MANUAL USUARIO: ESTUDIANTES CARGA AUTOMÁTICA DE MATERIAS PERDIDAS Noviembre 2016

Transcripción

1 MANUAL USUARIO: ESTUDIANTES CARGA AUTOMÁTICA DE MATERIAS PERDIDAS Noviembre 2016 Este manual describe las nuevas funcionalidades implementadas en el Sistema de Información Académico de la Escuela Colombiana de Rehabilitación (SIGA). La mejora se denomina: Carga Automática de Materias perdidas. A través de esta, SIGA carga a la Automatrícula del estudiante automáticamente todas las materias que el estudiante tiene perdidas; esta mejora inicia cuando el estudiante ingresa por primera vez al panel de Automatrícula, en ese momento SIGA identifica todas las materias que el estudiante ha perdido durante todo el proceso académico. Cuando el sistema permite acceder al estudiante al panel, el estudiante deberá leer atentamente todos los mensajes que le presenta la aplicación, la interfaz es la siguiente: En esta interfaz, el estudiante visualizará todas las asignaturas que SIGA le ha cargado automáticamente porque las ha identificado como perdidas en semestres anteriores; estas

2 asignaturas se encuentran identificadas con una estrella amarilla. Seguido a la estrella, se puede visualizar el grupo, la disponibilidad de cupos, el docente que dictará esa asignatura y el horario. Las asignaturas identificadas con el check corresponden a las programadas automáticamente por SIGA; el estudiante puede cambiarla de grupo si lo prefiere, siempre y cuando no se cruce de horario y hayan cupos disponibles. Estas asignaturas no se pueden cancelar, el estudiante deberá cursarlas en el periodo vigente Sí el estudiante aun cuenta con créditos disponibles, puede completar su automatrícula con las asignaturas que se encuentran ofertadas, podrá seleccionar la asignatura que desea cursar, siempre y cuando SIGA en su validación identifique disponibilidad de cupos y que no se cruce el horario con otra asignatura ya agregada a la carga académica: SIGA presenta mensajes informando al estudiante los cruces de horarios, la NO disponibilidad de cupos y el máximo de créditos permitidos a matricular.

3 En la parte inferior de la pantalla también se encuentra disponible el botón Confirmar Carga : Cuando el estudiante de click sobre dicho botón, SIGA presenta el siguiente mensaje de confirmación: Apreciado estudiante: IMPORTANTE! Tenga presente confirmar su Carga Académica, de lo contrario la Institución no le asegura el (los) cupo (s) en la(s) asignatura(s) programada(s). Si desea modificar su carga académica, podrá realizarlo durante el periodo de Adiciones y Cancelaciones que la Institución establecerá de acuerdo al reglamento Institucional. Si la aplicación presenta el siguiente mensaje, el estudiante deberá dirigirse a su decanatura, pues SIGA no logró cargar la totalidad de las asignaturas al estudiante por cruce de horarios o por no disponibilidad de cupos, las asignaturas que están identificadas con el check verde son las que SIGA programó en la Automatrícula del estudiante y que no se pueden Cancelar:

4 MANUAL USUARIO: ESTUDIANTES ADICIÓN Y CANCELACIÓN DE ASIGNATURAS Y ADQUISICIONES DE CRÉDITOS ADICIONALES Noviembre 2016 Este manual describe las nuevas funcionalidades implementadas en el Sistema de Información Académico de la Escuela Colombiana de Rehabilitación (SIGA). La mejora se denomina: Adiciones y Cancelaciones y permitirá a los estudiantes: Completar su Automatrícula en caso que no la haya completado en el periodo Automatrícula Adicionar asignaturas pagando créditos adicionales y generación de recibos de pago Cancelar asignaturas Esta mejora inicia cuando el estudiante ingresa al panel adicionar y Cancelar Asignaturas dentro del periodo reglamentado por la ECR. Cuando el sistema permite acceder al estudiante al panel, el estudiante deberá leer atentamente todos los mensajes que le presenta la aplicación. La interfaz es la siguiente, en donde la primera parte de la pantalla se presentan todas las materias que el estudiante agregó en su Automatrícula, adicionalmente: Procesos por estudiante: Número de Proceso: Corresponde al número de procesos de adición que el estudiante ha llevado a cabo. Para este ejemplo, 1 de dos posibles. Créditos del semestre: Para este estudiante, el máximo de créditos a matricular es de 22

5 Créditos Automatrícula: Corresponde al número de créditos que el estudiante adicionó en la Automatrícula, para este ejemplo, este estudiante matriculó sólo 17 créditos de 22 disponibles, es decir aún puede agregar 5 créditos más que no le generarían costo alguno. Créditos máximos a adicionar: Corresponde al número de créditos que el estudiante puede comprar por semestre. Para el efecto la ECR define por reglamento que los estudiantes pueden comprar hasta 4 créditos después de completar el máximo de créditos en la automatrícula. Acumulado créditos: Corresponde al número de créditos disponibles, para este caso es 0 ya que el estudiante no ha iniciado ningún proceso de adición. Créditos máximos a matricular: Corresponde a los 22 por semestre, más 4 que puede adquirir comprando (26). Créditos matriculados: Corresponde al número de créditos matriculados por el estudiante (17). Créditos A cobrar: Corresponde al número de créditos adicionales que el estudiante decidió comprar, para este caso, aún cero. Costo crédito: Corresponde al valor que tiene cada crédito por programa; para este ejemplo de prueba, el costo del crédito es de $ Total a pagar: Es la multiplicación de Créditos a cobrar por Costo crédito En la parte baja de la pantalla, se visualiza la oferta académica disponible para ese estudiante previa validación de prerrequisitos y el conteo de créditos que va seleccionando. El estudiante puede seleccionar las asignaturas que quiere ver en el periodo vigente, grupo de acuerdo al horario y puede también visualizar la disponibilidad de cupos: La adición de créditos adicionales puede realizarse siempre y cuando el estudiante ya haya completado la totalidad de los créditos asignados para su semestre, finalizado este proceso, puede empezar a agregar créditos adicionales. Sí la asignatura seleccionada presenta cruce de horario con otra asignatura, SIGA presentará el mensaje notificando el cruce, por ejemplo:

6 Sí la asignatura seleccionada ya no tiene cupos disponibles, SIGA presentará el mensaje notificando el cruce, por ejemplo: Para este el siguiente ejemplo de prueba, se completará la automatrícula de un estudiante, tiene 17 créditos automatriculados y va a completarse la carga académica con los 20 para ese semestre: Se ha seleccionado la asignatura Seminario en Joven con 3 créditos, SIGA va calculando el número de créditos a adicionar: Al dar click sobre el botón Adicionar SIGA agrega estas materias a la carga académica del estudiante, de esta manera se ha completado la carga:

7 Sin embargo, sí el estudiante desea agregar más asignaturas, lo puede realizar, estaría agregando créditos adicionales, a partir de ese momento puede agregar hasta 4 créditos más, si el estudiante llega a exceder este valor, SIGA le presenta el siguiente mensaje: Veamos, El estudiante agregó 3 créditos más: Ahora selecciona el botón Adicionar : El máximo de créditos para el semestre es de 20 créditos, el estudiante matriculó 23, significa que hay 3 créditos a cobrar, que multiplicados por el costo del crédito ($ ) suma $

8 En esta etapa, si el estudiante lo considera, puede retractarse de la carga efectuada, lo puede realizar cancelando las materias que ha adicionado, de esta manera SIGA actualiza la información: El estudiante puede seleccionar dando click sobre la asignatura que desea cancelar, excepto aquellas que han sido reprobadas, SIGA las identifica en la columna de cancelación con la nota NO PUEDE CANCELAR, tan pronto el estudiante seleccione aquello que desea cancelar debe dar click sobre el botón Cancelar : El estudiante podrá adicionar otras signaturas si lo prefiere y definir su carga académica acorde lo planeado. Finalmente, el estudiante deberá confirmar su carga académica dando click sobre el botón CONFIRMACIÓN PORCESO ADICIÓN & CANCELACIÓN :

9 IMPORTANTE! Apreciado estudiante: Tenga presente confirmar su Carga Académica, de lo contrario la Institución no le asegura el (los) cupo (s) en la(s) asignatura(s) programada(s). Si las adiciones realizadas generan recibo de pago, SIGA le presenta posterior al confirmar el proceso el mensaje informado al estudiante que ese proceso le ha generado una factura de cobro y el valor: Finalizado el proceso anterior, el estudiante lleva 1 proceso de 2 posibles. Los procesos que se realicen dentro del panel de Adiciones y Cancelaciones pueden generar recibo de pago o no, si el proceso genera recibo de pago, el estudiante no podrá iniciar un segundo proceso hasta tanto no pague el recibo de pago generado. SIGA le presentará el siguiente mensaje cuando el estudiante trate de acceder nuevamente al panel y no haya pagado el recibo de pago generado:

10 VISUALIZACIÓN DE RECIBO DE PAGO: El desprendible de pago generado puede ser visualizado y descargado por los estudiantes a través del panel Recibo de pago o abono de Matrícula : Al dar click sobre el panel, podrá visualizarse el número del desprendible, el valor y la opción para descargar el desprendible de pago: Al dar click sobre el botón Desprendible Financiero, se descarga automáticamente el desprendible. IMPORTANTE! Apreciado estudiante, por favor diríjase a su Decanatura para recibir mayor orientación en caso de: Adicionar créditos y generar recibo de pago con asignaturas que por motivos de fuerza mayor deba cancelar. Adicionar créditos de manera equivocada generando recibo de pago. Inquietudes acerca de la fecha de recibo de pago emitido por SIGA en el proceso de Adición y Cancelación.