PROCEDIMIENTO DOCUMENTO SOLO PARA CONSULTA

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1 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF-05 1 de 13 PROCEDIMIENTO Realizó: CGX Revisó: CCJ Aprobó: BFP Auxiliar de Facturación Gerente de crédito y cobranza Director de Finanzas

2 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF-05 2 de 13 OBJETIVO Establecer los lineamientos para la solicitud, elaboración y registro en el sistema SAP de facturas. Así como la verificación, clasificación de la información en el reporte de ingresos emitido por el SAP, garantizando que dichos documentos que se generan sean exactos, oportunos y estén debidamente soportados. ALCANCE Aplica en forma obligatoria a todas las áreas de la empresa que requieran la elaboración de facturas o remisiones, por venta de servicios, medicamentos, material de curación, así como por arrendamientos y venta de equipos y de activos de la empresa. DEFINICIONES Factura: RFC : R-1: Documento fiscal que respalda el ingreso de recursos a favor de la empresa, por concepto de la venta de material de curación, medicamentos, prestación de servicios y otros. Registro Federal de Contribuyentes. Formato de aviso de de inscripción al registro Federal de Contribuyentes. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Gerente de Crédito y Cobranza y el área de Facturación garantizar el cumplimiento del presente procedimiento. Es responsabilidad del personal de la Gerencia de Crédito y Cobranza, área de Facturación y el personal que requiera una factura apegarse a las actividades descritas en este procedimiento.

3 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF-05 3 de 13 DESARROLLO REPORTE DE NECESIDADES DE PERSONA No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO 1 Solicitante FORMAS DE SOLICITUD DE FACTURAS. Entrega solicitud de y el soporte de la misma, los formatos de solicitud de factura pueden ser: Solicitud Facturación de Hospitales Privados (RDF-05-01) Solicitud Facturación Mensual Osteosíntesis ISSSTE (RDF-05-02) Nota de Crédito (RDF-05-03) Facturación de Consigna (RDF-05-04) Alta en Sistema de Cliente Nuevo (RDF-05-05) de medicamentos material de curación y otros ( RDF-05-06) mensual Anestesia ISSSTE (RDF-05-07) Solicitud mensual endoprotesis ISSSTE (RDF-05-08) Facturación de Arrendamiento (RDF-05-09) 2 Solicitante ALTA DE CLIENTES NUEVOS. Entrega formato de SOLICITUD DE ALTA EN SISTEMA DE CLIENTE NUEVO (RDF-05-05) al auxiliar de anexando copia de los siguientes documentos del cliente: Cedula de identificación fiscal legible (RFC). R-1 con el anexo correspondiente (en el caso de haber realizado algún trámite recientemente). Alta en Sistema de Cliente Nuevo (RDF-05-05) Comprobante de domicilio. Copia de Acta Constitutiva.

4 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF-05 4 de 13 Identificación oficial de la persona de contacto. Con la información anterior, el auxiliar de solicita referencias crediticias del cliente. Cuando la información crediticia es favorable, se registra el nuevo cliente en sistema; en caso contrario, se le indica al Solicitante que la información crediticia no es favorable por lo cual es quien toma las acciones que le sean pertinentes. Nota: Cuando los datos del cliente existen en sistema, se procede a elaborar la FACTURA correspondiente. 3 Solicitante ELABORA SOLICITUD DE FACTURA Y ENTREGA AL ÁREA FACTURACIÒN. Las facturas se pueden solicitar por los siguientes conceptos: A) Servicios Integrales de Anestesia (SIA), Privado o Gobierno. Solicitud Facturación de Hospitales Privados (RDF-05-01), el cual debe de ser entregado a más tardar los días 03 de cada mes. Facturación Mensual Anestesia ISSSTE (RDF-05-07), el cual debe de ser entregado a más tardar el día 26 de cada mes. B) Servicio de Endoprotesis y Osteosíntesis. Solicitud Facturación Mensual Osteosíntesis ISSSTE (RDF-05-02), la entrega se debe de realizar a más tardar los días 26 de cada mes. Solicitud Facturación Mensual Endoprotesis ISSSTE (RDF-05-08), de igual forma la entrega es el 26 de cada mes. C) Medicamento material de curación y otros. de medicamentos material de curación y otros (RDF-05-06), puede ser entregada el día que se requiera la factura.

5 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF-05 5 de 13 D) Consigna. Facturación de Consigna (RDF-05-04), puede ser entregada el día que se requiera la factura.. Una vez realizada la solicitud se anexara el soporte de la factura como puede ser: Concentrado de procedimientos de anestesia, Endoprotesis, Osteosíntesis. Orden de compra del cliente. Orden de reposición (generalmente del IMSS). Remisión de medicamentos o material de curación. En el caso de consigna listado de material consumido. Cuando se trate de alguna factura que se envía al almacén, para ser entregada con material se debe de informa al responsable de. (Es importante tomar en cuenta los tiempos de entrega ya que en este caso se surten un día después de enviada la factura al almacén). 4 Auxiliar de VERIFICA QUE TODO LO DESCRITO EN LA SOLICITUD ESTE CORRECTO. Una vez que el solicitante entrega el formato de solicitud de factura revisa que: Se indique el concepto del servicio que se facturará. El nombre del cliente se encuentre dentro de la base de datos del sistema. Indiquen los folios inicial y final que respaldarán la factura(solo para SIA, SIE y SIO). Indique claramente el periodo por facturar. Que se incluya el nombre del Supervisor Técnico y/o Ejecutivo de ventas o Asesor Médico según sea el caso.

6 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF-05 6 de 13 5 Auxiliar de 5.1 Auxiliar de Los datos están correctos?, si los datos están correctos pasa a la actividad 6, de lo contrario a la actividad 5.1. No. Notifica y verifica con el solicitante la(s) anomalía(s) detectada(s) y una vez aclarada(s) la discrepancia pasa al siguiente punto. 6 Auxiliar de Si. Comprueba que los datos del cliente existan en el sistema, en caso de no existir realizara la punto 2. 7 Auxiliar de ELABORA FACTURA Y LA ENTREGA AL SOLICITANTE. Elabora la(s) factura(s) de acuerdo a la solicitud y se las entrega al solicitante en un plazo no mayor a 24 horas, con una carta (por duplicado) en la que especifica, el nombre del cliente, el número de la factura, el servicio prestado y el importe total, en una de las copias de la factura recaba la firma de acuse según aplique, con la finalidad de llevar un respaldo de las facturas. Nota 1: Cuando no se tenga material o medicamento no se elabora la factura. 8 Solicitante ENTREGA FACTURA AL CLIENTE. Entrega la factura al cliente, quien acusa de recibido en una de las copias de la factura que se adjuntó. Nota 2: Este acuse deberá ser entregado al área de en un plazo no mayor a 8 días para clientes foráneos y 3 días para clientes locales. 9 Encargado de Atención a clientes SOLICITUD POR ORDEN DE COMPRA DEL CLIENTE. Cuando se solicita una compra directa por parte del cliente, recibe orden de compra enviada por correo electrónico, posteriormente realiza la SOLICITUD DE DE MEDICAMENTOS MATERIAL DE CURACIÓN Y OTROS ( RDF-05-06) en la cual anexa la orden de compra que entrega al auxiliar de. de medicamentos material de curación y otros ( RDF-05-06)

7 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF-05 7 de Auxiliar de Recibe y revisa estatus de la cuenta del cliente, en la cual verifica que no tenga un adeudo de más de tres facturas Auxiliar de Auxiliar de Encargado de Atención a clientes Tiene adeudo?, Si tiene adeudo pasa al siguiente punto de lo contrario al punto 13. Si. Cuando el cliente presente adeudos superiores a 3 facturas, informa al encargado de atención a clientes. Se pone en contacto con el solicitante para notificar el estatus de su cuenta quién negocia el pago del adeudo, si la negociación no es favorable para la compañía, se le informa al cliente y al Ejecutivo de Ventas los motivos por los cuales no se le puede facturar. Pasar al siguiente punto. 13 Auxiliar de 14 Ejecutivo de cuentas / Supervisor 15 Auxiliar de 16 Auxiliar de 16.1 Auxiliar de No. Elabora la(s) factura(s) y la entrega al Encargado de atención a clientes, quien lo envía al almacén junto con la relación de facturas, con la finalidad que se coordine la entrega del producto. Posteriormente de la entrega recibe evidencia de la factura entregada (factura original o copia firmada y sellada por el cliente), con la finalidad de que se encargue del seguimiento hasta el cobro. SOLICITUD DE ORDEN DE REPOSICIÓN DE INSTITUCIÓN DE GOBIERNO. Cuando se recibe orden de reposición de alguna institución de gobierno, se realiza la solicitud por medio del formato SOLICITUD DE DE MEDICAMENTOS MATERIAL DE CURACIÓN Y OTROS (RDF-05-06) el cual se entrega junto con la REMISIÒN DE CONTRATO, posteriormente revisa la fecha de entrega que no se encuentre vencida. La fecha de entrega esta vencida?, si la fecha de entrega esta vencida pasar al siguiente punto de lo contrario pasar al punto 18 Si. En caso de tener la fecha de entrega vencida, notifica al Solicitante, por lo cual se anota en la copia de la orden, la indicación de medicamentos material de curación y otros ( RDF-05-06)

8 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF-05 8 de 13 que se considera una sanción por entrega extemporánea. 17 Solicitante Realiza solicitud de NOTA DE CRÉDITO (RDF-05-03), por entrega extemporánea con el concepto sanción, el formato debe tener las firmas de autorización del Director de Finanzas y el Gerente de crédito y cobranza, al momento de aplicar el pago de la factura sancionada se ingresa el formato de NOTA DE CRÈDITO (RDF-05-03). Pasa al siguiente punto. Nota de Crédito (RDF-05-03) 18 Auxiliar de No. Se elabora la factura y entrega al Solicitante, quién a su vez integra la documentación necesaria para realizar la entrega del producto y la envía al almacén. 19 Solicitante NOTA DE CREDITO. Cuando sea aplicable un descuento, ajuste o sanción a una Factura ya entregada, se solicita mediante la NOTA DE CRÉDITO (RDF-05-03) correctamente requisitada, firmada por la dirección que la solicita y autorizada por el Director de Finanzas o el Gerente de Crédito y Cobranza. Nota de Crédito (RDF-05-03) 20 Coordinador de Consigna 21 Auxiliar de SOLICITUD DE FACTURA DE CONSIGNA. Recibe concentrado del supervisor y realiza la SOLICITUD DE DE CONSIGNA (RDF-05-04) debidamente requisitado, posteriormente entrega al auxiliar de la solicitud de factura anexando el soporte del concentrado. Recibe SOLICITUD DE DE CONSIGNA (RDF-05-04) junto con el soporte del concentrado, verifica: Nombre del hospital Periodo Firmas debidamente requisitadas Una vez revisada la solicitud procede a capturar datos en el sistema SAP en el cual ingresa la siguiente información: Código Facturación de Consigna (RDF ) Facturación de Consigna (RDF-05-04)

9 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF-05 9 de 13 Precio Cantidad Total Número de almacén, el cual se toma la consigna Código de proyecto, refiere al tipo de factura (SIA,SIE y SIO) Terminado el procedo de captura de datos sube la factura al sistema y entrega factura al coordinador de consigna. 22 Coordinador de Consigna 23 Auxiliar de Una vez entregada la factura el solicitante en un plazo de 8 días para foráneos y 3 para local devuelve la factura con firma y sello de la institución y se entrega al área de Recibe factura con los acuses de recibido y archiva en la carpeta del cliente. 24 Solicitante SOLICITUD DE DE ARRENDAMIENTO. Entrega la SOLICITUD DE DE ARRENDAMIENTO (RDF-05-09) anexando la Orden de compra o copia de la factura anterior. Facturación de Arrendamiento (RDF-05-09) 25 Auxiliar de Recibe Facturación de Arrendamiento (RDF-05-09) con la orden de compra verifica datos e ingresa en sistema : Código(Unidades de las Maquinas o refacciones) Precio Cantidad Importe total Una vez hecha la factura entrega al solicitante en un plazo máximo de 8 días para foráneos y 3 días local, quien firma de recibido en una de las copias de la factura. Facturación de Arrendamiento (RDF-05-09) 26 Solicitante CANCELACIÓN DE FACTURA. Para la cancelación de una factura, se deberá entregar el documento original al área de, anexando escrito con la justificación o motivo de la cancelación junto con el formato SOLICITUD DE NOTA DE CRÉDITO (RDF-05-03). Nota de Crédito (RDF-05-03)

10 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF de 13 Cuando se trate de extravió se debe entregar Acta de Hechos expedida por el ministerio público y en el caso de pérdida en sector gobierno, oficio de la dependencia, informando del hecho con sello de la institución que lo expide. 27 Auxiliar de Facturación 28 Auxiliar de Facturación 29 Auxiliar de Facturación FACTURAS URGENTES. Para la elaboración de las facturas urgentes, solamente se pueden elaborar, cuando la solicitud esté autorizada por algún DIRECTOR y el visto bueno del Gerente de Crédito y Cobranza, por lo cual no exime el cumplimiento de lo especificado en el punto 3. Una vez terminado la realización de las facturas se procede a archivar los acuses de recibido en cualquiera de sus modalidades, en el expediente de cada uno de los clientes. Mensualmente realiza un reporte en el cual coteja las facturas realizadas en el sistema SAP, en donde lleva un archivo consecutivo de la, en el cual aparecen todas y cada una de las facturas emitidas, así como las canceladas y las notas de crédito. Se revisa contra las carpetas del cliente los siguientes datos: Fecha Numero de Factura Cliente Importe IVA Total Dicha información se coteja contra SAP, la base de datos FISCAL (base de datos en Excel) y COSTOS (que es la cantidad por venta). Terminado el amarre se entrega el reporte al área de Contabilidad.

11 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF de 13 DIAGRAMA DE FLUJO Facturación (1 de 2) Solicitante Auxiliar de Facturaciòn Encargado de Atención al cliente Ejecutivo de cuenta/ Supervisor Inicio 1 Entrega solicitud de y el soporte de la misma 2 En caso de clientes nuevos entrega el formato alta de cliente nuevo, anexando copia de los documentos del cliente RDF Elabora solicitud y entrega al área de Verifica que todo lo descrito en la solicitud este correcto Los datos están correctos? No Notifica y verifica con el solicitante la anomalía detectada Solicitud por orden de compra del cliente A Si 6 9 Comprueba que los datos del cliente existan en sistema en caso de no existir realiza el punto 2 Recibe orden de compra y realiza la solicitud de de medicamentos material de curación y otros, anexando la orden de compra RDF Entrega factura al cliente quien acusara de recibido en una de las copias de la factura Elabora factura y entrega al solicitante A 10 Recibe solicitud y revisa el estatus de la cuenta del cliente Tiene adeudo el cliente? Si Informa al encargado de atención al cliente sobre el adeudo Se pone en contacto con el solicitante para notificarle el estatus de su cuenta No 13 A Elabora la factura y la entrega al encargado de atención al cliente 14 Posteriormente de la entrega recibe evidencia de la entrega (factura original o copia firmada y sellada del cliente)

12 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF de 13 <Nombre proceso (2 de 2) Solicitante Auxiliar de Facturaciòn Coordinador de consigna A 15 Recibe orden de de medicamento material de curación y otros y revisa la fecha de entrega no este vencida RDF Realiza solicitud de Nota de crédito por entrega extemporánea y se entrega al momento de aplicar el pago de la factura sancionada Se notifica al solicitante la consideración de una sanción por entrega extemporánea Si 16 La fecha de entrega esta vencida? factura de consigna No B 19 Nota de credito 18 Se elabora la factura y se entrega al solicitante 20 Recibe concentrado del supervisor y realiza la solicitud de de consigna posteriormente entrega la solicitud al auxiliar de facturaciòn RDF Cuando aplique un descuento, cancelación, ajuste o sanción se requisita el formato de nota de crédito con previa autorización del Director de finanzas y el Gerente de crédito y cobranza RDF B factura de arrendamiento 24 Realiza y entrega la solicitud de de arrendamiento anexando la orden de compra o copia de la factura anterior RDF Recibe solicitud junto con el concentrado y revisa datos, procede a la realización de la factura y entrega al coordinador de consigna RDF Recibe factura con los acuses de recibido y archiva en la carpeta del cliente 25 Recibe solicitud de de arrendamiento con la orden de compra verifica datos e ingresa a sistema y entrega al solicitante 22 Una vez entregada la factura el solicitante en un plazo de 8 días para foráneos y 3 para local devuelve la factura con firma y sello de la institución y se entrega al área de facturaciòn Cancelación de Factura 26 Entrega factura original junto con el formato de nota de crédito anexando escrito o acta de hechos en caso de extravió RDF Facturas urgente RDF Cuando sea una factura urgente la solicitud correspondiente al servicio debe de estar autorizado por el director de finanzas y el gerente de crédito y cobranza 28 Archiva acuses de recibido de los servicios facturados en los expedientes del cliente Fin 29 Mensualmente realiza un reporte de las facturas realizadas el cual coteja con SAP y los expedientes del cliente, al finalizar entrega un reporte al área de contabilidad

13 FE 18-JUN-08 FA 05-AGO-10 V 02 PDF de 13 DOCUMENTOS REQUERIDOS No Aplica. FORMATOS REQUERIDOS No. Documento Código Solicitud Facturación de Hospitales Privados Solicitud Facturación Mensual Osteosíntesis ISSSTE Nota de Crédito Facturación de Consigna Alta en Sistema de Cliente Nuevo de medicamentos material de curación y otros mensual Anestesia ISSSTE Solicitud mensual endoprotesis ISSSTE RDF RDF RDF RDF RDF RDF RDF RDF Facturación de Arrendamiento RDF Factura N/A 11 Remisión N/A CAMBIOS Punto o sección del documento (párrafo, nota) Texto modificado Todo El procedimiento cambio radicalmente por lo cual sustituye al anterior.