UF0321 APLICACIONES INFORMÁTICAS DE HOJAS DE CÁLCULO. 3. Introducción de datos en la hoja de cálculo

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1 UF0321 APLICACIONES INFORMÁTICAS DE HOJAS DE CÁLCULO. 3. Introducción de datos en la hoja de cálculo 23

2 INTRODUCCIÓN La hoja de cálculo Microsoft Excel admite una serie de tipos de datos, conocer los tipos y las reglas que tienen, es necesario para poder trabajar correctamente con ellos. En este capítulo aprenderá cuales son los tipos de Excel y como se insertan en la hoja de cálculo. 24

3 1. TIPOS DE DATOS 1.1. NUMÉRICOS Los datos de este tipo que introduzca en Excel deberán comenzar siempre por un carácter numérico (del 0 al 9), una coma decimal (,), un signo más (+) o un signo menos (-). Además, deberá tener en cuenta las siguientes reglas: No podrá introducir espacios para separar grupos de números. Excel lo interpretará como un rótulo. Podrá incluir puntos para separar unidades de millas, de millón, etc. El carácter que se utiliza como separador de decimales es la coma (,), en una configuración para el idioma español. También podrá introducir números utilizando notación científica ( ,03E+06 ó 3,03e6) Por último, podrá añadir el carácter tanto por ciento (%) a un número. El rango de valores que puede manejar Excel comprende cualquier número que se encuentre en el intervalo 1E-307 y 9,9999E+307. Por último, indicar que Excel podrá manejar números con hasta 30 decimales ALFANUMÉRICOS Los datos alfanuméricos son combinaciones de letras, números y caracteres de puntuación. La única limitación que impone Excel a los datos alfanuméricos es que nunca podrán exceder de caracteres. Ejemplos: Mañana tengo un examen Resultados positivos de las ventas anuales! B-15H897J 11 de mayo Excel permite que los datos alfanuméricos puedan empezar por un número, pero jamás podrán empezar por el signo de igualdad (=), un más (+) o un signo menos (-) ya que, en estos casos, Excel confundirá el rótulo introducido con una fórmula y mostrará un mensaje de error. 25

4 1.3. FECHA Y HORA Excel reconocerá las fechas y horas que introduzca en los formatos más utilizados. Para que Excel reconozca el valor que estamos introduciendo como fecha u hora, tan sólo tendremos que usar uno de los formatos válidos de fecha u hora reconocidos por Excel. Estos son, entre otros: 18/2/ Feb Feb (en este caso se utilizará el año marcado en el equipo) Feb-2008 (sólo se mostrará el mes y el año) 18 Febrero Feb 2008 Al igual que con las fechas, podrá introducir horas en Excel. Los formatos reconocidos por el programa son, entre otros: 18:54 18:54:32 6:54 PM 6:54:32 PM 18/2/08 18: FORMULAS Podrá introducir fórmulas en sus hojas de cálculo para realizar cálculos. Aunque Excel permite el uso de tres tipos de fórmulas (numéricas, lógicas y de cadena), las más usuales son las numéricas. Las fórmulas numéricas realizan cálculos sobre números. En ellas podrá utilizar cualquier combinación de los siguientes signos matemáticos: +, -, *, / y ^ (exponenciación). En general, todas las fórmulas que introduzca en Excel deberán comenzar por alguno de los tres caracteres comentados anteriormente (=, +, -). Uno de los hechos más destacables e importantes de las fórmulas es que no sólo pueden operar directamente sobre números (= ), sino que también podrá utilizarlas con direcciones de celdas (=A1 + A2), en este caso, Excel mostrará en la celda el resultado de sumar los valores contenidos en las celdas ahí nombradas FUNCIONES Los últimos datos admitidos por Excel son las funciones. Una función es una fórmula ya escrita y preparada para realizar cálculos y simplificar el uso de fórmulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de funciones. 26

5 La sintaxis de cualquier función es: = nombre _ función (argumento1; argumento2;...; argumento N) Las funciones siguen las siguientes reglas: 1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. 2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No hemos de dejar espacios antes o después de cada paréntesis. 3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 4) Los argumentos deben de separarse por ";" (punto y coma) Ejemplo: =SUMA(A1:C8) El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: = A1 + A2 + A3 + A4 + A5 +A6 + A7 + A8 + B1 + B2 + B3 + B4 + B5 + B6 + B7+ B8 + C1 + C2 + C3 + C4 + C5 + C6 + C7 + C8 Las funciones de Excel también pueden ser funciones específicamente desarrolladas para áreas concretas. Estas funciones realizan operaciones predefinidas que, en ocasiones, pueden ser de gran complejidad (por ejemplo, funciones matemáticas, estadísticas, financieras, etc.). 2. INTRODUCIR DATOS En una hoja de cálculo, los datos que introduzca en las hojas de cálculo se almacenarán en celdas específicas. Cada celda sólo puede contener un dato, por lo que si intenta introducir un nuevo dato en una celda que ya contenía uno, el segundo datos sustituirá al primero. Tras introducir los datos, el resultado lo podemos ver en la celda donde se han introducido y en la barra de fórmulas. Para introducir un dato en una celda siempre tendrá que realizar los mismos pasos: Sitúe el indicador de celda sobre la celda donde desee introducir el dato. Teclee el dato que desee introducir. 27

6 Por último, deberá pulsar Intro o alguna de las teclas de desplazamiento del cursor para finalizar la entrada, o bien la tecla Esc para anularla CREACIÓN DE UNA HOJA DE CONTROL DE INGRESOS Y GASTOS Para ilustrar como insertar algunos de los tipos de datos descritos en el punto anterior, vamos a realizar una pequeña hoja de cálculo de ejemplo que contenga diversos tipos de datos. Imagínese ahora que desea crear una hoja de cálculo que le permita controlar los ingresos y los gastos mensuales de un gimnasio. Lo primero que tendría que hacer sería crear el "esqueleto" de dicha hoja introduciendo los rótulos que la forman. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Desplace el indicador de celda hasta la posición D1. Escriba el dato alfanumérico Control de ingresos y gastos. Pulse la tecla Intro. Habrá introducido su primer campo alfanumérico en la hoja de cálculo. El indicador se habrá desplazado hasta la celda D2. En esta celda, introduzca ahora el valor Pulse Intro de nuevo. De esta forma tan sencilla, habrá introducido su primer dato numérico INTRODUCCIÓN DE DATOS NUMÉRICOS Y ALFANUMÉRICOS El proceso de introducir valores numéricos o alfanuméricos es idéntico. Para introducir un dato numérico o alfanumérico en su celda podrá pulsar la tecla Intro, las teclas de desplazamiento 28

7 del cursor o utilizar el ratón (haciendo clic en otra celda o sobre el botón Introducir). Excel alineará los datos alfanuméricos con el borde izquierdo de la celda mientras que los datos numéricos serán alineados inicialmente con el borde derecho. Si siguiésemos introduciendo datos alfanuméricos y numéricos nuestra hoja de cálculo quedaría de la siguiente manera: 2.3. INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS Ahora que tenemos los datos introducidos en nuestra hoja de cálculo, nos interesaría calcular de forma automática las sumas de los gastos e ingresos, así como la diferencia entre los ingresos y los gastos. En la celda B11 podríamos introducir la fórmula: = Esto no es aconsejable, ya que si cambiamos alguno de estos valores nuestra fórmula ya no sería válida. Deberemos utilizar una fórmula que haga referencia a las celdas, así pues, seguiremos los siguientes pasos: Desplace el indicador de celda a la posición B11 Teclee la expresión =B5+B6+B7+B8+B9+B10 (no se olvide de introducir el primer signo =, para evitar que Excel confunda la fórmula con un rótulo) y pulse Intro. Como verá si vuelve a situar el indicador de celda en la posición B11, en 29

8 el cuadro de contenido aparecerá la fórmula tal y como la escribió, mientras que en la celda se muestra el resultado. Para calcular el total de gastos debería introducir una fórmula similar a la que ya introdujo anteriormente, pero en lugar de sumar uno por uno el contenido de cada celda utilizaremos la primera función predefinida de Excel. Se trata de la función SUMA. Por el momento, tan sólo le interesará saber que esta función sumará el contenido de todas las celdas indicadas entre paréntesis a continuación del nombre de la función. Tan sólo deberemos indicar la primera y la última celda de todas las que queremos sumar separadas por el carácter dos puntos (:). La fórmula quedaría de la siguiente manera: =SUMA(B13:B19) Del mismo modo, para calcular la diferencia entre ingresos y gastos obtenidos durante el mes de enero, tendrá que restar 30

9 de los ingresos totales los gastos que haya tenido. Para ello introduciremos en la celda B21 la fórmula =B11-B EJERCICIOS PREGUNTA 1. Qué tipos de datos admite Excel? a) Alfanuméricos, numéricos, fórmulas, fechas y horas. b) Sólo admite valores y fórmulas. c) Sólo admite rótulos y valores. Respuesta: a PREGUNTA 2. Qué son los datos alfanuméricos? a) Son combinaciones de letras, números y caracteres de puntuación. b) Son combinaciones de letras y caracteres de puntuación. c) Son números, que también pueden admitir la coma decimal (,), un signo más (+) o un signo menos (-) Respuesta: a PREGUNTA 3. Qué son los datos numéricos? a) Son combinaciones de letras, números y caracteres de puntuación. b) Son combinaciones de letras y caracteres de puntuación. c) Son números, que también pueden admitir la coma decimal (,), un signo más (+) o un signo menos (-) Respuesta: c 31

10 PREGUNTA 4. Supongamos que en la celda A1 tenemos el valor 25, en la celda A2 tenemos el valor 4, qué fórmula no deberemos introducir en la celda A3 si queremos que contenga el resultado de sumar los valores de las celdas A1 y A2? a) A1+A2 b) =25+4 c) =SUMA(A1:A2) Respuesta: a (faltaría el signo = delante de la fórmula, ya que de no ponerlo Excel lo interpretará como un rótulo) EJERCICIO PRÁCTICO 1. Introduzca en su hoja de cálculo diferentes tipos de datos admitidos por Excel (numéricos, alfanuméricos, fórmulas, fechas y horas). Puede tomar como ejemplo la siguiente captura de un libro de ejemplo: 32