UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 6 CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES A02 ACTAS (AÑOS) A02.13 Actas de Comité de Control Interno 3 7 X X Actas en donde la DCIEG participa por delegación de la A02.69 Actas de Informe de Gestión 3 7 X X Alta Dirección A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo y además Solicitud de Auxiliatura (si aplica) las auxiliaturas administrativas están soportadas en Resoluciones que expide la Vicerrectoría Administrativa A10 ARQUEOS FONDOS FIJOS Y CAJAS MENORES 4 10 X X C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas DCIEG 2 3 X X C09 CONTRATACIÓN

2 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 2 de: 6 CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (AÑOS) C09.08 Orden de Compra 3 7 X X Los tipos documentales de contratación se regiran por RUT el Estatuto de Contratación de la Universidad. Cotizaciones Polizas (si aplica) Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 7 X X Los tipos documentales de contratación se regiran por RUT el Estatuto de Contratación de la Universidad. Factura o cuenta de cobro Fotocopia de afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas juridicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 7 X X Los tipos documentales de contratación se regiran por RUT el Estatuto de Contratación de la Universidad. Cotizaciones Pólizas Acta de inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación

3 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 3 de: 6 CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Acta de liquidación Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de Paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) (AÑOS) D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional de la UIS G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdos de pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica) I01 INFORMES I01.01 Informes a Control Interno Disciplinario 5 0 X Se elimina porque la información reposa en el expediente disciplinario I01.02 Informes a Entes de Control 3 2 X Se elimina porque la información está registrada en el Solicitud consecutivo de correspondencia despachada Respuesta

4 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 4 de: 6 CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (AÑOS) I01.06 Informe de Auditoría Interna de los Sistemas de Gestión 3 2 X I01.08 Informes de Evaluación a las Autoridades 5 3 X X Académicas Evaluaciones I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 3 3 X X Las evaluaciones son el soporte de los resultados de la evaluación individual de autoridades académicas. A partir del 2016 estas evaluaciones reposan en el sistema de información nuevas versiones. I01.19 Informes de Seguimiento a Planes de Mejoramiento 2 0 X Se elimina porque todo el proceso lo administrará la de Procesos de Acreditación Vicerrectoría Académica I01.38 Informe de Auditoría Interna del Sistema de Control 3 2 X Interno de Gestión I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato

5 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 5 de: 6 CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (AÑOS) M02 MAPA DE RIESGOS 2 0 X Los Mapas de Riesgos son dinámicos y son actualizados según las necesidades del proceso como mínimo una vez al año. Esta serie se produce en cada proceso. P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 3 2 X X P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 5 5 X X P10 PROPUESTAS P10.05 Propuestas presentadas en proceso de Convocatoria 5 15 X Pública y/o Convocatoria Pública Abreviada (segunda copia) Propuesta Hace referencia a la Copia No. 2 de las propuestas entregadas por los oferentes en la División de Contratación, durante los procesos de Convocatoria Pública y/o Convocatoria Pública Abreviada. Anteriormente estas Propuestas no se transferian al Archivo Central, sino se eliminaban. P16 PROCESOS ADMINISTRATIVOS CONTROL INTERNO 3 7 X X Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN

6 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 6 de: 6 CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES S07 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (AÑOS) S07.10 Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias,Sugerencias 2 18 X X y Reconocimientos Formato Comunicación de quejas, reclamo o información Respuesta La información se encuentra permanente en formato digital en el sistema de información PQRDSR de la Universidad.