DESARROLLO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE MANTENIMIENTO PARA EQUIPAMIENTO BIOMÉDICO

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1 DESARROLLO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE MANTENIMIENTO PARA EQUIPAMIENTO BIOMÉDICO Autores: Bioing. Flavio Alejandro Andrada Contardi Bioing. Carolina Ivana Quiroga Kellemberger

2 1. INTRODUCCIÓN El mantenimiento se destaca como la única función operacional que influye y mejora los tres ejes determinantes de la performance de un equipo al mismo tiempo, o sea, costo, plazo y calidad de servicios. Actualmente se observa que quienes han adoptado una visión científica del mantenimiento, apoyan sus tareas en: Sistemas integrados de mantenimiento. Base de datos adecuada y confiable. En los sistemas integrados de mantenimiento con ayuda de procesamiento electrónico de datos, se busca almacenar el máximo posible de informaciones relacionadas a los equipos, asociar esas informaciones con los registros de material (repuestos aplicados a equipos), establecer las tareas adecuadas para ejecución de intervenciones programadas, determinar el momento adecuado de cada una y los recursos que serán utilizados (planificación) y reducir al máximo el trabajo burocrático. En la base de datos adecuada y confiable, se busca establecer las necesidades reales de intervención, y aplicar, al máximo posible, tablas que, además de compactar la información, permitirán estandarizar los registros, facilitar las búsquedas, análisis de fallas, de disponibilidad o de costos. La coordinación de la planificación de la estrategia y las tareas de mantenimiento, de la adquisición de repuestos, de la programación de servicios y del flujo de informaciones entre estos subsistemas, promueve el aumento en la productividad de los equipos y la disminución de los costos debido a la prevención de las fallas. Muchas áreas de mantenimiento exitosas evolucionaron de mantenimiento no planificado hacia mantenimiento basado en estrategia. Los expertos en mantenimiento están repetidamente enfrentados al tema sobre el método de mantenimiento más eficaz. La respuesta es el correcto mix de los métodos. En la evaluación del punto óptimo de mantenimiento, se constata que el costo total del mantenimiento está influido por el costo de reparación y por la pérdida de producción. La planificación de mantenimiento se compone de una serie de actividades, siendo las principales etapas del proceso: estimular el esfuerzo, desarrollar los planes e implementarlos. El resultado de esa planificación deberá ser una serie coherente de estrategias de mantenimiento, continuamente monitoreadas y ajustadas con el objetivo de minimizar costos totales, reducir riesgos y procurar máxima disponibilidad del equipo. Son características de un mantenimiento óptimo:

3 Estimular las habilidades de mantenimiento en la planificación y control de mantenimiento, y en el arreglo de roturas y mejoras de equipos. Realizar trabajo de mantenimiento, de acuerdo con planes documentados y estandarizados, tareas programadas y órdenes de servicio. Realizar mantenimiento preventivo, según el programa (no posponer trabajos). Documentar y analizar el histórico de mantenimiento y roturas con el objetivo de asegurar que los índices de falla sean optimizados y los costos totales minimizados. Desarrollar los sistemas inteligentes necesarios para promover las acciones indicadas por el mantenimiento predictivo y, de esta manera, capturar el conocimiento actual y futuro. Se deberá analizar la relación entre el seguimiento de la disponibilidad versus la necesidad de utilización de equipos. Esta determinación es de gran importancia para permitir la adecuada priorización y definición de estrategias de intervención para evitar el riesgo de estar haciendo un excelente mantenimiento preventivo en el equipo equivocado. Un sistema integral de mantenimiento persigue los siguientes objetivos: Prolongar la vida útil de los equipos que hacen parte del componente logístico de la institución. Optimizar la operación de los equipos en situaciones de emergencia y crisis, disminuyendo las acciones correctivas in situ y en ocasiones de urgencia. Reducir los riesgos en pacientes. Minimizar la salida de servicio (downtime). Evitar excesivos costos posteriores de reparación. Cumplir con normas regulatorias. [1] 2. SELECCIÓN DEL MANTENIMIENTO Existen múltiples tendencias para establecer los sistemas de mantenimiento y se deben seleccionar atendiendo a la política de la institución y los requerimientos de calidad y seguridad. En principio, un sistema de mantenimiento bien diseñado debe adecuarse a las características particulares de cada equipo y al medio en el que trabaja. Se aplica un proceso de diferenciación de equipos y se define la política de mantenimiento. De los resultados se obtiene el tipo de acción de mantenimiento a realizar y luego, de ser positivo el análisis, se implanta el sistema que puede irse perfeccionando hasta el logro de una gestión de mantenimiento adecuada.

4 El procedimiento de selección se puede dividir en tres etapas, estas son: clasificación de equipos, clasificación de fallas y selección del sistema de mantenimiento. Las mismas se describen a continuación CLASIFICACIÓN DE EQUIPOS Esta se basa en establecer una diferencia racional entre los equipos independientemente de la política global de mantenimiento que se obtuvo al definir el sistema generalizado en el centro. Esto se hace con la finalidad de obtener una adecuada relación entre productividad y costo de mantenimiento a nivel de equipo, y para este logro se establecen tres categorías de equipos CATEGORÍA A Objetivo: Lograr la máxima disponibilidad del equipo. Se Recomienda: 1- Máxima utilización del mantenimiento predictivo siempre que se cuente con equipos y personal para ello. 2- Amplia utilización del mantenimiento preventivo con periodicidad frecuente para reducir posibilidad de fallas. 3- Uso del mantenimiento correctivo como vía para reducir el tiempo medio de rotura CATEGORÍA B Objetivo: Reducir los costos de mantenimiento sin que esto implique una catástrofe (estrategia de falla mínima). Se recomienda: 1- Poca utilización del mantenimiento predictivo. 2- Empleo de cálculos técnicos estadísticos para el mantenimiento preventivo. 3- Empleo del mantenimiento correctivo sólo en la ocurrencia aleatoria de fallas CATEGORÍA C Objetivo: Reducir al mínimo los costos de mantenimiento. Se Recomienda: 1- Mantenimiento predictivo anulado.

5 2- Mantenimiento preventivo sólo el que indique el fabricante. 3- Mantenimiento correctivo a la ocurrencia de fallas. La clasificación se realiza en función del valor que posean variables tales como interrupciones, importancia, tiempo de reparación, seguridad, frecuencia de fallas, valor del equipo, calidad del servicio, etc. Luego de realizar un análisis específico. Para definir los niveles de las variables se realizó un trabajo con especialistas de electromedicina de varios hospitales objetos de estudio, personal médico y operarios. De esta forma, atendiendo a las características propias del equipamiento de cada área del hospital, se obtuvo el nivel para cada criterio analizado. En resumen, cada una de las variables tiene sólo tres posibles valores que corresponden a sus valores máximos, medios y mínimos permisibles. Sin embargo, es importante definir con claridad el rango de valores de cada variable debido a que éstos serán los que se utilizarán para valorar la situación puntual de cada equipo y su posterior mantenimiento. Para la selección de las variables a tener en cuenta se partió de criterios recogidos en la bibliografía consultada en la temática de mantenimiento orientado al riesgo. La clasificación se realizará según qué variables posean mayor importancia en el contexto propio de cada equipo. La siguiente tabla lista las variables y los valores correspondientes a cada categoría de equipo. CATEGORÍAS N Variable A B C 1 Interrupciones Total De una unidad importante Afecta levemente 2 Importancia Imprescindible Limitante Convencional 3 Tiempo de reparación Más de una semana De 1 a 5 días Menos de 1 día 4 Utilización 8 hs. diarias o más Entre 4 y 8 hs diarias Uso esporádico 5 Precisión Alta Mediana Baja 6 Complejidad del mantenimiento Alta complejidad Complejidad media Baja complejidad 7 Calidad del servicio Inhabilita el servicio Serv. Fuera de especificaciones Afecta levemente 8 Automatización Automático Semiautomático Mecánico 9 Valor del equipo Alto Medio Bajo 10 Frecuencia de fallas 1parada/ 2semanas 1 parada / mes 1parada/3 meses 11 Seguridad Muy peligroso Medio peligroso Sin peligro Variables a analizar y valores por categorías

6 2.2. CLASIFICACIÓN DE FALLAS DE EQUIPOS MÉDICOS Se clasifican los fallos en tres grupos: Periódicos de fácil detección (PFD) Periódicos de difícil detección (PDD) Aleatorios Para la selección del tipo de falla se trabajó con el criterio de los técnicos de electromedicina del hospital que actuaron como expertos, así como el personal de cada departamento y se estimó el tipo de falla de cada equipo. Este trabajo se realizó de manera cualitativa dada la inexistencia de hechos históricos para realizar esta tarea SELECCIÓN DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO Para la selección del sistema de mantenimiento a aplicar se trabajará con la siguiente tabla ( II ). CLASE A B C TIPO DE FALLA PFD PDD A PFD PDD A PFD PDD A TIPO DE MANTENIMIENTO Predictivo Preventivo Preventivo Predictivo Predictivo Predictivo Preventivo Preventivo Predictivo Preventivo Preventivo

7 Los criterios de selección antes mencionados se resumen a continuación: Si el fallo es de fácil detección y periódico, lo más conveniente es el mantenimiento predictivo, preventivo, correctivo, en ese orden a no ser que el equipo fuese Clase C (estrategia de costo mínimo) donde se recomienda un preventivo ya que se gastarían recursos en un predictivo cuando realmente no vale la pena. Si el fallo es de difícil detección y periódico se recomienda emplear mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo en este orden para equipos Clase A (estrategia de máxima disponibilidad); preventivo, correctivo para equipos Clase B (estrategia de falla mínima) y correctivo para equipos Clase C. No se valora como estrategia factible el predictivo por el alto costo en la detección del fallo, por lo que solo se recomienda para aquellos equipos que demandan alta disponibilidad. Si el fallo es aleatorio no se recomienda el empleo de mantenimiento preventivo debido a que se podrían desperdiciar recursos y/o alterar el funcionamiento de los equipos. En estos casos la estrategia más frecuente es el mantenimiento correctivo, sólo superado por el predictivo en aquellos equipos donde se precisa de una alta disponibilidad. No se emplea predictivo con más frecuencia por el hecho de que el fallo es aleatorio. El procedimiento expuesto se diseñó para equipos del área de electromedicina, pero es aplicable, en forma general, a cualquier equipo médico u otro tipo de equipo donde el factor riesgo sea un elemento fundamental, no obstante se recomienda valorar cada caso puntualmente ya que pueden existir equipos médicos donde el riesgo no sea un factor fundamental y la decisión se pueda tomar atendiendo a otro factor (ejemplo: costo, servicio, afecciones, entre otras). Por tales motivos la selección del tipo de mantenimiento estará dada por el análisis de otros factores que pueden o no ser los contenidos en el algoritmo antes mencionado. Para la utilización exitosa del procedimiento se necesita de una información confiable; ello requiere el desarrollo de un trabajo en grupo con personas con un elevado conocimiento de los equipos que se analizan, en cuanto al comportamiento de las variables contempladas en el algoritmo, con vistas a llegar al consenso en cada uno de los criterios analizados. [2] [3] [4] 3. SOFTWARE Por su carácter de actividad intermitente y por el gran volumen de datos que involucra, el mantenimiento requiere de una buena administración como condición indispensable para su manejo eficiente, tal vez en mayor medida que otras funciones que no están afectadas por semejante atomización de la información.

8 La posibilidad de un ágil acceso a sus archivos y la fluidez con que sean llevados a cabo su planeamiento, administración y control, son herramientas vitales para su gestión y desembocan naturalmente en la necesidad de usar un software para darles soporte. Sobre la base de estos conceptos se desarrolló un programa de apoyo al área de Operaciones, de gran utilidad en la organización y el funcionamiento del Departamento de Producción. El objetivo principal de un sistema integrado de mantenimiento radica en la realización, mediante el uso interactivo de la PC, de su planeamiento, programación, lanzamiento y control, con el propósito de mejorar la efectividad de la función. Sus prestaciones deben perseguir entonces finalidades técnicas, económicas (minimización de costos) y de administración de la gestión. Para el desarrollo del software se utilizaron las herramientas Apache como servidor web, MySQL como administrador de la base de datos, SQL como lenguaje de acceso a la base de datos y PHP como lenguaje de programación que permite crear contenidos dinámicos en páginas html OBJETIVOS DEL SOFT El sistema persigue objetivos tales como: Disponer de archivos técnicos actualizados y suficientemente completos. Posibilitar una consulta ágil de tales archivos. Confeccionar automáticamente el plan de mantenimiento preventivo. Planear la necesidad de mano de obra por especialidad. Administrar el mantenimiento mediante la emisión de órdenes de trabajo. Facilitar el armado de tales órdenes en pantalla, de manera que constituya una tarea simple y ágil. Realizar en forma dinámica la programación del mantenimiento, con el objeto de utilizar eficientemente los recursos disponibles para el logro de un mejor servicio. Viabilizar una administración con un mínimo de papeleo. Controlar el cumplimiento de lo planeado y programado. Controlar la efectividad del mantenimiento. Disponer de historiales por equipos.

9 3.2. DESARROLLO DEL SOFT De acuerdo con los objetivos planteados, el sistema desarrollado ofrece toda la información necesaria en el momento oportuno, reduce el trabajo administrativo para mantenimiento y brinda muchas otras ventajas indirectas. Existen dos categorías de usuarios y cada una posee un menú con opciones diferentes. El jefe de producción posee categoría 1, y los empleados de Operaciones tendrán todos categoría 2. Cuando un usuario del sistema carga su nombre de usuario y su contraseña, el programa controla en forma automática si es un usuario habilitado, si no lo es, no permite el acceso, de lo contrario, verifica automáticamente a que categoría pertenece dicho usuario y aparece en pantalla una botonera en el sector izquierdo de la pantalla con las opciones permitidas acorde a su categoría CATEGORÍA 1: JEFE DE PRODUCCIÓN El Jefe de Producción se encuentra habilitado para ver, cargar y modificar gran parte de los datos. Al ingresar al sistema, el menú permite gestionar sobre tres grandes grupos de datos: trabajos pendientes, trabajos realizados e información general TRABAJOS PENDIENTES El software permite ver todos los trabajos pendientes, buscarlos por personal, por equipo o por establecimiento, asignar personal y fecha de agenda a los trabajos de mantenimiento preventivo e ingresar al sistema los trabajos de mantenimiento correctivo en el momento que sean solicitados por una institución de salud. En el caso de que dicha institución no se encuentre registrada en el sistema, éste permite el acceso directo de la institución a través de una opción TRABAJOS REALIZADOS Los trabajos realizados por la empresa solamente podrán ser observados por el Jefe de Producción. Se podrán ver todos los trabajos realizados y buscarlos por establecimiento, por personal o por equipo INFORMACIÓN Los datos aquí presentados podrán ser observados y modificados y, además se permitirá el ingreso de nuevos datos al sistema. Se podrán ver los establecimientos cargados en el sistema y la información correspondiente a cada uno, como por ejemplo dirección, teléfono, director, etc.

10 Además, existe la opción de ingresar nuevos establecimientos al sistema y actualizar o corregir alguno de los datos ya registrados. Por otra parte, se podrá observar los departamentos de cada establecimiento, cargar nuevos departamentos a un establecimiento determinado, observar los equipos existentes e ingresar nuevos en un establecimiento cualquiera, y también observar los equipos y registrar nuevos en un departamento en especial de cualquier establecimiento. Se podrá observar, igualmente, un listado completo de toda la información de cada equipo cargado en el sistema, como por ejemplo tipo de equipo, marca, modelo, fecha de alta, ubicación, etc. Estos datos podrán ser actualizados o corregidos en caso de que se hubiese cometido algún error en el momento en que fueron cargados. Se mostrará también un listado con todas las tareas de mantenimiento propias de ese equipo; se podrán agregar tareas al listado. Además, se permitirá registrar nuevos equipos en el sistema. Los datos correspondientes al personal asignado a las tareas de mantenimiento también podrán ser observados y modificados y se permitirá, además, el registro de personal nuevo en el área de mantenimiento. La siguiente figura muestra una página con las opciones correspondientes CATEGORÍA 2: PERSONAL Cada empleado estará habilitado solamente para observar la información referida al desempeño de sus actividades. No podrá modificar datos y sólo podrá ingresar al sistema aquellas tareas que él mismo realice. El menú le permitirá operar sobre sus trabajos pendientes y los trabajos ya realizados.

11 TRABAJOS PENDIENTES Se mostrará un listado de las tareas que el empleado que haya ingresado al sistema posea pendientes de realizar, los equipos en los que debe realizarlas, los establecimientos y departamentos en que se encuentran los equipos, y la fecha cuando realizarlas. Una vez concluida alguna tarea, el empleado deberá grabarla por medio de una opción y, de esta manera, la tarea pasará de trabajo pendiente a trabajo realizado TRABAJOS REALIZADOS El empleado podrá ver todas las tareas que él haya realizado, y además, buscar las tareas realizadas en algún equipo en particular. Por último, el empleado podrá observar un listado con información de todos los equipos registrados en el sistema y tendrá acceso al manual de cada equipo. La siguiente figura muestra una página con las opciones correspondientes.

12 4. CONCLUSIONES En la determinación de los sistemas de mantenimiento a emplear en las entidades de salud, se aplican, por lo general, técnicas basadas en un solo criterio, las cuales no responden a las exigencias reales del mantenimiento. El procedimiento de selección del tipo de mantenimiento orientado al riesgo es una herramienta de gran utilidad en equipos médicos debido al alto nivel de riesgo que representa su fallo para los pacientes y/u operarios. Las soluciones propuestas en el presente trabajo son aplicables a todas las organizaciones de salud y demuestran la necesidad de replantear el sistema de mantenimiento de equipos del área de electromedicina en estas organizaciones. El procedimiento analizado conlleva a un constante seguimiento del comportamiento de las variables analizadas en el mismo y un registro eficaz de las intervenciones de mantenimiento. Esto es de vital importancia ya que a pesar de que el análisis realizado en este trabajo fue sobre una base cualitativa, dada la inexistencia de registros de los equipos, esto introduce a determinados márgenes de errores que pueden ser eliminados, obteniéndose como resultado una decisión más confiable. Con referencia al software, contribuye notablemente a la organización y dota a la institución que lo utiliza de flexibilidad, disminuye la burocracia, permite predecir y prevenir fallas traduciéndose esto en un ahorro significativo y permite el registro de todas las actividades, por lo que es de gran utilidad para el cálculo de valores estadísticos de aplicación, debido a todo esto, su utilización resulta de suma importancia. 5. BIBLIOGRAFÍA 1- Administración moderna del mantenimiento. Lourival Augusto Tavares. 2- Calidad total en mantenimiento: mantenimiento productivo. Rafael Uribe García. 3- Nuevo enfoque y acciones a seguir frente al mantenimiento hospitalario. Liborio Montaña. 4- Mantenimiento predictivo. Gilberto Ríos.

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