2. Seleccione OneDrive en la parte superior de los sitios de SharePoint u Office 365 de su organización.

Transcripción

1 Como acceder a nuestra cuenta de OneDrive Business: 1. Inicie sesión en Office 365 ( 2. Seleccione OneDrive en la parte superior de los sitios de SharePoint u Office 365 de su organización. 3. Una vez dentro podemos ver nuestros Documentos.

2 4. Para iniciar actividades, como crear o cargar archivos, use las opciones de la barra de comandos rápidos. Crear, Editar Documentos y carpetas Podemos crear documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote, solo seleccionamos nuevo y elegimos que archivo nuevo queremos crear. Desde aquí podemos también agregar una nueva carpeta.

3 Crear un Nuevo Documento Vamos a crear un Documento de Word, seleccionamos nuevo>documento de Word. Se nos va a abrir una ventana donde nos pide el nombre de documento, elegimos el nombre y seleccionamos aceptar. -Se nos va a abrir una ventana de Word Online donde podemos crear nuestro documento como si estuviéramos trabajando en Office Word. No es necesario guardar el documento, ya que todos los cambios hechos en él se guardan automáticamente.

4 -Para Salir de la edición del documento, seleccionamos la pestaña Archivo y Salir. Automáticamente se guardara el archivo y lo tendremos disponible en nuestros Documentos. Para editar un documento que ya esté dentro de nuestro OneDrive, vamos a seleccionar el documento que creamos de prueba, se nos abrirá en Word Online, después seleccionamos Modificar Documento>Editar en Word Online (Si elegimos Modificar en Word se nos abrirá la aplicación de Office)

5 Agregar un documento a mi OneDrive Business Para agregar un documento a nuestra biblioteca, tenemos varias maneras de hacerlo, desde la opción cargar, arrastrando un archivo a nuestro OneDrive en el navegador o sincronizando una biblioteca de nuestra PC. Cargar Documentos desde la opción

6 Cargar documentos arrastrando archivos a Mi OneDrive

7 Sincronizar biblioteca Sincronizar OneDrive para la Empresa con su equipo La aplicación de sincronización de OneDrive para la Empresa le permite sincronizar la biblioteca de OneDrive para la Empresa u otras bibliotecas del sitio de SharePoint con su equipo local. Esta aplicación de sincronización se encuentra disponible con Office 2013 o con las suscripciones a Office 365 que incluyen aplicaciones de Office Si no dispone de Office 2013, puede descargar de forma gratuita la aplicación de sincronización de OneDrive para la Empresa. Para sincronizar OneDrive para la Empresa, inicie sesión en Office 365 o SharePoint, seleccione OneDrive en la parte superior de la página y, a continuación, haga clic en Sincronizar. Encontrará sus archivos sincronizados en el Explorador de archivos, en Favoritos. Si está sincronizando una biblioteca de OneDrive para la Empresa de Office 365, los archivos sincronizados aparecerán en la carpeta OneDrive@<organización>. Si quiere, trabaje con ellos de forma local, y los cambios se sincronizarán automáticamente con la biblioteca de OneDrive para la Empresa cuando esté conectado.

8 Compartir documentos o carpetas en OneDrive para la Empresa. Compartir un documento 1. Inicie sesión en Office 365 o SharePoint 2013 y seleccione OneDrive en la parte superior de la página para ir a la biblioteca de OneDrive para la Empresa. 2. Haga clic en los puntos suspensivos (...) que hay junto al documento para abrir su ventana de globo y, a continuación, haga clic en Compartir. La siguiente imagen muestra la ventana de globo abierta para el documento "Formato.docx".

9 3. En el cuadro de diálogo Compartir de la pestaña Invitar a personas, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas de la organización, o bien escriba Todos los usuarios. Según el nombre, es posible que tenga que escribir solamente unas cuantas letras antes de que vea el usuario que busca. Seleccione el usuario para agregarlo al cuadro. 4. Seleccione si desea conceder permiso de edición o solo de visualización a los invitados. 5. Si así lo desea, escriba un mensaje para incluirlo en un correo electrónico que se enviará a todos los invitados. El correo electrónico incluye un vínculo al documento compartido. 6. Si no desea enviar un correo electrónico, haga clic en Mostrar opciones y después desactive Enviar una invitación por correo electrónico.

10 Compartir una carpeta Al compartir una carpeta, comparte automáticamente todos los elementos de esa carpeta. Al compartir una carpeta, proporciona un modo rápido de compartir muchos documentos con otras personas a la vez, y le evita los problemas de compartir los documentos uno por uno. 1. Cree la nueva carpeta. 2. Siga el mismo procedimiento descrito anteriormente para compartir un documento. Compartir un documento con Todos En ocasiones, puede tener documentos que simplemente desea que estén disponibles para cualquier usuario de la organización. Pueden ser documentos de revisión de productos u otros documentos de referencia general. Hay dos formas de compartir un documento con todos los usuarios: Coloque los documentos en la carpeta Compartido con todos los usuarios. Invite a "Todos los usuarios" con el cuadro de diálogo Compartir. Siga el mismo procedimiento descrito anteriormente para compartir un documento. Cuál es la diferencia? Utilizar la carpeta "Compartido con todos los usuarios" es rápido y sencillo. Solo debe arrastrar un documento a la carpeta "Compartido con todos los usuarios" o crear nuevos documentos en esta carpeta. Sin embargo, tenga en cuenta que todos los documentos de esta carpeta tienen permisos de solo lectura. La diferencia más importante es que el cuadro de diálogo Compartir le permite seleccionar "Todos los usuarios excepto los externos". Si su organización permite el uso compartido externo, compartir con "Todos los usuarios" incluye los usuarios externos, es decir, las personas de fuera de su organización que previamente hayan sido invitadas a compartir documentos como invitados, ya los haya invitado por usted u otras personas de la organización.

11 Cómo pueden encontrar los usuarios documentos que compartí con todos? Los documentos que comparta con todos los usuarios no aparecen en su vista Compartido conmigo en OneDrive para la Empresa. Por qué no? Tenga en cuenta que en función del tamaño de su organización, puede haber cientos, si no miles, de documentos compartidos con todos los usuarios. Además, puede que no desee enviar un correo electrónico a todas las personas de su organización con la invitación. En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo siguiente: Haciendo clic en el vínculo que les envió en un correo electrónico. Puede encontrar la dirección URL de cualquier documento en su globo de documento. Copie y pegue la dirección URL en un correo electrónico dirigido a las personas específicas a las cuales desea notificar de ello.

12 Usando el cuadro de búsqueda de OneDrive para la Empresa. En este ejemplo, buscamos la palabra clave "formato" para encontrar cualquier documento pertinente compartido en su organización.

13 Ver con quién comparte un documento Seleccione el documento que le interese y haga clic en Archivos > Compartido con. La ventana Compartido con, muestra todas las personas que están compartiendo el documento actualmente.

14 Dejar de compartir un documento o una carpeta Puede dejar de compartir un documento o una carpeta con todas las personas o solo con algunas. 1. Seleccione el documento o la carpeta que quiera dejar de compartir y haga clic en Archivos > Compartido con. 2. En la ventana Compartido con, haga clic en la flecha desplegable junto a la persona con la que desee dejar de compartir y haga clic en Dejar de compartir.

15 Administrar versiones de documentos en OneDrive para la Empresa Si tiene el control de versiones de documentos activado en OneDrive para la Empresa, puede ver o restaurar versiones anteriores de los documentos. Si el control de versiones de documentos está desactivado, aún puede restaurar la versión anterior de un documento, aunque solo la versión editada más recientemente. Restaurar una versión anterior de un documento (Control de versiones de documentos activado) 1. Seleccione el documento cuya versión anterior desea restaurar. 2. En la cinta de opciones, seleccione Archivos > Historial de versiones. 3. En el cuadro de diálogo Historial de versiones, abra el menú desplegable de la versión del documento que desea restaurar. 4. Haga clic en Restaurar. 5. En el mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar. La versión del documento que seleccionó se convierte en la versión actual. La versión anterior actual se convierte en la versión anterior de la lista.

16 Ver una versión anterior de un documento: A veces, puede que simplemente desee ver una versión anterior de un documento. O es posible que desee ver y comparar una versión anterior de un documento antes de restaurarla como versión actual. 1. Seleccione el documento del que desea ver una versión anterior. 2. En la cinta de opciones, seleccione Archivos > Historial de versiones. 3. Seleccione el vínculo de la versión del documento que desea ver. El documento se abre en su aplicación. Dependiendo del tipo de documento, puede ver opciones para comparar las versiones de los documentos.

17 Restaurar una versión anterior de un documento (Control de versiones de documentos desactivado) Si el control de versiones de documentos está desactivado en la biblioteca de OneDrive para la Empresa, aún puede restaurar la versión anterior de un documento. NOTA Esta función solo está disponible si está desactivado el control de versiones de documentos OneDrive para la Empresa. Además, esta característica se aplica solo a los documentos que compartió con otros usuarios; No se aplica a los documentos que otros usuarios compartieron con usted. 1. En OneDrive para la Empresa, seleccione los puntos suspensivos (...) que hay junto al documento del que quiere restaurar la versión anterior. La ventana de globo muestra el nombre de la persona que modificó por última vez el documento y la fecha de modificación. 2. Si desea ver la versión anterior del documento antes de restaurarla, haga clic en Mis últimas ediciones. 3. Seleccione Deshacer cambios para abrir el cuadro de diálogo Deshacer los cambios del documento.

18 4. Para restaurar la versión anterior del documento, haga clic en Restaurar. Tengo el control de versiones de documentos activado en OneDrive para la Empresa? Para ver si tiene el control de versiones de documentos activado en OneDrive para la Empresa, haga lo siguiente: 1. Seleccione cualquier archivo de la biblioteca. 2. Haga clic en Archivos > Historial de versiones. Si el botón Historial de versiones está atenuado, el control de versiones no está activado.