PROCEDIMIENTO GESTIÓN COMPRAS DE INSUMOS VERSIÓN 4

Transcripción

1 1.- mbre GESTIÓN DE COMPRAS INSUMOS 2.- Objetivo Describir los pasos para llevar a cabo la formalización de las solicitudes de necesidades de adquisición de materiales, equipos o servicios. Límites del procedimiento: Inicia con Solicitud de Compra hasta la Solicitud al Proveedor los materiales, equipos o servicios adquiridos. 3.- Alcance Aplica solo para las Solicitudes de Compra de Equipos o Materiales para áreas específicas o de insumos de uso continuo. Áreas que intervienen: Departamento Administrativo y Financiero, Departamento de Logística. 4.- Reglas de Operación 1. Los procedimientos documentados deberán sujetarse a las siguientes disposiciones: Un procedimiento es vigente mientras no haya uno nuevo que lo supla o sustituya; por lo tanto se sigue aplicando aunque las fechas de autorización no correspondan a los del mes y año en curso. Un procedimiento actualizado es aquel que está vigente que responde a las necesidades y dinámica actual de la empresa. Un procedimiento es obsoleto cuando su contenido ya no responde a las necesidades actuales de la empresa o éste, se encuentra en desuso. 2. Las solicitudes de compra deberán contener las especificaciones correspondientes. 3. El Enc. De deberá consultar con el área solicitante en relación a las especificaciones y consultar la ficha técnica de materiales. 4. Se deberán tomar en cuenta los resultados de las evaluaciones de proveedores según listado de proveedores calificados al momento de elegir los proveedores de materia prima según su aplicabilidad. 5. El contará con 5 días laborables para la ejecución de la compra en cuestión, exceptuando los materiales de los proyectos marcados con prioridad alta, según corresponda, se establecerán los tiempos de ejecución de compras y se comunicaran por la vía correspondiente a las áreas solicitantes. 6. Las áreas solicitantes deberán marcar las solicitudes con las prioridades de compras establecidas. 7. El Enc. De será responsable de informar al Gerente General y/o a la áreas solicitantes sobre el estado o cualquier novedad de la compra en cuestión por la vía correspondiente según corresponda. 8. El Enc. De compras deberá realizar mensualmente un informe de medición en función de los indicadores de compras establecidos, se deberán tomar en cuenta las fechas de recepción de documentos en físico, o las fechas marcadas en la herramienta Active Collab. 1

2 5.- Responsabilidades Funciones DUEÑO DE PROCESO: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO- FINANCIERO: y Logísticas 6.- Definiciones: Palabra, frase o abreviatura Active Collab Materiales o Insumos de Consumos fijos Materia Prima para Producción. Prioridad de Insumos. Definición Plataforma de gestión de proyectos y de comunicación empresarial. Corresponde a los materiales considerados necesarios para la producción o diferentes tipos de actividades internas como mantenimiento, limpieza, tratamiento de equipos etc. Estos materiales deberán definirse dentro del procedimiento de Logística o Lay Out de Almacén, y allí se definirá un stock mínimo de estos para estar disponibles en el almacén. Corresponde a los materiales determinados necesarios para la producción de un proyecto o producto en específico, estos se compraran según las necesidades de producción, se podrán comprar por requerimientos de proyectos cargados en active collab o por solicitudes de compras según corresponda. Necesidad de compras que por su naturaleza, necesidad o requisitos establecidos por el cliente o compromiso de entrega establecido por la empresa deberá ejecutarse de manera inmediata.. INICIO 1. Encargados de área Solicitar compra Las áreas en donde surja la necesidad de la adquisición de Bienes o Servicios deberán tramitarlas a través de su encargado por medio de una solicitud de compras de bienes o servicios la cual se deberá realizar a través del Portal - Portal Printworks 2

3 . Printwork. La solicitud de compras deberá contener las especificaciones claras de los bienes a adquirir antes de ser remitidas al Depto. De. ta: - El área según la necesidad llena la solicitud en el portal. - Para los Materiales de uso continuo de los cuales se tiene inventario mínimo, es solicitado por el Enc. de Logística o quien este designe, por vía el Portal. El, deberá revisar la solicitud de compras emitida por cada área, y solicitará aprobación de la misma al Gerente General. En caso de que el Enc. De necesite especificaciones claras en función de los bienes a adquirir por proyecto cargado en Active Collab, solicitará confirmación de los materiales a utilizar al área solicitante, a través de correo electrónico. 2. Encargado de Revisar solicitud Por cualquiera de las vías definidas las solicitudes de compra deberán contener las especificaciones exactas aplicables de los materiales a adquirir. (Tamaño, medidas, marcas si aplican, color etc.) Tomar en cuenta la ficha técnica de materiales según su aplicabilidad. -Solicitud de compras -Fichas técnicas de Materiales. tas: - El Enc. de deberá realizar esta actividad En un plazo no mayor a 2 días laborables después de recibida la solicitud. - En Caso de ausencia del Gerente General, el Enc. del Depto. Financiero podrá autorizar las solicitudes de compras. - El Enc. De, podrá devolver la solicitud de compras si esta no contiene las especificaciones correspondientes. - Se tomará en cuenta los criterios de las prioridades compras indicados por solicitud. 3. Cotizar insumos El una vez aprobada la solicitud de compras deberá revisar el listado de proveedores calificados en relación a los materiales a adquirir. Según la solicitud de compras, se procede a solicitar cotizaciones con diferentes proveedores. Se deberán tomar en cuenta los criterios el listado de proveedores calificados, y la relación calidad precio de los bienes a adquirir. Listado de proveedores Calificados. Fichas técnicas de Materiales. 3

4 . Dependiendo de la complejidad de los materiales a adquirir, el Enc. de, podrá solicitar una muestra al suplidor cotizante la cual podrá socializar con el área solicitante o el Gerente General. Si el producto considerado está dentro de los insumos de producción, deberá ser del listado del proveedores calificados. Si el proveedor no se encuentra dentro del listado, deberá enviársele el formulario de Solicitud de Prestación de Servicio. Si el proveedor no cuenta con evidencia de un sistema de gestión de calidad deberá ser visitado por un auditorio para ser integrado al listado. Ver Procedimiento de Evaluación de Proveedores. tas: - En los casos de que los bienes a adquirir no se identifica que lo tenga ningún proveedor del listado de proveedores calificados, se podrá cotizar con otros proveedores. - Las solicitudes de compras, deberán tener al menos 2 cotizaciones de proveedores diferentes. Para la adquisición de materiales críticos como el caso del Papel, se tiene un proveedor único por lo tanto no es obligatorio cotizar con más proveedores. El elige el proveedor que ofrezca el mejor precio o el más conveniente según necesidad, tomando en cuenta la relación calidad-precio. (Muestras si aplica). 4. Selección de proveedor Genera la Orden de compras a través del Sistema Informático de contabilidad, Quickbook. en función de la solicitud de compra de Bienes. Se imprime y se solicita aprobación al Gerente General. Para la realización de las Órdenes de Compra, se deberán tomar en cuenta las especificaciones de los materiales a adquirir contenidas en la Solicitud de del Portal. Solicitud de. Cotizaciones. Muestras (Si aplica). Dependiendo de la necesidad, se podrá solicitar al proveedor una muestra de los bienes solicitados (si aplica). tas: - El Enc. de deberá realizar las actividades de Selección de proveedor y generación de Orden de de productos relacionados con la producción en un plazo no mayor a 1 hora después de recibida la aprobación de la solicitud de compras. Para las demás solicitudes, tendrá un tiempo de 8 horas laborables. 4

5 . 5. Gerente General Cotizacion validada? El Enc. De compras deberá explicar al Gerente General los detalles de las ordenes de compras a aprobar, para su revisión y la validación. Si, El Gerente General aprueba mediante firma la orden de compra. Continuar proceso., El Gerente General no aprueba la solicitud. El deberá iniciar el proceso, desde la actividad no. 3 del procedimiento.(selección de Proveedores/ Solicitud de Cotizaciones). Solicitud de. Cotizaciones. Muestras (Si aplica). Ordenes de. tas: - En Caso de ausencia del Gerente General, el Enc. del Depto. Financiero podrá autorizar las solicitudes de compras. 6. Remitir orden de compra El una vez aprobada la Orden de, se comunica con el proveedor, y le envía la orden de compra aprobada vía electrónica o física. Deberá coordinar con el proveedor los detalles con relación a la entrega de lo solicitado. ta: Orden de Compra aprobada - Se enviara copia de la Orden de Compra Aprobada al Logística, así como los detalles acordados con el suplidor en cuanto a la entrega, para su posterior recepción. - El Enc. De deberá realizar esta actividad en un plazo no mayor a 30 minutos a después de haber recibido la aprobación de la orden de compras. 7. tificar compra a logisitica El remite el expediente en físico de compras al Auxiliar de Contabilidad, para los fines procedentes. Orden de Compra Portal Printworks FIN 5

6 8.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Cód. Documento 1 Fichas técnicas de Materiales (Materia Prima) 2 Listado de Proveedores Calificados. 3 Procedimiento de Evaluación de Proveedores 9.- REGISTROS. Identificación Responsable Tiempo / Recuperación Confidencialidad Medio de Soporte Lugar / Responsable Disposici ón 1 Solicitud de compra de bienes o servicios Encargados de área Digital/ Portal Printworks/ aplica 2 Orden de interna Digital y Quickbook// Suplidor/ histórico 3 Cotizaciones (Si aplica) Cronológico Digital y / histórico 4 Factura del proveedor Suplidor/ Cuenta por pagar histórico 5 Listado de proveedores Digital/ aplica 10.- Descripción de Cambios Versión Fecha del Cambio Referencia del cambio Breve Descripción del Cambio /06/2016 aplica Versión Inicial /09/ Se elimina for. Solicitud de compras, se gestiona por el portal de printworks. 6

7 10.- Descripción de Cambios Versión Fecha del Cambio Referencia del cambio Breve Descripción del Cambio 3.0 Mayo 2017 Puntos 2,3,4,6,7,8,10,11 12,13,14 Se mejora el objetivo, se agrega especifican las entradas de solicitudes de materiales e insumos, se señala la gestión con eficacia de todo el proceso. Se redefine alcance del proceso. Se agregan reglas 2,3, 4,5,6,7 y 8 a la operación. Se hace entrar la intervención del área de logística en el proceso. Se agrega proveedor área de ventas y logística. 6. Se agregan insumos (Proyectos active collab). 7. se definen los productos como bienes adquiridos en vez de mercancía recibida. 8. se agrega como cliente al área logística. se agrega definiciones de Materiales de uso fijo y materia prima para producción de proyectos. Se agregan definiciones de prioridades de compras A y B. 11. Se redefine en las actividades del procedimiento, se establecen mecanismos A y B. como vías de compra para los diferentes tipos de materiales (Materiales de insumos de uso fijo y Materia Prima para producción de proyectos). Se agrega nota dándole potestad al Enc. de para devolver la solicitud en caso de ausencia de especificaciones. Se colocan tiempos de ejecución de compras divididos en los tiempos de elaboración de las actividades de aprobación de solicitudes y órdenes de compra entre otros criterios. Se define responsable de aprobación de solicitudes de compra antes de proceder a la ejecución de la misma. Se colocan dentro de las actividades puntos de control de solicitud de muestras a los suplidores en caso que aplique. Se eliminan las actividades de recepción de mercancía para ser agregadas en los procesos de logística correspondiente. Se eliminan las actividades de evaluación de proveedores para ser incluidas en el procedimiento de evaluación de proveedores. Se agregan tiempos de ejecución de actividades para la ejecución de las compras (5 días en total). Se hacen entrar documentos de referencia (Ficha técnica de mercancía, Listado de Proveedores Calificados). Se eliminan los registros de evaluación de proveedores y de recepción y entrada de almacén, para ser definidos dentro de sus procedimientos según corresponda. Se mejora la redacción en algunas actividades. 4.0 Octubre 2017 Encabezado Cambio del logo Aprobación Ezequiel Sierra 7