REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE AMBIENTE

Transcripción

1 REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE AMBIENTE Convenio de Financiación: Desarrollo Sostenible y Mitigación del Cambio Climático en la provincia de Veraguas (DSMCCV)-Proyecto PARTICIPA (DONACIÓN No. GEF- FSP-024-PA) TERMINOS DE REFERENCIA AUDITORIA EXTERNA DESDE ENERO 2014 A JUNIO 2015 I. Introducción El Proyecto Desarrollo Sostenible y Mitigación del Cambio Climático en la Provincia de Veraguas, Proyecto-Participa, donación N GEF-FSP-024-PA de entre la República de Panamá, por medio de Ministerio de Economía y tiene como objetivo general contribuir a los esfuerzos nacionales de mitigación de los efectos adversos del cambio climático y reducción de la pobreza, por medio del manejo sostenible de la tierra y del aumento del secuestro de carbono por medio de la reforestación, del desarrollo de sistemas productivos agroforestales y de emprendimientos ambientales de base familiar o comunitaria. El proyecto también promoverá el desarrollo de una metodología y el fortalecimiento de capacidades técnicas a nivel nacional y provincial para el monitoreo y la documentación de las reservas de carbono y de los cambios que se dan de carbono. El proyecto incluye dos componentes principales y las actividades principales descritas a continuación: Componente 1. Mitigación de los efectos adversos del cambio climático mediante la reforestación y agroforestería. Este componente tiene como objetivo mitigar los efectos adversos el cambio climático mediante el mejoramiento de actividades de uso sostenible de la tierra. Se buscará alcanzar este objetivo por medio de cinco actividades principales: Actividad 1.1. Gestión del conocimiento ambiental. Actividad 1.2. Planes de desarrollo comunitario y manejo de recursos naturales. Actividad 1.3. Reforestación y enriquecimiento forestal. Actividad 1.4. Agroforestería y producción agroecológica para la conservación del suelo. Actividad 1.5. Emprendimientos ambientales. Componente 2. Desarrollo de capacidades para el monitoreo e informar sobre las reservas de carbono y los cambios en los niveles de carbono. El objetivo de este componente es mejorar las capacidades locales, provinciales y nacionales de monitoreo, reporte y verificación de las reservas de carbono y de sus cambios según los distintos usos de la tierra en tres zonas agroecológicas de esencial importancia en el área de influencia del Proyecto. Se buscará alcanzar este objetivo a través de tres actividades principales: Actividad 2.1. Diseño de la metodología y reporte de carbono. Actividad 2.2. Clasificación de zonas por potencial de secuestro de carbono. Actividad 2.3. Sensibilización y fortalecimiento de monitoreo de carbono y educación ambiental. 1

2 II. Justificación El Proyecto Proyecto DSMCCV-PARTICIPA, por medio de la Unidad de Cambio Climático, debe contratar, con la No Objeción previa del FIDA, a una empresa auditora autorizada que se encargará de hacer un examen de los libros contables, los registros de la transacciones y los sistemas financiero que la Unidad de Gestión del Proyecto (UGP) mantiene a efecto de la ejecución, así como de los Estados Financieros preparado, que reflejen las actividades durante el periodo de enero 2014 a junio 2015, de conformidad con los procedimientos y criterios estipulados en el Manual de Operaciones del Proyecto PARTICIPA para llevar a cabo la Auditoria de las Cuentas relativas al Proyecto. Conforme al artículo IX del convenio de financiación. III. Objetivos El objetivo de la auditoría externa a los estados financieros, cumplimiento, de control y sus notas a los Estados Financieros del Proyecto; es el de permitir al Proyecto contar con una opinión profesional externa sobre la razonabilidad de los estados financiero del Proyecto PARTICIPA al final de cada año fiscal, sobre los fondos recibidos y los gastos incurridos a la fecha de corte o periodo contable terminado al 30 de junio Determinar si los recursos suministrados al Proyecto DSMCCV-Proyecto PARTICIPA, se han utilizado y registrado correctamente y si cumplen con los siguientes aspectos Garantizar el cumplimiento del Trabajo realizado y programado. Dar credibilidad a los estados financieros y otros informes de gestión. Determinar las insuficiencias de los controles internos y los sistemas financieros Verificar el cumplimiento de las cláusulas de la donación a los asuntos financieros. Formular recomendaciones para la introducción de mejoras IV. Descripción del servicio requerido La auditoría se realizará al proyecto Desarrollo Sostenible y Mitigación del Cambio Climático en la provincia de Veraguas, proyecto-participa incluyendo la Unidad de Gestión del Proyecto (UGP). La empresa auditora deberá indicar la base utilizada por el proyecto para el registro y generación de la información contable. La auditoría de los estados financieros, cumplimiento, de control y sus notas a los Estados Financieros del Proyecto se rige por las normas de auditoría y se requiere la aplicación de las Normas Internacionales de Auditoria (NIA) o de acuerdo con las normas del INTOSAI cuando el auditor sea un órgano gubernamental oficial de fiscalización. Especial atención se pondrá en cuanto a: a) Examinar el uso de todos los fondos externos y determinar si fueron utilizados de acuerdo con las condiciones del acuerdo de financiamiento pertinente, con especial atención a la economía y eficiencia y sólo los propósitos para los cuales fue proporcionada la donación. El acuerdo financiero relevante es el Convenio de Financiación. Donación N GEF-FSP-024-PA. 2

3 b) Examinar el uso de los fondos de contrapartida y determinar si fueron utilizados de acuerdo con el convenio de financiación, en tiempo y forma y solamente para propósitos para los cuales fueron proporcionados. c) Examinar si los bienes y servicios financiados fueron comprados conforme con el convenio de financiación y normas vigentes, según corresponda. d) Examinar si se mantienen sistemáticamente todos los documentos de respaldo, es decir registros y cuentas respecto a todas las operaciones del Proyecto (incluyendo gastos informados vía reposiciones de fondos y otras formas de pago). e) Examinar la utilización y conciliación del anticipo de la Cuenta Especial, manteniendo el monto asignado, según el convenio de financiación. f) Examinar si las cuentas expuestas en los estados financieros del proyecto, fueron preparadas de acuerdo con las Normas internacionales de Contabilidad, consistentemente aplicadas y dan una visión verdadera y justa de la situación financiera del proyecto al 30 de junio de 2015 y de los recursos y gastos del año terminado en esa fecha. g) Examinar todos los retiros de fondos usados como base para la presentación de las solicitudes de retiro de fondos al FIDA. La empresa auditora debe aplicar las pruebas y controles que se considere necesarios bajo el período de revisión. Para determinar la elegibilidad los gastos del Proyecto, dichos gastos deben ser cuidadosamente comparados con lo estipulado en el Convenio de financiación. h) Examinar que se hayan utilizado los tipos de cambios estipulados para convertir gastos en moneda nacional a la moneda extranjera. i) Examinar el grado de cumplimiento de las cláusulas de carácter contable y financiero del convenio de financiación y de leyes y disposiciones legales vigentes. j) Examinar la elegibilidad de los gastos y exactitud de las transacciones financieras durante el período bajo revisión y los saldos de fondos al final de tal período, la operación y el uso del anticipo de la Cuenta Especial de acuerdo al convenio de Financiamiento y lo adecuado de los sistemas de control interno. k) El estado del anticipo de la Cuenta Especial y el informe de la empresa auditora debe ser presentados con los Estados Financieros del Proyecto. l) Cumplimiento del Plan Operativo Anual, Presupuesto y Plan de Adquisiciones. m) Cumplimiento con las disposiciones relativas a las adquisiciones incluidas en los documentos de Proyecto (Manual de operaciones, Carta al Receptor, Convenio de Financiación). Perfil de la empresa: V. Perfil de la empresa n) La empresa deberá ser una firma de contadores públicos, reconocida y autorizada para ejercer la auditoria externa en empresas públicas y privadas. o) La firma deberá tener un mínimo de 5 años de experiencia profesional en el campo de la auditoría y haber practicado auditoría externa a proyectos similares. p) La firma deberá contar con profesionales idóneos de contador público autorizado (CPA), con experiencia, no menor a tres años, en auditoría de estados financieros. (Hoja de Vida). 3

4 Documentos a presentar Certificación de Registro Público de la empresa (Copia legible y vigente no más de 3 meses previos de vigencias). Copia de cédula legible del representante legal Paz y Salvo del MEF, MIAMBIENTE Y CAJA DE SEGURO SOCIAL Referencia en trabajo contable gubernamental mínimo tres (3) (Notas membretadas con sello de la entidad firmadas por los contratantes anteriores, personas o empresas, certificando los trabajos realizados por la empresa o contratista. Referencia de auditorías realizadas Certificado de No Contribuyente del ITBMS, de ser el caso. Aviso de Operación, de ser el caso Propuesta Técnica de la Empresa Auditora Referencias Bancarias mínimo dos (2) (Notas membretadas con sello de la entidad, firmadas por las entidades bancarias o financieras certificando el buen manejo de transacciones bancarias de la persona, organización o empresa). La documentación se recibirá en sobre sellado, en la Unidad de Cambio Climático, Tercer Piso (3). del Ministerio de Ambiente, ubicado en Albrook edificio 804. En un horario de 8:30 a.m. a 3:00 p.m. Tel ext ó La hora límite de entrega es a la 3:00 p.m. Fecha de entrega de documentos hasta el día 17 de agosto de Términos de referencia: VI. Productos e Informes esperados El auditor independiente entregara al menos los siguientes informes: a) Una opinión sobre los Estados Financieros del Proyecto, presentados en forma comparativa con el ejercicio anterior, expresado en moneda local y dólares estadounidenses. Adicionalmente indicarán si estos se han preparado de acuerdo con los principios de contabilidad internacionalmente aceptados, son precisos, y si concilian con los registros y cuentas de Proyecto y del FIDA. b) Una opinión sobre la utilización de la Cuenta Especial/Designada (CE/D). La empresa auditora informará sobre las actividades del Anticipo de la Cuenta Especial incluyendo el depósito inicial, las reposiciones, el interés devengado y los saldos a finales del año fiscal. La empresa auditora extenderá su opinión sobre el cumplimento de los procedimientos del FIDA acerca de la Cuenta Especial. En particular, la empresa auditora examinará: i. que todos los desembolsos desde la Cuenta Especial, hayan sido elegibles; ii. que la administración de la Cuenta Especial, se hizo según lo establecido en el Convenio de Financiación y en otras instrucciones proporcionadas por el FIDA; iii. que los controles internos aseguran una operación apropiada de la Cuenta Especial; y iv. que se hayan utilizado los tipos de cambios estipulados para convertir gastos en moneda nacional a la moneda de la Cuenta Especial. 4

5 c) Opinión sobre el cumplimiento de las cláusulas contractuales Al expresar su dictamen sobre el cumplimiento dado a las cláusulas, la empresa auditora deberá especificar e identificar con el número y asunto las cláusulas, artículos o secciones de carácter contable y financiero sobre las que están dictaminando, lo cual puede hacerse en un anexo separado, siempre que se haga referencia al mismo. Como parte integrante del dictamen, deberán presentarse: i. observaciones y comentarios sobre el estado de cumplimiento y los cálculos que sustenten la opinión sobre el cumplimiento o incumplimiento de las cláusulas, en la Carta de Gerencia; y ii. cumplimiento con las directrices del FIDA para la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios en el ámbito de los Proyectos. d) Opinión Sobre Adquisiciones y Contratación a. Opinión sobre el cumplimiento de los procesos de adquisiciones de bienes, contratación de obras y servicios de consultoría, conforme lo establecido en el Convenio de financiación y en las leyes y regulaciones locales aplicables. El examen de los procesos de adquisiciones deberá hacerse de forma integrada con la respectiva documentación de soporte de los gastos relacionados con las solicitudes de desembolsos presentadas al FIDA. e) Dictamen de la empresa auditora Sobre El Examen De Las Solicitudes De Desembolsos a. La empresa deberá emitir una opinión sobre la validez y elegibilidad de los gastos financiados con los recursos del Proyecto (donación del FIDA y contrapartida local). b. Cuando se identifiquen gastos inelegibles que han sido incluidos en las solicitudes de retiro y/o reembolsados, éstos deben ser cuestionados por la empresa auditora. La empresa auditora debe emitir un reporte en el cual se identifique claramente un listado de las aplicaciones de retiro de fondos por número de referencia específico y monto. El total de retiros bajo procedimiento de reembolso de fondos a la Cuenta Especial debe ser parte de la reconciliación general de los desembolsos del FIDA. f) Carta a la Gerencia a. La empresa auditora en este informe deberá suministrar información relacionada con la evaluación del sistema de control interno del Proyecto, con base en los elementos y su funcionamiento durante el período bajo examen. El Informe identificará y concluirá sobre cada uno de los componentes que describe el Informe COSO. Detallando tanto las fortalezas como los hallazgos reportables (debilidades materiales) y categorizándolos en cada caso, de acuerdo con el peso relativo de los riesgos inherentes. Dichos hallazgos serán presentados de acuerdo con las siguientes pautas: i. criterio: lo que debería ser; ii. condición: situación encontrada; iii. causa: lo que provocó la desviación del criterio; iv. efecto: riesgo involucrado; v. recomendación, en caso que fuera aplicable; y 5

6 vi. puntos de vista de la gerencia del ejecutor y/o prestatario. La empresa auditora deberá verificar que los Estados Financieros del Proyecto se han preparado de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y dar una imagen fiel de la situación financiera del Proyecto, de los recursos y gastos correspondientes al período auditado. a) Anexos Los Estados Financieros deben incluir como mínimo: a) Estado de Ingresos y Aplicación de fondos anual y agregado, por fuente de financiamiento y categoría de gastos. b) Desembolsos anuales presentados bajo Declaraciones de Gastos (DG), por categoría de gasto y solicitud de desembolso c) Conciliación de los recursos recibidos por el Proyecto y los recursos desembolsados por el FIDA d) Conciliación de la Cuenta Especial e) Comparación de gastos realizados con gastos presupuestados. f) Situación de Activos Fijos g) Balance de efectivo h) Notas a los Estados Financieros i) Balance (si es necesario) que muestra los fondos acumulados del Proyecto, los saldos bancarios, otros activos y pasivos (en su caso). j) Un resumen de las políticas contables y notas explicativas. k) Una lista de los bienes adquiridos con fondos del Proyecto. l) Estados financieros consolidados, cuando un Proyecto consistirá en más de una entidad. Los informes y productos deberán integrarse en un solo documento, que deberá ser presentado inicialmente en versión borrador, para discusión con el Proyecto, y la versión final que incorpore los comentarios del Proyecto ser presentada a más tardar una semana después de la discusión con el Proyecto, siempre dentro del plazo indicado para la ejecución de los servicios. VII. Supervisión. La supervisión será realizada por la Dirección de Administración y Finanzas, departamento de Finanzas en forma coordinada con Administración Regional de Veraguas del Ministerio de Ambiente- Proyecto DSMCCV-PARTICIPA y la UCC. VIII. Plazo para la ejecución de los servicios. La contratación tendrá un plazo para la ejecución de los servicios de un (1) mes, contado a partir de la orden de inicio de actividades. 6

7 IX. Forma de Pago El Ministerio de Ambiente pagará por los servicios prestados la suma de B/. 5, que comprende honorarios y todos los gastos incurridos en la prestación de los mismos. El producto será pagado según se describe en el cuadro: previa aceptación del producto por la Dirección de Administración y Finanzas, departamento Finanzas Administración Regional de Veraguas del Ministerio de Ambiente- Proyecto DSMCCV-PARTICIPA, la UCC y de la Oficina de Servicios Financieros del FIDA. Productos A. Una opinión sobre los Estados Financieros del Proyecto B. Una opinión sobre la utilización de la Cuenta Especial/Designada (CE/D). C. Opinión Sobre Adquisiciones y Contratación D. Dictamen de la empresa auditora Sobre El Examen De Las Solicitudes De Desembolsos E. Carta a la Gerencia Porcentaje 100% Total 100% 7

8 X. Criterios, Puntuación y Matriz de Evaluación. Criterios y Puntuación. Perfil de la empresa. 30 Experiencia de la empresa auditora. 70 Total 100 puntos Cuadro de Matriz de Evaluación. Criterios Puntaje Total Perfil de la empresa 30 Perfil de la empresa Cumple 30 No Cumple 1 Evaluación de la propuesta técnica y financiera de la empresa auditora 70 Experiencia, calificaciones de la firma auditora, el enfoque metodológico, cronograma y plan de trabajo. 40 Experiencia Específica Formación académica del personal propuesto Años de experiencia en general Cantidad de procesos de auditoría similares 30 Total Si no cumple, la empresa no continúa en la evaluación 8