Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (siaf sp)

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1 Sistemas Administrativos C Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (siaf sp) Abel Ceballos n PARTE I 1. UN POCO DE HISTORIA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO Contador Público de la Universidad Católica Santa María de Arequipa. Maestría en Administración de Negocios por la Universidad San Ignacio de Loyola, estudios de Doctorado en la Universidad Nacional Federico Villarreal. Ha trabajado en el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual - INDECOPI - ocupando los cargos de Contador General, Gerente de Finanzas; y la Gerencia de Administración y Finanzas. Tiene diversas publicaciones y es docente de la Universidad San Martín de Porres. Es probable que pocas personas estén enteradas de que el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público, más conocido como el SIAF-SP, ha tenido sus orígenes en las conocidas cartas de intención (el documento en el cual se presenta la situación económica actual del país, su programa macroeconómico y su plan de reformas estructurales) que el Gobierno Peruano, periódicamente, remite al Fondo Monetario Internacional (FMI). El objetivo planteado desde un inicio fue el de mejorar la eficiencia del gasto público en términos de calidad, control y transparencia. Desde fines del año 1994 e inicios del año 1995, los funcionarios del Ministerio de Economía y Finanzas, con el apoyo del Banco Mundial y el Fondo Monetario Internacional, iniciaron la definición del Marco Conceptual del SIAF-SP, al que posteriormente se sumó el apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo. Posteriormente, la Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, a través del Artículo 10º, establece que el SIAF-SP es la herramienta o medio oficial para el registro, procesamiento y generación de información financiera del Sector Público, y que su uso es obligatorio para todas las entidades y organismos del este sector, a nivel nacional, regional y local. Dado que el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), ha demostrado ser un eficiente elemento de control y de descentralización del conocimiento del manejo financiero y presupuestal del gasto al permitir que las diferentes Unidades Ejecutoras compartan niveles de eficiencia, que la calidad del gasto sea mejorada y que los recursos del Estado sean mejor administrados, el compromiso del Gobierno ha sido ir ampliando el uso del SIAF-SP a todas las entidades del Estado incluyendo a los Gobiernos Locales en lo que se refiere a las transferencias de fondos al Programa Vaso de Leche y por el Fondo de Compensación Municipal, lo que no sólo mejoraría la eficiencia del sistema, sino que permitiría transferir tecnología, conocimientos y habilidades técnicas como paso previo para una descentralización administrativa y financiera real. 2. QUÉ ES EL SIAF-SP? Se trata de un sistema asociado a la ejecución presupuestal del Estado que pretende mejorar la gestión de las finanzas públicas a través el registro único de las operaciones de ingresos y gastos de las Unidades Ejecutoras (destinatarios de una porción del Presupuesto Público, integrante de un Pliego y éste, a su vez, de un Sector del Estado) permitiendo la integración de los procesos presupuestarios, contables y de tesorería. El registro de las operaciones de ingresos y gastos del Estado constituye una gran base de datos que se ubica en el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) Estos le son transmitidos para su verificación y aprobación. Además, sustituyen y complementan los diversos registros y reporte de la Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP), la Dirección General de Tesoro Público (DGTP) y Dirección Nacional de Contabilidad Pública. Además de lo anteriormente mencionado, en el SIAF se registra información vinculada a: (i) La fecha en que se hizo la operación; (ii) A quién se paga; (iii) El concepto de gasto o ingreso; (iv) Quién realizó el gasto; (v) Con qué fuente de financiamiento se efectúa el gasto; (vi) El proyecto o la actividad en que se gasta; (vii) El concepto por el cual se recaudan fondos; (viii) La fuente de financiamiento por la cual se recaudan fondos; (ix) La fecha en que se recaudan los fondos; (x) La fecha de depósito de los fondos recaudados; etc. 3. COBERTURA DEL SIAF-SP Gobierno Nacional Alrededor de 260 Unidades Ejecutoras entre las que se encuentran comprendidas los Ministerios y las Universidades. Gobierno Regional Que abarca, aproximadamente, 250 Unidades Ejecutoras de las 25 regiones existentes. Gobierno Local Comprende más de 1800 Municipalidades a nivel nacional. Entidades de Tratamiento Empresarial Que son alrededor de 120 entidades adscritas o pertenecientes al Gobierno Nacional, Local y Regional. Gestión Pública Febrero de 2008 C21

2 C Sistemas Administrativos Fondo Nacional de Financiamiento del Estado Comprende a 40 empresas pertenecientes al Estado. Otras Entidades Las autónomas, entre las que se cuenta al Banco Central de Reserva, EsSalud, las Beneficencias, etc. 4. SIAF COMPARADO En América Latina el SIAF es una herramienta que ha sido instaurada por diversos gobiernos como un requisito impuesto por los organismos financieros para asegurar un manejo ordenado de las finanzas públicas. 5. RESULTADOS QUE SE OBTIENEN A TRAVÉS DEL SIAF A través del SIAF se obtiene tres tipos de información: a) Información para la entidad.- Desde el presupuesto que ha sido asignado a la entidad, la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos; sus modificaciones, la ejecución financiera del presupuesto de ingresos y gastos, entre otros, y obtener, a partir de estos registros, los estados financieros de la entidad. b) Información para los órganos rectores.- Para la DNPP, la ejecución de presupuesto (modificaciones y ejecución presupuestaria a través de los compromisos). Para la DNTP la ejecución de devengados, girados y pagos. Para la DNCP los estados financieros para la Cuenta General de la República. Para la Contraloría General de la República, la información necesaria para las investigaciones y control del gasto. Para el Banco de la Nación, para informar las órdenes de pago que genera la entidad. Para la SUNAT, para la ejecución de cobranza coactiva de tributos y nacimiento de obligaciones tributarias de impuestos de personas naturales y jurídicas. c) Información para la ciudadanía Para transparentar las finanzas públicas. 6. IMPORTANCIA DEL SIAF El SIAF-SP ha automatizado el proceso más importante del MEF, como es el Presupuesto del Sector Público, que comprende al Gobierno Nacional, los Gobiernos Regionales Locales, y la generación de la Cuenta General de la República. Constituye un soporte para ordenar las finanzas públicas a partir del Registro Único del Presupuesto del Estado en todas sus fases de formulación programación, aprobación, ejecución (incluyendo las modificaciones a nivel institu- C22 Febrero de 2008 Gestión Pública

3 Sistemas Administrativos C cional y funcional) y evaluación, la gestión de pagaduría a proveedores a través de un sistema electrónico seguro y a los servidores públicos y la cobranza coactiva de las deudas tributarias. Contribuye a fortalecer el proceso de descentralización fiscal en la medida que cuenta con información que indica la calidad del desempeño fiscal de los Gobiernos Regionales y Locales, instancias que, en la actualidad, cuentan con el grueso del Presupuesto Público. Asimismo, se ha convertido en el medio indispensable para generar transparencia en las finanzas públicas, en la medida que la ciudadanía puede acceder a la información financiera de cualquier entidad pública a través de la página web. Permite, pues, obtener información oportuna y consistente, tanto de la ejecución presupuestal como de los estados financieros. A continuación, se puede apreciar como se produce el flujo de información a partir de la gran base de datos que se conforma en el MEF, a donde se transmiten todas las operaciones de ingresos y gastos del los Pliegos a nivel nacional, regional y local. Flujo de Información bar sus calendarios de compromisos, lo que antes era realizado por la Dirección Nacional del Presupuesto Público del MEF; ello a partir de la Previsión Presupuestaria Trimestral Mensualizada que ésta dependencia aprueba a favor de los Pliegos. Son, en buena cuenta, aspectos que hacen que el SIAF esté en constante cambio. 2. ESTADOS DE ENVÍO EN EL SIAF Para efectuar los registros administrativos y contables, es importante conocer algunos aspectos relacionados con: los estados de envío que se visualizan en el SIAF y, de otro lado, los íconos utilizados en los registros administrativos y contables, según se explica a continuación: Estado P Estado N Estado T Estado V Estado R Estado A Registro pendiente. Registro habilitado para envío. Registro en tránsito. Registro en verificación. Registro rechazado. Registro aprobado. 3. ÍCONOS UTILIZADOS EN EL REGISTRO SIAF El SIAF tiene una serie de íconos que se observan en la parte superior de un registro SIAF y que marcan la pauta para el registro y la navegación a través del sistema. Dichos íconos y su significado se muestran a continuación:. Para ir al primer registro SIAF. Para ir al último registro SIAF. Para ir al registro SIAF anterior. Para ir al registro SIAF posterior. Para guardar los cambios efectuados en el SIAF. Para deshacer los cambios en el SIAF n PARTE II 1. CONOCIENDO EL SIAF El SIAF-SP está evolucionando permanentemente como producto de nuevas necesidades de parte de los usuarios y de los órganos rectores. En los últimos años, las instituciones públicas están accediendo a nuevos modelos de gestión como producto de las privatizaciones, concesiones o contratos de gerencia constituyendo fondos fideicometidos para llevar adelante estas operaciones que merecen un tratamiento especial de parte de los órganos rectores y su respectiva incorporación en las tablas de operaciones del SIAF-SP. De otro lado, el sistema presupuestario está evolucionando con la cada vez más exigente certificación del crédito presupuestario como requisito previo a la ejecución y, además, el traslado a los Pliegos Presupuestarios de las facultades de apro-. Para crear un registro nuevo en el SIAF. Para cerrar o salir del registro SIAF 4. MÓDULOS DEL SIAF-SP Los módulos que integran el SIAF y que están a disposición de la Unidades Ejecutoras son: a) Modulo de Formulación del Presupuesto MFP En el cual se registra la estructura funcional programática de la entidad al nivel de función, programa, sub-programa, actividad o proyecto, componente, meta y sus respectivos mantenimientos. Además, se registra la formulación de los ingresos y de los gastos. b) Modulo de Procesos Presupuestarios MPP En el cual se registra el Presupuesto Institucional de Apertura, las notas de modificación presupuestal. Gestión Pública Febrero de 2008 C23

4 C Sistemas Administrativos c) Modulo de Ejecución Administrativo y Contable SIAF-SP En el cual se registran las fases del gasto (compromisos, devengados, girados y pagados) y las fases de ingreso (determinado y recaudado), así como la contabilización de cada una de ellas. d) Modulo de Pago de Planillas y Servicios No Personales En el cual se registra la información correspondiente al personal activo, cesante y servicios no personales de la entidad, la misma que se actualiza permanentemente. 5. OPERACIONES DE GASTOS En el Ciclo de Gasto, las Unidades Ejecutoras registran sus operaciones (expedientes), cada una de las cuales incluye las fases de Compromiso, Devengado, Girado y Pagado. El registro del Compromiso es el acto mediante el cual se acuerda, luego del cumplimiento de los trámites legalmente establecidos, la realización de gastos previamente aprobados, por un importe determinado o determinable afectando total o parcialmente los créditos presupuestarios, en el marco de los Presupuestos aprobados y las modificaciones presupuestarias realizadas. El compromiso se efectúa con posterioridad a la generación de la obligación nacida de acuerdo con la Ley, Contrato o Convenio. Implica el uso de un Clasificador de Gastos a nivel de partida específica, una fuente de financiamiento (origen de los fondos) y la meta correspondiente asociada a ese gasto. El SIAF verifica si esa operación está acorde al Calendario de Compromisos. La Unidad Ejecutora sólo puede comprometer dentro del mes de vigencia del Calendario. Este registro se sustenta en una orden de compra o servicio, planilla, etc. El registro del Devengado es el acto mediante el cual se reconoce una obligación de pago derivada de un gasto aprobado y comprometido que se produce previa acreditación documental ante el órgano competente de la realización de la prestación o el derecho del acreedor. Está asociado a la verificación del cumplimiento de la obligación por parte del proveedor, ello es, la entrega del bien o prestación de servicios. Esta fase requiere un Compromiso que puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Compromiso (dentro del mismo ejercicio presupuestal). Este registro se sustenta en la factura, boleta, etc. El registro del Pagado es el acto mediante el cual se extingue en forma parcial o total el monto de la obligación reconocida debiendo formalizarse a través del documento oficial correspondiente. Además, requiere un devengado previo. 6. OPERACIONES DE INGRESOS En el Ciclo de Ingreso, las Unidades Ejecutoras registran las fases de Determinado (proyección de ingresos) y Recaudado (Ingresos efectivamente recaudados). proceso de ejecución presupuestal a través del siaf - sp C24 Febrero de 2008 Gestión Pública

5 Sistemas Administrativos C 7. TIPOS DE REGISTRO Registro Administrativo A través del cual se ingresan al SIAF SP las fases del gasto y de ingreso anteriormente descritas. El registro contiene información de índole administrativo, como por ejemplo: el tipo de fase, documento, la fuente de financiamiento, proceso de selección (tratándose de bienes o servicios), la cadena del gasto, concepto del ingresos, partida de ingreso, etc. En la pantalla SIAF-SP siguiente se muestra el registro administrativo de todas la fases del gasto (compromiso, devengado, girado y pagado). Aún cuando estas se efectúan una a una, por razones de espacio se muestran todas juntas. fases del gasto Igualmente, a continuación, se muestra la pantalla del registro administrativo de los ingresos (Determinado y Recaudado). fases del ingreso Gestión Pública Febrero de 2008 C25

6 C Sistemas Administrativos Registro Contable A través del cual se ingresan al SIAF SP las fases del Gasto y de Ingreso anteriormente descritas más las Notas de Contabilidad. El registro está referido a los asientos contables que corresponden a cada fase de gasto o ingreso. A continuación, se muestran las pantallas correspondientes a las distintas fases del gasto (Compromiso, Devengado, Girado y Pago). Contabilización de la fase de Compromiso - GASTO Contabilización de la fase Devengado - GASTO C26 Febrero de 2008 Gestión Pública

7 Sistemas Administrativos C Contabilización de la fase Girado - GASTO Contabilización de la fase Pagado - GASTO Gestión Pública Febrero de 2008 C27

8 C Sistemas Administrativos Contabilización de la fase Determinado INGRESO Contabilización de la fase Recaudado INGRESO C28 Febrero de 2008 Gestión Pública

9 Sistemas Administrativos C 8. TIPOS DE OPERACIÓN El tipo de operación que define el SIAF es un elemento fundamental para el registro de ingresos y gastos que se ejecutan en las dependencias, en la medida que del buen uso de los diversos tipos de operación dependerá que se registre de forma correcta o no la transacción evitando así que se produzcan problemas en la contabilización posterior. A continuación, se definen cada uno de los tipos de operación que se hallan en la tabla respectiva del SIAF. Operación tipo A usa para registrar los gastos vinculados a la entrega de fondos bajo la modalidad de Encargos que se encuentran regulados por el Artículo 40º de la Directiva de Tesorería. Esta operación permite, además de las operaciones básicas de Compromiso, Devengado y Girado, efectuar el registro de la rendición y/o devolución de dichos Encargos. Operación tipo AV Se usa para registrar los gastos relacionados con la entrega de viáticos al personal de las dependencias públicas por comisión de servicios al interior y exterior del país. Esta operación permite, además de las operaciones básicas de Compromiso, Devengado y Girado, efectuar el registro de la rendición y/o devolución de dichos viáticos. Operación tipo C Se usa para registrar la apertura del Fondo de Caja Chica que se crea con la fuente de financiamiento denominada Recursos Directamente Recaudados o Recursos Propios. Las rendiciones y reembolsos de este fondo se registran a través de la Operación tipo RC. Operación tipo E Se usa para registrar los gastos vinculados a la entrega de fondos para la ejecución de actividades y proyectos de las diversas dependencias de la misma Unidad Ejecutora. Esta modalidad de Encargos se encuentra regulada por el Artículo 62º de la Directiva de Tesorería. La operación permite, además de las operaciones básicas de Compromiso, Devengado y Girado, efectuar el registro de la rendición y/o devolución de dichos Encargos. Operación tipo EO Se usa para registrar la entrega de fondos a otra Unidad Ejecutora a la que se encarga la ejecución física y financiera de un proyecto, previa suscripción de contrato o convenio. Las rendiciones de cuenta de esta modalidad están regulados por el Artículo 64º de la Directiva de Tesorería. Esta operación permite, además de las operaciones básicas de Compromiso, Devengado y Girado, efectuar el registro de la rendición y/o devolución. Operación tipo F Se usa para registrar la apertura del Fondo Para Pagos en Efectivo (una variante de la Caja Chica) que se crea con la fuente de financiamiento denominada recursos ordinarios o recursos del Tesoro Público. Las rendiciones y reembolsos de este fondo se registran a través de la Operación tipo RF. Operación tipo N Se usa para registrar las transacciones vinculadas a la adquisición de bienes y servicios a proveedores identificados con Registro Único del Contribuyente. Gestión Pública Febrero de 2008 C29

10 C Sistemas Administrativos Operación tipo OG Se usa para registrar las operaciones administrativas relacionadas con el pago de gastos bancarios, sentencias judiciales, subvenciones sociales y económicas; y todas aquellas operaciones cuyo beneficiario no cuente con RUC. Operación tipo ON Se usa para registrar los gastos vinculados al pago de remuneraciones al personal y beneficios sociales de los trabajadores. Operación tipo S SE usa para registrar gastos que no están presupuestados. Operación tipo TC Se usa para registrar las transferencias de fondos entre cuentas bancarias manejadas por la entidad. Por ello, este tipo de operaciones tiene habilitadas las fases del Gasto (Compromiso, Devengado y Girado) y las fases de Ingresos (Determinado y Recaudado). Operación tipo TF Tipo de operación que se usa para registrar el otorgamiento o transferencia de recursos de la fuente de financiamiento denominada Donaciones y Transferencias a otra entidad con la que se ha suscrito convenios. Quien recibe los recursos debe incorporar los mismos a su respectivo presupuesto. Operación tipo Y Se usa para registrar las transacciones relacionadas a los ingresos captados por la entidad correspondientes a cualquier fuente de financiamiento distintas a los recursos ordinarios o del Tesoro Público. Este tipo de operación tiene habilitadas las fases de Determinado y Recaudado. Operación tipo YC Se usa para registrar los ingresos que no tienen afectación presupuestal. Operación tipo YF Se usa para registrar los ingresos recibidos por otorgamiento o transferencia de fondos de otra entidad publica por la fuente de financiamiento denominada donaciones y transferencias, ejecutada en base un convenio suscrito. Estos recursos recibidos bajo esta operación se incorporan al presupuesto institucional de la entidad que los recibe. Operación tipo YG Se usa para registrar los depósitos de fondos provenientes de la recuperación de pagos indebidos a favor del Tesoro Público y que deben ser depositados a través del formato T-6 (Papeleta de Depósito) en el Banco de la Nación a las 24 horas de recepcionados los fondos. Tiene habilitadas las fases del Gasto (Compromiso, Devengado y Girado) y las fases de Ingresos (Determinado y Recaudado). Operación tipo YT Se usa para registrar las rebajas de ingresos recaudados en el periodo por concepto de Impuesto General a las Ventas. Además, se usa para registrar la diferencia de cambio. Operación tipo YV Se usa para registrar la rebaja de la recaudación total en el periodo, básicamente, por el pago de tributos. El importe que se entregue a la SUNAT debe registrarse en negativo bajo los mismos clasificadores con que se registró el ingreso del IGV. C30 Febrero de 2008 Gestión Pública

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