I. Justificación de la solicitud

Transcripción

1 Señor Alberto Castillo Valdés Director Área de Salud Puerto Viejo CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL Estimado señor: 23 de marzo del 2018 DCA-1192 Al contestar refiérase al oficio Nº Asunto: Se otorga autorización al Área de Salud Puerto Viejo para contratar en forma directa el servicio de limpieza con la empresa Seguridad y Limpieza Yale S.A., cédula jurídica , por un plazo máximo de dos meses y por un monto mensual de ,59. Nos referimos al oficio ADM-ASPVS del 12 de marzo del año en curso y remitido a esta Contraloría General de la República ese mismo día, mediante el cual se solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante el oficio No (DCA-1133) del 21 de marzo del 2018, esta División solicitó a la Administración aportar una serie de información adicional, la cual fue atendida mediante los oficios ADM-ASPVS (DMASPVS ) del 21 de marzo y ADM-ASPVS (DMASPVS ) del 22 de marzo del I. Justificación de la solicitud Como razones dadas para justificar la solicitud, en la nota de remisión se indica lo siguiente: Que el Área de Salud Puerto Viejo de Sarapiquí, ubicada a 109 kilómetros del centro de la provincia de Heredia, no dispone de plazas institucionales para atender el servicio de limpieza en la sede del Área, en los Ebais y en los consultorios de visita periódica. Es por ello que estos servicios siempre se han adquirido por medio de la contratación de terceros. Que actualmente los servicio de limpieza se brindan en el Área de Salud de Puerto Viejo al amparo de la licitación abreviada 2013LA , contrato adicional artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Que el contrato actual fue suscrito con la empresa Seguridad y Limpieza Yale S.A., y vence el 01 de abril del Que en vista del vencimiento del contrato actual, la Administración inició las gestiones para que una vez finalizado el contrato actual se hubiese concluido con los requisitos que exige una nueva contratación, no obstante esta situación no se ha logrado materializar.

2 2 Que con respecto al nuevo procedimiento de contratación, explica que mediante el oficio ADM-ASPVS la Administración inició el trámite del nuevo procedimiento; que el 28 de febrero del 2018 la Unidad de Contratación Administrativa del Área de Salud de Puerto Viejo cursó invitación a los proveedores para participar en el nuevo proceso de licitación abreviada 2018LA ; y que se estaría concluyendo con el acto de adjudicación el 08 de mayo del Que para no afectar la continuidad en la prestación de los servicios de salud y no poner en riesgo la salud de los pacientes, solicita el permiso para poder ampliar por dos meses más, el contrato que actualmente tiene con la empresa Seguridad y Limpieza Yale S.A., y que vence el 01 de abril del Que con respecto a la contratación con una empresa en particular, o sea la empresa Seguridad y Limpieza Yale S.A., indica que esta empresa es la que actualmente está prestando el servicio, y está de acuerdo en ampliar por dos meses más el contrato actual manteniendo invariables las condiciones de precio y servicio. Que con respecto al monto de la contratación, indica que el costo mensual es de ,59 y el costo total por dos meses sería de ,18. II. Criterio de la División El artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa establece que la Contraloría General puede autorizar la contratación directa para aquellas: actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. En relación con lo anterior, el artículo 147 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, establece que: La solicitud deberá contener una justificación detallada de las circunstancias por las cuales la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general, el monto estimado del negocio, la especificación de la partida presupuestaria que ampara la erogación, el cronograma y responsable de esas actividades hasta concluir la ejecución, así como la forma en que se tiene previsto seleccionar al contratista. Ello implica que la autorización que este Despacho otorga lleva implícita la valoración objetiva de todos los elementos que rodean la situación particular, a efectos de determinar si la Administración se encuentra en una situación excepcional y si se han acreditado suficientes razones para considerar que es la única forma o la más apta de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. De esta manera, resultan de especial importancia las razones y justificaciones dadas por la Administración para solicitar la autorización de contratación directa, las cuales deben ser analizadas por este Despacho a fin de determinar si se cumple o no con los supuestos de la norma.

3 3 Ahora bien, en el caso bajo análisis esa Área de Salud explica que la contratación actual de los servicios de limpieza vence el próximo 01 de abril del 2018, y el nuevo procedimiento de licitación abreviada 2018LA se encuentra en trámite pero aún no ha finalizado, razón por la cual solicitan la autorización de este órgano contralor para continuar la contratación con la empresa Seguridad y Limpieza Yale S.A. por dos meses más mientras finaliza el nuevo procedimiento de contratación y se emite el acto de adjudicación del nuevo concurso. Además, se entiende que esa Administración ya aplicó lo dispuesto en el artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en tanto solicita APLICAR EL ART 146 [ ] AL CONTRATO ADICIONAL ART 209, según se consigna en el oficio ADM-ASPVS Con respecto a los lugares en donde se prestará el servicio de limpieza, mediante el oficio ADM-ASPVS del 21 de marzo del 2018, la Administración indicó los siguientes lugares:

4 4 Al respecto, hemos de indicar que en ocasiones anteriores esta División ha considerado procedente otorgar una autorización a la Administración para contratar en forma directa servicios que se requieren en forma continua, mientras se concluye el procedimiento de concurso que tramita la institución, y así evitar la interrupción de los servicios. Todo ello, tomando en consideración que se trata de servicios que la Administración requiere y en aras de la protección del interés público. Además, en el caso bajo análisis, los servicios de limpieza que se desean contratar adquieren especial importancia en el tanto son necesarios para ser prestados en un establecimiento que brinda servicios de salud. Así las cosas, y con fundamento en el artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa, se otorga autorización al Área de Salud Puerto Viejo de la Caja Costarricense de Seguro Social para que contrate en forma directa el servicio de limpieza en las áreas mencionadas en el oficio ADM-ASPVS del 21 de marzo del Ello, sujeto a las condiciones que se dirán más adelante. En lo que respecta a la contratación directa con una empresa en particular, o sea la empresa Seguridad y Limpieza Yale S.A., este Despacho considera atendibles las razones dadas por la Administración, en cuanto a que es la empresa que se encuentra prestando los servicios actualmente, y está anuente a prestar los servicios, además de que la Administración ha manifestado que dicha empresa ha brindado los servicios a satisfacción. Además este órgano contralor toma en consideración que este servicio se requiere a la mayor brevedad posible por tratarse de un servicio relacionado con la salud de los pacientes y de todo el personal que visita los centros médicos, lo cual llevaría más tiempo si se hace un concurso. Con respecto al plazo de la autorización, esta División está anuente a brindarla por el plazo que se solicita, o sea un plazo máximo de dos meses, para que esa Administración finalice el nuevo procedimiento ordinario de contratación que se encuentra en trámite. Con respecto al monto de la autorización, se otorga por un precio mensual máximo de ocho millones cuatrocientos once mil doscientos setenta y ocho colones con 59/100 ( ,59), de conformidad con el desglose del precio indicado en el oficio ADM-ASPVS del 22 de marzo del Finalmente, en lo que respecta al contrato que deberá suscribirse, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se advierte que la Administración deberá tener particular diligencia en cuanto a las acciones de control interno relativas a la gestión de esa contratación. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización 1) Se autoriza al Área de Salud Puerto Viejo de la Caja Costarricense de Seguro Social para que contrate en forma directa el servicio de limpieza en las áreas indicadas en el oficio ADM-ASPVS del 21 de marzo del 2018, con la empresa Seguridad y Limpieza Yale S.A., cédula jurídica

5 5 2) Se advierte que la autorización que aquí se otorga es una nueva contratación, NO la continuidad del contrato actual, como lo solicita la Administración. 3) La autorización es por precio mensual máximo de ocho millones cuatrocientos once mil doscientos setenta y ocho colones con 59/100 ( ,59), de conformidad con el desglose del precio indicado en el oficio ADM-ASPVS del 22 de marzo del ) La Administración deberá contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender las erogaciones producto de la contratación que aquí se autoriza, debiendo verificar que tales recursos puedan utilizarse válidamente para el fin propuesto. 5) La razonabilidad del precio pactado queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración. 6) El plazo de la presente autorización es por un plazo máximo de dos meses, contados a partir de la orden de inicio. Sin embargo, la ejecución del contrato derivado de la presente autorización deberá tenerse por finalizada anticipadamente, al momento en que el contrato producto del procedimiento ordinario pueda dar inicio, y así deberá ser advertido a la contratista. 7) La Administración deberá suscribir un contrato con la empresa contratista y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, deberá tener particular diligencia en cuanto a las acciones de control interno relativas a la gestión de esa contratación 8) Deberá quedar constancia en el expediente administrativo levantado al efecto, todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 9) Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la empresa contratista se encuentra al día en el pago de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo la responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de la contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto a encontrarse al día con el pago de las obligaciones correspondiente al FODESAF. 10) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 208 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 208, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber:

6 6 Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República ( ). 11) Al ser esta contratación un procedimiento excepcional autorizado sobre las base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 12) De previo a suscribir el contrato deberá verificarse se cumpla con la normativa interna que haya dictado esa Institución, respecto a permisos, autorizaciones, aprobaciones, entre otras, lo cual se advierte aquí expresamente. 13) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la empresa contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 14) La Administración deberá tomar las previsiones necesarias para verificar y acreditar que no existan dos contrataciones simultáneamente vigentes para el mismo objeto, lo cual se deja aquí advertido. 15) Esta autorización no valora ni emite criterio con respecto a la contrataciones anteriores realizadas por la Administración con la empresa Seguridad y Limpieza Yale S.A., para la prestación de los servicios de limpieza, lo cual queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración. 16) De conformidad con lo establecido en el artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa, la autorización que aquí se otorga no exonera a la Administración por los resultados de la contratación, ni por la calificación errónea de las circunstancias que se brindaron como justificación para la solicitud de excepción de los procedimientos ordinarios de contratación. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en este oficio será responsabilidad de Alberto Castillo Valdés en su condición de Director del Área de Salud Puerto Viejo, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos aquí mencionados. Atentamente, CMCH/tsv NI: 7209, 8166, 8170, 8365 G: Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Celina Mejía Chavarría Fiscalizadora