Guía de Usuario DIGITAL SMART SERVICES. Prime ERP. Iniciando. tus Compras

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1 Guía de Usuario DSS DIGITAL SMART SERVICES Prime ERP Iniciando tus Compras

2 ÍNDICE 1 ORDEN DE COMPRA DOCUMENTOS DE COMPRA NOTA DE INGRESO DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS AL PROVEEDOR SALIDA DEL PRODUCTO POR DEVOLUCIÓN CREAR GUÍA DE REMISIÓN A PROVEEDOR DIRECTO DEVOLUCIÓN GUÍA DE REMISIÓN DE PROVEEDOR PROVISIÓN DE NOTA DE CRÉDITO POR DEVOLUCIÓN... 31

3 1. ORDEN DE COMPRA Abrir la ventana de Orden de Compra con la ayuda del ícono Abrir Rápido.! Importante Este proceso se realiza cuando la compra al proveedor es a través de una Orden de Compra. Para crear una Orden de Compra hacer clic en el ícono. Ingresar los datos necesarios: N documento: es el número de orden de compra que genera el sistema automáticamente. Fecha de pedido: seleccionar la fecha en que se realiza el pedido formal de la orden de compra. Por defecto este campo es la fecha del sistema. Tercero: seleccionar al Proveedor de la Compra. 2

4 Dirección: Dirección de Proveedor, este campo se completa automáticamente al seleccionar el tercero. NOTA: En caso de no existir la dirección se deberá asignar la dirección correcta en la ventana Tercero. Almacén: seleccionar el Almacén donde se hará el ingreso de mercadería. Fecha Comprometida: seleccionar la Fecha el cual el proveedor se comprometió en entrega de mercadería. Método de Pago: seleccionar como la compra va a ser pagada. 3

5 Condiciones de Pago: seleccionar cuando la compra va a ser pagada. Se llena con las condiciones de pago por defecto del proveedor. Tarifa: Es importante seleccionar la tarifa ya que está determinará la moneda (Dólares, Euros o Soles) con la que pagará al proveedor. Para Guardar los datos de la Orden de Compra hacer clic en el ícono. 4

6 Ahora creará las Líneas, donde agregará los Productos de la Orden de Compra haciendo clic en Líneas, y luego clic en el ícono (Crear Nuevo). 2)Hacer clic en ícono Crear 1) Hacer clic en Líneas Ingresar la información del Producto: Producto: Seleccionar el producto para su Orden de compra. Cant. Pedido: ingresar la Cantidad del producto que se solicita. Imp. Línea: Este campo se calcula automáticamente, es el total de la Cant. Pedido por el Precio Unitario. 5

7 Unidad: Unidad de Medida del producto, se cargará automáticamente cuando seleccione un producto. Precio Unitario: ingresar el precio (por unidad) del producto que va a comprar, el precio se ingresa sin IGV. % Descuento: este campo es opcional, ingresar el descuento al producto. Impuesto: seleccionar el impuesto que aplicará el producto a comprar. Para este ejemplo seleccionaremos IGV. Si desea ingresar alguna Descripción del producto, hacer clic en la sección Más Información (Este campo es opcional y permite ingresar una descripción o detalle del producto y su compra). 6

8 Hacer clic en, para Guardar los datos ingresados. Se ha creado la Orden de Compra en Estado Borrador, con el Importe Total e Importe Total en líneas, Como muestra en la siguiente imagen: Hacer clic en ícono ventana:, para Registrar la Orden de Compra, obtendrá la siguiente Hacer clic en Aceptar 7

9 La Orden de Compra ha sido creada y su estado ha cambiado Registrado, también puede observar el total del importa a pagar por los productos. 2. DOCUMENTOS DE COMPRA Abrir la ventana de Documentos de Compra con la ayuda del ícono abrir rápido.! Importante Si no trabaja mediante Órdenes de compra el registro es directo desde Documento De Compra. Creando una FACTURA: Hacer clic en ícono Crear Registro de una Factura y llenar el formulario. 8

10 Documento Transacción: seleccionar el documento de compra, en este caso seleccionaré una Factura de Compra. Tipo de Documento de Factura de Compra: seleccionar el tipo de documento, para este caso será Factura. N Documento Físico: escribir el Número de Comprobante de Pago que fue emitida por el Proveedor. Tercero: seleccionar el Proveedor de la Compra. 9

11 Dirección: es la Dirección de Proveedor, este campo se completa automáticamente al seleccionar el tercero. Fecha de Facturación: ingresar la fecha en que fue emitida la Factura. Fecha de Recepción: ingresar la fecha en la cual la empresa recepcionó la Factura. Tarifa: Es importante seleccionar la tarifa ya que está determinará la moneda. Método de Pago: Se carga automáticamente cuando selecciona el tercero, en caso contrario de no saber un método de pago puede elegir Sin Definir. 10

12 Condiciones de Pago: seleccionar cuando la Factura de la compra será pagada. Fecha Contable: se genera automáticamente con la misma fecha de Facturación. NOTA: SOLO EN VERSIÓN ACCOUNTING Descripción: Este campo es opcional y permite ingresar una descripción o detalle de la Factura de Compra. NOTA: El siguiente procedimiento es utilizado para enlazar factura desde una Orden de Compra previamente registrada, en caso no trabaje mediante de Orden de Compra, inserte los productos de forma manual en la sección líneas. Hacer clic en documento queda en Borrador., para Guardar los datos ingresados. Observará que El Estado del 11

13 Hacer clic en el botón para agregar los Productos en la Factura. Obtendrá la siguiente ventana: ) Hacer Clic en Pedido, y selecciona la Orden de Compra. 12

14 2) Obtendrá la lista de Producto(s) de la orden de compra realizada, seleccionar el producto(s) que irá en la Factura de Compra haciendo clic en la casilla en blanco. 3) Hacer clic en ícono. Obtendrá el mensaje de Proceso Completado Satisfactoriamente en la ventana de Documentos de Compra, con estado Borrador y el importe a Pagar, tal como muestra en la imagen: 13

15 También podrá observar que los productos fueron agregados en Líneas. NOTA: Antes de Registrar el Documento de Compra Revise que su IGV coincida con el IGV del Documento del Proveedor, si no coincide, puede modificarse manualmente realizando los siguientes pasos: (1) Hacer clic en la pestaña. (2) Desactiva la opción Recalcular, como muestra la imagen: (3) En el Campo Impuestos ingresar el monto total del IGV calculado por el proveedor, (el IGV de la empresa debe ser igual al IGV del Proveedor). 14

16 1 3 2 Hacer clic en, para Guardar los datos ingresados. Hacer clic en ícono siguiente ventana:, para Registrar la Factura de Compra, obtendrá la Hacer clic en Aceptar 15

17 Finalmente, la Factura ha sido creada y Registrada, como se muestra en la imagen: 3. NOTA DE INGRESO Abrir la ventana Nota de Ingreso con ayuda del ícono Abrir rápido.! Importante Para crear una Nota de Ingreso, debe tener creado una Orden de Compra., o Documento de Compra. Creará un Nuevo registro haciendo clic en el ícono. Llenará los siguientes datos: 16

18 N documento, lo genera automáticamente el sistema. Número Interno para cualquier tipo de nota de ingreso, este número es correlativo. N Documento Físico: Si la nota de ingreso hace referencia algún documento de proveedor se puede ingresar el número de documento, caso contrario deje el campo con su valor por defecto. Para este ejemplo ingresaré el N de Guía de Remisión del proveedor. Fecha de Movimiento: seleccione la fecha que será ingresado el producto a almacén. Almacén: seleccionar el Almacén donde se dará ingreso a los Productos. Tercero: seleccionar el Proveedor de los Productos. Dirección: se llena automáticamente al seleccionar el Tercero. 17

19 Tipo de Movimiento: Es el motivo del ingreso del producto al almacén, por defecto se carga compra nacional. NOTA: Los tipos de movimiento Compra nacional y Compra de Importacion requieren un enlace obligatorio con una Orden de compra o Documento de compra. N orden de compra: ingrese la Orden de Compra de la cual proviene el Ingreso. Descripción, este campo es opcional, ingresar una descripción o detalle de la Nota de Ingreso. Hacer clic en, para Guardar los datos ingresados. 18

20 Luego hacer clic en ícono Obtendrá la siguiente ventana: para agregar los productos ) Hacer clic en Pedido, y selecciona la Orden de Compra Registrada. 2) Hacer clic en el ícono de Posición de Almacén, y seleccionar el almacén donde ingresarán los productos comprados. 19

21 (1) Seleccionar Almacén (2) Clic en Aceptar NOTA: Si el Almacén tiene configurado una Ubicación de Recepción por defecto, este se seleccionará automáticamente. 3) Seleccionar los productos que irán en la Nota de Ingreso haciendo clic en la casilla en blanco. 20

22 Seleccionar los productos Clic en Aceptar 4) Hacer clic en Aceptar. Obtendrá un mensaje en la parte superior indicando un proceso satisfactorio, ahora las líneas fueron creadas en la Nota de Ingreso, tal como muestra la siguiente imagen: Hacer clic en ícono siguiente ventana:, para Registrar la Nota de Ingreso, obteniendo la 21

23 Hacer clic Finalmente, la Nota de Ingreso ha sido creada y Registrada, como se muestra en la imagen: NOTA: si la Compra al proveedor se realizó con una Orden de Compra, la Factura de compra se creará desde la ventana Nota de Ingreso, a través del botón haciendo clic en el botón obtendrá la siguiente ventana: 22

24 Seleccionar Compra es en Soles, Dólares o Euros. Clic en Aceptar 4. DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS AL PROVEEDOR Abrir ventana Devolución a Proveedor, con la ayuda del ícono Abrir rápido. Hacer clic en ícono, para crear un nuevo Registro de Devolución a Proveedor. Ingresará los siguientes datos: N documento, lo genera el sistema automáticamente. 23

25 N de Referencia, ingresar el número Orden de compra o número de Factura emitida por el proveedor (documento de compra), de donde proviene la compra del producto(s) a devolver. Fecha de Pedido, seleccionar la fecha en que se realizó el pedido de devolución de productos al proveedor. Tercero, seleccionar el proveedor de los Productos a Devolver. Dirección, es la Dirección de Proveedor, este campo se completa automáticamente al seleccionar el tercero. Tarifa, seleccionar la Tarifa, si la compra se realizó en Soles, Dólares o Euros. Almacén, seleccionar el Almacén de donde saldrá los Productos a devolver. 24

26 Motivos de devolución, seleccionar el motivo por el cual el producto será devuelto. Para Guardar los datos ingresados hacer clic en el ícono. Observará que el Estado del documento queda en Borrador: Hacer clic en obtendrá la siguiente ventana: para seleccionar los Productos a devolver, Seleccionar el Producto(s) a Devolver haciendo clic en la casilla en blanco. 25

27 Se activa los campos: Devuelto, donde escribirá la cantidad de productos que serán devueltos, así como Precio Unitario y Motivos de devolución. Puede visualizarlo en la siguiente imagen: 1) Ingresar la cantidad a Devolver. 2) Hacer clic en Hecho Los Productos se han agregado en la Devolución a Proveedor, tal como se muestra en la imagen: 26

28 Para Registrar la Devolución a proveedor hacer clic en el ícono. Obtendrá la siguiente ventana: Hacer clic Finalmente, ha Registrado la Devolución a Proveedor, con Estado Registrado, como se muestra en la imagen: 27

29 5. SALIDA DEL PRODUCTO POR DEVOLUCIÓN 5.1 Crear Guía de Remisión a Proveedor directo En la ventana Devolución a proveedor seleccionar el documento que desea crear la Guía de remisión a Proveedor y hacer clic en ventana:, obtendrá la siguiente Ingresar el número de Guía de Remisión Hacer clic Ha creado la Devolución Guía de Remisión al Proveedor. 28

30 Para visualizar la Guía de Remisión al proveedor, debe realizar los siguientes pasos: Hacer clic en la sección. Podrá visualizar la Guía emitida al proveedor: 5.2 Devolución Guía de Remisión de proveedor. La Guía de Remisión al Proveedor, ha sido creado desde la ventana Devolución a Proveedor, puede visualizarlo también en la ventana Devolución a Guía de Remisión de proveedor. Abrir ventana Devolución a Guía de Remisión de Proveedor, con la ayuda del ícono Abrir rápido: 29

31 Obtendrá la todas las Guías registradas en el sistema: Hacer doble clic sobre la Guía de remisión de proveedor que desea visualizar: Para imprimir una cotización se da clic en el icono : 30

32 6. PROVISIÓN DE NOTA DE CRÉDITO POR DEVOLUCIÓN Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compraventa donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de productos. En este caso creará una Nota de Crédito por Devolución para acreditar la devolución de Productos determinados, por el concepto que se indica en la misma Nota de Crédito.! Importante Para Crear una Nota de crédito por Devolución debe tener registrado la Devolución a Proveedor. Registrando una NOTA DE CRÉDITO POR DEVOLUCIÓN: Abrir la ventana Documento de Compra con ayuda del ícono abrir rápido. Hacer clic en para crear un nuevo Registro de Nota de Crédito. Y llenar el formulario: Documento Transacción: seleccionar el documento de compra a crear, en este caso sería una Nota de Crédito por devolución. 31

33 Tipo de Comprobante de Compra: seleccionar el tipo de Nota de Crédito emitirá al proveedor. N Documento Físico: escribir el Número de Nota de Crédito que fue emitida por el Proveedor. Tercero: seleccionar el Proveedor quien emitió la Nota de Crédito. Dirección: es la Dirección de Proveedor, este campo se completa automáticamente al seleccionar el tercero. Fecha de Facturación: ingresar la fecha en que fue emitida la Nota de Crédito. Fecha de Recepción: seleccionar la fecha que la empresa recibió la Nota de Crédito. 32

34 Tarifa: Es importante seleccionar la tarifa ya que está determinará la moneda de la compra realizada al proveedor. Descripción: Este campo es opcional y permite ingresar una descripción de la Nota de Crédito, como por ejemplo el motivo. Y en la sección Información de Nota de Crédito/Débito ingresará los siguientes datos: Ref. a Tipo de Doc.: seleccionar el tipo de documento de Compra de los productos a devolver, en este caso seleccionaremos una Factura de Compra. 33

35 Referencia de documento: seleccionar el Documento que originó la compra de productos que se van a devolver. NOTA: Solo en el caso NO tenga el Documento de Compra registrado en el sistema, Habilitar la Referencia de forma manual, que se encuentra en la misma sección, como muestra la imagen a continuación: Para Habilitar la Referencia manual debe hacer clic en: Mostrando los siguientes campos que debe llenar: Referencia a Documento, ingresar el número de Documento de Compra a la cual hará referencia la Nota de Crédito (por ejemplo, el número de la factura que realizó la compra). Fecha del Documento, seleccionar la fecha en la cual fue emitido el documento de compra. 34

36 Para Guardar los datos ingresados hacer clic en el ícono del documento queda en Borrador.. Observará que El Estado Hacer clic en para agregar los Productos en la Nota de Crédito. Obtendrá la siguiente ventana:

37 1) Hacer Clic en Pedido, y selecciona la Orden de Devolución a Proveedor o clic en Entrega/Recibido y selecciona el Documento de Salida por Devolución. 2) Obtendrá la lista de Productos a devolver, seleccionar los productos que irán en la Nota de crédito haciendo clic en la casilla en blanco: 3) Hacer clic en Aceptar. Obteniendo el mensaje de Proceso Completado Satisfactoriamente en la ventana de Documento de Compra y podrá observar que los productos fueron agregados en la sección de Líneas. 36

38 Para finalizar hará clic en el ícono, y obtendrá la siguiente ventana Hacer clic 37

39 Obteniendo la Nota de Crédito Registrada, como se muestra en la imagen: 38

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