INFORME DE AUDITORÍA RF de septiembre de 2013 Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico (Unidad

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1 INFORME DE AUDITORÍA RF de septiembre de 2013 Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico (Unidad Auditoría 13572) Período auditado: 1 de julio de 2006 al 31 de diciembre de 2011

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3 RF CONTENIDO Página ALCANCE Y METODOLOGÍA... 2 CONTENIDO DEL INFORME... 2 INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA... 3 COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA... 4 OPINIÓN Y HALLAZGOS Falta de reglamentación relacionada con la entrega de cheques de préstamos hipotecarios Gestiones de cobro inefectivas, deficiencias en el otorgamiento de un plan de pago y en el recobro de un préstamo regular de un miembro en proceso de jubilación, y recargos no aplicados a los préstamos personales en atraso Deficiencia relacionada con las tablas de amortización de los préstamos personales a miembros activos RECOMENDACIONES AGRADECIMIENTO ANEJO 1 - INFORMES PUBLICADOS ANEJO 2 - MIEMBROS PRINCIPALES DE LA JUNTA DE SÍNDICOS PARA EL PERÍODO AUDITADO ANEJO 3 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL SISTEMA DE RETIRO PARA EL PERÍODO AUDITADO... 22

4 2 RF Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 12 de septiembre de 2013 Al Gobernador, y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico (Sistema de Retiro) para determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Hicimos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 1 de julio de 2006 al 31 de diciembre de En algunos aspectos examinamos transacciones anteriores y posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, tales como: entrevistas; confirmaciones; y análisis de informes financieros, así como de documentos y de otra información pertinente. CONTENIDO DEL INFORME Este es el segundo informe, y contiene tres hallazgos sobre el resultado parcial del examen que realizamos del proceso de solicitud y aprobación de préstamos personales, los desembolsos por concepto de préstamos personales e hipotecarios, y las conciliaciones de los registros de contabilidad. En el ANEJO 1 presentamos información sobre el primer informe emitido sobre las operaciones fiscales del Sistema de Retiro. Ambos informes están disponibles en nuestra página en Internet:

5 RF INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Sistema de Retiro fue creado mediante la Resolución 200 del 25 de junio de 1945 por la Junta de Directores de la Autoridad de Fuentes Fluviales de Puerto Rico, ahora Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico (AEE). Se estableció con el propósito de proveer pensiones y beneficios a los funcionarios y a los empleados de la AEE acogidos al Sistema de Retiro. Además, tiene la responsabilidad de administrar los activos del Sistema de forma óptima para proveer a los empleados de la AEE los mejores beneficios de retiro que sus recursos permitan. Los poderes corporativos del Sistema de Retiro son ejercidos por una Junta de Síndicos compuesta por 8 miembros. Por disposición reglamentaria, 1 de ellos lo es el Director Ejecutivo de la AEE, 3 son nombrados por la Junta de Gobierno de la AEE, 3 deberán ser participantes del Sistema de Retiro y elegidos por estos, y 1 representará y será elegido por los pensionados. Las funciones ejecutivas del Sistema de Retiro las ejerce un administrador nombrado por la Junta de Síndicos. Por disposiciones de la Resolución 200, la AEE paga los gastos administrativos del Sistema de Retiro. Además, realiza las operaciones relacionadas con las compras de materiales y de equipo, la administración del personal y otras. El Sistema de Retiro se limita a realizar las funciones fiscales y administrativas del Fondo de Pensiones. Dicho Fondo se nutre de las aportaciones que realizan sus participantes, así como de las aportaciones de la AEE y de los intereses generados en las inversiones. El Sistema de Retiro, además, paga los gastos relacionados con los contratos de servicios legales y de consultoría. Al 31 de diciembre de 2011, el Sistema de Retiro tenía 8,876 miembros pensionados y 8,639 miembros activos. En el Reglamento del Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica (Reglamento del Sistema de Retiro), según enmendado, aprobado el 1 de julio de 1945 por la Junta de Gobierno de la AEE, se autoriza a la Junta de Síndicos a invertir los fondos del Sistema de Retiro en instrumentos de inversión con el objetivo de maximizar su rendimiento y aumentar los recursos para el pago de los beneficios de sus

6 4 RF participantes. Como un instrumento de inversión, dicho Reglamento le permite a la Junta de Síndicos otorgar préstamos personales e hipotecarios a los miembros del Sistema de Retiro. Los recursos para financiar las actividades operacionales del Sistema de Retiro provienen principalmente de las aportaciones patronales e individuales, de los intereses sobre los préstamos y de los ingresos provenientes de las inversiones. En los años fiscales del al , el Sistema de Retiro generó ingresos por $779,891,365, incurrió en gastos operacionales por $951,309,772, y tuvo pérdidas por $171,418,407. Además, según los estados financieros auditados por contadores públicos autorizados, en los años fiscales del al el Sistema de Retiro tuvo activos netos por $1,598,941,337, $1,447,914,296, $1,130,680,373, $1,140,467,954, y $1,286,583,761, respectivamente. Según el informe de valoración actuarial, al 30 de junio de el Sistema de Retiro presentaba un déficit actuarial 2 de $1,401,686,298. Los anejos 2 y 3 contienen una relación de los miembros principales de la Junta de Síndicos y de los funcionarios principales del Sistema de Retiro que actuaron durante el período auditado. El Sistema de Retiro tiene una página en Internet, a la cual se puede acceder mediante la siguiente dirección: Esta página provee información sobre el Sistema de Retiro y los servicios que presta. COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron remitidas a la CPA Marieolga Angleró Bruno, Administradora del Sistema de Retiro, mediante cartas de nuestros auditores, del 27 de febrero y 21 de marzo de En las referidas cartas se incluyeron anejos con detalles de las situaciones comentadas. 1 Informe de Valoración Actuarial al 30 de junio de 2010 preparado por el actuario consultor el 31 de agosto de Un déficit existe cuando las obligaciones son mayores que los bienes del Sistema de Retiro. En las obligaciones se incluyen las obligaciones del Sistema de Retiro con sus pensionados y las obligaciones contraídas con los empleados activos.

7 RF Mediante cartas del 29 de marzo y 11 de mayo de 2012, la Administradora remitió sus comentarios a los hallazgos incluidos en las cartas de nuestros auditores. Los comentarios de dicha funcionaria se consideraron al redactar el borrador de este Informe. El borrador de los hallazgos de este Informe se remitió a la Administradora, al entonces Presidente Interino de la Junta de Síndicos Lcdo. Luis M. Morales Tañón, al ex-presidente de la Junta de Síndicos y ex-administrador, Sr. Otoniel Cruz Carrillo, y a los ex-presidentes de la Junta de Síndicos, Ings. Juan F. Alicea Flores, Miguel A. Cordero López, Edwin Rivera Serrano y Jorge A. Rodríguez Ruiz (Hallazgo 1), por cartas del 28 de febrero de Mediante cartas del 12 de marzo y 4 de abril de 2013, se concedieron a la Administradora prórrogas hasta el 2 y 18 de abril, para remitir sus comentarios a los referidos hallazgos. Mediante cartas del 18 de marzo, nos comunicamos nuevamente con el entonces Presidente y ex-administrador, y con los ex-presidentes, para que remitieran sus comentarios sobre el borrador de los hallazgos del Informe que les fue remitido. La Administradora contestó el borrador de los hallazgos de este Informe mediante carta del 26 de abril de En los hallazgos incluimos algunos de sus comentarios. El ex-presidente de la Junta de Síndicos, ingeniero Alicea Flores, informó mediante comunicación del 25 de marzo de 2013, que no tenía comentarios al Hallazgo del Informe que le fue remitido. Los ex-presidentes de la Junta de Síndicos, ingenieros Cordero López, Rivera Serrano y Rodríguez Ruiz no emitieron comentarios a los hallazgos del Informe que les fue remitido. OPINIÓN Y HALLAZGOS Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder demuestran que las operaciones fiscales objeto de este Informe, se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los hallazgos del 1 al 3 que se comentan a continuación.

8 6 RF Hallazgo 1 - Falta de reglamentación relacionada con la entrega de cheques de préstamos hipotecarios Situaciones a. El Departamento de Contabilidad y Finanzas del Sistema de Retiro es dirigido por un Gerente Auxiliar y está compuesto por las secciones de Informes Financieros, Contabilidad de Préstamos, y Control y Desembolsos. Cada una de las secciones es dirigida por un supervisor que responde a un Gerente Auxiliar. La Sección de Control y Desembolsos es responsable, entre otras cosas, de preparar los comprobantes de desembolso y de la entrega de los cheques relacionados con los préstamos hipotecarios y personales. Para preparar los comprobantes de desembolso de los préstamos personales, la Sección de Control y Desembolsos recibe de la Sección de Préstamos Personales el Informe Préstamos Concedidos acompañado de las solicitudes de préstamo. Un Oficinista Revisor y Procesador de Comprobantes (Oficinista) verifica la información, cancela los documentos con el sello de pagado, prepara los comprobantes de desembolso e imprime los cheques o los avisos de depósito directo correspondientes. El Oficinista entrega los comprobantes junto con los informes, las solicitudes y los cheques o avisos de depósito directo al Supervisor de la Sección para que autorice los pagos. Un prestatario puede autorizar la entrega del cheque a una persona particular mediante el formulario Autorización Entrega de Cheques (CN ). En esos casos, un Oficinista General envía al prestatario, a través de la Sección de Correo y Mensajería de la División de Servicios Generales de la AEE (Sección de Correo y Mensajería), una Confirmación de Recibo de Cheque para corroborar que el cheque fue recibido. En los préstamos hipotecarios se emiten cheques por diferentes conceptos. La Sección de Control y Desembolsos realiza la entrega de los cheques por concepto de gastos de tasación, estudio de título, cancelación de hipotecas previas, y pólizas de seguro, entre otros.

9 RF Para dicha entrega, se utiliza el Registro de Entrega de Cheques. El Registro provee para incluir, entre otras cosas, la fecha y el número de cheque, el nombre del beneficiario, el importe, la firma de la persona que recoge el cheque y la fecha en que lo recogió. Del 1 de julio de 2006 al 31 de diciembre de 2011, el Sistema de Retiro otorgó 488 préstamos hipotecarios por $48,330,227 y 75,014 préstamos personales por $2,220,155,352. El examen realizado reveló que al 31 de diciembre de 2011 la Junta de Síndicos no había establecido procedimientos escritos para regir las actividades relacionadas con la entrega de los cheques de los préstamos hipotecarios a los prestatarios. Esto, con el propósito de proveer, entre otras cosas, instrucciones específicas relacionadas con la información a incluir en el Registro de Entrega de Cheques y la entrega de cheques a personas particulares autorizadas por los prestatarios. Criterios En el Artículo 6.(5) del Reglamento del Sistema de Retiro se establece que la Junta de Síndicos podrá establecer reglas para la administración y funcionamiento del Sistema de Retiro. En consonancia con esto y como norma de sana administración y de control interno, la Junta debe emitir procedimientos que sirvan de guía a los empleados y a los funcionarios que son responsables del trámite y la entrega de los cheques relacionados con los préstamos hipotecarios y que garanticen la uniformidad en estos procesos. Efectos La situación comentada le impide al Sistema de Retiro mantener un control adecuado de las operaciones relacionadas con la entrega de los cheques de préstamos hipotecarios. Esto puede dar lugar a que no se observen procedimientos uniformes en relación con dichas operaciones.

10 8 RF Causa La situación comentada se atribuye a que la Junta de Síndicos no cumplió con su responsabilidad de establecer procedimientos escritos para regular las actividades relacionadas con la entrega de los cheques de los préstamos hipotecarios a personas particulares. Comentarios de la Gerencia En la carta de la Administradora, esta nos informó, entre otras cosas, lo siguiente: En reunión de Junta de Síndicos celebrada el 23 de julio de 2012, se aprobó el Procedimiento para la Entrega de Cheques Otorgamiento de Préstamos Hipotecarios mediante la Resolución [sic] Consideramos las alegaciones de la Administradora, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Esto, debido a que el procedimiento aprobado mediante la Resolución no contiene instrucciones específicas relacionadas con las actividades mencionadas en este Hallazgo. Véanse las recomendaciones de la 1 a la 3. Hallazgo 2 - Gestiones de cobro inefectivas, deficiencias en el otorgamiento de un plan de pago y en el recobro de un préstamo regular de un miembro en proceso de jubilación, y recargos no aplicados a los préstamos personales en atraso Situaciones a. La Sección de Administración de Préstamos del Departamento de Préstamos del Sistema de Retiro es responsable de, entre otras cosas, realizar las gestiones de cobro de los préstamos personales con atrasos. Una Oficinista de Servicios genera del Sistema de Préstamos el Informe de Préstamos en Atraso para identificar los préstamos con atrasos. Dicho Informe se utiliza, además, como registro de las gestiones de cobro realizadas por la Oficinista de Servicios. La Oficinista de Servicios prepara hasta tres cartas de cobro, al cabo de las cuales, de no recibirse el pago, se establece un plan de pago, el cual se comenzará a descontar del salario del empleado. Si el prestatario no devenga un salario como empleado de la AEE o

11 RF renunció a su empleo en la Corporación, pero optó por dejar sus aportaciones y su préstamo activo, en la tercera carta de cobro se le notifica que se tomarán acciones legales para el cobro. La Supervisora General de la Sección de Administración de Préstamos firma las cartas de cobro y supervisa las operaciones relacionadas con las gestiones de cobro. Dicha funcionaria responde a la Gerente del Departamento de Préstamos. Al 23 de enero de 2012, el Sistema de Retiro tenía 350 préstamos personales morosos por $1,849,043. Seleccionamos para examen 4 préstamos personales por $150,493, que al 23 de enero de 2012 reflejaban atrasos ascendentes a $87,171. Los atrasos fluctuaban entre 29 y 65 meses. El examen de las gestiones de cobro realizadas a los 4 préstamos personales reveló lo siguiente: 1) En 1 préstamo (25%) por $5,068 otorgado el 23 de febrero de 2006, la última gestión de cobro realizada fue el 4 de septiembre de Al 23 de enero de 2012, la deuda del préstamo ascendía a $4,845. Al 17 de febrero de 2012, transcurridos 53 meses desde la última gestión de cobro, la Supervisora General no había referido el caso a la Gerente del Departamento de Préstamos para que esta, en conjunto con la Administradora, determinara si lo refería a la Junta de Síndicos para el cobro de las aportaciones o al abogado para el cobro por la vía judicial. 2) En un préstamo por $32,058 otorgado el 9 de agosto de 2005, la última gestión de cobro fue realizada mediante carta del 1 de octubre de En dicha carta, la Supervisora de Administración de Préstamos sobre Hogares 3 (Supervisora) le ofreció a la prestataria un plan de pago de $100 catorcenales para cubrir el atraso de $11,354. El 23 de octubre de 2007 mediante el 3 Para octubre y noviembre de 2007, una Supervisora de Administración de Préstamos sobre Hogares realizaba las funciones de la Supervisora General.

12 10 RF documento Descuentos Voluntarios 4 aprobado por la Supervisora se estableció que el descuento catorcenal para el plan de pago sería de $75. El 5 de noviembre de 2007 la Supervisora aprobó un segundo documento Descuentos Voluntarios para descontinuar el descuento de $75 del plan de pago. El 14 de noviembre de 2007 la Supervisora aprobó un tercer documento Descuentos Voluntarios para establecer un descuento catorcenal de $20 para el plan de pago. Nuestro examen reveló que: a) Los términos establecidos en el plan de pago otorgado al prestatario no protegen los mejores intereses del Sistema de Retiro. Según dichos términos se requieren 565 pagos catorcenales para saldar la deuda, lo que equivaldría a 21 años. Este período excede el término del préstamo otorgado, el cual era de 208 plazos. b) El 13 de diciembre de 2008 la prestataria se acogió a una licencia sin sueldo. Los últimos pagos al préstamo y al plan de pago fueron registrados el 22 de agosto de Al 23 de enero de 2012, los atrasos ascendían a $27,333. El Sistema de Retiro no nos suministró evidencia de que se realizaron gestiones de cobro adicionales para este caso. Al 17 de febrero de 2012, la Oficinista de Servicios no había referido el caso a la Supervisora General para que esta, a su vez, lo refiriera a la Gerente del Departamento de Préstamos para que, en conjunto con la Administradora, determinaran la acción a seguir, y de ser necesario refiriera el caso para cobro por vía judicial. Esto, a pesar de que habían transcurrido 29 meses desde el incumplimiento de los pagos del préstamo y del plan de pago. 4 Documento que se utiliza para informar al Departamento de Nómina la cantidad que se descontará catorcenalmente del sueldo de los empleados para cubrir atrasos en el pago de préstamos personales o hipotecarios.

13 RF ) El préstamo personal opción diferida 5 por $34,334 seleccionado en la muestra se otorgó el 7 de agosto de Los primeros dos pagos del préstamo con fechas del 30 de septiembre y 30 de octubre no se recibieron. El 25 de noviembre de 2009 la Supervisora General envió mediante correo certificado una carta de cobro al prestatario con la advertencia de que el balance del préstamo se cobraría de las aportaciones acumuladas de no recibirse los pagos en atraso. El 9 de agosto de 2011, la Supervisora General envió una segunda carta de cobro mediante correo certificado para solicitarle al prestatario los pagos en atraso, los cuales a dicha fecha ascendían a $11,178. En esta segunda carta también se incluyó la advertencia de que el balance del préstamo se cobraría de las aportaciones acumuladas de no recibirse los pagos en atraso. Al 17 de febrero de 2012, el balance de cancelación del préstamo ascendía a $41, A dicha fecha, el prestatario no había efectuado ningún pago, por lo que el préstamo tenía 29 plazos vencidos 7. Nuestro examen reveló que, a pesar de que se incluyó la advertencia en las cartas enviadas, al 17 de febrero de 2012 la Supervisora General no había referido el caso a la Gerente del Departamento de Préstamos para que esta, a su vez, lo refiriera al Gerente del Departamento de Contabilidad y Finanzas para el cobro del balance del préstamo de las aportaciones del prestatario. El referido fue realizado el 13 de abril de 2012, luego del examen de nuestros auditores. 4) Cuando un miembro activo del Sistema de Retiro se jubila y adeuda un préstamo personal, el balance de dicho préstamo está 5 El Préstamo Personal Opción Diferida se otorga a los miembros que son elegibles para recibir una pensión diferida. Es elegible para recibir una pensión diferida al cumplir 60 años de edad aquel miembro que renuncia a la AEE con 10 años o más de servicio acreditados, y deja sus aportaciones en el Sistema de Retiro. En este caso el empleado renunció a la AEE en julio de 2009 y dejó aportaciones por $59,472 en el Sistema de Retiro. 6 $34,334 del principal y $6,772 de intereses. 7 De septiembre de 2009 a enero de 2012.

14 12 RF garantizado por el Beneficio del Año de Sueldo 8. Aquellos miembros que tengan un préstamo personal cuyo balance exceda el 50% del Beneficio del Año de Sueldo, pueden solicitar la Liquidación Parcial Año de Sueldo (Opción 3). Mediante esta, un 50% del Beneficio se aplica al balance del préstamo y el restante 50% se deja en el Sistema de Retiro como colateral de un Préstamo Personal Opción 3 Liquidación Parcial Año de Sueldo (Préstamo Personal Opción 3). Este es un préstamo nuevo que se genera cuyo principal es el balance del préstamo que tenía el prestatario y que no fue cubierto con el 50% del Beneficio del Año de Sueldo. Este nuevo préstamo será pagado mediante descuentos mensuales a la pensión del prestatario durante el año siguiente a su jubilación. Cumplido el año, el balance adeudado, si alguno, se liquida con el colateral dejado en el Sistema de Retiro y de existir un sobrante, se devuelve al pensionado. En un préstamo personal regular por $79,033, otorgado el 22 de septiembre de 2008, el prestatario se acogió a la jubilación el 2 de enero de En el expediente de jubilado del prestatario nuestros auditores encontraron la Solicitud Pago de Beneficio Año de Sueldo, mediante la cual el prestatario solicitó la Opción 3 con la liquidación parcial del Beneficio del Año de Sueldo. Además, en el expediente estaba el formulario Beneficio por Muerte 9, el cual fue preparado por un Oficinista de Pensiones el 23 de febrero de Nuestro examen reveló que, al 22 de febrero de 2012, la Supervisora de la Sección de Pensiones y Beneficios no había aprobado el formulario Beneficio por Muerte ni remitido el mismo al Departamento de Contabilidad y Finanzas. Esto, a pesar 8 Todo miembro que se jubile o fallezca en servicio activo, tiene derecho a recibir, él o sus beneficiarios, el Beneficio del Año de Sueldo. Este se determina mediante la compensación que el miembro devengó el año anterior a su jubilación o muerte. 9 El formulario Beneficio Año de Sueldo, anteriormente era Beneficio por Muerte. Un Oficinista de Pensiones prepara este formulario para determinar la distribución del Beneficio. El mismo es aprobado por la Supervisora de la Sección de Pensiones y Beneficios, y enviado al Departamento de Contabilidad y Finanzas para ser aplicado a la cuenta del prestatario.

15 RF de que el formulario estaba completado desde el 23 de febrero de Como consecuencia de esto, no se aplicó el 50% del Beneficio al balance del préstamo ni se generó el Préstamo Personal Opción 3 por el balance no cubierto por el 50% del Beneficio. Tampoco se ordenaron descuentos mensuales a la pensión del prestatario por concepto de pago de préstamo. Por otro lado, en la Sección de Administración de Préstamos no tomaron ninguna acción sobre el préstamo personal regular, el cual, transcurridos 37 meses desde el último pago recibido (27 de diciembre de 2008), acumulaba aún pagos en atraso e intereses sobre el balance total. Al 23 de enero de 2012, el préstamo reflejaba atrasos por $40,868. b. Al 23 de enero de 2012, la Administradora no había solicitado a la Oficina de Informática la reprogramación del Sistema de Préstamos para la aplicación a los préstamos personales en atraso del recargo establecido en el Procedimiento de Cobro. Dicho Procedimiento establece que tanto a los préstamos de amortización mensual como a los de amortización catorcenal, se les aplique un recargo de un 5% del pago mensual o catorcenal, una vez vencido el período de gracia concedido para el pago de los mismos 11. El Sistema de Préstamos no está programado para aplicar este recargo, por lo que a los préstamos personales en atraso no se les impone el mismo. Como ejemplo de esto, en el caso de los 4 préstamos personales por $150,493 seleccionados en la muestra que mencionamos en el apartado a., los cuales al 23 de enero de 2012 reflejaban atrasos que fluctuaban entre 29 y 65 meses, se dejaron de imponer recargos por $4, El 22 de febrero de 2012, luego del examen de nuestros auditores, el Gerente Auxiliar del Departamento de Pensiones y Beneficios aprobó el documento Beneficio por Muerte y envió el mismo al Departamento de Contabilidad y Finanzas. 11 En los préstamos de amortización mensual, el período de gracia es de 15 días a partir de la fecha de vencimiento, la cual es el día primero de cada mes. En los préstamos de amortización catorcenal, el período de gracia es de 7 días a partir de la fecha de vencimiento, la cual es cada catorcena.

16 14 RF Criterios La situación comentada en el apartado a.1) es contraria a lo establecido en el Artículo IV.14 del Procedimiento Para el Cobro de Préstamos en Atraso (Procedimiento de Cobro), aprobado el 28 de diciembre de 2007 por la Junta de Síndicos. Las situaciones comentadas en el apartado a.2) son contrarias a lo establecido en los artículos III.16, y IV.8 y 25 del Procedimiento de Cobro. La situación comentada en el apartado a.3) es contraria a lo establecido en el Artículo III-A.3 del Reglamento de Préstamos Personales. La situación comentada en el apartado a.4) es contraria al Artículo 4(9)(b) del Reglamento del Sistema de Retiro en el cual se establece, entre otras cosas, que si a la fecha de la jubilación un miembro tiene un préstamo personal cuyo balance excede el 50% del Beneficio Año de Sueldo, puede liquidar sujeto a ciertas condiciones. En consonancia con esto, el Sistema de Retiro debe establecer mecanismos de control que le permitan tramitar en un tiempo prudente la liquidación del Beneficio, aplicar los importes correspondientes a los balances de los préstamos y ordenar los descuentos mensuales necesarios para liquidar los remanentes, si alguno. La situación comentada en el apartado b. es contraria a lo establecido en el Artículo VI, Sección 1-A de los Estatutos (By-Laws) de la Junta de Síndicos del Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica, según enmendados, aprobados el 19 de junio de Efectos Las situaciones comentadas dificultan al Sistema de Retiro el ejercer un control adecuado sobre el cobro de los préstamos personales. Esto puede propiciar que los mismos se conviertan en incobrables con las consiguientes pérdidas para el Sistema de Retiro. Además, la falta de controles sobre las operaciones relacionadas con el otorgamiento de los planes de pago puede propiciar que los mismos no cumplan con el propósito por el cual se conceden y los préstamos se conviertan, de igual manera, en incobrables. [Apartado a.2)] Por otro lado, estas situaciones

17 RF privan al Sistema de Retiro de recursos que pudieran estar disponibles para cumplir con sus compromisos actuariales. Como ejemplo de esto, en el apartado a.2) y 3), posterior a que le notificamos estas situaciones al Sistema de Retiro, se descontaron $40,773 y $41,528 de los beneficios y las aportaciones de los prestatarios, respectivamente, para la cancelación de los préstamos 12. La situación comentada en el apartado a.4) no permitió que el Departamento de Contabilidad y Finanzas realizara las operaciones necesarias para aplicar el 50% del Beneficio de Año de Sueldo al balance del préstamo. Impidió además, que se originara el Préstamo Personal Opción 3 con los correspondientes descuentos mensuales de la pensión del prestatario. En el caso de los cuatro préstamos personales en atraso mencionados no se impusieron recargos por $4,356. [Apartado b.] Causas Las situaciones comentadas en el apartado del a.1) al 3) obedecen, principalmente, a que los empleados que se desempeñaron como Oficinista de Servicios y como Supervisor General de la Sección Administración de Préstamos, no cumplieron adecuadamente con sus responsabilidades y se apartaron del cumplimiento de las disposiciones de la reglamentación mencionada. Además, los funcionarios que se desempeñaron como Gerente del Departamento de Préstamos, no ejercieron una supervisión adecuada de dichas operaciones. La situación comentada en el apartado a.4) obedece a que la Supervisora de la Sección de Pensiones y Beneficios no cumplió con su responsabilidad de procesar la liquidación del Beneficio de Año de Sueldo solicitada por el prestatario. El Gerente del Departamento de Pensiones y Beneficios no supervisó adecuadamente estas operaciones. La situación comentada en el apartado b. obedece a que la Administradora no protegió los mejores intereses del Sistema de Retiro al no solicitar la reprogramación del Sistema de Préstamos. 12 En los $40,773 se cobraron $27,685 del principal y $13,088 de intereses, y en los $41,528 se cobraron $34,334 del principal y $7,194 de intereses.

18 16 RF Comentarios de Gerencia En la carta de la Administradora, esta nos informó, entre otras cosas, lo siguiente: Se impartieron instrucciones para ser más efectivos en las gestiones de cobro y agilizar el proceso. Sin embargo, el caso de referencia era parte de una reclamación de la AEE. Estas son situaciones producto de la particularidad de las relaciones obrero patronales de la empresa con el Sistema de Retiro. [Apartado a.1)] Se impartieron instrucciones para que en el informe de préstamos en atrasos se incluya una explicación del cambio en la cantidad de los planes de pago, de haber alguno Además, en los planes de pago a otorgarse por más de 2 años se requiere la aprobación del Gerente del Departamento. [sic] [Apartado a.2)] Se impartieron instrucciones para ser más efectivos en las gestiones de cobro. Se están preparando expedientes por deudor que incluye la evidencia de las gestiones de cobro y las razones por las cuales no se han logrado los mismos. Para reforzar estos controles se referirá el informe de préstamos en atrasos al Comité de Auditoría, trimestralmente. [sic] [Apartado a.3)] Como medida correctiva la Supervisora de Pensiones y Beneficios aprobó la solicitud y se tramitó en la Sección de Control y Desembolsos. Además, se ordenó revisar todos los pagos de beneficios desde enero de [Apartado a.4)] Se revisará el procedimiento de cobro para atemperarlo a las situaciones actuales. [Apartado b.] Véanse las recomendaciones 2 y de la 4 a la 6. Hallazgo 3 - Deficiencia relacionada con las tablas de amortización de los préstamos personales a miembros activos Situación a. Los préstamos personales a miembros activos se amortizan en plazos catorcenales, que no deben exceder de 208 plazos y que se deducen del salario del miembro. En el caso de préstamos a miembros jubilados, los plazos son mensuales y los mismos no deben exceder de 120 plazos. Para los miembros activos, cada plazo incluirá el pago de los intereses diarios devengados, el Beneficio de Cubierta para

19 RF Criterio Préstamos Personales 13 y el principal. En el caso de los miembros jubilados, en cada plazo se incluye el pago del interés diario devengado y del principal. La distribución de la amortización del préstamo se presenta en la tabla de amortización conforme a los términos acordados. El examen de las tablas de amortización de 20 préstamos personales por $593,454 reveló que en 12 (60%) préstamos por $401,323 concedidos a miembros activos, las tablas de amortización reflejaban, al cabo de los 208 plazos, balances sin amortizar. Estos balances fluctuaban entre $1,062 y $196, y requerían de 2 a 4 plazos adicionales para su saldo. La situación comentada es contraria al Artículo III.A.1 del Reglamento de Préstamos Personales. Efectos La situación ocasiona que el Sistema de Retiro no recupere el principal y los intereses de los préstamos otorgados en el tiempo requerido por la reglamentación vigente. Además, puede propiciar el ambiente para la comisión de errores o irregularidades y que no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. Causa La situación comentada es indicativa de que la Administradora del Sistema de Retiro no ha implementado medidas para asegurarse de que las tablas de amortización de los préstamos personales a los miembros activos cumplan con lo establecido en la reglamentación vigente. Comentarios de Gerencia En la carta de la Administradora, esta nos informó, entre otras cosas, lo siguiente: Se identificó una solución y se está trabajando con la programación para que los descuentos de los préstamos personales 13 Es un beneficio hasta un máximo de $10,000 para los préstamos otorgados por el Sistema de Retiro a los miembros activos y cubre en caso de muerte, incapacidad física, o incapacidad emocional relacionada con un accidente laboral certificado por la Corporación del Fondo del Seguro del Estado.

20 18 RF sean por el periodo de la vigencia del mismo. Se modificaron las pantallas principales y se están realizando pruebas. Además, se está modificando la programación relacionada con la aplicación de los pagos. De acuerdo al resultado de las pruebas, estimamos que esta programación estará en producción para finales de mayo de Véanse las recomendaciones 2 y 7. RECOMENDACIONES A la Junta de Síndicos 1. Requerir a la Administradora que prepare y remita, en un tiempo razonable, para la consideración y aprobación de la Junta de Síndicos, procedimientos escritos para regular las actividades relacionadas con la entrega de los cheques relacionados con los préstamos hipotecarios a personas particulares autorizadas por los prestatarios. [Hallazgo 1] 2. Asegurarse de que la Administradora cumpla las recomendaciones de la 3 a la 7. [Hallazgos del 1 al 3] A la Administradora 3. Preparar y remitir, en un tiempo razonable, para la consideración y la aprobación de la Junta de Síndicos, procedimientos escritos para regular las actividades relacionadas con la entrega de los cheques relacionados con los préstamos hipotecarios a personas particulares autorizadas por los prestatarios. [Hallazgo 1] 4. Impartir instrucciones a la Gerente del Departamento de Préstamos para que se asegure de que la Supervisora General de la Sección de Administración de Préstamos vele por que: a. Se cumpla con el referido de los préstamos en atraso a los niveles de autoridad correspondientes, según dispuesto en el Procedimiento de Cobros. [Hallazgo 2-a.1) y 3)] b. Los planes de pago se aprueben conforme a los términos de pago establecidos en el Procedimiento de Cobros. [Hallazgo 2-a.2)] c. Se realicen gestiones de cobro en los casos de préstamos en atraso. [Hallazgo 2-a.2) y 4)]

21 RF Asegurarse de que el Gerente del Departamento de Pensiones y Beneficios supervise eficazmente a la Supervisora de dicha Secci6n y vele por que, en los casos que corresponda, se apruebe y se remita en un tiempo adecuado el formulario Beneficio por Muerte. [Hallazgo 2-a.4)] 6. Tomar las medidas necesarias para que se realice la reprogramaci6n del Sistema de Prestamos, de manera que se le impongan los recargos correspondientes a los prestamos personales en atraso una vez vencido el periodo de gracia concedido para el pago de los mismos. [Hallazgo 2-b.) 7. Tomar las medidas necesarias para que se corrijan las tablas de amortizaci6n de los prestamos personales a miembros activos, de manera que la amortizaci6n de los mismos se realice dentro de los plazos establecidos en el Reglamento de Prestamos Persona/es. [Hallazgo 3] AGRADECIMIENTO A los funcionarios y a los empleados Sistema de Retiro, les agradecemos la cooperaci6n que nos prestaron durante nuestra auditoria. Por:

22 20 RF ANEJO 1 SISTEMA DE RETIRO DE LOS EMPLEADOS DE LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA INFORMES PUBLICADOS INFORME FECHA CONTENIDO DEL INFORME RF dic. 12 Resultado sobre la evaluación de los controles internos y administrativos relacionados con los contratos de servicios profesionales y consultivos, la Junta de Síndicos, la reglamentación interna, la remisión de informes externos e internos, el Comité de Auditoría, los desembolsos y las recaudaciones

23 RF ANEJO 2 SISTEMA DE RETIRO DE LOS EMPLEADOS DE LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTIRICA MIEMBROS PRINCIPALES DE LA JUNTA DE SÍNDICOS PARA EL PERÍODO AUDITADO NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA Sr. Otoniel Cruz Carrillo Presidente dic dic. 11 Ing. Miguel A. Cordero López 15 ene sep. 11 Ing. Juan F. Alicea Flores oct ene. 09 Ing. Jorge A. Rodríguez Ruiz ene oct. 08 Ing. Edwin Rivera Serrano 1 jul ene. 07 Sr. José R. Rivera Rivera Vicepresidente 20 ago dic. 11 Sr. Rudy Cruz Vélez 1 jul ago. 10 Sra. Carmen L. Herrero García Secretaria 20 mar dic. 11 Sra. Dialma Freytes Díaz 1 jul mar Este puesto estuvo vacante del 1 de octubre al 15 de diciembre de Este puesto estuvo vacante del 16 al 30 de octubre de Este puesto estuvo vacante del 5 al 18 de enero de La Sra. Carmen L. Herrero García fue nombrada en la reunión de la Junta de Síndicos del 20 de marzo de 2009 como Secretaria de la Junta de Síndicos. Sin embargo, la Resolución , la cual recoge dicho nombramiento, fue aprobada el 13 de abril de El acta de la reunión de la Junta de Síndicos del 20 de marzo de 2009 fue certificada y firmada por la señora Herrero García.

24 22 RF ANEJO 3 SISTEMA DE RETIRO DE LOS EMPLEADOS DE LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL SISTEMA DE RETIRO PARA EL PERÍODO AUDITADO NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA CPA Marieolga Angleró Bruno Administradora 8 mar dic. 11 CPA Rafael Gómez Irizarry Administrador Interino 15 ene mar. 09 Sr. Otoniel Cruz Carrillo Administrador 1 jul ene. 09 Sr. José A. Arias Morales Sra. Ruth H. García Cintrón Gerente del Departamento de 1 jul dic. 10 Contabilidad y Finanzas 18 Gerente del Departamento de Préstamos 4 nov dic. 11 Sr. Enrique Cintrón Ortiz 19 1 jul nov. 07 Sr. Emilio J. Santori Rodríguez Gerente del Departamento de 20 feb dic. 11 Pensiones y Beneficios 20 Sr. Rafael Parés Alicea 1 jul mar. 09 Sr. Emilio J. Santori Rodríguez Sr. Alberto M. Vilá Nieves CPA Rafael Gómez Irizarry 22 Gerente Auxiliar del Departamento 1 jul feb. 11 de Pensiones y Beneficios 21 Gerente Auxiliar del Departamento de Contabilidad y Finanzas Supervisor Principal Interino de la Sección de Control y Desembolsos 23 1 jul dic ago dic Este puesto estuvo vacante del 26 de diciembre de 2010 al 31 de diciembre de El puesto en propiedad del Sr. Enrique Cintrón Ortiz es Supervisor Principal de la Sección de Informes Financieros del Departamento de Contabilidad y Finanzas, este estuvo en sustitución temporal como Gerente del Departamento de Préstamos. 20 Este puesto estuvo vacante del 8 de marzo de 2009 al 19 de febrero de El Sr. Celso Suárez Alfonzo, Supervisor General de la Sección de Nómina de Jubilados y Cónyuge Supérstite, estuvo a cargo del Departamento de Pensiones y Beneficios desde el 8 de marzo hasta el 19 de mayo de El puesto de Gerente Auxiliar del Departamento de Pensiones y Beneficios se reclasificó a Gerente del Departamento de Pensiones y Beneficios el 20 de febrero de El Sr. Rafael Gómez Irizarry fungió como Administrador Interino del Sistema de Retiro durante el período del 15 de enero de 2009 al 7 de marzo de Este puesto estuvo vacante del 29 de junio al 24 de agosto de 2008.

25 RF Continuación ANEJO 3 NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA Sr. Herminio Cardona Díaz 24 Supervisor Principal de la Sección de Control y Desembolsos 1 feb jun. 08 Sr. Rafael López Rivera 1 jul ene. 07 Sr. Armando Mojica Hernández Supervisor General de la Sección 17 dic dic. 11 de Préstamos Personales 25 Sr. Manuel Díaz Jové Sra. Michele C. Lube Lebrón Sra. Aixa Morales Malpica 26 Sr. Manuel Díaz Jové Sra. Ruth H. García Cintrón Sra. María Hernández Ramírez Supervisor General de la Sección de Préstamos Hipotecarios Supervisora General de la Sección de Préstamos Hipotecarios Supervisora General Interina de la Sección de Administración de Préstamos Sobre Hogares Supervisor General de la Sección de Administración de Préstamos Sobre Hogares 27 Supervisora General de la Sección de Administración de Préstamos sobre Hogares Supervisora de la Sección de Pensiones y Beneficios 26 ene dic jul ene ago dic dic ene jul nov jul dic Del 1 de febrero al 6 de mayo de 2007, ocupó el puesto en forma interina. 25 Este puesto estuvo vacante del 1 de julio al 16 de diciembre de Del 26 de enero de 2009 al 10 de agosto de 2010, la Sra. Aixa Morales Malpica, Supervisora de la Sección de Administración de Préstamos sobre Hogares, realizó las funciones de Supervisora General de la Sección de Administración de Préstamos Sobre Hogares. 27 Este puesto estuvo vacante del 4 de noviembre al 1 de diciembre de 2007.

26 MISIÓN Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo con la ley, y atender otros asuntos encomendados. Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo. PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios que ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se incluyen en la Carta Circular OC del 27 de junio de 2008, disponible en nuestra página en Internet. QUERELLAS Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono al (787) , extensión 1106, o al (sin cargo). También se pueden presentar mediante el correo electrónico Querellas@ocpr.gov.pr o mediante la página en Internet de la Oficina. INFORMACIÓN SOBRE LOS INFORMES DE AUDITORÍA En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye información sobre el contenido de dichos hallazgos. La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los informes es mediante la página en Internet de la Oficina. También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) , extensión INFORMACIÓN DE CONTACTO Dirección física: 105 Avenida Ponce de León Hato Rey, Puerto Rico Teléfono: (787) Fax: (787) Dirección postal: PO Box San Juan, Puerto Rico Internet: Correo electrónico: ocpr@ocpr.gov.pr