Métodos de distribución de los costos

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1 2 Métodos de distribución de los costos El modelo de calculo de los costos para las empresas es de suma importancia, porque estos son los que determinan la viabilidad del negocio, el grado de productividad y la eficacia en la utilización de los recursos; de ahí que, un modelo de costos no puede basarse solamente en asignar los costos sobre un factor determinado y para poder obtener un costo lo mas real posible se hace necesario buscar los métodos mas confiables posibles para la asignación de estos. Como los costos hospitalarios representan una herramienta gerencial a la hora de tomar decisiones importantes, y las instituciones no tienen una estructura de costos adecuada o la información no se actualiza en la medida que pasa el tiempo, se cometen demasiados errores al momento de entregar resultados. Para evitar lo anterior, se necesita un respaldo administrativo y gerencial y un líder que implemente todos los procesos del sistema de costos hospitalarios involucrando toda la comunidad hospitalaria. Por supuesto cada institución esta en libertad de escoger el sistema que mas le convenga, es importante anotar que la normatividad de la LEY 100 DE 1993, no exige que sea un sistema determinado, lo único importante es que el sistema escogido tenga un valor técnico comprobado y aplicable. Esencialmente quién o quiénes son las personas que necesitan la información de costos? La respuesta es obvia, los costos constituyen una herramienta gerencial y son los gerentes los que en un momento determinado necesitan de la información. Debe resaltarse que los costos no son realizados únicamente por una sola persona, el líder, es el facilitador para obtener toda la información, plasmarla, desarrollarla y presentarla a los directivos de la institución. Debe entenderse además que en costos nadie tiene la última palabra y que todos los días en nuestro ejercicio cotidiano estamos recopilando información que servirá para el cumplimiento y desarrollo de los costos en salud; por estoes importante que el sistema de costos sea flexible, dinámico y que se adapte a los cambios que se presentan tanto a nivel interno como externo.

2 3 El modelo de costos tradicionalmente aplicado a las empresas en los últimos tiempos ha perdido validez, ya que la eficiencia productiva no se remite únicamente a la maximización de la producción y a la minimización de los costos. En el ejercicio de la medicina se establece que cuando existen múltiples técnicas diferentes de una cirugía es porque no hay ninguna que sea lo suficientemente buena, esto mismo al parecer pasa con los métodos de distribución de costos, existen muchos, la mayoría de ellos desarrollados hacia las empresas encargadas de la producción de bienes y no de servicios. Análisis por centros de costos Se define el costo como la sumatoria de todos los recursos necesarios para la prestación de un servicio o la producción de un bien. También puede definirse como la medición, en valores monetarios, de la cantidad de recursos utilizados en la producción y venta de un bien o prestación de un servicio. Son elementos del costo los recursos necesarios para la prestación de los servicios, en ellos se incluyen la mano de obra directa, los materiales directos y los costos indirectos. La mano de obra directa se compone de los valores generados por el recurso humano (médicos, enfermeras, instrumentadoras). Los materiales directos son los que se transforman en parte integral del servicio (Oxígeno, suturas, medicamentos, etc). Los costos indirectos son los que no se identifican fácilmente con el servicio que se presta (Personal administrativo, servicios públicos, impuestos, seguros, etc). En la tabla siguiente se listan los elementos y le recurso humano que se debe tener en cuenta para el calculo del costo de un procedimiento quirúrgico con respecto al manual SOAT y en un hospital donde se contraten médicos por honorarios; también se lista el tipo de elemento y el tipo de costo al que pertenece el elemento.

3 4 DERECHOS DE SALA NOMBRE ELEMENTO TIPO DE COSTOS Enfermera jefe. Mano de obra Directo Fijo Instrumentadora Mano de obra Directo Fijo circulante Mano de obra Directo Fijo Auxiliar Mano de obra Directo Fijo aseador Mano de obra Directo Fijo Secretaria Mano de obra Indirecto Fijo Insumos de anestesia Suministros Indirecto variable Maquina de anestesia Gastos generales directo Fijo Monitor Gastos generales Directo Fijo Mesa de cirugía Gastos generales Directo Fijo Mesas de instrumentación Gastos generales Directo Fijo Cielítica Gastos generales Directo Fijo Recuperación Directo Ropa (esterilización) Gastos generales directo variable Asignación indirectos Personal administrativo, servicios públicos, impuestos, seguros, etc. MATERIALES Suministros cirugía Suministros Directo Variable Honorarios cirujano Mano de obra Directo Variable Honorario Ayudante Mano de obra Directo Variable HONORARIOS Honorario Anestesiólogo Mano de obra Directo Variable Chequeo Preanestésico Mano de obra Directo Variable Pueden determinarse el costo de atención desde diferentes formas: (1) HISTORICO que es el costo causado en un periodo pasado y sirve de pauta para establecer uno futuro, (2) PRESUPUESTADO que es aquel que se espera generar en un futuro, en el corto o largo plazo, (3) FINANCIERO que es el costo que va relacionado con la utilización de fuentes externas de fondos para la financiación de la empresa, como los intereses y el costo de capital (planta y equipos), (4) ADMINISTRATIVO es el costo general de la institución. Desde el punto de vista funcional, el costo puede ser ADMINISTRATIVO y OPERATIVO, el administrativo es el costo de la estructura administrativa de la empresa y el operativo el costo involucrado en el proceso de prestación del servicio. Para una adecuada asignación de los costos deben establecerse CENTROS DE COSTOS que son el conjunto de bienes físicos, materiales y técnicos que interactúan a través del recurso humano con el objeto de producir un servicio, coordinados bajo una responsabilidad definida.

4 5 Centro de costos, también denominado Unidad de Producción consiste en la agrupación física o funcional del proceso o procesos de producción donde podemos asignar de manera independiente y claramente definida los insumos requeridos para la generación de un producto o grupo de productos. La forma elemental y básica de agrupar los costos de los productos es el centro de costos, donde se ubica un producto o productos lo más homogéneos entre si y los mas heterogéneos con los demás. Una característica fundamental del centro de costo es que debe dar elementos claros de administración o de lo contrario si varios centros perciben una sola administración deberían ubicarse como un solo centro de costo; esta es la razón por la que los centros de costos varíen de institución a institución por cuanto los niveles de administración son muy variables e incluso varían a través del tiempo. Características de un centro de costo: 1. Administrable da origen a políticas, planes, programas en general se gerencia independiente de otros centros de costos. 2. Posee recursos físicos, tecnológicos y personal determinados que constituyen el costo directo de dicho centro de costo. 3. Produce bienes o servicios diferenciables y diferentes a los de otros centros de costos. 4. Tiene la posibilidad clara de registrar el producto que lo constituye. Finalmente, el establecimiento de un centro de costos implica, por norma general, que sea factible el registro de las acciones o actividades desarrolladas, que los recursos dedicados al servicio sean computables en la unidad y finalmente que se disponga de un responsable del centro de costos. De esta forma se establecen centros de costos OPERATIVOS y de SERVICIOS GENERALES, los operativos son aquellos que prestan el servicio directamente sobre el usuario en forma especifica, los generales son aquellos cuya función es común a todos los centros operativos, les sirve de complemento, soporte administrativo y comúnmente su participación se origina para satisfacer solicitudes habituales de dichos centros (aseo, vigilancia, mantenimiento, administración, etc).

5 6 CENTRO DE COSTOS OPERATIVOS PRODUCTOS UNIDAD DE MEDIDA Consulta médica Consulta médica general Número de consultas de medicina general Consulta especializada Consulta de especialistas Número de consultas de especialistas Salas de cirugía Cirugía Número de cirugías realizadas Observación en UCPA Hora cama Ocupada Número de horas cama ocupada El paso preliminar para la aplicación de un sistema de costos es la realización de un análisis técnico administrativo para conocer en forma integral la institución, haciendo énfasis en el manejo y organización de los recursos de esta: personal vinculado -métodos que usa-, actuación y ejecución, bienes involucrados en la producción e instrumentos utilizados en el desempeño de las funciones. Seguidamente, se diligencian los instrumentos relacionados con la recolección de los datos financieros de costos, así: 1. Personal vinculado y asignación de tiempo a cada centro de costos: la finalidad de esta fase se sitúa en señalar el lapso en unidades de tiempo que cada funcionario destina a los diversos centros de costos. La información necesaria se recolecta del plan de cargos liquidado con sueldos, prestaciones, auxilios, aportes parafiscales, EPS y fondos de pensiones. 2. Bienes materiales: se fundamenta en conocer la disposición de espacios físicos, de equipos, insumos, salidas de energía y agua hacia los centros operativos y de servicios generales. El valor de este recurso se deriva de los registros de compra y adquisición y del listado de despachos que produce el almacén a los distintos centros operativos. 3. Gastos generales: este elemento esta constituido por: a. Servicios públicos (Agua, luz, teléfono) b. Comunicaciones (Internet, cable, telegramas, portes) c. Elementos de aseo d. Papelería, impresos y publicaciones

6 7 e. Mantenimiento y reparaciones f. Combustibles y lubricantes g. Depreciación h. Otros (seguros, pólizas de manejo, uniformes, etc) 4. Unidades de producción registradas: finalmente el análisis termina con el examen de los patrones de medida o unidades utilizados para registrar las actividades. El calculo de los costos directos de un centro de costos esta constituido por el valor de la mano de obra directa, el valor de la materia prima y los suministros causados en la generación de un bien o servicio. Conformar el total del costo indirecto en un centro de costos, implica previamente la asignación proporcional del costo que demandó de los centros de servicios generales mediante el siguiente método:

7 8 El método de calculo de costos por unidad se aplica únicamente para construir promedios generales en aquellos centros en los que la producción de bienes y servicios adopta como patrón una unidad homogénea. Aquellos centros donde la producción considera múltiples variables sujetas a la mayor o menor complejidad en su desarrollo, precisan de un método especifico y propio. Sistema de costos basado en las actividades (ABC) El costeo por actividades aparece a mediados de la década de los 80, determinando que el costo de los productos o servicios debe comprender el costo de las actividades necesarias para prestar el servicio, venderlo y el costo de las materias primas. Desde el punto de vista del costeo tradicional, estos asignan los costos indirectos utilizando generalmente como base los productos o servicios a prestar, a diferencia del ABC que identifica que los costos indirectos son asignables no con base a los productos o servicios, si no a las actividades que se realizan para producirlos. Por tal motivo el modelo ABC permite mayor exactitud en la asignación de los costos de las empresas y permite la visión de ellas por actividad. Las entidades hospitalarias no pueden realizar tareas que no generen valor, deben eliminarse todas aquellas que no ayuden al desempeño eficaz de los factores productivos, por que este valor es lo que da el posicionamiento privilegiado. El modelo de costeo ABC se fundamenta en la agrupación en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los servicios de la entidad. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a través de su consumo con el costo de los productos. Lo más importante es conocer la generación de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no añadan valor.

8 9 Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultanea, para así obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la producción y el valor que agregan a cada proceso. Los procesos se definen como toda la organización racional de instalaciones, tecnología, recurso humano y procedimientos para conseguir el resultado final. Las actividades y los procesos para ser operativos desde el punto de vista de la eficiencia, necesita ser homogéneos para medirlos en funciones operativas de los servicios o productos. En el proceso de identificación dentro del modelo ABC se debe en primer lugar ubicar las actividades de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor, para que en el momento que se inicien operaciones, la organización tenga la capacidad de responder con eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. Después que se hayan especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los transmisores de costos y la relación de transformación de los factores para medir con ello la productividad. Un estudio de la secuencia de actividades y procesos, unido a sus costos asociados, podrá ofrecer a las directivas de la organización una visión de los puntos críticos de la cadena de valor, así como la información relativa para realizar una mejora continua que puede aplicarse en el proceso creador de valor. Al tener identificadas y establecidas las actividades, los procesos y los factores que miden la transformación de los factores, es necesario aplicar al modelo una fase operativa de costos ya que es sabido que toda actividad y proceso consume un costo, como así los productos y servicios consumen una actividad. En este modelo los costos afectan directamente la materia prima y la mano de obra frente a los productos finales. Como las actividades cuentan con una relación directa con los productos, con el sistema de costos basado en las actividades se logra transformar los costos indirectos respecto a los productos en costo directo respecto de las actividades, lo que conlleva a una forma más eficaz de la transformación del costo de los factores en el costo de los productos y servicios. Los estudiosos de este sistema tienen variadas teorías sobre la finalidad del modelo, dentro de las más utilitarias se pueden extractar:

9 10 Producir información útil para establecer el costo por producto. Obtención de información sobre los costos por líneas de producción. Análisis ex-post de la rentabilidad. Utilizar la información obtenida para establecer políticas de toma de decisiones de la dirección. Producir información que ayude en la gestión de los procesos productivos. La implementación de un sistema de costos ABC trae los siguientes beneficios: Facilita el costeo justo por línea de producción, particularmente donde son significativos los costos generales no relacionados con el volumen. Analiza otros objetos del costo además de los productos. Indica inequívocamente los costos variables a largo plazo del producto. Produce medidas financieras y no financieras, que sirven para la gestión de costos y para la evaluación del rendimiento operacional. Ayuda a la identificación y comportamiento de costos y de esta forma tiene el potencial para mejorar la estimación de costos. La implementación de un sistema de costos ABC puede tener las siguientes limitaciones: Existe poca evidencia que su implementación mejore la rentabilidad corporativa. No se conocen consecuencias en cuanto al comportamiento humano y organizacional. La información obtenida es histórica. En las áreas de control y medida, sus implicaciones todavía son inciertas. Como conclusión final se debe tener en cuenta que el sistema de costos basado en las actividades se instaura como una filosofía de gestión empresarial, en la cual deben participar todos los individuos que conformen la empresa, hasta los más altos directivos, ya que al tener cubiertos todos los sectores productivos, se lleva a la institución a conseguir ventajas competitivas y comparativas frente a las entidades que ejercen su misma actividad.

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