Dirección Nacional de Censos y Encuestas Lima, Agosto de 2013

Transcripción

1 Dirección Nacional de Censos y Encuestas Lima, Agosto de

2 DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO Consiste en la ejecución de un conjunto de tareas y acciones orientadas al ordenamiento, acondicionamiento, envío y repliegue del material para la ejecución de las demás actividades censales, en la central del INEI y en las sedes censales del interior del país. Es decir, se refiere a la movilización del material censal para la capacitación y la operación de campo, operativo que contemplo una serie de etapas desde el acopio de útiles, documentos y materiales, para garantizar la llegada en condiciones óptimas hasta el nivel distrital de todo el material a utilizarse en el desarrollo censal. En la etapa post censal, la recepción, organización e inventario del material censal diligenciado fue realizado para garantizar el procesamiento de todas las cédulas censales y documentos auxiliares a nivel de cada distrito. 6.1 Objetivos Disponer oportunamente de los documentos y materiales necesarios para la capacitación del personal y la operación de campo. Asegurar la cobertura de embalaje de acuerdo al marco censal establecido. Modular, embalar y distribuir los documentos y materiales según el cargo funcional del personal de campo Acondicionar el material de cada funcionario censal y asegurar su adecuado transporte hacia las sedes censales departamentales. 6.2 Cobertura Geográfica La distribución del material censal se realizó a nivel nacional, es decir, desde el INEI en Lima a cada ciudad sede de las oficinas departamentales de estadística y de ahí a las oficinas provinciales y distritales de estadística. En este sentido y solo para fines de la ejecución del IV Censo Nacional Agropecuario, se elaboró un documento en el cuál se fijó qué departamentos, provincias y distritos serán considerados en tal ejecución censal, descartándose a los distritos donde no existe actividad agropecuaria (netamente urbanos), En el cuadro que se presenta a continuación, indica que se implementaron 36 sedes departamentales, las que por lo general tienen como sede la ciudad capital del departamento, existiendo también otras ciudades que sin ser capitales departamentales tienen gran importancia, por lo que se designaron también como sedes censales. La indicada implementación de orden geográfico considera a 36 sedes departamentales integradas por 208 provincias censales y 1798 distritos.

3 Nº DEPARTAMENTO CENSAL ORGANIZACIÓN TERRITORIAL CENSAL IV CENAGRO ÁMBITO CIUDAD SEDE PROVINCIA CENSAL TOTAL AMAZONAS I CHACHAPOYAS AMAZONAS II BAGUA ANCASH I-HUARAZ HUARAZ ANCASH II-CHIMBOTE CHIMBOTE ANCASH III-HUARI HUARI APURÍMAC ABANCAY AREQUIPA AREQUIPA AYACUCHO I AYACUCHO AYACUCHO II PUQUIO CAJAMARCA I CAJAMARCA CAJAMARCA II CHOTA CAJAMARCA III JAEN CUSCO I CUSCO CUSCO II SICUANI HUANCAVELICA HUANCAVELICA HUÁNUCO HUANUCO ICA ICA JUNÍN I HUANCAYO JUNÍN II TARMA LA LIBERTAD TRUJILLO LAMBAYEQUE CHICLAYO LIMA I SAN VICENTE DE LIMA II HUACHO LORETO I IQUITOS LORETO II YURIMAGUAS MADRE DE DIOS PUERTO MALDONADO MOQUEGUA MOQUEGUA PASCO CERRO DE PASCO PIURA PIURA PUNO I PUNO PUNO II JULIACA SAN MARTÍN I MOYOBAMBA SAN MARTÍN II TARAPOTO TACNA TACNA TUMBES TUMBES UCAYALI PUCALLPA

4 6.3 Organización La responsabilidad de la logística censal recayó en la Unidad de Distribución, Recepción y Archivo (UDRA), que se encargó de realizar las tareas para enviar y recoger los documentos y materiales para la operación de campo, para el efecto, internamente se estableció la organización que se muestra en gráfico siguiente. SEDE DEPARTAMENTAL CENSAL UDRA ÁREA DE RECEPCIÓN Y ABASTECIMIENTO ÁREA DE EMBALAJE ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y ENVÍO ÁREA DE RECEPCIÓN, INVENTARIO Y ARCHIVO PREPARACIÓN DIGITACIÓN RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ETIQUETADO ENVÍO INVENTARIO Y CLASIFICACIÓN ENSUNCHADO ARCHIVO Unidad de Distribución, Recepción y Archivo Es una de las tareas más importantes de la logística, donde el modulado y embalaje requiere de un control especial a fin de garantizar que cada funcionario censal disponga en el debido momento el material necesario para el desarrollo de su labor. También incluye otras acciones: (i) acopio de insumos, (ii) control e inventario, (iii) acondicionamiento y (iv) rotulado, enzunchado y distribución, lo que permitió cumplir con enviar todo el material censal requerido, hasta el nivel de censista, en cada distrito del país. Las dependencias consideradas en la organización fueron las siguientes: Área de Recepción y Abastecimiento Encargada de recepcionar, ordenar y clasificar los documentos, materiales e insumos para abastecer al área de embalaje. Tuvo permanente coordinación con las áreas de almacén, imprenta, segmentación y procesamiento con el propósito de abastecerse y solicitar de manera oportuna los materiales tales como: listados, documentos cartográficos, documentos auxiliares, cédulas, materiales diversos, etc., que se utilizaron durante los siguientes procesos. Se desarrollaron las acciones de : (i) Inventario, (ii)control de ingreso y salida de documentos y materiales, (iii) Clasificación y ordenamiento y (iv) Aprovisionamiento.

5 Área de Embalaje Encargada de acondicionar, empaquetar los documentos y materiales para la capacitación y la operación de campo de cada departamento censal, asegurando la provisión inmediata. Estuvo constituido por un conjunto de equipos denominados: (i) Preparación, (ii) Etiquetado y (iii) Enzunchado. Área de Distribución y Envío Encargada de entregar o enviar los documentos y materiales desde la sede central hacia las sedes departamentales censales, a través de las agencias de transporte. Esta área contó con dos equipos de trabajo: (i) Equipo de Digitación y (ii) Equipo de Envío. Área de Recepción, Inventario, Distribución y Archivo Encargada de recepcionar durante y después de la operación de campo los documentos diligenciados, no diligenciados y materiales provenientes de las oficinas departamentales censales. Contó con los siguientes equipos de trabajo: (i) Recepción, (ii) Inventario y clasificación, (iii) Distribución, y (iv) Archivo. El gráfico muestra uno de los ambientes donde se efectuaba el acondicionamiento y demás tareas señaladas en la Unidad de Recepción, Distribución y Archivo Distribución de Documentos y Materiales para la Capacitación La distribución de documentos y materiales para la capacitación se ha ejecutado de acuerdo a la programación y niveles establecidos, fue distribuido a 36 sedes de capacitación tanto para el Nivel 2 como para el nivel 3, entre el 29 de agosto y 5 de setiembre, haciendo un total de 280 cajas con 8784 Kg para el Nivel 2 y de 2908 cajas con Kg para el nivel 3. Cabe señalar que el modulado y embalaje del material de capacitación para el Nivel 3, fue para 1127 sedes de capacitación a nivel nacional, habiéndose ejecutado la distribución en dos instancias, primero de la sede central hacia la sede departamental y segundo, de la sede departamental a la sede de capacitación del Nivel 3. En el cuadro siguiente se muestra la cantidad de sedes de capacitación, aulas y participantes por niveles de capacitación. 5

6 CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 2012 NUMERO DE PARTICIPANTES POR NIVEL DE CAPACITACIÓN NIVEL 2 NIVEL 3 Nº DE SEDES Nº DE AULAS PARTICIPANTES Nº DE SEDES Nº DE AULAS PARTICIPANTES El material de capacitación se distribuyó debidamente etiquetado a fin de facilitar su distribución en cada sede. TOTAL NIVEL 2 TOTAL NIVEL 3 TOTAL PESO N SEDES/ Nº DE CAJA CAJAS/ TOTAL CAJAS PESO (KG) CAJAS PESO (kg) PAQ. (KG) 1 LORETO I - IQUITOS LORETO II - YURIMAGUAS MADRE DE DIOS SAN MARTIN I - MOYOBAMBA SAN MARTIN II - TARAPOTO UCAYALI AMAZONAS I -CHACHAPOYAS AMAZONAS II - BAGUA CAJAMARCA III - JAEN APURIMAC AYACUCHO I - HUAMANGA AYACUCHO II - PUQUIO PUNO I - PUNO PUNO II - JULIACA CAJAMARCA I - CAJAMARCA CAJAMARCA II - CHOTA CUSCO I - CUSCO CUSCO II - SICUANI AREQUIPA MOQUEGUA TACNA HUANCAVELICA JUNIN I - HUANCAYO JUNIN II - TARMA PIURA I - PIURA TUMBES ANCASH I - HUARAZ ANCASH II - CHIMBOTE ANCASH III - HUARI HUANUCO PASCO LAMBAYEQUE LA LIBERTAD LIMA I - HUACHO ICA LIMA II - CAÑETE TOTAL CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 2012 DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL DE CAPACITACIÓN IV CENAGRO - CAPACITACION

7 El gráfico representa una caja que se utilizó para el embalaje del material, donde se aprecia la rotulación y demás detalles. IV CENSO NACIONAL AGROPECUARIO CAPACITACIÓN: NIVEL 2 DPTO. CENSAL: LA LIBERTAD 2 Sr. JUAN NUÑEZ MELENDEZ Manuel Vera 504 Las Quintanas Trujillo Distribución de Documentos y Materiales para la Operación de Campo La distribución de documentos y materiales para la operación de campo se realizó también de acuerdo a la programación establecida, desde el 27 de setiembre al 10 de octubre del 2012, habiéndose enviado un total de 12,347 cajas con 255,521 Kg. destinadas a 1,798 distritos del país. El material censal enviado correspondió a un total de funcionarios censales, cuyo material se hizo llegar hasta el distrito en tres etapas, primero: desde la sede central hacia la sede departamental, segundo: desde las sede departamental hasta la sede provincial y tercero: desde la sede provincial hasta el distrito. El material para la operación de campo se distribuyó debidamente etiquetado a fin de facilitar su distribución en cada sede. IV CENSO NACIONAL AGROPECUARIO OPERACIÓN DE CAMPO PROVINCIA: DISTRITO: VIRU 1 14 VIRU 1 4 El modulado y embalaje del material para la operación de campo se ejecutó para cada funcionario de censal, cuya documentación se acondicionó en una mochila, debidamente identificado a fin de facilitar su distribución en el distrito de destino, tal como se aprecia en el ejemplo: 7

8 JEFE DE SECCIÓN 01 CENSISTA 02 CENSISTA 01 Para viabilizar el modulado y embalaje se han utilizado los documentos de control para cada funcionario censal, lo que facilitó un trabajo ordenado que permitió la generación de cajas por distrito con identificación puntual de contenidos por caja, de tal forma que, frente a alguna pérdida su reposición sea de inmediato. Los formatos utilizados fueron: Doc.CA Doc.CA Doc.CA Doc.CA Doc.CA Doc.CA Doc.CA Doc.CA Doc.CA Doc.CA Doc.CA Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales del Jefe de Sección al Censista. Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales del Jefe de Zona al Jefe de sección Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales del Jefe Distrital al Jefe de Zona Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales al Jefe Distrital (Ver Anexo 8) Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales al Jefe Provincial Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales al Coordinador Departamental Control de Entrega y Devolución de Documentos y Materiales al Jefe Departamental Marco de SEA s por Distrito Control de Distribución de Cajas por Áreas de Trabajo del Distrito Control de Distribución de Cajas de la Provincia Control de Distribución de Cajas del Departamento

9 Nº CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 2012 DISTRIBUCIÓN DE CAJAS PARA EL EMPADRONAMIENTO SEDE CENSAL TOTAL CAJAS PESO (KG) TOTAL AMAZONAS I - CHACHAPOYAS AMAZONAS II - BAGUA ANCASH I ANCASH II ANCASH III APURIMAC AREQUIPA AYACUCHO I - AYACUCHO AYACUCHO II - PUQUIO CAJAMARCA I CAJAMARCA II CAJAMARCA III - JAEN CUSCO I CUSCO II HUANCAVELICA HUANUCO ICA JUNIN I - HUANCAYO JUNIN II - TARMA LA LIBERTAD LAMBAYEQUE LIMA I LIMA II LORETO I LORETO II - YURIMAGUAS MADRE DE DIOS MOQUEGUA PASCO PIURA PUNO I PUNO II SAN MARTIN I - MOYOBAMBA SAN MARTIN II - TARAPOTO TACNA TUMBES UCAYALI Personal y Equipo Para el desarrollo de las tareas, en la primera etapa se contó con personal debidamente capacitado y con experiencia, quienes desempeñaron funciones de acuerdo al área asignada, formando equipos de trabajo. Se tuvo que implementar un segundo turno a fin de poder concluir en los tiempos programados. En total se implementó 13 jefes de equipo y 83 técnicos. En la segunda etapa, que corresponde a recepción e inventario, se trabajó con 120 técnicos. 9

10 6.4 Recepción y Distribución Se refiere a la recepción del material diligenciado, que a partir del 20 de diciembre tuvo lugar directamente en el centro de procesamiento, que luego de los procesos de control e inventario se procedió a la distribución de las cédulas censales para su respectivo escaneo y levantamiento de información, efectuado en forma paralela con material cartográfico. Al final de la operación de campo se recepcionó un total de 5902 cajas con un peso de Kg, la recepción fue a nivel de cada sede operativa departamental, en cuadro subsiguiente se observa la cantidad recepcionada y la procedencia. RECEPCIÓN DE CAJAS CON MATERIAL DE CAMPO IV CENAGRO 2012 Nº DEPARTAMENTO CENSAL Nº CAJAS Kg TOTAL GENERAL LORETO I LORETO II SAN MARTIN I - MOYOBAMBA SAN MARTIN II - TARAPOTO UCAYALI AMAZONAS I - CHACHAPOYAS AMAZONAS II - BAGUA CAJAMARCA III - JAEN PIURA TUMBES PUNO I - PUNO PUNO II - JULIACA AREQUIPA MOQUEGUA TACNA ANCASH II - CHIMBOTE LAMBAYEQUE ANCASH I - HUARAZ ANCASH III - HUARI APURIMAC AYACUCHO II - PUQUIO AYACUCHO I - HUMANGA CAJAMARCA I - CAJAMARCA CAJAMARCA II - CHOTA CUSCO I - CUSCO CUSCO II - SICUANI HUANCAVELICA JUNIN I - HUANCAYO JUNIN II - TARMA HUANUCO PASCO LA LIBERTAD LIMA I - HUACHO ICA LIMA II - CAÑETE MADRE DE DIOS Inventario y Procesamiento Recepcionado el material censal diligenciado, se procedió a inventariar las cajas a nivel de distrito, registrándose la cantidad de SEAS, el número de cédulas censales y número de cédulas adicionales. En el cuadro siguiente se presenta la cantidad de cédulas principales y adicionales que fueron procesadas.

11 INVENTARIO DE CEDULAS CENSALES PARA PROCESAMIENTO IV CENAGRO 2012 TERMINO INVENTARIO Nº DEPARTAMENTO Nº cedulas Nº Dist Nº Sea Nº cedulas Adi TOTAL: Amazonas Áncash Apurímac Arequipa Ayacucho Cajamarca Callao Cusco Huancavelica Huánuco Ica Junín La Libertad Lambayeque Lima Loreto Madre de Dios Moquegua Pasco Piura Puno San Martín Tacna Tumbes Ucayali