SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTIÓN POR CALIDAD

Transcripción

1 SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTIÓN POR CALIDAD Subsistema de Administración Universitaria Proceso: Administración de Recursos Humanos Subproceso: Permanencia C O N T E N I D O I. Ficha de Procedimiento 2 II. Políticas 3 II. 1. Autorizaciones de solicitudes de préstamo por anticipo de sueldo, condonación, reintegro de arancel, ayuda para impresión de tesis. II. 2. Incorporación al IMSS 5 II. 3. Asignación presupuestal 6 II. 4. Trámite de Pago 6 II.5. Archivo Contable 7 III. Definiciones y terminología IV. Responsabilidades y Autoridad para el 7 desarrollo IV. 1. Autorizaciones de solicitudes de préstamo por anticipo de sueldo, condonación, 7 reintegro de arancel, ayuda para impresión de tesis. IV. 2. Asignación presupuestal 11 IV. 3. Incorporación al IMSS 12 IV. 4. Registro Contable 14 IV. 5. Trámite de Pago 15 3 A) Recepción 15 B) Revisión y validación 15 C) Programación de pago 19 IV. 6. Pago de la Prestación 23 V. Referencias 24 VI. Formatos 25 VII. Histórico de Revisiones 26 VIII. Firmas de Autorización 26 1/26

2 I. Ficha de Procedimiento Objetivo Alcance Demandantes del Servicio (clientes) Requerimientos o expectativas de los clientes respecto al producto o servicio Proveedor(es) Entrada(s) Características de las Entradas Producto(s) o servicio(s) que genera Actividad Inicial del proceso Actividad Final del Proceso Identificación y Trazabilidad Normatividad aplicable al procedimiento Puntos de inspección Registros generados Metas Responsable de Autorizar Responsable(s) de su revisión Observaciones Otorgar las prestaciones a que tienen derecho los trabajadores de la Universidad Veracruzana, de acuerdo a lo establecido en los Contratos Colectivos de Trabajo y las disposiciones vigentes. Aplica a las áreas de la Secretaria de Administración y Finanzas. Trabajadores y dependientes económicos Sindicatos y asociaciones. Que se otorgue la prestación en tiempo y forma. Que se cumpla con lo establecido en los contratos colectivos de trabajo y la normatividad vigente. Dependencias y Entidades Académicas. Proveedores de servicios (IMSS). Solicitud de otorgamiento de prestaciones sociales. Documentos de los cuales deriva un trámite para otorgar una prestación. Prestaciones sociales otorgadas. Recepción de Solicitudes de Prestaciones Sociales. Prestación Otorgada mediante cheque por concepto de pago u oficio de autorización, según sea el caso. Número de oficio, control interno para documentos en trámite, número de folio, número de personal, nombre del trabajador. Remitirse al apartado de Referencias. Se indican dentro del procedimiento con la figura Remitirse al formato Control de Registros (SUGC-GE-F-06). Remitirse al Plan de Calidad del Proceso de Recursos Humanos. Responsable del Proceso de Administración de Recursos Humanos. Responsable del Subproceso de Permanencia, responsable del procedimiento de trámite de prestaciones Sociales y titulares de las áreas de la SAF que intervienen en el mismo. Este procedimiento no contempla el otorgamiento de prestaciones médicas. PI 2/26

3 II. Políticas II. 1 Autorización de solicitudes de préstamo por anticipo de sueldo, condonación, reintegro de arancel y ayuda para impresión de tesis. 1. El horario de recepción de todas las solicitudes es de Lunes a Viernes en horario de 8:30 a 14:00 hrs., de acuerdo con el Calendario del Personal de Confianza. 2. La recepción de las solicitudes de los trabajadores de la Universidad Veracruzana será: A través de Oficialía de Partes de la Dirección General de Recursos Humanos: Personal Administrativo, Técnico y Manual Sindicalizado. En el Departamento de Prestaciones Sociales. Personal Administrativo, Técnico y Manual No Sindicalizado. Personal Académico (A través del representante sindical). Funcionarios. Personal de Confianza no asociado. Personal de Confianza (afiliados AFECUV y/o APECUV a través del representante de la Asociación correspondiente). 3. La recepción de Solicitud de Condonación (ARH-P-F-30) para los estudios de licenciatura de los trabajadores de la Universidad Veracruzana será: En la región Xalapa, en el Departamento de Prestaciones Sociales. En las regiones, en la Vicerectoria que corresponda. 4. La Solicitud de Préstamo por Anticipo de Sueldo (ARH-P-F-23) debe: Cumplir con lo estipulado en los Contratos Colectivos de Trabajo de FESAPAUV Cláusula 104 y/o SETSUV Cláusula y/o disposiciones emitidas para el personal académico, de confianza y funcionarios. llevar anexa copia del último talón de cheque del solicitante y aval y llenar todos los datos que le correspondan. 5. No se autoriza la Solicitud de Préstamo por Anticipo de Sueldo (ARH-P-F-23) cuando el solicitante presente adeudo por el mismo concepto. 6. Cuando a petición del FESAPAUV se autorice un préstamo por anticipo de sueldo por un importe de dos meses de sueldo se contabilizará como 2 préstamos otorgados, a efecto de cumplir con la cuota establecida en la cláusula 104 del CCT. 7. En períodos de negociaciones con el FESAPAUV el Director General de Recursos Humanos podrá autorizar un mayor número de préstamos a lo pactado. 8. Cuando un trabajador desempeñe una función diferente a la categoría con la que cobra, se le autorizará el monto que le corresponda a dos meses de sueldo nominal, de acuerdo a la función que desempeñe. 9. En caso de ausencia del Director General de Recursos Humanos, el Director de Personal o la persona designada por el Director General, autorizará la Solicitud de Préstamo por Anticipo de Sueldo (ARH-P-F- 23). 10. Las solicitudes de Reintegro y de Condonación de Arancel deben cumplir con lo estipulado en los Contratos Colectivos de Trabajo de FESAPAUV Cláusulas 93 y 140 párrafo tercero y/o SETSUV Cláusulas 68.8 y las disposiciones aplicables para este tipo de prestación para el personal de confianza y funcionarios. 11. A la solicitud de Reintegro de Arancel se debe anexar: Arancel original (original y copia). Fotocopia de talón de cheque del trabajador. 3/26

4 Fotocopia de acta de nacimiento del beneficiario. En caso de que el beneficiario sea un hermano del trabajador: Fotocopia de acta de nacimiento de ambos. En caso de que el beneficiario sea cónyuge del trabajador: fotocopia de acta de matrimonio. Fotocopia de constancia de alumno regular o boleta de calificaciones (excepto cuando es nuevo ingreso). 12. La solicitud de Autorización de Condonación (ARH-P-F-30) debe llevar anexa: Para nuevo ingreso: Copia del acta de nacimiento del beneficiario. En caso de que el beneficiario sea hermano del trabajador, anexar copias de actas de nacimiento de los dos. En caso de que el beneficiario sea el cónyuge, anexar copia de acta de matrimonio Copia del talón de cheque del trabajador. Para la continuación de estudios: Constancia de alumno regular o boleta de calificaciones o firma del Secretario Académico validando que es alumno regular. Fotocopia de talón de cheque del trabajador. Fotocopia de acta de nacimiento del beneficiario. En caso de que el beneficiario sea hermano del trabajador, anexar copias de actas de nacimiento de ambos. En caso de que el beneficiario sea cónyuge del trabajador, anexar copia del acta de matrimonio. 13. Por lo que respecta a las copias de acta de nacimiento y matrimonio, únicamente se solicitaran la primera vez que solicita reintegro de arancel o condonación. 14. La solicitud de Condonación de Postgrado del Personal Académico y Administrativo, Técnico y Manual, deben tramitarse a través del sindicato correspondiente, y de acuerdo al tipo de personal debe anexar: Personal Académico: Oficio de solicitud del FESAPAUV. Constancia de Aceptación al postgrado que se trate. Copia de talón de cheque. Personal Administrativo, Técnico y Manual: Oficio de solicitud de condonación del SETSUV. Copia de talón de cheque. La condonación únicamente es para el Diplomado en Informática que imparte el Fondo de Empresas de la UV. 15. La Solicitud de Autorización de Ayuda para Impresión de Tesis (DGRH-PS-PI-04) debe cumplir con lo estipulado en los Contratos Colectivos de Trabajo de FESAPAUV. Cláusula 80 inciso C y/o SETSUV Cláusula y/o disposiciones emitidas para el personal académico, de confianza y funcionarios. 16. A la solicitud de Ayuda de Impresión para Tesis se le debe de anexar: Fotocopia de constancia de grado. Fotocopia de Autorización de Impresión de Tesis o documento similar. Recibo firmado por el trabajador, por el importe de la Ayuda para Impresión de Tesis que corresponda al tipo de personal. Fotocopia del último talón de cheque. 17. En periodos de negociaciones con el FESAPAUV, el Director General de Recursos Humanos podrá autorizar un mayor número de Solicitudes de Ayuda para Impresión de Tesis (DGRH-PS-PI-04). 4/26

5 18. El trabajador Administrativo, Técnico y Manual no sindicalizado y/o trabajador de confianza no asociado así como los representantes del FESAPAUV, AFECUV Y APECUV deben cobrar el cheque de pago por concepto de: Préstamo por Anticipo de Sueldo, Reintegro de Arancel y Ayuda para Impresión de Tesis en el Departamento de Caja, previa confirmación del Analista Responsable de Ventanilla, quien le entregara copia de Afectación Presupuestal/ Orden de Pago (GF-GE-F-01) autorizada. 19. Los cheques correspondientes a las solicitudes autorizadas de Préstamo por Anticipo de Sueldo, Reintegros de Arancel y Ayuda de Impresión de Tesis del personal sindicalizado (SETSUV y FESAPAUV) se entregarán en el departamento de Prestaciones Sociales, mediante la Relación de Cheques (DGRH-PS-FI-06), al representante del Sindicato. 20. El Analista Responsable de Ventanilla deberá llevar el Control Interno para los Documentos propios del trámite en el formato correspondiente (ARH-P-F-29). 21. El director de Personal firmará las solicitudes de Condonaciones, Reintegro de Arancel y Ayuda de Impresión de Tesis, en ausencia del Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales. II. 2. Incorporación al IMSS 1. Los movimientos recibidos se validan y se tramitan en un plazo no mayor a 3 días hábiles, para poder ser enviados a las regiones correspondientes. 2. Las solicitudes de alta o reingreso presentadas por los trabajadores en ventanilla del Departamento de Prestaciones Sociales se atenderán en el mismo día si son procedentes. 3. Las altas, bajas, reingresos y modificaciones de salario se realizaran por medio del sistema IDSE, en cada una de las regiones. 4. El Analista Responsable de Ventanilla deberá llevar el Control Interno de Documentos (ARH-P-F-29) propios del trámite así como verificar que todos los movimientos enviados a las regiones se registren en el IMSS de acuerdo a los puntos de inspección. 5. El Oficial Administrativo C/ Auxiliar de Analista Responsable de Ventanilla es el encargado del archivo de los registros propios del trámite, que en el desarrollo de este procedimiento se mencionan. 6. Las modificaciones de salario, derivadas de las variaciones de los mismos, se presentan en el IMSS en un plazo no mayor a 30 días, contados a partir de la fecha en que se otorguen. 7. El pago de Cuotas Obrero-Patronales debe efectuarse a más tardar el día 17 de cada mes o en el siguiente día hábil cuando la fecha coincida con día no laboral. 8. Las Cédulas de Determinación de Cuotas Obrero-Patronales de la región Xalapa y Poza Rica-Tuxpan se recogen en las oficinas del IMSS Xalapa aproximadamente el día 9 de cada mes, en las Regiones Veracruz, Coatzacoalcos-Minatitlán y Córdoba-Orizaba el personal de las vicerectorias las recogerán en las oficinas correspondientes y las enviaran para ser recibidas por este departamento a más tardar el día 15 de cada mes. 9. La documentación original comprobatoria de los pagos realizados se entregará a la Dirección de Contabilidad para su custodia y archivo correspondiente. 5/26

6 II. 3. Asignación Presupuestal 1. Aplican las Políticas del Manual de Procedimientos Administrativos (UOM-GE-MI-02) referentes a las modificaciones presupuestales. 2. Aplican las políticas del Reglamento de Ingresos y Egresos, Capitulo V de las Modificaciones Presupuestales. II. 4. Trámite de Pago 1. El horario de recepción es de 8:30 a 11:30 hrs. de Lunes a Viernes de 9:30 a 12:30 hrs. 2. La programación de pago se realiza de acuerdo al Calendario de Fechas de Pago por Mes (GF-GE-Ot- 07) que elabora el Jefe del Departamento de Revisión y Programación El cual está sujeto a la disponibilidad del recurso y/o prioridades. 3. Sólo se recibirá para trámite los formatos de Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F-01) cuya firma del titular de las entidades académicas y dependencias, o Responsables de Proyectos y/o Administradores hayan sido recibidas en esta Dirección en el formato de Registro de Firmas de Titulares (GF-GE-F-07). 4. Para la recepción de documentos para trámite deben presentar la Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F-01) requisitado y considerando lo siguiente: Verificar la disponibilidad presupuestal y financiera de fondo, dependencia y programa que indiquen las autoridades mediante oficios, circulares, etc. Tratándose de Impuestos, únicamente se reciben originales de Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F-01) firmados por las autoridades involucradas; ya que la documentación original soporte es responsabilidad de las entidades académicas y dependencias tramitadoras. 5. Los pasivos creados por reposición de cheques por vencimiento, se conservarán hasta 6 meses y posteriormente se cancelarán en forma definitiva a excepción de los casos en que exista demanda civil o laboral de por medio. 6. Los cheques se entregan solo a la persona autorizada o al beneficiario, presentando la Afectación presupuestal y/o contra recibo correspondiente e identificación oficial. 7. Sólo se recibirá fuera de los calendarios de recepción establecidos los trámites de documentos para pago con carácter de urgente, con la instrucción del Director de Egresos, el Director General de Recursos Financieros y/o el Secretario de Administración y Finanzas. Así como los documentos que ya fueron pagados con cheque manual por instrucción del Director de Egresos. II. 5. Registro contable 1. Todos los solicitantes de préstamos personales deben de estar inscritos en la base de datos del SIIU. III. Definiciones y Terminología Remitirse al glosario de términos del Proceso de Administración de Recursos Humanos. 6/26

7 IV. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo IV. 1. Autorización de solicitudes de: Préstamo personal por anticipo de sueldo, condonación, reintegro de arancel y ayuda para impresión de tesis. Secretaria Ejecutiva. 1. Recibe de: Oficialía de Partes de la Dirección General de Recursos Humanos las solicitudes de Préstamo por Anticipo de Sueldo, Reintegro de Arancel, Condonación de Arancel y Ayuda de Impresión de Tesis enviadas por el SETSUV, sella de recibido Cedula de Cedula de Control de Correspondencia (ARH-GE-F-01) y archiva en fólder denominado Oficialía de Partes. De los representantes de la FESAPAUV, AFECUV y APECUV las solicitudes de Préstamo por Anticipo de Sueldo, Reintegro de Arancel, Condonación de Arancel y Ayuda de Impresión de Tesis. De los trabajadores Administrativos, Técnicos y Manuales, Confianza no sindicalizados o no asociados y de los Funcionarios las solicitudes de Préstamo por Anticipo de Sueldo, Reintegro de Arancel, Condonación de Arancel y Ayuda de Impresión de Tesis. 2. Separa documentos por tipo de solicitud, tipo de personal y turna al Analista Responsable de Ventanilla. Analista Responsable de Ventanilla. 3. Recibe: Solicitudes de Préstamo por Anticipo de Sueldo (ARH-P-F-23), Reintegro de Arancel, Condonaciones de Arancel y Ayuda de Impresión de tesis del SETSUV, FESAPAUV, AFECUV, APECUV, de personal no sindicalizado o no afiliado y de Funcionarios. Revisa que las diferentes solicitudes cumplan con lo establecido en las políticas de este procedimiento, según corresponda al tipo de personal, y separa las solicitudes procedentes e improcedentes y turna a secretaria ejecutiva. Las solicitudes procedentes de Préstamo por Anticipo de Sueldo (ARH-P-F-23), las captura en el Modulo de Préstamos, para su registro, posteriormente, turna a la Secretaria Ejecutiva las mismas. (De acuerdo a la Guía Operativa del Modulo de Préstamos ARH-DP-G-01) Revisa que las Solicitudes de Condonación de Estudios cumplan con las disposiciones vigentes y separa las solicitudes procedentes e improcedentes, las solicitudes de condonación de estudios de licenciatura, TSU y nivel técnico, procedentes, se entregaran de inmediato, al interesado o a la persona que realiza el trámite, una vez validada su procedencia, debidamente firmadas, por el Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales, y selladas. Las improcedentes se devuelven al interesado. Separa las copias de actas de nacimiento y/o matrimonio y turna, toda la documentación, a Secretaria Ejecutiva. Secretaria Ejecutiva 4. Recibe: Las Solicitudes de Préstamo por Anticipo de Sueldo y llena los siguientes formatos: Devolución de Solicitud de Préstamo por Anticipo de Sueldo (ARH-P-F-24), cuando las Solicitudes son Improcedentes. Relación de Solicitudes de Préstamo por Anticipo de Sueldo (ARH-P-F-26), cuando las Solicitudes son Procedentes. Las solicitudes de Reintegro de Arancel y Ayuda de Impresión de Tesis y llena los siguientes formatos: 7/26

8 Devolución de Solicitud de Reintegro de Arancel (ARH-P-F-26), en original y copia, cuando es improcedente. Devolución de Solicitud de Ayuda para Impresión de Tesis (ARH-P-F-27), original y copia, cuando es improcedente. Afectación Presupuestal/Orden Pago (GF-GE-F-01), en original y cuatro copias, cuando es procedente el reintegro de Arancel o la Ayuda de Impresión de Tesis. Oficio/ Relación de copias de Afectación Presupuestal/Orden de Pago procedentes, dirigido a la Dirección de Presupuestos. Oficio/ Relación de copias de actas de nacimiento y/o matrimonio para el Archivo de Personal. (Remitirse a la guía de Registro) 5. Las solicitudes de condonación de estudios de postgrado y elabora: Si procede: Oficio de Autorización de Condonación de Postgrado No Procede: Oficio de Devolución de Condonación de Postgrado. Y turna al Jefe de Departamento de Prestaciones Sociales los diferentes formatos y oficios elaborados, por cada una de las prestaciones, para las firmas de autorización o Vo.Bo. que correspondan en cada caso. Jefe de Departamento de Prestaciones Sociales. 6. Recibe, da Visto Bueno en la parte inferior de la Solicitud de Préstamo por Anticipo de Sueldo y recaba : Del Director General de Recursos Humanos: Firma de autorización en Solicitudes de Préstamo por Anticipo de Sueldo. Vo.Bo. en Relación de Solicitudes de Préstamo por Anticipo de Sueldo. Del Director de Personal: Firma de autorización en Relación de Solicitudes de Préstamo por Anticipo de Sueldo. Firma de autorización en Devolución de Préstamo por Anticipo de Sueldo. 7. Recibe y firma oficio/ relación para la Dirección de Presupuestos, afectación Presupuestal/Orden de Pago, signa antefirma en Devolución de Solicitud de Reintegro de Arancel, en Devolución de Solicitud de Ayuda para Impresión de Tesis y recaba del Director de Personal: Firma de autorización en la Afectación presupuestal/orden de Pago. Firma de autorización en devolución de Solicitud de Reintegro de Arancel. Firma de autorización en devolución de Solicitud de Ayuda para Impresión de Tesis. 8. Recibe Oficio de Autorización de Condonación de Postgrado y Oficio de Devolución de Condonación de Postgrado, signa antefirma y recaba firma de autorización de devoluciones del Director de Personal. Turna a Secretaria Ejecutiva todos los formatos, oficios y solicitudes debidamente firmados. Secretaria Ejecutiva 9. Recibe formatos, oficios y solicitudes debidamente firmadas, separa originales y copias para archivo, turna a Analista Responsable de Ventanilla los documentos separados. Analista Responsable de Ventanilla. 10. Recibe oficio/ relación Afectación Presupuestal/Orden de Pago y lo entrega en el Departamento de Control de Plazas de la Dirección de Presupuestos, con una copia de la Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F-01) de las solicitudes procedentes, para la asignación presupuestal a dicho trámite. (Continua en el paso 1 del apartado de Asignación Presupuestal) 11. Recibe documentos autorizados y turna a la Dirección de Contabilidad: Relación de Solicitudes de Préstamo por Anticipo de Sueldo. Solicitudes de Préstamo por Anticipo de Sueldo autorizadas. (Continua en el punto 1 del apartado de Registro Contable) 8/26

9 12. Entrega Devolución de Solicitud de Préstamo por Anticipo de Sueldo, recabando firma de recibido en la copia de la misma a: Representante Sindical de FESAPAUV o SETSUV. Representante de Personal Asociado (APECUV o AFECUV). Trabajador no sindicalizado y/o no asociado. 13. Para el trámite de Solicitudes de Condonación de Postgrado. En el caso de personal académico: a) Recibe y entrega a representante del FESAPAUV, recabando firma en copia para archivo en: Oficio de Devolución de Solicitud de Condonación de Postgrado. (Si no procede). Copia de oficio de Autorización de Condonación de Postgrado. (Si procede). b) Envía: Original de oficio de Autorización de Condonación de Postgrado al Coordinador del postgrado. Copia de oficio de Autorización de Condonación de Postgrado a Secretaria Académica, a representante de FESAPAUV y a la Dirección General de Apoyo al Desarrollo Académico. c) Archiva: Oficio de Solicitud de Condonación de Postgrado. Carta de aceptación al postgrado. Copia de talón de cheque. En el caso de personal administrativo, técnico y manual sindicalizado: a) Recibe y entrega a representante SETSUV, recabando firma en copia para archivo: Oficio de Devolución de Solicitud de Condonación de Postgrado. (Si no procede). Copia de Solicitud de Condonación de Postgrado. (Si procede). b) Envía Original de oficio de Autorización de Condonación de Postgrado al Fondo de Empresas Universitarias. c) Archiva: copia de Solicitud de Condonación de Postgrado. Copia de carta de aceptación del postgrado. 14. Recibe Afectación Presupuestal/Orden Pago por los reintegros de arancel y ayuda de impresión de tesis, Devolución de Solicitud de Reintegro de Arancel y Devolución de Solicitud de Ayuda para Impresión de Tesis firmadas y organiza la documentación de acuerdo a: Documentos para Tramite de Solicitudes de Reintegro Arancel autorizadas: Afectación Presupuestal/Orden de Pago original y cuatro copias distribuidas de la siguiente manera: Original y dos copias para la Dirección de Egresos. Copia para trabajador no sindicalizado o no asociado. Arancel Original. Fotocopia de talón de cheque del trabajador. Fotocopia de acta de nacimiento del beneficiario. Fotocopia de Constancia de alumno regular o boleta de calificaciones. Documentos para trámite de Solicitudes de Ayuda de Impresión de Tesis. Afectación Presupuestal/Orden de Pago original y cuatro copias distribuidas de la siguiente manera: Original y dos copias para la Dirección de Egresos. Copia para trabajador no sindicalizado o no asociado. Examen de grado o documento que avale la autorización de tesis. Fotocopia de talón de cheque del trabajador. Recibo del trabajador por la cantidad de la ayuda correspondiente. Original y una copia. 9/26

10 Documentos para archivo de Solicitudes de Reintegro Arancel y Ayuda de Impresión de tesis autorizadas: Copia de Afectación Presupuestal/Orden de pago. Copia de Arancel o examen de grado o documento que avale la tesis. Copia del recibo por el importe del Arancel. Entrega en la ventanilla de la Dirección de Egresos documentos para trámite de Reintegro de Arancel y Ayuda de Impresión de tesis autorizados y recibe dos copias de Afectación Presupuestal/Orden de Pago selladas de recibido y folio Banner asignado. (Continúa en el paso 1 del apartado correspondiente a Trámite de pago: Recepción) Documentos para Devoluciones de Solicitudes de Reintegro de Arancel y Ayuda para impresión de tesis: Formato de Devolución. Solicitud de Reintegro de Arancel o Ayuda de Impresión de Tesis. Arancel Original o Acta de Grado. Copia del último talón de cheque del trabajador. Documentos para archivo Devolución de Solicitud de Reintegro de Arancel y Ayuda de Impresión: Copia de Formato de Devolución de Solicitud de Reintegro de Arancel o Ayuda de Impresión de Tesis. Copia de solicitud de Reintegro de Arancel o Ayuda de Impresión de Tesis. Copia del recibo por el importe del Reintegro de Arancel o Ayuda de Impresión de Tesis. 15. Archiva las relaciones de Solicitudes de Préstamo por Anticipo de Sueldo, Oficio de Autorización de Condonación de Postgrado, Afectación presupuestal/orden de Pago de los reintegros de arancel y ayuda de impresión de tesis, y los formatos de Devolución de cada una de las prestaciones en las carpetas correspondientes. IV. 2. Asignación Presupuestal (Dirección de Presupuestos) Secretaria o Becario (Departamento de Control de Plazas) 1. Recibe oficio con copia anexa del formato de Afectación Presupuestal /Orden de Pago (GF-GE-F-01) del Departamento de Prestaciones Sociales (Dirección de Personal) y sella de recibido. 2. Registra, genera e imprime el reporte, atendiendo el módulo de control de correspondencia. 3. Turna al Analista. Analista (Dirección de Presupuestos) 4. Recibe, atiende el módulo de control de correspondencia y verifica conforme a la siguiente tabla: Documento: Afectación Presupuestal /Orden de Pago (GF-GE-F-01) Reintegro de Arancel Ayuda de Impresión de Tesis Verifica: Datos generales del trabajador. Campos de afectación presupuestal (Fondo, Cuenta, Dependencia, Proyecto y Concepto). Disponibilidad Presupuestal (Forma: FGIBAVL Status de disponibilidad presupuestal) 10/26

11 Son correctos los campos y cuentan con disponibilidad presupuestal, asigna presupuesto (SIIU-Forma: FGAJVCQ) Pasa al punto 7. No cuentan con disponibilidad presupuestal, informa al Jefe de Departamento la insuficiencia presupuestal. Jefe de Departamento (Dirección de Presupuestos) 5. Evalúa insuficiencia presupuestal, analiza impacto presupuestal a nivel global e indica al Analista el movimiento que debe realizar. Analista (Dirección de Presupuestos) 6. Recibe y realiza indicaciones. 7. Archiva las copias (oficio/formato) en orden cronológico por folio. IV. 3. Incorporación al IMSS Analista Responsable de Ventanilla 1. Recibe del Departamento de Control de Personal Administrativo: Relación de Movimiento de Personal (ARH-GE-F-06). copia de movimientos con numero (ARH-GE-F-08). 2. Recibe en la ventanilla del Departamento de Prestaciones Sociales las solicitudes del trabajador de Alta, Baja o reingreso. 3. Revisa y separa los formatos de movimiento de personal administrativo (ARH-GE-F-08) y las solicitudes de trabajadores recibidas en ventanilla en procedentes, especificando en cada formato el trámite a realizar Alta, baja o reingreso, e improcedentes. 4. Las procedentes las coteja, de acuerdo al trámite que se deba de realizar, para validar la situación actual del trabajador en el IMSS, en alguno de los controles de registros siguientes: En el IDSE En el módulo de cálculo del IMSS Nomina o pre-nomina Carpetas de registro de movimientos de alta, baja o reingreso ordenadas por zona y num. de personal 5. Cotejado los movimientos, los procedentes de la región Xalapa, se capturan en el sistema IDSE. Para las regiones, dependiendo de la adscripción del trabajador, se elabora Relación de Avisos de Inscripción y Baja IMSS (ARH-P-F-31) por región, para enviarlos vía correo electrónico a los Secretarios de Administración y Finanzas regionales para la continuación del trámite correspondiente. (De acuerdo a la Guía Operativa del Módulo del IMSS ARH-DP-G-012) 6. En un término no mayor a 5 días hábiles posteriores a la captura de movimientos de personal en el sistema IDSE se valida, que las altas, bajas o reingresos que fueron realizados en las regiones, imprimiendo reporte de Movimientos Afiliatorios - Confirmación de Movimientos - # contra Relación de Avisos de Inscripción y Baja IMSS (ARH-P-F-31) y por lo que respecta a la zona Xalapa la validación se realiza entre el reporte de Movimientos Afiliatorios - Lote de movimientos- # contra movimientos de personal administrativo. 7. Separa Formatos por Región, reportes del sistema IDSE y movimiento de personal y turna a Oficial Administrativo C/ Auxiliar de Analista Responsable de Ventanilla para su archivo los procedentes, por los improcedentes continúan archivados en las carpetas correspondientes. 11/26

12 Oficial Administrativo C/ Auxiliar de Analista Responsable de Ventanilla 8. Recibe y archiva por región, por tipo de movimiento (procedente e improcedente), altas, bajas o reingresos en carpetas correspondientes: Formatos de Movimiento de Personal Administrativo (ARH-GE-F-08) Relación de Avisos de Inscripción y Baja IMSS (ARH-P-F-31) Movimientos Afiliatorios - confirmación de movimientos-# Movimientos Afiliatorios -lote de movimientos-# Analista Responsable de Ventanilla 9. Recoge en Subdelegación Metropolitana del IMSS: Cédulas de Determinación de Cuotas Obrero- Patronales de las Regiones Xalapa, y Poza Rica-Tuxpan. 10. Recibe en Ventanilla del Departamento de Prestaciones Sociales: Cédulas de Determinación de Cuotas Obrero- Patronales de las Regiones de Veracruz, Córdoba- Orizaba y Coatzacoalcos-Minatitlán. Fotocopia en dos tantos cada una de las Cédulas de Determinación de Cuotas Obrero- Patronales, para efectos de trámite de pago y archivo. 11. Genera e imprime reporte mensual del módulo de cálculo del IMSS de todas las regiones. 12. Coteja las Cedulas de Determinación de Cuotas Obrero Patronales contra el reporte del modulo de cálculo del IMSS, concilia para efectos de pago y determina el importe a pagar por cada región anotándolo en la primera pagina de cada cedula y turna a secretaria ejecutiva mediante formato de control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29). Secretaria Ejecutiva 13. Recibe formato de control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29) y elabora: Formato de Afectación Presupuestal/ Orden de Pago (GF-GE-F-01) con los montos a pagar por Región. Recibo de custodia de cheques (ARH-P-F-34) por el total a pagar. Y turna al Jefe de Departamento de Prestaciones Sociales. Jefe de Departamento de Prestaciones Sociales 14. Recibe y firma: Recibo de Custodia de Cheques (ARH-P-F-34) De enterado la Afectación Presupuestal/ Orden de Pago (GF-GE-F-01). Recibo de custodia de cheques (ARH-P-F-34) por el total a pagar. 15. Recaba firma del Director General de Recursos Humanos: Visto Bueno en Recibo de Custodia de Cheques (ARH-P-F-34) y Autorización en Afectación Presupuestal/ Orden de Pago (GF-GE-F-01) y, turna al Analista Responsable de Ventanilla. Analista Responsable de Ventanilla de Prestaciones Sociales 16. Recibe y Turna a la Dirección de Egresos para el trámite de pago respectivo: Original y 4 copias de Afectación Presupuestal/ Orden de Pago (GF-GE-F-01). Original y 2 de Copia de Recibo de Custodia de Cheques. Una vez presentados los doctos Recibe de la Dirección de Egresos 2 copias de Afectación Presupuestal/ Orden de Pago (GF-GE-F-01) foliadas y selladas de recibido y una copia de Recibo de Custodia de cheques. (Continua en el punto 1 del apartado Tramite de pago) 17. En el Departamento de Caja contra entrega de copia de Afectación Presupuestal/ Orden de pago (GF- GE-F-01) recibe cheques por cada región y recaba firma de recibido en talones de cheque del jefe del Departamento de Prestaciones Sociales. 12/26

13 18. Realiza trámite de certificación de cheques ante el Banco correspondiente y recibe comprobante de certificación y de cobro de comisiones. 19. Acude a la Subdelegación Metropolitana del IMSS y: Solicita se elabore ficha de depósito para recepción automatizada de pago directos por el importe a pagar por cada región. Recibe las fichas y consigna firma, número de cheque de cheque y cantidad a pagar. En el banco presenta para pago, fichas y cheques correspondientes a cada región y recibe copia de fichas sellada como comprobantes de pago. Elabora formato de control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29) 20. Y turna a secretaria ejecutiva. Secretaria Ejecutiva 21. Recibe Formato de Control Interno para Documentos en Trámite (ARH-P-F-29) y elabora oficio a la Dirección de Contabilidad para comprobación de pagos y archivo correspondiente. Y turna a analista Analista Responsable de Ventanilla de Prestaciones Sociales 22. Recibe oficio dirigido a la Dirección de Contabilidad, recaba firma de jefe de departamento y anexa original de cedulas de determinación de cuotas obrero patronales, fichas de depósito recepción automatizada de pagos, comprobantes, de certificación de cheques y comprobante de cobro de comisión. 23. Entrega oficio y anexos a la Dirección de Contabilidad y archiva copia de todos los anexos. IV. 4. Registro Contable de Préstamos Personales por Anticipo de Sueldo Analista Encargado de Recepción, Validación y Registro de Préstamos Personales 1. Recibe por oficio de la Dirección General de Recursos Humanos, las solicitudes de préstamos (ARH-P- F-23) en original y con documentos anexos. 2. Asigna folio de control a cada una de las solicitudes. 3. Ingresa al SIIU y captura la información del formato Solicitud de Préstamo Personal (ARH-P-F-23) de acuerdo a la guía operativa del Módulo de Préstamos de la Dirección de Contabilidad. 4. Imprime dos tantos del Reporte de Préstamos Personales y entrega a la Dirección de Egresos. (Continua en el paso 52 del apartado de Tramite de Pago) 5. Sella y firma de revisado todos las solicitudes de préstamos (ARH-P-F-23) en original y copia. 6. Integra paquete de préstamos personales. Copia de la relación de préstamos (ARH-P-F-28). Copia de solicitudes de préstamos (ARH-P-F-23) 7. Archiva original de la relación de préstamos y solicitudes por folio consecutivo. 8. Turna al Analista encargado del procedimiento de Validación del Registro Electrónico de Cuentas por pagar y comprobación de vales el paquete de préstamos personales. (Continua en el procedimiento de Gestión Financiera en el apartado correspondiente). 13/26

14 IV. 5. Trámite de Pago (Dirección de Egresos) A) RECEPCIÓN Analista de Recepción 1. Recibe del Depto. De Prestaciones Sociales en original y 2 copias, la Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F-01GF-GE-F-01) y verifica que contengan: Firmas originales del titular de la entidad académica o dependencia y/o responsable del proyecto. Firmas originales de las autorizaciones que correspondan. Documentación soporte en su caso. Importe a pagar. Número de proveedor, empleado y/o beneficiario del cheque, Disponibilidad presupuestal: ACESA a la forma FGIBAVL Presupuesto por Cuenta Agrupadora, verifica que el código de afectación cuente con presupuesto disponible y que el nombre que despliega en pantalla corresponda al documento. 2. Procede de la manera siguiente: No cumple: devuelve al interesado indicando el motivo por el cuál no es posible asignar el Folio de Factura. Si cumple: continúa. 2. Verifica el Código de afectación presupuestal e importes. Los montos son iguales: el Folio de Factura se deja en PROCESO; Analista de Revisión (designado) 3. Recoge del Área de Recepción la documentación recibida con los Folios de Facturas generados. Ordena por número progresivo. Separa la documentación conforme al tipo de gasto. 4. Utiliza el Control de Folios de Facturas del Día (GF-GE-F-11) y distribuye los Folios de Facturas con la documentación soporte por tipo de gasto a los Analistas de Revisión según corresponda. 5. Recaba rúbrica contra entrega por cada Folio de Factura en el Control de Folios de Facturas del Día (GF- GE-F-11) sujeto a revisión para que se responsabilicen de los mismos. Analista de Revisión 6. Recibe del Analista de Revisión (designado) los Folios de Facturas sujetos a revisión en los formatos Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F-01), con documentación soporte. 7. Rubrica el Control de Folios de Facturas del Día (GF-GE-F-11) por los folios de factura que quedan bajo su responsabilidad y custodia, los cuales relaciona en el Control de Folios de Revisión del Día (GF-GE-F- 12). 8. Verifica Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F-01) esté requisitada conforme a su instructivo; además de lo siguiente: Que la documentación soporte reúna los requisitos de forma y fiscales y cumpla con las políticas establecidas en el Manual de Procedimientos Administrativos (UOM-GE-MI-02), políticas y demás puntos definidos en éste procedimiento. 9. Si la documentación cumple con todos los requisitos mencionados: a) Folia todo el documento con el número de Folio de Factura asignado en el área de recepción. b) Sella de revisado en el recuadro de ANALISTA DE REVISION de la Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F-01). c) Firma y anota el importe neto a pagar en el original y en la copia de la forma anteriormente mencionada. 14/26

15 d) Coloca la copia atrás del original. e) Espera que el Analista de Validación recoja en el transcurso del día la documentación ya revisada, recaba la rúbrica por cada Folio de Factura para su validación en el Control de Folios de Revisión del Día (GF-GE-F-12) el cual archiva en un expediente. 10. Si la documentación no reúne alguno de los requisitos anteriores: a) Elabora la devolución total en el Formato de Devolución FWRDEVD conforme la Guía para el Manejo de las Formas y Reportes que conforman el Módulo de Control de Devoluciones: Anota los datos que requiere el Formato e Devolución FWRDEVD, anexa la documentación original y separa una copia del Folio de Factura generado con la leyenda de CANCELADO. b) Turna al Jefe del Departamento de Recepción e Información y recaba rúbrica en el Control de Folios de Revisión del Día (GF-GE-F-12) el cual archiva en un expediente. Jefe del Departamento de Recepción e Información 11. Recibe de los Analistas de Revisión en el transcurso del día las devoluciones en el Formato de Devolución FWRDEVD, rubrica de recibido el Control de Folios de Revisión del Día (GF-GE-F-12), revisa si proceden e indica en su caso alguna modificación en la redacción. No procede: Regresa a los Analistas de Revisión para su trámite normal Si procede: Turna al Director para su firma Analista de Devolución de Documentos 12. Recibe diariamente del Jefe del Departamento de Recepción e Información Formato e Devolución FWRDEVD con los comprobantes anexos de Folios de Facturas sujetas a devolución. Ocasionalmente captura las devoluciones en la forma FWADEVD Forma de Captura de Devoluciones conforme a la Guía para el Manejo de las Formas y Reportes que conforman el Módulo de Control de Devoluciones (DGRF-E-GI-01). Imprime el Formato de Devolución FWRDEVD en dos tantos y entrega al Jefe del Departamento de Recepción e Información. Jefe del Departamento de Recepción e Información 13. Recibe del Director de Egresos las devoluciones del Formato de Devolución FWRDEVD autorizadas, separa las devoluciones parciales de las totales y anota los Folios de Facturas en su Control de Folios de Revisión del Día (GF-GE-F-12) el cual queda bajo su custodia. 14. Separa: Copia del Folio de Factura tramitado con la leyenda de CANCELADO, turna al Analista Responsable del Manejo del SIIU y recaba rúbrica de recibido en el control antes mencionado. Formato de Devolución FWRDEVD al que anexa toda la documentación original que no procedió, turna Analista de Devolución de Documentos y recaba rúbrica de recibido en el control antes mencionado. B) REVISIÓN Y VALIDACIÓN Analista Responsable del Manejo del SIIU 1. Recibe diariamente de los Analistas de Recepción la Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F- 01) para activar el número de PROVEEDOR de un empleado y/o la Solicitud de Alta de Proveedores (GF- GE-F-09) para que el SIIU asigne el número que le corresponda. Ingresa a la forma FTMVEND para dar de alta ó activar, en su caso ingresa a la forma FOAIDEN para corregir algún dato no registrado correctamente. Turna la Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F-01), al Analista de Recepción y la 15/26

16 Solicitud de Alta de Proveedores (GF-GE-F-09) al Analista de Validación. 2. Elabora diariamente el Control de Folio de Facturas del Día (GF-GE-F-11) que le solicita el Jefe del Departamento de Recepción e Información, para ello verifica con los Analistas de Recepción el primer Folio de Factura que corresponde al día para considerarlo como referencia, digita en el Control de Folios de Facturas del Día (GF-GE-F-11) en el programa EXCEL, imprime y entrega al Analista de Revisión designado. 3. Ingresa frecuentemente en el transcurso del día para correr proceso de aplicación contable de pago y/o registro a las siguientes formas: FWIAPPD consulta en la pantalla los Folios de Factura pendientes de aplicar e ingresa a la forma FGRACTG para que se apliquen los Folios de Factura presupuestal y contablemente en el SIIU, a fin de que todos los folios completen su proceso. 4. Recibe diariamente del Jefe del Departamento de Recepción e Información : Copias de Folios de Facturas con la anotación de CANCELADO y rúbrica de recibido el Control de Folios de Revisión del Día (GF-GE-F- 12), digita la forma FAAINVE para seleccionar el status COMPLETAR del Folio de Factura a cancelar en la forma FAAINVD, ingresa a la forma FAIINVE verifica que aparezca la fecha de cancelación, relaciona los Folios de Facturas en el Control de Folios de Revisión del Día (GF-GE-F-12), turna y recaba rubrica de recibido del Analista de Integración del Paquete. 5. Recibe eventualmente del Jefe del Departamento de Revisión y Programación: a) Oficios con soportes relativos a la reposición de cheques que ya fueron cancelados y procede a lo siguiente: Fotocopia en 3 tantos la documentación mencionada. Ingresa por los CHEQUES CANCELADOS POR REESTABLECER (que son del mismo ejercicio) a la forma FAAINVE, en texto del documento anota motivo de reposición de los Folios de Facturas, selecciona COMPLETAR, anota el Folio de Factura y sella de recibido las fotocopias. Ingresa por los CHEQUES CANCELADOS POR FORMATO (que son de ejercicios anteriores) a la forma FAAINVE asigna y anota el nuevo Folio de Factura y sella de recibido en las fotocopias. Relaciona en ambos casos en el Control de Folios de Facturas del Día (GF-GE-F-11), entrega el original y la 1er copia al Jefe del Departamento de Revisión y Programación; turna la 2ª y 3er copia y recaba rúbrica en el Control de Folios de Facturas del Día (GF-GE-F-11) del Analista de Integración del Paquete y del Analista de Programación de Pagos. b) Copia de Folios de Facturas para su corrección, ingresa a la forma FAAINVD cancela por REESTABLECER el folio a corregir, ingresa a la forma FAAINVE digita los Folios de Facturas restablecidos, corrige los campos que corresponda, selecciona completar e integra 3 juegos del Folio de Factura, relaciona en el Control de Folio de Facturas del Día (GF-GE-F-11), turna el original al Jefe del Departamento de Revisión y Programación, turna y recaba rúbrica de recibido en el Control de Folio de Facturas del Día (GF-GE-F-11) cuando entrega la 2ª copia al Analista de Integración del Paquete y la 3er copia al Analista de Programación de Pagos. c) Copia de Folios de Factura para CANCELAR PASIVOS, ingresa a la forma FAAINVD, digita la fecha de cancelación de Folio de Factura, ingresa a la forma FAIINVE verifica que aparezca la fecha de cancelación, sella de recibido del día en que realiza la cancelación, anota el concepto Cancelación de Pasivo y fotocopia en tres tantos, relaciona en el Control de Folios de Revisión del Día (GF-GE-F- 12) y turna 3 copias al Jefe del Departamento de Revisión y Programación, original al Analista de Integración del Paquete y recaba rúbrica en el Control de Folios de Revisión del Día (GF-GE-F-12). 16/26

17 Analista de Validación 6. Recoge del área de revisión los documentos revisados ó en su caso recibe los de carácter URGENTE y rubrica el Control de Folios de Facturas de Revisión del Día (GF-GE-F-12) por los Folios de Facturas. a) Separa los pagos URGENTES para darles prioridad. b) Verifica que tengan el Folio de Factura en los formatos de Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F-01), sello de revisión, importe a pagar y rúbrica del Analista de Revisión si no reúne algún requisito recaba el dato faltante y continúa con los siguientes incisos. c) Ingresa al SIIU en la forma FAAINVE digita el número de Folio de Factura que corresponda al documento y verifica que la captura realizada en el Área de Recepción corresponda al documento original y a las anotaciones realizadas en la copia de archivo interno, corrige y complementa la captura de ser necesario, en caso de deba modificar la clave del beneficiario y no sea posible, turna el documento al Jefe del Departamento de Revisión y Programación, selecciona al final del proceso la opción COMPLETAR, anota su rúbrica junto al número de Folio de Factura validado en original y copia del formato mencionado en el inciso anterior; espera a que recoja el Analista de Integración del Paquete. Solo cuando el SIIU envía el mensaje secuencia de transacción está suspendida indica que el presupuesto es insuficiente y no puede ser completado, turna al Jefe de Departamento de Recepción e Información. Sólo en el caso de folios con carácter de urgente, turna lo que corresponde al Analista de Integración del Paquete. 7. Recibe diariamente del Analista Responsable del Manejo del SIIU la Solicitud de Alta de Proveedores (GF- GE-F-09) y archiva por número de proveedor. 8. Recibe del Jefe del Departamento de Revisión y Programación: a) Copia de archivo de Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F-01) que ya fueron programadas para su pago Separa por fecha conforme al sello de recepción. Ordena por número de Folio de Factura, integra a las fechas que correspondan, archiva en forma consecutiva en el expediente del día y conserva bajo su custodia. b) Eventualmente copia del Folio de Factura cancelado y de cheques cancelados por restablecer con el folio de factura y sello de recibido. Separa por fecha conforme al sello de recepción e Integra al expediente por día mencionado en el punto anterior. 9. Recibe del Analista de Integración de Paquete Diariamente el reporte FWRORPA del día que se va a enviar a la Dirección de Contabilidad. Marca cada uno de los Folios de Factura (aún cancelados) y los que va recibiendo del Jefe del Departamento de Revisión y Programación y/o del Analista Responsable del Manejo del SIIU y archiva junto con los reportes en un expediente que conserva bajo su custodia. Analista de Integración del Paquete 10. Recoge diariamente del área del Jefe del Departamento de Recepción e Información el Control de Folios de Facturas del Día (GF-GE-F-11), del día inmediato anterior. 11. Recibe y rubrica el Control de Folios de Facturas de Revisión del Día (GF-GE-F-12) diariamente del Área de Validación: 17/26

18 O por separado en caso de ser URGENTE el formato de Afectación Presupuestal/Orden de Pago (GF-GE-F-01) en original y copia con la documentación original soporte y número de Folio de Factura y procede conforme a lo siguiente: a) Rubrica de recibido en el Control de Folios de Facturas del Día (GF-GE-F-11). b) Ordena por sello de recepción y por número consecutivo de Folio de Factura. Verifica que el original y copia tengan Folio de Factura, sello de recibido, sello y rubrica de revisión e importe, en caso de faltar alguno de éstos lo recaba. Separa el original de la copia de pago, turna el original al Director de Egresos y recibe posteriormente autorizado (sólo en caso de tener alguna observación turna al Jefe del Departamento de Recepción de Información), turna la copia de pago al Analista de Programación de Pago del que recaba rúbrica de recibido en el Control de Folios de Facturas del Día (GF-GE-F-11). c) Identifica los Folios de Facturas faltantes en el Control de Folios del Día (GF-GE-F-11), conforme a la rúbrica del Analista de Revisión e informa al Jefe del Departamento de Revisión y Programación para su aclaración. d) Captura la información de los folios pendientes de enviar en original en el reporte Control de folios Tramitados con Copias (GF-GE-F-13) el cual turna en tres tantos el primer día hábil del mes siguiente al Jefe del Departamento de Revisión y Programación. 12. Recibe del Analista Responsable del Manejo del SIIU: Diariamente las copias de los Folios de Facturas canceladas, rubrica de recibido en el Control de Folios de Revisión del Día (GF-GE-F-12). Anota en el Control de Folios de Facturas del Día (GF- GE-F-11) la palabra CANCELADO, turna al Analista de Validación para su archivo. Eventualmente copia de Folios de Factura de cheques restablecidos, cheques cancelados con nuevo Folio de Factura ó que fueron sujetos de corrección y rubrica de recibido el Control de Folios de Facturas del Día (GF-GE-F-11) el cual archiva en un expediente que guarda bajo su custodia, ordena en forma progresiva, los integra al paquete de los demás folios originales que va a enviar a la Dirección de Contabilidad. 13. Recibe del Jefe del Departamento de Revisión y Programación: a) La indicación de los Folios de Facturas faltantes que están completos para que localice e integre al paquete conforme a la fecha y Folio de Factura. b) Integra al tercer día de su recepción el paquete completo del día que va enviar a la Dirección de Contabilidad, para ello realiza lo siguiente: Ingresa a la forma FWRIDOC para verificar en pantalla que no existan Folios pendientes de completar: Si existen pendientes de completar turna el dato al Jefe del Departamento de Revisión y Programación. No existen pendientes, selecciona salir e ingresa al reporte FWRORPA, imprime 3 tantos, conserva 2 y turna 1 al Analista de Validación. Marca el reporte por cada folio que tiene en original con documentación soporte, indicando con la letra P (pendiente) los folios que envía en fotocopia y que enviará en original en su oportunidad. Turna un juego de los 3 reportes mencionados al Analista de Validación y dos juegos con los folios originales al Director de Egresos para su firma. 14. Recibe del Director de Egresos el original y copia del Reporte de Folio de Facturas de Ordenes de Pago FWRORPA autorizados. 18/26

19 Integra el original del reporte FWRORPA autorizado al paquete de Folios de Facturas (identificados con la letra I ) con la documentación soporte correspondiente. Entrega a la Dirección de Contabilidad, recaba sello de recibido en la copia de dicho reporte y archiva en un expediente mensual del Reporte de Folios de Facturas de Ordenes de Pago FWRORPA que controla bajo su responsabilidad. C) Programación de Pago Analista de Programación de Pago 1. Recibe diariamente del Analista de Integración de Paquete las fotocopias de los Folios de Facturas tramitados en el día incluyendo los URGENTE, rubrica de recibido en el Control de Folios de Facturas del Día (GF-GE-F-11): a) Genera el reporte FWRINVF del paquete recibido de la fecha que corresponda, verifica los datos, si existe algún error turna copia al Analista Responsable del Manejo del SIIU. b) Integra a los demás Folios de Facturas pendientes de pago que están en poder del Jefe del Departamento de Revisión y Programación. 2. Recibe del Analista Responsable del Manejo del SIIU copia de Folios de Facturas de cheques restablecidos y de cheques cancelados con nuevo Folio de Factura, rubrica de recibido el Control de Folios de Facturas del Día (GF-GE-F-11) e integra a los demás Folios de Facturas pendientes de programar. 3. Recibe del Jefe del Departamento de Revisión y Programación lo siguiente: a) La instrucción de efectuar las programaciones que se indiquen, para ello genera diariamente el reporte FWRINVF por factura para su validación e imprime un tanto. b) Localiza los Folios de Facturas, ordena conforme a dicho reporte y devuelve los Folios de Facturas que no aparecieron en esa programación al Jefe del Departamento de Revisión y Programación para su resguardo. c) Verifica número de Folio de Factura, nombre y monto. No cumple, aparta las copias de Folios de Facturas que tuvieron error y cambia la fecha de programación de pago en la forma FAAPAYC, posteriormente genera nuevamente el FWRINVF con la diferencia que selecciona la opción alfabética, imprime en dos tantos y turna al Jefe del Departamento de Revisión y Programación. Si cumple, imprime en dos tantos del reporte FWRINVF y turna al Jefe del Departamento de Revisión y Programación. Jefe del Departamento de Revisión y Programación 4. Recibe eventualmente de la Secretaria de la Dirección de Egresos, rubrica el Control de Correspondencia Recibida del Día (GF-GE-F-18) de la siguiente documentación: a) Recibe los oficios y soportes, donde solicitan la REPOSICION de un cheque y/o transferencia que anteriormente ya fue cancelado, para ello ingresa a la forma FOIDOCH, verifica si la fecha de transacción es del mismo ejercicio: Si cumple, sella en el documento la palabra CANCELADO y anota la palabra POR RESTABLECER, firma y turna al Departamento de Caja para que lo cancelen por restablecer; una vez restablecidos se turnan al Analista Responsable del Manejo del SIIU. 19/26

20 No cumple, anota el fondo que corresponde, la cuenta contable del código de banco, sella en el documento la palabra CANCELADO, anota POR FORMATO y turna al Analista Responsable del Manejo del SIIU para que genere un nuevo Folio de Factura. b) Recibe el original de oficio con anexos y cheque original donde solicitan la CANCELACION de un cheque. Anota en el cheque la palabra EN FORMA DEFINITIVA. Turna con el oficio y demás anexos al Analista Responsable de la Emisión de Cheques de Gastos de Operación MN. y Dólares del Departamento de Caja para que proceda a cancelar el cheque (lo que origina en automático la cancelación del Folio de Factura identificado con la letra "I ), recibe nuevamente la documentación con el sello de CANCELADO. Fotocopia en 2 tantos e integra lo siguiente: Original de oficio con copias de cheque y documentos anexos. Original de Cheque con copia de oficio y documentos anexos, turna al Analista Responsable de la Emisión de Cheques de Gastos de Operación M.N. y Dólares del Departamento de Caja y recaba sello de recibido en el juego mencionado anteriormente el cual archiva y conserva bajo su custodia. Original de documentos anexos con copia de oficio y cheque, turna a la Secretaria de la Dirección de Egresos para que elabore oficio y envíe a la Dirección de Contabilidad. 5. Verifica cada fin de mes los pasivos vencidos para la cancelación en forma definitiva, para ello accesa a la forma FAIINVE para consultar si corresponde a un Pago Regular ó a Compromiso Presupuestal y verifica a que ejercicio corresponde. De existir algún pago de éste procedimiento (retiro) verifica vía telefónica con la Dir. Relaciones Laborales si procede o no la cancelación y turna al Analista Responsable del Manejo del SIIU para la cancelación del Folio de Factura. 6. Recibe eventualmente del Analista Responsable del Manejo del SIIU el original y copia de cheques restablecidos y cheques cancelados con nuevo Folio de Factura. a) Integra el cheque original con copia del oficio. b) Integra la copia del cheque con el oficio original. c) Turna al Analista Responsable de la Emisión de Cheques de Gastos de Operación M.N. y Dólares del Departamento de Caja, el original del cheque con copia del oficio, recaba sello de recibido en la copia del cheque que tiene anexo el original del oficio. d) Archiva en un expediente los oficios de reposición de cheques con los soportes respectivos. 7. Indica diariamente al Analista de Programación de pagos efectuar las programaciones que sean autorizadas de acuerdo a las fechas de vencimiento: a) Los Folios de Factura que están pendientes de programar para su resguardo. b) Las copias de Folios de Factura que turna al Analista de Validación después de que han sido programados para pago. c) Firma el reporte FWRINVF en 2 o tres tantos según se trate; turna original y copia al Analista Responsable de la Emisión de Cheques de Gastos de Operación en M.N. y Dólares del Departamento de Caja (llevará el sello URGENTE en su caso). Recibe posteriormente del Analista Responsable de la Emisión de Cheques de Gastos de Operación en MN y Dólares del Departamento de Caja la copia del 20/26