Le indicamos los primeros pasos que deberá realizar para comenzar a trabajar con Gestinlib.

Transcripción

1 Gestinlib 1 / 148

2 Indice Introducción general... 5 Primeros pasos... 6 Introducción... 6 Elementos generales... 7 Campos... 7 Cuadros de lista... 7 Botones... 8 Información inicial... 8 Configuración de la aplicación... 8 Empresa... 8 Parámetros generales... 9 Configuración de IVAS Almacén Ventas SINLI Plataformas de libros Puesto de trabajo Fidelización de clientes Contadores Como añadir información Como modificar información Datos Iniciales Proveedores Conceptos de caja Inventario Maestros Libros Artículos Publicaciones Tarifas de precios Tarifas de artículos Actualización de precios de venta Asignación manual de artículos en tarifas Artículos en oferta de fidelización Lotes de artículos Proveedores Editoriales / Fabricantes Estados de libros Bancos Formas de pago Clientes Clientes Artículos en oferta de fidelización Vendedores Materias / Clasificaciones Conceptos de caja Ventas Tickets / Albaranes / Facturas de contado Registro de cobros y pagos Vales de caja / 148

3 Apertura de caja Informe de ventas Estadísticas Movimientos por artículos Informe de ventas y beneficios Pedidos de clientes Registro de pedidos Borrado de pedidos Informe de saldos de clientes Presupuestos Campaña de texto Colegios Lotes de libros por colegios Relación de cantidades a devolver Informe de colegios por libro Libros a examen Almacén Albaranes de Entrada/Devolución Gestión de depósitos Reposición de depósitos Liquidación de depósitos Rentabilidad sobre depósitos Control de vencimientos de novedades Borrador de pedidos a proveedores Pedidos a proveedores Reclamaciones a proveedores Gestión de facturas de proveedores Facturación de albaranes de proveedores Registro de facturas Listado de I.V.A. soportado Vencimientos de proveedores Inventario Informe de inventario Regularización de stocks Relación de stocks Etiquetas Etiquetas de reposición Códigos de barras Etiquetas de envío Etiquetas de correspondencia Plantilla de publicaciones Reservas de clientes Generación de publicaciones Facturación a clientes Registro de facturas Emisión de facturas Albaranes pendientes de facturar Facturación global Listado de I.V.A. repercutido Cartera Generación de recibos Registro de recibos Relación de recibos / 148

4 Generación de recibos periódicos Remesas Procesos Actualizar libros SINLI Envío / Recepción Configuración Bandejas Opciones para mensajes Enviar pedidos a proveedores Entradas de almacén Devoluciones de almacén Cambios de precios Fichas de libros CEGAL EN RED Recibir fichas de libros Recibir disponibilidad de stocks Recibir ranking de ventas Enviar fichas de libros Enviar ventas Enviar disponibilidad de stocks Enviar SMS Registro Plantillas Enviar mensaje Configurar el servicio SMS Búsquedas Libros, artículos y publicaciones Novedades Artículos resumida Copias de seguridad Importación de datos Cambios masivos en artículos Asignar localización en artículos G Configuración Nuevo mensaje Módulo kioscos Entradas de almacen Devoluciones de mercancía Preguntas frecuentes / 148

5 Introducción general El objeto del presente manual es iniciarle en la utilización de la aplicación informática Gestinlib para la gestión de su librería, papelería o kiosco. Como podrá comprobar, a pesar de las potentes prestaciones de la aplicación, su empleo resulta extremadamente sencillo, hasta el punto que cualquier persona con unos mínimos conocimientos del entorno Windows, en pocos minutos será capaz de manejar sin problemas los módulos principales del programa. Conozca los elementos generales En todos los formularios de la aplicación existen componentes generales que deberá conocer para saber como manejarse por la aplicación, como por ejemplo los distintos Botones de la aplicación. Que debe hacer para comenzar a trabajar Le indicamos los primeros pasos que deberá realizar para comenzar a trabajar con Gestinlib. Muy importante las copias de seguridad Una tarea importante pero no valorada son las copias de seguridad. Es un proceso que le llevará poco tiempo pero que puede salvarle en caso de romperse el ordenador. Histórico de actualizaciones Compruebe todos los cambios que se han sucedido en las distintas versiones del programa consultando el fichero Histórico de actualizaciones Manual de Gestinlib en pdf Si desea descargar el manual de Gestinlib en formato pdf, haga clic aquí. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites 5 / 148

6 Primeros pasos Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create HTML Help, DOC, PDF and print manuals from 1 single source Introducción Para poder utilizar los módulos del programa, previamente deberá cumplimentar mínimamente los archivos relacionados con el menú de maestros, a excepción de libros, artículos y publicaciones, que deberá darse de alta por inventario si ya dispone de un stock desde hace tiempo, o directamente en las entradas de almacén si comienza con su establecimiento ahora. Cuando se inicia la aplicación, verá primeramente el área básica de trabajo que el programa le presenta. LA PANTALLA Las figuras que ilustran este apartado nos muestras las partes más importantes de la pantalla en las que se encuentra dividido el programa nada más cargarlo. BARRA DE MENUS Es una lista de las diferentes opciones de menús con una letra subrayada que es la "clave de acceso" a esa opción desde el teclado, en combinación con la tecla Alt. Estos menús se abren para elegir las diferentes opciones que cada uno de ellos le proporciona. BARRA DE HERRAMIENTAS Proporcionan acceso inmediato con el ratón a los mandatos del programa más utilizados. Incluye etiquetas de ayuda para cada botón de la barra de herramientas, haciendo más sencillo su identificación por el usuario. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy EPub and documentation editor 6 / 148

7 Elementos generales Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EBooks Campos En ellos se muestra la información del registro en uso. En ellos podemos introducir directamente la nueva información o modificar la ya existente. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free PDF documentation generator Cuadros de lista Se utilizan para mostrar y seleccionar una de entre varias series de opciones disponibles en un campo determinado. Para visualizar las posibles opciones haremos clic en el ratón sobre la flecha hacia abajo. También puede introducir las primeras letras del concepto que buscamos, esto hará que la ventana se abra y se posicione sobre la opción que comience por las letras que vamos escribiendo. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create iphone web-based documentation 7 / 148

8 Botones Estos botones forman una barra de herramientas de actúa sobre el fichero que se esté mostrando en ese momento. Los botones comunes en cualquier opción de la aplicación son los siguientes: Nuevo. Inicia la introducción de un nuevo registro. (Ejemplo: un nuevo cliente). Al hacer clic sobre él, vacía el contenido de todos los campos de la pantalla y posiciona el cursor sobre el primero. Podrá seleccionarse pulsando la tecla Insert o la opción del menú Edición - Nuevo. Eliminar. Permite eliminar una ficha del archivo actual. Solicita siempre confirmación antes de proceder al borrado definitivo del registro. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL+E o la opción del menú Edición - Eliminar. Grabar. Hace que se grabe automáticamente en el disco duro cualquier información introducida nueva o cualquier cambio realizado en la información de la pantalla. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL +G o la opción del menú Edición - Grabar. Anular. Cancela los cambios realizados en la información de la pantalla o la entrada de un registro nuevo. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL+A o la opción del menú Edición - Anular. Modificar. Permite modificar la información de la pantalla del registro actual. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL+M o la opción del menú Edición - Modificar. Imprimir. Muestra una relación, tanto por pantalla como por impresora, de los registro que le indiquemos en las condiciones de la pantalla de impresión. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL+I o la opción del menú Archivo - Imprimir. Buscar. Da opción mediante un cuadro de diálogo, a buscar un registro determinado, introduciendo parte del texto del mismo. Por ejemplo, para buscar un cliente llamado LOPEZ, bastaría con introducir LOP y nos encontraría todos aquellos que en alguna parte del nombre la cadena indicada. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL+B o la opción del menú Archivo - Buscar. Salir. Permite salir de la opción actual y regresar a la pantalla inicial de la aplicación o a la opción anterior si tenemos varias abiertas al mismo tiempo, es decir, podremos tener el fichero de clientes y ventas abiertas a la vez. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL+F4 o la opción del menú Archivo - Salir. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iphone web sites made easy Información inicial Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring environment Configuración de la aplicación Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation Empresa Los primeros datos que nos muestra son los datos personales que se utilizarán para los informes de tickets, facturas, albaranes, pedidos, etc. 8 / 148

9 Otros datos Activar módulo para kioscos: Activaremos este parámetro sólo en el caso de que utilicemos este módulo, ya que el programa tiene un funcionamiento distinto en el caso de estar activo. Activar módulo de precios por tarifas: Este módulo habilita la posibilidad de tener tantas tarifas como queramos en los artículos, para ver la diferencia entre uno y otro acceda a la ayuda sobre el Maestro de artículos Activar base de datos de novedades: Activaremos esta casilla en el caso de haber contratado el módulo de actualización de novedades. Si es así deberá realizar los pasos del documento de apertura de puertos que tiene disponible en el apartado de descargas de manuales en nuestra web Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create iphone documentation Parámetros generales Artículos Generación del código de barras: Datos para la generación del código de barras automático para aquellos artículos que no tengan y queramos asignarle uno. Esto se realizará desde el maestro de artículo, pulsando el botón + que hay a la derecha de la casilla del código de barras. Margen de beneficio: Porcentaje de beneficio a aplicar a los artículos en el momento de darlos de alta para calcular el precio de venta. Libros Crear editoriales: Si activamos la casilla, el programa asignará el código de editorial extraído del ISBN en la ficha del libro, y si no existe la creará con este código. Esto conlleva poder tener varias fichas de la misma editorial, una por cada uno de sus códigos de ISBN, pero el proceso se automatiza. Si por el contrario queremos asignar nosotros el código de cada editorial para tener una única ficha, desmarcaremos esta opción. 9 / 148

10 Texto: Estos valores sólo se aplicarán a los libros de texto en cesión. Indicaremos los valores de incremento necesarios para calcular el precio de venta de forma automática cuando creamos el libro. Generales Tipo de copia de líneas: El programa incorpora la posibilidad de copiar líneas de artículos entre distintos documentos, podremos indicar cual será el tipo de documento de origen por defecto cuando realicemos esta operación. Fecha de inicio para estadísticas: Podremos indicar una fecha de inicio para mostrar las estadísticas de un artículo. Esto nos puede servir para cuando realizamos un inventario, que comience a comprobar los movimientos y stocks calculados a partir de dicha fecha. Abrir el gestor de Con esta opción podremos indicar a Gestinlib si debe abrir el gestor de envíos en el momento de genera el o no. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free HTML Help documentation generator Configuración de IVAS En este apartado se relacionan los distintos porcentajes de IVA con los que trabajaremos. Si en nuestro caso no aplicamos recargo, no deberemos modificar dicho recargo, ni crear tipos de IVA sin recargo, ya que el programa se encargará de realizar los cálculos de los importes en función de cómo realicemos la venta, si sólo con IVA o con IVA + RECARGO. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iphone web sites made easy Almacén 10 / 148

11 Albaranes Controlar las cantidades máximas a devolver a los proveedores: Activando esta opción el programa nos avisará cuando intentemos realizar una devolución a un proveedor de cantidades superiores a las entradas. Marcar las entradas de almacén...: Activando esta opción, cuando realicemos una devolución manual de artículos, buscará el albarán de entrada y lo marcará como devuelto. Mostrar la ficha de ampliación...: Activando esta opción nos mostrará siempre la ficha del artículo que estemos introduciendo en el albarán, sea nuevo o no. Cambiar el precio en la ficha del libro...: Este parámetro nos cambiará de forma automática el precio de la ficha del libro o plantilla de publicación, cuando se lo cambiemos en la entrada de almacén. Esto nos evitará tener que buscar la ficha para realizar el cambio de forma manual. Cambiar el precio en la ficha del artículo...: Este parámetro nos cambiará de forma automática el precio de la ficha del artículo cuando se lo cambiemos en la entrada de almacén. Esto nos evitará tener que buscar la ficha para realizar el cambio de forma manual. Pedidos Controlar las cantidades recibidas...: Cuando estamos realizando una entrada de almacén, buscará y marcará el pedido a proveedor correspondiente con las cantidades recibidas. Asignar descuentos...: Activar esta casilla si queremos que en los pedidos a proveedores aparezcan los descuentos que nos hacen. General Facturación parcial...: Algunos proveedores nos facturan de forma parcial los albaranes de mercancía, si es nuevos caso, activar esta casilla para que en el momento de facturar los albaranes podamos seleccionar que artículos nos están facturando. Avisar de que clientes nos pidieron libros desde las entradas: Si está activo, cuando realicemos la entrada de almacén de un artículo que ha sido pedido por un cliente, nos mostrará una relación de todos los clientes que nos lo pidieron, para así poder realizar la reserva. Añadir todas las tarifas...: Si tenemos activado el módulo de tarifas por artículos, si activamos esta casilla, añadirá todas las tarifas creadas al artículo nuevo de forma automática. Pedidos Tipo de impuestos: Tipo impositivo que nos aplican los proveedores en los albaranes de entrada. 11 / 148

12 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce Kindle ebooks easily Ventas Formulario de ventas Avisar cuando el stock...: Activar esta casilla para que el programa nos avise cuando nos quedamos sin existencias del artículo que estamos vendiendo, con posibilidad de generar pedido a proveedor. Venta continua: Activar esta casilla para que el formulario de ventas esté en forma de venta continua. Preguntar el vendedor: Activar esta casilla si queremos controlar el vendedor de cada venta. Buscar artículos en ventas...: Para acceder a un artículo podemos utilizar el signo + seguido del código de artículo. Si no queremos tener que utilizar este símbolo para acceder al artículo activaremos la casilla. Sólo sirve para artículos con código de 4 caracteres o menos. Forma de pago por defecto...: Forma de pago por defecto que se asignará a las facturas de contado generadas en ventas. Al grabar un ticket negativo: Cuando realizamos una venta donde el total es negativo, podemos indicar que nos grabe un registro de vale canjeable para posteriores ventas del cliente o que nos pregunte si queremos grabarlo para esa venta o que no haga nada. Tiempo de espera...: Cuando finalizamos una venta, el programa nos mostrará una ventana con el importe a devolver al cliente, podemos asignar el tiempo que permanecerá abierta esta ventana, si no queremos que aparezca indicar el valor 0. Informes Tener en cuenta las ventas sin numerar...: Activar esta casilla cuando queramos que aquellas ventas que no hemos numerado, por ejemplo, por ser un acumulado de un cliente, se tengan en cuenta en el diario y arqueo de caja. 12 / 148

13 Tener en cuenta las facturas...: Activar esta casilla si queremos que en el informe de saldos de clientes aparezcan todas las ventas realizadas al cliente o sólo nos muestre las que hemos realizado a crédito. Modo gráfico Pantalla de ventas en modo gráfico: Activar esta casilla para mostrar la pantalla de ventas del tipo pantalla táctil. Artículos seleccionados para acceso rápido: Indicaremos los códigos de los artículos que queremos que nos muestre en los iconos de acceso rápido en la pantalla de ventas gráfica, si el artículo tiene imagen asociada se mostrará esta, sino, se mostrará la descripción corta. Podemos buscar los artículos pulsando F9 en la casilla o el botón... Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate EPub ebooks with ease SINLI Datos asignados por FANDE para poder trabajar con el sistema SINLI. Datos de envío Si trabajamos con las plataformas CEGAL en RED, Librerías L o LibriData para el envío de información, asignaremos los datos de identificación de cada plataforma. Si deseamos que el programa de forma automática realice los envíos de información automáticamente, marcaremos la casilla de Activar envíos automáticos en las plataformas que queramos esta opción. Envíos automáticos Si hemos marcado la casilla de Activar envíos automáticos en alguna plataforma tendremos que indicarle los siguientes datos: Puesto de envío: De todos los ordenadores conectados al programa, por cual queremos que se realice el 13 / 148

14 envío. Hay que tener en cuenta que este ordenador debe estar con Gestinlib abierto para poder realizar este proceso. Hora de envío: Hora del día en la que queremos realizar el envío. Ultimo envío: Fecha y hora de la última vez que se enviaron datos. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation Plataformas de libros Asignaremos los datos necesarios para la descarga de fichas de libros tanto de CEGAL EN RED como DILVE. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate EPub ebooks with ease Puesto de trabajo Este apartado lo tendremos que configurar para cada uno de los ordenadores con los que trabajemos con Gestinlib. 14 / 148

15 Usuario: Será asignado por el programa cuando se accede por primera vez al programa en el ordenador. Identificación de esta caja: Podemos numerar cada uno de los ordenadores con un número de caja, para así poder realizar cuadres de caja de cada uno de ellos de forma individual. Ventas Imprimir siempre al confirmar...: Activar esta casilla si queremos que al pulsar intro en la pantalla de confirmación de venta se imprima el ticket, si no está marcada, la venta se grabará y pasará a una nueva. Serie por defecto...: Podremos indicar la serie de documentos con la que trabajará cada caja. Tipo de venta por defecto: Indicaremos el tipo de venta (Ticket, albarán, factura) por defecto para cada nueva venta. Impresoras Impresoras por las que imprimir los distintos formatos de venta, y el número de copias de cada documento. Podremos indicar distintos tipos de serie para los distintos documentos de ventas, tickets, albaranes y facturas de contado. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create HTML Help documents Fidelización de clientes Desde este apartado podremos activar y configurar el sistema de puntos para la fidelización de clientes. 15 / 148

16 Sistema: Podremos indicar si queremos que el cálculo se realice por puntos o por un importe determinado de la venta. Cálculo para ventas: Indicaremos si el cálculo de los puntos o importe se realice individualmente por artículo o por el total de la venta. Por artículos: En este apartado indicaremos para los distintos artículos de la venta como queremos realizar el cálculo de los puntos o importe. o Asignación fija. Marcaremos el número de puntos o el importe para cada tipo de artículo. o Asignación por tramos. Indicaremos por cada importe de venta determinado cuantos puntos o importe corresponden. Por total venta: Indicaremos por cada importe de venta determinado cuantos puntos o importe corresponden. Validación de puntos: o Periodo de puntos válidos. Días en los que estarán vigentes los puntos antes de caducar. o Valor de los puntos. En el caso de utilizar el sistema por puntos en vez de por importe de venta, cual es el valor en euros de cada punto. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Web Help sites Contadores Desde esta opción indicaremos los distintos contadores para los documentos a generar. Para acceder a esta opción haga un clic sobre la opción del menú general Herramientas - Contadores. Varios El apartado importante de esta sección será el contador de Clientes / Proveedores. Estos contadores nos servirán para numerar los clientes y proveedores de forma automática. 16 / 148

17 Para activar esta opción, pulse sobre las casillas de Numeración automática de clientes y proveedores. Los campos de dígitos servirán para indicar al programa el número de cifras que queremos que contenga el código, es decir, si indicamos 5 (por defecto) nos numerará con el código 00001, si indicamos 3 nos numerará con el código 001. Este dato es muy importante ya que en el caso de no indicar contador automático o cifras del código, el programa ordenará los códigos por el primer dígito, es decir, el número 100 se mostrará antes que el número 20. Ventas En este apartado indicaremos los contadores para los documentos generados de ventas. Cambio de año Al activar esta casilla para cada documento, le estaremos indicando al programa que, cuando cambie el año, vuelva a empezar el contador desde el número indicado en la casilla de cada tipo de documento. IMPORTANTE: Si se dispone de más de una tienda, es conveniente indicar un contador distinto para cada una. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation Como añadir información 1. Haremos clic con el ratón sobre el botón Nuevo. El cursor se situará sobre el primer campo de la clave, en ese momento deberemos introducir la información correspondiente del nuevo registro. Para pasar de un campo a otro deberemos pulsar la tecla TABULADOR representada en el teclado por dos flechas en direcciones opuestas, arriba de la tecla de bloqueo de mayúsculas. En cambio para volver al campo anterior pulsaremos MAYUS + TABULADOR. La tecla MAYUS está representada en el teclado por una flecha hacia arriba, debajo de la tecla de bloqueo de mayúsculas y debajo de la tecla INTRO. Para desplazarnos directamente a cualquier campo, la forma más sencilla es hacer clic con el ratón sobre el campo que deseemos activar. 2. Cuando terminemos de introducir la información de la nueva ficha, haremos clic sobre el botón GRABAR. Si en cualquier momento decidimos anular la introducción del nuevo registro haremos clic sobre el botón ANULAR. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create iphone web-based documentation 17 / 148

18 Como modificar información 1. Localizaremos el registro que queremos modificar. La forma más rápida para ello es utilizando la opción de buscar. Una vez localizado, haremos clic con el ratón sobre el registro que deseamos modificar y pulsaremos Intro. 2. Una vez en la pantalla de datos, pulsaremos el botón MODIFICAR y cambiaremos los datos que deseemos. 3. Ya realizados todos los cambios de la ficha, pulsaremos sobre el botón GRABAR, para que se almacenen las modificaciones realizadas. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iphone web sites made easy Datos Iniciales Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured Help generator Proveedores Los primeros datos a crear serán los proveedores. Este dato nos servirá para poder realizar el inventario y/o las primeras entradas de almacén. Para acceder a esta opción pulsaremos sobre el menú Maestros Proveedores. 1. Haremos clic con el ratón sobre el botón Nuevo. El cursor se situará sobre el campo código, si deseamos que el programa lo numere automáticamente lo dejaremos en blanco, sino, indicar el código deseado. Para pasar de un campo a otro deberemos pulsar la tecla TABULADOR representada en el teclado por 18 / 148

19 dos flechas en direcciones opuestas, arriba de la tecla de bloqueo de mayúsculas. En cambio para volver al campo anterior pulsaremos MAYUS + TABULADOR. La tecla MAYUS está representada en el teclado por una flecha hacia arriba, debajo de la tecla de bloqueo de mayúsculas y debajo de la tecla INTRO. Para desplazarnos directamente a cualquier campo, la forma más sencilla es hacer clic con el ratón sobre el campo que deseemos activar. 2- Otros datos. En este apartado podremos indicar, el porcentaje de devolución para texto, el número de decimales con los que trabaja el proveedor en albaranes y facturas. 3- Direcciones. Podremos crear tantas direcciones de envío, facturación, etc. que disponga el proveedor. 2. Cuando terminemos de introducir la información de la nueva ficha, haremos clic sobre el botón GRABAR. Si en cualquier momento decidimos anular la introducción del nuevo registro haremos clic sobre el botón ANULAR. Opciones Estadísticas de proveedores: Desde esta opción podremos comprobar los movimientos de entrada, devolución y cantidades facturadas de cada uno de los libros pertenecientes a este proveedor entre unas fechas determinadas. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create CHM Help documents Conceptos de caja Este maestro nos relaciona las distintas clasificaciones para el informe de ventas, donde nos detallará de cada tipo el importe vendido. Esta clasificación tendremos que indicarla en los artículos, libros y/o revistas que creemos. Para acceder a esta opción pulsaremos sobre el menú Maestros Conceptos de caja. 19 / 148

20 La forma de crearlos es la misma que en proveedores, con la excepción de que indicaremos el código de cada concepto, pudiendo introducir en éste tanto números como letras. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation Inventario A continuación describiremos la forma de introducir el inventario de nuestros artículos. Este proceso no será necesario si no deseamos controlar desde un principio el stock, aunque es una forma de dar de alta todos nuestros artículos, y que el programa nos ayude a ello. Para acceder a está opción pulsaremos sobre el menú Almacén Inventario Regularización de stocks. Esta es la pantalla sobre la que introduciremos los artículos de nuestro inventario. El proceso es muy sencillo, sólo tendremos que leer el código de barras del artículo con el lector sobre la casilla indicada como Marcar en esta casilla el código de barras a introducir. Al marcar el código podrán suceder dos casos: 1. Si estamos introduciendo un libro, y este existe en el fichero de las novedades el programa nos preguntará si deseamos importarlo. Al indicarle que sí, nos mostrará la ficha del libro con los datos básicos. Solo nos restará introducir los datos que deseemos, como por ejemplo el concepto de caja. Una vez indicados, pulsaremos sobre el botón Grabar. 2. Si estamos introduciendo un artículo, el programa nos preguntará que deseamos crear si un Artículo o Revista. Indicaremos la inicial de lo que deseamos (si es un artículo escribiremos una A), y nos presentará la ficha de un artículo para rellenarla. 20 / 148

21 En ambos casos no será necesario indicar el stock, ya que el programa lo actualizará de esta relación. Para indicar la cantidad podemos hacerlo de dos formas: o Si tenemos todos los ejemplares juntos podremos indicar en la casilla de cantidad el stock que tenemos. o Si no, podremos marcar el código de barras tantas veces como ejemplares tengamos, y el programa se encargará de acumularlo automáticamente. Si queremos añadir un artículo sin código de barras, pulsar la tecla F11 de búsqueda para añadirlo a la relación. Si no podemos terminar el inventario de una vez, podremos salir de la relación, y continuar posteriormente, sin perder nada de lo introducido. Podremos también utilizar varios ordenadores para realizar el inventario, con la salvedad de que no se podrá tener el mismo artículo en ambas relaciones, ya que la cantidad indicada en un ordenador sustituiría el stock del indicado en el otro. Una vez terminado de introducir todos los artículos procederemos a actualizar las cantidades introducidas, para ello pulsaremos sobre el botón Actualizar stocks para pasar al proceso de actualización. En ella marcaremos las casillas correspondientes en función del tipo de inventario que estemos realizando, posteriormente pulsaremos sobre el botón Comenzar actualización y el inventario se actualizará. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate EPub ebooks with ease 21 / 148

22 Maestros Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites Libros Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar todos los libros de nuestro fondo. No será necesario dar de alta desde este formulario los libros, ya que podemos aprovechar el sistema automático de creación de libros en el momento de realizar los Albaranes de Entrada/Devolución. Campos Código: Código asignado al libro, no se podrá modificar una vez se haya grabado. Recomendamos que utilice el código de barras como código de libro. Título corto: Título de 40 caracteres que se utilizará en las líneas de los documentos, por defecto se asignarán los 40 primeros caracteres del título. Stock en delegaciones: En el caso de disponer de más de una tienda, el programa nos mostrará el stock que tenemos en cada una de ellas. 1.- Datos auxiliares Concepto para diario de caja: Asignaremos el concepto de caja creado con anterioridad. 22 / 148

23 2.- Almacén A examen: Stock que tenemos entregado a clientes para su examen mendiante albaranes de Libros a examen. Ultimo proveedor: Ultimo proveedor al que hemos pedido el libro. Ultimo pedido: Número del último pedido realizado. Proveedores de este libro: Esta relación hace referencia a los proveedores a través de los cuales hemos comprado el libro. No será necesario indicar los proveedores, ya que el programa los añadirá de forma automática al realizar los Albaranes de Entrada/Devolución. Opciones Movimientos del libro: Desde esta opción comprobaremos todos los movimientos que ha tenido el libro, almacén, ventas, pedidos, etc. Botón Dilve: Cuando creamos una ficha nueva podremos descargar la información del libro y su imagen (si la incorpora) desde la plataforma DILVE. Botón Isbn: Cuando creamos una ficha nueva podremos descargar la información del libro desde la base de datos del ISBN español. Botón Cegal: Cuando creamos una ficha nueva podremos descargar la información del libro y su imagen desde la plataforma CEGAL EN RED. Para poder descargar la ficha, indicar el ISBN del libro, pulsar sobre la opción que deseemos. Una vez descargada los datos de libro nos mostrará una pantalla de aceptación de la información donde podremos elegir los datos que queremos guardar. 23 / 148

24 Si algún dato no queremos traspasarlo a la ficha, desmarcar la casilla correspondiente. Nota: Las opciones Dilve e ISBN sólo están disponibles para aquellos clientes que tengan contratado el módulo de novedades. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate EPub ebooks with ease Artículos Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar todos los artículos de nuestro fondo. 24 / 148

25 No será necesario dar de alta desde este formulario los artículos, ya que podemos aprovechar el sistema automático en el momento de realizar los Albaranes de Entrada/Devolución. Campos Precio: Precio de coste del producto. P.V.P.: Dependiendo si tenemos activado el módulo de tarifas de precios se nos presentará dos opciones: 1.- Módulo de tarifas de precios activado. En este caso indicaremos el precio de venta general, posteriormente en el apartado 4.- Tarifas podremos indicar los distintos precios de venta según las tarifas que hayamos creado, así como los precios por margenes de cantidades. 25 / 148

26 2.- Módulo de precios de tarifas no activado: Mediante esta poción podemos indicar hasta tres precios de venta distintos marcando los porcentajes de incremento y descuento que deseamos en cada una. Posteriormente podemos indicar en la ficha del cliente que tarifa será la que se le debe aplicar. 1.- Almacén Ultimo precio: Ultimo precio al que lo hemos comprado. 2.- Datos auxiliares Ofertas: Podremos indicar el periodo de tiempo en el que éste artículo estará de oferta, indicando un precio y/o descuento especial. Opciones Movimientos del artículo: Desde esta opción comprobaremos todos los movimientos que ha tenido el artículo, almacén, ventas, pedidos, etc. Asignar código automático: Desde esta opción podremos generar un código de barras válido para el artículo. Códigos de barras adicionales: Desde esta opción podremos asignar más de un código de barras al mismo artículo. 26 / 148

27 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write EPub books for the ipad Publicaciones Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar todos periódicos, revistas, publicaciones, coleccionables, etc. de nuestro fondo. Para el caso de las publicaciones con sucesivos números no será necesario dar de alta cada uno de los números, ya que este proceso se realiza automáticamente desde la opción Generación de publicaciones, y desde las entradas de almacén. Campos 2.- Almacén Artículos adicionales: Relación de artículos que acompañan a esta publicación, por ejemplo, un CD, un regalo, etc. Movimientos de la publicación: Desde esta opción comprobaremos todos los movimientos que ha tenido esta publicación, almacén, ventas, pedidos, etc. 27 / 148

28 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EPub books Tarifas de precios Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EBook editor Tarifas de artículos Desde este formulario crearemos las distintas tarifas a aplicar a nuestros artículos. Campos: Tipo de cálculo - Opción que indicará como calcular el precio de venta en función del precio de coste: o Precio fijo. Se dejará el precio de venta indicado en la ficha. o % Dto. Sobre PVP. Sobre el precio de venta general se aplicará un descuento para calcular el precio de la tarifa. o % Inc. sobre coste. Sobre el precio de coste se añadirá un incremento para calcular el precio de la tarifa. o Importe inc. sobre coste. Importe fijo que se añadirá al precio de coste para calcular el precio de la tarifa. o Importe dto. dobre PVP. Importe fijo que se descontará del precio de venta general para calcular el precio de la tarifa. Valor de cálculo - Cantidad que representará el valor indicado en el tipo de cálculo. Procesos: Cuando creamos una tarifa nueva el programa nos preguntará si deseamos añadirla a todos los artículos de nuestra base de datos. Calculando el precio de venta según los campos indicados. Si no deseamos que se haga de forma automática, podremos posteriormente asignar los artículos a la tarifa en el apartado Asignación manual de artículos a tarifas. Cuando modifiquemos una tarifa, sólo modificará las condiciones de Tipo de cálculo y Valor de cálculo, no modificando el precio de venta. El P.V.P. debe ser modificado desde el proceso de Actualizar tarifas de 28 / 148

29 precios. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iphone web sites made easy Actualización de precios de venta Desde este proceso podremos actualizar los precios de los artículos de cuyas tarifas hayamos modificado algún valor. Parámetros 1.- Redondeo de decimales. Opciones: No redondear decimales: El precio de venta calculado se redondeará sólo a dos decimales, es decir, quedará como Redondear decimales a enteros. El precio de venta calculado se redondeará a cantidades enteras, es decir, quedará com Redondear a fracciones de 5 céntimos. El precio de venta calculado se redondeará a decimales múltiplos de 5, es decir, se redondeará a Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured multi-format Help generator Asignación manual de artículos en tarifas Desde este formulario podremos asignar de forma manual que artículos contendrá cada tarifa que hemos creado. Este proceso también nos servirá para modificar los artículos añadidos de forma automática al crear la tarifa. 29 / 148

30 Cuando añadimos un artículo asignará los valores indicados en el maestro de tarifas aunque posteriormente podremos modificar las condiciones de forma individual a cada artículo. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce Kindle ebooks easily Artículos en oferta de fidelización Desde este formulario podremos asignar una cantidad de puntos o importe a un artículo concreto. Añadir artículo: buscar y añadir un artículo a la relación. Eliminar: Borrar el artículo seleccionado. Añadir artículos: Posibilidad de añadir artículos en masa indicando un número de puntos o importe concreto para todos. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EBook and documentation generator Lotes de artículos Desde este formulario daremos de alta los lotes de artículos para su posterior traspaso a ventas. 30 / 148

31 El coste total del lote se irá calculando automáticamente, para calcular el precio de venta pulsar sobre el botón de recálculo de la casilla P.V.P. lote. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iphone web sites made easy Proveedores Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar los proveedores de los libros, artículos y publicaciones. Si deseamos que el programa nos numere los proveedores de forma automática, dejar el campo código en blanco, y cuando grabemos la ficha asignará el último código generado. (ver contadores) 31 / 148

32 2- Otros datos. En este apartado podremos indicar, el porcentaje de devolución para texto, el número de decimales con los que trabaja el proveedor en albaranes y facturas, el agente comercial del proveedor, código de cliente, etc. 6- Documentos asociados. Desde este apartado podremos incluir en la ficha del proveedor aquellos documentos en pdf, word, etc. que tengamos grabados en el ordenador. Se puede ordenar los documentos pulsando sobre el nombre de la columna de Núm. Docu, Fecha y nombre. Opciones Estadísticas de proveedores: Desde esta opción podremos comprobar los movimientos de entrada, devolución y cantidades facturadas de cada uno de los libros pertenecientes a este proveedor entre unas fechas determinadas o agrupados por editorial / fabricante. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured multi-format Help generator Editoriales / Fabricantes Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar las editoriales y fabricantes de los libros, artículos y publicaciones. Realmente no será necesario crearlas manualmente, ya que en el proceso de creación de un libro, artículo o publicación se puede crear automáticamente. Para el caso de los libros, podremos encontrarnos distintas fichas de una misma editorial pero con distinto código, esto es debido a que una misma editorial puede tener distintos códigos de ISBN. El programa extrae de este código el de la editorial y la crea. Si no deseamos que nos ocurra este caso, tendremos que crear previamente las editoriales asignándoles nosotros el código manualmente y, posteriormente, en la creación de libro asignarle manualmente la editorial. 32 / 148

33 Campos ISBN: Relación de códigos de editorial según los ISBN. 2.- Relación de proveedores En esta pantalla podremos consultar todos los proveedores que nos suministran esta editorial. 33 / 148

34 % Descuento: Este descuento será el último que nos ha aplicado el proveedor al realizar las entradas de almacén. Cuando realicemos una devolución, nos asignará este descuento en las líneas por defecto. Proveedor por defecto: Podremos indicar cual será el proveedor por defecto para esta editorial para el caso en el que no tengamos asignado en la ficha del artículo cual es el proveedor por defecto para pedidos. Opciones Estadísticas de editoriales: Desde esta opción podremos comprobar los movimientos de entrada, devolución y ventas de cada uno de los artículos pertenecientes a esta editorial entre unas fechas determinadas. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free Web Help generator Estados de libros En este formulario crearemos todos los posibles estados que queramos controlar para los libros. Por defecto vendrá cargada la tabla de estados indicada por FANDE para el sistema SINLI. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Web Help sites Bancos Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar los bancos con los que trabajemos. (ver Como añadir información ) 34 / 148

35 Los datos para las remesas electrónicas deberá solicitarlos a su banco. El tipo de fichero hace referencia a la extensión que debe tener el fichero generado, es decir podrá ser un.txt, un.csb dependiendo del banco. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EBooks Formas de pago Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar las formas de pago para nuestros clientes. (ver Como añadir información ) 35 / 148

36 Campos DIAS AL PRIMER VTO.: Número de días que trascurren desde la fecha factura hasta el primer vencimiento. DIAS AL RESTO DE VTOS.: Número de días desde la fecha de factura para cada uno del resto de vencimientos. CONTRAPARTIDAS: Se utilizarán para el traspaso a contabilidad de los cobros realizados por las facturas que no tengan vencimientos con giros. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create PDF Help documents Clientes Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring environment Clientes Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar nuestros clientes. Si deseamos que el programa nos numere los clientes de forma automática, dejar el campo código en blanco, y cuando grabemos la ficha asignará el último código generado. (ver Contadores ) Pestañas: 1.- Direcciones. Datos personales del cliente. El botón con la imagen del móvil nos servirá para enviar directamente un SMS al cliente si tenemos activado el servicio. 2.- Condiciones. Datos de facturación, forma de pago, tarifas especiales sobre artículos, y descuentos para artículos. Descuentos en líneas: Son los utilizados individualmente para cada artículo de la venta. Se indicará el tipo de IVA del artículo al que le queremos calcular el descuento. Descuentos sobre facturas: Utilizados únicamente cuando se generan facturas al cliente. Se 36 / 148

37 aplicarán a los totales de las ventas. IMPORTANTE!! No debemos indicar ambos descuentos a la vez, ya que si generamos una factura al cliente, estaremos aplicando los dos descuentos al mismo tiempo, es decir, en el albarán al realizar la venta, y posteriormente en la factura sobre los totales. En ambos casos la forma de introducir los datos es: 1.- Indicar el tipo de IVA del artículo, 1 = 4%, 2 = 18% 2.- Indicar el % de descuento para el tipo de artículo indicado. Si tenemos activada la casilla de Activar módulo de precios por tarifas podremos indicar que tarifa le aplicaremos al cliente en las ventas y que artículos tienen un descuento especial para el cliente. Tarifas por artículos: En esta relación podremos indicar un descuento o un importe de venta fijo para los artículos de una clasificación determinada o bien para un artículo concreto. Si no tenemos activado este módulo podremos asignar cual de las tres tarifas posibles de los artículos queremos aplicarle 37 / 148

38 3.- Otros datos. Datos bancarios, cuentas contables, datos para el sistema de fidelización. 4.- Cartera. Relación de recibos periódicos e histórico de cartera. Son aquellos recibos que generamos sin necesidad de tener su factura correspondiente. Concepto: Descripción del recibo. Importe: Importe del recibo. Cada x meses: Periodo de generación. Se generarán los recibos cada x meses indicados. Próximo recibo: Fecha de generación del siguiente recibo. Ultima generación: Fecha del último recibo generado. Fecha límite: Fecha hasta cuando se estarán generando los recibos. Generar ingreso: Si está indicado que SI, cuando se produzca la generación automática de recibos, se creará un apunte en Gastos/Ingresos extras para disminuir el saldo del cliente, o como anticipo de este, etc. 5.- Dir. entrega. Direcciones de entrega de mercancía. Se podrán seleccionar en los albaranes de cargo/ abono. 6.- Dir. facturas. Direcciones de facturación. Se podrán seleccionar en las facturas de contado y crédito. 7.- Dir. recibos. Datos para recibos, complementarios de los principales. 8.- Observaciones. Observaciones para facturas. Los comentarios indicados en este apartado se podrán imprimir en las facturas de los clientes. Histórico del cliente. En este apartado podremos registrar todos los comentarios relacionados con este cliente. Observaciones para ventas. En este apartado indicaremos aquellas observaciones que deseamos nos muestre en el formulario de ventas al indicar el cliente y en el formulario de pedidos de clientes. 38 / 148

39 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iphone web sites made easy Artículos en oferta de fidelización Desde este formulario podremos indicar puntos o importe en artículos que estén en promoción. Añadir artículo: Podremos indicar por el sistema normal de búsqueda un artículo en concreto. Añadir artículos: Podremos añadir artículos de forma masiva indicando una misma cantidad o importe para todos. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iphone web sites made easy Vendedores Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar los vendedores de nuestro establecimiento. (ver Como añadir información ) 39 / 148

40 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create iphone web-based documentation Materias / Clasificaciones Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar las distintas clasificaciones para los artículos. (ver Como añadir información ) Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring environment Conceptos de caja Este maestro nos relaciona las distintas clasificaciones para el informe de ventas, donde nos detallará de cada tipo el importe vendido. Esta clasificación tendremos que indicarla en los artículos, libros y/o revistas que creemos. (ver Como añadir información) Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Help documents 40 / 148

41 Ventas Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create PDF Help documents Tickets / Albaranes / Facturas de contado Desde esta opción podremos realizar las ventas de caja de tickets, albaranes de cargo / abono y facturas de contado. Cada vez que entremos en esta opción pulsaremos el botón Nuevo. Posteriormente cada vez que realicemos una venta no será necesario, ya que de forma automática se situará esperando la siguiente venta. Por defecto el programa se sitúa en la columna de artículo para comenzar a introducir las ventas. Existen varias opciones para su introducción: o Marcar con el lector de barras el código del artículo. o Escribir la descripción del artículo y pulsar INTRO. Este proceso realizará una búsqueda en su o o fichero de artículos y mostrará aquellos que coincidan con las palabras escritas. Sólo tendremos que posicionarnos en la línea del artículo que queremos y pulsar INTRO. Indicar el signo + seguido del código del artículo. Este sistema nos puede servir si hemos creado artículos generales. Por ejemplo: Creamos un artículo con el código 1 y descripción FOTOCOPIAS y sin precio. Al marcar en la columna del artículo +1 no mostrará la descripción y saltará al campo PRECIO, se lo indicamos y pulsamos INTRO. A continuación saltará a la línea siguiente. Usar una línea libre. Esta opción nos servirá para introducir líneas de descripción, precio y descuento libre. Sólo tendremos que marcar el signo = seguido del texto que deseemos. Pulsaremos la tecla TABULADOR para pasar por los sucesivos campos de precio, descuento y saltar a la línea siguiente. Si deseamos cancelar la entrada de una línea, pulsaremos la tecla Escape (Esc). Si la línea ya ha sido grabada, para eliminarla pulsaremos CTRL + SUPR y contestaremos afirmativamente a la pregunta de si estamos seguros. Una vez hayamos terminado de introducir los artículos podemos confirmar la venta mediante dos posibilidades: Si no deseamos imprimir ningún documento, pulsaremos el botón de Numerar para grabar, numerar y 41 / 148

42 pasar a la siguiente venta. También podemos pulsar las teclas CTRL + F7 Si deseamos imprimir el documento correspondiente, pulsaremos el botón Numerar + Imprimir para pasar al diálogo de impresión. La tecla relacionada será F7. Lo primero que nos pregunta es la cantidad entregada por el cliente, nos servirá para saber el importe a devolver. Después indicaremos la forma de pago, es decir, si es en efectivo (opción por defecto), tarjeta (pulsar la tecla F3 para cambiar el importe) o talón (tecla F4). Para imprimir el documento sólo tendremos que pulsar la tecla INTRO y volverá a posicionarse en una nueva venta. Si no deseamos imprimir el documento pulsaremos el botón Grabar (CTRL + G). Todos estos pasos se reducen a la pulsación de las siguientes teclas en las ventas normales: 1. Cuando terminemos de introducir artículos, pulsar la tecla F7. 2. Cuando aparezca la pantalla de impresión pulsaremos directamente la tecla INTRO. De esta forma no cambiaremos ningún dato, pero la venta será mucho más rápida. Un dato importante a tener en cuenta es no pulsar la tecla INTRO hasta que no hayamos indicado todos los datos de la venta, ya que esta tecla provoca el listado del documento o la grabación de éste, según esté activado o no el parámetro que se encuentra en la configuración de la aplicación - Pestaña Puesto Parámetros - Ventas. Opciones adicionales: Si deseamos indicar los datos de cliente, para cualquier tipo de venta, pulsaremos sobre este botón o la combinación Mayús + C. 42 / 148