MANUAL DE COMUNICACIÓN DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO - ITSA

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Álvaro Sevilla Río
hace 8 años
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1 MANUAL DE COMUNICACIÓN DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO - ITSA 1. PRESENTACIÓN Dentro de una organización son numerosos los campos de trabajo que puede abordar un Comunicador Organizacional. A pesar de que todos tienen especial trascendencia en el logro de los objetivos de ésta, corresponde identificar el estado de cada uno de ellos dentro del Instituto, para determinar el orden de prioridad que se les dará en el Plan Estratégico de Comunicación, teniendo en cuenta la orientación de convertirnos en la Institución moderna, proactiva y eficiente que liderará en la región Caribe la formación del talento humano. El Manual de Comunicación Organizacional del Instituto Tecnológico de Soledad Atlántico, ITSA, traza los lineamientos que todo funcionario del Instituto debe tener en cuenta a la hora no solo de solicitar el apoyo del área para el desarrollo de sus actividades, sino que le da herramientas mínimas para involucrar en sus labores elementos comunicacionales, que le permitan ejercer eficazmente sus funciones, ya que no se puede olvidar que la comunicación es intrínseca al ser humano. A continuación se reverencian los campos de trabajo que se atienden con mayor frecuencia, teniendo en cuenta las actividades propias de la Institución.

A pesar de que todos tienen especial trascendencia en el logro de los objetivos de ésta, corresponde identificar el estado de cada uno de ellos dentro del Instituto, para determinar el orden de

2 2. PÚBLICOS DEL ITSA Los públicos son todas aquellas personas, instituciones u organizaciones claves para el funcionamiento de la Institución. Los públicos internos del ITSA son: Consejo Directivo, Directivos Administrativos, Directivos Académicos, Funcionarios, Docentes, Estudiantes, Practicantes, Supernumerarios, Monitores y empleados temporales. Los públicos intermedios del ITSA son: Ministerio de Hacienda, Ministerio de Educación, Departamento Nacional de Planeación, Departamento Administrativo de la Función Pública, Contraloría, Procuraduría, Aliarse, Egresados, proveedores y familiares de empleados. Los públicos externos del ITSA son: Instituciones de educación básica y media, instituciones de educación superior, comunidad en general, medios masivos de comunicación, Gobernación del Atlántico, Asamblea Departamental, Alcaldía de Soledad, Consejo de Soledad, Alcaldías municipales, Congreso de la República, Organizaciones No Gubernamentales, Potenciales estudiantes y entidades financieras.

3 3. IMAGEN CORPORATIVA El manejo de la imagen corporativa es fundamental para el posicionamiento de cualquier organización. Sus elementos deben estar claramente definidos y ser del manejo de todos los miembros de la organización para evitar distorsiones que envíen mensajes equivocados al público externo. El área de Imagen Corporativa incluye desde su planeación, administración, manejo de la identidad corporativa, posicionamiento de la marca, diseño e implementación del manual y fortalecimiento de la imagen desde la ética y estética. En el ITSA, al tema se le ha dado la importancia que éste requiere y por ello se elaboró el Manual de Imagen Corporativa del Instituto Tecnológico de Soledad Atlántico, el cual ha sido socializado entre funcionarios, docentes y estudiantes y a él se pueden remitir para el adecuado manejo de todos sus elementos. 4. RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO Las Relaciones Públicas es el conjunto de ciencias, actos y técnicas que a través de un proceso de comunicación institucional estratégica y táctica, tiene por objeto mantener, modificar o crear una imagen de personas o instituciones, para obtener una opinión favorable del público que se relaciona. El protocolo engloba el conjunto de reglas jurídicas y pautas culturales que integran la organización de actos públicos y privados. El área de Relaciones Públicas y Protocolo abarca la organización de eventos, el relacionamiento con los públicos, asesoría de imagen, manejo de la agenda organizacional, relacionamiento con otras organizaciones y manejo de la opinión pública.

El área de Imagen Corporativa incluye desde su planeación, administración, manejo de la identidad corporativa, posicionamiento de la marca, diseño e implementación del manual y fortalecimiento de la

4 A continuación se esbozan pautas a seguir teniendo en cuenta las actividades propias del ITSA. 4.1 Organización de Eventos Empresariales. Para organizar un evento especial hay que establecer un cronograma de actividades, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: Tipo de evento Lugar y fecha a realizarse Invitados especiales Respetar las precedencias Número de Participantes Presupuesto Asignado Puntualidad Las precedencias se definen como los privilegios o ventajas que recibe una persona u objeto con respecto a otros. Todos los estados tienen un régimen de precedencias por medio del cual se establece el lugar que deben ocupar las personas en sus actos protocolarios de acuerdo con su rango y jerarquía. En Colombia las precedencias están regidas por el decreto 770 de marzo 12 de 1982, por medio del cual se expide el Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República. En las empresas, las precedencias se basan en el organigrama, que representan las diferentes divisiones en la organización y las relaciones entre sus empleados. El de mayor rango irá en el centro, quien le sigue en el orden jerárquico a su derecha, el siguiente a su izquierda y así sucesivamente.

Respetar las precedencias Número de Participantes Presupuesto Asignado Puntualidad Las precedencias se definen como los privilegios o ventajas que recibe una persona u objeto con respecto a otros.

5 ORGANIGRAMA DEL ITSA A los funcionarios responsables de la organización de determinado evento en el ITSA, se les recomienda solicitar con suficiente antelación la asesoría de Comunicaciones en aquellos eventos que así lo requieran, de lo contrario, guiarse por las pautas aquí establecidas y solicitar a los departamentos correspondientes los equipos e implementos necesarios para el éxito del evento.

aquellos eventos que así lo requieran, de lo contrario, guiarse por las pautas aquí establecidas y

6 Hay que tener en cuenta que la disposición de las bandera en los auditorios se hace de acuerdo a su jerarquía: la de Colombia al centro, a su derecha la del Departamento del Atlántico, a su izquierda la de Soledad y a la derecha de la departamental la del ITSA y así sucesivamente. Si se van a colocar en grupos de dos, la departamental irá a la derecha de la de Colombia y la del ITSA a la derecha de la del municipio. 4.2 Manejo de la Agenda Organizacional El manejo de la agenda en los distintos tipos de eventos al interior de las organizaciones es fundamental para el éxito de lo establecido (asambleas, juntas, visitas de personalidades, ceremonias internas, etc). Lo primero es determinar exactamente las actividades que se realizarán ese día y ceñirse a lo allí establecido. Para ello, los funcionarios encargados del evento se reunirán previamente para determinar que puntos debe contener la agenda, posteriormente debe enviarse al superior para que la apruebe, ya revisada, debe ser remitida a la persona que oficiará como maestro de ceremonia o quien tendrá a su cargo la moderación del evento. 4.3 Manejo de la Opinión Pública Rousseau definió la Opinión Pública como el medio por el cual se expresa la voluntad general, la censura es el medio de expresión de la opinión pública. Le corresponde al Relacionista Público de la organización o a quien haga sus veces, velar porque la percepción del público sea favorable. Para ello, tendrá que procurar que los mensajes enviados a todos los públicos sea el adecuado y deberá asesorar a las directivas a la hora de atender problemas generados por fallas en la comunicación.

Si se van a colocar en grupos de dos, la departamental irá a la derecha de la de Colombia y la del ITSA a la derecha de la del municipio. 4.

7 5. PUBLICACIONES El área de Publicaciones abarca la coordinación de la producción de publicaciones, la sensibilización del personal en torno a las publicaciones, circulación de publicaciones, medición del impacto de éstas y su mejoramiento continuo. El jefe de la dependencia que requiera la publicación de textos que hagan referencia a sus actividades, deberá solicitarlo a la Oficina de Comunicaciones y Diseño Gráfico, sus funcionarios pedirán la correspondiente autorización al superior inmediato y se harán las consultas necesarias en la Oficina de Presupuesto, si ello incurre en algún gasto adicional. El material debe ser remitido con suficiente anticipación para su diseño, diagramación, impresión y/o publicación en medio electrónico si así se requiere y debe concertarse su fecha de entrega. Le corresponde al Comunicador Social revisar los textos y sugerir los cambios que considere necesarios en aspectos de redacción y estilo. Igualmente debe proponer nuevas publicaciones. 6. MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN Especial atención requiere el manejo con los medios masivos de comunicación, orientadores naturales de la opinión pública. Dentro de las organizaciones, esta área se ocupa de la organización y manejo de la información, enlace con los medios, seguimiento de prensa, actualización y manejo de contexto, sistematización de la información, entre otros.

El jefe de la dependencia que requiera la publicación de textos que hagan referencia a sus actividades, deberá solicitarlo a la Oficina de Comunicaciones y Diseño Gráfico, sus funcionarios pedirán la

8 7. ITSA RADIO El Instituto Tecnológico de Soledad Atlántico, ITSA, posee una emisora de interés público, otorgada por el Ministerio de Comunicaciones a través de la Resolución 1915 de septiembre de Ubicada en la banda F.M. en los MHz, ITSA Radio está regida por la normatividad de radiodifusión vigente: Ley 7 de 1966, decretos 1446 y 1447 de 1995, 1021 de 1999 y 348 de PUBLICIDAD Y MERCADEO Teniendo en cuenta las actividades de mercadeo de la Escuela de Formación Permanente del ITSA, conjuntamente con la Oficina de Comunicaciones se deben diseñar estrategias promocionales de los programas y cursos de extensión del Instituto. Una vez identificada la estrategia, se harán los diseños correspondientes y se solicitará la aprobación a la dirección a fin de iniciar la promoción institucional.

PUBLICIDAD Y MERCADEO Teniendo en cuenta las actividades de mercadeo de la Escuela de Formación Permanente del ITSA, conjuntamente con la Oficina de Comunicaciones se deben diseñar estrategias

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