I t TRAMITACIÓN DE PLICAS AL SIGM CENPRI

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1 I t TRAMITACIÓN DE PLICAS AL SIGM CENPRI 08/08/2013

2 Índice de contenido 1. INTRODUCCIÓN INICIO DEL SUBPROCESO DE FASE DE INSTRUCCIÓN Consulta de Documentación Revisión Electrónica de las plicas Requerimiento de Subsanación de la Documentación Administrativa Recepción de los Documentos de Subsanación Valores Anormales o Desproporcionados Requerimiento de Justificación de Oferta Generar Informe Técnico y anexar justificación Solicitud Informe Técnico Informe de Contratación Recursos, reclamaciones, quejas y alegaciones Cierre del Expediente

3 1. INTRODUCCIÓN. Como anexo al manual relativo al Procedimiento Electrónico de Contratación Administrativa, se ha considerado oportuno elaborar este manual complementario que precisa los distintos trámites electrónicos que deben desarrollarse en el tramitador de AL SIGM con las plicas u ofertas presentadas por los licitadores en cualquiera de los expedientes de contratación. Su objeto es simplemente facilitar la labor a los responsables de la tramitación administrativa de las plicas. Como ya se indica en el manual principal del citado procedimiento, este subproceso será utilizado hasta que esté disponible el módulo de licitación electrónica que está ultimando la Junta Consultiva de Contratación del Estado. A partir de ese momento, será sustituido o modificado, según proceda. La responsabilidad de la tramitación de los expedientes, como puede resultar obvio, sigue correspondiendo a los servicios y departamentos correspondientes. Las plantillas anexadas son meramente orientativas y los distintos trámites se han configurado como potestativos y de forma flexible, por lo que deben ejecutarse u omitirse en función de las exigencias normativas establecidas en cada procedimiento y, en su caso, pueden reiterarse según las necesidades que se deriven de la tramitación de cada expediente. 3

4 2. INICIO DEL SUBPROCESO DE. Los subprocesos de Tramitación de Plicas se inician automáticamente al registrarse cada una de las plicas en el Registro Telemático especial de Plicas, tal y como se indica en el Manual de Procedimiento de Contratación. Registrada cada una de ellas, la persona responsable de la tramitación de las plicas recibe un aviso electrónico en el tramitador y pulsando en el mismo puede acceder al expediente de la plica e iniciar su tramitación pinchando la opción Avanzar Fase del menú de la izquierda, y confirmando la acción pulsando Aceptar. 4

5 3. FASE DE INSTRUCCIÓN. 3.1 Consulta de Documentación. Iniciada la fase de instrucción, en primer término se debe consultar la documentación anexada junto a la solicitud por parte cada empresa o licitador. Para ello, accedemos a la pestaña Documento del expediente. En dicha pestaña encontramos los siguientes documentos: Los documentos Justificante y Solicitud Registro son los documentos que se generan al registrar la plica u oferta y pueden mostrarse al solicitante o imprimirse, si lo desea. Sólo en el supuesto de que, en procedimientos negociados, se decidiera permitir la presentación de ofertas o documentos adicionales a través de la sede electrónica, se podría encontrar uno o varios documentos llamados Anexo a Solicitud. Para consultarlos pincharíamos en el icono Una vez pinchado en el icono se nos abrirá en una nueva ventana el documento o documentos deseados. 5

6 3.2 Revisión Electrónica de las plicas. En la pestaña 'Expediente' podemos revisar y modificar el asunto, el interesado principal y, tras ello, pinchamos en Guardar. En la pestaña 'Participantes', se comprobará si está correctamente insertado el departamento que ha solicitado la celebración del contrato. Una vez que se haya revisado y comprobado toda la documentación presentada en papel por el licitador rellenamos la pestaña 'Plica' (Si falta documentación se marcará como 'No Apto' cada apartado que corresponda) y pinchamos en el botón 'Guardar'. 6

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8 3.3 Requerimiento de Subsanación de la Documentación Administrativa. Cuando la documentación aportada por un licitador fuera incorrecta o estuviera incompleta existe la posibilidad de solicitar su subsanación de forma telemática o en papel. Para ello iniciamos un nuevo trámite. Tras ello comprobamos que se ha iniciado trámite de Requerimiento de Subsanación de la Documentación Administrativa y, dentro de éste, se ha generado un documento llamado Requerimiento de Subsanación de la Documentación Administrativa. Editamos el documento y añadimos aquéllo que deseemos que subsane la empresa. Una vez cumplimentado el documento, lo enviamos a la firma y registramos la salida de la forma habitual. 8

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10 3.4 Recepción de los Documentos de Subsanación. Transcurrido el plazo concedido a los licitadores para subsanación de la documentación, se genera el trámite 'Diligencia Subsanación Genérica' siguiendo el procedimiento indicado en el apartdo del Manual de Procedimiento de Contratación. Si el licitador hubiera subsanado telemáticamente los documentos podemos encontrarlos en la pestaña de Documentos y consultarlos de la misma forma que consultamos los anexos a la solicitud. 10

11 3.5 Valores Anormales o Desproporcionados. Cuando en la tramitación de una Plica se advierta la existencia de 'Valores Anormales o Desproporcionados' la persona responsable de su tramitación debe iniciar nuevo trámite así denominado. Se debe pulsar Nuevo Trámite y después la carpeta Valores Anormales o Desproporcionados. Una vez iniciado el trámite se genera un nuevo expediente o subproceso llamado 'Valores Anormales o Desproporcionados', para acceder al nuevo expediente se pinchará en 'Expedientes relacionados' 'Ver todos' expediente Requerimiento de Justificación de Oferta. El primero de los trámites que se deben generar en este subproceso es el 'Requerimiento de Justificación de Oferta' que deberá remitirse a la empresa 11

12 indicando el plazo en que debe ser atendido. Para ello, pinchamos en Nuevo Trámite y, después, en la carpeta denominada 'Requerimiento de Justificación de Oferta' Seleccionaremos en 'Desde Plantilla' la plantilla correspondiente 'Requerimiento de Justificación de Oferta', y la editamos para completar o modificar lo que sea necesario y la remitimos a la firma y tras ello registramos de salida igual que se hace con el resto de documentos. Una vez firmado el documento podemos cerrar el trámite. 12

13 Generar Informe Técnico y anexar justificación. Una vez que la empresa ha presentado la justificación requerida, se pincha en Nuevo Trámite y, después, se crea el trámite 'Generar Informe Técnico' Seleccionamos en 'Desde Plantilla' la plantilla correspondiente 'Plantilla Informe Técnico', que editamos para completar o modificar lo que sea necesario. Tras ello, se escribe o se copia el texto del Informa Técnico en el documento y pulsamos Guardar y Cerrar. 13

14 A continuación anexamos la justificación de la empresa que el tramitador ha escaneado previamente si hubiera sido presentada en papel. 14

15 Tras ello, pulsamos cerrar el trámite Solicitud Informe Técnico. Una vez anexado el justificante de la oferta desproporcionada efectuada por la empresa y el Informe Técnico, se debe crear el trámite 'Solicitud Informe Técnico' que deberá remitirse al departamento competente para valorar si existe o no desproporción en la oferta, que normalmente será responsable del contrato. Para ello creamos el nuevo tramite 'Solicitud Informe Técnico' Se nos genera automáticamente un documento con el informe técnico y el anexo (Justificación de la Oferta) 15

16 Una vez firmado el documento podemos cerrar el trámite. Cerrado el trámite, el sistema envía un correo y un aviso electrónico al departamento que debe emitir ese informe siguiendo las instrucciones específicas indicadas en el Manual relativo al expediente de contratación elaborado para explicar la actuación de los servicios y departamentos que impulsan el contrato Informe de Contratación. Una vez generado y firmado el 'Informe Técnico', éste tiene acceso al expediente y el Servicio de Contratación recibe un y un aviso relativo a su elaboración. Tras ello, en los casos en que proceda, si se entiende preciso un informe jurídico, se puede crear un nuevo trámite denominado 'Informe de Contratación' que tramitaría el Departamento de Contratación. Para ello, pinchamos en nuevo tramite y luego en 'Informe de Contratación' 16

17 Seleccionamos en 'Desde Plantilla' la plantilla correspondiente a 'Informe de Contratación', que editaremos para completar o modificar lo que sea necesario y se firma o remite a firma de la forma habitual. Una vez firmado el documento debemos cerrar el trámite. 17

18 3.6 Recursos, reclamaciones, quejas y alegaciones. En cualquier momento del procedimiento de contratación pueden formularse diversos tipos de recursos, reclamaciones o alegaciones diversas por los licitadores o por terceros cuyo objeto no puede ser previsto a priori. Por ese motivo, se ha configurado en el tramitador un procedimiento independiente, que puede ser relacionado fácilmente con el procedimiento de contratación al que se refiera. Su tramitación electrónica se refleja en su manual específico de 'Recursos, Reclamaciones, Quejas y Sugerencias' y es muy sencilla. Permite la presentación del escrito en forma electrónica o tradicional, su distribución desde el registro al servicio o departamento competente (en este caso, contratación) y la elaboración y firma electrónica de los informes que procedan (jurídico, técnico o económico). Tras ello, se enlaza este expediente con el módulo de resolución y se concluye y archiva como sucede en procedimientos similares.. 18

19 3.7 Cierre del Expediente Una vez que se ha acabado la tramitación del expediente de contratación podemos proceder a cerrar el expediente. Para cerrar el expediente pinchamos en Avanzar Fase como habitualmente. 19

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