REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MOSQUERA CUNDINAMARCA PLAN DE COMUNICACIONES

Transcripción

1 REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MOSQUERA CUNDINAMARCA PLAN DE COMUNICACIONES De acuerdo con lo establecido en la política integral de comunicaciones, se requiere un plan de comunicación interno y externo dirigido a los públicos de la Administración Municipal. Este plan debe permitir generar canales de comunicación oficial a través de los cuales se mantenga informado al público objetivo sobre metas, objetivos, progresos, éxitos y fracasos de la Administración y cerrar el paso a los rumores que se generan por falta de comunicación. Igualmente debe constituirse en un medio para fortalecer los principios, valores y las relaciones laborales armoniosas, garantizando a su vez la permanente apertura al cambio y al aprendizaje continuo. El plan de comunicación deberá contener estrategias que se adaptarán al contexto del momento en el que se va a aplicar de acuerdo al impacto esperado las cuales se definirán en los respectivos planes de acción. Plan de Comunicación Externo 1. Objetivo General Posicionar y fortalecer la imagen de la Administración Municipal mediante la divulgación permanente de la gestión adelantada generando alto nivel de credibilidad y reconocimiento entre la opinión pública. 2. Objetivos Específicos Generar canales de comunicación oficiales a través de las cuales se mantenga presencia regular y razonable de información en los medios de comunicación sobre la gestión municipal. Transmitir a través de los medios de comunicación permanentemente y de manera clara, veraz y oportuna, información sobre la gestión municipal. Generar y sostener una dinámica informativa permanente con el ánimo de mantener la imagen del municipio en la memoria de la opinión pública. Incluir a la alcaldía de Mosquera en la agenda de los medios de comunicación convirtiéndola en fuente permanente de información. Fortalecer la imagen del alcalde de Mosquera como líder y promotor del desarrollo del municipio.

2 Brindar el soporte necesario en materia de divulgación y protocolo para el desarrollo de los eventos promovidos por las diversas dependencias de la Administración Municipal. Asesorar la producción del material de video, fotográfico, escrito y publicitario necesario para promover la divulgación de la gestión de la Administración. 3. Plan de Trabajo El desarrollo del plan contempla la ejecución de varias etapas que se desarrollarán a lo largo del cuatrienio, de tal forma que se adelante un proceso que va desde la generación de imagen y de la dinámica informativa, hasta el posicionamiento del municipio como fuente de información entre los medios. En este sentido, se identificarán de forma permanente las oportunidades y prioridades existentes en el municipio que sirvan como insumo para divulgar y abrir espacios en los medios de comunicación. Así mismo se identificarán los medios tradicionales y alternativos apropiados para adelantar la labor garantizando amplia cobertura, a lo que se suman acciones de acercamiento con los periodistas para despertar su interés por la información municipal. De forma permanente se generarán noticias con información interesante y de alto impacto para los medios de comunicación y para la comunidad, las cuales serán divulgadas a través de los canales oficiales como son el boletín de prensa, el periódico institucional, medios audiovisuales y radiales implementados por parte de la Oficina. Es importante tener en cuenta que la información debe contener la mayor cantidad de datos posibles para su sustento como estadísticas, declaraciones y material gráfico. Para el cumplimiento de las funciones de la Oficina de Imagen Corporativa y Comunicaciones se acudirán a las siguientes herramientas: Boletín de Noticias: Se elaborarán diariamente para convocar, anunciar, contar eventos y noticias de las diferentes dependencias de la alcaldía. Deben ser máximo de cuartilla y media y en lo posible tener una foto que ilustre el tema del que se esta hablando. Serán publicados, el mismo día que se redactan en las páginas web de la alcaldía, y redes sociales, Facebook: Alcaldía de Mosquera en y Para que la información de las secretarías sea publicada en los boletines de prensa cada una debe informar con suficiente anticipación (mínimo 8 días hábiles) sobre la realización de un evento público y las necesidades que tengan para el mismo. Las solicitudes deben hacerse por escrito o vía a la dirección prensa.mosquera@gmail.com.

3 El formato e instructivo para la solicitud de servicios, Reglas de Juego se encuentra adjunto a este plan de comunicaciones. Periódico Institucional: Mosquera al Día (Periódico formato tabloide) Esta herramienta tiene como objetivo informar a la comunidad sobre los eventos, servicios y en general la gestión adelantada por la Administración Municipal. Se emite de forma mensual y para su elaboración se escogen los temas y eventos más relevantes del mes, posteriormente se redactan y diagraman con las fotos correspondientes. Adicional a la edición mensual del periódico también se publicará semestralmente Mosquera Educa, un periódico que habla de todos los proyectos y avances en educación de la administración municipal. Durante el cuatrenio se proyecta realizar: PRODUCTO TOTAL Mosquera al Día ediciones ediciones ediciones ediciones Mosquera Educa semestrales semestrales semestrales semestrales Ediciones especiales

4 Publicaciones Especiales (Revistas e Informes) Durante el cuatrenio se realizará una edición anual del periódico Mosquera el Día que se publicará en el mes de octubre y tendrá como tema central el Festival de Cultura, Recreación y Deporte, Recrearte. Adicionalmente se tendrán en cuenta las ediciones especiales, que sean publicadas en diferentes medios gracias a la gestión de la Oficina de Imagen Corporativa y Comunicaciones.

5 Programa Radial Es una herramienta que busca generar un canal abierto de comunicación entre la Administración y la Comunidad. Durante el cuatrenio se realizarán cuatro emisiones semanales por la emisora, Asoam stereo sintonizada en el dial FM o por Esta emisora llega a los municipios de Funza, Madrid, un sector de Soacha y a toda la población de Mosquera. Los programas estarán distribuidos por tiempo y temáticas así: Día Hora Tema Invitado Cuñas emitidas Martes (30 minutos) 8:00-8:30 a.m. Contacto Directo Secretarios o delegados. 6 8:30-9:00 a.m. Póngase al Día 10 (30 minutos) Jueves (30 minutos) Viernes (60 minutos) 8:00-8:30 a.m. Salud en Marcha Secretaría de Salud E.S.E María Auxiliadora 7:30-8:00 a.m. Resumen de la semana. No está estipulado Al inicio de cada año se proyecta un cronograma con los invitados que estarán los martes y jueves. (Adjunto cronograma 2013). Durante los programas son emitidas cuñas logros de la administración municipal. promocionado diferentes actividades y Free Press Se realizará de forma permanente y bajo los siguientes casos: 1. Por demanda: Cuando el medio de comunicación requiera información puntual y profunda sobre el Municipio y su administración, (entrevistas, especiales impresos o multimedia, infografías entre otros casos). 2. Por coyuntura: cuando por acontecimientos positivos o negativos (reconocimientos, logros, inundaciones, orden público etc) ocurridos de manera

6 espontánea en el municipio se debe apoyar y suministrar el cubrimiento de estos, por parte de los medios de comunicación. 3. Por gestión: Cuando se quiera promocionar, dar a conocer o exaltar un evento, logro, historia y en general un acontecimiento del Gobierno Siempre En Marcha o hacer visible específicamente al alcalde municipal, Nicolás García Bustos. Redes Sociales Son utilizadas para interactuar con la comunidad, atender sus solicitudes, quejas, reclamos; de igual forma es un medio virtual donde se publican fotos, boletines, convocatorias y toda la información de la administración. Para el manejo de cada una de las redes se manejará el siguiente protocolo: Lenguaje: El lenguaje en el que se escriban comentarios o se publicite debe ser incluyente y educado. Fotografías: Las imágenes publicadas en las redes sociales deben respetar la privacidad y buen nombre de la comunidad municipal de la administración. Facebook Fan page: Alcaldía de Mosquera Seguidores: Perfil: Alcaldía Mosquera Amigos: Diariamente se revisarán las quejas, mensajes, y comentarios recibidos estos tendrán el siguiente tratamiento: Solicitudes de amistad y seguidores: Las solicitudes de amistad se encuentran bloqueadas por Facebook ya que hemos llegado al tope permitido. El número de seguidores en el fan page sigue en aumento y será evaluado semanalmente. Quejas, comentarios y mensajes internos: Las quejas son recibidas y enviadas por correo a la secretaria que tenga competencia para resolver o responder la inquietud de la comunidad. Mientras se recibe una respuesta serán consignadas en un cuadro de control y se dará una respuesta al remitente informándole que su queja o inquietud ya esta siendo tramitada. El plazo para la respuesta de cada secretaría es de 4 días hábiles a partir del envío de la misma, al correo prensa.mosquera@gmail.com. De no ser contestada será remitida al despacho para ser tramitada por el mismo.

7 De igual forma las demoras en las respuestas en casos especiales deberán ser notificadas al mismo correo. En casos especiales cuando la denuncia o queja sea muy grave y lo amerite, se contactará por mensaje interno a la persona y atenderá personalmente el asunto. Publicaciones: Las fotos publicadas sobre eventos deberán tener un pié de foto y nombre de álbum. En el caso de los boletines, volantes y escritos serán publicados luego de ser aprobados por La oficina de Imagen Corporativa y Comunicaciones. Las actividades, fotos, boletines o cualquier tipo de información emitida por las oficinas y secretarias deberá ser publicada o etiquetada en el perfil o fan page de la alcaldía y no en el perfil personal del alcalde, Nicolás García Bustos. Chat: el chat no será habilitado. Tiempos de respuesta: Los tiempos de respuesta de quejas, reclamos, mensajes internos, mensajes de muro y solicitudes en general no deben pasar más de 5 días hábiles, es decir una semana. Muro Quejas y reclamos Mensaje interno Solicitud de amistad inmediato 5 días hábiles 5 días hábiles inmediato Evaluación: Cada 15 días se evaluará por medio de las estadísticas ofrecidas por Facebook el impacto y alcance de las publicaciones y en general el manejo de esta red.

8 Twitter Seguidores: 823 Siguiendo: 242 Trinos: Esta red será utilizada en tiempo real en los eventos de la administración, de igual manera será un medio para impulsar campañas y tendencias. Los retwits o respuestas a menciones serán realizadas de forma inmediata pues las dinámicas de la red así lo exigen. Pauta en medios: se realizarán de forma mensual de acuerdo a la disponibilidad del presupuesto. Por otra parte existen las que son publicadas por gestión de la Oficina de Imagen Corporativa y Comunicaciones. Para su archivo y soporte se ha creado un fichero con cada ejemplar de los medios en los que se paute. Pagas Periódico Elector Revista Notas de Occidente Por gestión La Tribuna El Sol de la Sabana Periódico Francotirador Emisora AM Kennedy Comuniprensa Así es Cundinamarca Perifoneo: Es un medio alternativo y de gran efectividad para la transmisión de mensajes relacionados con convocatorias e invitaciones a eventos. Para el cuatrenio se estipuló un total de horas.

9 Los mensajes para el perifoneo se construirán a partir de las solicitudes e información (descripción actividad, lugar, hora y fecha) enviada por las distintas secretarias al correo de prensa. El impacto del perifoneo se mide en la asistencia de la comunidad a los eventos. Programas Institucionales Mosquera Tv Son notas y videos sobre los programas, servicios y actividades de la administración municipal. Se realizarán uno o dos por semana. Videos Institucionales Es material más extenso que las notas que se realizan para el día a día de la administración y se desarrollan para visibilizar temas de alto impacto. El material de estos dos productos será grabado por un periodista de la oficina, posteriormente será elaborado el libreto de la nota o video y finalmente será editado por el editor contratado como OPS para la oficina. Este material será distribuido por los monitores ubicados en las secretarias de igual forma en el canal de youtube, Mosquera Tv y en nuestras redes sociales. El impacto de cada producto se medirá luego de un mes, por el número de reproducciones en youtube. Segmentos informativos transmitidos por canal de televisión abierta Mediante free press se promoverá la divulgación de información relevante sobre la Administración Municipal a través de un canal de televisión nacional. Mapa de Navegación La página web será mantenida y administrada de forma diaria con boletines, fotos e información de interés. Cada inicio de mes se hará una medición por medio del contador de visitas de la página para establecer el numero y flujo de visitantes durante todo el año, eta estadistica será consignada en una tabla de control.

10 Programa Reporteritos Se diseñará un proyecto de noticiero de televisión con los estudiantes de las Instituciones Educativas oficiales. Los estudiantes elaborarán 3 videoclips sobre noticias de su Institución. Publicidad Se harán de acuerdo a la demanda que hagan los medios y bajo las siguientes formas: 1. Pautas pagas y gestionadas: explicadas anteriormente. 2. Portafolio de servicios: se realizará un plegable con todos los servicios de las Secretarias que componen la Alcaldía Piezas gráficas sobre eventos: se harán bajo los lineamientos del manual de imagen. Todos las piezas deberán tener los logos institucionales y convocar a nombre de la administración municipal y en NINGUN CASO solo a nombre de su oficina, secretaria o una persona particular. El nombré de la secretaría podrá ubicarse en la parte inferior de la pieza. 5. Facebook y Twitter: Se publicarán volantes y notas que hagan visibles nuestros servicios y actividades. Todas las piezas gráficas y escritos emitidos al público por las secretarías y oficinas deberán ser revisados y aprobados por la Oficina de Imgaen Corporativa y Comunicaciones.

11 Plan de Comunicación Interno 1. Objetivo General Diseñar y establecer un plan de comunicación interna que fluya de manera vertical y horizontal y que permita informar con claridad metas, objetivos, progresos, éxitos y fracasos de la Alcaldía Municipal, llegando a cada uno de los servidores públicos. 2. Objetivos específicos Establecer canales oficiales de comunicación interna orientados a cerrarle las puertas a los rumores por falta de comunicación a través de la divulgación de mensajes de forma clara y objetiva. Generar un clima informativo adecuado que maneje con objetividad y responsabilidad los mensajes corporativos y que permita sensibilizar a los funcionarios de la Alcaldía con la gestión de la Administración Municipal. Promover la utilización adecuada y responsable de los medios de comunicación internos por parte de los Servidores Públicos para lograr amplia cobertura y participación, e implementar nuevos si se requieren. 3. Plan de Trabajo Carteleras La cartelera es un medio de comunicación de gran importancia para nuestra Oficina de Imagen Corporativa y Comunicaciones ya que permite mantener informados a funcionarios y comunidad. Serán utilizadas para visibilizar las fotos de los eventos que la oficina cubra durante la semana actualmente existen las siguientes carteleras: Bibliote ca San Juan Bosco Centro de Desarroll o Social Sec de Gobier no Sec de Desarrollo económic o Alcaldí a Sec de Planea ción Sec de Educa ción Sec Gener al Sec de Salud Oficin a de imag en C Admin Oficina Admin Oficina Admin Oficina Admin Oficin de de de a de Imagen C Imagen C Imagen c Image n c La Oficina de Imagen Corporativa y Comunicaciones administrará el contenido de 4 carteleras las demás las manejará cada dependencia. Semestralmente se evaluará la ubicación de las carteleras existentes y de ser necesario se reubicarán e implementarán nuevas

12 Para la correcta utilzación de las carterleras cada dependencia deberá tener en cuenta las siguientes indicaciones, que son de estricto cumplimiento. Funciones: Informar a los públicos sobre los planes, servicios, programas y proyectos de cada secretaría y en general de la administración. Servir de soporte para informaciones replicadas por otro medio. Impactar a los públicos por su diseño y organización. Mantener una permanente atención del público creando recordación en los mensajes que allí permanecen. Posibilitar la ilustración y lectura rápida de la información. Servir de canal intermno entre La información publicada debe ser veraz. La cartelera debe renovarse semanalmente o como mínimo cada 15 días. Las pancartas, cartas, boletines o volantes no deben salirse de los limites de la cartelera. La información publicada debe ser creativa, corta y ágil para la lectura de los ciudadanos. Boletín interno Se creará y formalizará un boletín interno con periodicidad definida el cual mantendrá la imagen corporativa propia de la Administración Municipal. Su contenido será construido

13 con información de interés interno suministrada por las diversas entidades del orden municipal en notas cortas y precisas. Imagen Corporativa Desde la Oficina de Imagen Corporativa y Comunicaciones se expedirán directivas informando la correcta utilización de la imagen corporativa en todo tipo de documentos oficiales, incluyendo material de publicidad en aras de generar unidad en su manejo. Así mismo, se realizará la supervisión de todas las piezas generadas por las dependencias. Circuito Cerrado de Televisión Se transmitirán permanentemente videoclips sobre la gestión de la Administración Municipal con el fin de mantener informado al público interno y a quienes visitan la Alcaldía y demás dependencias externas que cuentan con el sistema. 4. Evaluación Estas actividades se adelantarán de forma progresiva por parte de la Oficina de Imagen Corporativa y Comunicación y estarán sometidas a evaluación permanente a fin de optimizar su utilización y responder a sus objetivos de forma eficiente.