EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META EDESA S.A. E.S.P.
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- María Luisa Poblete Soler
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1 Página 1 de 10 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META EDESA S.A. E.S.P. CL-PR-03 Edición: 01/06/2017 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Andrea Becerra Higuera Alexandra Hortua Rojas Orlando Guzmán Virguez Líder Consultoría Jefe Oficina Asesora de Gerente Planeación
2 Página 2 de 10 Control de Cambios Versión Fecha Modificación Descripción de cambios 1 01/06/2017 Emisión del Documento
3 Página 3 de OBJETIVO El presente procedimiento establece los lineamientos para realizar el proceso de auditoría interna como mecanismo de revisión y verificación del cumplimiento del sistema de gestión Integrado de la empresa EDESA S.A. E.S.P. 2. ALCANCE Aplica para todos los procesos y actividades que desarrolla la empresa EDESA S.A. E.S.P., abarcando desde la planeación y ejecución de auditorías, hasta la verificación de su cumplimiento y mejora de ser apropiado. 3. DOCUMENTACION UTILIZADA CÓDIGO NOMBRE DOCUMENTO CL-FT-06 Programa de s CL-FT-08 Plan de CL-FT-09 Notas del auditor CL-FT-10 Informe de CL-FT-03 Seguimiento a hallazgos de no conformidades, observaciones, riesgos y oportunidades 4. TERMINOS Y DEFINICIONES Alcance de : Extensión y límites de una. Incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el periodo de tiempo cubierto. Auditor: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una.
4 Página 4 de 10 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de la. Auditoria interna: También denominadas s de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización para la revisión por la dirección y otros fines internos, y puede constituir la base para la declaración de la conformidad de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrase al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad auditada. Auditoria externa: Incluyen lo que se denomina s de segunda y tercera parte. Las s de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como clientes, o por otras personas en su nombre. Las s de tercera parte se llevan a cabo por las organizaciones auditora independientes y externas, tales como las que proporcionan la certificación con un ente especializado y acreditado. Conclusiones de la : Resultado de una que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la y todos los hallazgos de la. Evidencia de la : Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de y que son verificables. Hallazgos de la : Resultado de la evaluación de la evidencia de la recopilada frente a los criterios de. Los hallazgos de la pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de. Conformidad: El cumplimiento de requisitos especificados. Criterios de : Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción de mejora: Accion que permita mejorar los procesos de la compañía o que permita controlar o mitigar riesgos. No conformidad: Incumplimiento de un requisito, sustentado en evidencia. (Requisito que genera impacto en el sistema de gestión). Pensamiento basado en riesgo: ejercicio para determinar los riesgos que pueden incidir en el sistema de gestión de calidad y su eficacia, y generación de acciones para prevenir o minimizar los efectos.
5 Página 5 de 10 Riesgo: efecto de la incertidumbre. *Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. Incertidumbre: es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información (3.8.2) relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad Corrección: Acción realizada para eliminar una incumplimiento detectado. Observación: Declaración de un hecho, sustentado en evidencia objetiva, puede ser un incumplimiento leve, que no tenga impacto significativo en el sistema de gestión (no afecta la satisfacción del cliente o partes interesadas, es facilmente subsanable, es puntual) Proceso: Sistema de actividades que utilizan recursos para transformar entradas en salidas. Plan de : Descripción de las actividades y de los detalles acordados en una. Programa de : Conjunto de una o más s planificadas en un periodo de tiempo determinado y dirigidas a un propósito específico. 5. DESARROLLO 5.1 Procedimiento Descriptivo 1. Inicio Programa 2. de Se determinan las fechas de las s y los procesos a auditar dejando consignado en el formato CL-FT-07 Programa de auditoría. Se tendra en cuenta que se deben auditar todos los procesos y todos los requisitos de las Normas ISO 9001, por lo menos una vez por año. Será presentado en el mes de enero de cada de la : Coordinador de calidad, jefe de control interno, responsable del SG SST De forma anual
6 Página 6 de 10 vigencia a la gerencia para revisión y aprobación y posteriormente se socializa con los miembros del comité de coordinación de control interno para su difusión. Nota 1: pueden desarrollarse varios programas de, de acuerdo al enfoque del sistema a evaluar, ej. Programa para s del SG SST (seguridad y salud en el trabajo), MECI. O s integradas con diferentes enfoques. Nota 2: Los programas de, podrán ser actualizados, a razón de las necesidades del sistema, por reprogramaciones justificadas, nuevas necesidades de auditorías o elementos por verificar, entre otros. 3. Seleccionar los auditores (verificando que Plan de cumplan los requisitos de competencia). Se realiza la planeación de las s incluyendo áreas y elementos a auditar, relacionados con tiempos y horas. El Plan de auditoría se elabora teniendo en cuenta el cubrimiento del alcance definido. Al realizar los planes de se tendrán en cuenta los resultados de las auditorías anteriores y la magnitud del área o proceso a auditar. Se debe hacer cobertura anualmente a todos los procesos y requisitos de la Norma objeto de la. Formato CL-FT-08 Plan de auditoría. de la : Coordinador de calidad, jefe de control interno, responsable del SG SST Auditor líder Diez días antes de la ejecución de la Cuando sea necesario hacer cambios al Plan, se realizan, se presentan al responsable de la
7 Página 7 de 10 correspondiente, y se comunican a los auditados. *** Nota: Debe existir el criterio de independencia con las áreas auditadas en la selección de auditores y la realización de auditorías, con la finalidad de obtener objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditados no auditarán su propio trabajo. 4. Entrega del Se hace entrega por medio de correo plan de electrónico del formato CL-FT-08 Plan de auditoría, debidamente diligenciado, a cada una de las áreas a auditar. Jefe de control interno Como mínimo cinco días antes de la 5. Inicio de la Desarrollar la auditoría de acuerdo al plan de auditoría y a su competencia como auditor. Auditores internos De acuerdo a lo planeado 6. Reunión de Se debe realizar una reunión de apertura, apertura comunicando: La conformación del equipo auditor. Objetivos, alcance y criterios de la auditoría. El plan a seguir durante la auditoría (Confirmar horarios). Se elabora acta de apertura en el formato CL-FT-06 Acta de reunión. Auditor líder/miembros del equipo auditor Al inicio de la Confirmación que, durante la auditoría, el auditado será informado del progreso y hallazgos encontrados. 7. Desarrollo de Al inicio de la auditoría se recomienda hacer un la auditoría recorrido por las diferentes áreas si se considera adecuado. Auditores internos De manera permanente durante el
8 Página 8 de 10 Recopilar la información necesaria mediante muestreo para verificar el cumplimiento de los lineamientos definidos para el sistema y de los requisitos a auditar, dejando registro en el formato CL-FT-09 Notas del auditor. En las notas de, casilla hallazgos, se dejará evidencia de todos los puntos verificados, sean positivos o negativos y se clasificarán en Conformidad, no conformidad, observación o fortaleza. desarrollo de la Se debe dejar una nota de cada elemento (requisitos) planeado, como prueba de la cobertura del plan. El auditor líder estará verificando que se tengan las evidencias completas y reales del ejercicio. Se debe informar a los auditados de manera permanente los resultados obtenidos y sustentar y confirmar el entendimiento de los hallazgos. El auditor designado puede solicitar de manera previa los documentos en los que se basará la auditoría para tener previo conocimiento. Usar los siguientes métodos para recopilar información: Observación de actividades Entrevistas Revisión de documentos -Hacer lo posible para tranquilizar a los auditados en caso de presentarse algún tipo de tensión. -Agradecer a las personas su participación y colaboración.
9 Página 9 de Listas de verificación Los auditores pueden usar las notas de CL FT 09, para incluir sus listas de verificación, o establecer más detalles de la planeación de la. En la casilla de Hallazgo, podran incluir sus apuntes previos, seguidos de los hallazgos de. Formato CL-FT-09 Notas del auditor. Auditores internos De manera permanente durante el desarrollo de la 9. Reunión de cierre Se debe realizar una reunión de retroalimentación a los auditados en la que el auditor líder, realice el cierre, y comunique: Objetivos, alcance y criterios de la auditoría. El plan de auditoría que se desarrolló. Los hallazgos más relevantes dentro de la (positivos y negativos). Se toma registro de la reunión de cierre en el formato CL-FT-06 Acta de reunión. Auditor líder/miembros del equipo auditor Al terminar las jornadas diarias, al terminar la en un proyecto y al final de la 10. Informe de Se prepara el informe en el formato CL-FT-10 Informe de auditoría, recopilando la información de los auditores que participaron en el ciclo de. Se den realizar las conclusiones que den a lugar verificando los espacios definidos para tal fin, en caso de no aplicar se señala la casilla correspondiente. Auditor líder Máximo dos días después de finalizada la. Verificación del proceso Se debe realizar una verificación, de los documentos de la, para confirmar que se hayan cubierto todos los elementos planeados, se chequea que se tenga evidencia de la a los procesos planeados, y a todos y cada uno de los requisitos o elemento incluidos en el plan. En el caso de tener los soportes incompletos se establecera la mejor estrategia para de la : Coordinador de calidad, jefe de control interno, responsable del SG SST Una semana despues de recibir el informa y soportes de la.
10 Página 10 de 10 subsanarlos, pude ser que se ajusten las notas, si fue por asuencia de las mismas, o se programe la revisión de los elementos que no fueron cubiertos. 11. Fin
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