23 de marzo del 2015 DCA-0715

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio Nº de marzo del 2015 DCA-0715 Señor Manrique Cascante Naranjo Director a.i. Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL Estimado señor: Asunto: Se deniega autorización a la Caja Costarricense del Seguro Social para ampliar el plazo del contrato AABS producto de la compra 2014CD Se otorga autorización a la Caja Costarricense del Seguro Social para contratar en forma directa los servicios de seguridad y vigilancia para el Centro de Distribución Central del Área de Almacenamiento y Distribución de la Caja Costarricense del Seguro Social, con la empresa Consorcio de Seguridad Alfa S.A., por un plazo máximo de 6 meses y por un monto mensual máximo de ,94. Nos referimos al oficio ALDI del 26 de febrero del año en curso y presentado en esta Contraloría General el 04 de marzo siguiente, mediante el cual el señor Miguel Salas Araya en su condición de Jefe del Área de Almacenamiento y Distribución solicita la autorización de esta Contraloría General para ampliar el plazo del contrato AABS para la prestación de los servicios de vigilancia para el Centro de Distribución Central del Área de Almacenamiento y Distribución de la CCSS, suscrito con la empresa Consorcio de Seguridad Alfa S.A. Mediante el oficio No (DCA-0611) del 11 de marzo pasado, esta División le solicitó a la Administración aportar una serie de información adicional, la cual fue atendida mediante el oficio ALDI del 12 de marzo último. I. Justificación de la solicitud Como razones dadas para justificar la solicitud, esa Institución indica lo siguiente: Que la compra 2014CD-0083 dio origen al contrato AABS , el cual se gesta de forma urgente por situaciones imprevisibles de incumplimiento del anterior proveedor, quien

2 2 abandonó los puestos de vigilancia, forzando a la Administración al cese del vínculo comercial existente. Que el contrato AABS se formalizó por el plazo de un año, y el horario de servicio es bajo la modalidad 7x24x52, siete días a la semana, las veinticuatro horas del día y las 52 semanas del año. Que el presupuesto para la ejecución del contrato está a cargo del Área de Almacenamiento y Distribución, Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicio, Gerencia de Logística. Que la relación contractual inició el 02 de abril del 2014 y finaliza el 02 de abril del Que la cantidad de oficiales contratados es de dos oficiales. Que el costo mensual del servicio es de ,94, y el costo anual es de ,28. Que el tiempo para la tramitología de una nueva contratación es insuficiente con respecto a la caducidad del contrato AABS , por lo cual solicita la autorización para extender el plazo de vigencia de dicha relación contractual con la empresa que actualmente brinda el servicio. Que el Centro de Distribución Central tiene almacenado el 90% del inventario de medicamentos y suministros médicos de la institución, cifra que representa aproximadamente treinta y cuatro mil millones de colones, lo cual no puede quedar privado de seguridad y vigilancia. Adicionalmente, mediante el oficio ALDI del 12 de marzo último, esa Administración indica que requiere la autorización por seis meses, tiempo suficiente para tramitar una compra sujeta a los plazos de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. También indica que la empresa Consorcio de Seguridad Alfa S.A. ha cumplido a cabalidad todo lo exigido en el cartel de la compra directa CD-0083 y el contrato ABBS Se aporta copia del oficio N del 23 de febrero del 2015 mediante el cual la Comisión Control del Gasto en Contratación otorga el visto bueno para ampliar en 6 meses el contrato de servicios de vigilancia. II. Criterio de la División 1. Sobre la posibilidad de ampliar el plazo del contrato AABS : Esa Administración solicita la autorización de este órgano contralor para ampliar el plazo del contrato AABS producto de la contratación 2014CD-0083, y para lo cual explica

3 3 que dicha contratación se realizó en forma urgente aplicando el artículo 131, inciso k) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Dicha norma establece lo siguiente: Artículo 131. Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso. La Administración podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República: ( ) k) Situaciones imprevisibles: Las contrataciones necesarias para enfrentar situaciones totalmente imprevisibles que afecten o amenacen gravemente la continuidad de los servicios públicos esenciales. En estos casos la Administración podrá efectuar de inmediato las contrataciones que resulten necesarias y dejará constancia expresa de todas las circunstancias en el expediente que levantará al efecto. Dentro de este supuesto no se encuentra incluida la atención de situaciones originadas en una deficiente gestión administrativa, tales como desabastecimiento de bienes o servicios producto de una falta o mala planificación u originadas en una ausencia de control de vencimientos de contratos suscritos a plazo. Como puede observarse, la citada norma permite a la Administración realizar contrataciones en forma directa para enfrentar situaciones totalmente imprevisibles que afecten o amenacen gravemente la continuidad de los servicios públicos, sin que para ello se requiera la autorización de esta Contraloría General de la República. Dicho artículo también establece expresamente que dentro de este supuesto no se encuentra incluida la atención de situaciones originadas en una deficiente gestión administrativa, tales como desabastecimiento de bienes o servicios producto de una falta o mala planificación u originadas en una ausencia de control de vencimientos de contratos suscritos a plazo, lo cual de conformidad con la información aportada por esa Administración en el oficio ALDI parece ser el caso planteado, ya que esa Institución explica que el tiempo para la tramitología de la nueva contratación es insuficiente con respecto a la caducidad del contrato AABS , e incluso el Ingeniero Miguel Salas Araya reconoce que esta situación se debe a un error de no planificar con mayor anticipación un nuevo proceso de compra, Así las cosas, es evidente que las razones expuestas por la Administración para requerir contratar los servicios de seguridad actualmente no califican de imprevisibles y se alejan de la circunstancia de excepción que dio origen al contrato AABS Por lo tanto en este aspecto, se deniega la autorización solicitada para prorrogar el plazo del contrato AABS

4 4 2. Sobre la posibilidad de otorgar una nueva autorización de contratación directa con fundamento en el artículo 2 bis, inciso c) de la LCA y 138 del RLCA: El artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa establece que la Contraloría General puede autorizar la contratación directa para aquellas actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Como complemento de lo anterior, el artículo 139 del reglamento a la ley establece que: La solicitud deberá contener una justificación detallada de las circunstancias por las cuales la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general, el monto estimado del negocio, la especificación de la partida presupuestaria que ampara la erogación, el cronograma y responsable de esas actividades hasta concluir la ejecución, así como la forma en que se tiene previsto seleccionar al contratista. Ello implica que esta División puede autorizar la contratación en forma directa en aquellos casos en que así se justifique, y para lo cual se debe realizar una valoración objetiva de todos los elementos de hecho que rodean la situación particular, a efectos de determinar si la Administración se encuentra en una situación excepcional. Ahora bien, en el caso bajo análisis, el Área de Almacenamiento y Distribución explica que el contrato actual para la prestación de los servicios de vigilancia para el Centro de Distribución Central del Área de Almacenamiento y Distribución de la Caja Costarricense del Seguro Social finaliza el próximo 02 de abril del 2014, y que el tiempo para la tramitología de una nueva contratación es insuficiente con respecto a la caducidad del actual contrato. Dicha justificación evidencia una inadecuada planificación de la Administración, lo cual reconoce el Ingeniero Miguel Salas Araya al indicar que se debe a un error de no planificar con mayor anticipación un nuevo proceso de compra, Sin embargo, en ocasiones anteriores esta División ha considerado procedente otorgar una autorización a la Administración para contratar en forma directa servicios que se requieren en forma continua (como es el caso de los servicios de aseo y limpieza, o servicios de seguridad y vigilancia), mientras se concluye el procedimiento de concurso que tramita la institución, y así evitar la interrupción de los servicios. Todo ello, en aras de la protección del interés público. En el caso bajo análisis, esa institución explica que el Centro de Distribución Central tiene almacenado el 90% del inventario de medicamentos y suministros médicos de la institución, cifra que representa aproximadamente treinta y cuatro mil millones de colones, lo cual no puede quedar privado de seguridad y vigilancia.

5 5 Así las cosas, y con fundamento en el artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y los principios que rigen la materia, se autoriza a la Caja Costarricense del Seguro Social para que contrate en forma directa los servicios de seguridad y vigilancia para el Centro de Distribución Central del Área de Almacenamiento y Distribución, por un plazo máximo de seis (6) meses tiempo en el cual la Administración deberá tramitar y tener por concluido el nuevo procedimiento de contratación. Ello, sujeto a las condiciones que se dirán más adelante. En lo que respecta a la contratación directa con una empresa en particular, o sea la empresa Consorcio de Seguridad Alfa S.A., este Despacho considera atendibles las razones dadas por la Administración, en el tanto dicha empresa es la que ha venido prestando los servicios, además de que mediante el oficio ALDI del 12 de marzo pasado, el Ingeniero Miguel Salas Araya, en su condición de jefe del Área Almacenamiento y Distribución de esa Institución manifiesta que la dicha empresa ha cumplido a cabalidad todo lo exigido en el cartel de la compra directa CD-0083 y el contrato AABS Con respecto al plazo de la autorización, la Administración aportó copia del oficio N del 23 de febrero del 2015, suscrito por el Licenciado Gustavo Picado Chacón, Coordinador de la Comisión Control del Gasto en Contratación de la Caja Costarricense del Seguro Social, en el cual se le indica al Área de Almacenamiento y Distribución que esta Comisión acordó otorgar el visto bueno al gasto para ampliar en 6 mese el contrato, siempre y cuando se mantengan las mismas condiciones del contrato anterior. Así las cosas, esta División considera razonable que el plazo de esta autorización sea acorde con el plazo de la autorización dada por la citada Comisión de Control del Gasto en Contratación, plazo dentro del cual esa Administración debe tramitar y tener concluido el nuevo procedimiento de contratación para la obtención de estos servicios. Sin embargo, se advierte que esta autorización queda sin efecto en caso de que esa Administración finalice la nueva contratación antes de la fecha límite aquí indicada. Finalmente, en lo que respecta al contrato que se llegue a formalizar producto de esta autorización, deberá contar con la aprobación interna según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización 1) Se autoriza a la Caja Costarricense del Seguro Social para que contrate en forma directa a la empresa Consorcio de Seguridad Alfa S.A. los servicios de vigilancia para el Centro de Distribución Central del Área de Almacenamiento y Distribución. 2) A la contratación producto de esta autorización le aplicarán, a la empresa contratista -en lo que corresponda- las obligaciones y responsabilidades establecidas en el contrato anterior AABS producto de la compra directa 2014CD ) La autorización es por un monto máximo mensual de cuatro millones cien mil cuarenta colones con noventa y cuatro céntimos ( ,94).

6 6 4) La Administración deberá acreditar en el expediente administrativo que cuenta con el contenido económico suficiente y disponible para atender los pagos producto de la contratación que aquí se autoriza, debiendo verificar que tales recursos puedan emplearse válidamente para el fin propuesto. 5) La razonabilidad del precio pactado queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración. 6) El plazo de la presente autorización lo es a partir de la finalización del contrato actual, o sea el 03 de abril del 2015 y por un plazo máximo de seis (6) meses, sea hasta el 02 de octubre del Sin embargo, la ejecución del contrato derivado de la presente autorización deberá tenerse por finalizada anticipadamente, al momento en que el contrato producto del procedimiento ordinario pueda dar inicio, y así deberá ser advertido a la contratista. 7) Esta autorización no valora ni emite criterio con respecto a lo actuado por la Caja Costarricense del Seguro Social en relación con el contrato AABS producto de la contratación directa 2014CD-0083, lo cual queda bajo su absoluta y exclusiva responsabilidad. 8) La Administración deberá suscribir un contrato con la empresa contratista, producto de la presente autorización, el cual deberá contar con la aprobación interna según lo regulado en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 9) Deberá quedar constancia en el expediente administrativo levantado al efecto, todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 10) Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la empresa contratista se encuentra al día en el pago de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo la responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto a encontrarse al día con el pago de las obligaciones correspondiente al FODESAF. 11) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República ( ).

7 7 12) Al ser esta contratación un procedimiento excepcional autorizado sobre las base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 13) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la empresa contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 14) La Administración deberá verificar que la contratista se encuentre al día en el pago de impuestos, según las disposiciones del ordenamiento jurídico. 15) En cuanto al pago, debe observarse lo indicado en el artículo 195 del RLCA que entre otras cosas, dispone: Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios. 16) De previo a la suscripción del contrato, deberá la Administración verificar el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual. 17) De previo a realizar el contrato, deberá cumplirse con la normativa interna que haya dictado esa Institución, respecto a permisos, autorizaciones, aprobaciones, entre otras, lo cual se advierte aquí expresamente. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en este oficio será responsabilidad de Manrique Cascante Naranjo en su condición de Director a.i. de la Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios de la Caja Costarricense del Seguro Social, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos mencionados. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Celina Mejía Chavarría Fiscalizadora CMCH/ksa NI: 5942, 6999 G: Ci: Archivo central