MANUAL DE PROCESO - GENERALIDADES. ALCANCE DEL MANUAL Constituir las actividades de cada uno de los procedimientos del Departamento de Sistemas.
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- Benito Camacho Castro
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1 Departamento de MANUAL DE PROCESO - GENERALIDADES INTRODUCCIÓN El diseño de este manual tiene como principio establecer en el Departamento de los procedimientos que se llevan a cabo, definir su flujo, responsables e información involucrada en cada uno de ellos. OBJETIVO Definir los pasos que se deben ejecutar para realizar cualquier tarea relacionada a las funciones establecidas dentro del Departamento de, determinando los procedimientos y dependencias y/o personas responsables que están involucradas dentro del mismo proceso. ALCANCE DEL MANUAL Constituir las actividades de cada uno de los procedimientos del Departamento de.
2 Departamento de COMPRAS - ADQUISICION TECNOLOGICA PLANEACION HORARIOS SEMESTRALES CICLO DE VIDA - SOFTWARE ACADEMICO SWA Procesos INVENTARIOS - DAR DE BAJA INGRESO PERSONAL REPORTE A SISTEMAS DE INFORMACION GUBERNAMENTALES
3 Departamento de PROCESO: COMPRAS - ADQUISICION TECNOLÓGICA OBJETIVO: Realizar las compras del equipamiento tecnológico necesario para la corporación Escuela de Artes y Letras - Institución Universitaria PERIODICIDAD: Ocasional. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES 1 Reporte de Necesidades tecnológicas de adquisición o Consejo renovación a consejo académico o administrativo Académico - Consejo 2 Análisis de Requerimientos de Equipamiento tecnológico en consejo académico y/o directivo Administrativo Consejo Académico - Consejo Administrativo 3,4 Solicitud de Cotizaciones Director Actualización y/o Registro de Proveedores 5,6 Selección Proveedor Director Orden de Compra 7,8 Recibo Equipamiento Tecnológico Director Entrega Usuario al 9 Archivo Requerimiento Equipamiento Tecnológico Director
4 Departamento de FLUJOGRAMA: Inici 1. Reporte de Necesidades tecnológicas de adquisición o renovación a consejo académico o administrativo 2. Análisis de Requerimientos de Equipamiento tecnológico en consejo académico y/o directivo Plan de Desarrollo Plan Operativo Información necesidades 9. Archivo Requerimiento Equipamiento Tecnológico NO Aprobació n SI 3. Solicitud de Cotizaciones 4. Actualización y/o Registro de Proveedores Cotizaciones 5. Selección Proveedor 6. Orden de Compra Orden de Compra a Proveedor 7. Recibo Equipamiento Tecnológico 8. Entrega Usuario al Factura Proveedor Memorando de Entrega a Usuario al
5 Departamento de PROCESO: PLANEACIÓN HORARIOS SEMESTRALES OBJETIVO: Realizar los horarios para un periodo académico PERIODICIDAD: Semestral. DESCRIPCION DEL PROCESO: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES 1 Establecer Cronograma de Actividades Horarios Director de - Vicerrectoría Académica 2 Comunicación Cronograma a Directores de Programa Vicerrectoría Académica 3 Elaboración de Horarios por parte de Directores de Programa Directores de programa 4 Envío Horarios a Coordinación de Horarios Directores de Programa Coordinación de 5,6 Consolidación de Horarios Envío para procesamiento a Departamento de Horarios Director 7,8 Validaciones Departamento de Ingreso al sistema SWA 9 Horarios Sistema SWA Departamento de
6 Departamento de FLUJOGRAMA: Inici 1. Establecer Cronograma de Actividades Horarios Cronograma de Actividades Horarios Correo electrónico a Vicerrectoría Académica para aprobación NO Aprobació n SI 2. Comunicación Cronograma a Directores de Programa Cronograma de atividades horarios enviado por correo electrónico 3. Elaboración de Horarios por parte de Directores de Programa Disponibilidad Horaria Docentes Malla Curricular Antecedente Histórico de cursos B 4. Envío Horarios a Coordinación de Horarios Horarios por Programa académico NO Revisión SI 5. Consolidación de Horarios 6. Envío para procesamiento a Departamento de A
7 Departamento de A 7. Validaciones 8. Ingreso al sistema SWA B SI Inconsistenci as NO 9. Horarios Sistema SWA Horarios para Periodo académico
8 Departamento de PROCESO: CICLO DE VIDA - SOFTWARE ACADEMICO SWA OBJETIVO: Desarrollar todo el proceso académico desde los aspirantes hasta su salida como graduado de la institución PERIODICIDAD: Semestral, Ocasional, Anual. DESCRIPCION DEL PROCESO: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES 1 Requerimientos Técnicos Hardware y Software Departamento de 2 Carga Académico: Parámetros Iniciales Institucionales Departamento de 3 Admisiones Promoción y Mercadeo - Secretaria Académica, Directores de programa Dpto de 4 Programación Académica Secretaria Académica Directores de Programa Dpto de 5 Novedades Académicas Secretaria Académica Directores de Programa Dpto de 6 Consulta y/o impresión información académica Ingreso al sistema SWA Comunidad Académica
9 Departamento de FLUJOGRAMA: Inici 1. Requerimientos Técnicos Hardware y Software 2. Carga Académico: Parametros Iniciales Institucionales PEI Estatutos Resoluciones MEN 3. Admisiones Formulario WEB 4. Programación Académica Carta Pecuniaria Horarios Novedades - Normativa Académicas 5. Novedades Académicas Cambios Notas Cancelaciones, retiros Normativa Académicas 6. Consulta y/o impresión información académica Informes SWA
10 Departamento de PROCESO: INVENTARIOS - DAR DE BAJA OBJETIVO: Dar de baja al equipamiento tecnológico dañado sin posibilidad de arreglo, u obsoleto PERIODICIDAD: Ocasional. DESCRIPCION DEL PROCESO: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES 1 Recepción información Asistentes de - Equipamiento Departamento de dañado 2.Evaluación Técnica Equipo defectuoso Departamento de 3 Reparaciones Departamento de 4 Toma de Datos de Equipo Departamento de 5 Traslado a Bodega Inventario Defectuoso Departamento de 6 Notificación a Revisoría Fiscal Departamento de 7,8 Destrucción Elaboración Acta de Destrucción Departamento de
11 Departamento de FLUJOGRAMA: Inici 1. Recepción información Asistentes de - Equipamiento dañado Información tecnológico dañado equipamiento 2. Evaluación Técnica Equipo defectuoso Información equipo 3. Reparaciones NO Dar de Baja SI 4. Toma de Datos de Equipo Hoja de Vida Equipo 5. Traslado a Bodega Inventario Defectuoso Información Trasalado 6. Notificación a Revisoría Fiscal Información Citación para verificar destrucción de equipo 7. Destrucción 8. Elaboración Acta de Destrucción Acta de Destrucción
12 Departamento de PROCESO: INGRESO PERSONAL OBJETIVO: Realizar la vinculación de nuevo personal en el área de. PERIODICIDAD: Ocasional. DESCRIPCION DEL PROCESO: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES 1 Requerimiento de personal en el Departamento Departamento de 2 Establecer Perfil del Aspirante Departamento de 3 Solicitud a Recursos Humano Departamento de 4 Envío aspirantes que cumplen perfil Departamento de - Recursos Humanos 5 Entrevista Aspirante - Pruebas Técnicas Departamento de - Recursos Humanos 6 Selección aspirantes Departamento de - Recursos Humanos 7 Envío a Recursos Humanos para contratación Departamento de - Recursos Humanos
13 Departamento de FLUJOGRAMA: Inici 1. Requerimiento de personal en el Departamento Información necesidades de personal 2. Establecer Perfil del Aspirante Información perfil aspirante 3. Solicitud a Recursos Humanos Información solicitud aspirante 4. Envío aspirantes que cumplen perfil 5. Entrevista Aspirante Hoja de Vida (Recursos Humanos) 6. Pruebas Técnicas NO Aprobación SI 7. Selección aspirantes Resultados Pruebas 8. Envío a Recursos Humanos para contratación Información selección aspirantes
14 Departamento de PROCESO: REPORTE A SISTEMAS DE INFORMACION GUBERNAMENTALES OBJETIVO: Realizar el reporte de la información solicitada por el gobierno en los sistemas SNIES y SPADIES. PERIODICIDAD: Semestral, Ocasional. DESCRIPCION DEL PROCESO: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES 1 Verificación cronograma de reportes a sistemas de información Departamento de gubernamentales 2 Establecer Fechas Límites de reporte institucional Departamento de - Vicerrectoría Académica 3 Ingreso información a sistemas de Información gubernamental: SNIES - SPADIES Departamento de - Dependencias EAL 4 Verificaciones y Correcciones Departamento de
15 Departamento de FLUJOGRAMA: Inici 1. Verificación cronograma de reportes a sistemas de información gubernamentales Resoluciones MEN 2. Establecer Fechas Límites de reporte institucional Información Institucional fechas de reporte 3. Ingreso información a sistemas de Información gubernamental: SNIES - SPADIES Información Institucional para reportar Departamento de Departamentos institucionales 4. Verificaciones y Correcciones Inconsistencias de información gubernamentales
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