C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas

Transcripción

1 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica 1/6

2 1. PROPÓSITO: Procedimiento: Pago de Gastos a Comprobar. Gasto Corriente Revisión No. 00 Realizar el pago de los gastos efectuados por los espacios académicos o administrativos y de los cuales se presentan los comprobantes correspondientes. 2. ALCANCE: Espacios Académicos o Administrativos de la UAEM 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD autoriza los cheques que por concepto de gastos a comprobar se generen con base en el análisis correspondiente. 4. NORMATIVIDAD APLICABLE: LEY DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO TÍTULO CUARTO DEL GOBIERNO UNIVERSITARIO CAPÍTULO I DE LOS ORGANOS DE GOBIERNO Artículo 21, Fracción VII ESTATUTO UNIVERSITARIO TÍTULO QUINTO DE LA ADMINISTRACIÓN Y PATRIMONIO UNIVERSITARIOS CAPÍTULO III DEL PRESUPUESTO Y PATRIMONIO Artículo POLÍTICAS: Las formas de gastos a comprobar deberán estar foliadas para su debido control y registro. Se deberá elaborar relación para conocer los gastos a comprobar que se pagan con cheque y los que se pagan mediante transferencias bancarias. Los gastos a comprobar mayores a los $ 20, deberán ser autorizados por la Secretaría de Administración, los menores a $20, por la. La ficha de gastos a comprobar deberá contener los siguientes requisitos para iniciar la gestión de pago: a) Sello y firma de autorizados de la unidad solicitante. 2/6

3 b) Firma de solicitud de la unidad solicitante. c) Sello de CONTROL PRESUPUESTAL de la Dirección de Programación y Control Presupuestal. d) Sello de Control Operativo de la Dirección de Programación y Control Presupuestal. e) Firma de recibido y de conformidad. El gasto a comprobar deberá hacerse pago con cheque o transferencia inmediatamente área de cuentas por pagar. 3/6

4 6. DIAGRAMA DE BLOQUE DEL PROCEDIMIENTO Espacio Académico o Administrativo INICIO Dirección de Programación y Control Presupuestal Unidad de Cuentas por Pagar Departamento de Contabilidad Dirección de Recursos Financieros 1 Elabora ficha de gastos a comprobar (O- 2); canaliza a la Dirección de Programación y Control Presupuestal ficha (O-1) y archiva para su control ficha (2) con la firma de recibido. 3 Archiva temporalmente contra-recibo (O) en tanto se encuentra listo su pago; posteriormente lo canaliza al Departamento de Tesorería. Conecta paso 9 con 2 Obtiene ficha de gastos a comprobar(o-1), descarga el gasto correspondiente, emite contra-recibo(o-2), relación de trámite (O-1) y procede: Canaliza a la Unidad de Cuentas por Pagar ficha de gastos a comprobar (O), contrarecibo(1) y relación de trámite (O). Envía contrarecibo (O) al Espacio Académico o Administrativo. Archiva para su control ficha de gastos a comprobar(1) y relación(1) con la firma de recibido. Elabora expediente con la ficha de gastos a comprobar (O),. contrarecibo(1) y relación de trámite(o), realiza movimiento en sistema, elabora póliza-cheque(o-2) y canaliza al Departamento de Contabilidad. 4 5 Recibe, revisa, da visto bueno y canaliza a la Dirección de Recursos Financieros póliza-cheque (O-2) junto con el expediente. 6 Recibe, revisa, autoriza cheque y canaliza a la Unidad de Cuentas por Pagar póliza-cheque (O-2) y el expediente. A 4/6

5 Espacio Académico o Administrativo Departamento de Tesorería Unidad de Cuentas por Pagar Archivo de la Dirección de Recursos Financieros A 8 Elabora relación de cheques (O-2), turna pólizacheque(o) y relación(o) al Departamento de Tesorería; anexa al expediente la relación (2) con la firma de recibido y lo canaliza al Archivo de la Dirección. Archiva para su control la relación (1). 9 Coteja póliza-cheque (O) y relación de cheques (O), obtiene contra-recibo (O) y procede: canaliza al Espacio Académico o Administrativo el cheque y archiva para su control contra-recibo (O) junto con la relación (O) Recibe cheque y archiva para su control. Recibe expediente y archiva para su control. FIN 5/6

6 7. GLOSARIO Procedimiento: Pago de Gastos a Comprobar. Gasto Corriente Revisión No. 00 Ficha de Gastos a Comprobar: Formato a través del cual los espacios Académicos y Administrativos reportan sus gastos anexando la documentación probatoria correspondiente. Gasto corriente. Son las erogaciones que se realizan para llevar a cabo la operación diaria de las unidades organizacionales de las universidades, en los rubros de servicios y materiales, que no significan incrementos en su patrimonio. Comprobante. Es el documento que ampara, autentifica o demuestra la realidad de una operación. 8. ANEXOS N/A 9. Revisión Histórica Número de Revisión Fecha de Revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del Cambio 00 12/11/07 Jefe de Departamento Jefe de Departamento Primera edición 6/6