APLICATIVO IOPS PERFIL REFERENTE TÉCNICO

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1 Página: 1 de 15 APLICATIVO IOPS PERFIL REFERENTE TÉCNICO Manual De Usuario

2 Página: 2 de 15 Contenido 1. INTRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO Uso de Contraseñas Lineamiento Ambiental Hacia un Cultura CERO SI SE PUEDE. Lineamiento: Política Cero Papel. Directiva INT-1725 de 21 de marzo de Uso de Exploradores Para tener en cuenta ACCESO AL APLICATIVO REFERENTE TÉCNICO Verificaciones Aprobados Supervisión CERRAR SESIÓN...15

3 Página: 3 de INTRODUCCIÓN. El aplicativo Formatos Digitales, es un aplicativo que permite sistematizar los diferentes formatos utilizados por la entidad convirtiéndolos en formularios que pueden ser utilizados desde cualquier explorador de internet de versión reciente, estos formatos nos permiten la generación de documentos digitales.

4 Página: 4 de DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO 2.1. Uso de Contraseñas El usuario del sistema debe ser consciente que la contraseña es de uso personal e intransferible y es responsable por el manejo adecuado que de a la misma, la cual no deberá ser revelada, divulgada o expuesta por ningún motivo, evitando exponer a los sistemas informáticos de abuso intencional o accidental, cualquier acción que sea llevada a cabo bajo esta circunstancia no exime al funcionario de la responsabilidad por algún tipo de daño, pérdida, modificación, sustracción o eliminación de información sensible a la entidad. La asignación de contraseñas para el acceso y uso de las aplicaciones estará en cabeza de la Subdirección de Investigación e Información previa autorización formal del jefe del área. El usuario del sistema con acceso a estas aplicaciones es responsable por los cambios que se generen bajo su autenticación. Las cuentas de usuario, funcionarios y contratistas, que se desvinculen de la entidad, o que se les terminen sus contratos de prestación de servicios, se desactivaran de inmediato. Es responsabilidad de los Directores y Subdirectores de las diferentes dependencias informar oportunamente a la Subdirección de investigación e Información la creación, modificación y eliminación de las cuentas de usuarios Lineamiento Ambiental Hacia un Cultura CERO SI SE PUEDE. Lineamiento: Política Cero Papel. Directiva INT-1725 de 21 de marzo de La constitución Política de Colombia en su artículo 79, establece que: todas las personas tienen derecho a gozar de un ambiente sano. La ley garantizará la participación de la comunidad en las decisiones que puedan afectarlo. Es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines. Mediante la directiva presidencial 04 de 2012, se fortalece la política cero papel, como estrategia del Plan Nacional de Desarrollo Cero Papel que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos a favor del medio ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa. El acuerdo 489 de 2012 por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C Bogotá Humana, en su segundo eje un

5 Página: 5 de 15 territorio que enfrenta el cambio climático y se ordena alrededor del agua, determina dentro de su objeto y alcance ( ) Bogotá Humana reconoce La necesidad urgente que tiene el distrito de superar el modelo de ciudad depredador del medio ambiente ( ) se buscará reducir en forma permanente y creciente la generación de residuos en todas las actividades ( ) en el punto 5: Reducir la cantidad de basuras y escombros que produce la ciudad. Se promoverá el cambio en la cultura del tratamiento de las basuras en la ciudad tenga un nivel que permita la sostenibilidad ambiental de la ciudad. Por tal razón, se ha establecido el lineamiento para la implementación y apropiación de una CULTURA AMBIENTAL al interior de la Secretaría Distrital de Integración Social, donde los funcionarios y contratistas, apoyado desde el área de Gestión Ambiental, se comprometen a minimizar el impacto ambiental negativo, formulando el lineamientos hacia una cultura cero si se puede El objetivo general del lineamiento hacia una cultura cero si se puede, es generar una cultura ambiental dentro de la entidad, enmarcada en un sistema de mejora continua transversal a cada uno de los procesos que permita interactuar sinérgicamente con la misionalidad y el talento humano de la SDIS mediante la adopción e implementación de las políticas necesarias para el óptimo uso de los recursos (Residuos sólidos aprovechables, agua, energía y papel), enmarcado en un sistema de mejora continua e integral que comprende todos los elementos, componentes, procesos, actividades e individuos de las actividades misionales de la entidad, estableciendo cuatro políticas estratégicas: 1. Política Cero Papel 2. Política Cero Desperdicio de Agua 3. Política Cero Desperdicio de Energía 4. Política Cero Basura De acuerdo con lo anterior, se solicita a todos los funcionarios y contratistas de la entidad para que en el menor tiempo posible implementen el lineamiento y sus cuatro políticas estratégicas de la presente directiva, los cuales permiten desarrollar prácticas ambientales de prevención y mitigación de los impactos ambientales y el cumplimiento de los demás lineamientos, planes, programas y políticas emitidas por el Área de Gestión Ambiental Uso de Exploradores Para una mejor experiencia en el manejo de la aplicación se recomienda utilizar los siguientes navegadores: Google Chrome Mozilla Firefox Opera Safari

6 2.4. Para tener en cuenta PROCESO: Mantenimiento y Soporte Tic Página: 6 de 15 Desplazamiento: Desplazarse por el formato con la tecla Tab. Ubicación de la tecla Tab, en la siguiente imagen: Formato Fecha: Para los campos que soliciten fecha, utilizar el formato: DD/MM/AAAA, coloque en números el día, el mes, siempre usando dos (2) dígitos y el año con cuatro (4) dígitos. Explorador de Internet: Puede utilizar cualquier explorador de internet, para acceder al aplicativo, entre ellos puede encontrar: Internet explorer a partir de la versión 10, google chrome, mozilla firefox, entre otros. Si su equipo tiene instalado el sistema operativo Windows XP, por favor no utilice internet explorer, pues la máxima actualización que este explorador permite en este sistema operativo es la versión internet explorer 8. En este explorador el aplicativo no funciona debidamente. Se sugiere para estos casos la instalación del explorador: google chrome. Formato Número: Para los campos que soliciten valores, NO utilizar puntos, comas, ni ningún tipo de separador, esto es: si el valor que paga por salud el $ , escriba en el campo Tampoco utilice signo pesos ($) ó signo porcentaje (%). En caso de tener que utilizar decimales el tipo de separador recomendado es el punto (.). Tipo de Anexos: Es importante tener en cuenta que solo se puede cargar un archivo por cada tipo de anexo. Esto es, si el pago de salud y pensión contiene dos (2) recibos o dos (2) hojas, conviértalo en un solo archivo y adjúntelo. Debe seguir el mismo procedimiento si su bitácora de actividades contiene más de un archivo; conviértalo en uno solo para poder adjuntarlo al informe. Los archivos pdf que se carguen a cada informe NO pueden tener un peso superior a 2 megas. Si su archivo pdf, pesa más de 2 megas, el aplicativo le mostrara una ventana con un error y no le permitirá subir el archivo.

7 Página: 7 de ACCESO AL APLICATIVO Para ingresar al aplicativo digite en la barra de direcciones de su explorador de internet: iops.sdis.gov.co, seguido de la tecla: Enter. (Por favor ni digite o Aparecerá la dirección como aparece en la imagen a continuación: Una vez se valide la URL, aparecerá la siguiente ventana: Ingrese su usuario y su contraseña. De acuerdo con los lineamientos de la Subdirección de Investigación e Información, el usuario y contraseña que se utiliza en este aplicativo es el mismo que se utiliza en el aplicativo de inventarios. Siempre su usuario es su número de cédula. Si es la primera vez que va a ingresar, su contraseña es el número de cédula escrito al revés, esto es: Usuario: Contraseña:

8 Página: 8 de 15 En caso de olvido de contraseña, por favor haga una solicitud de cambio de contraseña, envíe un correo a la siguiente dirección: mesadeservicio1035@sdis.gov.co, escriba claramente su requerimiento, e incluya sus datos básicos: número de documento de identificación, nombre completo y de ser necesario incluya el número de contrato y la vigencia. También sea claro en cuanto al aplicativo que está utilizando o para el cual requiere el soporte. Cuando el usuario y la contraseña sean validados el aplicativo le mostrará el menú con la opción del formulario: F-AD-EC-02, seguido de la opción: Referente Técnico, como lo muestra la imagen a continuación, de clic sobre la opción Referente Técnico, se desplegaran dos (2) opciones, como lo muestra la imagen a continuación:

9 Página: 9 de REFERENTE TÉCNICO Una vez despliegue el menú de Referente Técnico, seleccione la opción Verificaciones Verificaciones El aplicativo le mostrará una lista que contiene los informes que se encuentran bajo su perfil; estos son los informes que le corresponde revisar y aprobar o no aprobar, de acuerdo con los lineamientos establecidos: Los datos que encontrara de cada informe, son: Número del contrato. Fecha del contrato. Nombre del contratista. Periodo de presentación del informe. Nombre del Supervisor. Anexos Aprobación.

10 Página: 10 de 15 Para empezar a hacer la aprobación o no aprobación de los informes haga clic sobre el botón Nuevo, este comando activa la edición del formato. Si Ud., no da clic sobre este botón no podrá iniciar la respectiva verificación. Ubique el puntero del mouse sobre el número del contrato que va a revisar y de clic sobre él. El aplicativo le mostrará una ventana con los datos que el contratista diligencio en datos generales y seguridad social del informe de ejecución: Para ver el archivo anexo que corresponde a los pagos de seguridad social, de clic sobre el icono correspondiente al anexo, se abrirá el archivo adjunto en una ventana o pestaña adicional dependiendo del explorador que esté utilizando:

11 Página: 11 de 15 Una vez realizadas las verificaciones pertinentes, procede a hacer la aprobación o no aprobación del informe de ejecución de cada registro en la columna Pasa Sí - No. Pasa Sí: El informe revisado cumple con las condiciones establecidas en los lineamientos y se aprueba por parte del Referente Técnico. El siguiente paso para este informe será la revisión y aprobación por parte del Apoyo a la Supervisión. Pasa No: El informe revisado NO cumple con las condiciones establecidas en los lineamientos y NO se aprueba. El informe se devuelve al contratista para que arregle el error encontrado por el Referente Técnico. Estos errores están clasificados en el cuadro gris de la imagen. El paso a seguir es que el contratista arregle su informe y lo vuelva a enviar, para una posterior revisión por parte del Referente Técnico.

12 Página: 12 de 15 Para la validar la información anterior, por favor Grabe. Ejecutada la acción anterior, ya sea que el informe se haya calificado con SI o NO, el registro desaparece de la lista y pasara al perfil explicado en los párrafos anteriores.

13 Página: 13 de Aprobados Supervisión La segunda opción del menú Referente Técnico, es: Aprobados supervisión: El aplicativo le mostrará un listado con los informes de ejecución que ya han sido aprobados por el supervisor y que proceden pago. Se sugiere a los Referentes Técnicos entregar los formatos MC-14 al Grupo de Gestión Documental, en el mismo orden que aparecen en esta ventana, con el fin de agilizar la recepción y aprobación por parte de funcionarios de Gestión Documental.

14 Página: 14 de 15 Cuando en la columna del informe de supervisión aparecen dos iconos, quiere decir que además del informe de supervisión mensual, ha generado el informe final de supervisión, para los contratos que tienen finalización durante ese periodo. Se sugiere a los Referentes técnicos, abrir el archivo y confirmar la información de este último informe, antes de ir a la ventanilla de Gestión Documental. Para estos casos deben adjuntar los paz y salvos correspondientes junto al formato MC-14.

15 Página: 15 de CERRAR SESIÓN Para cerrar su sesión, haga clic sobre la opción Salir, del menú. ELABORO REVISO APROBO NOMBRE Patricia Casas Rodríguez Virginia Alemán Casas Carlos Vladimir Cobo Ramírez CARGO Contratistas la Subdirección de Investigación e Información Subdirectora de la Subdirección de Investigación e Información Director de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico