Instructivo Inscripción de Personas Naturales

Transcripción

1 Página: 1 de 31 APROBACIONES Elaborado por: Olga Nieto / Cargo: Administradora de Pruebas Aprobado por: Alberto Quevedo Barragán / Revisado por: Olga Nieto / Cargo: Administradora de Cargo: Jefe de procesos funcionales Pruebas CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de Modificación aprobada Descripción de las Modificaciones Numeral del documento modificado Elaboración inicial del documento NA 1 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

2 Página: 2 de 31 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. DESCRIPCIÓN 3 4. INSCRIPCIÓN DE PERSONAS NATURALES 5 2 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

3 Página: 3 de Objetivo Proporcionar una guía detallada a los usuarios autorizados del sistema HQ-, para realizar el registro de los datos específicos pertenecientes a una solicitud de inscripción de ciudadanos. 2. Alcance Inicia con la selección de la funcionalidad en el aplicativo HQ- para registrar el trámite de Inscripción y termina con el mensaje que informa que el proceso de registro ha sido exitoso. 3. Descripción A continuación se detallan las diversas actividades a realizar por parte de los actores encargados de atender la inscripción de personas naturales. Es importante tener en cuenta que: La presentación de los procedimientos está en el mismo orden en el cual el menú se visualiza dentro de la aplicación HQ-. Los campos de color salmón que aparecen dentro de cada una de las pantallas, son obligatorios, el no ingreso de información en los mismos, genera un mensaje informativo y no permite continuar con el proceso. La descripción de este proceso inicia después que el usuario del sistema, que se encargará de la realización del trámite o solicitud, se encuentra autenticado, es decir ha registrado su usuario, contraseña y huella digital (Instructivo Ingreso Aplicativo HQ-). El símbolo antepuesto a un campo indica que el campo es de doble digitación. Si el campo no coincide, luego de digitar la información dos veces, cambia a color rosado 3 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

4 Página: 4 de 31 Si las dos digitaciones coinciden, el campo cambia a color verde En los campos de fecha, se presenta el ícono que permite buscar una fecha. Dé clic sobre este ícono y el sistema despliega una ventana con el mes actual. Con los botones y puede desplazarse un mes adelante y atrás. Con los botones y puede desplazarse un año adelante y atrás. Al dar clic sobre la fecha deseada, el sistema transfiere la información al campo desde el cual se hizo el llamado. 4 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

5 Página: 5 de personas naturales Todo ciudadano que requiera efectuar un trámite ante el, debe estar previamente inscrito en el sistema. De manera general, esta inscripción la pueden hacer directamente en los organismos de tránsito del país, Direcciones territoriales y los otros actores debidamente autorizados por el Ministerio de Transporte. A continuación se especifica el procedimiento que se debe seguir para la inscripción de una persona natural ante el. Paso 1 Para iniciar el proceso de Inscribir persona natural, seleccione la opción Inscribir del menú principal, como se muestra a continuación. 5 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

6 Página: 6 de 31 6 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

7 Página: 7 de 31 Paso 2 Dé clic en la opción Inscribir Persona Natural: Paso 3 Del paso anterior se despliega el siguiente formulario: 7 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

8 Página: 8 de 31 Datos del formulario Tipo de documento: Seleccione de la lista que se despliega (tipos de documento), el tipo de documento de la persona natural que se va a inscribir en el sistema. Número de documento: Ingrese el número de documento del solicitante. Buscar: Al dar clic a este botón, el sistema consulta la persona con el tipo y número de identificación. Paso 4 En el formulario que presenta el aplicativo se debe diligenciar el tipo y número de documento del ciudadano que va a ser inscrito, una vez diligenciada esta información dé clic al botón ubicado debajo del número de identificación. 8 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

9 Página: 9 de 31 En el caso que la persona ya se encuentre inscrita en el, el sistema le informa por medio de un mensaje, como se muestra a continuación y termina el proceso de inscripción: Si por el contrario la persona no se encuentra inscrita, el sistema despliega el respectivo formulario para adelantar el registro de la información específica del ciudadano. Nota 1: En el caso que la persona posea información registrada en el debido al proceso de migración de información, el sistema recupera y muestra dicha información en la pantalla, para su validación, adición y/o modificación, al momento de la inscripción. Es importante Confirmar esta información con el documento que presenta la persona, y la información por ella suministrada durante el proceso de inscripción. 9 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

10 Página: 10 de SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

11 Página: 11 de 31 Datos del formulario Tipo de documento: Campo no editable, equivale al tipo de identificación ingresado al inicio del proceso. Número de documento: Campo no editable, equivale al número de identificación ingresado al inicio del proceso. Fecha de Expedición (dd/mm/aaaa): En este campo se selecciona la fecha del calendario que se despliega cuando se da clic al ícono de calendario, o en su defecto digitando la información con formato (dd/mm/aaaa), correspondiente a la fecha de expedición del documento de identificación de la persona que se va a inscribir o registrar. Sexo: Campo obligatorio, seleccione el sexo de la persona que se va a inscribir. Primer nombre: Campo obligatorio, ingrese el primer nombre de la persona que se va a inscribir. Segundo nombre: Ingrese el segundo nombre (en caso de que lo tenga), de la persona que se va a inscribir. Primer Apellido: Campo obligatorio, ingrese el primer apellido de la persona que se va a inscribir. Segundo Apellido: Ingrese el segundo apellido (en caso de que lo tenga), de la persona que se va a inscribir. 11 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

12 Página: 12 de 31 Fecha Nacimiento: En este campo se selecciona la fecha del calendario que se despliega cuando se da clic al ícono de calendario, o en su defecto digitando la información con formato (dd/mm/aaaa), correspondiente a la fecha de nacimiento de la persona que se va a inscribir. País de Nacimiento: Seleccione de la lista que se despliega el país de nacimiento de la persona que se va a inscribir, el aplicativo predetermina a COLOMBIA. Ciudad de Nacimiento Extranjera: Seleccione de la lista que se despliega de acuerdo con el país de nacimiento, para el caso en el que el ciudadano que se va a inscribir no nació en COLOMBIA. Departamento de Nacimiento: Seleccione de la lista que se despliega el departamento donde ha nacido la persona que se está inscribiendo, en el caso de ser ciudadano colombiano. En caso que la persona no haya nacido en Colombia no requiere esta información. Municipio de Nacimiento: Seleccione el municipio de nacimiento de la persona que se desea inscribir, en el caso de ser ciudadano colombiano. En caso que la persona no haya nacido en Colombia no requiere esta información. Grupo Sanguíneo: Campo obligatorio, seleccione de la lista el grupo sanguíneo de la persona que se va a inscribir. Celular: Ingrese el número de celular de la persona que se va a inscribir. Correo electrónico: 12 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

13 Página: 13 de 31 Ingrese el de la persona que se va a inscribir. 13 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

14 Página: 14 de 31 Documento con código de barras: Al marcar este check box, el sistema le permite hacer la lectura del código de barras Bi-dimensional de la cédula y cargar la información a la pantalla cuando se ingresa a Capturar Información Biométrica. Persona Con Huella: El usuario selecciona este campo si la persona que se está inscribiendo tiene huella digital para registrar en el sistema. Cuando no se marca este check box, el sistema valida que la persona que se va a inscribir tenga cargado un certificado de NO HUELLA, el cual se registra en la opción REGISTRAR PERSONA SIN HUELLA (Instructivo Registrar Persona sin huella) Direcciones asociadas a la persona: En este campo el usuario ingresa dirección o direcciones que tenga la persona. Para lo anterior debe dar clic en el link. Datos biométricos: Cuando se presiona este botón, se inicia el proceso de captura de la información biométrica de la persona que se que se va a inscribir (huella, firma digitalizada). Guardar: Cuando se presiona este botón sistema., el sistema crea la persona en el Cancelar: 14 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

15 Página: 15 de 31 Cuando se presiona este botón, el sistema muestra de nuevo la pantalla de búsqueda de la persona y el proceso de inscripción se cancela. No se almacena la información en el aplicativo HQ- Paso 5 Se diligencia la información del formulario de Inscripción Persona Natural. Paso 6 Se procede con los datos de la dirección, se puede editar o eliminar la actual. También se tiene la opción de agregar una nueva, en tal caso despliega una ventana donde solicita la siguiente información: Paso 7 15 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

16 Página: 16 de 31 Después de realizar el registro de la información de la dirección, se debe proceder con la captura de la información Biométrica. En el caso de haberse registrado que la persona no tiene huella, el sistema sólo le despliega la posibilidad de capturar la firma digitalizada; en caso contrario, permite la captura de huellas y el registro de la firma digitalizada, para lo cual se debe dar clic al botón. El sistema despliega el siguiente mensaje, en el que le solicita al usuario que permita la activación de los dispositivos biométricos para la captura de la información. Dé clic al botón, el sistema despliega una pantalla de color azul, con dos o tres pestañas ubicadas en la parte superior izquierda, dependiendo si se marcó el check box de documento con código de barras. La primera pestaña permite la captura de la información relacionada con los datos biográficos incorporados en la cédula de ciudadanía, cuando la misma cuenta con el respectivo código de barras bidimensional. 16 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

17 Página: 17 de 31 Una vez esta pantalla se despliega, el usuario del sistema debe utilizar el lector de código de barras para la captura de la información del código bidimensional de la cédula de ciudadanía de formato nuevo. Esta actividad se realiza pasando el láser sobre el código de barras hasta que la pistola emita un sonido que indica que la lectura ya fue realizada. NOTA: El uso de este lector de código de barras es potestativo de la entidad que realiza la inscripción del ciudadno. Este dispositivo agiliza la captura de los datos biográficos pero, tales datos pueden ser registrados manualmente, sin necesidad del lector de código de barras. 17 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

18 Página: 18 de 31 Una vez la captura es realizada, el sistema lo informa a través de un mensaje Datos leídos correctamente, sobre el cual el usuario del sistema debe dar clic al botón. Al dar clic a la pestaña firma la aplicación cambia la funcionalidad para capturar la firma del ciudadano que se va a inscribir, como se muestra a continuación: 18 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

19 Página: 19 de 31 El usuario del sistema debe dar clic al botón, lo que permite habilitar la captura de la firma del ciudadano por medio del dispositivo de captura de firmas. 19 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

20 Página: 20 de 31 El usuario del sistema, debe solicitar al ciudadano que se está inscribiendo que registre su firma en el dispositivo de captura de firma y finalizar dando clic al botón. Al dar clic a la pestaña huellas, la aplicación cambia la funcionalidad para captura de huellas. Recuerde que en el caso de haber dejado en blanco el check box de Persona con Huella, esta pestaña no se muestra al usuario de la aplicación. El usuario del sistema debe dar clic en el botón la siguiente pantalla:, el sistema le despliega 20 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

21 Página: 21 de 31 En esta nueva pantalla, el usuario elige la opción. El sistema muestra al usuario una ventana para que éste confirme la iniciación del proceso de captura de huellas. Cuando se presiona el botón Aceptar, el sistema despliega la ventana que aparece a continuación, en la cual el usuario elige la manera cómo va a realizarse el proceso de 21 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

22 Página: 22 de 31 captura de huella. El usuario según lo que corresponda, puede elegir una de las siguientes opciones: 1) huellas completas, sin excepciones, 2) sólo de la mano derecha ó 3) sólo de la mano izquierda. Cuando se selecciona la opción deseada, se oprime el botón Aceptar. El sistema despliega una pantalla en la que el usuario selecciona los dedos a los cuales se les va a capturar la huella digital. En esta pantalla el usuario debe dar clic sobre el cuadro al lado de cada uno de los dedos, del cual desea capturar la huella digital. Si se selecciona la opción huellas completas sin excepciones, aparece la imagen de las dos manos. Sólo se podrá registrar un (1) dedo por cada mano. Existe la posibilidad de capturar la huella digital de un dedo distinto al que presenta por defecto la aplicación (índice derecho, índice izquierdo), para lo anterior se hace necesario desmarcar el índice de la mano en la cual se quiere realizar el cambio y marcar o seleccionar el dedo del que se desea capturar la huella. 22 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

23 Página: 23 de 31 Al oprimir el botón Aceptar el sistema muestra un mensaje que le indica al usuario, cuál huella debe ingresar. El usuario debe ingresar cada huella tres (3) veces, utilizando el dispositivo biométrico. 23 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

24 Página: 24 de 31 El sistema captura la huella tomada y muestra el mensaje para la nueva captura. Si por error se registra nuevamente la huella inicial el sistema despliega un mensaje indicando que esa huella ya fue capturada. Dé clic en el botón Aceptar, el sistema habilita nuevamente la captura de la huella faltante. 24 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

25 Página: 25 de 31 Una vez las huellas son capturadas, el sistema muestra al usuario las siguientes pantallas. 25 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

26 Página: 26 de SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

27 Página: 27 de 31 Al dar clic en el botón Aceptar, el sistema muestra las huellas capturadas de la siguiente manera: Dé clic al botón, queda terminado el proceso de captura de la información biométrica, regresando nuevamente al formulario general de inscripción. Activando la información capturada en el paso anterior. 27 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

28 Página: 28 de 31 Paso 8 Para registrar la información, dé clic al botón. Si la información no se encuentra completa y existen campos de registro obligatorio (campos resaltados en color salmón) que se encuentran vacíos, el sistema informa por medio de mensajes de advertencia, ubicados en la parte inferior del campo. Si la información se encuentra completa el sistema muestra una ventana indicando que: Se firmará digitalmente la información enviada. 28 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

29 Página: 29 de 31 Dé clic en el botón Aceptar, el sistema presenta una alerta de seguridad informando que el proceso queda con firma digital. Paso 9 Dé clic al botón, con lo cual se está permitiendo la activación de la firma digital, el sistema despliega una ventana para el registro de la clave privada del certificado digital. 29 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

30 Página: 30 de 31 Paso 10 Digite la clave del certificado digital y dé clic al botón certificado es único e intransferible.. Recuerde que el Nota: Cuando se firma la solicitud, lo que se está haciendo es utilizar la firma digital de la persona que la está registrando, para tener la trazabilidad del trámite y asegurar que la transacción es realizada por un usuario autorizado en el sistema, el cual se hace responsable por la información enviada en dicha solicitud o transacción. Una vez firmada la solicitud por el usuario del sistema, de forma inmediata se despliega un mensaje en color verde, informando el resultado de la inscripción. 30 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público

31 Página: 31 de 31 Con esto termina el proceso de inscribir personas naturales. 31 SG.I. 06 Inscripcion Uso Público