PLANCOM - Plan Comunicaciones

Transcripción

1 PLANCOM - Plan Comunicaciones Carlos Alberto Zambrano Saavedra Oficina Asesora de Comunicaciones Proceso: Comunicación Estratégica Elaboró: Juan Manuel Riaño Vargas Mario Rafael Rodríguez Clavijo Oscar Andrés Morales Mosquera Oficina Asesora de Planeación

2 . COMPONENTE ESTRATÉGICO. ACCIÓN ESTRATÉGICA.. LÍNEA DE ACCIÓN... OBJETIVO Meta de Producto COMUNICACIÓN PÚBLICA Gestión y manejo de públicos externos Medios de comunicación externos Establecer canales de comunicación externos que permitan transmitir la gestión y políticas Institucionales de forma oportuna, eficaz, veraz y transparente apoyado en un lenguaje entendible y coherente Informar a los diferentes medios de comunicación con más de 70 noticias de los hechos más importantes que ocurren en el Instituto. Número de noticias divulgadas a medios de los hechos más importantes que ocurren en el Instituto y que generan noticia % % % Acumulado % % Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos Durante el 0 la Oficina Asesora de Comunicaciones divulgó un número significativo de boletines de prensa (90) que permitieron evidenciar noticias positivas sobre la institución, la inauguración del nuevo ERON en La Picota, el inicio del proceso de ascenso en el personal del CCV fue registrado y divulgado a través de boletines de prensa. De igual manera, el desarrollo de boletines permitió actuar de forma eficiente y coherente frente a hechos noticiosos como el caso Nule y alias 'el Cebollero'. 0 Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos En el tema de desarrollo y publicación de Boletines de prensa, durante el 0 se dieron a conocer hechos importantes a los medios de comunicación, el congreso de Derechos Humanos y la reforma al código penitenciario y carcelario, protagonizaron las primeras planas de los medios y fueron evidenciados con datos y cifras a través de comunicados de prensa (7). Las visitas de delegaciones internacionales y la reacción a notas de impacto negativo como los problemas de atención en salud para los internos fueron trabajados de forma permanente. Los primeros meses del año 0 permitieron publicar boletines prensa de alto impacto noticioso, el lanzamiento del centro estratégico de información penitenciaria con la presencia del Presidente de la Republica y el cierre temporal del Establecimiento Carcelario de la Modelo fueron los principales hechos que se divulgaron.

3 Durante el segundo trimestre del presente año se emitieron 68 boletines de prensa. La temática se centró en el acompañamiento del Director del Inpec a las Comisiones de Derechos Humanos en distintos establecimientos. De hecho, se realizaron algunas ruedas de prensa (en total se convocó a seis) sobre este tema en Villahermosa y La Modelo de Bucaramanga. Otros temas de preponderancia fueron la rendición de cuentas 0, el día del Inpec, la muerte de dragoneantes en un atentado en Florencia (Caquetá) y la emergencia carcelaria. En relación con el ataque a la remisión judicial en Florencia, se hizo el acompañamiento a la Dirección General sobre la visita que el General hizo a los parientes de los fallecidos y los compromisos adquiridos. Luego, se logró que a través de los medios (El Espectador, edición web 5 AGO 0 - :9 AM) se destacara la gestión del Inpec y Positiva para pensionar a las familias de los servidores fallecidos. Los principales BIP (59 emitidos en el tercer trimestre) hicieron referencia al traslado de la interna alias 'la Gata' a Bogotá, las visitas del Director General del Inpec a varios ERON, la medidas tomadas por la fuga de alias 'Pantera' y un cubrimiento de la Emergencia Penitenciaria y carcelaria. Se logró que de forma masiva los medios de comunicación hicieran el cubrimiento del Día de la Merced. Es así como medios internacionales le dieron despliegue al reinado que se lleva a cabo como evento conmemorativo de este día (El Nuevo Herald 00). Durante el último trimestre se emitieron 5 boletines de prensa enfocados principalmente en avances del Instituto en materia de seguridad, como la incorporación de 6 nuevos guardias, la repatriación de internos de nacionalidad española, la inauguración de las cabinas de escaneo corporal y el salón de artistas para las obras hechas por los internos, asimismo se hizo divulgación del convenio técnico y científico entre el Inpec y la Gendarmería de Chile. Muchos de los boletines de prensa que se realizan en la Oficina Asesora de Comunicaciones son reactivos y dan respuesta a situaciones o hechos que se presentan y alteran el orden en los ERON, la información que envían los establecimientos muchas veces llega con retraso y no permite actuar de forma inmediata. Establecer lineamientos de contingencia que permitan actuar de forma preventiva y recibir la información con antelación. Si bien son muchos los internos y muchas las labores del día a día en cada establecimiento, resulta pertinente que en cada establecimiento tengan plenamente identificados a los internos mediáticos y que haya una comunicación más fluida entre los establecimientos y la Oficina Asesora de Comunicaciones para conocer todas las novedades relacionadas con estos internos, que permitan la titularidad del manejo de la información a cambio de que sean los medios. Meta de Producto Tramitar.00 solicitudes de los diferentes medios de comunicación para el desarrollo de sus actividades periodísticas con la población de internos. Número de solicitudes de los diferentes medios de comunicación tramitadas % % % Acumulado % %

4 0 Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos La Oficina Asesora de Comunicaciones desarrolló alianzas estratégicas con los medios de comunicación, ayudando al ingreso y el desarrollo de entrevistas con privados de la libertad, como parte de las políticas de divulgación de información Institucional. En el 0 se tramitaron entrevistas importantes a internos del perfil de los hermanos Nule y Moreno Rojas, internos involucrados en procesos de paz, parapolíticos y BACRIM. 0 Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos Durante el 0 se realizaron importantes entrevistas a internos como Inocencio Meléndez, Germán Olano, Giorgio Sale y Yidis Medina. En el primer periodo de 0 se realizaron entrevistas a internos como Silvia Gette y la primera autorización a medios de Daniel 'el Loco' Barrera. Durante el segundo periodo de 0 se destacó el trabajo adelantado para gestionar entrevistas a Alias 'Popeye' y 'Zeus'. En el tercer trimestre del año se destacaron las entrevistas autorizadas a Daniel Rendón 'don Mario' y Hugo Aguilar. Al final del trimestre se tramitaron un total de 98 entrevistas, entre las de mayor relevancia se encuentra las Dado que de la Dirección General se ha impartido la instrucción de que el titular de la cartera de la Justicia y del Derecho conozca cuáles son las entrevistas que están solicitando los medios de comunicación, con el fin de determinar su pertinencia e incidencia frente a diversos aspectos de la realidad nacional, se ha presentado algunos retrasos que eventualmente pueden impactar en la imagen de la diligencia de la Oficina de Comunicaciones. Que exista un canal más efectivo para que las personas que reciban en el Ministerio los Oficios de solicitud de entrevista realicen el trámite con mayor prontitud.

5 Meta de Producto Generar espacios en los medios de comunicación pública, a través de 60 ruedas de prensa, para dar a conocer el punto de vista del vocero oficial de la Institución (Director General) frente a determinadas situaciones de carácter noticioso que son relevantes para la Entidad. Número de ruedas de prensa realizadas para dar a conocer el punto de vista del vocero oficial de la Institución frente a determinadas situaciones de carácter noticioso que son relevantes para la Entidad % % % Acumulado 0 7 9% % 0 Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos Durante el 0 las principales ruedas de prensa se realizaron con el fin de destacar los operativos de registro y control que se realizaron a nivel nacional, permitiendo mostrar un despliegue eficiente de las estratégicas que la actual administración del Inpec desarrolló en el primer año de gobierno. 0 Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos En el 0 se realizaron 0 ruedas de prensa en las que se destaca los procedimientos para fortalecer los servicios de salud, y la reacción a problemas de orden público en los ERON como el caso de alias "fritanga", "la maquina" y "riñón". La primera rueda de prensa del año hizo referencia a la inauguración del Cedip y permitió mostrar los avances en materia de seguridad en los ERON. El Director General del Inpec se pronunció en este periodo sobre el decreto de emergencia penitenciaria y carcelaria y la situación de Enilce López 'la Gata'. En el tercer trimestre de 0 se realizaron siete ruedas de prensa importantes sobre operativos en Ibagué y el Espinal y la congestión en las Unidades de Reacción Inmediata de Bogotá. A través de una conferencia de prensa, llevada a cabo un domingo de agosto, presidida por el coronel John Alejandro Murillo, se evidenció ante los medios los extraordinarios esfuerzos llevados a cabo por el Inpec para descongestionar las URI de la capital. En el último trimestre se realizaron 6 ruedas de prensa importantes sobre avances en materia de seguridad y educación, entre las más relevantes se encuentra el convenio técnico - científico entre el Instituto y la Gendarmería de Chile, la inauguración de las cabinas de escaneo corporal en "La Modelo" Bogotá, la graduación de un grupo de internos como administradores y tecnólogos de la UIS y la Universidad Remington de Bucaramanga, la inauguración del salón de artistas y el foro de política criminal.

6 Muchas de las ruedas de prensa se realizan para hacer frente a situaciones de orden público en los ERON y son de carácter reactivo más que preventivo. El Inpec, a través de la sinergia entre la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina Asesora de Comunicaciones, debe crear un Manual de Crisis, como hoja de ruta que permita gestionar las situaciones de impacto fuerte y negativo para la entidad. Esta debe ser una tarea imperativa para 0. Meta de Producto Emitir un mensaje de forma trimestral para el año 0 en los medios de comunicación, por medio de estrategias de comunicación de manera periódica, frente a temas puntuales de la gestión Institucional. Numero de mensajes emitidos para el año 0 en los medios de comunicación. 0 NA NA NA 0 NA NA NA 0 NA NA NA Acumulado 0 0 0% % LÍNEA DE ACCIÓN: Plataformas digitales de comunicación para la ciudadanía. Potenciar un canal de comunicación abierto, de doble vía e... OBJETIVO interactivo, que brinde una respuesta inmediata y oportuna de la gestión Institucional a la ciudadanía. Meta de Producto Acercar al ciudadano del común con el Instituto Nacional Penitenciario a través de la implementación herramientas.0 (streaming, chat, blogs). Número de herramientas.0 utilizadas periódicamente. 0 00% 0 00% 0 NA NA NA Acumulado 00% % 0

7 0 Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos Se estableció un Chat institucional para lograr la interacción con los cibernautas, cumpliendo con las políticas de gobierno en línea. 0 Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos se realizó un streaming para que se pueda ver por la página web y en tiempo real el II simposio de Derechos Humanos y se abre una urna virtual para conocer la opinión de la gente sobre temas específicos. Los cambios constantes y la caída del servidor web a causa del ingreso del programa visitel impiden el desarrollo de actividades interactivas de forma efectiva. No se realizaron acciones tendientes a potenciar esta actividad a la espera del cambio de página web y la migración del servidor. Se hizo el cambio a la nueva página web y se están desarrollando pruebas para medir la efectividad de la misma. Por situaciones técnicas no se han desarrollado en el 0 acciones tendientes a fortalecer el uso de web.0. Se propone para el 0 potenciar esta actividad en la web con la creación de comentarios en las notas web, chat y urnas virtuales y mejorar el indicador.

8 . COMPONENTE ESTRATÉGICO COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. ACCIÓN ESTRATÉGICA Gestión de la comunicación y manejo de medios Institucional.. LÍNEA DE ACCIÓN Publicaciones institucionales... OBJETIVO Fortalecer las comunicaciones de la Institución por medio de la publicación y reconocimiento público de los logros obtenidos por el desempeño de la gestión asignada a los funcionarios; logrando de esta manera no sólo la comunicación individual y grupal, sino además, la identidad y mejora del clima institucional. Meta de Producto Ampliar la cobertura de los canales donde se transmite la información Institucional a nivel interno llegando a.500 funcionarios, logrando que la interacción se realice de forma oportuna y eficaz por medio de boletines, correos y periódico interno. Número de funcionarios o dependencias que reciben comunicaciones internas % % % Acumulado % % Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos Se estableció una base de Datos Institucional que permite mejorar la cobertura para enviar los medios de comunicación Institucionales, aumentando el número de correos gracias a los correos Institucionales personales. 0 Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos Se realizó una depuración y actualización de la base de datos logrando aumentar el número de correos de forma significativa. Se amplió la base de datos con el apoyo de la Oficina de Sistemas de Información Gracias a la creación de nuevos correos institucionales. Se envió un Boletín Interno a los funcionarios para que envíen sus correos personales como estrategia para ampliar la base de datos. Se realizó una nueva depuración de la base de datos para eliminar correos bloqueados y llegar de forma efectiva a los funcionarios sin congestionar la red. Para el trimestre final se actualizaron un gran número de correos de funcionarios que se encontraban La red se congestiona fácilmente con correos masivos y muchos funcionarios no tienen correo Institucional lo que dificulta el envío de información a todos los servidores penitenciarios.

9 Desarrollar estrategias para ingresar correos personales a la base de datos y llegar al mayor número posible de funcionarios. Meta de Producto Emitir y mejorar periódicamente los medios de comunicación internos, con el fin de que los funcionarios conozcan la información para su bienestar y el cumplimiento de sus funciones a través de 0 publicaciones divulgadas. Número publicaciones internas divulgadas % % % Acumulado % % Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos Se fortaleció el NOTINPEC como medio de comunicación interno institucional con 50 publicaciones. 0 Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos Se crearon nuevas secciones en el NOTINPEC y se reforma su diseño para hacerlo más llamativo y de fácil lectura. Con la creación del grupo de comunicación organizacional se estableció el Boletín Interno como alternativa para trasmitir información importante a los funcionarios. Se crearon los mailing institucionales como herramienta publicitaria de actividades y programas internos. Se superaron los 00 boletines internos en menos de un año de vigencia. Se publicaron Notinpec, se realizó un cubrimiento especial fotográfico de día de las Mercedes a nivel nacional, cobertura total del simulacro contra desastres en todas las cárceles del país, se realizó una publicación especial sobre la política de comunicaciones. Además se creó la sección del veedor, con el fin de orientar a los funcionarios de su relación, deberes y derechos con la administración. No se han presentado dificultades en el desarrollo de esta actividad. Se espera que se reciba más información interna de tipo noticioso para potenciar el desarrollo y la aplicación de piezas de comunicación. Hay que poner en marcha campañas institucionales que redunden en beneficio de los contenidos, tanto de texto escrito como de texto gráfico, del Notinpec.

10 .. LÍNEA DE ACCIÓN: Campañas institucionales... OBJETIVO Crear medios alternativos que permitan publicitar las ideas y estrategias de comunicación propuestas por la Dirección General. Meta de Producto Desarrollar estrategias de comunicación por medio de 7 campañas Institucionales para que los funcionarios conozcan las políticas, los objetivos y las metas Institucionales, con el fin de mejorar la cultura y el clima organizacional. Número de campañas realizadas. 0 00% % 0 00% Acumulado 00% % 0 Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos Se realizó la campaña Inpec cero tolerancia a la corrupción y se mantuvo la campaña "deja tu huella" en los ERON. 0 Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos Se produjo un código cívico Institucional para fortalecer el programa Institucional "delinquir no paga" el cual fue transmitido por los principales medios de TV nacionales. Se realizó una pequeña campaña para que los funcionarios utilizaran un disfraz en el Halloween. Se socializó el manual de identidad visual del Instituto. El Instituto no ha destinado recursos para la estructuración y desarrollo de campañas institucionales. Solicitar la asignación de recursos para el desarrollo de campañas. No obstante, la Oficina Asesora de Comunicaciones radicará en enero múltiples documentos que den cuenta de las campañas que deben ponerse en marcha para crear un mejor clima laboral. Dichas temáticas estarán muy ligadas a acrecentar la cultura.0 en el instituto.

11 Meta de Producto Realizar, publicar y divulgar una política de comunicación Institucional. Número de políticas de comunicación realizadas, publicadas y divulgadas. 0 NA NA NA 0 00% 0 0 NA Acumulado 00% % Actividades Realizadas y Resultados Obtenidos Se logra realizar y aprobar el documento de la Política de Comunicaciones Institucional como herramienta importante para el crecimiento de la Oficina Asesora de Comunicaciones. Se logra crear una estrategia de divulgación de las políticas de Comunicación. Se logra divulgar en el NOTINPEC la primera parte de las políticas de Comunicación Institucionales basada en mejorar los flujos de información de la Institución, estableciendo canales de comunicación efectivos. Se logró divulgar en el NOTINPEC la segunda parte de las políticas de Comunicación Institucionales, que establece los parámetros de la comunicación interna a nivel grupal, organizacional e individual. Se logró divulgar en el NOTINPEC la tercera parte de las políticas de comunicación sobre los canales de comunicación interna, y la cuarta parte sobre los parámetros de la comunicación externa. La aprobación del documento de las Políticas de Comunicación tuvo una demora en su aprobación lo que retrasó los plazos según lo agendado para tal fin. Realizar encuestas en los funcionarios para determinar el grado de conocimiento y apropiación de la política de comunicaciones Institucional.