Manual de Usuario. Sistema de Administración de Usuarios De Sistemas APSI

Transcripción

1 Manual de Usuario Sistema de Administración de Usuarios De Sistemas APSI Los sistemas APSI protegen su información mediante el uso de usuarios que tienen el acceso total o restringido a las funciones de los programas según lo definan previamente. El administrador del sistema puede crear todos los usuarios que se requieran y a cada uno de estos se le asignará el perfil con los permisos para la utilización de funciones, opciones, nominas, centros de costos y empresas. El sistema permite crear todos los perfiles necesarios para el control de sus accesos para ser asignado a uno o más empleados. Página 1

2 I. Entrar al Sistema El acceso al sistema está controlado por un usuario y un password, de no contar con alguna cuenta de acceso solicítela a su administrador de sistema. La pantalla de registro de usuarios presentará el nombre de la empresa en la que se estará trabajando, para cambiar la empresa ver el capitulo Configurar la Empresa. Para entrar al sistema el usuario deberá seguir estos pasos: 1. Escribir el nombre del usuario 2. Escribir el password 3. Presionar el botón Entrar Si el usuario y la clave son correctas el sistema permitirá el acceso y presentara la pantalla de usuarios en caso contrario presentará el mensaje de aviso, el usuario podrá rectificar los datos e intentar entrar de nuevo al sistema. Presionar el botón Salir cerrar la pantalla de registro Página 2

3 II. Configurar Empresa La pantalla de registro de usuarios presentará el nombre de la empresa en la que se estará trabajando, para cambiar la empresa el usuario deberá presionar el botón Configurar, el sistema presentara la pantalla de configuración de empresa La pantalla de configuración de empresas presentará una lista de las empresas o registros patronales que se tengan, dar clic sobre el nombre que se desea seleccionar, el sistema lo marcara con una flecha [ ] del lado izquierdo del registro y con color azul. Presionar el botón Aceptar para confirmar que se desea trabajar con la empresa seleccionada o bien presionar el botón Salir para cerrar la pantalla de configuración sin realizar ningún cambio. Página 3

4 I. Configuración de Usuarios Las opciones de configuración al crear un usuario pueden ser modificadas según los requerimientos de la empresa. Para abrir esta pantalla el usuario deberá presionar el botón Configuración del Menú Principal. La pantalla de Configuración presenta las siguientes opciones: Días de vigencia, cuantos días tendrá de vigencia el password. Longitud, longitud del password. Rotación, cada cuantas veces el sistema permitirá volver a usar un password anterior. Números Requeridos, números requeridos en el password. Días de Aviso, días antes de que caduque el password para que el sistema envíe el mensaje de aviso. Página 4

5 II. Usuarios La pantalla de usuarios es la primera pantalla que presenta el sistema después de haber validado el usuario. Del lado izquierdo se presenta el menú general del sistema. 1. Opciones Usuarios, presionar este botón mostrará la pantalla de usuarios. Perfiles, mostrará la pantalla de perfiles del sistema. (Ver capitulo Perfiles) Configuración, permite configurar las opciones de acceso del usuario. (ver capitulo Configuración de Usuarios) 2. Reportes Muestra una lista de los reportes que genera el sistema. Ver capitulo Reportes. 3. Salir Presionar el botón Salir para cerrar el sistema. 1. Crear un Usuario Nuevo Para agregar un usuario nuevo al sistema, asegúrese de estar en la pestaña Datos Usuario, se Página 5

6 deben seguir estos pasos: 1. Presionar el botón NUEVO, el sistema limpiara los campos de captura del usuario. 2. Escribir los datos indicados para crear un usuario, tome en cuenta las indicaciones que aparecen a la derecha del cuadro, estas son tomadas de la configuración de usuario, si no se respetan estas reglas (tamaño mínimo, cantidad de números, etc.) el sistema no le permitirá guardar el usuario. Escribir la clave del usuario, una vez creado el usuario esta clave no podrá ser modificada. Escribir la descripción del usuario. Escribir el password Confirmar el password El sistema presentará automáticamente la fecha de expiración tomando en cuenta la fecha actual y los dias de vigencia indicados en la Configuracion de Usuario. 3. Presionar el botón Guardar. si los datos fueron guardados exitosamente, El sistema presentará el mensaje "Datos guardados", presionar el botón "Aceptar" del mensaje de confirmación para continuar. 4. Si el usuario fue creado con éxito aparecerá inmediatamente en el listado de la parte superior de la pantalla (ver figura 3) 2. Modificar Usuario El sistema debe estar en la pantalla de usuarios (ver capitulo Usuarios). Para modificar un usuario en el sistema, asegurese de estar en la pestaña Datos Usuario, se deben seguir estos pasos: 1. Dar click sobre el usuario para seleccionarlo. 2. En la pestaña Datos Usuario se cargan los datos del usuario seleccionado en el paso Modificar los datos que sean necesarios: Descripción del usuario. Password Confirmar el password El sistema presentará automáticamente la fecha de expiración tomando en cuenta la fecha actual y los dias de vigencia indicados en la Configuracion de Usuario. La clave del usuario no puede ser modificada, en este caso la opcion es eliminar el usuario y volverlo a crear con la clave de usuario correcta. 4. Presionar el botón Guardar (ver Figura 2), si los datos fueron guardados exitosamente, el sistema presentará el mensaje "Datos guardados" (ver Figura 3), presionar el botón "Aceptar" del mensaje de confirmación para continuar. 5. Si las modificaciones del usuario fueron realizadas con exito aparecerán reflejadas inmediatamente en el listado de la parte superior de la pantalla (ver figura 1). 3. Eliminar Usuario El sistema debe estar en la pantalla de usuarios (ver capitulo Usuarios). Para eliminar un usuario en el sistema, asegurese de estar en la pestaña Datos Usuario, se deben seguir estos pasos: 1. Dar click sobre el usuario para seleccionarlo (ver Figura 1). Página 6

7 2. En la pestaña Datos Usuario se cargan los datos del usuario seleccionado en el paso Presionar el botón Borrar, si los datos fueron borrados exitosamente, el sistema presentará el mensaje "Datos Borrados" (ver Figura 2), presionar el botón "Aceptar" del mensaje de confirmación para continuar. 4. Si la eliminación del usuario fue realizada con éxito se eliminara inmediatamente en el listado de la parte superior de la pantalla (ver figura 1). 4. Asignar/Quitar Perfiles al Usuario El sistema debe estar en la pantalla de usuarios (ver capitulo Usuarios). Para agregar uno o mas perfiles a un usuario en el sistema, asegúrese de estar en la pestaña Perfiles del Usuario, se podrá agregar solamente un perfil por cada sistema En el cuadro Perfiles del Sistema, presenta todos los perfiles que estén creados en el sistema y en el cuadro Perfiles Asignados al Usuario presenta los perfiles que ya fueron asignados al usuario. Se deben seguir estos pasos: Página 7

8 Agregar Perfil Dar clic sobre el perfil que desee agregar al usuario en el cuadro Perfiles del Sistema Una vez seleccionado el perfil a agregar presione el botón para agregarlo al cuadro Perfiles Asignados al Usuario Quitar Perfil Para quitar un perfil del cuadro Perfiles Asignados al Usuario, dar clic sobre el perfil que desee. Presionar el botón para quitar el perfil seleccionado al usuario III. Perfiles Un Perfil es el que indica a que funciones, opciones, empresas, centros de costos y nominas se tiene acceso. Se pueden crear todos los perfiles que sean necesarios en el sistema, una vez creado el perfil este puede ser asignado a uno o mas usuarios según se requiera. El sistema presenta en la primer parte de la pantalla de perfiles una lista con los perfiles Página 8

9 existentes. El sistema marcara el registro seleccionado con una flecha [ ] del lado izquierdo del registro y con color azul. Para seleccionar un registro dar click sobre él, automáticamente el sistema cargara sus datos en la pantalla. Desde la pantalla de perfiles el sistema permite: 1. Crear Perfil Un Perfil es el que indica a que funciones, opciones, empresas, centros de costos y nominas se tiene acceso. Se pueden crear todos los perfiles que sean necesarios en el sistema, una vez creado el perfil este puede ser asignado a uno o más usuarios según se requiera. Para administrar los perfiles el sistema debe ser desde la pantalla de Perfiles. Los perfiles ya creados aparecen en el primer cuadro de la pantalla de perfiles Para crear un perfil en el sistema, se deben seguir estos pasos 1. Presionar el botón Nuevo para que el sistema limpie los campos y se prepare para crear un perfil nuevo. La clave la asignará el sistema automáticamente al final de la captura 2. Escribir la descripción del perfil. 3. Seleccionar a que sistema aplicará este perfil, presionar la flecha [v] para ver todos los sistemas. Dar clic sobre el sistema que desea seleccionar. 4. (Solo aplica para la nómina) Dar clic sobre las opciones para marcarlo o desmarcarlo. Si esta marcado Permitirá actualizar información y Permitirá visualizar sueldos Página 9

10 5. Presionar el botón Guardar para guardar el perfil. Si se guardo correctamente, el sistema indicara el número de perfil que se asigno, este número es consecutivo y no puede ser modificado 6. Cada una de las pestañas presenta la opción Marcar Todas, dar clic sobre el cuadro para marcar o desmarcar, esta opción nos marcará todos los registros que se encuentren en ese cuadro 7. Al seleccionar con un clic algunas de las Funciones, el sistema automáticamente cargara las opciones de la función seleccionada en el cuadro Opciones. Tanto en Funciones como en Opciones con doble clic en la columna Acceso sobre el renglón que desee Activar o desactivar, la figura Angulo indica que si tiene acceso a esa función/opción y la figura X indica que no tiene permiso 8. En la pestaña Funciones si se marca una opción con Marcar Todos automáticamente se marcarán todas sus opciones, así mismo, si se desmarcan todas las Opciones de una Función se desmarcará automáticamente la Función 9. Los cambios realizados en la pestaña de Funciones se guardan automáticamente. 10. En la pestaña Empresas se indicará a que empresas tendrá acceso el usuario. Dar doble clic sobre la columna Acceso para marcar o desmarcar el registro seleccionado. Presionar el botón Guardar para guardar los cambios realizados en la pestaña empresa 11. En la pestaña Nominas y Centros de Costos, en el grupo Nóminas se indicará a que nóminas tendrá acceso el usuario (esta opción solo aplica para el sistema de nóminas. Presionar el botón Guardar para guardar los cambios realizados en la pestaña empresa 2. Modificar Perfil Un Perfil es el que indica a que funciones, opciones, empresas, centros de costos y nominas se tiene acceso. Una vez creado un perfil puede modificarse todas sus opciones a exepción de la clave. Para modificar un perfil el sistema debe ser desde la pantalla de Perfiles. Los perfiles ya creados aparecen en el primer cuadro de la pantalla de perfiles. Para modificar un perfil en el sistema, se deben seguir estos pasos 1. Seleccionar (con un clic) el perfil a modificar. Al modificar un perfil se cargan automáticamente todos los datos de ese perfil. 2. Si es necesario, modificar la descripción del perfil. 3. Si es necesario, modificar el sistema del perfil. Presionar la flecha [v] para ver todos los sistemas. Dar clic sobre el sistema que desea seleccionar. 4. Si es necesario, marcar/desmarcar con un clic las opciones Permitir actualizar información y Permitir visualizar sueldos. 5. Presionar el botón Guardar para guardar los cambios. Una vez guardados los datos generales el programa cargara las Funciones/opciones, Empresas, Nominas y centros de costos que pertenecen al sistema que selecciono para el perfil. Página 10

11 6. Al tener guardado el perfil el sistema nos activa las pestañas (Ver figuras 4,5,6) de Funciones, Empresas, Nominas y Centros de Costos en donde podemos indicar a que partes el usuario tendrá acceso y a cuales no 6. Cada una de las pestañas presenta la opción Marcar Todas, dar click sobre el cuadro para marcar o desmarcar, esta opción nos marcará todos los registros que se encuentren en ese cuadro. 4. Eliminar Perfil El sistema APSI Usuarios permite borrar un perfil, siempre y cuando, no este asignado a ningun usuario, en caso contrario, enviara un mensaje indicando que no puede ser eliminado. Si el perfil ya no está asignado a ningún usuario, puede borrarlo siguiendo estos pasos 1. Seleccionar (con un clic) el perfil a borrar. Al seleccionar un perfil se cargan automáticamente todos los datos de ese perfil. 2. Presionar el botón Borrar. El sistema enviará una pregunta de confirmación antes de borrar el perfil. 3. Si el perfil fue borrado con éxito mostrará el mensaje de confirmación y lo eliminará de la lista de perfiles. Página 11