PROGRAMA DE CONDICIONES ESENCIALES DE CALIDAD EN LOS LABORATORIOS DE DOCENCIA DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE

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1 PROGRAMA DE CONDICIONES ESENCIALES DE CALIDAD EN LOS LABORATORIOS DE DOCENCIA DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE Febrero 2015 Aspectos generales A través de este documento se presenta la explicación del paso a paso en la implantación del programa de condiciones esenciales de calidad en los laboratorios que realizan actividades de docencia de ensayos y/o mediciones en las áreas de las ingenierías, de la salud y de las ciencias naturales.

2 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Docencia de Univalle L A B O R AT O R I O Es una unidad estructurada y equipada con los medios, los instrumentos, las técnicas y la capacidad instalada necesaria, para desarrollar las múltiples potencialidades de la formación, la investigación y la extensión, de forma individual o combinada, desarrollas en las técnicas, las artes, las humanidades, las ciencias naturales, sociales y de la salud. De acuerdo con la dinámica y la actividad sustantiva que se realice o realicen en los laboratorios, éstos se clasificarán en: 1. Laboratorios de Ensayos, es el lugar equipado con diversos instrumentos de medida o equipos donde se realizan análisis y/o investigaciones diversas, en las áreas de las ingenierías, de las ciencias y de la salud. 2. Laboratorios de Prácticas Académicas, son espacios destinados a nuevas relaciones con el hecho científico, a reflexionar e interrogarse sobre los resultados de la observación y la experimentación, a propiciar una actitud investigativa que permita al estudiante establecer relaciones entre la teoría y la práctica y a desarrollar habilidades técnicas (ACUERDO No C.S. Reglamento Profesoral ARTICULO 43º). En los laboratorios, independientemente de su clasificación, se realizan actividades de docencia, de investigación y de extensión. Específicamente, los laboratorios que desarrollan actividades de docencia sirven de apoyo a la formación requerida por los currículos de los programas académicos, considerándolo un espacio de aprendizaje y parte integral del proceso de aprendizaje de los estudiantes. OBJETIVOS DE LOS LABORATORIOS DE DOCENCIA Apoyar el desarrollo de las diversas actividades académicas que contienen componentes prácticos, desempeñados en la Universidad. Dar soporte a los cursos teórico - prácticos de los diferentes programas académicos de la Universidad del Valle y con ello facilitar los procesos de aprendizaje. Incrementar la calidad de la educación a través del aprendizaje por medio de la comprobación experimental y las prácticas formativas. Desarrollar escuelas de formación experimental en las áreas temáticas propias del laboratorio, para garantizar su desarrollo y el fortalecimiento científico, técnico, político y cultural de la comunidad académica. Página 1

3 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Univalle CALIDAD EN LOS LABORATORIOS Está supeditada al grado de confianza que se le brinda al cliente, usuario o parte interesada sobre los resultados emitidos por el laboratorio. Igualmente a la capacidad del laboratorio por responder por los resultados, vista esta capacidad como los recursos físicos disponibles y adecuados, el control sobre el medio ambientales, y de información personal, las habilidades y experiencias disponibles para realizar los análisis. PROGRAMA DE CONDICIONES ESENCIALES: PASO A PASO Generalidades de Identificación Generalidades 5 Eses GICUV 4 Control de documentos GICUV 5 y 6 Dirección Recursos GICUV 6 Infraestructura GICUV 6 Salud ambiental y del trabajo GICUV 7 Realización del servicio GICUV 7.6 Aseguramiento Metrológico GICUV 8 Mejora CUMPLIMIENTO PCE Aquellos laboratorios que realicen una o más actividades misionales, deberá implementar el PCE cuyos requisitos son más exigentes y cubren todas las actividades que realiza Página 2

4 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Docencia de Univalle GENERALIDADES DE IDENTIFICACIÓN El laboratorio y sus usuarios deben tener claridad sobre: Personal del laboratorio. Actividades que se desarrollan en el laboratorio. Independencia e imparcialidad en las actividades que se desarrollan en este espacio académico. Relaciones de poder. Ficha técnica La ficha técnica es el instrumento de identificación y formalización del laboratorio en la Facultad, Instituto Académico o Sede Regional. Es el primer paso para que a través de ésta se pueda realizar la aprobación de su constitución. Aspectos a registrar en el formato: 1) El nombre del Laboratorio. 2) El nombre de la Facultad a la que está inscrito el Laboratorio. 3) El nombre Unidad Académica (Escuela, Departamento o Instituto). 4) La dirección del Laboratorio y ubicación del Laboratorio (Edificio/Piso). 5) Los puntos de atención del Laboratorio, estaciones móviles de atención y/o sedes. 6) El área del Laboratorio, en metros cuadrados. 7) El teléfono del Laboratorio 8) El responsable o coordinador del Laboratorio. 9) El número del celular del responsable o coordinador del Laboratorio. 10) El correo electrónico del responsable o coordinador del Laboratorio. 11) Página web y el número de fax del Laboratorio. 12) El tipo de Laboratorio (Docencia, Investigación o Extensión). 13) La capacidad de estudiantes por espacio del Laboratorio. 14) La frecuencia de uso del Laboratorios (registrar el dato en horas por semana). Página 3

5 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Univalle 15) La capacidad máxima de estudiantes, es decir, en el total de espacios del Laboratorio. 16) Las asignaturas (nombre y código), servicios, investigaciones y/o funciones que se realizan en el Laboratorio. 17) Los datos del personal del laboratorio: Nombre, cargo o función (estudiantes de pregrado o posgrado, funcionarios, pacientes u otros), correo electrónico y observaciones (si es necesario). 18) La reseña histórica, con croquis si es necesario. GENERALIDADES 5 ESES Con el fin de generar dinámica y costumbre de aseo y orden en el laboratorio se ha implantado el Programa de 5 S. El Programa 5 S es un programa Lean para establecer y mantener un ambiente de trabajo que contribuye al flujo de valor a los usuarios, al cumplimiento de los procedimientos estándares, y a la utilización ergonómica de las áreas de trabajo. Al implementar las 5Ss se considera a la persona como el factor de cambio más importante. Solo las personas contribuyen al Mantenimiento Integral del entorno de trabajo. Para implantar el programa de 5 S en el laboratorio se deben realizar los siguientes pasos: 1) Definir zona de trabajo (señalizar o identificar las áreas operativas del laboratorio) 2) Tomar fotografías del laboratorio 3) Realizar croquis del laboratorio con las áreas operativas del laboratorio 4) Listar los materiales, documentos, equipos e instrumentos de medición (en uso) 5) Listar los materiales, documentos, equipos e instrumentos de medición que van a hacer dados dar de baja 6) Separar o aislar los materiales, documentos, equipos e instrumentos de medición hasta su disposición final 7) Verificar cumplimiento del programa de limpieza del laboratorio 8) Anular focos de suciedad y contaminación ( hongos y humedad) 9) Ordenar ubicación de los materiales, documentos, equipos e instrumentos de medición (en únicos espacios) - (archivadores o estantes apropiados) 10) Señalar los materiales, documentos, Página 4

6 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Docencia de Univalle equipos e instrumentos de medición con una identificación apropiada 11) Racionalizar ubicación de equipos. 12) Definir zona de paso 13) Verificación de la distribución de áreas según croquis de laboratorio y de señalización GICUV 4 CONTROL DE DOCUMENTOS Generales El responsable del laboratorio y el personal deben implementar los manuales, procedimientos e instructivos oficiales de la Universidad del Valle y sus dependencias para la elaboración, control y manejo adecuado de documentos (guías, instructivos, manuales, etc.). Específicos Con el objetivo de garantizar que todo el personal que acceda a los laboratorios pueda realizar las actividades que allí se desarrollan, se deben documentar los procedimientos y procesos. La estandarización debe contener una descripción clara, concisa y detallada especialmente de aquellas actividades que involucren altos niveles de complejidad y puedan afectar directamente el desempeño de las prácticas académicas. Es necesario documentar los procedimientos operativos propios del laboratorio, como guías de prácticas, métodos de ensayo, manejo de equipos, etc. Con el fin de garantizar el correcto desarrollo y la continuidad de las actividades en el laboratorio. GICUV 5 Y 6 DIRECCIÓN RECURSOS Dentro del PCE se considera de vital importancia el Recurso Humano del laboratorio el cual debe: Ser capacitado a su llegada al laboratorio. Recibir capacitaciones en temas relacionados con sus actividades en el laboratorio. Ser evaluado con el fin de garantizar la adquisición y comprensión de información. La gestión de recursos humanos y desarrollo de competencias implica la Selección, Vinculación, Novedades, Capacitaciones, Evaluaciones del personal (aplica para nombrados, contratistas, monitores). En los laboratorios es importante la claridad sobre las responsabilidades que cada uno de sus integrantes tiene para con el laboratorio. Por ello, la coordinación del laboratorio debe definir y documentar la responsabilidad, la autoridad y las relaciones mutuas de todos los miembros (estudiantes, personal nombrado, contratista, apoyo, docente y de servicios), así como de las instancias de decisión con las que cuente. Página 5

7 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Univalle A nivel institucional se cuenta con un documento, aprobado por resolución de Rectoría, el cual define en términos generales los roles y responsabilidades que le aplican a toda la Institución, incluyendo los relativos a los laboratorios. Este documento debe ser acogido por el laboratorio e identificar sí está todos los aspectos que requiere el laboratorio; de hacer falta o considerar que no le aplica en general, el laboratorio debe documentar sus diferencias. El documento puede ser consultado en el siguiente enlace: GICUV 6 INFRAESTRUCTURA El PCE considera que la infraestructura debe permitir el desarrollo adecuado de las actividades del laboratorio, considerando cuales son los factores que realmente afectan los resultados, como: Condiciones ambientales. Infraestructura incompatible con las actividades que se desarrollan en el laboratorio: El personal del laboratorio debe identificar las falencias físicas del laboratorio de acuerdo con la reglamentación que le aplique o los ensayos (actividades que realiza). El control de ingreso. Página 6

8 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Docencia de Univalle Control de acceso/utilización de laboratorio, equipos e insumos Para garantizar la gestión y control en los laboratorios, es necesario que se tenga claro cuántos estudiantes ingresan a las prácticas, así como los listados de estudiantes para hacer control de ingreso. Si algún estudiante requiere ingresar fuera de los horarios estipulados y va a hacer uso de equipos o materiales, debe tenerse un registro de dichas visitas. Se puede hacer uso de los formatos institucionales como: a) Formato de acceso y uso de equipos, insumos y documentos (personas que no pertenecen al área o transitorias). b) listado con los nombres de las personas autorizadas para el acceso y utilización de equipos. GICUV 6 SALUD AMBIENTAL Y DEL TRABAJO Debido a la variada cantidad de ensayos, prácticas y demás actividades que se desarrollan en los laboratorios, se requiere identificar de forma clara cuales son los aspectos de mayor impacto en la seguridad del personal, de los usuarios y del ambiente. Para esto, se deben tener en cuenta tanto las condiciones de salud, que se refieren las condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora, como las condiciones y medio ambiente de trabajo, que abarcan aquellos elementos, agentes o factores que tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores, los cuales específicamente pueden ser: Las características generales de los locales, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, materias primas, productos y demás útiles existentes en el lugar de trabajo; Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia; Los procedimientos para la utilización de los agentes citados en el apartado anterior, que influyan en la generación de riesgos para los trabajadores; y, La organización y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o biomecánicos y psicosociales. El PCE considera cinco aspectos de relevancia como son: Riesgos: para lo cual el personal debe identificar los riesgos de salud ocupacional y ambiental que se presentan en el laboratorio. Estado del espacio: se consideran los aspectos básicos de salud ocupacional que deben cumplir los laboratorios como es el caso de pisos, fachadas, puertas, iluminación, etc. Página 7

9 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Univalle Almacenamiento de reactivos: el laboratorio que utiliza reactivos para sus ensayos debe considerar el manejo seguro de los mismos, áreas de almacenamiento adecuadas, etc. Hábitos seguros: todo el personal del laboratorio debe cumplir normas comportamentales básicas para disminuir los riesgos a los que se exponen durante el desarrollo de las actividades del laboratorio. Dentro de estas normas se encuentran las de vestimenta correcta, elementos de protección, etc. Residuos peligrosos: los residuos generados deben estar claramente identificados, ubicados en un lugar específico, de ser posible procurar su tratamiento antes del descarte y la gestión de la disposición final por terceros. GICUV 7 REALIZACIÓN DEL SERVICIO En este punto el PCE esenciales, se enfoca en que el responsable junto con el personal del laboratorio deben planear y desarrollar todos los procesos necesarios para la realización de las prácticas, ensayo y/o pruebas. Teniendo en cuenta: Requisitos de los usuarios. Seguir procedimientos establecidos con anterioridad. Verificar el cumplimiento de las actividades planeadas. Evaluar la satisfacción de los usuarios. Planeación La entidad debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del servicio. La planificación incluye: Guias documentadas. Programación académica. Programación de prácticas académicas. Las guías deben ser conservadas por el personal a cargo, garantizando el uso de la versión correcta. En el caso de las guias consideradas producción intelectual de los docentes y personal de los laboratorios deberán conservarse según las indicaciones de la Sección de Gestión Documental. Aquellos documentos basados en normas, procedimientos operativos estandarizados, deberán controlarse como lo requieren los documentos de origen externo y no requieren ningún tipo de retención documental. Requisitos y usuarios El personal del laboratorio debe: Página 8

10 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Docencia de Univalle Determinar los requisitos especificados por los usuarios (docentes y estudiantes); así como aquellos no especificados por ellos y los requerimientos de seguridad o legales si aplican. Revisar los requisitos relacionados con el producto y/o servicio, este proceso debe llevarse a cabo antes de que el laboratorio proporcione el servicio. Determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los usuarios: se deben definir medios claros como cartas, , oficios, campus virtual, horarios de atención del estudiante, otros. Prestación del servicio El personal del laboratorio debe controlar la prestación del servicio, para lo cual puede hacer uso de Procedimientos, guías de prestación del servicio, programaciones, control de reactivos, uso de equipos, control de ingreso, etc. Verificación La entidad debe confirmar, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados, por los estudiantes para el desarrollo de las prácticas de laboratorio. Para ello se pueden revisar las actividades ejecutadas frente a las planeadas en al inicio del semestre. Además del uso apropiado de los equipos y su mantenimiento. GICUV 7.6 ASEGURAMIENTO METROLÓGICO Teniendo en cuenta que la Universidad está certificada en su gestión de calidad a través de la NTCGP-1000 y la ISO 9001 en la última versión de la norma, los laboratorios que realizan actividades de mediciones y ensayos deben aplicar el requisito 7.6 el cual establece lo siguiente: 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición La entidad debe determinar el seguimiento y la medición por realizar, y los equipos de seguimiento y medición necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto y/o servicio con los requisitos determinados (véase NTCGP-1000 numeral 7.2.1). La entidad debe establecer procesos para asegurarse de que el seguimiento y medición pueden realizarse y de que se realizan de una manera coherente con los requisitos de seguimiento y medición. Cuando sea necesario asegurarse de la validez de los resultados, el equipo de medición debe: Página 9

11 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Univalle a. calibrarse y/o verificarse a intervalos especificados o antes de su utilización, comparado con patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales; cuando no existan tales patrones, debe registrarse la base utilizada para la calibración o la verificación; (véase NTCGP-1000 el numeral 4.2.4), b. ajustarse o reajustarse según sea necesario; c. estar identificado para poder determinar el estado de calibración; d. protegerse contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medición; e. protegerse contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento. Además, la entidad debe evaluar y registrar la validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el equipo no está conforme con los requisitos. La entidad debe tomar las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre cualquier producto y/o servicio afectado. Deben mantenerse registros de los resultados de la calibración y la verificación (véase NTCGP-1000 el numeral 4.2.4). Debe confirmarse la capacidad de los programas informáticos para satisfacer su aplicación prevista cuando estos se utilicen en las actividades de seguimiento y medición de los requisitos especificados. Esto debe llevarse a cabo antes de iniciar su utilización y confirmarse nuevamente cuando sea necesario. NOTA 1 Véase la norma NTC-ISO 10012, a modo de orientación. NOTA 2 La confirmación de la capacidad del software para satisfacer su aplicación prevista incluiría habitualmente su verificación y gestión de la configuración para mantener la idoneidad para su uso. Para dar cumplimiento a los requisitos de la norma NTCGP-1000 la Universidad documentó en un Manual de procedimiento la forma para garantizar que los laboratorios determinen los equipos e instrumentos que deben controlar en cada uno de los ensayos o actividades que realizan. Dicho Manual de procedimiento puede ser consultado en el siguiente enlace: Igualmente, se han documentado una serie de instructivos para los cuidados y la forma adecuada de su utilización, manipulación, hacer mantenimiento, almacenamiento, verificación y calibración. Página 10

12 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Docencia de Univalle El laboratorio debe realizar las siguientes actividades para cumplir con el aseguramiento metrológico: a) Determinar los ensayos / actividades a controlar en el Programa de aseguramiento metrológico b) Definir programa de mantenimiento calibración (externo) c) Definir programa de verificación de equipos e instrumentos de medición (interno) d) Verificar formatos de hojas de vida de equipos e instrumentos de medición e) Realizar registro de los programas de mantenimiento, calibración y verificación f) Controlar las especificaciones de temperatura y otros aspectos requeridos por equipos. Para garantizar el aseguramiento metrológico en los laboratorios se han diseñado una serie de formatos. Algunos aplican específicamente a los laboratorios que realizan mediciones o análisis para terceros. El PCE por tanto considera: Identificación de las variables y equipos críticos. El desarrollo e implementación del Plan de Aseguramiento Metrológico. Implementación de guías e instructivos de uso de equipos. La Universidad del Valle documento algunos formatos que se enfocan en el aseguramiento metrológico como: a) Formato Hoja de Vida de Equipos. b) Plan de Aseguramiento Metrológico. c) Verificación interna de balanzas d) Verificación interna de pipetas GICUV 8 MEJORA Los laboratorios deben planificar y llevar a cabo seguimiento, medición y análisis de los resultados de sus actividades, con el fin de implementar mejoras. El PCE considera: Reconocer e implementar el Manual de Gestión del Mejoramiento. Página 11

13 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Univalle Servicio de atención al ciudadano, estudiante, cliente: mediante el análisis de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias. Control de no conformes mediante la revisión de novedades o dificultades en el laboratorio. Análisis de datos y Seguimiento del proceso mediante el uso de indicadores de las actividades del laboratorio. Auditorias de calidad internas y externas. Acciones correctivas, preventivas y de mejora. VERIFICACIÓN Resolución de creación para laboratorios Los laboratorios nuevos o aquellos que aún no tienen resolución de creación deberán consultar los requisitos exigidos por la Facultad para su aprobación, se recomienda tener en cuenta los porcentajes de avance definidos en el PCE. La resolución es dada por cada Facultad, dado que el Estatuto General de la Universidad define la estructura orgánica: CAPITULO III. DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA ARTICULO 12º Los componentes de la estructura orgánica y las relaciones que se establezcan entre ellos, mantienen el carácter unitario de la organización de la Universidad. Para la gestión de los procesos académico-administrativos la Institución tendrá dos niveles, a saber: a) El centralizado cuyas competencias son, en esencia, de orientación general, de formulación de políticas, de dirección de los controles y de ejecución de los procesos de carácter centralizado. b) El descentralizado cuyas competencias son de manera principal la ejecución de actividades de naturaleza académica y los correspondientes procesos administrativos de apoyo. CAPITULO V. DE LOS ORGANISMOS ACADÉMICOS DESCENTRALIZADOS Y SUS DIRECCIONES De las Facultades ARTICULO 30º Las Facultades son unidades académico-administrativas que agrupan los campos del saber y las disciplinas correspondientes. Son el espacio donde se orientan y administran programas académicos y donde se genera la transferencia de conocimientos, destrezas y habilidades, mediante funciones de docencia, investigación y extensión. En las Facultades también se estudian e investigan las propuestas para la solución de la problemática de la región y el país, en respuesta a su compromiso con la realidad social. ARTICULO 31º Dentro de la política de descentralización, las Facultades, de conformidad con el presente Estatuto y las disposiciones del Consejo Superior, podrán darse su organización Página 12

14 Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Docencia de Univalle interna, administrar sus recursos y planificar y promocionar su desarrollo académicoadministrativo Por lo anterior, las Facultades, Institutos Académicos y el Sistema de Regionalización deberán formalizar su organización interna a través de actos administrativos. Aspectos contemplados en la resolución: 1) Establecer las consideraciones que justifican la oficialización, formalización o creación de laboratorios en la Facultad, Instituto Académico o Sede Regional. 2) Generar los articulados de aprobación, adopción, formalización, reconocimiento de los laboratorios. 3) Definir el funcionamiento de los laboratorios: dependencia a la cual está adscrita, clasificación de acuerdo con la actividad sustantiva y designación de responsable de coordinación. CONCLUSIONES El Programa de condiciones esenciales de calidad en los laboratorios se diseñó con el fin de garantizar la calidad en los espacios de prácticas académicas y en donde se realizan las actividades sustantivas de la Universidad, los laboratorios. Igualmente, con el fin de generar mecanismos de mejoramiento tendiente a que la Universidad pueda cumplir con sus estrategias y objetivos de calidad académica e internacionalización. El Programa debe ser revisado continuamente desde su diseño como aplicación con el fin de revisar el avance en los laboratorios y mejorar las condiciones allí contempladas. ANEXOS Al presente documento se anexan cada uno de los Manuales de procedimientos, instructivos de trabajo, guías, formatos y plantillas para su correcta implantación. Igualmente, se anexa un documento que define cómo realizar el control de los registros derivados de la implantación en cumplimiento con las disposiciones de la Ley de Archivo. Página 13

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