PLAN DE CONTINGENCIA ANTE CAIDAS DEL SISTEMA

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1 Página 1 de 14 PLAN DE CONTINGENCIA ANTE CAIDAS DEL BOGOTA, 2009

2 Página 2 de 14 PLAN DE CONTINGENCIA Es importante tener en cuenta que las unidades sanitarias deberán funcionar sin solución de continuidad. En consecuencia, debería existir al nivel de cada sector del Hospital un plan de contingencia, sobre todo en aquellas áreas que son críticas. La contingencia es un evento que puede provocar alteraciones en el normal funcionamiento de la estructura sanitaria. Para asegurar la continuidad de funcionamiento se hace necesario diseñar procedimientos que aseguren el restablecimiento de la operatividad del sistema, aún con recursos ínfimos, en el menor tiempo posible. A fin de dar cumplimiento a una planificación de la contingencia es necesario delimitar las funciones que se realizan y el personal asignado a cada una de ellas. Deben analizarse todas las funciones en el Hospital, cualquiera sea su criticidad y luego clasificar las mismas según su importancia. Se definen como funciones críticas aquellas que, desarrolladas habitualmente que si se discontinuaran en forma intempestiva pudieran provocar riesgos para el paciente y/o usuario del Hospital. Estas funciones deberán ser agrupadas de acuerdo con el impacto sobre: - Integridad física - Servicios disponibles - Responsabilidad legal y contratos existentes - Seguridad y confidencialidad Una vez identificadas las funciones críticas deberá desarrollarse un plan que contemple todas las operaciones destinadas a mantener niveles de servicio mínimo. El Plan de contingencia para un Hospital debe abarcar las siguientes áreas: A) Áreas Generales - Aire acondicionado - Electricidad - Combustibles - Mantenimiento

3 Página 3 de 14 - Gases de uso hospitalario - Seguridad - Deshechos (Residuos hospitalarios) - Vehículos y transporte - Agua - Comunicaciones B) Áreas de Cuidados Médicos - Hospitalización - Emergencia - Sala de partos - Servicios sociales - Servicios Generales Médicos- - Control de esterilización - Farmacia - Información - Registros médicos - Morgue - Comidas - Prevención Compras y otros servicios administrativos

4 Página 4 de 14 Preguntas a Responder Para Desarrollar un Plan Contingencias Hospitalarias Areas Afectadas Calificación del Impacto Consecuencias provocadas por la falla Opciones en la estrategias para la contingencia Cuanto tiempo se puede continuar la operación en modalidad contingencia Responsabilidad para implementar esa estrategia Criterio para retornar a operación normal

5 Página 5 de 14 Tipos de Contingencias Hospitalarias Casos de discontinuidad de Funciones DISCONTINUIDAD TIPO I Aquella que por falla directa e inmediata ponga en riesgo la vida de un paciente : pacientes conectados a equipos médicos o que dependan de éstos en forma directa, como marcapasos, equipos de diálisis, unidad coronaria etc. Areas involucradas : Terapia Intensiva, Hemodiálisis, etc. DISCONTINUIDAD TIPO II Mal funcionamiento de equipos de uso no contínuo que pongan en riesgo la vida de un paciente, como ser resucitadores, tratamieno radiante, equipos de diagnóstico, etc. Areas involucradas : Cardiología, cirugía, urología, Medicina Nuclear etc. DISCONTINUIDAD TIPO III Mal funcionamiento de equipos que causan disminución de la eficiencia del servicio prestado o genera incomodidad a pacientes. Areas involucradas : Imágenes, laboratorio, etc. DISCONTINUIDAD TIPO IV Por las fallas que ocurren, se pueden desempeñar tareas habituales, con efecto escaso o nulo sobre el bienestar de los pacientes: Sistemas Informáticos, fotocopiadoras, sistemas administrativos. Areas involucradas : Ventanilla de entrada, contabilidad, tesorería, personal, lavandería.

6 Página 6 de 14 DISCONTINUIDAD TIPO V Por falla de provisión de servicios básicos (agua, electricidad, comunicaciones, gas, etc.) no se pueden desempeñar las tareas habituales y las específicas de carácter asistencial con riesgo grave para la vida del paciente: corte de suministro eléctrico, etc. Areas Afectadas: Todas PLAN DE ADECUACIÓN PASOS NECESARIOS 1) Inventario 2) Pedido de certificación a los proveedores de equipos y programas 3) Análisis y detección de incompatibilidades 4) Formulación del plan de reemplazos y adecuaciones 5) Ejecución del plan y pruebas PLAN DE CONTINGENCIAS 1) Identificación de funciones críticas 2) Identificación de interfaces 3) Escenarios de fallas 4) Análisis del impacto 5) Mínimos niveles del servicio aceptables El plan debe contener todo lo necesario: Misión y Funciones Organigrama Estructural Areas Críticas: Clasificadas por el riesgo sobre pacientes y usuarios.

7 Página 7 de 14 Servicios de la infraestructura Hospitalaria: Agua potable y eliminación de excretas y aguas servidas Electricidad: Iluminación y energía para equipamiento Combustibles: gasolina Transporte (de personas y cosas): Combustibles Ambulancias Comunicaciones Abastecimientos: Material descartable Drogas y medicamentos Gases medicinales Alimentos Esterilización: Instrumental Gasas y apósitos Prótesis Incendios: Sensores de humo Matafuegos Agua (mangueras de incendio) Ingresos y Egresos al Hospital: Controles de Acceso Informática: (Usar su propio plan de contingencia integrado con este) Identificación de niveles mínimos para servicios esenciales en el hospital: Hay tres niveles: Nivel 1 Servicios que deben ser mantenidos permanentemente. Nivel 2 Servicios que pueden suspenderse hasta 7 días Nivel 3 Servicios que pueden suspenderse entre 7 y 30 días Los profesionales de la salud son los responsables de determinar los niveles que corresponden a sus servicios, tomando en cuenta el juicio clínico médico y los recursos disponibles. Lo básico para cualquier función crítica consiste en analizar el impacto que la falla o interrupción de un proceso pueda provocar sobre:

8 Página 8 de 14 a) La vida del paciente y su bienestar b) Calidad del servicio afectado c) Implicancias legales y contractuales d) Seguridad y confidencialidad Modelo de Plan de Contingencia para un Hospital Áreas Generales Electricidad 1. Areas Afectadas: Suministro de energía eléctrica afecta a todo el hospital 2. Calificación del impacto: Máximo 3. Consecuencias provocadas por la falla: Imposibilidad de proveer servicios en todo el hospital, aún con generadores de emergencia. 4. Opciones en las estrategias para la contingencia: Generación de Emergencia Atención sólo de casos de emergencia médica Derivación de nuevos pacientes a otras instituciones de acuerdo al diagrama de derivación. Procedimiento de evacuación para hospitales con arquitectura vertical; los diseños planos o con rampas favorecen la movilidad en contingencia. Días o semanas dependiendo de la disponibilidad del grupo electrógeno y del combustible para éste. 6. Evento desencadenante: Momento de la interrupción del suministro. 7. Responsabilidad para implementar esta estrategia: Coordinador de desastres del hospital Ingeniero de Mantenimiento y Bio-ingeníero 8. Criterio para retornar a operación normal: Esperar 15 minutos después de restablecido el suministro verificando parámetros de calidad de servicio. 9. Se puede probar esta estrategia?, si parcialmente, no afectando sectores críticos. II Aire Acondicionado

9 Página 9 de Areas Afectadas: En áreas de tratamiento 2. Calificación del impacto Muy Alto 3. Consecuencias provocadas por la falla: Imposibilidad de regular la temperatura y el medio ambiente; incomodidad de pacientes y personal. 4. Opciones en las estrategias para la contingencia: Ventilación natural, utilizar unidades portátiles de aire acondicionado. Transferir las áreas críticas a otros establecimientos, en los casos insolubles. Días dependiendo de las condiciones climatológicas. 6. Evento desencadenante: Interrupción del servicio de aire acondicionado 7. Responsabilidad para implementar esta estrategia: Ingeniero de mantenimiento del establecimiento. 8. Criterio para retornar a operación normal: Retorno del servicio de aire acondicionado. 9. Puede probar esta estrategia? Si, pero sin afectar pacientes críticos. III Servicio de Mantenimiento 1. Areas Afectadas: ninguna. IV Gases Medicinales Oxígeno 1. Areas Afectadas: Todas las áreas críticas del hospital afectadas. 2. Calificación del impacto: Máximo. 3. Consecuencias provocadas por la falla: Todas las áreas críticas del hospital afectadas: Emergencias. No se puede atender urgencias, ni emergencias, ni pacientes críticos. 4. Opciones en las estrategias para la contingencia: Tener proveedor alternativo y convenios derivación de pacientes. semanas. 6. Evento desencadenante: El proveedor contratado no dispone de suficiente stock. 7. Responsabilidad para implementar esta estrategia: Encargado de suministros. 8. Criterio para retomar a operación normal: Restaurar la provisión con el proveedor

10 Página 10 de Se puede probar esta estrategia? No. V Combustible para Vehículos 1. Areas Afectadas: Ambulancias, transportes en general del hospital. 2. Calificación del impacto: Mediano 3. Consecuencias provocadas por la falla: Puede afectar el transporte de pacientes, médicos y otros elementos. 4. Opciones en las estrategias para la contingencia: Acumular combustible en depósito complementario, perfectamente identificado y en lugar seguro y adecuado al tipo de combustible. Llenar el tanque de combustible de todos los vehículos del hospital Transferir combustible a los vehículos prioritarios, si el suministro se ve muy afectado. Días, dependiendo de la facilidad para reaprovisionar las reservas. 6. Evento desencadenante: Imposibilidad o dificultad para conseguir combustible. 7. Responsabilidad para implementar esta estrategia: Encargado de Transporte. Ing. de Mantenimiento. 8. Criterio para retomar a operación normal: Restablecimiento de la provisión de combustible en las estaciones de servicio. 9. Se puede probar esta estrategia? Si, y es útil para determinar consumos. VI Seguridad 1. Areas Afectadas: Seguridad de pacientes, de personal y de instalaciones. 2. Calificación del impacto: Medio 3 Consecuencias provocadas por la falla: Sistemas automatizados de seguridad y vigilancia: aumenta el riesgo sobre la seguridad tanto de pacientes como para el personal. 4. Opciones en las estrategias para la contingencia: Completar la adecuación año 2004 sobre el equipamiento de seguridad. Proveer acceso manual y/o sistemas manuales de control de seguridad. Meses.

11 Página 11 de Evento desencadenante: Inhabilitación de los sistemas automatizados de seguridad. 7. Responsabilidad para implementar esta estrategia: Ing. de mantenimiento; Jefe de Seguridad. 8. Criterio para retornar a operación normal: Volver a control automático cuando la operación del sistema involucrado se encuentre normalizada. 9. Se puede probar esta estrategia? Sí; con los avisos pertinentes a los organismos de seguridad. VII Residuos Hospitalarios 1 Areas Afectadas: Sistema de disposición de residuos 2. Calificación del impacto: Medio. 3. Consecuencias provocadas por la falla: Imposibilidad de desagote de los depósitos de tratamiento y/o de su control. Imposibilidad de retirar los residuos patológicos. 4. Opciones en las estrategias para la contingencia: Reubicación de pacientes. Utilizar bombas de desagote y camiones cisterna. Solicitar ayuda al gobierno local Programa de Saneamiento ambiental Días. 6. Evento desencadenante: Interrupción del drenaje. Imposibilidad de activar bombeo para circulación de residuos en cañerías del sistema cloacas. 7. Responsabilidad para implementar esta estrategia Ingeniero de Mantenimiento. 8. Criterio para retomar a operación normal: Volver al control de manejo de residuos líquidos. 9. Se puede probar esta estrategia? Parcialmente VIII Residuos Sólidos 1. Areas Afectadas: Area de residuos sólidos del hospital (contenedores negros o grises)

12 Página 12 de 14 Bioseguridad: residuos peligrosos; apósitos; curaciones; agujas; etc. (contenedores rojos) 2. Calificación del impacto: Medio. 3. Consecuencias provocadas por la falla: Saturación de los contenedores dedicados a residuos: acumulación de residuos; polución de insectos y roedores. 4. Opciones en las estrategias para la contingencia: Solicitar la ayuda del gobierno local. Defensa Civil. Tener un recolectar alternativo. Días. 6. Evento desencadenante: Interrupción del circuito de residuos. 7. Responsabilidad para implementar esta estrategia: Director Médico; Intendente; departamento de enfermería. 8. Criterio para retornar a operación normal: Restablecimiento de la evacuación normal de residuos. 9. Se puede probar esta estrategia? Sí, en forma parcial. IX Agua 1. Areas Afectadas: Todo el hospital 2. Calificación del impacto: Máximo. 3. Consecuencias provocadas por la falla: Falta de, suministro de agua en el hospital significa la suspensión de los servicios de salud: suspención de la atención médica. 4. Opciones en las estrategias para la contingencia: Uso de sistemas dentro del hospital, cuando existan (depósitos auxiliares. Aprovisionamiento por camiones cisterna de los depósitos. Sin límites, si hay sistemas. En caso contrario horas. 6. Evento desencadenante: Corte de suministro de agua. 7. Responsabilidad para implementar esta estrategia: Jefe de Mantenimiento Director del Hospital 8. Criterio para retornar a la operación normal :Purgar tanques y seguir con suministro normal. 9. Se puede probar esta estrategia? Si, en forma parcial, y sirve para averiguar el consumo. Unidad Ejecutora Sector Salud

13 Página 13 de 14 Plan de Contingencia Año 2009 Considerando la información como el activo más importante con que hoy cuentan las organizaciones, es indispensable contar con un plan de contingencia ante la ocurrencia de eventos no favorables, para garantizar un nivel optimo de disponibilidad de los sistemas de información y/ó la supervivencia de la empresa en caso de un siniestro. Para ello, se han identificado los sistemas de información de mayor criticidad para la priorización en la puesta en marcha de los planes. A continuación se describen las medidas a tomar para cada uno de ellos: Plan de contingencia ante la caída del canal de comunicaciones para la red WAN o de área extensa. Debido a que la empresa no cuenta con recursos económicos para poseer, como plan de contingencia, canales de comunicación redundantes, a continuación se dan las pautas para continuar con las actividades diarias en caso de caídas en el canal de comunicaciones o red WAN. 1. Dado el caso en que el canal de comunicaciones presente fallas técnicas y ocurra una suspensión en la prestación de servicios mediante sistemas de información vía WAN (red de área extensa), inmediatamente se reporta la situación al proveedor del servicio de comunicaciones (ETB), cuyos tiempos de respuesta en el reestablecimiento del servicio es generalmente inmediato. Si la falla llegase a ser de alta severidad y/o de solución tardía, desde sistemas de información se coordinara con el coordinador del centro de atención afectado, la actualización del sistema de información en batch (lote); este consiste en continuar el desarrollo de las actividades en forma manual, y en el momento que sea reestablecido el servicio, se deberán actualizar los datos en el sistema de información computarizado y obtener los respectivos reportes para continuar con la labor diaria del centro de atención. 2. Plan de contingencia ante caída o falla técnica en las redes LAN o Si llegasen a presentarse fallas técnicas en la red de área local (LAN) inmediatamente se obtiene la información del equipo servidor y se continúa con el desarrollo de las actividades de forma manual hasta que la falla sea solventada. Plan de contingencia ante caída o falla técnica en el servidor de Base de Datos.

14 Página 14 de Cuando la Base de Datos no se encuentra alojada en las instalaciones del Centro de Atención. Las bases de datos de las unidades hospitalarias o centros de atención que no se encuentran en un servidor propio ubicado en sus instalaciones se encuentran en un servidor en la sede administrativa. Si se llegase a presentar una falla técnica en dicho servidor, inmediatamente se monta un espejo de la base de datos. Previamente, se le informa a los coordinadores de los centro de atención para que coordinen la continuidad de las operaciones de forma manual mientras se logra reestablecer el servicio.

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