Primer Monitoreo Año Sistema de Gestión de Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional (CASSO) Municipalidad de Providencia

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1 Primer Monitoreo Año 2013 Sistema de Gestión de Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional (CASSO) Municipalidad de Providencia

2 1.- Introducción Alcance del Sistema CASSO Sistema de Gestión de Calidad 30 Procesos Certificados en Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión Medio Ambiente 3 Recintos Certificados en Norma ISO 14001: Actividades Sistema de Gestión de SSO Procesos Gatillados en Pedro de Valdivia #963 Certificados en Norma OHSAS 18001:2007

3 1.- Introducción Estructura CASSO Visión, Misión y Valores Providencia Política SG-CASSO Objetivos, Indicadores y Metas Planes de Acción y Programas de Gestión Procedimientos e Instructivos Registros (Datos Información) Procesos- Servicios MEJORA CONTINUA

4 2.- Metodología Diagnóstico del Cambio Cambios Identificación de cambios positivos y negativos con que afectan al Sistema de Gestión CASSO (Focus Group). D-F-O Realización de un diagnóstico de la situación actual (fortalezas y debilidades) respecto al SG-CASSO y a los procesos de cada Dirección. Identificación de las Oportunidades de Mejora Requisitos Realización de un diagnóstico técnico sobre el estado actual del Sistema de Gestión con respecto a los requisitos normativos (ISO-OHSAS) realizado por la Secretaría Técnica. Situación Actual Elaboración del registro: Diagnóstico Actual del Sistema de Gestión CASSO (Requisitos Normativos - FODA Unidades)

5 3.- Cambios CASSO Estrategia -Política, Registro Mandante - Objetivos y Metas de los Procesos - Indicadores

6 3.- Cambios CASSO Compromiso con el Sistema - Mejora Continua - Requisitos Trinormas - Aseguramiento de Recursos

7 3.- Cambios CASSO Estructura Orgánica - Jefaturas - Secretaría Técnica CASSO - Dependencia de los Procesos - Coordinadores Técnicos

8 3.- Cambios CASSO Infraestructura - Ubicación de algunas Unidades - Proyecto Estacionamientos Subterráneos - Señalética Informativa y de Seguridad para Vecinos y Vecinas

9 3.- Cambios CASSO Comunicaciones - Canales Internos - Imagen Corporativa - Mensaje

10 3.- Cambios CASSO Que Modifican el Sistema de Gestión

11 4.- Diagnóstico Técnico Funcional Debilidades Fortalezas Requisitos Normativos ISO 9001 ISO OHSAS Experiencia en levantamiento de procesos Primer semestre: Gestión de Procesos de manera irregular Gestión por Procesos

12 3.- Diagnóstico Actual del Sistema de Gestión CASSO Debilidades Fortalezas Requisitos Normativos ISO 9001 ISO OHSAS Estructura y Responsabilidad Cambio en la estructura orgánica Incorporación de nuevos funcionarios y Directores Rotación de algunos Coordinadores del SG- CASSO Falta claridad respecto a las funciones de la ST Equipo Técnico (Representante Alcaldía, Secretaría Técnica, Coordinadores y Equipo Auditor) con las competencias necesarias La estructura y responsabilidades del Sistema de Gestión: se encuentran desactualizadas Algunas Encargadas del Sistema de Gestión han sido trasladadas de unidad Reglamento Interno en reformulación

13 3.- Diagnóstico Actual del Sistema de Gestión CASSO Debilidades Fortalezas Requisitos Normativos ISO 9001 ISO OHSAS Planificación Estratégica Formulación del nuevo PLADECO El Sistema de Gestión se alineaba con uno de los Objetivos Estratégicos del Mapa Estratégico: Mejorar Continuamente los servicios Existentes, de donde se desprendían los Planes de Acción y Programas. Existe la voluntad de la nueva administración de seguir con el Sistema de Gestión Existe una Política del SG- CASSO aprobada internamente, pero que no ha sido comunicada. A la fecha no se cuenta con la Política del Sistema de Gestión (Registro Mandante), los Planes de Acción de las Direcciones, con los No han sido comunicados para su conocimiento y ejecución (a través de Carta Gantt) los Programa Ambiental y el Programa de Salud y Seguridad Ocupacional.

14 3.- Diagnóstico Actual del Sistema de Gestión CASSO Debilidades Fortalezas Requisitos Normativos ISO 9001 ISO OHSAS Compromiso y Liderazgo No se evidencia compromiso por parte de algunas de las jefaturas respecto al Sistema de Gestión Falta de compromiso de funcionarios para el cumplimiento de algunos de los requerimientos del Sistema de Gestión, como por ejemplo, realización de ejercicios laborales. El compromiso de los Coordinadores con el Sistema de Gestión se ha mantenido en algunas unidades. Se desconoce cómo se manifestará el liderazgo y compromiso por parte de la nueva administración: definición de la Política del Sistema de Gestión

15 3.- Diagnóstico Actual del Sistema de Gestión CASSO Debilidades Fortalezas Requisitos Normativos ISO 9001 ISO OHSAS Comunicaciones Internas y Externas Desconocimiento de la política de comunicaciones hacia la comunidad y hacia los funcionarios Ausencia de comunicaciones internas sobre el SG-CASSO Faltan herramientas de difusión sobre el Sistema hacia la línea de atención de los procesos. Al interior de la Secretaría Técnica se cuenta con una Encargada de coordinar las comunicaciones internas y externas del Sistema de Gestión. En Auditorías Interna realizadas se evidenció que los procesos siguen aplicando normalmente la Encuestas de Satisfacción (Meta Institucional) El proceso de comunicación interna no ha operado los primeros meses del año. Se desconoce cómo se gestionado el tratamiento de quejas y PNC al interior de los procesos no auditados a la fecha.

16 3.- Diagnóstico Actual del Sistema de Gestión CASSO Debilidades Fortalezas Requisitos Normativos ISO 9001 ISO OHSAS Competencia y Formación Los nuevos funcionarios no han sido inducidos sobre el Sistema de Gestión ni capacitados sobre las Normas ISO- OHSAS. Capacitación continua a los integrantes del Sistema de Gestión Programa de Capacitación del SG- CASSO no ha sido formalizado ni ejecutado, a excepción de los cursos de SSO

17 3.- Diagnóstico Actual del Sistema de Gestión CASSO Debilidades Fortalezas Requisitos Normativos ISO 9001 ISO OHSAS Requisitos Normativos y Legales Buena disposición por parte de la unidad asesora encargada de esta área Revisión de la Normativa Legal Aplicable El Sistema de Gestión no cuenta con una contraparte técnica en relación a la Evaluación de Cumplimiento Legal en Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional

18 3.- Diagnóstico Actual del Sistema de Gestión CASSO Debilidades Fortalezas Requisitos Normativos ISO 9001 ISO OHSAS Coordinación Interna Respuesta tardía por parte de las unidades asesoras Falta de coordinación entre las Direcciones y el Departamento de Presupuesto, (formulación de los Planes de Acción del Sistema de Gestión) Asignación de recursos en el Presupuesto Municipal 2013 para el Sistema de Gestión CASSO. No se tiene claridad respecto al aseguramiento de los recursos para la mejora continua de los procesos

19 3.- Diagnóstico Actual del Sistema de Gestión CASSO Operación SG-CASSO Debilidades Rumores sobre Continuidad del SG- CASSO El SG-CASSO se visualiza como un trabajo paralelo Implica una sobrecarga de trabajo (documentos y registros) Poco valorado por los Funcionarios, vecinos y usuarios Fortalezas Debido a los cambios ocasionados por las obras que se encuentran realizando en el recinto se tiene un Plan de Emergencia adicional, que esté constantemente en revisión Continuidad de buenas prácticas en Ambiente y SSO Permite un ordenamiento de los procesos Requisitos Normativos ISO 9001 ISO OHSAS Los documentos estructurales del Sistema de Gestión se encuentran vigentes, pero no ha sido revisados durante el presente año Documentación de procedimientos favorece la estandarización Herramienta para la Mejora Continua

20 3.- Diagnóstico Actual del Sistema de Gestión CASSO Debilidades Fortalezas Requisitos Normativos ISO 9001 ISO OHSAS Desarrollo normal de Auditorías Internas Se desconoce las posibles desviaciones presentadas y las acciones tomadas Medición, Análisis y Mejora Medición sistemática de los procesos Falta el seguimiento de los controles operacionales de los aspectos ambientales y peligros en el Recinto Pedro de Valdivia No se ha realizado el análisis de datos requerido por la Norma ni se han registrado acciones de mejora continua No se ha medido la eficacia del Sistema de Gestión. (tratamientos de quejas, Informes sobre Incidentes, cumplimiento de Cartas Gantt, entre otros)

21 5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora Oportunidades de Mejora Gestión de Procesos Modificar la Meta Departamental de la Dirección de Innovación y Gestión de Calidad, relacionada con la confección del Mapa de Procesos de la Municipalidad de Providencia. Para futuras certificaciones, se debe considerar la totalidad del servicio y no sólo una parte de él.

22 5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora Oportunidades de Mejora Estructura y Responsabilidad Definición sobre la dependencia del Representante de Alcaldía y del resto de la Secretaría Técnica. Ratificación o cambio de los Coordinadores del Sistema de Gestión. Formulación de un Reglamento Interno actualizado. Estudiar la factibilidad de que las áreas del Sistema de Gestión: Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional se incorporen a otras unidades que desarrollan funciones relacionadas con estas áreas.

23 5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora Oportunidades de Mejora Formulación del nuevo PLAN DE DESARROLLO COMUNAL (PLADECO) participativo. Planificación Estratégica Alinear los objetivos y metas del Sistema de Gestión a los lineamientos del nuevo PLADECO (Estrategia Municipal). Reunión con Coordinadores del Sistema de Gestión, para acordar lineamientos de Planes y Programas de Gestión, así como calendarización de actividades.

24 5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora Oportunidades de Mejora Compromiso y Liderazgo Reformulación de la actual Política del Sistema de Gestión, para ser validada por las autoridades y comunicada a todos los integrantes del Sistema.

25 5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora Oportunidades de Mejora Competencia y Formación (Personas) Realizar una Inducción sobre el Sistema de Gestión CASSO a los funcionarios que se han incorporado a la Municipalidad y que se desempeñen en unidades que formen parte de alcance del Sistema de Gestión.

26 5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora Oportunidades de Mejora Comunicaciones Externas (Vecinos -Usuarios) Revisión de la Metodología para la formulación y aplicación de las Encuestas de Satisfacción, a objeto de unificar los criterio y metodología para todos los servicios de la Municipalidad, estén o no certificados. Revisión de la Gestión de Quejas que se realiza en cada proceso, a objeto de generar análisis y acciones de mejora.

27 5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora Oportunidades de Mejora Requisitos Normativos y Legales Realizar reuniones de coordinación con la Dirección Jurídica para revisar y actualizar el procedimiento de Identificación de Normativa Legal Aplicable, que aplica todo el Sistema de Gestión. Lo anterior, por ser la unidad especializada en esta materia.

28 5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora Oportunidades de Mejora Coordinación Interna Asignación de Recursos Fortalecer la coordinación de la Secretaría Técnica con el Departamento de Presupuesto respecto a la solicitud de recursos para el Sistema de Gestión, para que ser incorporados oportunamente en el presupuesto municipal. Priorización de los recursos solicitados por parte de la Secretaría Técnica para el Sistema de Gestión, a objeto de asegurar la mejora del Sistema y el cumplimiento de los objetivos.

29 5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora Oportunidades de Mejora Medición, Análisis y Mejora Los Monitoreos del SG-CASSO durante el año 2013, se realizarán cada cuatro meses. Se trabajará con los distintos Coordinadores del SG-CASSO, con el objeto de acordar fechas de entrega de información requerida.

30 6.- Metodología Plan de Adaptación Integral CASSO Oportuni- dades Validación de las Oportunidades de Mejora Propuestas (Gestión del Cambio). Op. Esp. Incorporación de Oportunidades de Mejoras Específicas de algunos Procesos Plan Confección del Plan de Adaptación (Junio 2013) Implementa- ción Implementación del Plan de Adaptación (Julio Diciembre 2013) Verifica- ción Seguimiento del Plan de Adaptación Integral CASSO (Secretaría Técnica SG- CASSO).

31 7.- Conclusiones Etapas y Desafíos CASSO Período de Instalación: Sin Seguimiento (Enero Mayo) Período de Puesta en Marcha: Gestión del Cambio, Mediciones y Análisis Semestral (Junio) Período de Ejecución: Plan de Adaptación Integral (Julio Diciembre) Auditoría Externa de Certificación (Noviembre Diciembre)

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