Exportación de datos de Outlook a Thunderbird

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1 Página 1 de 18 Exportación de datos de Outlook a Thunderbird Este documento es propiedad de la Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías y se le ha establecido un nivel de seguridad acorde a la Normativa clasificación de la seguridad de la documentación de CiberCentro. En ningún caso el documento, o cualquiera de sus partes, que no sea clasificado de carácter público, deberá ser distribuido a terceros sin el consentimiento explícito, por escrito o correo electrónico firmado, por parte del personal autorizado de la Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías. Asimismo, ninguna de las partes del documento puede ser copiada, fotografiada, fotocopiada, transmitida electrónicamente, almacenada en un sistema de gestión documental o reproducida mediante cualquier otro mecanismo ajeno a la Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías sin autorización previa, por escrito o correo electrónico firmado, por parte del personal autorizado de la misma. Rev. Fecha Descripción 1 11/11/14 Elaboración del documento Documento: CIBERC-HGM Exportación de datos de Outlook a Thunderbird.odt Ubicación: Servicios > Correo > Mantenimiento de Cuentas > Instrucciones de Trabajo Nivel de Seguridad: Restringido Preparado por Revisado por Aprobado por Microinformática DGTNT Gestión de Incidencias Fecha: Fecha: Fecha:

2 Página 2 de 18 ÍNDICE 1 Introducción Ámbito Prerrequisitos Migración a Thunderbird MIGRACIÓN DESDE OUTLOOK EXPRESS MIGRACIÓN DESDE OUTLOOK MIGRACIÓN DESDE OUTLOOK Referencias Contactos...18

3 Página 3 de 18 1 Introducción Este documento indica el proceso para migrar correos locales, contactos y calendario desde clientes de correo Outlook u Outlook Express a Thunderbird. 2 Ámbito Este documento está orientado a todos los usuarios de Outlook/Outlook Express que tengan los mencionados datos de correo en carpetas locales y necesiten transferirlos al cliente Thunderbird. 3 Prerrequisitos Conocer la aplicación de correo usada: Conocer el cliente de correo que se está usando actualmente es fácil con tan solo comprobar el aspecto del icono con el que se abre: También es posible comprobarlo desde dentro de la aplicación accediendo al menú Ayuda o Interrogación (?) en la opción Acerca de. En el caso de que se esté usando Outlook 2010, se debe acceder a la pestaña Archivo y en la misma seleccionar la opción Ayuda. Se indicará si el producto pertenece en efecto a la familia de Office 2010 y también aparecerá un apartado en el que junto al número de versión, se especifica si se trata de una versión de 64 bits, tal como se muestra en la siguiente figura:

4 Página 4 de 18 Dado el caso, no se podrá exportar datos locales a Thunderbird de manera automática; es requisito imprescindible disponer de una versión de 32 bits. Las migraciones desde clientes Outlook Express no precisan de requisitos específicos. 4 Migración a Thunderbird Thunderbird dispone de un módulo de importación, al cual se accede desde el menú Herramientas bajo la opción Importar. NOTA: Si la barra de menús no está disponible, puede hacerse visible pinchando con el botón derecho del ratón en el área superior, tal como se muestra en la imagen siguiente: Este es el módulo general para la importación de datos desde otras aplicaciones de correo. Sin embargo, dependiendo del cliente usado hasta la fecha, y también de la configuración y uso que se le da, hay peculiaridades a tener en cuenta en el proceso que se detallan a continuación. 4.1 Migración desde Outlook Express Antes de comenzar es altamente recomendable compactar las carpetas para minimizar los posibles errores y reducir el tiempo de transferencia. En Outlook Express se realiza con una opción en los menús, como muestra la imagen:

5 Página 5 de 18 Archivo Carpeta Compactar todas las carpetas Los contactos y mensajes pueden importarse por separado, pero lo más recomendable sería usar la opción de importar todo para realizarlo en un único paso. A continuación se mostrará la ventana de importación, y por defecto estará seleccionada la primera opción. Al clicar el botón siguiente, Thunderbird preguntará el origen de los datos a importar. Es decir, la aplicación que tiene en local los datos que han de transferirse.

6 Página 6 de 18 Lo próximo que se mostrará es el proceso de transferencia, que dependiendo del volumen de datos, puede tardar varias horas. Finalmente se informará del resultado en una última ventana:

7 Página 7 de 18 Dentro de las Carpetas locales del Thunderbird, aparecerá una subcarpeta Importar Outlook Express que contendrá los mensajes locales del cliente de correo origen. 4.2 Migración desde Outlook 2003 Antes de comenzar es altamente recomendable compactar las carpetas para minimizar los posibles errores y reducir el tiempo de transferencia. En Outlook 2003 se realiza con las siguientes acciones: Hacer clic con el botón derecho del ratón en las Carpetas personales.

8 Página 8 de 18 En la nueva ventana ir al botón Avanzadas.

9 Página 9 de 18 Y en la siguiente ventana ya está disponible el botón Compactar ahora que inicia la tarea.

10 Página 10 de 18 En el procedimiento para el traspaso de datos desde Outlook 2003 hay que realizar acciones adicionales si se está haciendo uso del calendario, ya que Thunderbird no importa automáticamente dichos datos. Por ello, se hará una copia a fichero del calendario de Outlook 2003 con los siguientes pasos: Acceder a ftp://ftp.gobiernodecanarias.org/ofimat/exportar_calendario_2003_ics.zip, abrir el archivo y copiar al equipo la aplicación exportar_calendario_2003_ics. Se hace doble clic sobre el icono: Aparecerá la siguiente ventana en la que hay que marcar la casilla Permitir acceso y seleccionar en el desplegable un tiempo de 10 minutos. Se comprueba la finalización del proceso accediendo a la carpeta c:\temp y observando el fichero exportado calendar.ics: Este fichero se usará en Thunderbird para traspasar los datos, a través del menú Eventos y tareas, bajo la opción Importar. Solicitará un fichero de tipo icalendar (*.ics). Para ello, se navega hasta la carpeta c:\temp comentada anteriormente y se selecciona el fichero calendar.ics creado.

11 Página 11 de 18 Con esto aparecerán en el calendario del Thunderbird, los eventos que había en el calendario de Outlook 2003 y se puede proceder a transferir los correos locales y contactos mediante el importador mencionado en el punto 4. Tan solo consta de dos pasos. En la primera ventana se selecciona los datos a importar. Ahora que se ha transferido la información del calendario, se puede elegir entre importar correo, libretas de direcciones o dejar la opción por defecto: Importar todo. En la siguiente ventana, ha de seleccionar Outlook como cliente desde el cual copiar los datos:

12 Página 12 de 18 Aparecerá la ventana de progreso. Dependiendo del volumen de correos locales y contactos, es posible que pueda tardar varias horas en completarse. Al final, se indicará con un mensaje si ha terminado correctamente.

13 Página 13 de Migración desde Outlook 2010 Antes de comenzar es altamente recomendable compactar las carpetas para minimizar los posibles errores y reducir el tiempo de transferencia. En Outlook 2010 se realiza con las siguientes acciones: Se hace clic con el botón derecho del ratón en Archivo de datos de Outlook y en el menú se selecciona Propiedades del Archivo de datos. En la nueva ventana se le da al botón Avanzadas y aparecerá una nueva con el botón Compactar ahora. En el procedimiento para el traspaso de datos desde Outlook 2010 hay que realizar acciones adicionales si se está haciendo uso del calendario, ya que Thunderbird no importa automáticamente dichos datos. Por ello, se hará una copia a fichero del calendario de Outlook 2010 con los siguientes pasos: Desde el apartado del Calendario en Outlook se accede a la pestaña Archivo y al botón Guardar Calendario.

14 Página 14 de 18 Aparecerá una ventana donde se pide la carpeta y el nombre de fichero que contendrá la copia. Es importante que en la parte inferior, en Tipo, esté seleccionado Formato icalendar (*.ics).

15 Página 15 de 18 Antes de guardar, se le da al botón Más opciones para seleccionar todo lo necesario para que la copia incluya los datos completos, tal y como se muestra en la ventana siguiente: NOTA: Para que se vean las dos casillas inferiores es necesario hacer clic en el botón Mostrar >>. Con el fichero.ics creado se realiza la importación en Thunderbird:

16 Página 16 de 18 Pedirá el fichero creado y todas las entradas del calendario del Outlook serán copiadas al del Thunderbird. Ahora se está en disposición para transferir los correos locales y contactos mediante el importador mencionado en el punto 4. Tan solo consta de dos pasos. En la primera ventana se selecciona los datos a importar. Ahora que se ha transferido la información del calendario, se puede elegir, entre importar correo, libretas de direcciones o dejar la opción por defecto: Importar todo.

17 Página 17 de 18 En la siguiente ventana, ha de seleccionar Outlook como cliente desde el cual copiar los datos: Aparecerá la ventana de progreso. Dependiendo del volumen de correos locales y contactos, es posible que pueda tardar varias horas en completarse. Al final, se indicará con un mensaje si ha terminado correctamente.

18 Página 18 de 18 5 Referencias Documento Descripción Ubicación CIBERC-HGM Configuración de correo POP3 IMAP de Gobierno de Canarias mentos_pdf/soporte_pdf/ciberc-hgm _Configuracion_de_correo_corporativo_POP3_e_IMAP.pdf 6 Contactos Persona de contacto CiberCentro Teléfono interno 912 Teléfonos Fax (24880) (87880) Correo electrónico

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