La mejor estrategia en organización de congresos y convenciones. Pablo Serrano México, 9 noviembre 2011
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- Ramón Luna Rubio
- hace 8 años
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1 La mejor estrategia en organización de congresos y convenciones Pablo Serrano México, 9 noviembre 2011
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3 Lema y tema principal
4 Fecha del Congreso
5 A TENER EN CUENTA: 1. Tamaño del congreso. 2. Número de salas. 3. Localización del centro. 4. El presupuesto. 5. Imagen del Congreso LUGAR DEL CONGRESO PALACIO DE CONGRESOS ESPACIO EVENTOS HOTEL
6 Elección de los conferenciantes
7 Diferencia tu Congreso-Networking
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9 Plan de patrocinio y Media Pack
10 Plan de Comunicación Pantallazos WEB Medios Publicidad Imprenta y cartelería Redes sociales
11 PÁGINA WEB DEL CONGRESO Creación y desarrollo de una web específica del evento: - Diseño, imagen del Congreso, colores corporativos. - Programa del Congreso. - Zona de inscripción, tarifas. Ediciones anteriores. - Ediciones anteriores. -Otra información de interés: programa acompañantes, cómo llegar, descuentos, patrocinadores, etc
12 SOFTWARE INCRIPCIONES ONLINE Creación de un Formulario de inscripción online personalizado: imagen del congreso, datos inscripción, datos facturación, tipología inscripciones, reserva de hotel, talleres, actividades sociales, etc Zona de administración: gestión de inscripciones, alojamiento, cobros, facturas, invitados, estadísticas, etc
13 PANTALLAZOS Creación de pantallazos y envío a su BBDD.
14 IMPRENTA Y CARTELERÍA
15 RELACIÓN CON LOS MEDIOS Elaboración de notas de prensa específicas del Congreso: antes, durante y después del Congreso. Contacto con los medios y convocatoria para asistir al evento.
16 PUBLICIDAD Elaboración de propuesta de presupuestos en diferentes medios Ubicación de publicidad en los medios generalistas más adecuados y también en especializados. Selección de otras webs donde ubicar banner del Congreso
17 REDES SOCIALES A través de las redes sociales tenemos la posibilidad de dar conocer los detalles y todas las novedades de nuestro evento, gracias a los contactos directos y fieles que obtenemos gracias a estos medios.
18 PRESUPUESTO Congreso Ejemplo de presupuesto preliminar de un Congreso de dos días de duración y una estimación de 200 asistentes en cuatro localizaciones diferentes.
19 BALANCE FINAL En el presupuesto general, no debemos olvidar todos los gastos que se puedan generar: -Gastos generales del congreso. -Gastos patrocinadores. -Gastos ponentes -Gastos organizador. Con estos datos seremos capaces de evaluar el balance final.
20 DÍS PREVIOS Y CELEBRACIÓN ORGANIZADOR DEL CONGRESO PERSONAL AUXILIAR RESTO DE PROVEEDORES GUIÓN INTERNO -MONTAJE -CONGRESO IN SITU MATERIAL PROMOCIONAL AUDIOVISUALES ZONA EXPO ZONA ACREDITACION MONTAJE SALAS Y CATERING
21
22 22
23 Asociacionismo: la clave de futuro del sector de congresos
24 Para recibir hay que dar
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26 Las Asociaciones crean valor a la Sociedad
27 Las Asociaciones ayudan a impulsar la prosperidad local, nacional e internacional
28 Conocemos realmente su impacto? 22 paises 1,1 billones de dólares 4,6% PIB G8
29 19 millones de personas
30 Sólo las empresas que se adapten a su entorno sobrevivirán Formación
31 Establecimiento de normas técnicas, códigos éticos y programas de certificación profesional
32 Información valiosa
33 O Cambiamos la realidad o la realidad nos cambiará Proyectos Innovación
34 Las Asociaciones no sólo pueden hacer un mundo mejor, sino que probablemente son las únicas que lo puedan hacer
35 Y QUE PASA CON LAS ASOCIACIONES EN EL MUNDO DE LOS CONGRESOS?
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37 NUESTRAS RECOMENDACIONES Menos asociaciones, mas grandes y sectores más unidos Como: fusión Cohesión desde foros publicos, universidades, empresas Como: hacer de la asociación el eje central de discusión e innovación Más profesionales en su gestión Como: formación y profesionalización staff. Externalización de servicios Mayor compromiso de los socios Como: más participación, riesgo y recursos Cambio de visión de los asociados Como: ver la cuota como una inverion no un gasto. Roi Politica más cercana al socio Como: introducir el marketing en la asociación Fomentar el papel de la asociación en la sociedad Como: apoyar desde arriba el asociacionismo
38 Y los asociados que piensan?
39 Acciones que esperan de la Asociación Ofrecer a tiempo información sobre el sector 46% Conectar entre los miembros 45% Fuente: ASAE & The Center for lidership, 2009
40 Cuál fue su primer conocimiento de la Asociación? Contacto Personal 77% Fuente: ASAE & The Center for lidership, 2009
41 Preferencias en recibir la información En revistas o boletines del sector 65% En conferencias o reuniones 63% Fuente: ASAE & The Center for lidership, 2009
42 Ahora, piensen por qué merece la pena asociarse
43 Sí, nos merecen la pena. Porque, Nos Apoyan, nos forman, nos informan, nos relacionan, nos defienden, nos lideran, nos permiten mejorar, innovar. Y nos permiten ver el bosque, no sólo nuestro árbol Pero también nos permiten ilusionarnos y emocionarnos
44 1.- Sentido de pertenencia. 2.- Mejor lugar de compartir experiencias y opiniones 3.- Estar en la Asociación te permite adaptarte mejor al cambio. 4.- La cuota de la Asociación no es un coste sino una inversión. 5.- Fomento de proyectos de innovación más arriesgada. 6.- Apoyo en la globalización de las empresas
45 Y cómo se sienten los miembros de una Asociación Empresarial?
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47 Porque las asociaciones pueden cambiar el mundo y lo podemos hacer sólo todos juntos
48 Los países más desarrollados casualmente tienen Asociaciones Empresariales desarrolladas, modernas y profesionales
49 Porque es la única manera de modernizar su sector de actividad Y por tanto de hacer crecer el país
50 Por qué es de interés para el mundo de los congresos?
51 Nº de asociaciones potenciales organizadores de congresos España : México: 400 Mundo: Fuente ICCA
52 Fuente ICCA
53 Juntos podrán alcanzar los proyectos más innovadores
54 Dar una imagen cohesionada de país
55 Crear una política y estrategia común del destino
56 Políticos Empresarios Universidades Administración Sociedad Sólo juntos se puede conseguir
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58 Sean ustedes los genios Hay seres humanos que dejan durante toda su vida que sean otros los que les pongan en movimiento, y hay personas que saben poner a otros en movimiento Sean audaces
59 KORAZZA es la primera compañía en España especializada en asociaciones empresariales y profesionales. MUCHAS GRACIAS KORAZZA está especializada en el desarrollo de asociaciones empresariales y sus ejecutivos. Korazzaejecutivos.com es el primer Club hispanohablante dirigido a los ejecutivos de asociaciones. KORAZZA es el desarrollador del Congreso de Ejecutivos de Asociaciones, la Revista Korazza exclusiva para ejecutivos de asociaciones y del Curso Superior de Dirección de Asociaciones Empresariales. KORAZZA trabaja actualmente con más de 500 asociaciones empresariales en España y Sudamérica.
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