederos aquellos productos en los que el tiempo de almacenaje no es una variable primordial. - Artículos con fecha de caducidad: Son aquellos que no se pueden vender tras una fecha determinada.

34 CLASES DE STOCKS: SEGÚN LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA En empresas comerciales encontramos stocks de: - Mercaderías: Artículos que suponen la venta normal de la empresa. - Artículos complementarios: Son aquellos que aun no siendo esenciales, si son necesarios para proporcionar una mejor atención al cliente. - Artículos obsoletos, defectuosos y deteriorados: Son aquellos que proceden de periodos de venta anteriores, y aquellos que han sufrido alguna rotura o defecto de fábrica.

35 CLASES DE STOCKS: continuación. En empresas industriales, los productos en stocks son: - Materias primas y otros aprovisionamientos. - Productos Semiterminados. - Productos terminados. - Repuestos. - Suministros Industriales.

36 SISTEMAS DE GESTIÓN DE STOCKS: A la hora de gestionar sus existencias, las empresas pueden emplear dos clases de sistemas: Sistemas de revisión continua. Sistemas de revisión periódica.

37 SISTEMAS DE GESTIÓN DE STOCKS: Sistema de Revisión continua. Consiste en actualizar el stock registrado de forma inmediata, después de cada transacción, registrándose: - Entradas de mercancía: Aquellas transacciones que aumentan el nivel de stock de la empresa. Estas entradas serán las compras y las devoluciones de mercancías que realizan los clientes. - Salidas de mercancía: Son las transacciones que disminuyen el nivel de stock de la empresa, fundamentalmente las ventas, pero también las devoluciones que hacemos a los proveedores, las roturas, los robos, perecederos, obsoletos, etc.

38 SISTEMAS DE GESTIÓN DE STOCKS:

39 SISTEMAS DE GESTIÓN DE STOCKS: Sistemas de revisión periódica. Es un sistema donde las entradas y las salidas de mercancías no se registran. Para conocer el nivel de stock de cada momento y realizar pedidos se procede a realizar recuentos de cada producto cada cierto tiempo. Este sistema sólo se puede emplear cuando hay poca variedad de artículos (poco surtido) y pocas unidades de cada artículo o referencia.

40 SISTEMAS DE GESTIÓN DE STOCKS: Las empresas emplean uno u otro sistema dependiendo de su nivel de stock, tamaño, complejidad, etc. Las grandes empresas de distribución emplean: Un sistema de revisión continua: Las entradas y salidas se registran en el momento de producirse a través de sistemas informáticos. Estos sistemas llegan a lanzar pedidos a los proveedores de forma automática cuando el nivel de stock de un determinado artículo llega a un tope establecido. A este nivel de stock es a lo que se denomina punto de pedido.

41 SISTEMAS DE GESTIÓN DE STOCKS: Las empresas utilizan un sistema de Recuentos periódicos por plazos determinados, para subsanar errores y actualizar el stock, además de comprobar el estado de las mercancías. Independientemente de estos recuentos periódicos, las empresas están obligadas a hacer un recuento de la totalidad de las existencias contablemente.

42 IV: CLASIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS SEGÚN SU IMPORTANCIA. CRITERIO ABC En un almacén se encuentran multitud de artículos distintos y no todos ellos tienen la misma importancia para la empresa, debido a que cada uno supone una cantidad distinta de inversión inmovilizada o porque cada uno tiene una utilidad distinta en el funcionamiento de la empresa. Por este motivo, los procedimientos que se emplean para la gestión de stocks de cada tipo de artículos no tiene por que ser la misma.

43 IV: CLASIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS SEGÚN SU IMPORTANCIA. CRITERIO ABC Qué factores afectan a la importancia de un producto, desde el punto de vista de la Gestión de Stocks? Venta anual en pesos Costo unitario del producto Escasez de material o dificultad de adquisición. Disponibilidad de recursos para fabricarlos. Período de aprovisionamiento y fiabilidad de suministros. Condicionantes de almacenaje. Riesgo de robo, obsolescencia y caducidad del producto. Costo del stock Grado de servicio requerido. Grado de disponibilidad.

44 IV: CLASIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS SEGÚN SU IMPORTANCIA. CRITERIO ABC El criterio ABC clasifica los productos según su porcentaje de inversión inmovilizada que cada uno representa sobre el total de las existencias. Esta clasificación divide los stocks en tres grupos: Grupo A: Representan un porcentaje reducido de las unidades físicas (aproximadamente un 10-20%), pero un gran porcentaje en cuanto el valor total del stock, ( en torno al 80-90%).Por ello, la gestión de este grupo se basa en: - Grado de control máximo. - Sistemas de revisión continua, revisando el sistema cada cierto tiempo. - Recuentos periódicos frecuentes para subsanar errores. - Pedidos frecuentes de pocas unidades. Hay que tener en cuenta que son artículos de gran valor unitario, por lo que se intentará no almacenar demasiadas unidades.

45 IV: CLASIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS SEGÚN SU IMPORTANCIA. CRITERIO ABC Evaluación mensual de las previsiones de venta o inclusión de fórmulas de Forecast para previsión automáticas de las mismas, con revisiones periódicas de los resultados. Actualización diaria de los registros de stocks, con frecuentes recuentos cíclicos para comprobar que las existencias de almacén concuerdan con los valores registrados. Revisión frecuente de las necesidades y cantidades pedidas. Recalculo periódico del stock de seguridad. Vigilancia permanente de los plazos de entrega.

46 IV: CLASIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS SEGÚN SU IMPORTANCIA. CRITERIO ABC Grupo B: Suponen un porcentaje medio en cuanto a unidades físicas (en torno al 30%) y en cuanto a su valor (10-15%). Para este grupo hay que hacer un seguimiento intermedio entre los grupos A con menos frecuencia de revisión. Grupo C: Representa el grupo más numeroso en cuanto a numero de unidades almacenadas (sobre un 50-60%), pero en total solo representan un 5-10% de la inversión total en existencias. Para gestionar este grupo se suelen emplear: - Controles sencillos. Hay que centrar los recursos en los grupos anteriores. - Amplia cobertura de pedidos y stocks de seguridad. Dado su escaso valor no es tan relevante el almacenar muchas unidades. - Gestión de stocks basada en sistemas de revisión continua o periódica,(semestrales o anuales), con errores aceptables, revisando y actualizando el sistema menos frecuentemente que entre los otros dos grupos.

47 IV: CLASIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS SEGÚN SU IMPORTANCIA. CRITERIO ABC En definitiva el criterio ABC nos permite centrar la gestión en el grupo A y en menor medida en el grupo B. De esta forma, gestionando una pequeña porción de las existencias tendremos controlada casi la totalidad de la inversión en existencias. El esfuerzo y costo de gestión, debe ser proporcional a la importancia del producto.

48 IV: CLASIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS SEGÚN SU IMPORTANCIA. CRITERIO ABC Pasos de clasificación de artículos: Ordenar los productos de mayor a menor valor total. Para ello multiplicaremos el número de unidades que tenemos almacenadas por el precio de compra o venta unitario de cada artículo. Calcular el porcentaje que cada artículo representa sobre el total de unidades y sobre el total del valor del inventario. Hallamos porcentajes acumulados sobre las unidades y sobre la inversión. Estableceremos la clasificación en los tres grupos citados: - Grupo A: 80-90% del valor del inventario. - Grupo B: Sobre el 10-15% del valor. Como estamos mirando valores acumulados, el grupo B estará compuesto por aquellas referencias que vayan desde la última del grupo A hasta la que sume un porcentaje acumulado de 90-95%. - Grupo C: Supondrán un 10-15%. Serán las referencias que queden desde la última que forme el grupo B.

49 V: EL CONCEPTO DE ROTACIÓN Y COBERTURA DE STOCKS La Rotación de stocks nos da una noción, en términos de promedio, del número de veces que un artículo se renueva en el almacén al cabo de un año; así por ejemplo, un artículo con una rotación de 12 significa que el artículo se renovaría como promedio 12 veces al año, mientras que cobertura es una noción más bien comercial que nos indica el número de días que con el referido stocks podemos atender a la venta prevista.

50 EL CONCEPTO DE COBERTURA Y ROTACIÓN DE STOCKS La rotación se calcula dividiendo la Venta Anual por el Stock promedio, bien sea en unidades o pesos, siempre y cuando ambas magnitudes estén valoradas al mismo precio (precio de costo o precio de venta). Rotación= venta anual / stock promedio

51 EL CONCEPTO DE ROTACIÓN Y COBERTURA DE STOCKS La cobertura, multiplicamos el inverso del índice de rotación por el factor tiempo (días meses o semanas); así por ejemplo la cobertura sería: Cobertura = ( 1 / ind.rot ) x factor tiempo

52 EL CONCEPTO DE ROTACIÓN Y COBERTURA DE STOCKS Si tenemos en cuenta que el ROI=Beneficio/Stock multiplicando y dividiendo por ventas tendríamos: ROI = (VENTA / STOCK) X (BENEFICIO / VENTAS) O SEA: ROI = IND. DE ROTACIÓN X MARGEN COMERCIAL

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