Nombre del Documento: GUÍA FPQRS EXTERNO Proceso: Versión: Fecha: Página: Gestión de Asociados y Clientes /03/ de 10

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2 Gestión de Asociados y Clientes /03/ de 10 Control de elaboración, revisión y aprobación Elaboró Revisó Aprobó Analista Junior SAC- Oficial protección de datos Grupos de Procesos, Métodos y Productividad Subgerente Administrativo Gerente General Registro de modificaciones Versión Fecha Ítem modificado Descripción /03/ Creación del documento.

3 Gestión de Asociados y Clientes /03/ de 10 INGRESO A LA APLICACIÓN Al ingresar al sistema de FPQRS (Felicitaciones, Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias) surgirá la siente pantalla: Deberá seleccionar el tipo de usuario: Ya me he registrado antes: son usuarios que anteriormente se han registrado para agregar un caso. Primera vez: son usuarios que por primera vez ingresan al sistema de Felicitaciones, Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias y desean registrar un caso. Olvide mi clave?: son usuarios que ya se han registrado y que no recuerdan la clave para ingresar al sistema. Usuario ya me he registrado antes A este usuario le surgirá la pantalla de login para ingresar al sistema:

4 Gestión de Asociados y Clientes /03/ de 10 Luego de identificarse el sistema lo conducirá al tipo de operación que desea realizar en el sistema: Crear caso: Esta operación permite registrar los casos ya sea de felicitación, petición, queja, reclamo o sugerencia. Para crear un nuevo caso se deberá diligenciar el siguiente formulario:

5 Gestión de Asociados y Clientes /03/ de 10 Luego de diligenciar el formulario de la creación del caso, el sistema le notificará que la FPQRS fue recibida, además de enviarle al usuario un correo electrónico del caso que acaba de registrar.

6 Gestión de Asociados y Clientes /03/ de 10 Para volver al menú anterior (tipo de operaciones) dar clic en Consultar caso: Esta operación permite consultar los casos que ha registrado como usuario externo, surgirá el listado de casos:

7 Gestión de Asociados y Clientes /03/ de 10 Para ver el detalle y el tratamiento que le ha dado la Cooperativa al caso, dar clic en el signo más (+). Allí se podrá visualizar el detalle del caso, datos del solicitante (usuario que registró el caso) y el tratamiento que le han dado a este: como respuestas, anotaciones y/o anexos. Actualizar información: El usuario podrá visualizar los datos diligenciados en el sistema: Al terminar de diligenciar los campos dar clic en Guardar. Cambio de contraseña: El usuario externo podrá cambiar la contraseña si asi lo desea, diligenciando los siguientes campos:

8 Gestión de Asociados y Clientes /03/ de 10 Salir: Esta operación cerrará la sesión. Usuario primera vez El usuario deberá diligenciar este formulario para registrarse en el sistema:

9 Gestión de Asociados y Clientes /03/ de 10 Luego de completar los datos dar clic en siguiente, si todo está correcto el sistema le notificará: Y a continuación lo conducirá al tipo de operación que desea realizar en el sistema:

10 Gestión de Asociados y Clientes /03/ de 10 El sistema le notificará por medio de correo electrónico su contraseña. Usuario Olvide mi clave? Los usuarios que ya se han registrado pero que han olvidado la clave para ingresar al sistema podrán recuperar la clave proporcionando la cédula: El sistema le anunciará que envió la nueva contraseña al correo electrónico:

11 Gestión de Asociados y Clientes /03/ de 10 Finaliza el procedimiento.