Conciliación bancaria en CheqPAQ Cargado de estado de cuenta

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1 Conciliación bancaria en CheqPAQ Cargado de estado de cuenta Introducción Con la finalidad de mantenerte informado respecto a todos los cambios y mejoras de los productos de CONTPAQ i, ponemos a tu disposición este documento donde encontrarás información de cómo podrás hacer la importación de tus estados de cuenta a CheqPAQ versión desde Microsoft Excel. Esto significa que en CheqPAQ versión podrás hacer la conciliación bancaria de manera automática, gracias a la importación del estado de cuenta; así será menor el tiempo invertido en este proceso. Importar estado de cuenta Para poder importar el estado de cuenta que te proporciona tu banco deberás hacer lo siguiente: 1 Ingresa a la cuenta de cheques que se desea conciliar. 2 Selecciona del menú Cierre la opción Conciliación Bancaria. 3 Selecciona una nueva conciliación o abrir la conciliación que se esta realizando. 4 Ingresa al menú Importar Estado de Cuenta del menú Conciliación. 5 Selecciona la plantilla que se desea utilizar. Nota: Este módulo funciona sobre Microsoft Office 2000 o superior y se debe siempre habilitar las macros; pare el caso de Microsoft Office 2007 es necesario que el nivel de seguridad sea Baja. Página 1 de 22

2 Cargado de estado de cuenta, Continuación Plantilla Para realizar la importación de movimiento, es necesario crear una plantilla, la cual configuraremos para poder cargar los movimientos a CheqPAQ. Estas plantillas se deberán crear por cada tipo o formato de estado de cuenta que tenga cada banco, ya que no hay un estándar en los formatos de exportación de cada banco. Para poder crear una plantilla es necesario hacer lo siguiente: 1 Ingrese a la opción Importar estado de cuenta en la ventana Conciliación Bancaria, se mostrará la pantalla de plantillas para importar estado de cuenta bancario a CheqPAQ. Nota: Si previamente ya se ejecutó una plantilla en la cuenta de cheques activa, será ejecutada de forma automática al ingresar a esta opción en posteriores ingresos sin mostrar el listado de plantillas. 2 Seleccione la opción Nuevo del menú Catálogo Nota: Si desea crear una nueva plantilla a partir de una ya configurada previamente haga lo siguiente: a) Haga clic sobre la plantilla a partir de la cual quiere crear la copia. b) Presione las teclas <Ctrl. + Insert> 3 Capture el Nombre de la plantilla. 4 Una vez que capturó el nombre presione la tecla <Tab>. 5 Seleccione la plantilla que se generó y presione el botón Ejecutar. Nota: Cuando se tiene nivel de seguridad medio para las macros en Excel, el sistema solicitará que indique si desea habilitarlas al ejecutar la plantilla. Recuerde que debe habilitarlas para que la importación funcione sin inconvenientes. Página 2 de 22

3 Importación de movimientos Importar Datos La importación de datos se refiere a cargar en Microsoft Excel los movimientos que posteriormente se conciliarán en CheqPAQ, existen dos maneras de realizar esta importación: Importación Automática, por medio de un TXT Importación Manual Importación automática Para hacer la importación de datos de un TXT a la plantilla de Excel se deberá hacer lo siguiente: 1 Presiona el botón Cargar Estado de cuenta de la hoja Datos Sin Formato. 2 Busca el archivo TXT que contiene la información de los movimientos bancarios. Ejemplo de un archivo.txt: 3 Al seleccionar el archivo TXT Excel muestra el asistente para importar archivos de texto: Página 3 de 22

4 Importación de movimientos, Continuación Importación automática (continuación) 4 Asistente para importar texto 1 de 3 En este apartado se indicará que el formato esta delimitado es decir las columnas no tienen un ancho fijo, además de esto se comenzará desde la fila 2 ya que el renglón 1 es del encabezado. Nota: Puede variar la fila en la que comenzará la importación del TXT dependiendo del estado de cuenta del banco, sólo identifique en que renglón comienzan los movimientos bancarios. 5 Asistente para importar texto paso 2 de 3 Nota: El archivo esta separado por tabuladores; en caso que el archivo tenga algún carácter que indique el espacio entre cada campo, deberá indicarse en este apartado. En caso de requerir una columna más, se deberá dar clic en el espacio para que el sistema ponga una columna. Página 4 de 22

5 Importación de movimientos, Continuación Importación automática (continuación 6 Asistente para importar texto paso 3 de 3 Nota: En este paso se puede formatear la fecha para que sea interpretada en un formato DMA (Día, Mes, Año), como está especificado en el TXT. 7 Para este ejemplo, selecciona que se desea situar los datos a partir de la celda A13: Página 5 de 22

6 Importación de movimientos, Continuación Importación manual Para realizar la importación de manera manual se deberá hacer lo siguiente: 1 Abre la plantilla Importación de movimientos de estado de cuenta a CheqPAQ. 2 Captura la información en cada una de las columnas: Nota: Este procedimiento puede hacerse de la siguiente manera: A) Copiando la información desde el portal del banco el estado de cuenta B) Copiando la información de un archivo en formato HTML Posteriormente pegando a partir de la celda A13. 3 Presiona el botón Agregar Encabezado. 4 Responde Aceptar al mensaje Ya existen encabezados, Deseas cambiarlos?. 5 Indica la letra que corresponde a la última columna que contiene información, en este caso la letra D Resultado: Aparecerán los encabezados con la palabra Ignorar en cada columna. Página 6 de 22

7 Importación de movimientos, Continuación Encabezados Una vez importada la información en la hoja Datos sin formato, se deberás indicar en el encabezado cuál es el nombre de cada una de las columnas, para que así sean identificadas. Se deberá seleccionar el encabezado y su descripción de manera manual mediante el combo de cada columna. Presentación de información Después de hacer la importación manual o importación automática, el archivo de Microsoft Excel se verá de la siguiente manera, en la hoja Datos sin formatos. Nota: En esta hoja sólo se importó la información del estado de cuenta, sin embargo, aún no se ha identificado si los movimientos corresponden a un cargo o a un abono. Página 7 de 22

8 Reglas de interpretación Reglas de interpretación Las reglas sirven para establecer los criterios que ayudarán a interpretar la información contenida en la hoja Datos sin formato. Existen dos clasificaciones de reglas unos nos son útiles para identificar los tipos de documentos (Cargo, Abono, Cheque, Depósito) y otras que nos ayudan para obtener información específica de una columna de los datos originales (Concepto, Referencia, número de cheque). Reglas para identificar tipos de documentos Las reglas para identificar documento se evalúan en orden; de modo que su ubicación en la lista de reglas es importante al momento de procesar los datos, ya que un movimiento bancario que se procese de la hoja de datos sin formato será identificado con la primera regla que se encuentre que aplicar para él y el resto de las reglas ya no serán evaluadas para ese tipo de documento si la regla anterior aplicó o interpretó. Las reglas de interpretación de documentos son: Regla Igual a Diferente de Mayor que Menor que Contiene No Contiene Descripción Verifica que dos valores numéricos sean iguales Verifica que dos valores numéricos no sean iguales Verifica que un valor numérico sea mayor a otro Verifica que un valor numérico sean menor a otro Busca una palabra, carácter o símbolo se encuentre en una celda Busca una palabra, carácter o símbolo no se encuentre en una celda Página 8 de 22

9 Reglas de interpretación, Continuación Reglas para identificar datos Al agregar las reglas de interpretación de información se debe indicar la columna origen de la que se extraerá la información -hoja Datos sin formato-, junto con la columna destino en la hoja Datos Preparados. Las reglas de interpretación de información pueden configurarse para que apliquen solamente a los documentos con cierto tipo específico o bien para que apliquen de forma distinta para todos los documentos. Esto es útil cuando el estado de cuenta bancario no tiene identificado cada dato del movimiento por columnas, es decir, si en el concepto o descripción se encuentra la referencia o el número de cheque, por ejemplo, si deseamos que una regla para recuperar números de cheque solamente se usará para documentos que sean identificados como tipo Cheque. Regla ExtraerTexto DesdePrefijo Descripción Extrae información de un campo, se le indica a partir de qué caracter se va a leer y cuántos caracteres se van a recuperar. Extrae información a partir de un prefijo especificado, omite los espacios que sigan del prefijo indicado y recupera una cadena completa hasta encontrar un espacio. Deben tomarse en cuenta las siguientes consideraciones al crear reglas de interpretación de datos: Puede definirse más de una regla de tipo DesdePrefijo o de tipo ExtraerTexto por cada encabezado destino y tipo de documento, pero es importante definir el orden de tales reglas correctamente, ya que una regla podría sobrescribir la información de los resultados en la columna destino de una forma inadecuada. Crear reglas de interpretación Para poder importar la información contenida en el estado financiero, es necesario asignar los encabezados previamente antes de la creación de reglas. Creación de reglas Para poder identificar cada uno de los movimientos es necesario la creación de reglas de interpretación; para analizar esto, se tomará como ejemplo el siguiente dato, donde se desea identificar a un cheque. Página 9 de 22

10 Reglas de interpretación, Continuación Extraer un cheque Para poder extraer un cheque de este movimiento, es necesario crear una reglas de interpretación de la siguiente manera: 1 Ingresa a la pestaña Reglas del modulo Importación de movimientos de estado de cuenta a CheqPAQ o presiona el botón Crear Reglas de interpretación. 2 Presiona el botón Agregar Regla de la pestaña Reglas. 3 Selecciona los siguientes datos de la pestaña Tipos de Documentos. Campo Documento Cheque Encabezado Concepto Regla Contiene Valor Cheque 4 Presione el botón Preparar información. Asignación Resultado: Se clasificarán los movimientos de acuerdo a las reglas que se establecieron En este caso podemos observar que se identificaron 12 movimientos de tipo Cheque, sin embargo se tienen aun 36 movimientos no identificados. Nota: En este ejemplo de estado de cuenta bancaria se identifica el Cheque si en la celda con encabezado Concepto contiene la palabra Cheque, esto puede variar dependiendo el estado de cuenta de cada banco; en algunos casos el número de cheque viene en una columna por separado, por lo que deberá tomar como campo encabezado Número donde utilice la regla mayor que con valor 0, podrá existir más estilos de creación de reglas. Página 10 de 22

11 Reglas de interpretación, Continuación Extraer un pago de factura Para poder extraer un pago de cheque que es un cargo a la cuenta bancaria, es necesario crear una regla de la siguiente manera: 1 Ingresa a la pestaña Reglas del modulo Importación de movimientos de estado de cuenta a CheqPAQ. 2 Presiona el botón Agregar Regla de la pestaña Reglas. 3 Selecciona los siguientes datos de la pestaña Tipos de Documentos: Campo Documento Cargo Encabezado Concepto Regla Contiene Valor Factura 4 Presiona el botón Preparar información: Asignación Resultado: Se clasificarán los movimientos de acuerdo a las reglas que se establecieron. En este caso podemos observar que se identificaron 4 movimientos de tipo Cargo, sin embargo se tienen aun 32 movimientos no identificados. Página 11 de 22

12 Reglas de interpretación, Continuación Extraer un depósito Para poder extraer un depósito que es un abono a la cuenta bancaria, es necesario crear una regla de la siguiente manera: 1 Ingresa a la pestaña Reglas del módulo Importación de movimientos de estado de cuenta a CheqPAQ. 2 Presiona el botón Agregar Regla de la pestaña Reglas. 3 Selecciona los siguientes datos de la pestaña Tipos de Documentos: Campo Documento Encabezado Regla Valor 4 Presiona el botón Preparar información. Asignación Depósito Concepto Contiene Deposito Resultado: Se clasificarán los movimientos de acuerdo a las reglas que se establecieron. En este caso podemos observar que se identificaron 3 movimientos de tipo Depósito, sin embargo se tienen aun 29 movimientos no identificados Página 12 de 22

13 Reglas de interpretación, Continuación Extraer cargos Una vez que ya se identificaron los movimientos como Cheques y Depósitos (tipos de documentos más usuales), se pueden identificar algunos otros movimientos que están fuera de esta categorización como pueden ser Cobro cheque numero Pago factura Traspaso Comisión IVA comisión Domiciliación Etc. Estos documentos tienen en común que todos son Cargos a la cuenta bancaria por lo que la definición de la regla puede hacerse de la siguiente manera: 1 Ingresa a la pestaña Reglas del módulo Importación de movimientos de estado de cuenta a CheqPAQ. 2 Presiona el botón Agregar Regla de la pestaña Reglas. 3 Selecciona los siguientes datos de la pestaña Tipos de Documentos. Campo Asignación Documento Cargo Encabezado Cargo Regla Mayor que Valor 0 4 Presiona el botón Preparar información. Resultado: Se clasificarán los movimientos de acuerdo a las reglas que se establecieron. En este caso podemos observar que se identificaron 23 movimientos de tipo Cargo, sin embargo se tienen aun 10 movimientos no identificados. Página 13 de 22

14 Reglas de interpretación, Continuación Extraer abonos Una vez que ya se identificaron los movimientos como Depósitos, se pueden identificar algunos otros movimientos que están fuera de esta categorización como pueden ser: Traspaso Abonos Disposición de línea crédito Devoluciones de descuentos Etc. Estos documentos tienen en común que todos son Abonos a la cuenta de bancaria por lo que la definición de la regla puede hacerse de la siguiente manera: 1 Ingresa a la pestaña Reglas del modulo Importación de movimientos de estado de cuenta a CheqPAQ. 2 Presiona el botón Agregar Regla de la pestaña Reglas. 3 Selecciona los siguientes datos de la pestaña Tipos de Documentos: Campo Asignación Documento Abono Encabezado Abono Regla Mayor que Valor 0 4 Presiona el botón Preparar información. Resultado: Se clasificarán los movimientos de acuerdo a las reglas que se establecieron. En este caso podemos observar que se identificaron 10 movimientos de tipo Abono y ya no hay movimientos no identificados. Página 14 de 22

15 Reglas de interpretación, Continuación Extracción de datos Las reglas de interpretación de información además de identificar los tipos de documentos pueden también extraer texto indicando un inicio y cuantos caracteres se desean (longitud), esto es muy útil ya que el concepto del estado de cuenta que nos proporciona el banco puede tener información valiosa como Número de cheque. Para ello se deberá analizar el concepto y determinar que datos son los que nos interesa saber. Ejemplo: En la siguiente imagen se puede identificar que los primeros 10 dígitos del concepto Cheque indican el número del cheque, por lo que sería de mucha utilidad poder identificarlos: 1 Ingresa a la pestaña Reglas del modulo Importación de movimientos de estado de cuenta a CheqPAQ. 2 Presiona el botón Agregar Regla de la pestaña Reglas. 3 Selecciona los siguientes datos de la pestaña Datos. Campo Asignación Tipo de documento Cheque Regla Extraer Texto Encabezado origen Concepto Inicio 1 Longitud 10 Encabezado destino Número 4 Presiona el botón Preparar información. Resultado: Se les identificará el número de cheque a todos los documentos identificados como cheque. Página 15 de 22

16 Reglas de interpretación, Continuación Extracción de datos Las reglas de interpretación de información además de identificar los tipos de documentos pueden también extraer texto a partir de un prefijo, esto es muy útil ya que el concepto del estado de cuenta que nos proporciona el banco puede tener información valiosa como Referencia del movimiento. Para ello se deberá analizar el concepto y determinar que datos son los que nos interesa saber. Ejemplo: En la siguiente imagen se puede identificar que después de la palabra REF se indica el número de referencia del movimiento, en este caso un traspaso: 1 Ingresa a la pestaña Reglas del modulo Importación de movimientos de estado de cuenta a CheqPAQ. 2 Presiona el botón Agregar Regla de la pestaña Reglas. 3 Selecciona los siguientes datos de la pestaña Datos: Campo Tipo de documento Regla Encabezado origen Prefijo Encabezado destino Asignación TODOS Desde Prefijo Concepto REF Referencia 4 Presione el botón Preparar información Resultado: Se les identificará la referencia a los movimientos: Página 16 de 22

17 Reglas de interpretación, Continuación Reglas de interpretación Las reglas que se definieron en estos pasos, servirán para poder clasificar la información, recordando que el nivel de detalle y especificación de la regla dependerá del contenido del estado de cuenta que proporciona el banco, como de la necesidad de información del usuario. La hoja de regla una vez terminada puede lucir de la siguiente manera: Las reglas de color Verde son reglas que identifican Tipos de Documentos, mientras que las reglas de color Azul identifican las reglas que extraen información o datos. Página 17 de 22

18 Cargado a CheqPAQ s previos al cargado a CheqPAQ Una vez que se realizó la creación de las reglas y se generó la información en la pestaña Datos preparados, es necesario asegurarse de que no se tengan movimientos No identificados, con esto se valida que todos lo movimientos estén identificados. Nota: Aún cuando estén identificados los movimientos se deberá de validar que los importes de Cargos, Abonos, Cheques y Depósitos sean los correctos, para ello nos podremos apoyar del resumen de cada uno de los conceptos que se encuentra en la pestaña Datos Preparados. Cargar a CheqPAQ Para cargar los movimientos a CheqPAQ, es necesario hacer lo siguiente: 1 Presiona el botón Cargar a CheqPAQ ubicado en la barra de herramientas del módulo de Importación de movimientos de estado de cuenta a CheqPAQ. 2 Presione la opción Sí a la ventana de confirmación para guardar cambios. Resultado: Se iniciará el proceso de cargado a CheqPAQ mostrando la barra de avance. Página 18 de 22

19 Cargado a CheqPAQ, Continuación Resultado de la importación Una vez que se termine el proceso de cargado de movimientos a CheqPAQ, se presentará el resumen del proceso, desde aquí podrás ver la bitácora mas detallada en formato TXT. Nota: La bitácora generada por el proceso se almacenará en el directorio de la empresa activa con el nombre Bitacora_Importacion_Estado_Cuenta.bit. Página 19 de 22

20 Conciliación bancaria en CheqPAQ Conciliación bancaria Una vez cargado el estado de cuenta, la ventana Conciliación Bancaria se presentará así: Relacionar manualmente Para relacionar los movimientos que se cargaron del estado de cuenta y conciliarlos se tienen dos opciones: Relación Manual Relación Automática Página 20 de 22

21 Conciliación bancaria en CheqPAQ, Continuación Relación manual La relación manual se utiliza cuando se tienen dos movimientos en CheqPAQ y se desea relacionar con uno que se reflejó en el estado de cuenta o para asegurarse de que correspondan cada uno de los importes, esto se realiza de la siguiente manera: 1 Presiona la tecla Control y selecciona el movimiento a conciliar. 2 Presiona la tecla Control y selecciona el movimiento bancario. Resultado: La ventana lucirá así: Página 21 de 22

22 , Continuación Relación automática Con este tipo de conciliación se relacionarán los movimientos siempre y cuando coincidan por Tipo, Importe y Número, para esto se deberá presionar el botón Automática y la ventana se mostrará de la siguiente manera: Eliminado: CONTINUACIÓN DE PÁGINA Grabar conciliación Una vez relacionados los movimientos se deberá guardar la conciliación como completa desde el menú Conciliación en caso de que se requiera hacer algún movimiento de ajuste, CheqPAQ lo realizará. Documento realizado por: Ing. Cristina Fuentes Líder de proyecto CheqPAQ Fecha de elaboración 10 de febrero de 2009 L.S.I Arturo Mestas Tienes comentarios sobre el servicio? Te gustaría que ofreciéramos un servicio adicional? Página 22 de 22

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