PAGO DE DIETAS A INTEGRANTES DE COMITÉ EJECUTIVO DE CDAG FIN-PRO-06

Transcripción

1 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA PROCEDIMIENTO PAGO DE DIETAS A INTEGRANTES DE COMITÉ FIN-PRO-06 Registro de Revisión y Aprobación ELABORADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma Licda. María Guisela Álvarez / Asesora Financiera Srita. Jenniffer Hernández / Coordinadora de Nominas y Planillas REVISADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma Licda. Ericka Ruiz Martínez / Analista de Procesos Licda. Martha Alicia Meighan / Subgerente Financiera Lic. Nery Romeo Castañeda / Subgerente de Desarrollo Humano APROBADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma Lic. Jorge Estuardo De León / Gerente CDAG

2 PAGO DE DIETAS A INTEGRANTES DE COMITÉ Código: FIN-PRO-06 Versión: 2 Página 2 de 6 A. Índice de contenido Pág. Secciones 1 Carátula (Registro de Revisión y Aprobación) 2 A. Índice de contenido 2 B. Propósito y alcance del procedimiento 2 C. Glosario D. Descripción de actividades y responsables 3 D.1. Calendarización y Registro de Sesiones de Comité Ejecutivo 3 D.2. Notificación de Asistencia de sesiones de CE 4 D.3. Elaboración de planilla y recibos y pago de Dietas 5 E. Medición y análisis B. Propósito y alcance del procedimiento Definir lineamientos para el registro y control de la asistencias de, así como el tramite y pago de Dietas. Inicia con la calendarización de las reuniones de Comité Ejecutivo y concluye con el pago mensual de las Dietas a cada uno de los integrantes. C. Glosario 1.- Sesión Ordinaria 2.- Sesión Extraordinaria 3.- Dietas 4.- CE Reuniones programadas mensualmente. Reuniones no programadas, convocadas oportunamente. Las retribuciones que el Estado y sus entidades descentralizadas y autónomas paguen a sus servidores públicos en concepto de dietas por formar parte de juntas directivas, consejos directivos, cuerpos consultivos, comisiones, comités asesores y otros de similar naturaleza, no se consideran como salarios y, por lo tanto, no se entenderá que dichos servidores desempeñan por ello más de un cargo público. La fijación de dietas debe autorizarse por Acuerdo Gubernativo, previo dictamen favorable del Ministerio de Finanzas Públicas. Se exceptúan de esta disposición las entidades que la ley les otorga plena autonomía, que se rigen por sus propias normas, debiendo informar al Ministerio de Finanzas Públicas sobre dicha fijación. (Art. 78 Ley Orgánica del Presupuesto) Comité Ejecutivo

3 PAGO DE DIETAS A INTEGRANTES DE COMITÉ Código: FIN-PRO-06 Versión: 2 Página 3 de 6 D. Descripción de actividades y responsables D.1 Calendarización y Registro de Sesiones de Comité Ejecutivo 1.Calendarización de sesiones de CE Secretario General Calendariza las reuniones a llevarse a cabo por CE. (Art. 95 literal a) Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y el Deporte) 2. Impresión de forma para control de asistencia 3. Firma de la asistencia de CE a Sesiones Sub - secretaria General Integrantes de CE Imprime para cada una de las sesiones programadas el FIN-FOR-04 Asistencia Integrantes CE para el registro de los datos de fecha y si es sesión ordinaria o extraordinaria. Traslada a Secretario General quien a su vez trasladara a cada miembro de CE al inicio de cada sesión. Cada integrante de CE firma su asistencia en el espacio correspondiente del FIN- FOR-04, en cada una de las sesiones programadas. Trasladan FIN-FOR-04 al Secretario General, quien a su vez traslada a la Subsecretaria General, para su operatoria y archivo correspondiente. 4. Registro de Subsecretari asistencia de CE en a General forma FIN-FOR-05 Registra la asistencia, en forma digital en el FIN-FOR-05 Resumen de asistencia de integrantes CE, según las firmas recaudadas; al final de cada mes imprime la forma completamente llena. Traslada a la asistente de Secretaria General para elaboración de oficio de solicitud de pago de Dietas. 5. Elaboración de Asistente de certificación y oficio Secretaria de solicitud de pago General de dietas Elabora Certificación de asistencia a sesiones de miembros de Comité Ejecutivo, con base a datos reportados en FIN-FOR-05 y oficio de solicitud para pago de dietas Traslada ambos documentos para revisión y firma del Secretario General. D2. Notificación de Asistencia de sesiones de CE 6. Revisión y firma de oficio y forma Secretario General y/o Subsecretari a General Revisa y firma FIN-FOR-05 devolviéndosela a la Subsecretaria General para su archivo correspondiente; adjunta certificación a la solicitud de pago de dietas, los cual se traslada a Gerencia los primeros 5 días hábiles de cada mes. De existir correcciones regresa a paso Elaboración de nota con instrucción de pago Asistente de Gerencia Elabora y traslada para firma al Gerente, la nota de instrucción de pago a la subgerencia de Desarrollo Humano del pago de dietas adjuntando Certificación de Asistencia, enviado por Secretaria General. 8. Revisión y Autorización de pago de dietas Gerente Revisa nota y firma la misma para trasladarla a Subgerencia de Desarrollo Humano. De haber correcciones indica a Asistente hasta estar de acuerdo.

4 PAGO DE DIETAS A INTEGRANTES DE COMITÉ Código: FIN-PRO-06 Versión: 2 Página 4 de 6 D3. Elaboración de planilla, recibos y pago de Dietas 9. Recepción de nota de instrucción de pago 10. Elaboración de planilla y recibos de pago de dietas 11. Revisión Previa documental 12.Recepción y recopilación de firmas de autorización Recepcionista de Subgerencia de Desarrollo Humano Coordinador de Nominas y Planillas Dirección de Contabilidad Coordinador de Nominas y Planillas Recibe documentación de y traslada al encargado de nominas y planillas. Recibe instrucciones para pago de dietas, elabora planilla y recibos de pago para cada una las personas de los listados en certificación de asistencia, con los cálculos y formularios correspondientes a Retención ISR e Impuesto de Timbres Fiscales, adjuntándolos a expediente. Traslada a Dirección de Contabilidad para revisión. Revisión según proceso correspondiente, indica a Coordinadora de Nominas y Planillas si existiesen correcciones para que sean atendidas, de lo contrario devuelve para las autorizaciones correspondientes y continuidad del procedimiento. Recibe expediente para gestionar las firmas de autorización por parte del Director de Gestión de Personal y Subgerente de Desarrollo Humano. De tener dudas u observaciones previo a la autorización, deberán ser solventadas por el Coordinador de Nominas y Planillas. 13. Elaboración de Orden de Compra Asistente de Dirección de Presupuesto Una vez autorizada la planilla, es trasladada a la Dirección de Presupuesto. Elabora la orden de compra por cada uno de los recibos previamente elaborados. 14. Revisión y Autorización de OC Presupuesto Revisa órdenes de compra, si hubiesen correcciones regresa al paso anterior de lo contrario signa orden de compra y traslada a Dirección de Contabilidad. 15. Elaboración de CUR de Compromiso y Devengado Contador General / Auxiliar de Contabilidad Recibe órdenes de compra y documentos de pago de Dietas, elabora el CUR de compromiso y devengado. Traslada para autorización al Contabilidad. 16. Autorización del CUR Dirección de contabilidad Revisa CUR, y autoriza los mismos trasladándolos a tesorería. De existir correcciones regresa al paso anterior. 17. Elaboración de cheque Elabora cheques correspondientes o acreditamiento bancario según documentos adjuntos y traslada para firma a Subgerente Financiero y Contabilidad.

5 PAGO DE DIETAS A INTEGRANTES DE COMITÉ Código: FIN-PRO-06 Versión: 2 Página 5 de 6 18.Firma de cheques 19. Elaboración de conocimiento Contabilidad Subgerente Financiero / Asistente Financiera Firman cheques emitidos y traslada a asistente de la subgerencia financiera para realización de conocimiento y traslado a los integrantes de CE. O bien autoriza acreditamiento bancario imprimiendo constancias para su archivo correspondiente, continuando en paso 22. Elabora conocimiento de traslado y entrega cheques, recibos y planilla a asistente de CE. 20.Entrega de Cheque Asistente de CE Entrega oportunamente los cheques a cada integrante de CE. 21. Firma de recepción de cheques por CE Integrantes de CE Reciben cheque y firman en los documentos correspondientes, la asistente traslada a Subgerencia Financiera documentos firmados. 22. Devolución y Archivo Subgerencia Financiera y Recibe documentación firmada y traslada a. Se archiva expediente de pago. E. Monitoreo y análisis 1. Determina tiempo de ciclo 2. Análisis de resultado 3. Publicación de gráfica y Subgerente Financiero Determina el tiempo de ciclo del proceso, restando la fecha y hora de entrega de cheques a la secretaría del Comité Ejecutivo, a la fecha y hora de recepción de la solicitud (según sello de recepción). El resultado lo registra en un archivo digital. Analizan el resultado para identificar las oportunidades de mejora y tomar las acciones pertinentes y envían informe de resultados a más tardar al quinto día hábil del mes siguiente a la Dirección de Procesos para monitoreo y elaboración de gráfica. Publica a mas tardar el 15 de cada mes, la gráfica del resultado dentro de su dirección con la finalidad de que todos los involucrados estén enterados y verifica que la Dirección de Procesos haya publicado la gráfica en la sala de la PMO.

6 PAGO DE DIETAS A INTEGRANTES DE COMITÉ Código: FIN-PRO-06 Versión: 2 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS No. Versión / Fecha Código del documento que tiene el cambio Nombre del documento o publicación actual Acción realizada Página, inciso o numeral donde se aplicó la acción Ampliación del objetivo en el sentido de establecer su alcance. Unificación de pasos. Anteriormente pasos 10 y 11. Actualmente paso 10. Cambio de nombre de actividad a Revisión previa documental (paso 11). Unificación de pasos. Anteriormente pasos 12, 13 y 15. Actualmente paso 11. Cambio de nombre de actividad a Devolución y archivo (paso 22). Cambios mínimos en redacción de descripción de actividades para mejor entendimiento del usuario. Objetivo Literal B. Versión 1 Pasos 10 y 11 Versión 1 Paso 12. Versión 1. Pasos 12, 13 y 15 versión 1. Paso 25. Versión 1. FIN-MAN-06 / V1