AUDITORIAS INTERNAS CLAUDIA L. ZAMBRANO V. 2013

Transcripción

1 AUDITORIAS INTERNAS CLAUDIA L. ZAMBRANO V. 2013

2 AUDITORIAS INTERNAS: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los requisitos. Se trata de un examen metódico que se realiza para determinar si las actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.

3 3 Objetivos de las Auditorias Razones para realizar una Auditoria Determinar la conformidad o no de los elementos del SGC con los requisitos observados. Determinar la eficacia del SGC implantado para alcanzar los objetivos. Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su SGC. Hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios. Permitir la inscripción del SGC del organismo auditado en un registro. Hacer la evaluación inicial de un suministrador antes de establecer relaciones contractuales. Verificar en el organismo, que su SGC cumple los requisitos establecidos y que realmente esta implantado. Verificar que, en una relación contractual, el SGC del suministrador es eficiente. Hacer la evaluación, en el marco del propio organismo, desusgcconrelaciónauna norma de SGC.

4 4 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Determinar la elementos del CONFORMIDAD o no de los sistema de calidad con requisitos especificados. Determinar la EFICACIA del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad para MEJORAR su sistema de calidad.

5 Principios de la auditoria 1. Integridad Honestidad, diligencia y responsabilidad Llevar su trabajo de manera imparcial Demostrar su competencia Observar y cumplir con los requisitos 2. Presentación ecuánime Reportar con veracidad y exactitud los hallazgos encontrados La comunicación debe ser sincera, exacta, objetiva, clara y completa. 3. Debido cuidado profesional Tener la habilidad de hacer juicios razonables en toda situación de auditoria

6 Principios de la auditoria 4. Confidencialidad Seguridad de la información La información de la auditoria no deberá ser usada en detrimento del auditado. 5. independencia El auditor no debe tener relación alguna con la actividad que audita. 6. Enfoque basado en la evidencia La auditoria esta basada en muestras de información disponible, ya que una auditoria se lleva a cabo durante un período delimitado y con recursos finitos.

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8 8 Cómo auditar? Revisión preliminar del SGC auditado -Si el proceso no es el adecuado conviene no continuar con la auditoría. -Base para preparar la auditoría y juzgar el proceso auditado. Tareas del equipo auditor -Conviene asignar a cada auditor la auditoría de elementos Específicos del proceso. Esta asignación será hecha por el auditor jefe. PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA Documentos de trabajo - Listas de verificación para cada elemento del proceso. - Formularios para recoger observaciones y formularios para consignar evidencias. Plan de la auditoría - Conocido con antelación. -Flexible para permitir cambios durante la auditoría. -Debe incluir: objetivos, identidades del equipo auditor, fecha y lugar de la auditoría, áreas a auditar...

9 Preparación de actividades de auditoría Combina dos secciones: La realización de la revisión documental La preparación para las actividades de auditoría en campo Es recolectar la información para organizar actividades de auditoría y documentos de trabajo aplicables. También establecer una descripción general de la documentación de sistema para descubrir posibles fallas.

10 PLAN DE AUDITORIA - Objetivo - Alcance - Cronograma actividades - Integrantes - FORMATO UTILIZADO - A/FORMATOS/PLAN%20DE%20AUDITORIA.pdf

11 LISTA DE CHEQUEO El auditor líder realiza distribución de procedimientos o elementos a auditar con los auditores acompañantes. Cada auditor realiza la lista de chequeo (las preguntas se deben redactar afirmando la situación y teniendo en cuenta el curso de redacción) Ejm: El procedimiento informa que se maneja el formato de asistencia técnica para cada requerimiento. La pregunta debe ir enfocada a solicitar los registros de asistencias conocidas con el auditor con anterioridad y no a preguntar si se realiza dicha actividad. TALLER

12 Cómo auditar? 12 Reunión inicial -Recordar alcance y objetivo de la -auditoria -Presentación del equipo auditor y metodología a utilizar. - Confirmar el horario de reuniones intermedias y final, y la disponibilidad de medios e instalaciones. Observaciones de la auditoría - Documentar todas las observacionesy determinar las que deben considerarse no conformidades. - Las no conformidades deben referenciar los requisitos que se Incumplen. Recogida de evidencias - A través de entrevistas, Verificación de documentos y Observación recoger evidencia -Anotarlosindiciosdeno conformidad para su posterior presentación.. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA Reunión final con el auditado -Presentar las observaciones de la auditoría al auditado y asegurarse de su comprensión; las conclusiones del equipo auditor.

13 EJECUCION AUDITORIA Al finalizar la auditoria el equipo auditor se reúne en privado y definen las no conformidades encontradas y el numeral de la norma que aplica. Informan dichas no conformidades al auditado dando ejemplos claros sobre las inconsistencias y evidencias. Se aclaran fechas para entrega de informe y no conformidades por parte del equipo auditor (Pueden ser diferentes, primero no conformidades) Se establece fecha de entrega de análisis de causas de no conformidades. Se establece fecha de reunión con representante de la dirección para aprobación de acciones de mejora.

14 Cómo auditar? 14 Informe de la Auditoría Es responsabilidad del auditor jefe. El informe tiene por objeto exponer los hechos, no analizar las causas, ni recomendar acciones correctoras. En caso de duda sobre alguna situación auditada, no considerarla. Debe contener: objetivo y alcance de la auditoría, observaciones de no conformidad, capacidad del SC para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribución del informe... Tema 6 -Control de Calidad

15 15 Qué documentos debo entregar? No conformidades -Estas no conformidades deben estar completamente diligenciadas y debieron ser revisadas por el grupo auditor y el representante de la dirección. -Formato RESULTADOS AUDITORIA Evaluaciones -El auditado debe evaluar a los auditores y los auditores deben evaluar al auditado y el auditor líder al equipo auditor. - Se debe diligenciar completamente la información y no se deben dejar espacios como no aplica o ninguno. - Formato Informe de auditoria - Se debe encontrar completamente diligenciado y firmado por el equipo auditor y el auditado aprobando la información registrada. - Se deben registrar más fortalezas - que oportunidades de mejora -Formato Otros -Cierre de no conformidades de la auditoria anterior.

16 16 RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Documentar las observaciones. Informar los resultados. Verificar la eficacia de las acciones correctivas (pactado). Conservar y salvaguardar la documentación de la auditoria. Cooperar y apoyar al auditor líder.

17 17 Responsabilidad del AUDITOR LIDER Responsable por todas las etapas de la auditoria. Ayudar en la selección de otros miembros. Preparar el plan de auditoria. Representar el equipo frente a la gerencia. NC basadas en evidencias objetivas y sólidas. Reuniones de enlace se realicen regularmente. Presentar el informe de auditoria.

18 Líder del Equipo de Auditores El líder del equipo de auditoría deberá haber adquirido experiencia en auditorías, adicional a los conocimientos y habilidades descritas en Esta experiencia deberá haberse logrado mediante el trabajo como director y guía de diferentes equipos de auditoría.

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20 Realización de la Auditoría

21 TALLER - Organice los grupos de acuerdo al programa de auditorias - Seleccione un procedimiento a auditar - Elabore el plan de auditoria - Elabore la lista de chequeo (3 preguntas, cada integrante redacta una) - Redacte informe - Redacte no conformidades - Evalúe