Manual de Reserva de Salas de Reúnete

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1 Manual de Reserva de Salas de Reúnete El servicio Reúnete ofrece una plataforma de videoconferencia y mensajería instantánea para todas las Administraciones Públicas que estén interesadas. Gracias a este servicio se pueden mantener reuniones virtuales con básicamente una cámara Web en el equipo de sobremesa o una cámara Web con micrófonos en una sala, permite realizar mensajería instantánea, dar soporte a través de chat o videoconferencia a servicios internos u orientados al ciudadano, impartir formación,... En un futuro se podrán integrar las salas de videoconferencia actuales de los diferentes organismos, para que interactúen entre ellas, se integrará la plataforma con plataformas e-learning, permitirá grupos colaborativos,... Contenido Manual de Reserva de Salas de Reúnete Solicitar una sesión en Reúnete REGISTRO EN LA WEB DE RESERVAS RESERVA DE SALA CONFIRMACIÓN DE LA RESERVA Acceso a Reúnete REQUISITOS TÉCNICOS PRIMER ACCESO A REÚNETE Asistir a una sesión de Reúnete A TRAVÉS DEL PORTAL WEB A TRAVÉS DE UN ENLACE (CORREO ELECTRÓNICO) Antes de completar la conexión a la sesión Recomendaciones... 22

2 1. Solicitar una sesión en Reúnete Para poder utilizar el servicio Reúnete es necesario solicitar una sesión de videoconferencia en Reúnete, a la cual puedan agregarse los asistentes. La persona encargada de solicitar la apertura de sala (organizador) debe tener identificado qué tipo de sesión deseamos antes de crearla. Atendiendo a la moderación de la reunión existen dos tipos de sesiones: CON MODERADOR: Para acceder directamente como moderador debe ser usuario del LDAP de Red SARA, de lo contrario el organizador deberá iniciar sesión en los cinco minutos previos a la reserva y recibir el testigo de moderador. Podrá realizar todas las funciones propias de cualquier otro participante, y además algunas otras avanzadas con las cuales podrá moderar o gestionar la sesión según su criterio. Más adelante se detallan dichas funciones. AUTO-MODERADA: pensada para reuniones con pocos asistentes donde el transcurso natural de la reunión no necesita de rol moderador. Todos los usuarios podrán iniciar todas las funciones unilateralmente. Para crear una sala, el organizador debe entrar en la aplicación web de reserva de salas y realizar la reserva deseada. La primera vez que vaya a utilizar la herramienta debe registrarse en el apartado correspondiente con su dirección de correo electrónico. Si tiene algún problema o duda póngase en contacto con el Equipo de Red NEREA en la dirección A continuación se describe el proceso de registro y reserva de sala.

3 1.1. Registro en la web de reservas Para registrarse rellene el formulario que encontrará en el enlace correspondiente de la web. Enlace para registrarse Formulario de Registro El sistema enviará la solicitud de alta al equipo de Red NEREA que comprobará la veracidad de los datos y posteriormente usted recibirá un correo de confirmación del alta de usuario. El organizador debe pertenecer a la Administración Pública para que la solicitud de alta sea aceptada. En principio la verificación de la dirección de correo electrónico administrativo es suficiente, pero podrían establecerse más medidas de control en un futuro.

4 1.2. Reserva de Sala Para reservar una sala primero inicie sesión con sus datos de usuario. Ya estará acreditado en el sistema para crear nuevas peticiones de reserva o modificar las reservas que tuviera hechas.

5 Web de reserva de salas temporales El sistema seleccionará automáticamente la primera sala y mostrará las reservas existentes para dicha sala en el periodo de tiempo seleccionado. El código de color de la reserva, cuya legenda viene indicada en la parte inferior de la web, le indica si la sala reservada requerirá de un moderador o bien será automoderada.

6 Haga clic en la celda correspondiente al día y hora de comienzo de la reunión y se mostrará el formulario de reserva de sala. También puede hacer clic sobre una reserva ya creada, y si usted la creó, podrá modificar o eliminar dicha reserva. Si encontrase que todas las salas están ocupadas para la hora deseada póngase en contacto con el equipo de Red NEREA y éste le facilitará las credenciales de una nueva sala para dicha hora. Del mismo modo, si encontrase problemas con el acceso a la plataforma de reserva póngase en contacto con el equipo de Red NEREA Confirmación de la Reserva El organizador recibirá los datos de la sesión creada y el manual de usuario que podrá repartir entre los asistentes, éste contiene información detallada sobre la interfaz de usuario, así como el procedimiento para conectarse, aunque también está descrito con detalle en el presente manual. URL: SessionID: 2612 Contraseña para Asistentes: Czki4k2 Horario disponible: 31/10/2013 de 10:00 a 11:00 Ejemplo de datos de la sesión recibidos.

7 2. Acceso a Reúnete 2.1. Requisitos técnicos A continuación se indican los requerimientos mínimos que deben cumplir los dispositivos de los participantes para poder utilizar Reúnete: a) En caso de utilizar un PC o portátil: CPU Intel Centrino 1,6 GHz y 2 GB de RAM. Sistema operativo: Microsoft Windows XP, Windows Vista ó Windows 7. Dispositivos de audio y video junto con los drivers correctamente instalados. Se recomienda utilizar un puerto USB 2.0 para la conexión del dispositivo de video. Navegador web: Internet Explorer 6.01 ó superior, Firefox 2 ó superior, Netscape 7, Mozilla 1.6, Safari , Chrome para conectarse al servicio, y permisos de instalación/ejecución del plugin Spontania. b) En caso de utilizar un equipo Mac de sobremesa o portátil: Procesador Intel y 2 GB de RAM. Sistema operativo: MacOs 10.4 (Tiger), MacOs 10.5 (Leopard), MacOs 10.6 (Snow Leopard). Dispositivos de audio y video junto con los drivers correctamente instalados. Se recomienda utilizar un puerto USB 2.0 para la conexión del dispositivo de video. Navegador web: Mozilla 1.6, Safari y permisos de instalación/ejecución del plugin Spontania. c) En caso de utilizar un iphone o ipad: Modelos soportados: iphone3gs, iphone4, ipod itouch, ipad y ipad2. Sistema operativo: ios 4.2 o superior. Software Spontania descargado de itunes, en el Apple Store. d) En caso de utilizar un dispositivo Android: Modelos soportados: CPU con procesador set armv7 o compatible. Sistema operativo: Android 2.2 o superior. Software Spontania descargado de Google Play.

8 2.2. Primer acceso a Reúnete Introducimos la url en nuestro navegador y si es la primera vez que intentamos acceder nos aparecerá una pantalla de bienvenida que nos invita a instalar el software necesario. Al hacer clic sobre el botón instalar se iniciará la descarga de la aplicación. En el caso de un ordenador con sistema operativo Microsoft Windows y un navegador Internet Explorer, el usuario deberá realizar los pasos propios para la instalación de un componente ActiveX.

9 Tras la instalación automática del software (necesitaremos tener permisos de instalación) es posible que nos advierta que es necesario reiniciar nuestro navegador. En el caso de un equipo con sistema operativo Mac y navegador Safari, el usuario deberá realizar los pasos propios para instalar un paquete DMG. A partir de ahora, cada vez que accedamos a detectará que tenemos el software instalado y se nos presentará la interfaz web para acceso al servicio (en caso de volver a aparecer el botón azul de instalar cerrar todas las ventanas del navegador y volver a abrirlo).

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11 3. Asistir a una sesión de Reúnete 3.1. A través del portal web Por defecto la interfaz web nos presenta la opción de Asistir, de lo contrario debemos hacer clic en la solapa correspondiente. Tal como se muestra en la figura superior, el usuario asistente debe seleccionar la pestaña de Asistir, y en ella rellenar la siguiente información: SESIÓN: código numérico que identifica a la sala virtual de Reúnete donde va a tener lugar la sesión. USUARIO: campo alfanumérico en el cual el usuario puede identificarse con su nombre y/u organización que estará visible en la sesión.

12 Tras hacer clic en ENTRAR, en el caso de que la sala sea privada, nos mostrará un cajón de texto más para introducir la contraseña. Tanto si hay acceso restringido o no, una vez el asistente rellene correctamente los datos de conexión de la pestaña Asistir se le muestra una última página que se encarga de conectarle a la sesión de forma automática tras unos pocos segundos. La barra de azul de progreso de la parte inferior informa sobre el proceso de conexión y se puede visualizar más detalles pulsando la casilla con el mensaje de Mostrar proceso de actualización de Spontania.

13 3.2. A través de un enlace (correo electrónico) El organizador puede haber invitado a los asistentes a través de un correo electrónico que contenga un enlace a la sala, similar al siguiente: El cual nos llevará al mismo portal web con el campo sesión ya relleno para evitar errores a la hora de escribir el código de sala. Se procede de la misma forma que el acceso normal a la página web.

14 4. Antes de completar la conexión a la sesión Nota: El test que se explica en este apartado está disponible en Windows, no para la versión de Mac. En cualquiera de los procedimientos explicados en el apartado 3, y como paso previo antes de llegar a acceder a una sesión de Reúnete, al usuario se le muestra la posibilidad de realizar un test general de dispositivos y conectividad. Es muy recomendable realizar esta prueba tanto la primera vez que se utiliza Reúnete, como en el caso de que se hubiera realizado alguna sustitución sobre los dispositivos multimedia utilizados (micrófono, cascos o webcam) con el fin de que el usuario pueda certificar que su equipo está correctamente configurado para utilizar Reúnete correctamente. Pulsando sobre Comenzar test aparecerá la siguiente pantalla que ofrece unas pequeñas indicaciones para comenzar la prueba. En caso de pulsar sobre Saltar se podrá pasar por alto todo el test, o cuando se pulsara sobre alguna prueba concreta, se saltaría dicha prueba. Test de Audio:

15 Solo hay que seguir las instrucciones que se describen en las ventanas que aparecen a medida que el test va avanzando. 1º Altavoces; Nos aparecerá un listado de los dispositivos de audio disponibles en nuestro PC si elegimos la opción de Selección Manual de Dispositivo. Podemos también marcar la opción de Detección Automática y la aplicación nos informará con qué dispositivo de sonido se va a realizar la prueba de reproducción de audio.

16 Una vez esté seleccionado el dispositivo correspondiente se reproducirá una breve grabación al pulsar sobre el botón de Probar dispositivo. Si la locución la oímos correctamente, se puede pulsar en el botón de Sí, que nos llevará al siguiente paso. Si no escuchásemos correctamente la grabación, debemos pulsar sobre No y seleccionar otro dispositivo; y si no lo hubiese, nos informaría que nuestra tarjeta de sonido no funciona correctamente, lo que impedirá poder escuchar sonido durante la sesión. 2º Micrófono; una vez pasado el test de audio en los altavoces, pasamos a la siguiente pantalla que nos va a permitir comprobar el funcionamiento del micrófono. Para ello, debemos seleccionar en la pantalla el micrófono que queremos utilizar con Spontania a partir del listado de dispositivos de grabación de sonido que están disponibles en el PC.

17 Antes de seleccionar el botón de Comprobar Grabación y en función del dispositivo seleccionado de la lista, se podrá obtener visualmente cierta información de si dicho dispositivo está capturando sonido, viendo si oscila la barra verde situada a la derecha del micrófono seleccionado. En caso que estemos hablando y que dicha barra no oscile será recomendable probar con otra opción de micrófono diferente, en caso de que hubiera. Una vez se seleccione el botón de Comprobar Grabación lo primero que se solicita al usuario es la realización de una grabación breve hablando a ese micrófono. Esta grabación sucede durante el tiempo en el cual la banda ancha verde inferior esté en progreso, acompañado además por un mensaje de Grabando. Tras ello, el usuario podrá escuchar el sonido de dicha grabación, notificado además con la palabra Reproduciendo. Las siguientes imágenes reflejan estos pasos:

18 Una vez completados estos pasos si hemos oído correctamente nuestra voz y con una calidad y volumen adecuado, podemos finalizar la parte del test referente al Audio. Si no nos satisface el sonido que hemos escuchado, se podrá repetir esta prueba de micrófono hasta que consideremos que hemos seleccionado y ajustado correctamente el dispositivo de micrófono. Si no existiera un micrófono en el PC o no se consiguiera realizar la prueba de grabación de forma correcta, el resto de participantes no podría escucharnos durante la sesión. Test de Video: La siguiente prueba del test es la prueba de video, para lo cual es preciso disponer de una webcam o similar conectada al PC.

19 Al seleccionar la webcam a partir del menú desplegable que aparece en la parte derecha, deberíamos vernos o ver la imagen capturada por la cámara seleccionada. Adicionalmente si se desea, a partir de esta imagen el usuario podrá configurar y ajustar la calidad de la imagen (enfoque, etc). Tras ello, hay que pulsar el botón de Continuar para finalizar el test de vídeo.

20 En el caso de que el test detectara que la cámara web no captura imagen en el formato más idóneo para la plataforma, el usuario recibirá un aviso tal y como se muestra en la siguiente imagen para informarle de que su cámara podría no ofrecer un rendimiento óptimo durante la sesión, y que podría ser susceptible de experimentar algún error inesperado durante el uso de la aplicación en su PC. Test de Conectividad: Esta última prueba permite medir la velocidad de conexión de red del usuario extremo a extremo, es decir desde su puesto a la plataforma Reúnete central.

21 Si la prueba de conectividad no se supera, el participante no podrá conectarse a la sesión. Si accede a través de una red en la cual pudiera existir algún proxy (ej: desde su oficina), quizá necesite introducir los datos de configuración de proxy de esa red donde se encuentra. Si existe conectividad, podrá obtener un dato estimativo de la velocidad disponible tanto a nivel de subida como de bajada. Completada esta prueba, quedará finalizado el test de Reúnete. Si alguna de las pruebas no se completó con éxito, es recomendable que el usuario revise la configuración correspondiente a la prueba no superada e intente realizar el test de nuevo, para así tener la mejor experiencia de usuario durante el uso de Reúnete.

22 Si todas las pruebas se han realizado con éxito, observará una última ventana pequeña que le informará que está procediendo a completar la conexión. 5. Recomendaciones Se recomienda usar el servicio REÚNETE para evitar desplazamientos por reuniones. Es importante desactivar los micrófonos de los usuarios que no los estén utilizando con el objetivo de mejorar la calidad de sonido y activarlos únicamente cuando se vaya a hablar, sobre todo si son más de cuatro usuarios. Si la conversación es fluida sí se recomienda dejarlos activados para evitar molestias. Por otra parte se recomienda el uso del servicio en salas aisladas acústicamente, para no interferir con conversaciones cercanas.

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