ANTECEDENTES I. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS. Fecha: 8 de junio, Licitación para Servicios de Contratación de Personal y Nomina

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1 Fecha: 8 de junio, 2016 Ref.: RE: RFQ Licitación para Servicios de Contratación de Personal y Nomina La Fundación Internacional para Sistemas Electorales (IFES) invita a su empresa a participar en esta licitación competitiva para cotización, entrega y condiciones de venta potencial de los siguientes servicios para la oficina IFES en la Ciudad de Guatemala, Guatemala. ANTECEDENTES IFES es una organización independiente, no gubernamental (ONG) con sede central registrada en los Estados Unidos. IFES promueve la estabilidad democrática proporcionando asistencia técnica para ciclos electorales alrededor del mundo, para mejorar la participación ciudadana y fortalecer a sociedad civil, la gobernabilidad y la transparencia. I. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS IFES solicita los servicios de una agencia de contratación de personal y servicios de nómina en Guatemala para administrar la contratación y nomina para un máximo de dos empleados, ya identificados por IFES, quienes apoyaran las actividades de IFES en el país. Una vez que un proveedor sea seleccionado, IFES proporcionara la información salarial de los empleados. El proveedor seleccionado proporcionara los siguientes servicios entre 1 de julio de 2016 y 31 de diciembre de Los servicios requeridos son los siguientes: Cotización 1- Servicios Contratación de Personal y Nomina 1. Gestionar y administrar la contratación de aproximadamente 1-2 empleados por parte de IFES, siguiendo las directrices y descripción de trabajo proporcionadas por IFES. 2. IFES identificara el personal para los puestos de Especialista en Capacitación en Democracia y Auditoria Social (posición técnica) y un Asistente de Administrativo y de Programa. 3. Los pagos de salarios deberán ser hechos quincenalmente. El pago de salarios incluye horas extras (según aplique), todos los beneficios requeridos en cumplimiento con la ley laboral, incluyendo seguro médico, bonificación según el decreto y , aguinaldo, bono 14, IGSS, impuesto sobre la renta (ISR), según aplique, IRTRA; vacaciones y otros beneficios ofrecidos por IFES a personal guatemalteco. Page 1 of 5

2 4. Pagos de impuestos requeridos sobre salarios por las autoridades pertinentes. Procesar mensualmente las contribuciones al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, u otras autoridades requeridas por parte de IFES. 5. Prestación de asesoramiento para IFES sobre salarios y beneficios basado en el mercado, según sea necesario. 6. Sin embargo, en caso de la renuncia de algún miembro del personal, IFES puede requerir apoyo en el reclutamiento del personal. Se requerirá a la empresa que: Asegurar que el proceso para los empleados y las obligaciones del empleador sean en cumplimiento con la ley laboral local y sus regulaciones. Mantener registros precisos sobre horas trabajadas, balances de tiempo de vacaciones, días de enfermedad, etc. Para cada empleado. Reportar detalladamente por número de Proyecto (según sea requerido) los salarios y beneficios de cada empleado. Notificar a IFES sobre cambios en la ley laboral los cuales aumenten el costo de los empleados y afecte el costo de IFES incluyendo, pero no limitado a obligaciones sobre seguridad social, impuestos, salarios, etc. Estar en cumplimiento con todas las leyes aplicables, incluyendo ley laboral, normas, regulaciones, códigos, y ordenanzas y órdenes. Administrar los beneficios para personal contratado localmente. Asegurar el cumplimiento con las políticas generales y procedimientos de IFES, incluyendo obtener y mantener certificaciones de política requeridas a la fecha. Scenario 1- Payroll Services only 1. El pago de salarios para un máximo de dos empleados quincenalmente. El pago de salarios incluye horas extras (según aplique), todos los beneficios requeridos en cumplimiento con la ley laboral, incluyendo seguro médico, bonificación según el decreto y , aguinaldo, bono 14, IGSS, impuesto sobre la renta (ISR), según aplique, IRTRA; vacaciones y otros beneficios ofrecidos por IFES a personal guatemalteco. 2. Pagos de impuestos requeridos sobre salarios por las autoridades pertinentes. Procesar mensualmente las contribuciones al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, u otras autoridades requeridas por parte de IFES. Se requerirá a la empresa que: Asegurar que el proceso para los empleados y las obligaciones del empleador sean en cumplimiento con la ley laboral local y sus regulaciones. Mantener registros precisos sobre horas trabajadas, balances de tiempo de vacaciones, días de enfermedad, etc. Para cada empleado. Page 2 of 5

3 Reportar detalladamente por número de Proyecto (según sea requerido) los salarios y beneficios de cada empleado. Notificar a IFES sobre cambios en la ley laboral los cuales aumenten el costo de los empleados y afecte el costo de IFES, incluyendo, pero no limitado a obligaciones sobre seguridad social, impuestos, salarios, etc. Estar en cumplimiento con todas las leyes aplicables, incluyendo ley laboral, normas, regulaciones, códigos, y ordenanzas y órdenes. Administrar los beneficios para personal contratado localmente. II. CALENDARIO DE EVENTOS Publicación de Licitación: 8 de junio, 2016 Plazo para Preguntas: 13 de junio, 2016, 5pm hora local de la ciudad de Guatemala Respuestas de IFES: 15 de junio, 2016 Cierre de Licitación: 22 de junio, 2016, 5pm hora local de la ciudad de Guatemala Toda comunicación, incluyendo las preguntas y las propuestas deben cumplir con el calendario de eventos indicado anteriormente y deben ser enviadas con atención a Elisa Velasco al correo electrónico evelasco@ifes.org. Toda comunicación por correo electrónico debe incluir RFQ : Licitación para servicios de contratación de personal y nomina en el título del correo electrónico. III. CONTENIDO DE RESPUESTA Y REQUISITOS El proveedor debe proporcionar la siguiente información: 1. Incluir un nombre de contacto, dirección de correo electrónico y número de teléfono para facilitar la comunicación entre IFES y el proveedor; 2. Incluir información general sobre la historia y la experiencia del proveedor; 3. Si un gobierno, sus agentes o agencias, tienen un interés de propiedad o interés empresarial, el posible contratista deberá indicarlo al presentar su oferta. De no hacerlo, dará lugar a que la consideración de la oferta del potencial contratista sea retirada. 4. Incluir una breve reseña de la empresa y los servicios que ofrecen, incluyendo: a. Nombre legal completo y dirección de la empresa o individuo; b. Documentos de registración de impuestos y de registración de la compañía c. Nombre legal completo del representante legal y/o director ejecutivo (no aplicable para personas individuales); d. Nombres de los individuos o compañía que sea dueño de más del 50% de la compañía; e. Año de inicio de negocios o de fundación; f. Compañías estadounidenses deben indicar si están registrados como Negocio Pequeño (de Mujeres Propietarias, Veteranos propietarios, propietarios de Minorías, Discapacitados, Propiedad de Veteranos Discapacitados) 5. El posible contratista deberá declarar por escrito con su Propuesta cualquier subcontratación que vaya a tomar lugar como parte de esta adjudicación. El no revelar relaciones de subcontratación resultará en que la oferta del contratista potencial sea retirada de consideración. (Si lo permite la licitación) / Ninguna subcontratación está permitida bajo esta licitación. La subcontratación no está permitida bajo esta licitación. Page 3 of 5

4 6. Incluir una oferta detallada por los servicios antes mencionados. 7. Cada cotización debe incluir un desglose por empleado detallando cada categoría del costo del personal (ejemplo, salario, bonos, vacaciones, seguro médico, costos administrativos de la compañía de servicios de contratación de personal y nomina). 8. Contener costo detallado en moneda local, con los impuestos/cargos aplicables claramente identificados, siempre para cada una de las categorías de servicios que se describen en esta solicitud. 9. Descripción detallada de la experiencia pasada en la prestación de servicios similares a ONGs internacionales. 10. Incluir nombres, direcciones y números de teléfono de tres referencias comerciales, y aprobación para contactar las referencias listadas. 11. Los costos asociados con el monitoreo de los anuncios de servicio público de radio y programas de televisión deben ser incluidos como un elemento de costo separado en la cotización del proveedor de servicios. 12. Se prefiere las propuestas en inglés, pero se aceptará en español también. IV. EVALUACIÓN IFES evaluara las propuestas de acuerdo a los siguientes criterios: 1. Costo Total (excluyendo los salarios de los empleados de IFES) 40% 2. Capacidad para cumplir con los requerimientos de IFES 30% 3. Experiencia previa proporcionando servicios similares 30% a organizaciones locales o internacionales V. TÉRMINOS Y CONDICIONES 1. IFES sólo tomara en cuenta las Propuestas de los contratistas responsables de adjudicación. 2. La colusión es estrictamente prohibida. Colusión se define como un acuerdo o compacto, escritos u orales, entre dos o más partes con el objetivo de limitar la competencia justa y abierta al engañar, engañar, defraudar o un tercero. 3. Los precios cotizados deberán ser válidos por un mínimo de 90 días. 4. Se requieren precios unitarios, y en caso de discrepancias entre el precio unitario y el precio total, el precio unitario se tomará como base de referencia en la evaluación. 5. Todas las adquisiciones estarán sujetas a las obligaciones contractuales de IFES y serán dependientes de la disponibilidad de financiamiento de los donantes. 6. IFES se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier oferta o detener el proceso de contratación en cualquier momento antes de la adjudicación, sin asignación de razón u obligación. 7. IFES se reserva el derecho de aceptar en su totalidad o parte de la cotización en la adjudicación de la orden de compra. 8. Toda la información proporcionada por IFES en esta licitación para ofertas está sujeta a cambios en cualquier momento. IFES no hace ninguna certificación en cuanto a la exactitud de cualquier elemento y no es responsable de cualquier dependencia o uso de la información ni de las pretensiones sostenidas del mismo. 9. IFES se reserva el derecho de requerir a cualquier posible contratista el entrar en un acuerdo de confidencialidad. Page 4 of 5

5 10. La licitación de ofertas no obliga a IFES a pagar por ningún costo, de cualquier naturaleza, que puedan originarse por el posible contratista o de terceros, en relación con la Propuesta. Todas las respuestas y la documentación de respaldo pasarán a ser propiedad de IFES. IFES tiene una política de cero tolerancias al fraude. Fraude es cualquier acto u omisión que engaña deliberadamente, o intenta engañar, para obtener un beneficio o para evitar una obligación. Si usted tiene preocupaciones acerca de un posible fraude en alguna manera relacionada con proyectos de IFES, contratos o actividades, por favor, póngase en contacto con Línea directa de Cumplimiento de IFES a través de compliance@ifes.org o al Final de RFQ Page 5 of 5