Acreedores (158) EHP4 for SAP ERP 6.0 Septiembre 2010 Español. Documentación de proceso empresarial

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1 EHP4 for SAP ERP 6.0 Septiembre 2010 Español Acreedores (158) Documentación de proceso empresarial SAP AG Dietmar-Hopp-Allee Walldorf Alemania

2 Copyright 2010 SAP AG. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. Microsoft, Windows, Excel, Outlook, and PowerPoint are registered trademarks of Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iseries, pseries, xseries, zseries, eserver, z/vm, z/os, i5/os, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli and Informix are trademarks or registered trademarks of IBM Corporation. Linux is the registered trademark of Linus Torvalds in the U.S. and other countries. Adobe, the Adobe logo, Acrobat, PostScript, and Reader are either trademarks or registered trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1, and Motif are registered trademarks of the Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, and MultiWin are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML and W3C are trademarks or registered trademarks of W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc. JavaScript is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc., used under license for technology invented and implemented by Netscape. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, Clear Enterprise, SAP BusinessObjects Explorer, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP France in the United States and in other countries. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies ("SAP Group") for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty... SAP AG Página 2 de 31

3 Iconos Icono Significado Advertencia Ejemplo Nota Recomendación Sintaxis Procesos Externos Proceso de Negocio Alternativa / Decisión Elección Convenciones Tipográficas Estilo de escritura Texto de ejemplo Texto de ejemplo TEXTO DE EJEMPLO Texto de ejemplo TEXTO DE EJEMPLO Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de, los títulos de pantalla, los pulsadores, así como los nombres de menú, las vías de acceso y las opciones. Referencias cruzadas a otros documentos. Palabras o frases que se quieren poner de relieve en el texto, los títulos de los gráficos y las tablas. Nombres de elementos del sistema. En este grupo se incluyen los nombres de informe, nombres de programa, códigos de transacción, nombres de tabla y palabras clave de un lenguaje de programación, cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE. Salida en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y directorio, sus vías de acceso, mensajes, código fuente, nombres de variables y parámetros, así como nombres de herramientas de base de datos, actualización e instalación. Teclas del teclado, por ejemplo, teclas de funciones (como F2) o la tecla INTRO. Texto de ejemplo Entrada exacta del. Palabras o caracteres que el introduce en el sistema tal y como aparecen en la documentación. <Texto de ejemplo> Entrada variable del. Los corchetes indican que estas palabras y caracteres se sustituirán por las entradas pertinentes. SAP AG Página 3 de 31

4 Abreviaciones Obl. Opc. C Campo de entrada obligatoria (utilizado en los procedimientos de ) Campo de entrada opcional (utilizado en los procedimientos de ) Campo condicional (utilizado en los procedimientos de ) SAP AG Página 4 de 31

5 Contenido 1 Objetivo Prerrequisitos Datos Maestros Roles Tabla de Resumen del Proceso Etapas del Proceso Creación de Registros Maestros de Acreedores Solicitud de Anticipos Contabilización de Anticipos Contabilización de Facturas de Acreedor Traslado de Anticipos Introducción de Abonos de Acreedor con Referencia a la Factura Revisión y Liberación de Facturas Bloqueadas Selección de Facturas a Pagar Revisión y Bloqueo de Facturas para Pago Según las Necesidades Contabilización de Pagos Mediante el Programa de Pagos Creación de Medios de Pago Mediante el Programa Classical Payment Medium Contabilización Manual de Pagos Efectuados Tratamiento de Extractos de Cuenta Manuales Apéndice Anulación de las Etapas del Proceso Formularios Utilizados SAP AG Página 5 de 31

6 Acreedores 1 Objetivo En este escenario se trata la contabilización de datos contables de acreedores en Accounts Payable. Desde aquí, los datos se clasifican por acreedor y se ponen a disposición en otras áreas, como el sistema de compras. Al contabilizar datos en Accounts Payable, el sistema crea un documento y transfiere los datos introducidos al libro mayor. A continuación, se actualizan las cuentas de mayor y de acreedor, en función de las actividades de pago de acreedor (deuda, anticipo, abono, etc.) afectadas de la transacción. Todas las operaciones contables se contabilizan y gestionan mediante cuentas, y para ello se crean registros maestros de acreedor. El proceso empresarial Acreedores se centra en las siguientes actividades: Solicitud de anticipo Contabilización de anticipos mediante el programa de pagos Contabilización facturas de acreedor Traslado de anticipos Introducción de abonos de acreedor Revisión y liberación de facturas bloqueadas Selección de facturas a pagar Revisión y bloqueo de facturas para pago según las necesidades Contabilización de pagos mediante el programa de pagos Creación de medios de pago mediante Payment Media Workbench (alternativa 1) Creación de medios de pago mediante el programa Classical Payment Medium (alternativa 2) Pago manual Tratamiento de extractos de cuenta manuales Visualización de documentos contabilizados 2 Prerrequisitos 2.1 Datos Maestros Ha introducido los datos maestros necesarios para llevar a cabo los procedimientos de este escenario. Compruebe que existen los siguientes datos maestros específicos del escenario antes de probarlo: SAP AG Página 6 de 31

7 Área de Fabricación y Comercialización Datos maestros Valor Selección Centro de coste * Todos Seleccione todos los centros de coste. Maestro de materiales * 2.2 Roles Utilización Clase de material FERT, HAWA Seleccione todos los materiales que pertenecen a esta clase de material Los siguientes roles se deben haber instalado para probar este escenario en el SAP NetWeaver Business Client (NWBC). Los roles de este Documentación de proceso empresarial se deben asignar al o s que prueben este escenario. Estos roles sólo son necesarios si se utiliza la interface NWBC. Si se utiliza el SAP GUI estándar, no son necesarios. Prerrequisitos Los roles de se han asignado al que está probando este escenario. Rol de Detalles Actividades Transacción SAP_NBPR_EMPLOYE E-S SAP_NBPR_AP_CLER K-S SAP_NBPR_AP_CLER K-S Empleado (Uso Profesional) Contable de acreedores Contable de acreedores La asignación de este rol es necesario para la funcionalidad básica. F-47 FB60 F-54 FB65 MRBR F110 F-53 SAP AG Página 7 de 31

8 3 Tabla de Resumen del Proceso Etapa del proceso Referencia de proceso externo Condición empresarial Rol de Código de transacción Resultados esperados Creación de registros maestros de acreedor Creación de un maestro de proveedores (155.14) Véase el escenario (155.14) Véase el escenario (155.14) Véase el escenario (155.14) Se ha creado el registro maestro de acreedor y ahora se puede contabilizar la cuenta. Solicitud de anticipos Estos apuntes estadísticos son necesarios para que el sistema pueda contabilizar los anticipos al acreedor automáticamente mediante el programa de pagos. Contable de acreedores F-47 La solicitud de anticipo se contabiliza en la cuenta de mayor especificada (solicitudes de anticipo (acreedores)) como apunte estadístico abierto. Contabilización de anticipos mediante el programa de pagos Los anticipos a acreedores se pueden contabilizar automáticamente mediante el programa de pagos. Contable de acreedores F110 El documento contabiliza la cuenta bancaria en el Haber y la cuenta de pagos en el Debe, con la cuenta asociada de desviación (anticipos). Contabilización de facturas de acreedor La factura contiene la firma de aprobación necesaria y la asignación de cuenta. Contable de acreedores FB60 Documento de facturación contable contabilizado para permitir el pago al acreedor. Traslado de anticipos Trasladar el anticipo con la factura para que, en una ejecución de pago posterior, sólo quede por pagar la diferencia abierta. Contable de acreedores F-54 Se ha trasladado el anticipo y el saldo de cuenta (anticipos) vuelve a ser cero. Introducción de abonos de acreedor con referencia a la factura El abono contiene la firma de aprobación necesaria y la asignación de Contable de acreedores FB65 Se contabiliza el documento contable para permitir el crédito para el acreedor. SAP AG Página 8 de 31

9 Etapa del proceso Referencia de proceso externo Condición empresarial cuenta. Rol de Código de transacción Resultados esperados Revisión y liberación de facturas bloqueadas Esta actividad revisa y libera las facturas bloqueadas. Contable de acreedores MRBR Se liberan las facturas para el pago. Selección de facturas a pagar Selección de facturas a pagar Contable de acreedores F110 Partidas abiertas de acreedor seleccionadas para el pago. Revisión y bloqueo de facturas para pago según las necesidades Revisión y bloqueo de facturas para el pago. Contable de acreedores F110 Partidas abiertas de acreedor no necesarias bloqueadas para el pago. Contabilización de pagos mediante el programa de pagos Efectúe el pago del importe a pagar al acreedor. Contable de acreedores F110 El programa de pagos contabilizará automáticamente la diferencia entre el anticipo (en caso aplicable), el abono (en caso aplicable) y la factura. Creación de medios de pago mediante Payment media Workbench (Alternativa 1) Las facturas se pagan mediante transferencia bancaria. También se describe el modo en el que se debita el pago de la cuenta bancaria mediante el extracto de cuenta y cómo se trata posteriormente el extracto de cuenta. Contable de acreedores F110 Se genera el medio de pago (ficheros DME) y se puede enviar al banco, el cual ejecutará el pago. Creación de medios de pago mediante el programa Classical Payment medium (Alternativa 2) Las facturas se pagan mediante transferencia bancaria. También se describe el modo en el que se debita el pago de la cuenta bancaria mediante el extracto de cuenta y cómo se trata posteriormente el extracto de cuenta. Contable de acreedores F110 Se genera el medio de pago (ficheros DME) y se puede enviar al banco, el cual ejecutará el pago. SAP AG Página 9 de 31

10 Etapa del proceso Referencia de proceso externo Condición empresarial Rol de Código de transacción Resultados esperados Contabilización de pagos efectuados manualmente Contable de acreedores F-53 El documento contabiliza la cuenta bancaria y la cuenta de acreedor. El sistema compensa los abonos y las facturas pendientes. Tratamiento de extractos de cuenta manuales Gestión de caja (160) El banco carga las transferencias bancarias y las transferencias exteriores directamente en su cuenta. véase el escenario Gestión de caja (160) FF67 Las partidas que se habían contabilizado en la cuenta transitoria se han compensado con las partidas creadas durante el tratamiento de extractos de cuenta. 4 Etapas del Proceso 4.1 Creación de Registros Maestros de Acreedores Utilización En esta actividad, se crea un maestro de acreedores. Procedimiento Para ejecutar esta actividad, efectúe los procesos del escenario Creación de un maestro de acreedores (155.14), mediante los datos maestros de este documento. 4.2 Solicitud de Anticipos Utilización Las solicitudes de anticipo son apuntes estadísticos que no afectan al balance. Estos apuntes estadísticos son necesarios para que el sistema pueda contabilizar los anticipos al acreedor automáticamente mediante el programa de pagos. SAP AG Página 10 de 31

11 Prerrequisitos Ninguno. Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: interface gráfica de SAP (SAP GUI) Menú SAP Código de transacción F-47 Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Anticipos Solicitud Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de Rol de Menú de rol de Usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores) Contabilidad de Acreedores Contabilizar Pagos Solicitud de anticipo acreedor 2. Sólo SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Marque la primera línea y seleccione down payment request. 3. En la pantalla Solicitud de anticipo:datos cabecera, efectúe las entradas siguientes: Fecha del documento Tipo Sociedad 1000 Fecha de contabilización Periodo Moneda - 1 * (Tipo de documento de pago de acreedor) p. ej., <KA> - 1 ARS p. ej., periodo actual Referencia Opcional p. ej., completar con cualquier número de referencia Cuenta * Cuenta de acreedor p.ej., In.CME dest A Indique el indicador de operación en cuenta de mayor especial apropiado. SAP AG Página 11 de 31

12 4. Seleccione Continuar. 5. En la pantalla Solicitud de anticipo Añadir Posición de acreedor, efectúe las entradas siguientes: Importe * p. ej., 1000 Calc.impuesto Indicador de impuestos X p.ej,. C0 (IVA exento) Vence el Aparecerá una advertencia de que la fecha de vencimiento esta en pasado, seleccione enter. Seleccione Contabilizar (Ctrl+S). El sistema mostrará el mensaje Documento xxxxxxxxxx se contabilizó en Sociedad Anote el número de documento. Resultado La solicitud de anticipo se contabiliza como apunte estadístico abierto (indicador de cuenta mayor especial F). El atributo apunte estadístico causa que no se actualice el saldo de cuenta. 4.3 Contabilización de Anticipos Utilización Los anticipos a acreedores se pueden contabilizar automáticamente mediante la transacción F-48. Prerrequisitos Se deben haber contabilizado anticipos. Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: interface gráfica de SAP (SAP GUI) Menú SAP Código de transacción F-48 Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Anticipo Anticipo Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de Rol de Menú de rol de Usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores) Contabilidad de Acreedores Contabilizar Pagos Contab. anticipo acreedor 2. En la pantalla Contab. Anticipo Acreedor :Datos cabecera, efectúe las entradas siguientes: SAP AG Página 12 de 31

13 Fecha del documento Tipo Sociedad 1000 Fecha de contabilización Periodo Moneda * (Tipo de documento de pago de acreedor) p. ej., <KZ> ARS p. ej., periodo actual Referencia A Indique siempre una referencia A ó B Acreedor Cuenta Indicador CME Banco Cuenta * Cuenta de acreedor p. ej., A Indique el indicador de operación en cuenta de mayor especial apropiado. Cuenta de Banco p. ej., Importe p. ej., 1000 Fecha valor p. ej., la fecha actual 3. Seleccione Continuar. 4. En la pantalla Contab.anticipo acreedor: Añadir Posición de acreedor, efectúe las entradas siguientes: Importe * p. ej., 1000 Calc.impuesto Indicador de impuesto X p.ej,. C0 Vence el 5. Seleccione Contabilizar (Ctrl+S). El sistema mostrará el mensaje Document xxxxxxxxxx se contabilizó en Sociedad Anote el número de documento. Resultado SAP AG Página 13 de 31

14 El documento contabiliza la cuenta bancaria en el Haber y la cuenta de pagos en el Debe, con la cuenta asociada de desviación. Se contabiliza un anticipo en los acreedores, con indicador de cuenta mayor especial A. 4.4 Contabilización de Facturas de Acreedor Utilización Usted recibe la factura de un acreedor y la contabiliza en el sistema. Las facturas de acreedores para material se contabilizan en el módulo de materiales; consulte el documento al respecto. También se pueden contabilizar facturas que no sean para materiales en FI, como para gastos, por ejemplo, como se describe a continuación. Nota: La mayoría de facturas de acreedores se contabilizan con logística. En estas facturas será necesario contabilizarlas para material con compras. Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: interface gráfica de SAP (SAP GUI) Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Factura Código de transacción FB60 Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de Rol de Menú de rol de Usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores) Contabilidad de Acreedores Contabilizar Facturación Registrar factura de acreedor 2. En la pantalla Registrar factura de acreedor, efectúe las entradas siguientes: Acreedor * Datos maestros de referencia p.ej, Fecha de la factura Referencia El número de documento de referencia puede contener el número de documento oficial con el interlocutor comercial. p. ej. 0001A Importe * p. ej., 6200 Moneda ARS ARS Calc.impuestos X Seleccionar Ind.impuestos * Seleccionar SAP AG Página 14 de 31

15 p.ej,. C1 3. Seleccione la etiqueta Impuestos. Un mensaje le informará de que existe un saldo de anticipos. Confirme el mensaje con Continue (Enter). 4. Efectúe la entrada siguiente: Ind.impuestos * IVA Descontable, p. ej., C1 = 19% para Chile 5. Seleccione la etiqueta Pago. Vía de Pago Condición de pago Seleccione la vía de pago p.ej., T Seleccione la condición de pago p.ej., Indique los datos siguientes en la pantalla Enter Vendor Invoice / Payment: Cuenta de mayor D/C Importe moneda doc. Ind.impuesto s Centro de coste * (todos los elementos de coste; cuentas de mayor > Debe p. ej., * Importe bruto; p. ej., 6200 * IVA descontable, p. ej., C Para permitir la entrada en la pantalla de entrada completa, haga doble clic en la partida individual e indique los datos aquí. A continuación, seleccione Back (F3) para volver a la pantalla inicial. 7. Indique los siguientes datos para la posición: SAP AG Página 15 de 31

16 Cuenta de mayor D/C Debe Debe Amount in Document Currency * p. ej., 6200 Ind.impuestos * IVA soportado nacional, p. ej., C1 Centro de coste * p.ej Seleccione la etiqueta Basic Data. Seleccione Contabilizar (Ctrl+ S). Resultado Se ha contabilizado la factura. Para el tratamiento posterior, anote el número de documento. 4.5 Traslado de Anticipos Utilización Ahora desea trasladar el anticipo con la factura para que, en una ejecución de pago posterior, sólo quede por pagar la diferencia abierta. Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: interface gráfica de SAP (SAP GUI) Menú SAP Código de transacción F-54 Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Anticipo Compensación Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de Rol de Menú de rol de Usuario 2. Sólo SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Seleccione la etiqueta All Vendor Line Items Open. SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores) Contabilidad de Acreedores Tareas periódicas y de cierre Compensar 3. Sólo para SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Marque la primera línea del interlocutor comercial requerido y seleccione Clear Vendor Down Payments. SAP AG Página 16 de 31

17 4. En la pantalla Liquidar anticipo acreedor: Datos cabecera, efectúe las entradas siguientes Fecha del documento Referencia (*) Completar referencia. Número de la Factura. P.ej. 0001A Cuenta * Cuenta de acreedor que desea trasladar. Factura correspondie nte * Indique el número de documento financiero de la factura contabilizada. 5. Seleccione Tratar anticipo. Aparece el documento de anticipo creado por el programa de pagos. 6. En la columna de Traslado indique el importe del anticipo que desea compensar contra la factura previamente registrada y seleccione Contabilizar (Ctrl+S). 7. El sistema mostrará el resumen de documento. En la parte inferior de la pantalla aparecerá un mensaje para pedirle que corrija las posiciones de documento marcadas (con el texto en azul). 8. Para seleccionar la posición de documento resaltada en color azul, haga doble clic en ella. Indique un texto como Down payment clearing. Seleccione Contabilizar (Ctrl+S). 9. Aparecerá un mensaje indicando el No. de Documento XXXXXXXXXX ha sido contabilizado. Resultado Se ha trasladado el anticipo y el saldo de cuenta vuelve a ser cero. El sistema contabilizará una nueva posición en la cuenta de acreedor. Ahora se puede gestionar la nueva posición como un pago parcial y se puede incluir y trasladar cuando se realiza un pago efectuado (o lo realiza el programa de pagos). 4.6 Introducción de Abonos de Acreedor con Referencia a la Factura Utilización Usted recibe abonos de acreedor en relación con una entrega defectuosa de mercancías que había pedido. El abono se debe contabilizar manualmente en el sistema SAP. Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: interface gráfica de SAP (SAP GUI) Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Abono SAP AG Página 17 de 31

18 Código de transacción FB65 Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de Rol de Menú de rol de Usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores) Contabilidad de Acreedores Contabilizar Facturación Registrar Abono de acreedor 2. Indique los siguientes datos, si no aparecen por defecto: Sociedad Seleccione Continuar. 4. En la pantalla Registrar abono de acreedor: Sociedad 1000, efectúe las entradas siguientes Datos básicos: Acreedor * Datos maestros de referencia p.ej, Fecha del documento Fecha de contabilización Referencia (*) Número de la Factura P. ej. 0001A Importe * p. ej., 200 Moneda ARS ARS Calc.impuestos X Ind,impuestos * Indicador de impuestos nacional, p. ej., C1 Datos de posición: Cuenta de mayor * (todos los elementos de coste; cuentas de mayor > p. ej., D/H Crédito Crédito Importe * p. ej., 200 SAP AG Página 18 de 31

19 moneda doc. (debe ser el mismo importe indicado en la fila de importe) Ind,impuestos * Indicador de impuestos nacional, p. ej., C1 Centro de coste * p. ej., En la etiqueta Pago de la pantalla Registrar abono de acreedor Sociedad 1000: efectúe las entradas siguientes: Referencia factura (*) Indique el No. del documento financiero de la factura a la cual aplica la nota de abono+ ejercicio del documento. P.ej Si indica el número de documento FI de la factura en el Invoice Reference, los datos de pago de la factura se copian automáticamente (fecha base para el pago, condiciones de pago). De este modo se garantiza que la factura y el abono se tendrán en cuenta para el pago al mismo tiempo. Confirme el mensaje respectivo mediante Enter. Si no indica una referencia a factura, el abono creado vence inmediatamente. Presione Resultado Se contabiliza el abono. 4.7 Revisión y Liberación de Facturas Bloqueadas Utilización Esta actividad revisa y libera las facturas bloqueadas. SAP AG Página 19 de 31

20 Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: interface gráfica de SAP (SAP GUI) Menú SAP Logística Gestión de materiales Verificación de facturas logística Continuar proceso Liberar facturas bloqueadas Código de transacción MRBR Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de Rol de Menú de rol de Usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores) Contabilidad de Acreedores Contabilizar Facturación Liberar facturas bloqueadas 2. En el Sociedad, indique 1000 y seleccione Ejecutar. 3. Si en la pantalla hubiera facturas bloqueadas, en la pantalla Liberar facturad bloqueadas, seleccione las facturas a liberar y, a continuación, seleccione Release Invoice. 4. Seleccione Grabar. Resultado Si la factura no se ha autorizado, resuelva el problema y vuelva a ejecutar esta transacción. De lo contrario, vaya al paso siguiente. Se liberan las facturas para el pago. 4.8 Selección de Facturas a Pagar Utilización Esta actividad selecciona las facturas a pagar. Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: interface gráfica de SAP (SAP GUI) Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Operaciones periódicas Pagos Código de transacción F110 Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de Rol de SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores) Menú de rol de Contabilidad de Acreedores Contabilizar Pagos Pagos SAP AG Página 20 de 31

21 Usuario automáticos 2. En la pantalla Pagos automáticos: Status, efectúe las entradas siguientes: Día de ejecución Identificador * Información de identificación 3. Seleccione Parámetro. 4. En la pantalla Pagos automáticos: Parámetros, efectúe las entradas siguientes: Fecha de contabilización Docs creados hasta Sociedad 1000 Vias de pago Métodos de pago * Seleccione el método de pago que desea contabilizar (p. ej., <T>). Sgte fecha contabilizacion Siguiente fecha de contabilización * Fecha en que se desea ejecutar la siguiente contabilización. Acreedor * todos los acreedores todos los acreedores Asignar Sucursal Especifique la sucursal que se debe utilizar en el caso de que se deban efectuar contabilizaciones automáticas en una sociedad * P. ej En la Pantalla Pagos automáticos: Log adicional, efectué las entradas siguientes: Verificar vencimiento Seleccionar vía de pago siempre Posiciones de Seleccionar Seleccionar Seleccionar SAP AG Página 21 de 31

22 documento de pago Acreedor * todos los acreedores todos los acreedores 6. Seleccione (Ctrl+S). 7. Aparecerá un mensaje indicando indique la asignacion a la subsidiaria. Seleccione enter, vuelva a la solapa parametro y en el asignar sucursal, coloque la sucursal adecuada. Selecione guardar. 8. Seleccione la etiqueta Status. 9. Seleccione Propuesta. 10. En la pantalla Planificar pago, efectúe las entradas siguientes: Fecha de Inicio Ejecución Inmediata 11. Seleccione la etiqueta Status. 12. Seleccione Refresh. Aparecerá el mensaje Se ha creado propuesta de pago. Resultado Las partidas abiertas de acreedor se seleccionan para el pago. X 4.9 Revisión y Bloqueo de Facturas para Pago Según las Necesidades Utilización Esta actividad revisará y bloqueará/desbloqueará facturas para el pago. Procedimiento Si el bloqueo de pago no se puede modificar desde la transacción F110 (actualmente sólo se puede fijar o eliminar el bloqueo de pago A en la transacción F110), utilice la transacción FBL1N para listar las partidas abiertas de acreedor y modificar el bloqueo de pago en la transacción. 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: interface gráfica de SAP (SAP GUI) Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Operaciones periodicas Pagos SAP AG Página 22 de 31

23 Código de transacción F110 Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de Rol de Menú de rol de Usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores) Contabilidad de Acreedores Contabilizar Pagos Pagos automáticos 2. En la etiqueta Status, seleccione. 3. Seleccione Todos los contables y Enter. Se mostrará la lista de acreedores. 4. Para revisar las facturas de un acreedor determinado, haga doble clic en la línea del acreedor. Se mostrará una lista de facturas. 5. Para bloquear una factura concreta para la ejecución de pago, sitúe el cursor en esa factura y seleccione Modificar (Change). 6. Indique el indicador de bloqueo de pago (p.ej,.a) y seleccione Continue. Una vez bloqueda la factura aparecerá un cartel indicando La pos. seleccionada ya no pertenece al grupo, no se puede modificar. 7. Para desbloquear una factura concreta para la ejecución de pago, debe seleccionar back, situar el cursor en la factura del provedor bloqueda y seleccione Modificar (Change). 8. Borre el indicador de bloqueo de pago y seleccione Continue. Podría aparecer en la pantalla Control de pagos, solicitando una vía de pago, un banco propio y una clave de banco para el banco propio. Si así fuera complete con lo que corresponda, p.ej., vía de pago: T, banco propio: ej. BCO1, y clave breve para banco propio: ej Seleccione cada una de las facturas que desee se encuentren incluidas en la ejecución de pagos, seleccione Reasignar y verifique y /o complete el banco y la clave del mismo a donde se destinará el pago. Cada una de las facturas seleccionadas se incluirá en la corrida de pagos procedente. 10. Seleccione Grabar. Seleccione Back 2 veces. 11. En la etiqueta Status aparecerá Se ha tratado propuesta de pago. 12. No abandone la transacción, puesto que deberá continuar a la siguiente transacción desde este punto. Resultado Las partidas abiertas de acreedor no necesarias se bloquean para el pago. Para visualizar la salida de impresión y el medio de pago que el banco debe procesar, consulte la descripción siguiente: Creation of Payment Media and manual processing of the bank statement. Una vez procesado el pago, se puede comprobar el resultado, por ejemplo visualizando los documentos que se han contabilizado, en la pantalla Vendor Line Item Display Contabilización de Pagos Mediante el Programa de Pagos SAP AG Página 23 de 31

24 Utilización El programa de pagos contabilizará automáticamente la diferencia entre el anticipo, el abono y la factura. Se pueden generar medios de pago mediante los programas de medios de pago clásicos (RFFO*) o los formatos de medios de pago de Payment Medium Workbench. Solo describiremos la alternativa de medios de pago clásicos, usualmente más utilizada Creación de Medios de Pago Mediante el Programa Classical Payment Medium Utilización Usted recibe la factura de un acreedor y la contabiliza en el sistema. Prerrequisitos Para utilizar esta alternativa, deben estar configurados y seleccionados los métodos de pago. Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: interface gráfica de SAP (SAP GUI) Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Operaciones periodicas Pagos Código de transacción F110 Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de Rol de Menú de rol de Usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores) Contabilidad de Acreedores Contabilizar Pagos Pagos automáticos. 2. En la pantalla Pagos automáticos:status, efectúe las entradas siguientes: Día de ejecución Identificador * Información de identificación 3. Seleccione Parámetro. 4. En la pantalla Pagos automátcos: Parametros, efectúe las entradas siguientes: Fecha de SAP AG Página 24 de 31

25 contabilización Docs Entered Up To Sociedad 1000 Vías de pago Métodos de pago C ó T Sig.fecha cont Siguiente fecha de contabilización * Fecha en que se desea ejecutar la siguiente contabilización. Vendor * Acreedor a * Acreedor, si se selecciona un intervalo. 5. Nota: Si desea seleccionar acreedores específicos, seleccione (selección múltiple) e indique valores individuales de acreedores. 6. Seleccione la solapa Log adicional y efectúe las entradas siguientes: Verificar vencimiento Seleccionar vía de pago siempre Posiciones de documento de pago Cuentas deseadas. Desde Hasta * 7. Seleccione Save Parameters (Ctrl+S). 8. Seleccione la etiqueta Status. 9. Seleccione Propuesta. 10. En la pantalla Planificar pago, efectúe las entradas siguientes: * p. ej., la fecha actual Fecha de Inicio Ejecución X SAP AG Página 25 de 31

26 Inmediata 11. Seleccione la etiqueta Status. 12. Selecciones Refresh. Aparecerá el mensaje Se ha creado propuesta de pago. 13. En la etiqueta Status, seleccione. 14. Seleccione Todos los contables y Enter. Se mostrará la lista de acreedores. 15. Para revisar las facturas de un acreedor determinado, haga doble clic en la línea del acreedor. Se mostrará una lista de facturas. 16. Seleccione cada una de las facturas que desee se encuentren incluidas en la ejecución de pagos, seleccione Reasignar y verifique y /o complete el banco y la clave del mismo a donde se destinará el pago. Cada una de las facturas seleccionadas se incluirá en la corrida de pagos procedente. 17. Seleccione Grabar. 18. En la etiqueta Status aparecerá Se ha tratado propuesta de pago. 19. Seleccione planificar Ejecución del pago (F7). Confirme la ventana de diálogo. 20. En la pantalla Schedule Payment, efectúe las entradas siguientes: Fecha de Inicio Ejecución Inmediata Crear Medio de Pago X X Seleccione el indicador 21. Seleccione Planificar (Enter). Aparecerá el mensaje. 22. Para más de una vez, seleccione Status (Shift+F2) para actualizar el status. 23. En cuanto finalice la ejecución de pago, se mostrará en la pantalla Se ha realizado la ejecución de pago. Se muestra el número de órdenes de contabilización generadas y finalizadas. 24. Seleccione Impresión y sop.datos 25. Efectúe las entradas siguientes: Program Para metodo de pago C RFFOUS_C Variant SAP_OC Almacene la variante para el método de pago C Program Para metodo de RFFOM100 SAP AG Página 26 de 31

27 pago T Variant SAPAROC Almacene la variante para el método de pago T 26. Una vez elegida la variante, ir a. Seleccionar: - Fecha ejec.programa; dia de ejecución de la corrida. - Característica identificación: similar a la entrada al principio de la transacción. - Sociedad pagadora: Via de pago: T ó C (según corresponda) - Banco Propio: ej, BCO1 - ID de cuenta: ej, Nuemro de remesa de cheque: ej, 1 (solo para via de pago C) - Formato alternativo: ej, HR_GALICIA (para via de pago T) - Formulario de cheque alternat.: ej, F110_ES_LETRA (para via de pago C) - Dispositivo de salida: ej; LP01 (para via de pago T) 27. Seleccione Save. 28. Seleccione Status. 29. Seleccione Imprimir (F6). 30. En la pantalla efectúe las entradas siguientes: Fecha de Inicio Ejecución Inmediata Crear Medio de Pago Job Impresión X X Job 31. Seleccione Enter. 32. Aparecerá el nombre del job que ha sido creado. Introduzca un nombre para identificar el job SAP AG Página 27 de 31

28 33. Para visualizar el job creado ir a Sistemas Job propios y seleccionar mediante un tilde el job con el nombre creado. Luego ir a, seleccionar, y podrá visualizar el pago. 34. Para obtener información adicional sobre el pago, consulte el Resumen de Pago, que se genera automáticamente como un lista SPOOL. 35. Además, puede crear la Lista de Pagos y la Lista de excepciones. Para ello, seleccione Edit Payments Payment List o Edit Payments Exception List. Seleccione Continue (Enter) para ejecutar la lista. Resultado Se han pagado las facturas teniendo y se han contabilizado en las cuentas bancarias de compensación Contabilización Manual de Pagos Efectuados Utilización La contabilización de pagos efectuados se puede realizar de forma manual o automática (programa de pago SAPF110). El proceso de contabilización manual se describe a continuación. Se procederá de esta manera especialmente en el caso de pago manual o de contabilización manual paso a paso del extracto de cuenta. Prerrequisitos Para utilizar esta alternativa, se puede utilizar el método de pago C. Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: interface gráfica de SAP (SAP GUI) Menú SAP Código de transacción F-53 Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización Salida de Pagos Contabilizar Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de Rol de NWBC Menu SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores) Contabilidad de Acreedores Contabilizar Pagos Contabilizar Salida de Pagos 2. En la pantalla Contabilizar salida pagos: Datos cabecera, efectúe las entradas siguientes: SAP AG Página 28 de 31

29 Fecha del documento Fecha de contabilización Sociedad 1000 Moneda ARS ARS Referencia (*) Número de la Factura Datos bancarios Cuenta * p. ej., Importe * p. ej., el importe de una factura entrada en el sistema que sabemos que queremos pagar Fecha valor Selección de partidas abiertas Cuenta * Indique el acreedor con factura pendiente existente. p.ej, Clase de cuenta K PA Normales * seleccionar 3. Seleccione Tratar PAs. 4. En la pantalla Contabilizar salida de pagos Procesar partidas abiertas, seleccione la partida correspondiente (facturas pendientes, abonos, etc.). 5. Seleccione Contabilizar (Ctrl+ S). El sistema mostrará el mensaje Document XXXXXXXXXX was posted in Sociedad Compruebe el documento contabilizado, mediante Document -> Display. Resultado El documento contabiliza la cuenta bancaria (transferencia bancaria nacional) en el Haber y el acreedor con la cuenta asociada alternativa (acreedores nacionales) en el Debe. El sistema compensa los abonos y facturas pendientes seleccionados durante el tratamiento de partidas abiertas junto con la realización del pago Tratamiento de Extractos de Cuenta Manuales Utilización SAP AG Página 29 de 31

30 El banco carga las transferencias bancarias y las transferencias exteriores directamente en su cuenta. Procedimiento Para ejecutar esta actividad, efectúe los procesos del escenario Gestión de caja (160), mediante los datos maestros de este documento. 5 Apéndice 5.1 Anulación de las Etapas del Proceso En la siguiente sección, se encuentran los pasos de anulación más frecuentes, que se pueden utilizar para anular algunas de las actividades descritas en este documento. Solicitud de anticipos Código de transacción (SAP GUI) Anulación: Código de transacción (SAP GUI) Rol de NWBC Menu F-47 Documento de anulación FB08 SAP_NBPR_AP_CLERK-S Contabilidad principal Tratamiento de cuentas de mayor Anular documento El documento de anulación no tiene partidas individuales; únicamente el documento original se compensa con el número del documento de anulación. Contabilización de facturas de acreedor Código de transacción (SAP GUI) FB60 Anulación: Código de transacción (SAP GUI) Rol de NWBC Menu Documento de anulación FB08 SAP_NBPR_AP_CLERK-S Contabilidad principal Tratamiento de cuentas de mayor Anular documento Se crea un nuevo documento de anulación con las claves de contabilización invertidas del documento original SAP AG Página 30 de 31

31 Abono de acreedor Código de transacción (SAP GUI) Anulación: Código de transacción (SAP GUI) Rol de NWBC Menu FB65 Documento de anulación FB08 SAP_NBPR_AP_CLERK-S Contabilidad principal Tratamiento de cuentas de mayor Anular documento Se crea un nuevo documento de anulación con las claves de contabilización invertidas del documento original 5.2 Formularios Utilizados Utilización En determinadas actividades de este proceso empresarial se han utilizado formularios. En la tabla siguiente se proporciona información acerca de estos formularios. Nombre común del formulario Bank Transfer (Germany) Payment Advice Note Tipo de formulario SAPscript Utilizado en la etapa del proceso Tipo de salida Nuevo Nombre técnico YB_F110_D_UEBERWEIS SAPscript 4.10 Nuevo YB_F110_D_AVIS Check SAPscript 4.10 Nuevo YB_F110_D_SCHECK Accompanying Sheet for DME Accompanying Sheet for DME EDI Accompanying sheet SAPscript 4.10 Nuevo SAPscript 4.10 Nuevo SAPscript 4.10 Nuevo YB_PAY_DE_DTAUS0 YB_PAY_DE_DTAZV YB_F110_EDI_01 SAP AG Página 31 de 31

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