Código de Ética y Conducta Empresarial. Enero de 2015

Transcripción

1 Código de Ética y Conducta Empresarial Enero de 2015

2 ÍNDICE 4 ADOPCIÓN DE PRÁCTICAS COMERCIALES ADECUADAS 24 NUESTROS VALORES 4 MENSAJE DEL PRESIDENTE Y DIRECTOR GENERAL 6 1 EL RESPETO DE NUESTRO CÓDIGO TODOS ESTAMOS COMPROMETIDOS CUMPLIMIENTO DE LA LEY INFRINGIR NUESTRO CÓDIGO NUESTRAS RESPONSABILIDADES LO QUE ESPERAMOS DE NUESTROS DIRECTIVOS EL COMPROMISO DE SNC LAVALIN 13 2 CONCENTRARSE EN NUESTROS EMPLEADOS Y EN NUESTRO LUGAR DE TRABAJO RESPETO MUTUO EN EL LUGAR DE TRABAJO SALUD Y SEGURIDAD DROGAS Y ALCOHOL PROTECCIÓN INFORMACIÓN PERSONAL Y PRIVADA NORMAS ANTIMONOPOLIO Y DE COMPETENCIA JUSTA NORMAS ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN Pagos por agilización de servicios Regalos y hospitalidad Lavado de dinero TERCEROS SOCIOS COMERCIALES FUNCIONARIOS DE GOBIERNO Contribuciones políticas Cabildeo CONTROLES DE COMERCIO Y BOICOTS RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL Derechos humanos Compromiso comunitario Donaciones y patrocinios Protección del medio ambiente 35 5 PROTECCIÓN DE NUESTROS ACTIVOS RECURSOS ELECTRÓNICOS CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN TRÁFICO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA PROPIEDAD INTELECTUAL PRÁCTICAS DE CONTABILIDAD Y MANTENIMIENTO DE REGISTROS COMUNICACIÓN EXTERNA 43 6 DENUNCIA E INVESTIGACIÓN DE VIOLACIONES Y QUEJAS OBLIGACIÓN DE DENUNCIAR INVESTIGACIONES INTERNAS 46 3 EVITAR CONFLICTOS DE INTERÉS EMPLEOS SECUNDARIOS Y ACTIVIDADES INCOMPATIBLES RELACIONES PERSONALES EN EL LUGAR DE TRABAJO 23 CÓMO TOMAR LA DECISIÓN CORRECTA 47 CONTACTOS 48 Nota: En el presente documento, toda referencia a SNC Lavalin significa, según lo requiera el contexto, el Grupo SNC Lavalin Inc. y todas las entidades siguientes, siempre y cuando la empresa tenga el control directo o indirecto de ellas: divisiones, unidades de negocios, oficinas regionales y filiales, así como sociedades colectivas, empresas conjuntas, concesiones de infraestructuras y consorcios. En los casos en los que el Grupo SNC Lavalin Inc. no ejerza o no pueda ejercer, directa o indirectamente, el control efectivo de una entidad dada o si las disposiciones reglamentarias o legales impiden que una entidad dada adopte e implemente la presente Política, SNC Lavalin debe recomendar a dicha entidad que adopte e implemente una política con un alcance similar y basada en principios conformes. 3

3 NUESTROS VALORES SALUD, SEGURIDAD, PROTECCIÓN Y MEDIO AMBIENTE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO ATENCIÓN EN EL CLIENTE RENDIMIENTOS PARA LOS INVERSIONISTAS TRABAJO DE EQUIPO Y EXCELENCIA RESPETO Tenemos la responsabilidad de proteger a toda persona que entre en contacto con nuestra empresa Tenemos un compromiso inquebrantable con la excelencia en materia de ética y cumplimiento El objetivo de nuestra existencia es servir a nuestros clientes y generar beneficios a largo plazo para sus empresas Buscamos recompensar la confianza de nuestros inversionistas al generar rendimientos competitivos en la industria, y al ejecutar proyectos vitales que les hagan sentir orgullosos La innovación, la colaboración, la competitividad y la visión son los elementos esenciales que nos caracterizan Demostramos constantemente el respeto por nuestras partes interesadas, nuestros socios y proveedores 5

4 Mensaje del Presidente y Director General Todos los días, muchas personas de todas partes del mundo se benefician como resultado de las obras que SNC Lavalin realiza a proximidad de sus hogares como los diversos proyectos de infraestructura de la Empresa (agua, energía, carreteras y recursos). Sin embargo nuestra actitud en el trabajo y la forma en la que nos comportamos es tan importante como lo que hacemos. Al hacer lo correcto de la manera adecuada, siempre y en cada situación, nos comprometemos a cambiar el panorama empresarial, así como el mundo que nos rodea. A medida que aceptamos nuevos desafíos y ampliamos nuestra presencia en mercados cada vez más complejos, una cosa que debe permanecer inalterable es nuestro sólido compromiso con los más altos estándares éticos de conducta empresarial en las relaciones entre colegas, con los clientes, accionistas, socios y proveedores. Actuar con integridad significa crear un entorno en el que todos estemos orgullosos de trabajar. Nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial es la brújula que nos indica la dirección correcta. Establece las expectativas en materia de integridad y ética en nuestras relaciones comerciales. Es importante cumplir no solamente con las disposiciones del Código sino también con su esencia. El Código no incluye todas las situaciones imaginables que podríamos enfrentar, pero contiene principios y estándares fundamentales que debemos respetar. En consecuencia, tengo la certeza de que usar nuestro sentido común y buen juicio nos permitirá mantenernos por el buen camino. Cada empleado es responsable de cumplir con los valores que nuestro Código promueve y tiene la obligación personal de hacerlo. Si en algún momento tiene dudas sobre cómo reaccionar frente a una situación difícil o si desea obtener más información, pida ayuda. No dude en consultar a su supervisor, agente de cumplimiento, representante de RR. HH. o al Centro de Consultas sobre Cumplimiento. Asimismo, todos tenemos la obligación y responsabilidad de denunciar, de buena fe, toda sospecha de violación al Código. El Código contiene varios recursos que pueden usarse para hacerlo, incluyendo la Línea Directa de Ética y Cumplimiento, que es un servicio anónimo. Quisiera agradecer personalmente a cada uno de ustedes por su constante dedicación a SNC Lavalin y por su compromiso de mantener los estándares establecidos en nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial. Trabajemos juntos para hacer de SNC Lavalin el proveedor mundial líder en materia de servicios de proyectos seguros, sostenibles, éticos y conformes con las reglamentaciones. ROBERT G. CARD PRESIDENTE Y DIRECTOR GENERAL GRUPO SNC LAVALIN INC. 7

5 1 EL RESPETO DE NUESTRO CÓDIGO 1.1 Todos Estamos Comprometidos El Código de Ética y Conducta Empresarial de SNC Lavalin ( nuestro Código ) busca promover la integridad y transparencia en la conducta de nuestra empresa y en nuestras relaciones con terceros. Nuestro Código se aplica a todos los empleados (permanentes, ocasionales, temporales, contractuales, de tiempo completo o parcial, etc.), consultores 1, personal prestado, representantes y miembros del Consejo de Administración de SNC Lavalin (en adelante llamados nuestros empleados o nosotros ). Para ser contratado por SNC Lavalin, todo el mundo debe cumplir con el Código, sus políticas y procedimientos subyacentes. Todos deberemos completar un proceso anual de certificación para asegurar que comprendemos bien nuestro Código y lo aplicamos adecuadamente a nuestras actividades diarias. Se espera que todo tercero con el que la empresa establezca una relación comercial comparta nuestros valores y muestre altos estándares de conducta ética. Haremos un esfuerzo razonable para comunicarles nuestras expectativas y alentarlos a adoptar principios y prácticas similares a las nuestras. Nuestro Código no pretende ser una recopilación de todas las reglas de conducta y no puede cubrir todas las situaciones, sino que está diseñado para ayudarnos a utilizar nuestro buen juicio y sentido común para tomar las decisiones correctas. Si existiesen dudas al respecto, debemos buscar orientación por parte de nuestro supervisor o comunicarnos con el departamento de Ética y Cumplimiento, Asuntos Jurídicos o Recursos Humanos. Nuestro Código será actualizado o modificado constantemente en función de los cambios que se hagan en las leyes, políticas y mejores prácticas. La versión más reciente de nuestro Código, que es la que sirve de referencia, puede consultarse en nuestro sitio web: 1 Individuos, ya sea autónomos o que hayan constituido una sociedad, que brinden servicios a la empresa bajo contrato para un proyecto o mandato específico y que facturen a SNC Lavalin por sus servicios. 9

6 1.2 Cumplimiento de la Ley 1.3 Infringir Nuestro Código Debido a que la empresa opera en todas partes del mundo, estamos sujetos a las leyes y reglamentos de diferentes jurisdicciones. Todas nuestras actividades comerciales deben llevarse a cabo estrictamente conforme a las leyes y reglamentos en vigor en las jurisdicciones en las que operamos. Toda conducta ilegal está rigurosamente prohibida. Si las leyes y la reglamentación locales permiten conductas no conformes con nuestro Código, nuestro Código será el que prevalezca. En caso de haber incertidumbre sobre la aplicación o interpretación de alguna ley o reglamento, debemos consultar con el departamento de Asuntos Jurídicos lo antes posible. El incumplimiento de nuestro Código y sus políticas y procedimientos implícitos puede dar lugar a medidas disciplinarias, incluyendo el despido, rescisión o no renovación del contrato, o a medidas que deriven en la destitución de un director del Consejo. Si la violación al Código incluye la infracción de una ley, el tema deberá comunicarse a las autoridades pertinentes. Los individuos involucrados podrían verse sujetos a causas y sanciones civiles y penales. Además, SNC Lavalin se reserva el derecho de adoptar otras medidas, incluyendo un procedimiento judicial, contra las personas que hayan participado o se hayan beneficiado de actividades ilegales o contrarias a nuestro Código, con el fin de recuperar los daños y perjuicios sufridos por SNC Lavalin y toda cantidad o prestación que se haya pagado o recibido equivocadamente. 1.4 Nuestras Responsabilidades Todos somos responsables de: Cumplir con las disposiciones de nuestro Código y realizar el proceso anual de certificación; Conocer y respetar las leyes y reglamentos aplicables en las jurisdicciones en las que operamos; Asegurarse de conocer y aplicar las políticas y procedimientos relevantes al alcance de nuestro trabajo individual; Solicitar ayuda y orientación de forma inmediata en caso de duda; Informar toda violación, ya sea real o potencial, a nuestro Código o a sus políticas y procedimientos implícitos; Colaborar plenamente con las investigaciones internas sobre posibles violaciones al Código; y Actuar con integridad en todo momento a fin de mantener y promover nuestra excelente reputación en todas nuestras actividades donde quiera que sea. 11

7 1.5 Lo que Esperamos de Nuestros Directivos Nuestros directivos cuentan con responsabilidades adicionales en virtud de nuestro Código, como promover una cultura de cumplimiento e integridad, incluyendo un entorno de trabajo positivo en el que las personas sean tratadas con dignidad y respeto. Como directivos, logramos esta meta al: Predicar con el ejemplo y respetar siempre las normas de nuestro Código; Ayudar a aquellas personas que se encuentran bajo nuestra supervisión a comprender y respetar las normas establecidas en nuestro Código, nuestras políticas y nuestros procedimientos, así como fomentar su participación en capacitaciones y certificaciones relacionadas; Apoyar y proteger a las personas que, de buena voluntad, plantean una preocupación o informan sobre algún comportamiento poco ético o alguna violación, aunque el hacerlo signifique que tales personas deban salir de la cadena de mando; Hacer un seguimiento cuando nos enteramos o sospechamos de una posible conducta inadecuada, y nunca ignorar ningún tipo de conducta sospechosa; y Evitar tomar o permitir represalias contra toda persona que exprese alguna preocupación de buena voluntad. 1.6 El Compromiso de SNC Lavalin SNC Lavalin promueve la integridad y los más altos principios éticos en todos los aspectos de sus actividades. Por lo tanto, para garantizar que todos respetemos los valores y obligaciones establecidos en nuestro Código, SNC Lavalin se compromete a: Crear y promover una cultura empresarial de integridad; Asegurar que sus empleados hayan leído el Código, comprendido sus obligaciones en virtud de éste y aceptado cumplir con ellas; Concientizar adecuadamente al personal sobre nuestro Código en todos los niveles; Establecer medidas para prevenir, detectar y responder a comportamientos poco éticos o no conformes; Brindar apoyo, información y recursos a nivel mundial a fin de asistir en la aplicación de nuestro Código; y Mejorar constantemente nuestros estándares de gobernabilidad empresarial. 13

8 2 CONCENTRARSE EN NUESTROS EMPLEADOS Y EN NUESTRO LUGAR DE TRABAJO 2.1 Respeto Mutuo en el Lugar de Trabajo En SNC Lavalin, valoramos, promovemos y mantenemos una mano de obra diversa e inclusiva. Nuestro trabajo diario requiere que interactuemos con personas de distintos orígenes étnicos, culturas, religiones, convicciones políticas, edades, géneros, discapacidades y orientaciones sexuales. Todos tenemos derecho al respeto de nuestra dignidad personal, privacidad y derechos. De conformidad con nuestros valores, prohibimos todo comportamiento y acción que dé lugar a discriminación, acoso o violencia. DISCRIMINACIÓN La discriminación se da cuando una persona o grupo de personas son tratadas de manera diferente o negativa debido a sus rasgos personales, creencias, convicciones o cualquier otro motivo prohibido por la ley, incluyendo nacionalidad u origen étnico, cultura, religión, convicción política, edad, discapacidad física o mental, género y orientación sexual. La discriminación no se tolera en la empresa. ACOSO El acoso, ya sea sexual, psicológico o de otro tipo, ocurre cuando un comportamiento hacia otra persona es chocante u ofensivo, afecta la dignidad de la persona o su bienestar psicológico o físico, o genera un ambiente de trabajo negativo. El acoso puede manifestarse como una conducta, comentarios, acciones o gestos repetidos, hostiles o no deseados, o un incidente único y grave que genera un ambiente de trabajo intimidatorio, hostil, degradante, humillante u ofensivo para una persona. El acoso no se tolera en la empresa. 15

9 2.2 VIOLENCIA La violencia incluye el uso de fuerza física que causa o podría causar lesiones físicas, o cualquier acción o acciones, comportamientos o comentarios que pudieran percibirse de manera razonable como una amenaza a la seguridad o integridad física de una persona. La violencia no se tolera en la empresa. Las agresiones físicas, amenazas y otros incidentes relacionados con la violencia que ocurren en nuestro lugar de trabajo deben informarse a las autoridades pertinentes. Si una persona es víctima de discriminación, acoso o violencia en el lugar de trabajo, o presencia una situación de ese tipo hacia otro individuo, deberá informarlo inmediatamente a su supervisor, al departamento de Ética y Cumplimiento o de Recursos Humanos, o comunicar el hecho por medio de otra vía de denuncia disponible, incluyendo la Línea Directa de Ética y Cumplimiento. Salud y Seguridad 2.3 Nuestro objetivo es garantizar la protección de la salud, seguridad y bienestar físico de nuestros empleados por medio de la identificación de situaciones inseguras, la evaluación de riesgos y la eliminación de peligros en el lugar de trabajo. Únicamente el compromiso de todos nosotros garantizará que esta meta se cumpla. Esto, a su vez, nos permitirá crear un entorno de trabajo libre de lesiones. Todos debemos trabajar juntos para reducir la frecuencia y gravedad de incidentes y lesiones, identificando, denunciando y eliminando las condiciones inseguras o peligrosas en el lugar de trabajo. Cuando se trata de la salud y la seguridad laborales, todos somos responsables. Para más información, favor de consultar las políticas y procedimientos sobre salud y seguridad. Drogas y Alcohol Los individuos cuya capacidad de trabajar sea vea afectada por el uso de drogas o alcohol perjudican su propio desempeño laboral, el entorno de trabajo y la seguridad de nuestros empleados, terceros y el público en general. La seguridad de nuestros empleados es de suma importancia en todos y cada uno de nuestros proyectos. SNC Lavalin se compromete a ofrecer entornos de trabajo seguros y saludables en todas nuestras oficinas y nuestros sitios de construcción. SNC Lavalin se asegurará de que las leyes vigentes relativas a la salud y seguridad en el lugar de trabajo actúen como un estándar mínimo en todas las áreas en las que la empresa opera. Los empleados no deben verse afectados por el uso de drogas o alcohol, y se prohíbe estrictamente el consumo, venta o posesión de drogas ilegales en el trabajo. Asimismo, excepto si lo autoriza un miembro del Comité Ejecutivo y siempre en virtud de las leyes locales aplicables, se prohíbe consumir, vender, comprar o servir bebidas alcohólicas en toda instalación de SNC Lavalin. Las políticas y procedimientos sobre salud y seguridad proporcionan directivas específicas sobre este tema. 17

10 2.4 Protección SNC Lavalin se compromete a proteger a sus empleados, a sus activos e información en donde sea que lleve a cabo sus operaciones. Nuestro objetivo es garantizar la identificación y atenuación de riesgos de seguridad para brindar un entorno de trabajo seguro y protegido para nuestros empleados. Todos debemos mantenernos alerta a las amenazas potenciales a la seguridad y reaccionar en virtud de los planes, protocolos o procedimientos de seguridad aplicables. SNC Lavalin no participará deliberadamente en ninguna actividad comercial que presente un riesgo de seguridad que no pueda ser atenuado adecuadamente. Tampoco entablaremos relaciones comerciales con ningún proveedor de servicios de seguridad que no respete nuestros principios sobre seguridad y derechos humanos. Todos somos responsables de cumplir los lineamientos de seguridad de SNC Lavalin. 2.5 Información Personal y Privada SNC Lavalin se compromete a respetar nuestros derechos individuales y leyes en materia de privacidad y ha tomado las medidas necesarias para garantizar la precisión y seguridad de los datos. Todos debemos ser cuidadosos y discretos cuando tengamos en nuestro poder información personal de otros empleados. Toda información personal divulgada o recopilada por SNC Lavalin en el marco de sus funciones o actividades comerciales se utilizará únicamente de la manera y para los fines para los que se divulgó o recopiló (por ejemplo, SNC Lavalin podría divulgar a sus clientes información personal contenida en el currículum vitae de un empleado con el objeto de presentar una licitación o propuesta). También puede haber otras situaciones en las que la ley exija o permita la divulgación de información personal a terceros. La divulgación puede requerirse además a fin de que un tercero realice la gestión de un programa, por ejemplo, en el caso de un programa de seguros administrado por un tercero. En esos casos, SNC Lavalin exigirá a dicho tercero que garantice que la información divulgada se utilizará exclusivamente para los fines que se recopiló. La información también podría ser divulgada a terceros en el marco de una auditoría. En cualquier otra situación, SNC Lavalin se asegurará de que se obtenga consentimiento antes de divulgar dicha información personal. 19

11 3 EVITAR CONFLICTOS DE INTERÉS Durante el transcurso de nuestra relación con SNC Lavalin, debemos asegurarnos de que actuamos por los intereses de SNC Lavalin. Debemos evitar todo conflicto de intereses, real, potencial o aparente, en el marco del desempeño de nuestros deberes profesionales. 3.1 Un conflicto de intereses real se presenta cuando una situación afecta el juicio, la objetividad o la independencia de una persona debido a un enfrentamiento potencial de los intereses personales del individuo y los intereses profesionales o públicos. Un conflicto de intereses potencial se presenta cuando existe una posibilidad razonable de que en el futuro se genere un conflicto de intereses. Un conflicto de intereses aparente se presenta cuando una persona que observa una situación dada puede sacar la conclusión razonable de que existe un conflicto de intereses, incluso si esto no fuera real. Debemos informar cuanto antes de toda actividad que pudiera constituir un conflicto de intereses real, potencial o aparente completando para ello el Formulario de Declaración de Conflictos de Intereses disponible en Infozone. Su supervisor y el departamento de Recursos Humanos, y si fuera necesario, el departamento de Ética y Cumplimiento o Asuntos Jurídicos, llevarán a cabo una evaluación para decidir si la situación comunicada constituye efectivamente un conflicto de intereses real, potencial o aparente. La información comunicada se tratará de manera confidencial y se divulgará únicamente a aquellas personas directamente involucradas en la evaluación del conflicto de intereses. Las siguientes secciones describen algunos de los conflictos de intereses típicos. Sin embargo, debemos estar siempre atentos para poder identificar otras situaciones que pudieran presentar conflictos de intereses potenciales, reales o aparentes. En caso de presentarse la más mínima duda acerca de la existencia de un conflicto de intereses real, potencial o aparente, debemos consultar con el departamento de Ética y Cumplimiento, Recursos Humanos o Asuntos Jurídicos. Empleos Secundarios y Actividades Incompatibles Los empleados deben informar toda relación laboral secundaria real o prevista con otra empresa o todo cargo directivo en otra organización. Los empleados no deben iniciar o continuar tales actividades sin la autorización por escrito de su supervisor y del departamento de Recursos Humanos. Los miembros del Consejo deben comunicar al Vicepresidente y Secretario Empresarial sus funciones como directores u otras actividades comerciales importantes no relacionadas con SNC Lavalin. Por último, debemos evitar llevar a cabo toda actividad incompatible con nuestro trabajo en SNC Lavalin. 21

12 Las situaciones siguientes son algunos ejemplos de conflictos de intereses reales, potenciales o aparentes relacionados con empleos secundarios y actividades incompatibles o en conflicto: Realizar actividades o tareas que entren en conflicto o que sean incompatibles unas con las otras durante el desempeño de nuestras funciones en SNC Lavalin (por ejemplo, la persona que realiza las solicitudes de abastecimiento de bienes o servicios es la misma que aprueba las transacciones de abastecimiento); Participar en relaciones de empleo secundarias que restrinjan nuestra capacidad de cumplir con nuestros deberes en SNC Lavalin; Aceptar un puesto de director en la organización de un tercero sin informarlo y haber sido autorizado previamente por el superior inmediato y el departamento de Recursos Humanos o, de ser el caso, por el Consejo de Administración; Tener un interés financiero significativo, ya sea directo o indirecto, en una empresa externa que mantiene o busca establecer una relación comercial con SNC Lavalin o es uno de sus competidores (el interés en el sector inmobiliario y el de minerales es particularmente delicado); Participar directa o indirectamente en un negocio externo o actividad financiera que compita de forma real o potencial con SNC Lavalin; Participar directa o indirectamente en un negocio externo que ofrezca servicios o que tenga una relación comercial con SNC Lavalin cuando exista la posibilidad de recibir un trato preferencial gracias a nuestra posición en SNC Lavalin; y Realizar negocios en nombre de SNC Lavalin con uno de los miembros de nuestra familia o con una organización comercial con la que uno mismo o algún miembro de nuestra familia esté asociado y que pudiera ser percibida como un conflicto de intereses, a menos que la relación con dicha empresa haya sido divulgada a nuestro supervisor inmediato y al departamento de Recursos Humanos o, de ser el caso, al Consejo de Administración, antes de llegar a un acuerdo y de que se tome una decisión específica de no objeción. 3.2 Relaciones Personales en el Lugar de Trabajo SNC Lavalin permite el empleo tanto de personas de la misma familia como de personas que mantienen una relación personal con otro empleado, siempre y cuando no exista un conflicto de intereses real, potencial o aparente. En dicho contexto, éstos son algunos ejemplos de conflictos de intereses reales, potenciales o aparentes: Desempeñarse bajo la supervisión directa o indirecta de un miembro de la familia o de alguien con quien tenemos una relación personal; Ejercer influencia en un empleado en beneficio o perjuicio de un miembro de la familia o de alguien con quien tenemos una relación personal; y Desempeñarse como supervisor directo o indirecto de un miembro de la familia o de alguien con quien tenemos una relación personal; Por otra parte, reconocemos que el crecimiento de SNC Lavalin se debe en parte a la adquisición de empresas familiares. Las relaciones familiares o personales dentro de tales empresas pueden dar lugar a conflictos de intereses reales, potenciales o aparentes que, como empresa que cotiza en la bolsa de valores, nos comprometemos a atenuar de manera diligente. En caso de dudar si nuestra relación con otro empleado pudiera ser considerada como un conflicto de intereses real, potencial o aparente, se nos recomienda encarecidamente obtener la asesoría del departamento de Ética y Cumplimiento, Recursos Humanos o Asuntos Jurídicos. En caso de que la relación con un miembro de nuestra familia o con otra persona dé lugar a un conflicto de intereses real, potencial o aparente, es nuestra obligación informar dichos conflictos llenando para ello el Formulario de Declaración de Conflictos de Intereses disponible en Infozone. Cuando se informen voluntariamente las relaciones personales al departamento de Recursos Humanos, el tema será tratado con la mayor discreción y confidencialidad. 23

13 4 ADOPCIÓN DE PRÁCTICAS COMERCIALES ADECUADAS Normas Antimonopolio y de Competencia Justa En SNC Lavalin, todos debemos comprometernos a llevar a cabo prácticas comerciales competitivas y justas de conformidad con las leyes aplicables en materia de antimonopolio en las jurisdicciones donde operamos. Si bien dichos reglamentos y leyes pueden variar de una jurisdicción a otra, en general han sido diseñados para apoyar la competencia libre y abierta en el mercado. Los comportamientos prohibidos en virtud de esas leyes incluyen tratativas, colusión y acuerdos con competidores para: Fijar o controlar precios, plazos o condiciones; Restringir la competencia o las relaciones con los proveedores y los clientes; Dividir o distribuir clientes, mercados o territorios entre SNC Lavalin y sus competidores; Influir en los precios de reventa establecidos por nuestros compradores; o No presentarse a licitación, retirar una oferta de licitación o presentar una oferta de licitación ficticia o a la que evidentemente no se le adjudicará el proyecto. No debemos involucrarnos en ninguna actividad que pueda percibirse de manera razonable como incapaz de competir, abusiva o injusta. No debemos intentar obtener información sobre la competencia por medio de prácticas ilegales (espionaje industrial, sobornos, robo, espionaje electrónico, etc.) y debemos evitar realizar declaraciones falsas o engañosas sobre nuestros competidores o sus servicios. Normas Antisoborno y Anticorrupción SNC Lavalin se compromete a realizar sus actividades comerciales con integridad y prohíbe la corrupción y los sobornos en todas sus formas. No debemos, de manera directa o indirecta, aceptar, ofrecer, prometer, otorgar o autorizar la entrega de un soborno, comisión indebida, pago o todo otro elemento que pueda interpretarse como tal (regalos, entretenimiento, empleo, contratos o beneficios de todo tipo) a un tercero a fin de influir en sus actos o decisiones, o de evitar que actúe, con la intención de obtener contratos o una ventaja indebida. 25

14 Todos somos responsables de informarnos sobre cómo reconocer las actividades de corrupción y asegurar que no nos veamos involucrados en ese tipo de situaciones, ya sea en forma directa o indirecta. Para obtener más información, comuníquese con el departamento de Ética y Cumplimiento. PAGOS POR AGILIZACIÓN DE SERVICIOS Los pagos por agilización de servicios son pagos pequeños y no oficiales (en contraposición a tasas o pagos legítimos y oficiales) realizados a un individuo con el fin de garantizar o acelerar una acción o servicio de rutina del gobierno al cual la persona o empresa que realiza el pago ya tiene derecho. Está terminantemente prohibido realizar pagos por agilización de servicios. En el caso de que un empleado no tenga otra alternativa que realizar un pago para protegerse contra un peligro inminente y grave a su salud, seguridad o integridad, el pago solicitado no se considerará un pago por agilización y se permitirá como excepción. Todo pago de tal índole realizado en circunstancias excepcionales deberá informarse a nuestro supervisor del empleado, a nuestro Agente de Cumplimiento y al Director de Seguridad Regional correspondiente para asegurar que la información se ingrese en los libros y registros y se comunique a las autoridades pertinentes. REGALOS Y HOSPITALIDAD Pueden interpretarse como un soborno o una comisión indebida; Forman parte de un acuerdo, ya sea formal o implícito, para realizar o recibir algo a cambio; Pueden interpretarse en forma razonable como tratamiento preferencial, ya sea real o aparente, o como que generan una obligación por parte de la persona que lo recibe; Pueden influir en la persona que lo recibe o en la empresa donde trabaja dicha persona en cualquier negociación comercial; u Ocurren en forma frecuente. Debemos tener especial cuidado al ofrecer todo tipo de atenciones a funcionarios gubernamentales ya que éstos están sujetos a normas, reglamentaciones y leyes más estrictas. Para obtener más información, consulte el Apartado 4.5 Funcionarios de Gobierno. No debemos utilizar nuestros propios fondos para ofrecer regalos, comidas o entretenimiento a terceros si se prohíbe ofrecer dichas atenciones con los recursos de SNC Lavalin. Todos los obsequios y los actos de hospitalidad que se ofrezcan a terceros deben inscribirse en su totalidad y con exactitud en los libros y registros contables de SNC Lavalin. En caso de duda, debemos consultar las políticas y procedimientos sobre Regalos y Hospitalidad antes de ofrecer o aceptar regalos, comidas o entretenimiento. Para obtener más información, comuníquese con el departamento de Ética y Cumplimiento. No está prohibido ofrecer o aceptar regalos, comidas o entretenimiento ocasionales que no hayan sido solicitados, sean de un valor razonable y cumplan con la ley, nuestro Código y sus políticas, así como con los procedimientos implícitos. Sin embargo, no debemos ofrecer, aceptar o intercambiar atenciones como regalos, comidas o entretenimiento si: Se ofrecen en forma de dinero en efectivo o un equivalente, tales como tarjetas de regalo, certificados, cupones, vales, préstamos, acciones, opciones de compra de acciones, etc.; Son lujosas o extravagantes; Son ofensivas, de mal gusto o violan de cualquier otra forma el compromiso con el respeto mutuo; Infringen alguna ley, reglamentación o regla, o violan alguna norma o política de la organización de la persona que lo recibe; Pueden interpretarse como una manera de influir en un proceso activo de abastecimiento o afectar una decisión comercial pendiente; LAVADO DE DINERO El lavado de dinero es el método por el cual el dinero obtenido o generado por una actividad ilegal (por ejemplo, tráfico de drogas, contrabando, violación a los derechos de autor, piratería y corrupción) se encubre infiltrándolo en el circuito legal de las finanzas y los negocios para ocultar su origen. El lavado de dinero es un problema mundial con consecuencias económicas y sociales devastadoras. Todos debemos cumplir con las leyes y reglamentos antilavado de dinero. Debemos actuar acuciosamente para evitar que SNC Lavalin se vea envuelta o relacionada en actividades de lavado de dinero u otras actividades delictivas. En consecuencia, debemos aplicar el nivel apropiado de debida diligencia antes de iniciar una relación comercial con un cliente u otro tercero. Asimismo, debemos intentar reconocer y supervisar las señales de alerta potenciales que podrían ayudarnos a detectar actividades atípicas y sospechosas. Es nuestra obligación informar a nuestro supervisor o al Agente de Cumplimiento de toda actividad sospechosa que pueda estar relacionada con lavado de dinero u otros actos delictivos. Para obtener más información, comuníquese con el departamento de Ética y Cumplimiento. 27

15 4.3 Por lo tanto, esperamos que dichos terceros adopten e implementen Terceros prácticas comerciales coherentes con nuestro Código y: Un tercero es todo individuo u organización con los que un empleado puede entrar en contacto durante el desempeño de sus funciones y actividades comerciales. En general, los terceros con los que interactuamos en nuestro negocio son: Clientes; Competidores; Proveedores; Funcionarios de gobierno; y Socios comerciales (que se describen en más detalle en el Apartado 4.4 Socios Comerciales). En SNC Lavalin, nos esforzamos por tratar con todo tercero de manera transparente y exacta. Deseamos trabajar con otras empresas o individuos que compartan nuestros valores y altos principios de integridad. Cumplan con todas las leyes y reglamentos aplicables; Se abstengan de incurrir en sobornos, comisiones indebidas y otras formas de corrupción; Se abstengan de involucrarse en actividades de lavado de dinero y financiamiento de actividades terroristas; Asuman la responsabilidad de la salud y seguridad de sus empleados; Respeten los derechos humanos de sus empleados; Traten de promover el desarrollo local sostenible; Intenten asegurar que las actividades comerciales se efectúen de manera responsable para el medio ambiente; y Promuevan y reflejen nuestro compromiso con la calidad de nuestro trabajo. La empresa se reserva el derecho de suspender toda relación con un tercero que actúe de cualquier manera que no sea conforme con nuestros valores y prácticas. En dichos casos, debe consultarse al departamento de Asuntos Jurídicos y Ética y Cumplimiento. 4.4 Socios Comerciales Los actos realizados por otros individuos para apoyarnos en nuestras actividades comerciales tienen un impacto directo sobre nosotros. Ante la ley, somos responsables por los actos de nuestros socios comerciales en nuestro nombre, de la misma manera que si los hubiéramos cometido nosotros mismos. Por lo tanto, necesitamos asegurarnos de que los individuos y organizaciones que actúen en representación de la empresa se comporten y conduzcan de la misma manera que nosotros. En SNC Lavalin, definimos a un socio comercial como todo tercero que, según el contexto, actúa en nombre de SNC Lavalin o se ha asociado con ésta para llevar a cabo una tarea específica. Es responsabilidad de cada empleado asegurar que se lleve a cabo y se apruebe la debida diligencia de cumplimiento para cada socio comercial con el que trate el empleado. Nuestra obligación comienza con el deber de seleccionar cuidadosamente a nuestros socios comerciales, asegurándonos de que compartan los mismos valores y principios comerciales que nuestra empresa. Durante la relación comercial, debemos supervisar constantemente y en forma adecuada a nuestros socios comerciales para evitar conductas indebidas. Para mayor información, sírvase consultar nuestras políticas y procedimientos sobre socios comerciales. 29

16 4.5 Funcionarios de Gobierno Debido al tipo de actividades que lleva a cabo SNC Lavalin, necesitamos tratar frecuentemente con funcionarios gubernamentales de todo el mundo, ya sea de manera directa o indirecta. Un funcionario de gobierno es un agente o empleado, o toda persona que represente o actúe en nombre de: Cualquier nivel del gobierno (federal, provincial, estatal, municipal u otro); Partidos políticos, representantes de partidos políticos y candidatos a una instancia oficial; Entidades en propiedad absoluta o parcial de cualquier nivel de gobierno; Organismos públicos internacionales o intergubernamentales; o Una persona que ocupa un cargo legislativo, administrativo, judicial o militar. Todos aquéllos que entren en contacto con funcionarios de gobierno son responsables de conocer y respetar estrictamente las leyes, reglamentos o normas que se aplican al interactuar con dichos funcionarios de gobierno o entidades contratistas del gobierno. En cualquier caso, debemos: Tratar de manera honesta, precisa y transparente con funcionarios de gobierno; Nunca ofrecer nada a un funcionario de gobierno a menos que sea claramente permitido por las leyes y reglamentos aplicables, y cumpla con nuestro Código y sus políticas y procedimientos implícitos; Abstenernos de dar algo de valor a todo tercero si tenemos motivos para creer que le será entregado a un funcionario de gobierno; y Nunca involucrarnos en oportunidades potenciales de empleo con un funcionario gubernamental actual o anterior o con alguno de sus familiares inmediatos sin consultar previamente con el departamento de Recursos Humanos. Las actividades que pueden ser aceptables al tratar con empleados de empresas del sector privado pueden resultar inapropiadas o ilegales cuando se trata con funcionarios gubernamentales; por lo tanto, todos debemos tener especial precaución cuando interactuamos con funcionarios de gobierno CONTRIBUCIONES POLÍTICAS En virtud de las limitaciones de las leyes y reglamentos locales y a menos que se obtenga la preaprobación formal del Comité de Cumplimiento de Contribuciones Políticas, se prohíbe estrictamente realizar contribuciones políticas en nombre de SNC Lavalin a candidatos, partidos políticos, organizaciones o cualquier otra entidad política en todos los niveles del gobierno. SNC Lavalin no reembolsará, directa o indirectamente, a sus empleados por las contribuciones políticas que éstos realicen, a menos que se obtenga la preaprobación del Comité de Cumplimiento de Contribuciones Políticas. Los empleados podrán participar en actividades políticas personales a título individual, siempre y cuando no hagan uso del tiempo, fondos, propiedades, recursos o listas de empleados de SNC Lavalin, ni soliciten contribuciones políticas de otros empleados mientras desempeñan sus funciones laborales. Para mayor información, sírvase consultar nuestras políticas y procedimientos sobre contribuciones políticas. CABILDEO Si bien el cabildeo es un medio legítimo de acceder a las instituciones legislativas, gubernamentales y municipales, muchas jurisdicciones han sancionado leyes y reglamentaciones que requieren distintos niveles de divulgación de las actividades de cabildeo. Debido a la naturaleza de las actividades de SNC Lavalin, es posible que la empresa realice actividades de cabildeo por medio de llamadas telefónicas, comunicaciones escritas o reuniones con funcionarios públicos. Ya que las leyes relacionadas con el cabildeo varían según la jurisdicción, debemos estar al tanto de las reglas aplicables y asegurar su pleno cumplimiento. Comunicarse con un miembro del gobierno o del poder legislativo podría, en ciertos casos, considerarse como una participación en actividades de cabildeo. Por lo tanto, es nuestra responsabilidad asegurarnos de cumplir con todo requisito de registro o notificación e informar inmediatamente al Vicepresidente Ejecutivo de Marketing, Estrategia y Relaciones Exteriores que ya hemos cumplido con dichos requisitos. Para obtener más información, comuníquese con el departamento de Asuntos Jurídicos o Ética y Cumplimiento. 31

17 4.6 Controles de Comercio y Boicots Es extremadamente importante que SNC Lavalin cumpla con todas las leyes y reglamentos vigentes relativos a los controles de exportación, aduanas y antiboicot en aquellas jurisdicciones en las que SNC Lavalin realiza sus actividades comerciales. La legislación de control de exportaciones restringe la transferencia de bienes, servicios, hardware, software o tecnología a través de ciertas fronteras nacionales sin los permisos exigidos por las reglamentaciones aplicables en materia de controles de exportación. Por otro lado, debemos asegurar que respetamos los lineamientos aplicables a los países en los que se han impuesto sanciones económicas. Las leyes que rigen el comercio son complejas, y si no las cumplimos, nos arriesgamos a recibir multas por parte de las autoridades pertinentes o a que se nos prohíba comerciar en ciertos países. Un ejemplo de un artículo controlado por las leyes de un país anfitrión que puede requerir una licencia de exportación o de reimportación es el software sujeto a cierto tipo de estándares de cifrado o desempeño. Asimismo, debemos evitar incluir cualquier cláusula contractual cuyo efecto sería boicotear ilegalmente el comercio con un país. Toda solicitud para que se incluya este tipo de cláusulas debe comunicarse al departamento de Asuntos Jurídicos, aunque SNC Lavalin no presente oferta de servicios para el proyecto ni firme el contrato. SNC Lavalin y los terceros relacionados pueden estar sujetos a sanciones graves en caso de violar dichas leyes y reglamentos. Las consecuencias incluyen fuertes multas y el retiro de procedimientos simplificados de importación y exportación en ciertos países en los que efectuamos nuestras actividades comerciales. Para obtener más información, comuníquese con el departamento de Abastecimiento Mundial. 33

18 Responsabilidad Social Empresarial DERECHOS HUMANOS Creemos que todos los seres humanos deben ser tratados con dignidad, justicia y respeto. SNC Lavalin se compromete a luchar por la protección y preservación de los derechos humanos en todas sus operaciones mundiales y a asegurar que la empresa no sea cómplice de ningún acto de abuso a los derechos humanos. Colaboramos con organizaciones caritativas, gobiernos y socios del sector privado para desarrollar e implementar programas sostenibles en relación con nuestros proyectos. Proporcionamos herramientas a los trabajadores, empresas y comunidades locales a través de capacitación, acompañamiento y creación de capacidades, transfiriendo valiosa experiencia e implementando iniciativas para mejorar las oportunidades de empleo y abastecimiento de nuestros proyectos No debemos involucrarnos en actividades que fomenten los abusos a los derechos humanos o que apoyen la trata de personas o el uso de mano de obra forzada o de menores de edad. Asimismo, no debemos entablar vínculos comerciales con ninguna persona o empresa que no se adhiera a nuestros principios en materia de derechos humanos o que se haya visto involucrada en todo caso de abuso a los derechos humanos o de mano de obra de menores. COMPROMISO COMUNITARIO SNC Lavalin se compromete a maximizar los beneficios sostenibles para las comunidades locales en las que vivimos y trabajamos en todo el mundo. Al prestar atención a las necesidades y expectativas de la comunidad, y respetar el carácter único de cada una de las comunidades, creamos relaciones sólidas y sostenibles DONACIONES Y PATROCINIOS Una donación se refiere a una contribución financiera o en especie hecha por SNC Lavalin a una organización caritativa o sin fines de lucro con el fin de beneficiar a la sociedad o a una comunidad. Un patrocinio es un acuerdo comercial mediante el cual SNC Lavalin realiza una contribución a una organización a cambio de derechos negociados por la empresa para promover sus actividades (por ejemplo, publicidad, visibilidad de la marca, etc.). SNC Lavalin se compromete a ejercer su responsabilidad empresarial por medio de varios patrocinios y donaciones otorgadas a una amplia gama de organizaciones seleccionadas cuidadosamente dentro de las áreas en las que podemos marcar una diferencia significativa. SNC Lavalin da prioridad a las solicitudes de donaciones o patrocinios que concuerdan con sus valores empresariales y el papel de buen ciudadano corporativo que la empresa pretende desempeñar y que reflejan el compromiso de SNC Lavalin con la creación de un entorno comercial ético. Debemos realizar donaciones y patrocinios únicamente cuando éstos se encuentren dentro de las áreas prioritarias y estratégicas de SNC Lavalin y cumplan sin lugar a dudas con nuestro Código y sus políticas y procedimientos implícitos. En todo momento, debemos tener en cuenta que las donaciones y patrocinios pueden presentar riesgos de corrupción y podrían percibirse como un intento de obtener una ventaja indebida. Si hubiera alguna duda con respecto a la conveniencia de hacer una donación o patrocinio, los empleados deben comunicarse con el departamento de Ética y Cumplimiento. Para mayor información, sírvase consultar nuestras políticas y procedimientos sobre donaciones y patrocinios. PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE SNC Lavalin se compromete a proteger el medio ambiente y a realizar sus actividades comerciales de manera responsable para con éste. Dichos objetivos pueden lograrse únicamente con el apoyo y participación incondicional de nuestros empleados y el liderazgo eficaz de nuestros directivos. Todos debemos respetar y cumplir con las leyes, normas y prácticas adoptadas por SNC Lavalin en relación con la protección del medio ambiente. 35

19 5 PROTECCIÓN DE NUESTROS ACTIVOS Todos tenemos la responsabilidad personal y legal de proteger los activos de SNC Lavalin y de asegurarnos que no se dañen, malgasten o utilicen de manera indebida. Los activos incluyen propiedad física e intelectual, tiempo, información y datos exclusivos y personales, y oportunidades y recursos empresariales. Está prohibido utilizar los activos de SNC Lavalin con fines ilegales, poco éticos o indebidos, o con intención de obtener ventajas o ganancias personales o para terceros. Siempre debemos cumplir con las leyes, requisitos internos, políticas y procedimientos aplicables en relación con el uso de los activos de SNC Lavalin. 5.1 Recursos Electrónicos SNC Lavalin proporciona los recursos electrónicos necesarios para llevar a cabo sus actividades comerciales. Los recursos electrónicos incluyen, entre otros, correo electrónico, sistemas de información y equipos electrónicos, software, Internet y acceso a la red. El uso de direcciones de correo electrónico privadas o personales con fines laborales no se aconseja y debe limitarse a casos y circunstancias excepcionales. Si bien el uso personal de los recursos electrónicos de SNC Lavalin se permite siempre y cuando sea moderado y no interfiera con las obligaciones laborales del empleado, el abuso de este privilegio se considera una conducta indebida. Los recursos electrónicos brindados por SNC Lavalin son propiedad exclusiva de la empresa y deben usarse de manera responsable, apropiada y ética. No debemos utilizar nunca los recursos electrónicos de SNC Lavalin para el intercambio, almacenamiento o procesamiento de contenido que: Esté prohibido por la ley (como la descarga ilegal de material protegido por las leyes de propiedad intelectual); Promueva o incite al acoso; Pudiera percibirse como racista, difamatorio, discriminatorio, violento, atroz, sexista o pornográfico; o Pudiera manchar la reputación de SNC Lavalin. En cualquier caso, cuando se utilizan recursos electrónicos, debemos tomar las medidas de precaución necesarias para evitar comprometer la integridad de los equipos o sistemas de SNC Lavalin o divulgar información privada o confidencial. SNC Lavalin podría ejercer sus derechos de supervisión en relación con el uso de sus recursos electrónicos y se reserva el derecho de controlar y revisar el contenido que se envía, almacena y procesa en los recursos electrónicos de la empresa, tal como lo dispone la ley. Por lo tanto, todos comprendemos que durante el transcurso de nuestras funciones y actividades comerciales con SNC Lavalin y en la medida en que lo permita la ley, renunciamos a todo derecho de privacidad que podamos tener con respecto a toda información que se envía, almacena o procesa utilizando recursos electrónicos de SNC Lavalin. Somos conscientes de que esta información también podría divulgarse a las autoridades a cargo del orden público. Para más información sobre el uso permitido de los recursos electrónicos de SNC Lavalin, favor de consultar las políticas y procedimientos de Tecnologías Globales de la Información. 37

20 5.2 Confidencialidad de la Información 5.3 Tráfico de Información Privilegiada Todos comprendemos que durante el transcurso de nuestras funciones y actividades comerciales con SNC Lavalin, podríamos estar en contacto con información que podría considerarse secreta y confidencial y que no es de conocimiento público (véase también el Apartado 5.3 Tráfico de Información Privilegiada). La información secreta o confidencial perteneciente a SNC Lavalin puede incluir sin carácter taxativo: Detalles relacionados con nuestra empresa, clientes, precios, mercados, equipo, ventas, ganancias, cifras de informes internos y otros asuntos en relación con nuestra empresa; Información relacionada con investigación y desarrollo; Información técnica relacionada con nuestros productos, servicios y procesos; Información relacionada con nuestras estrategias de marketing y servicios; Detalles relacionados con fusiones actuales o posibles, adquisiciones o compra y venta de activos; e Información relacionada con empleados y recursos humanos. Por lo tanto, debemos prevenir la divulgación o el acceso indebido o no autorizado a dicha información secreta o confidencial no pública perteneciente a SNC Lavalin o a los terceros con los que la empresa se relaciona. Nuestra obligación de proteger la confidencialidad de la información se aplica durante el transcurso de nuestras funciones y actividades comerciales con SNC Lavalin y una vez terminadas las mismas. Durante nuestra relación con SNC Lavalin, podríamos entrar en contacto con información privilegiada que aún no se ha divulgado públicamente, y que si se divulgara, tendría un impacto en el precio de los valores y derivados (tales como opciones sobre la compra de acciones) de SNC Lavalin, de nuestros clientes, proveedores o socios en empresas conjuntas que negocian en los mercados de valores. La información privilegiada puede incluir información financiera privada, cifras de ventas y ganancias, planes para cambios de dividendos o nuevos financiamientos, adquisiciones, nuevos contratos importantes u otros asuntos financieros, etc. Efectuar transacciones de valores o derivados de SNC Lavalin o de cualquiera de nuestros clientes, proveedores o socios en empresa conjunta, o asesorar a terceros para que lo hagan mientras tengamos en nuestra posesión tal tipo de información privilegiada relacionada con dicha empresa en particular no sólo está prohibido por nuestro Código, sino que es ilegal y puede constituir un delito penal con serias consecuencias. Los ejecutivos superiores de SNC Lavalin están obligados legalmente a informar toda operación que realicen con valores de SNC Lavalin y la ley aplicable les prohíbe comerciar con opciones de compra y venta de SNC Lavalin. Además, no podemos adquirir activos (como bienes raíces) o valores de una empresa si sabemos que son objeto potencial de adquisición por parte de SNC Lavalin. Por otro lado, en caso de poseer tal información privilegiada, no podemos usarla para adquirir una propiedad próxima por especulación o inversión sin la aprobación previa del vicepresidente y secretario empresarial o del vicepresidente ejecutivo y asesor general. Todos debemos asegurar que la información privilegiada no sea divulgada a terceros, incluyendo clientes, consultores, familiares, amigos, analistas financieros y periodistas. Dicha información debe permanecer en SNC Lavalin y sólo puede ser divulgada por las personas que están autorizadas para hacerlo. El vicepresidente y secretario empresarial o el vicepresidente ejecutivo y asesor general pueden ofrecer orientación sobre los procedimientos adecuados con respecto a lo que podría constituir información privilegiada o tráfico de información privilegiada. Para obtener más información, comuníquese con el departamento de Asuntos Jurídicos. 39