UNIVERSIDAD DE CADIZ. Bureau Veritas Certification SA

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DE CADIZ Certificación de Sistemas de Gestión Informe de Auditoría - ISO9000 2da. Visita de Seguimi Bureau Veritas Certification SA Confidencial Página 1/18 14/02/2012

2 Compañía Nombre de la Compañía: UNIVERSIDAD DE CADIZ Dirección CALLE BENITO PÉREZ GALDÓS, SN Ciudad CADÍZ. Código postal Provincia CADIZ País Spain Nº Teléfono Nº Fax no tienen Información de Contacto Nombre de Contacto JOSE RAMÓN REPETO Nº Teléfono Dirección Información de la Auditoría Norma(s) objeto de la Auditoría ISO 9001 Nº de Empleados 75 Nº de Emplazamiento 2 Tipo de Auditoría ISO9000 2da. Visita de Seguimi Fecha Inicio de la Auditoría 09/02/2012 Fecha Fin de la Auditoría10/02/2012 Duración 3 Información del Auditor Jefe de equipo MARIA SANDRA VALERO MONTAÑEZ, Miembro del equipo ANA ALCALA GARCÍA, En caso de auditorías "multi-sites" se listará un Anexo con todos los emplazamientos que deben aparecer en el certificado Distribución Confidencial Página 2/18 14/02/2012

3 Resumen de hallazgos de la Auditoría Número de No conformidades grabadas : Mayor 0 Menor 0 se requiere auditoría extraordinaria? N Fecha Inicio de la auditoría extraordinaria 0 Fecha(s) actual(es) de la auditoría extraordinaria ~ Revision documental N Visita de auditoría N Recomendación del Jefe de equipo : Norma ISO 9001 Recomendación Mantener Certificación/ Continuar con el Proceso Norma Acreditación Copias Cert. Idioma ISO 9001 ENAC 0 ISO 9001 UKAS 0 El Alcance del certificado debe ser verificado y debe figurar en el espacio indicado más abajo Norma Idioma Alcance ISO 9001 Inglés PROCESOS DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA. ISO 9001 Español PROCESOS DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA. Confidencial Página 3/18 14/02/2012

4 Resumen de Auditoría Con respecto al nivel de implantación del sistema, se cumple en términos generales con la norma ISO A través del proceso de auditoria se ha demostrado la eficacia del sistema de gestión. La documentación examinada aporta conformidad con los requisitos. No había no conformidades del informe de la primera visita de seguimiento, pero las observaciones detectadas por el equipo auditor del año pasado han sido tenidas en cuenta y se han establecido las correspondientes acciones para su tratamiento. El programa de auditorias internas se ha implantado y se muestra eficaz, se ha desarrollado por personal independiente y cualificado, el cual ha sido imparcial en dicho proceso. La Revisión por la Dirección se realiza anualmente. Se observa implicación de la misma en el sistema. El informe aporta valor al sistema. Con respecto a las no conformidades detectadas se analizan las causas y se le realiza un seguimiento a las acciones propuestas. Entre los puntos a destacar positivamente figuran: - Se destaca la implicación del Responsable de sistema de Gestión y el compromiso de la Dirección. - Los resultados aportados por el dpto. de calidad con respecto a satisfacción del alumnado. - Control y sistematización de la planificación docente. Los resultados aportados con respecto al seguimiento de objetivos, demuestran que éstos se han cumplido, se ha verificado su monitorización, pero se debería dejar claro el plazo de cumplimiento de los mismos. observaciones detectadas : - se debería incluir en la sistemática de análisis de satisfacción del cliente la forma de obtener observaciones y comentarios de los alumnos respecto a la planificación. - Se debería realizar un mejor seguimiento a la evaluación de las acciones formativas, así como exigirlas el 100%de los casos. Con respecto a los indicadores de proceso, éstos se encuentran en consonancia con los resultados esperados. Objetivos de la Auditoría Los objetivos de esta auditoría son: 0. En la auditoría inicial verificar que la organización está preparada para la auditoría de certificación 1. Confirmar que el sistema de gestión cumple con todos los requerimientos de la norma objeto de la auditoría; 2. Confirmar que la organización tiene efectivamente implantados sus disposiciones previstas; 3. Confirmar que el sistema de gestión es capaz de lograr los objetivos de la política de la organización. Resultado de la Auditoría Los resultados de la auditoría de este sistema han sido revisados, para asegurar que las acciones correctivas han sido implementadas para dirigir cualquier no conformidad identificada. Confidencial Página 4/18 14/02/2012

5 Hallazgos de la Auditoría ES OBLIGATORIO REVISAR : 1. Documentación del Sistema de gestión 2. Implementación y mantenimiento eficaz del Sistema 3. Mejoras 4. Objetivos clave del Sistema y su monitorización 5. Programa de Auditorías Internas 6. Revisión por la Dirección 7. Acciones Correctivas y Preventivas Oportunidades de Mejora 1. OM Fomentar el uso de la herramienta de detección de desviaciones o mejoras entre los trabajadores. 2. Se debería tener en cuenta el comentario del alumno que registra en la encuesta de satisfacción que los horario de tutorías podrían ser de mañana y tarde no sólo de mañana o de tarde. 3. Puntos fuertes Compromiso e implicación del responsable del sistema de gestión. Control y sistematización de la planificación docente. Observaciones 1. Se debe definir el plazo de cumplimiento de los objetivos de calidad 2. se debería incluir en la sistemática de análisis de satisfacción del cliente la forma de obtener observaciones y comentarios de los alumnos respecto a la planificación. 3. Se debería realizar un mejor seguimiento a la evaluación de las acciones formativas, así como exigirlas el 100%de los casos. Confidencial Página 5/18 14/02/2012

6 Notas Auditor / Itinerario de auditoría Notas Auditor MARIA SANDRA VALERO MONTAÑEZ, Fecha09/02/2012 Actividad Revisión de alcance, exclusiones, cambios en la documentación y en los procesos identificados. Subcontratación. Uso del logo y certificado Manual de Gestión ed 4 FECHA 16/12/2009 Procedimiento especcífico Oferta Docente PE OD ed 3 15/121/2010 " Se detallan las fases del proceso de planificación docente..." en diagrama de flujo se especifican las fases en relación con el cronograma elaborado en Diciembre. PE-PT Plan docente de titulaciones ed 3 1/12/2010. Se incluye como elemento de entrada de proceso encuestas de alumnos (encuestas en web). PE-PD Programa docente de asignaturas ed 3 1/12/2010 Se incluye como elemento de entrada de proceso encuestas de alumnos (encuestas en web). PG-AI-03 ed 4 1/12/2010 Procedimiento General de Audtitoria interna: Se especifíca la definición de no conformidad menor. IG 01 11/12 ed 4 20/12/2010 Instrucción UCA/IO1VPOA/2011 (se revisa anualmente). Procedimiento general de control y gestión de la documentación y los registros PG-GD-04 rev. 04 de fecha 5/12/2011 copias de seguridad, se verifica escrito de dpto. de informática en el que se certifica que se realizan copias diarias, las cuales se conservan en otro edificio externo las copias se realizan mdte. robot de cintas. en el procedimiento de documentación, se adjunta el cuadro de responsabilidades en el que aparecen las resp. a la hora de emitir, revisar, aprobar y distribuir la documentación. Se verifica el listado de documentos en vigor del 15/01/2012 Listado que incluye la normativa legal que afecta a planificación. Confidencial Página 6/18 14/02/2012

7 Auditor MARIA SANDRA Fecha09/02/2012 Actividad Revisión No conformidades, Observaciones, Notas VALERO MONTAÑEZ, recomendaciones de mejora de auditoria anterior Revisión de observaciones año pasado : - obs1 -> Está pendiente la elaboración del documento Objetivos de Calidad aunque si están definidos -> cumplido - obs 2 -> Deben identificarse con mayor claridad en la documentación del sistema las responsabilidades del nuevo puesto creado Coordinador de Grado para las nuevas titulaciones adaptadas al Espacio Europeo de Educación Superior. -> cumplido - obs 3 Está pendiente la formación específica para Gestores programada para Febrero > cumplido, se impartió el 14 y 15 de febrero. - obs 4 Deberían estudiarse posibles mejoras aplicables en el proceso de Diseño de la Planificación para algún caso identificado A parte de las no conformidades de la auditoria interna y de las observaciones de la externa, no se han registrado más. OM Fomentar el uso de la herramienta de detección de desviaciones o mejoras entre los trabajadores. Auditor MARIA SANDRA Fecha09/02/2012 Actividad Estratégico (Compromiso, enfoque al cliente, Notas VALERO MONTAÑEZ, política, planificación de objetivos, análisis de datos, seguimiento de procesos ) Objetivos de calidad mantener el valor de la desviación típica del conjunto de las ratios, de las áreas por debajo del 0,5 Confidencial Página 7/18 14/02/2012

8 a la vista de la evolución de éste valor en los años anteriores se considera que una vez reducido, no es posible conseguir mayores reducciones - mantener la ratio media de la de las áreas en el intervalo 1,1 a 1,15 a la vista de la evolución de éste valor en los años anteriores se considera que no es posible ni deseable conseguir mayores reducciones - reducir el número de alegaciones del profesorado - conseguir el 25% de profesores con informe de actividad validado. INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Realizado en Enero Revisión por Dirección participa Vicerrectora de ordenación acadámica y personal, gabinete ordenación académica (OA), directora de secretariado OA y director del gabinete de OA Se revisa política y se mantiene SE ENCUENTRA publicada en la página web. Recursos necesarios, becario 6 meses apoyo informático. No hay renovación de infraestructura informática. Se planifica formación para el personal realtiva al sistema y la normativa aplicable. Retroalimentación de clientes: Se detectan problemas en la aplicación de registro de tutorías. Este año no se ha realizado encuestas al personal de la organización, debido al poco tiempo que ha pasado. Se ha planificado para el año siguiente. - análisis de resultados de auditorias internas - revisión del estado de no conformidades, acciones correctivas y preventivas - desempeño de procesos - acciones de seguimiento de revisiones previas - cambios que podrían afectar al sistema Confidencial Página 8/18 14/02/2012

9 Notas Auditor ANA ALCALA GARCÍA, Fecha10/02/2012 Actividad Planificación, Prestación del Servicio y seguimiento/ medición del servicio PLANIFICACIÓN. PRESTACIÓN DEL SERVICIO. Planificación Académica. José Ramón Repeto Gutiérrez. Departamento de Historia, Geografía y Filosofía. - Manuel Sánchez Ortiz. Secretario de Facultad. - Cándido Martín Fernández. Director de Departamento. - Dolores Pérez Fabra. Gestora del Departamento. Departamento de Anatomía y Embriología Humanas. - Juan Luis González Caballero. Vicedecano de Facultad. - José Fernández Vivero. Director de Departamento. - Juan Gómez del Valle. Gestor de Departamento. PLANIFICACIÓN ACADÉMICA. Procedimientos documentados que recogen la sistemática para la prestación del servicio: - PE-OD-01-03, Oferta Docente. Revisión 03. Fecha 15/11/ PE-PT-02-02, Plan Docente de Titulaciones. Revisión 03. Fecha 01/12/ PE-AD-01-01, Asignación de la Docencia. Revisión 01. Fecha 22/07/ PE-PD-05-02, Programa Docente de Asignaturas. Revisión 03. Fecha 01/12/ PE-HT-01-01, Tutorías. Revisión 01. Fecha 22/07/ IG-01-11/12, Instrucción técnica Planes Docentes de Centros y Departamentos para el Curso 2011/2012. Fecha 20/12/2010. Mapa de Procesos, procesos estratégicos: Oferta Docente, Plan Docente de Titulaciones, Actividades reconocidas al profesorado, Asignación de la Docencia, Programa Docente de Asignaturas y Tutorías. Se verifica el Cronograma de Planificación Curso 2011/2012. Incluye todas las fases de los procesos estratégicos. Se encuentra en el Reconocimiento de Actividades. La aprobación se ha realizado el 18/03/2011. En el cronograma cada una de las fases / tareas tienen establecida fecha de inicio, fecha de fin y los meses que ocupan. Se ha verificado la planificación para el curso 2011/2012. FACULTAD DE FILOSOFÍA Y LETRAS. Departamento de Historia, Geografía y Filosofía. Alrededor de 150 asignaturas. Más de 50 profesores. 12 áreas de conocimiento. Docencia en tres campus: Jerez, Puerto Real y Cádiz. - Cronograma de Planificación Curso 2011/2012. Fases/Tareas, fechas inicio y fin y meses de duración de cada una. - Organización Docente: Plan Docente 2011/2012. Firmado por el Director de Departamento. Envío a Vicerrectora. Fecha 02/06/2011. Registro de Salida Facultad nº 16. Fecha 02/06/ Plan Docente Asignaturas. Verificamos las Fichas de Asignaturas, Ficha 1A: Asignatura: Introducción a la Historia. Código: Titulación: Grado en Humanidades. Código: Centro: 05. Facultad de Filosofía y Letras. - Programa Docente de Asignaturas. En las Fichas de las Asignaturas se especifica el profesorado, objetivo, programa, metodología, distribución de créditos, sistema de evaluación y bibliografía. Verificamos las Fichas de Asignaturas, Ficha 1B: Confidencial Página 9/18 14/02/2012

10 Asignatura: Historia Antigua Universal I. Código: Titulación: Grado en Historia. Código: Centro: 05. Facultad de Filosofía y Letras. Estas fichas están validadas por el Director de Departamento. Pueden ser consultadas por los alumnos a través de la web. - Oferta Asignaturas Optativas. Propuesta por enviado el 28/12/2010. Verificamos las alegaciones de profesores: Bajas: Arqueología cultural del Mediterráneo. Cód.: Alta: Arqueología protohistórica del Mediterráneo. Cód.: Aprobación Docencia a los profesores del Departamento. Curso 2011/ Aprobación definitiva Programa Asignaturas Departamento. Curso 2011/2012. Ambas firmadas por el Secretario del Departamento. Fecha 01/02/2011. Verificamos: - Planificación Área de Arqueología. Fecha 03/11/ Planificación Área de Análisis Geográfico Regional. Fecha 03/10/ Propuesta horarios titulaciones. Desde el centro a departamentos. Verificamos: Propuesta horario de grados. Curso 2011/2012. Fecha 04/03/ Planificación Docente en UXXI. Validación de los datos. Comprobación de que los datos de la planificación son correctos. Verificamos: Fecha 23/05/2011., desde el Departamento hacia Planificación. Envío del Informe de Validación junto con las incidencias detectadas. - Tutorías. Se verifica Listado Tutorías 2011/2012: Las tutorías pueden ser presenciales o electrónicas. - Profesor: D.B.C. Lunes y martes. Despacho Profesora: D.P.F. No tiene tutorías. FACULTAD DE MEDICINA. Departamento de Anatomía y Embriología Humanas. Alrededor de 16 asignaturas. Alrededor de 16 profesores. Docencia en tres campus: Algeciras, Jerez, Puerto Real y Cádiz. - Cronograma de Planificación Curso 2011/2012. Fases/Tareas, fechas inicio y fin y meses de duración de cada una. - Organización Docente: Plan Docente 2011/2012. Firmado por el Director de Departamento. - Plan Docente del Profesor. Curso 2011/2012. Verificamos: Profesor: J.A.P.O. Asignatura: Anatomía I. - Plan Docente Asignaturas. Verificamos las Fichas de Asignaturas, Ficha 1A: Asignatura: Anatomía I. Código: Titulación: Grado en Medicina. Código: Centro: 01. Facultad de Medicina. - Programa Docente de Asignaturas. En las Fichas de las Asignaturas se especifica el profesorado, objetivo, programa, Confidencial Página 10/18 14/02/2012

11 metodología, distribución de créditos, sistema de evaluación y bibliografía. Verificamos las Fichas de Asignaturas, Ficha 1B: Asignatura: Anatomía I. Código: Titulación: Grado en Medicina. Código: Centro: 01. Facultad de Medicina. Departamento: C103. Anatomía y Embriología Humanas. Estas fichas están validadas por el Director de Departamento. Pueden ser consultadas por los alumnos a través de la web. - Oferta Asignaturas Optativas. Propuesta por enviado el 11/01/2011. Verificamos las alegaciones de profesores: Bajas: Medicina de la Actividad Física y del Deporte. Cód.: Alta: Acupuntura. Cód.: Aprobación Distribución Docencia del Departamento. Curso 2011/2012. En Consejo de Departamento fecha 08/06/2011. Distribución aprobada en acuerdo bienal: curso 2011/2012 y curso 2012/2013. Verificamos: - Informe de Actividad Académica del profesorado Curso 2011/2012. Verificamos: Profesor: A.B.A. Centro: 08. Facultad de Enfermería y Fisioterapia. Departamento: Anatomía y Embriología Humanas Profesor: M.F.R.S. Centro: 01. Facultad de Medicina. Departamento: Anatomía y Embriología Humanas - Tutorías. Se verifica Listado Tutorías 2011/2012: Las tutorías pueden ser presenciales o electrónicas. - Profesor: I.M.M.A. Viernes. Facultad de Medicina. - Profesora: A.R.G. Martes y jueves. E.U. Enfermería y Fisioterapia (Ext. Jerez). Confidencial Página 11/18 14/02/2012

12 Notas Auditor MARIA SANDRA VALERO MONTAÑEZ, Fecha10/02/2012 Actividad Seguimiento, Medición y mejora ( satisfacción de clientes, auditoria interna, no conform, acc y ap.) Auditoria interna realizada por personal de otros departamentos dentro de la UCA Auditores : Juan José Lucena Mariví Fernández (AJ) José Luis Marcos Confidencial Página 12/18 14/02/2012

13 Miguel Duarte Mª José Muñoz Inmaculada Medina Análisis de las nc del año anterior En éste año se han detectado 3 nc y una serie de observaciones nc 1 se ha constatado descordinación en la doc. con relación a los registros que deben controlarse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos y funcionamiento del SGC. -> se encuentra cerrada. NC 2 Desde dirección, no se ha asegurado que la comunicación se realice de forma apropiada para garantizar la eficacia del sistema de gestión, ni ha hecho lo suficientemente partícipe al personal de las actividades y su contribución al logro de los objetivos de calidad. nc 3 en ocasiones, los registros relativos a planes docentes, dptos. y centros Se detectaron una serie de observaciones además de las nc., las cuales se han corregido en la nueva versión documental. se verifica el Plan de auditoria interna Satisfacción del cliente -> Entrevista dpto. de calidad. Se realiza encuestas a un 40-50% de los alumnos de la UCA, la encuesta se realiza por asignatura, así que puede haber más de una encuesta de alumnos pero asociada a cada asignatura. Se verfica la encuesta modelo, "Encuesta opinión de los estudiantes sobre la labor del profesorado" correspondiente al periodo 2008/2009 los ítems de la encuesta referentes a planificación son : - PLANIFICACIÓN de la enseñanza y aprendizaje - cumplimiento de planificación / ajuste de asignatura - coordinación de acitividades teóricas y prácticas - ajuste de sistema de evaluación - horario fijado - cumplimiento labor tutorías. las encuestas son anónimas en todos los casos. encuesta de satisfacción general curso 2010/ 2011 SE VERIFICA encuesta modelo,"encuesta de opinión del alumnado asignaturas con mayor número de alumnos se contratan encuestadores que van a las distintas aulas. total 5239 estudiantes supone un 29,3 % de alumnos. error 1,1% distribución por centro c. trabajo y Filosofía y Letras. Confidencial Página 13/18 14/02/2012

14 Auditor MARIA SANDRA VALERO Fecha09/02/2012 Actividad Infraestructura Notas MONTAÑEZ, ver notas Compras y proveedores-. Ppalmente mantenimiento informático hardw y softw. No hay cambios en proveedores. Análisis de incidencias, se evidencia mejor comportamiento de los mismos. Reflejado en número y tiempo de resolución de incidencias. Se verifica CAU puesto al servicio de informática tras una avería correspondiente al 26 de septiembre del Auditor MARIA SANDRA Fecha10/02/2012 Actividad Responsabilidades, Recursos Humanos, Notas VALERO MONTAÑEZ, comunicación Confidencial Página 14/18 14/02/2012

15 Entrevista Pilar Orozco Evaluación competencias, se realiza para competencias genéricas y específicas. Se toman como ejemplo dos trabajadoras de planificación docente. - PGP ->Se verifica la evaluación de competencias del último año 2010, se realizan cada dos. - cursos recibidos : - iniciación access gestión de espacios web normativa y procedimientos adobe incom del personal universitas XXI iso 9001/ RL -> Se verifica la evaluación de competencias del último año 2010, se realizan cada dos. cursos de formación recibidos : - taller de competencia, orientación al usuario de 18/03/ normativa y procedimiento de planificación docente 14/02/ Administración electrónica introducción norma ISO 9001/2008 -> EN funcionamiento UNIVERSITAS -> 2005 Se verifica la encuesta tipo de evaluación de las acciones formativas ver observación Se verifica taller de competencias de adaptabilidad al cambio. doc. de entrevistas a superiores evaluación de los cuestionarios. Plan de formación evaluación de las acciones formativas Perfil de puestos de trabajo, se toma el perfil de puesto administrativa UCA Gestor de departamento. los perfiles se encuentran en UNIVERSITAS XXI, - Aprendizaje nivel 2 - Gestión del tmpo. 1 - rigurosidad 2 Funciones y responsabilidades : son del año 2006 unidad facultad medicina, gestor, subdepartamentos, nivel, concurso, dotación Se verifican las fichas de los trabajadores Titulaciones, datos personales del trabajador. S Confidencial Página 15/18 14/02/2012

16 Auditor ANA ALCALA GARCÍA, Notas INDICADORES. Fecha10/02/2012 Actividad Seguimiento, Medición y mejora ( satisfacción de clientes, auditoria interna, no conform, acc y ap.) Verificamos el Cuadro de Mando de la Planificación Docente: 2011/2012. Se hace medición del valor de cada uno de los indicadores además de la desviación para cada uno de ellos. En el cuadro de mando se indica: - Indicador y su Código. - Cálculo. - Valores 2011/2012. Incluye el valor esperado. - Valores reales 2010/2011. Se verifican los indicadores: - I-OD-01. Centros que han remitido sus propuestas de asignaturas optativas a ofertar en el plazo establecido. Valor real: 100,00%. - I-PT-03, Centros que registran los horarios en el plazo establecido. - I-AD-01, Remisión de Planes Docentes de Departamento en el plazo establecido. Auditor MARIA SANDRA VALERO MONTAÑEZ, Fecha10/02/2012 Actividad Planificación, Prestación del Servicio y seguimiento/ medición del servicio Confidencial Página 16/18 14/02/2012

17 Notas FORMACIÓN Directora de Secretariado de OA Mª del Carmen Pérez, Directora de Secretariado Profesorado Mª Carmen Rendón. Técnicos del Gabinete Ana Prieto (i 2005) y Maribel Benítez (i 2004). Directores de centro (propuesta oferta docente). Gestores por unidad de Centro. Dptos. Dirección +gestores+profesores. Técnicos de Gabinete: ej. Responsables de registrar informáticamente las actividades y grupos de asignaturas del Plan Docente de Titulaciones. Registro actividades reconocidas del profesorado Formación y competencia del personal que gestiona Planificación docente- Técnicos de Gabinete y gestores. Ana Prieto y Maribel Benítez perfiles de gestor administrativo. Plan de formación publicado en la página web. COMPRAS Lo único que se compra es material de oficina, se solicita al servicio de subcontrataciones. se realizan peticiones vía CAU, al servicio de informática cdo. son compras de material informático. Se verifica informe de reevaluación de proveedores correspondiente al año Confidencial Página 17/18 14/02/2012

18 Emplazamientos (incluidos en el alcance de la auditoría) Head Office Nombre del Emplazamiento Dirección Ciudad Provincia País Código postal UNIVERSIDAD DE CADIZ- CALLE BENITO PÉREZ GALDÓS, SN CADÍZ. CADIZ Spain Confidencial Página 18/18 14/02/2012