GUÍA DE USUARIO. Sistema de Administración Proveedores

Transcripción

1 Tel Ext. 272

2 Tabla de contenido Introducción Inicio de sesión Cambiar Contraseña Consulta de documentos abiertos Carga de Comprobantes Consulta de documentos pagados Carga de recibo electrónico de pago Consulta y Descarga de comprobantes previamente cargados Consulta de Estado de Cuenta Cerrar Sesión Tel Ext. 272 Página de 23

3 Introducción Vendor Management System es un sistema que facilitará la consulta y el control de documentos para su pago. También, permitirá la carga de CFDI para garantizar el apego a los lineamientos de las autoridades fiscales. Mediante esta guía usted será capaz de consultar los documentos, tanto pendientes de pago como pagados, que aún no cuentan con un archivo XML como comprobante fiscal cargado y se le permitirá anexarlo. Durante este proceso se verificará que el comprobante corresponda al documento seleccionado y también que sea un comprobante válido. Además, mediante los estados de cuenta mensuales, será posible consultar el histórico de documentos generados durante cada mes con toda la información correspondiente. 1. Inicio de sesión En su explorador de internet diríjase al siguiente link y se abrirá la siguiente página Tel Ext. 272 Página de 23

4 En el menú de la izquierda presione el botón Iniciar Sesión. Se desplegará la pantalla en la cual deberá capturar su nombre de usuario y su contraseña para iniciar sesión. Tel Ext. 272 Página de 23

5 Una vez ingresado se mostrará la siguiente pantalla. Note que ya cuenta con un menú habilitado en la parte izquierda de su pantalla. 2. Cambiar Contraseña Por seguridad, usted deberá cambiar su contraseña la primera vez que inicia sesión y después deberá hacerlo regularmente. Para cambiar su contraseña dé clic en el botón que contiene su RFC en la parte media del menú. Tel Ext. 272 Página de 23

6 Después de dar clic se mostrará la siguiente pantalla donde deberá dar clic en el enlace Cambiar Contraseña. Se mostrará la siguiente pantalla: Tel Ext. 272 Página de 23

7 En los campos mostrados ingrese la información solicitada: o Contraseña Actual. o Nueva Contraseña. o Confirmar Contraseña. La nueva contraseña deberá contener mínimo 6 caracteres en los que deberá incluir por lo menos una mayúscula y un carácter especial. Ya ingresados los datos presione el botón Cambiar Contraseña. Si existe algún error se mostrará en un mensaje de la siguiente forma: De no enviarse ningún mensaje el cambio de contraseña se realizó con éxito. 3. Consulta de documentos abiertos Para consultar los documentos abiertos diríjase a -> Proceso -> Documentos Pendientes de Pago donde se mostrará la siguiente pantalla Tel Ext. 272 Página de 23

8 En esta pantalla se muestran todos los documentos que están abiertos, pendientes de pago. Se da la vista de la información general relacionada con el documento como es Lote, Referencia, Número de factura, Fecha, Monto, Saldo, entre otros, para que identifique de manera rápida de qué documento se trata. Note que la columna CFDI indica si ya le fue cargado el comprobante fiscal a dicho documento. 4. Carga de Comprobantes Para cargar un documento presione el botón Cargar Comprobante de la fila del documento al que desea cargar el comprobante. Se desplegará la siguiente pantalla donde se muestran tres pestañas indicando por pasos los documentos que deberá ir cargando hasta completar el proceso. Tel Ext. 272 Página de 23

9 En la primera pestaña se indica el Paso 1, presione el botón Seleccionar. Se abrirá la pantalla del explorador de Windows donde deberá indicar la ruta donde se encuentra el archivo XML que desea cargar. Una vez seleccionado presione Abrir en la ventana del explorador. Tel Ext. 272 Página de 23

10 Al cargar el documento se realizarán algunas validaciones que indicarán si el documento seleccionado corresponde al documento que tenemos pendiente de pago. Si las validaciones al archivo XML no presentan ningún error presione el botón Siguiente. Pero si el archivo seleccionado presenta algún error en las validaciones se mostrará el mensaje de error y no permitirá continuar con el proceso hasta que sea cargado el archivo que corresponda al documento seleccionado. Tel Ext. 272 Página de 23

11 En la pestaña del Paso 2 presione el botón Seleccionar. También puede presionar el botón Anterior para regresar a la pestaña del Paso 1. Después de presionar el botón Seleccionar se abrirá nuevamente la pantalla del explorador de Windows que le permitirá seleccionar el archivo PDF que desea cargar. En dicha pantalla seleccione el archivo y presione el botón Abrir. Tel Ext. 272 Página de 23

12 Ya cargado el documento PDF presione el botón Siguiente. En la pestaña del Paso 3 se realizará la validación de los documentos cargados y se mostrará el resultado en pantalla. Si los documentos son válidos se mostrará de la siguiente forma: Tel Ext. 272 Página de 23

13 En la parte superior izquierda se muestra el monto margen de tolerancia que se tendrá al momento de validar los archivos, es decir, si el monto del documento mostrado en la consulta difiere del monto del archivo seleccionado por una cantidad mayor al margen, este documento no será válido. Las principales validaciones que se realizan al archivo XML son: Que la estructura del comprobante cumpla con todas las especificaciones. Que el comprobante se encuentre registrado en el SAT y que se encuentre vigente. Que el cálculo en los importes del comprobante, ya sea en las partidas, el subtotal, los impuestos, tanto retenidos como trasladados y el total de la factura, no tengan diferencias. Que el comprobante haya sido firmado y timbrado correctamente de acuerdo al estándar. Que el RFC del emisor coincida con el usuario que está cargando el archivo. Que el RFC del receptor coincida con el de la empresa a quien se está cargando el archivo. Que el importe coincida con el importe del documento seleccionado o que tenga una diferencia menor al margen de tolerancia mostrado. Que el comprobante no haya sido cargado anteriormente. Si la carga de comprobantes se realizó de manera correcta se mostrará en el listado de documentos el check box activo en la columna de CFDI y podrá continuar con el proceso. Concluido este proceso, el documento ya se encuentra listo para el trámite de su pago. 5. Consulta de documentos pagados Para consultar los documentos pagados diríjase a -> Proceso -> Documentos Pagados donde se mostrará la siguiente pantalla Tel Ext. 272 Página de 23

14 De igual manera, en esta pantalla se da una vista de la información general del documento para que a simple vista identifique de qué documento se trata. Generalmente, los documentos aquí mostrados ya deberán contar con un comprobante de ingresos cargado, esto lo podrá validar si la casilla de la columna CFDI se encuentra activo. 6. Carga de recibo electrónico de pago Cuando el comprobante de ingresos previamente cargado indica Método de Pago en Parcialidades o Diferido se activa el botón Cargar Pago el cual permitirá cargar los archivos XML y PDF del complemento de pago. En la columna Pago Relacionado la casilla indica si los archivos XML y PDF del complemento de pago han sido cargados, de lo contrario podrá cargarlos presionando el botón Cargar Pago. Tel Ext. 272 Página de 23

15 Al presionar el botón Cargar Pago emergerá una pantalla similar a la de carga de comprobantes de la factura. En la pantalla se muestran tres pestañas indicando por pasos los documentos que deberá ir cargando hasta completar el proceso. En la primera pestaña se indica el Paso 1, presione el botón Seleccionar. Tel Ext. 272 Página de 23

16 Se abrirá la pantalla del explorador de Windows donde deberá indicar la ruta donde se encuentra el archivo XML que desea cargar. Una vez seleccionado presione Abrir en la ventana del explorador. Al cargar el documento se realizarán algunas validaciones que indicarán si el archivo seleccionado corresponde al documento al que se realizó el pago. Si las validaciones al archivo XML no presentan ningún error presione el botón Siguiente, pero si el archivo seleccionado presenta algún error en las validaciones se mostrará un mensaje de error y no permitirá continuar con el proceso hasta que sea cargado el archivo que corresponda al documento seleccionado. Tel Ext. 272 Página de 23

17 En la pestaña del Paso 2 presione el botón Seleccionar. También puede presionar el botón Anterior para regresar a la pestaña del Paso 1. Después de presionar el botón Seleccionar se abrirá nuevamente la pantalla del explorador de Windows que le permitirá seleccionar el archivo PDF que desea cargar. En dicha pantalla seleccione el archivo y presione el botón Abrir. Tel Ext. 272 Página de 23

18 Ya cargado el documento PDF presione el botón Siguiente. En la pestaña del Paso 3 se realizará la validación de los documentos cargados y se mostrará el resultado en pantalla. Si los documentos son válidos se mostrará de la siguiente forma: Si la carga de comprobantes se realizó de manera correcta se mostrará en el listado de documentos la casilla activa en la columna de Pago Relacionado. Si el XML cargado tiene como documentos relacionados más de una factura se activarán casillas de las facturas que se encuentran relacionadas al pago, independientemente de que se haya seleccionado solo una de ellas. 7. Consulta y Descarga de comprobantes previamente cargados En caso de que desee consulta o descargar los XML y PDF previamente cargados ya sea de la factura o del pago, lo podrá hacer dentro de la misma pantalla Documentos Pagados. Tel Ext. 272 Página de 23

19 Seleccione el documento del que desea consultar o descargar el comprobante y presione el botón Consulta Comprobantes. Se mostrará la siguiente pantalla listando los archivos que tiene cargados dicho documento. Para descargar esos comprobantes seleccione el que desea descargar y presione el botón Descargar. Tel Ext. 272 Página de 23

20 Al presionar el botón se realizará la descarga del archivo según la configuración de su explorador de Internet. En el caso de Google Chrome se mostrará el archivo en la barra de descargas y el archivo se almacenará en la carpeta predeterminada. Para terminar el proceso solo cierre la pantalla. 8. Consulta de Estado de Cuenta Para consultar sus estados de cuenta por periodo diríjase a -> Proceso -> Consulta Estados de Cuenta donde se mostrará la siguiente pantalla Tel Ext. 272 Página de 23

21 Seleccione el periodo que desea consultar y presione el botón Descargar de la misma fila. El archivo será descargado de acuerdo a la configuración de su explorador de internet. Al abrir el archivo se visualizara el estado de cuenta como se muestra en la siguiente imagen. En él se mostrará la información de los documentos pendientes de pago y los documentos pagados del periodo seleccionado, en cada documento se puede visualizar a detalle la información del mismo. Tel Ext. 272 Página de 23

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23 7. Cerrar Sesión Al finalizar sus actividades o durante cualquier parte del proceso usted podrá cerrar su sesión presionando el botón Cerrar Sesión que se encuentra en la parte inferior del menú. Tel Ext. 272 Página de 23