Guía de usuario para Clientes indirectos y Administradores de exámenes

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1 Guía de usuario para Clientes indirectos y Administradores de exámenes December 2008 University of Cambridge ESOL Examinations 1 Hills Road Cambridge CB1 2EU Reino Unido Tel.: Fax: Correo electrónico: esolhelpdesk@cambridgeesol.org UCLES 2008 Guía de usuario de BULATS Online para Clientes indirectos y Administradores de exámenes (diciembre 2008) 1

2 Adobe, Adobe Acrobat y Flash son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Adobe Systems Incorporated en Estados Unidos y/o en otros países. Microsoft, Windows e Internet Explorer son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/o en otros países. Pentium es una marca comercial o una marca comercial registrada de Intel Corporation en Estados Unidos y/o en otros países. Guía de usuario de BULATS Online para Clientes indirectos y Administradores de exámenes (diciembre 2008)

3 Índice 1. BULATS Online Introducción Funciones Funcionamiento El sitio web de Administración Acceder a BULATS Online Clientes indirectos que también sean Administradores de exámenes Clientes indirectos que no sean Administradores de exámenes Administradores de exámenes que no sean Clientes indirectos Tareas del Cliente indirecto Exámenes y fichas Candidatos Tareas del Administrador de exámenes Exámenes y fichas Candidatos El examen del candidato Preguntas frecuentes Apéndice A: requisitos técnicos para PC en los que se ejecute BULATS Online 11 Apéndice B: configurar de Internet Explorer en el PC del Candidato Guía de usuario de BULATS Online para Clientes indirectos y Administradores de exámenes (diciembre 2008)

4 1. BULATS Online 1.1 Introducción La versión en línea del Servicio de evaluación del lenguaje empresarial (BULATS Online), desarrollado por ESOL Examinations, de la Universidad de Cambridge (Cambridge ESOL), es una aplicación basada en web para evaluar la comprensión oral y escrita en inglés, alemán, francés y español. El examen puede realizarse prácticamente desde cualquier PC que disponga de conexión a Internet (pueden consultarse los requisitos técnicos en el Apéndice A). Los exámenes se pueden adaptar; esto significa que presentan a los Candidatos preguntas que corresponden a un nivel de dificultad que viene determinado por las respuestas que han dado a las preguntas anteriores. Al final del examen, se genera un Formulario de informe de la prueba, que muestra al candidato los resultados obtenidos. El candidato puede ver y/o imprimir el formulario tan pronto como termina el examen, en función de la configuración que haya aplicado el Administrador de exámenes. El sistema BULATS Online consta de dos sitios web; el sitio web de Administración y el sito web de Exámenes de los candidatos. Las direcciones URL de estos sitios son los siguientes: Administración: Exámenes de los candidatos: Funciones En el presente documento se mencionan las funciones siguientes, relacionadas con el sistema BULATS Online. Función Cambridge ESOL Agente Cliente indirecto Administrador de exámenes Descripción Distribuye BULATS Online a los Agentes. Distribuye BULATS Online a los Clientes indirectos. Empresa que utiliza BULATS Online y trata con un agente. Organiza los exámenes y se ocupa de los Candidatos. Por lo general, un Cliente indirecto también ejerce como Administrador de exámenes y puede tener a su vez otros Administradores de exámenes. El diagrama siguiente ilustra estas funciones y relaciones. Asimismo, destaca que los Clientes indirectos y sus Administradores de exámenes constituyen el público al que se dirige el presente documento. (El documento de los Agentes y el de sus Administradores de exámenes son diferentes). Guía de usuario de BULATS Online para Clientes indirectos y Administradores de exámenes (diciembre 2008) 1

5 Agent Indirect Customer TA (= Indirect Customer) TA Key TA: Test Administrator Broken border: optional Bold border: in the audience of this document 1.3 Funcionamiento En BULATS Online, un examen constituye una unidad: si hay diez Candidatos que vayan a realizar un examen, se necesitan diez exámenes. El Cliente indirecto pide los exámenes al Agente Only Agents can order Tests from Cambridge ESOL. Para realizar un examen, el Candidato necesita una ficha, que es una serie única de cifras y letras que funciona a modo de clave para acceder al examen de BULATS Online del Candidato. El Cliente indirecto genera una serie de fichas, que envía al Administrador de exámenes a través de BULATS Online. El Administrador de exámenes, a su vez, entrega las fichas a los Candidatos. 1.4 El sitio web de Administración Desde el sitio web de Administración se realizan tareas tales como la generación de fichas (Cliente indirecto), el establecimiento de las condiciones del examen (Administrador de exámenes) y se ven los resultados de los Candidatos (Cliente indirecto o Administradores de exámenes). Características comunes Las pantallas del sitio de Administración presentan algunas características comunes, como se muestra a continuación

6 Menú lateral Menú superior Su nombre Nombre de la pantalla actual Área de trabajo Operaciones de búsqueda La mayoría de las pantallas que contienen un botón de búsqueda permiten al usuario delimitar la búsqueda antes de pulsarlo. Por ejemplo, la pantalla Información sobre pedidos y uso (cuya área de trabajo se muestra a continuación) le permite delimitar la búsqueda por periodo y por idioma. En estas pantallas siempre existe la posibilidad de pulsar el botón Buscar sin delimitar antes la búsqueda. A continuación podrá ver todos los resultados posibles de la búsqueda efectuada. En otras palabras, los campos no modificados de la pantalla Información sobre pedidos y uso, como Desde fecha, Hasta fecha e Idioma actúan a modo de comodines. Imprimir y exportar los resultados de una búsqueda Muchas de las pantallas que presentan una tabla de resultados de búsqueda muestran los iconos siguientes en la parte superior de dicha tabla:. El primer icono sirve para imprimir la tabla; si se pulsa el segundo, se exportará el contenido de ésta a una hoja de cálculo de Excel

7 2. Acceder a BULATS Online 2.1 Clientes indirectos que también sean Administradores de exámenes Primer acceso a BULATS Online: sincronizar contraseñas Si su Agente le ha registrado en BULATS Online como Cliente indirecto y como Administrador de exámenes, recibirá dos mensajes por correo electrónico: uno que incluye su nombre de usuario y su contraseña de Cliente indirecto, y otro con su nombre de usuario y contraseña de Administrador de exámenes. Los nombres de usuario coinciden, pero las contraseñas son diferentes. Cambridge ESOL le recomienda que sincronice sus contraseñas. Para ello: 1. Abra Internet Explorer y entre en el sitio web de Administración de BULATS Online. Verá la pantalla del Portal de administración de BULATS Online. 2. Inicie una sesión con su nombre de usuario y su contraseña de Cliente indirecto. A continuación podrá ver la pantalla Solicitar exámenes. 3. En el menú de la parte superior, pulse el enlace Cambiar contraseña. Verá la pantalla Cambiar contraseña. 4. Introduzca su contraseña actual de Cliente indirecto en el campo Contraseña antigua. 5. En el campo Nueva contraseña, escriba la nueva contraseña. Ésta debe contener al menos ocho caracteres alfanuméricos, de los que dos, como mínimo, deben ser cifras. 6. Vuelva a escribir su nueva contraseña en el campo Confirmar nueva contraseña. 7. Pulse el botón Guardar. Se mostrará un mensaje que indica que su contraseña se ha modificado; a continuación recibirá un mensaje de correo electrónico confirmando su nueva contraseña de Cliente indirecto. 8. En el menú de la parte superior, pulse el enlace Salir. Esta acción le devolverá a la pantalla del Portal de administración de BULATS Online. 9. Inicie una sesión con su nombre de usuario y su contraseña de Administrador de exámenes. Podrá ver la pantalla Ver e imprimir resultados. 10. En el menú de la parte superior, pulse el enlace Cambiar contraseña. Verá la pantalla Cambiar contraseña. 11. Introduzca su contraseña actual de Administrador de exámenes en el campo Contraseña antigua. 12. Introduzca su nueva contraseña de Cliente indirecto en el campo Nueva contraseña. Guía de usuario de BULATS Online para Clientes indirectos y Administradores de exámenes (diciembre 2008) 4

8 13. Vuelva a escribir su nueva contraseña de Cliente indirecto en el campo Confirmar nueva contraseña. 14. Pulse el botón Guardar. Se mostrará un mensaje que indica que su contraseña se ha modificado; a continuación recibirá un mensaje de correo electrónico confirmando su nueva contraseña de Administrador de exámenes. Acceder a BULATS Online posteriormente Ahora que ya tiene el mismo nombre de usuario y la misma contraseña tanto en su función de Cliente indirecto como en la de Administrador de exámenes, una vez que introduzca su nombre de usuario y su contraseña podrá ver que la pantalla Portal de administración de BULATS Online ahora contiene un campo denominado Función. Para concluir el inicio de la sesión: Seleccione Cliente indirecto o Administrador de exámenes de CI en el campo Función, según la función que desee desempeñar. Tenga en cuenta que cuando inicie una sesión como Cliente indirecto, el menú lateral contendrá únicamente las opciones disponibles para los Clientes indirectos; del mismo modo, cuando inicie sesión como Administrador de exámenes, sólo tendrá disponibles las opciones destinadas a dicha función. Para ver las opciones disponibles para la otra función, deberá salir e iniciar una nueva sesión con la misma función. 2.2 Clientes indirectos que no sean Administradores de exámenes Acceder a BULATS Online Cuando se registró en BULATS Online, recibió un mensaje de correo electrónico que incluía su nombre de usuario y su contraseña. Para acceder a BULATS Online: 1. Abra Internet Explorer y entre en el sitio web de Administración de BULATS Online. Verá la pantalla del Portal de administración de BULATS Online. 2. Introduzca su nombre de usuario y su contraseña. Se abrirá la pantalla Solicitar exámenes y, a continuación, ya puede comenzar a utilizar BULATS Online como Cliente indirecto. Cambiar contraseña Cambridge ESOL le recomienda que modifique la contraseña que se le proporciona por otra de su elección. Para ello: 1. Inicie una sesión. A continuación podrá ver la pantalla Solicitar exámenes. 2. En el menú de la parte superior, pulse el enlace Cambiar contraseña. Verá la pantalla Cambiar contraseña. 3. Introduzca su contraseña actual en el campo Contraseña antigua

9 4. En el campo Nueva contraseña, escriba la nueva contraseña. Ésta debe contener al menos ocho caracteres alfanuméricos, de los que dos, como mínimo, deben ser cifras. 5. Vuelva a escribir su nueva contraseña en el campo Confirmar nueva contraseña. 6. Pulse el botón Guardar. Se mostrará un mensaje que indica que su contraseña se ha modificado; a continuación recibirá un mensaje de correo electrónico confirmando su nueva contraseña. 2.3 Administradores de exámenes que no sean Clientes indirectos Para acceder a BULATS Online y modificar su contraseña, siga un procedimiento similar al descrito en la sección Tareas del Cliente indirecto 3.1 Exámenes y fichas Solicitar exámenes 1. En el menú lateral, pulse el enlace Solicitar exámenes. A continuación se abrirá la pantalla Solicitar exámenes que contiene un área denominada Solicitar exámenes, donde se especifica el límite de pedidos que pueden efectuarse en el mes actual y el número de exámenes que ya se han solicitado en el mes. 2. En el campo Idioma, seleccione el idioma de destino. Aparecerá un mensaje en la parte derecha del área de trabajo, que le indica si hay exámenes disponibles para ese idioma y, en caso afirmativo, cuántos. 3. En el campo Cantidad solicitada, escriba un número que no sea superior al que aparece en el mensaje de la parte derecha. 4. Pulse el botón Solicitar. Se mostrará un mensaje que indica que su pedido se ha realizado con éxito. Ver los exámenes que ha solicitado 1. En el menú lateral, pulse el enlace Información de pedidos. A continuación podrá ver la pantalla Información de pedidos. 2. Si lo desea puede delimitar la búsqueda; a continuación, pulse el botón Buscar. Se abrirá una tabla de resultados de la búsqueda, que contiene las columnas siguientes: Idioma, Fecha del pedido, Cantidad solicitada

10 Generar fichas Antes de que un Candidato pueda realizar un examen, el Administrador de exámenes debe proporcionar una ficha al Candidato. Los Administradores de fichas reciben por correo electrónico las fichas de usted, el Cliente Indirecto, a través del sistema. Tenga en cuenta que antes de poder generar una credencial en un determinado idioma debe haber solicitado un examen en dicho idioma: consulte Solicitar exámenes de la sección 3.1. Para generar fichas y hacer que el sistema las envíe por correo electrónico al Administrador de exámenes: 1. En el menú lateral, pulse el enlace Generar fichas. Verá la pantalla Generar fichas. 2. Seleccione o escriba en los campos la información necesaria: el idioma de destino del examen que el Administrador de exámenes se encargará de administrar (véase la nota siguiente); la dirección de correo electrónico del Administrador de exámenes que necesita las fichas; el número de fichas que necesita el Administrador de exámenes. Nota: una vez seleccionado el idioma de destino, la parte derecha de la pantalla muestra el número de fichas disponibles para usted para los exámenes de ese idioma. El número que introduzca en el campo Nº de fichas no debe ser superior al número de fichas que le queden disponibles. 3. Pulse el botón Generar. El sistema genera las fichas y las envía a la dirección de correo electrónico que haya especificado. Se abrirá una ventana emergente que muestra los detalles de la ficha. Realizar el seguimiento de los exámenes y las fichas 1. En el menú lateral, pulse el enlace Información de pedidos y uso. Se abrirá la pantalla Información de pedidos y uso. 2. Si lo desea puede delimitar la búsqueda; a continuación, pulse el botón Buscar. A continuación aparece una tabla de resultados de la búsqueda con un total de cinco columnas, que ordena los resultados por idioma. La columna Cantidad solicitada muestra el número de exámenes que ha solicitado. La columna Uso muestra la cantidad de esos exámenes para los que se han generado fichas. La columna Balance muestra la cantidad de exámenes solicitados para los que no se han generado fichas todavía. Reactivar fichas Una vez que se ha generado una ficha, el Candidato no dispone de un plazo determinado para utilizarla y comenzar entonces un examen. No obstante, cuando el Candidato ya ha utilizado la ficha, ésta seguirá activa solamente por un periodo de ocho horas

11 Puede ocurrir que un Candidato comience un examen, por ejemplo, por la tarde, y no lo termine durante esa sesión. Si intenta finalizar el examen más de ocho horas después, por ejemplo, a la mañana siguiente, la ficha no funcionará: habrá dejado de estar activa. En ese caso la ficha se puede reactivar, lo que permitirá al Candidato continuar realizando el examen. Para reactivar una ficha: 1. En el menú lateral, pulse el enlace Reactivar fichas. Verá la pantalla Reactivar fichas. 2. Escriba o copie y pegue la ficha en el campo Ficha y pulse el botón Buscar. 3. La pantalla que se abrirá le informa de si la ficha sigue siendo válida, si se ha completado el examen o si la ficha ha caducado, en cuyo caso se le ofrecerá la opción de reactivarla. 4. Si desea reactivar la ficha, pulse el botón de opción Sí y, a continuación, pulse Guardar. De este modo se devuelve la ficha a un estado que permite continuar el examen en el punto en el que se dejó. Nota: esta operación no devuelve la ficha al estado Nuevo para comenzar un nuevo examen. Realizar el seguimiento del estado de una ficha Puede resultarle útil realizar un seguimiento del estado de las fichas que ha generado. Por ejemplo, si ha borrado accidentalmente un mensaje de correo electrónico que contenga fichas, es posible que desee comprobar si se han utilizado, de manera que si no se han usado, podrá recuperarlas y usarlas. Para realizar el seguimiento de las fichas generadas: 1. En el menú lateral, pulse el enlace Información sobre el estado de las fichas. Se abrirá la pantalla Información sobre el estado de las fichas. 2. Si lo desea puede delimitar la búsqueda; a continuación, pulse el botón Buscar. Se abrirá una tabla de resultados de la búsqueda, que contiene las columnas siguientes: Ficha, Idioma, Generada por, Generada el, Utilizada el y Estado. El campo Estado puede contener los valores Usada, No usada o En uso. 3.2 Candidatos Ver información básica de los Candidatos Para consultar la información almacenada en el sistema sobre sus Candidatos, o sobre Candidatos suyos administrados por otros Administradores de exámenes: 1. En el menú lateral, pulse el enlace Información de los candidatos. A continuación podrá ver la pantalla Información de los candidatos. 2. Si lo desea puede delimitar la búsqueda; a continuación, pulse el botón Buscar. Se abrirá la pantalla Ver detalles de CIS, que muestra una tabla de resultados de la búsqueda que contiene las columnas siguientes: Nombre, Apellidos, Empresa/Organización, País

12 Ver el resto de información de los Candidatos Para consultar el resto de información sobre los Candidatos que aparecen en la tabla de resultados de la búsqueda de la pantalla Ver detalles de CIS: 1. Pulse sobre el nombre de un Candidato de los que aparezcan en la tabla. Se abrirá la pantalla Ver registro del candidato. Tenga en cuenta que no es posible editar la información que aparece en dicha pantalla. Ver e imprimir los resultados de los Candidatos Para ver los resultados de los exámenes que han realizado sus Candidatos o los Candidatos de sus Clientes: 1. En el menú lateral, pulse el enlace Ver e imprimir resultados. Podrá ver la pantalla Ver e imprimir resultados. 2. Si lo desea puede delimitar la búsqueda; a continuación, pulse el botón Buscar. Se abrirá una tabla de resultados de la búsqueda, que contiene las columnas siguientes: Nombre del Candidato, Ficha, Fecha del examen y Resultado. 3. Cuando se muestren los resultados, puede utilizar la columna de selección de la parte izquierda para elegir los candidatos y así, los que desea imprimir el Formulario de informe de la prueba. También puede imprimir un Informe de grupo, que muestra un resumen de todos los resultados obtenidos. 4. Si desea exportar los datos a una hoja de cálculo, pulse sobre el icono Excel; si desea imprimir los datos, pulse en el icono de la impresora. 4. Tareas del Administrador de exámenes 4.1 Exámenes y fichas Establecer las condiciones del examen Puede establecer las siguientes condiciones para los exámenes: qué información deben facilitar los Candidatos sobre sí mismos a la hora de registrarse; qué información adicional deben facilitar los Candidatos sobre sí mismos a la hora de registrarse; si se aplica o no un tiempo límite al examen (75 minutos); si los Candidatos pueden ver o no un reloj en sus pantallas mientras realizan la prueba. Para establecer estas condiciones:

13 1. En el menú lateral, pulse el enlace Opciones del supervisor. A continuación podrá ver la pantalla Opciones del supervisor. 2. En la parte izquierda del área de trabajo, donde se indican las opciones obligatorias, anule la selección de todas las opciones de la pantalla de registro que no desee que sean obligatorias. 3. En la parte izquierda del área de trabajo, donde se indican las opciones visibles, anule la selección de todas las opciones no obligatorias de la pantalla de registro que no desee que estén disponibles para los Candidatos. 4. En la parte derecha del área de trabajo, seleccione o anule la selección del Reloj. 5. También en esta parte derecha, seleccione o cancele la selección de Límite de tiempo (30 minutos). Realizar el seguimiento de los exámenes y las fichas Consultar Realizar el seguimiento de los exámenes y las fichas de la sección 3.1. Ver el estado de las fichas Para ver cuántas fichas ha generado su Agente para usted, cuántas ha utilizado usted y cuántas tiene aún a su disposición en unos idiomas de destino determinados: 1. En el menú lateral, pulse el enlace Ver estado de las fichas. Se abrirá la pantalla Ver estado de las fichas. 2. Si lo desea puede delimitar la búsqueda; a continuación, pulse el botón Buscar. Se abrirá una tabla de resultados de la búsqueda, que contiene las columnas siguientes: Idioma, Balance inicial, Fichas generadas, Fichas usadas, Balance final (número de fichas que quedan disponibles para ese idioma). Realizar el seguimiento del estado de una ficha Consultar Realizar el seguimiento del estado de una ficha de la sección Candidatos Ver e imprimir resultados de los Candidatos Consultar Ver e imprimir los resultados de los Candidatos de la sección

14 5. El examen del candidato Cuando esté preparado para realizar el examen, deberá cargarse el sitio web del examen del candidato en el PC que se vaya a utilizar. Desde dicha página, el candidato seleccionará el idioma en el que desearía ver el tutorial del examen. En la página siguiente, los candidatos tienen la posibilidad de elegir si desean ver el tutorial o comenzar directamente el examen. Debería alentarse a los Candidatos que no estén familiarizados con los exámenes por ordenador a que lean el tutorial antes de comenzar el examen real. Para ello, deben pulsar el botón TUTORIAL. Cuando se encuentren listos, pueden pulsar el botón EXAMEN, tras lo cual el sistema les lleva a la página de introducción de fichas. En ella, el candidato debe introducir el número de ficha que se le ha proporcionado y, a continuación, comenzará el examen. Antes de comenzar un examen, asegúrese de que el PC que se está utilizando se ha configurado correctamente según las instrucciones incluidas en el Apéndice B. 6. Preguntas frecuentes P. Soy un Cliente indirecto. Por qué no puedo ver todas las opciones en el menú lateral? R. Ha iniciado una sesión como Administrador de exámenes? Si es así, salga e inicie una nueva sesión como Cliente indirecto. P. Mi Candidato no oye nada cuando intenta realizar un examen. R. Instale la versión más actualizada de Adobe Flash Player en el PC del Candidato. Asimismo, asegúrese de que el control del volumen de su PC se encuentre a un nivel apropiado, de que la opción Silenciador no esté seleccionada y de que la tarjeta de sonido esté configurada correctamente. Apéndice A: requisitos técnicos para PC en los que se ejecute BULATS Online Requisitos mínimos Recomendado Procesador Pentium II 400 MHz. Pentium III 800 MHz. o superior

15 RAM 256 MB 512 MB o superior Espacio libre en el disco duro 2 GB 4 GB o superior Sistema operativo Windows 2000 Pro Windows XP Pro o posterior Conexión a Internet 512 kbps 512 kbps o superior Internet Explorer v 7 v 7 o posterior Adobe Acrobat v 6 v 6 o posterior Adobe Flash Player v 9.0 v 9.0 o posterior Microsoft Excel o posterior Otros Tarjeta de sonido y auriculares Tarjeta de sonido y auriculares Apéndice B: configurar de Internet Explorer en el PC del Candidato Si Internet Explorer 7 no está correctamente configurado para BULATS Online, podría producirse algún problema como los siguientes: El examen no comienza cuando los Candidatos introducen sus fichas. Internet Explorer muestra un mensaje de seguridad que hace referencia a un portapapeles local. Internet Explorer muestra mensajes de bloqueo de elementos emergentes y advertencias de secuencias de comandos. Para evitar estos problemas, siga los pasos que se indican a continuación. Si está utilizando Internet Explorer 6 y tiene algún problema, puede resultar útil seguir estos mismos pasos. Hacer de BULATS Online un sitio de confianza 1. En Internet Explorer 7, abra el menú Herramientas y seleccione Opciones de Internet. 2. En la pestaña Seguridad, pulse sobre el icono Sitios de confianza y, a continuación, pulse el botón Sitios (Internet Explorer 7). 3. En el campo Agregar este sitio web a la zona, escriba la siguiente dirección: 4. Pulse el botón Agregar. 5. Pulse el botón Aceptar

16 Reducir el nivel del bloqueador de elementos emergentes 1. En Internet Explorer 7, abra el menú Herramientas y seleccione Opciones de Internet. 2. En la pestaña Privacidad, mueva la barra de desplazamiento hasta la posición Media- Baja. 3. Pulse el botón Configuración. 4. En el campo Dirección del sitio web, escriba la siguiente dirección: 5. Pulse el botón Agregar. 6. Pulse el botón Aceptar. Permitir acceso al portapapeles local 1. En Internet Explorer 7, abra el menú Herramientas y seleccione Opciones de Internet. 2. En la pestaña Seguridad, pulse el botón Nivel personalizado. 3. Desplácese hasta la sección Automatización. 4. En Permitir el acceso mediante programación al Portapapeles, seleccione Habilitar. (En Internet Explorer 6, esta opción se denomina Permitir operaciones de pegado a través de script.) 5. Pulse el botón Aceptar. 6. Pulse de nuevo el botón Aceptar