Trabajo Especial de Pasantías para Optar al Título de: Licenciado en Administración de Empresa. Licdo. Enrique Alcalá C.I

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN ADUANERA Y TRIBUTARIA (SENIAT) CONTROL Y CONFORMACION DE LOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS GENERADOS POR EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION (SIADM), EN LA ADUANA PRINCIPAL DE CIUDAD GUAYANA Trabajo Especial de Pasantías para Optar al Título de: Licenciado en Administración de Empresa Tutor Industrial: Autor: Henry Portillo Licdo. Enrique Alcalá C.I Tutor Académico Dr. Pastor Rangel Ciudad Guayana, Marzo de 2012

2 Índice Pág. Introducción. 3 Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT)... 2 Antecedentes de la Organización 2 Objetivo.. 2 Misión. 2 Visión.. 2 Aduana Principal de Ciudad Guayana 2 División de Administración 5 SITUACION PROBLEMA. 7 Objetivo de la Pasantía. 8 Objetivo General... 8 Objetivo Especifico... 8 Plan de Trabajo... 9 Actividades Desarrolladas. 9 Logros del Plan de Trabajo Facilidades y Dificultades encontradas 16 Aportes dados a la Organización 16 Conocimientos Adquiridos.. 17 CONCLUSIONES 20 RECOMENDACIONES. 21 GLOSARIO REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ANEXOS 25 i

3 Introducción El periodo de pasantías universitaria tiene como objetivo principal formar al estudiante en el campo laboral, esta es ineludible para poner en práctica los conocimientos adquiridos durante el transcurso de la formación académica en el recinto universitario. Este es un periodo de mucha importancia, puesto que mediante el cumplimiento de los objetivos planteados en las diferentes asignaturas cursadas para optar al título de Licenciado en Administración de Empresa. Durante el desarrollo de esta pasantía se aplicaron mecanismo de control, esto motivado a que es una de las fases del proceso administrativo que permite visualizar si las diligencias administrativas realizadas están conforme a los programas establecidos, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos, marcando las fallas y los errores a fin de corregir y evitar a futuro que se repitan. Las actividades realizadas durante la pasantía consistieron en realizar control y conformación de los expedientes administrativos generados mediante el Sistema Integral de Administración (SIADM), en la Aduana Principal de Ciudad Guayana, tomando en consideración aquellos expedientes generados desde el mes de Noviembre 2011 hasta el mes de Febrero del año en curso. La formación de un expediente administrativo consiste en la manifestación de voluntad y necesidad por parte de un área, división o unidad administrativa, que realiza solicitud de adquisición de bienes o servicio, el cual se realiza siguiendo un orden cronológico y lógico. Para la realización de las revisiones y controles de expedientes, se creó un plan de trabajo en consenso con los tutores industrial y académico, con la finalidad de cumplir con un cronograma de trabajo que permitiera realizar las actividades diarias en consonancia con el periodo establecido por la universidad. De esta manera cumpliendo con los objetivos planteados y aportando mejoras en el área de servicios de la Aduana Principal de Ciudad Guayana. En el plan de trabajo puesto en marcha, se cumplió a cabalidad y en el tiempo estipulado, permitió que las actividades realizadas de desarrollara en perfecta armonía y que hubiera una interrelación entre el área de Servicios y las demás aéreas y divisiones de esta aduana principal. En síntesis el periodo de pasantías en esta dependencia aduanera fue de gran importancia, debido a que aplique los conocimientos teóricos adquiridos en las aulas de clases y compararlos con el área laboral, sin embargo parte de la teoría académica 3

4 no fue puesta en práctica motivado a que cada empresa tienes sus características particulares y su filosofía de gestión, la cual las hacer únicas. Para culminar, en el presente informe de pasantías se muestran conclusiones de las actividades realizadas, las recomendaciones y las referencias bibliográficas de todos los documentos empleados para cumplir con el plan de trabajo acordado. 4

5 SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN ADUANERA Y TRIBUTARIA (SENIAT). Antecedentes: Desde sus inicios la Aduana Principal de Ciudad Guayana, tenía el nombre de Aduana Principal de Ciudad Bolívar. El 17 de Septiembre de 1971 en el primer periodo de gobierno del Dr. Rafael Caldera, la Aduana Principal de Ciudad Guayana, es trasladada a la ciudad de Puerto Ordaz, bajo la misma denominación, encontrándose ubicado provisionalmente en el Hotel Dos Ríos. El 25 de marzo de 1979 es cuando se publica en Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 2415, la Constitución formal de la Aduana Principal de Ciudad Guayana. En 1994, se decide integrar los Tributos Aduaneros con los Tributos Internos, es así como se consolida para obtener el mejoramiento del control de los tributos a través de la sistematización; esta integración se denominó Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanero y Tributario (SENIAT), el cual comenzó a funcionar según Decreto Presidencial Nº 310 de fecha 10 de Agosto de 1994, publicado en la Gaceta Oficial Nº de fecha 16 de Agosto de Constituyéndose de esta manera, como un servicio con autonomía funcional y financiera el cual se organiza como una entidad de carácter técnico dependiente del Ministerio de Finanzas a partir de cuyo objetivo es la Administración del Sistema de los Ingresos Tributarios Nacionales, según los artículos Nº 225 y 227 del Código Orgánico Tributario. Objetivo General Contribuir en la modernización y administración de los sistemas de recaudación de los tributos nacionales, partiendo desde los principios que 5

6 los rigen (legalidad, equidad y honestidad) para así lograr un equilibrio económico y un desarrollo integral de la nación, así como controlar la entrada y salida de mercancía y medios de transporte por las fronteras y zonas aduaneras de la República. Misión: Contribuir activamente con la formulación de la política fiscaltributaria, administrando eficientemente el sistema de recaudación de los tributos nacionales, afianzando el desarrollo de una cultura tributaria, bajo los principios de legalidad, equidad y respeto al contribuyente con el fin de mejorar la calidad de la población. Visión: Ser reconocido como un servicio de sólido prestigio, confianza y credibilidad nacional e internacional, en virtud de su gestión transparente, de sus sistemas de información, el profesionalismo y excelencia de sus recursos humanos, la atención y respeto a los contribuyentes. Este organismo tiene como fines primordiales: Incrementar la recaudación tributaria que tiene origen de los ingresos no petroleros. Permitir la modernización del sistema jurídico tributario y el desarrollo de la cultura tributaria. Mejorar la eficiencia y eficacia institucional. Aduana Principal de Ciudad Guayana: Con sede en Puerto Ordaz y con circunscripción en el Estado Bolívar y el Estado Delta Amacuro. Está habilitada para las operaciones de importación, exportación y tránsito; y los servicios de trasbordo, cabotaje y bultos postales. La Aduana Principal de Ciudad Guayana, es un órgano especializado de la Administración Tributaria, que tiene a su cargo principalmente: 6

7 La vigilancia y control de la entrada y salida de mercancías y medios de transporte por las fronteras, aguas territoriales o espacio aéreo. La determinación y recaudación de las obligaciones tributarias. La resolución de reclamos, recursos, peticiones y consultas de los importadores y exportadores. La prevención, persecución y sanción de las infracciones aduaneras. Para prestar sus servicios este órgano público de carácter regional, ejerce la potestad aduanera que otorga la Ley Orgánica de Aduana, mediante el control de la entrada, permanencia y salida de la mercancía por territorio aduanero nacional y la determinación de los tributos aduaneros ajustado a la normativa legal vigente. División de Administración de la Aduana Principal de Ciudad Guayana La división de Administración de la Aduana Principal de Ciudad Guayana debe coordinar la provisión de un sistema de administración y ejecución presupuestaria que permita un control financiero, eficiente y ajustado al ordenamiento legal establecido. Debe asimismo, supervisar el sistema profesional de recursos humanos, garantizar la adecuada administración de las especies fiscales, su ámbito de acción está circunscrito al marco jurídico que la regula. Esta división tiene las siguientes funciones: Coordinar, supervisar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la gestión, e impartir las instrucciones para la ejecución de las funciones correspondientes. Aplicar el sistema de administración diseñado por el nivel operativo para cumplir los objetivos de la Gerencia. Entre otras. SITUACIÓN PROBLEMA: La división de Administración de la Aduana Principal de Ciudad Guayana, actualmente presenta en el área de servicios carencia en el registro y control de los expediente administrativos que se sustancia a diario. Lo que ha acarrea como 7

8 consecuencia retraso en los procesos (búsqueda de firmas, reimpresión o modificación de documentos), extravío de los mismo, información no oportuna, puesto que muchas de las divisiones involucradas en el proceso no cooperan en agilizar la debida culminación de los expedientes en un tiempo prudencial para poder archivarlos. Por su parte, las divisiones adscritas a esta aduana principal desconocen el orden, registró y control que deben llevar los expedientes de servicios, compras y viáticos, es evidente que el número de certificación que poseen los expedientes en la parte posterior no coinciden con el documento: certificación de disponibilidad presupuestaria, ocasionando confusión para archivar los mismos. De igual manera, se dificulta la ubicación de los funcionarios adscritos a las diferentes Aduanas Subalternas que se encuentran involucrados en la conformación de los expedientes. Procesos anteriores han sido auditados, realizando las observación en relación al registro al control de estos expedientes, sin embargo, aun no se han corregido las observaciones emitidas con relación a los archivos expedientes administrativos. OBJETIVOS DE LA PASANTIA Objetivo Principal: Revisar el proceso de control y conformación de los Expedientes Administrativos Generados por el Sistema Integral Administrativo (SIADM), en la Aduana Principal de Ciudad Guayana. Objetivos Específicos: 1. Verificar la debida autorización de los documentos que conforman los expedientes administrativos. 8

9 2. Corregir los documentos administrativos que presenten incongruencias. 3. Organizar las actividades que se requieren para culminar el proceso de conformación de expedientes. 4. Mejorar el proceso para el archivo de los expedientes administrativos. PLAN DE TRABAJO El plan de trabajo asignado comprende una serie de actividades que conllevan a cumplir el objetivo final de la pasantía, como lo es, lograr un orden cronológico y control de los documentos que conforman los expedientes administrativos que se generen en la Aduana Principal de Ciudad Guayana, para facilitar su ubicación, a fin de cumplir con los requerimientos a la hora de la realización de una auditoría interna. Actividades Desarrolladas durante la Pasantía 1. Revisión y Verificación de Firmas de los Expedientes: Todo expediente administrativo para el manejo de los fondos en anticipos deberá estar conformado por la documentación y soporte, debidamente firmados por los funcionarios involucrados en el proceso de pago el cual estará normado en el manual de normas y procedimientos que regule la materia. Con esta revisión se pudo constatar que la documentación este debidamente firmada y sellada por el funcionario participante; o en su defecto buscar la firma de funcionarios que no lo habían hecho para la aprobación, aceptación o realización de algún documento. Asimismo, esta revisión sirvió para ubicar expedientes en los cuales la firma del gerente de la Aduana Principal de Ciudad Guayana, estaba colocada con un sello, siendo esta una observación dada por la auditoría interna realizada y que estaba pendiente por corregir. 9

10 2. Elaboración de un Correlativo de Expedientes: Como consecuencia del descontrol observado en el manejo de los expedientes, se procedió a idear un formato en Excel para llevar un control de lo que ocurría con los expedientes, tomando los siguientes datos: Nombre del Beneficiario Número de cheque dado al beneficiario (donde los 5 últimos números son usados para archivar los expedientes originales). Número de certificación (número de control interno, donde el mismo se usa para archivar las copias). Con estos datos colocados correlativamente de menor a mayor y otra columna de Observaciones, se pudo tomar nota de aspectos como: Firmas faltantes (y a quien pertenecía). Cuales expedientes requieren arreglar o sustituir la firma del gerente. Documentos faltantes. Los expedientes que se encontraban listos. Expedientes que aun no se ubicaban. Por lo tanto, dependiendo del caso algunos expedientes podían ser corregidos en mi área, así como otros debían ser regresados a las divisiones responsables o incluso a la gerencia; por lo que se usaron colores para identificar rápidamente los expedientes faltantes, los que estaban en proceso de modificación de algún documento y los que poseían la gerencia en espera de la firma. 3. Elaboración de Requisiciones: Para la elaboración de este documento se debe ingresar en el SIADM en el modulo de Control de Suministros. Con la necesidad del servicio (contando con la información completa de lo que se requiere), se ingresa al menú Actualización y se selecciona la opción Solicitud de Suministro, donde se registra la siguiente información: 10

11 La unidad solicitante. Nombre del solicitante, que es quien aprueba la requisición. La descripción de la solicitud con detalle. El status que se colocara por generar, ya que se está iniciando el proceso. La fecha de solicitud (fecha en la que se está elaborando la solicitud de suministro). Fecha de la recepción (fecha de la recepción de la requisición). Fecha requerida (fecha en que se necesitan los bienes o materiales solicitados). Luego se pasa a una segunda pestaña de la ventana Ficha de Solicitud de Suministro, donde se colocan las especificaciones del servicio que se quiere adquirir, como: el nombre, cantidad, unidad de medida, destino del servicio, estatus y descripción adicional para luego poder generarla e imprimirla. 4. Elaboración de Solicitud de Cotización: Se refiere a un documento elaborado en un formato Excel, donde se manifiestan las especificaciones técnicas (unidad, cantidad y descripción) del servicio solicitado, que se enviaran a los distintos proveedores con la finalidad de que estos sean firmados y sellados para que posteriormente se anexe al expediente. Los proveedores deben remitir en los días acordados por la Unidad de Servicio los presupuestos correspondientes al servicio requerido para su posterior análisis y evaluación a fin de seleccionar el más idóneo para satisfacer el requerimiento. 5. Elaboración de Certificaciones Presupuestarias: En este paso, las certificaciones se elaboran en el sistema Access Sistema de Control Administrativo y Presupuestario, donde se procede a: 11

12 Colocar el número de certificación que ya se ha apartado. La fecha de dicho apartado. El RIF de la empresa con su respectiva razón social. Breve descripción del motivo de la contratación del servicio. Seguidamente se imputan las partidas presupuestarias por acciones específicas que le correspondan según sea el caso, y los diferentes precios de la misma sin el impuesta al valor agregado es decir: IVA. En caso de que la prestación del servicio incluya IVA, se debe colocar aparte la misma acción específica con la partida presupuestaria del IVA que corresponda y su respectivo monto, la unidad solicitante, la unidad tramitadora, la coordinadora de presupuesto y una unidad ejecutora que es este caso es el gerente de la Aduana Principal de Ciudad Guayana. 6. Archivos de los Expedientes Administrativos según las Normas Internas. Para los expedientes de Compras o Servicios: 1. Formato de requisición. 2. Tres (3) Cotizaciones o presupuestos. (En caso de ser solo un (1) deberá estar acompañado de una carta que lo avale. 3. Consulta del proveedor en el portal de ALSOBOCARONI. 4. Consulta del proveedor en el portal del SENIAT. 5. Certificación de disponibilidad presupuestaria comprometida. 6. Orden de compra o de servicio. 7. Nota de entrega a la unidad requeriente. 8. Factura original de la compra o servicio. 9. Solicitud de pago. 12

13 10. Comprobantes de retenciones. 11. Comprobantes de gastos. 12. Copias de cheque entregado. Para los expedientes de Viáticos: 1. Información relevante del viatico (memorandos, copia de kilometraje, recibos, entre otros). 2. Solicitud de viáticos. 3. Resumen de viáticos. 4. Resumen detallado de viáticos. 5. Informe de gestión. 6. Certificación de disponibilidad presupuestaria. 7. Precompromiso presupuestario. 8. Compromiso presupuestario. 9. Solicitud de pago. 10. Vaucher del depósito. 11. Copia del cheque entregado. Relativas a los Registros Presupuestarios y Contables para el Manejo y Conformación del Expediente Administrativo: 1. Los registros presupuestarios y contables de las operaciones a efectuarse con los fondos girados en anticipo, se efectúan a través del sistema administrativo automatizado utilizado por el servicio. 2. Los registros contables, deberán estar sustentados con los comprobantes y documentos de cada operación que respalden la legalidad de las transacciones efectuadas por cada unidad administradora desconcentrada. 3. Todo expediente administrativo para el manejo de los fondos en anticipo deberá estar conformado por la documentación y soporte, debidamente firmados por los funcionarios involucrados en el proceso de pago el cual 13

14 estará normado en el manual de normas y procedimientos que regule la materia. 4. Cada expediente administrativo de la ejecución del gasto deberá ser archivado de manera organizada, cronológica y consecutiva por números de cheques para cada ejercicio económico financiero. Dichos expedientes, deberán ser resguardados en un lugar que cumpla con las condiciones mínimas de seguridad e higiene industrial para efectos de su revisión posterior por parte de los órganos de control competentes. 5. Los expedientes administrativos mencionados en la norma anterior deberán mantenerse en el Archivo Activo por un periodo no menos de tres (3) años, posteriormente a este lapso los mismos deberán reposar en un Archivo Permanente, en las instalaciones de la dependencia, cumpliendo con las condiciones mínimas de higiene y seguridad industrial, para efectos de auditoría y control posterior. 7. Revisión de Expedientes desde Noviembre de 2011 a Febrero de 2012, para Corregir las Observaciones dadas por la Auditoría Interna. En relación a la auditoría realizada a los expedientes administrativos se detectaron ciertas fallas, encontrándose lo siguiente: Expedientes con firma del gerente colocada con un sello. Gran cantidad de documentos carentes de firmas de funcionarios involucrados en el proceso. Expedientes desaparecidos Expedientes con igual número de control Por lo que se procedió a ubicar a los funcionarios involucrados con la finalidad de que cada uno de los mismos en este periodo de tiempo. 14

15 Para los expedientes que poseían igual número de control, se opto por colocarlos consecutivamente, ya que el número de control no puede ser modificado. En cuanto a los expedientes faltantes resulto difícil la ubicación de todos debido a la antigüedad de los mismos, sin embargo muchos de ellos pudieron ser ubicados, mayormente en la división de tesorería donde hasta la fecha tienen problemas con el pago. Logros del Plan de Trabajo Se realizó la revisión y verificación de firmas de los expedientes administrativos, constatando que muchos de estos no presentaban los recaudos y firmas correspondientes. Se corrigió esta inconformidad identificando los expedientes que presentaban estas fallas, obteniendo la información faltante y la firma del funcionario correspondiente para su posterior aprobación y aceptación. Asimismo, esta revisión sirvió para corregir observación realizada por auditores externos, que sugirieron la firma legal del Gerente de la Aduana Principal de Ciudad Guayana, y no la de sello húmedo. Estos expedientes se ubicaron y se enviaron a la firma del Gerente, corrigiendo de esta manera esta inconformidad. Como consecuencia del descontrol observado en el manejo de los expedientes, se procedió a idear un formato en Excel para llevar un control de lo que ocurría con los expedientes, detectándose las siguientes inconformidades: Firmas faltantes (y a quien pertenecía). Expedientes que requieren de arreglar o sustituir la firma del gerente. Documentos faltantes. Expedientes que aun no se ubicaban. En el desarrollo de esta actividad se corrigieron los expedientes que dependían del área en el cual se desarrollo la pasantía y otros fueron devueltos a las divisiones responsables documento y los que poseían la gerencia en espera de la firma. Corrigiendo de esta manera esta inconformidad. 15

16 Se revisó las solicitudes de cotización a fin de evidenciar que éstas cumplan las especificaciones técnicas. Encontrado vacios en muchas de estas. Se procedió a obtener la información faltante tales como unidad, cantidad y descripción del servicio solicitado, Rif de la empresa entre otras. Se revisó la Norma Interna existente para los archivos de expedientes administrativos, comparando de esta manera el proceso llevado a cabo o que realmente establece la norma en cada caso. Se evidenció incongruencia y falta de aplicación e la misma. Por lo que se procedió a realizar los cambios y ajustes necesarios para el cumplimento de esta Normativo y de esta manera corregir la desviación existente. Facilidades y Dificultades en el Proceso de Desarrollo de la Pasantía. El desarrollo de este periodo de pasantías se llevo a cabo de manera acorde motivado a: Existe buen ambiente de trabajo La información relacionada con mi pasantía fue suministrada de manera oportuna por parte de los funcionarios involucrados. Recibí información y orientación sobre las actividades inherentes a la pasantía. Por ser funcionario activo del servicio, recibí todo el apoyo por parte de mis compañeros de labores en el área de Servicios. Por hacer vida laboral activa en la Oficina Nacional de Investigación Protección y Custodia (ONIPC), en la Aduana Subalterna de Matanzas, poseo cierto conocimiento, destreza y experiencia en el área administrativa, lo que me facilito realizar las actividades. 16

17 como: Sin embrago existieron ciertas dificultades para la realización de la pasantía A la hora de ubicar a los funcionarios involucrados en la falta de alguna firma o soporte para sustanciar los expedientes, en ciertos casos era imposibles motivado a que algunos de ellos habían sido cambiados a otras zonas de estado y en ciertos casos fuera de nuestra jurisdicción, esto por necesidad de servicios o por solicitudes de parte interesada. Las funciones delegadas en mi periodo de pasantías debieron realizarse con meses y en algunos casos años de anterioridad, por lo cual se encontró mucho trabajo atrasado, siendo esto una dificultad para ponerse al día. Aportes dados a la organización. Como aporte principal que se le dejo a la organización, constituye la conformación de carpetas de expediente administrativos de diferentes casos, las cuales fueron conformadas siguiendo todas las especificaciones técnicas dadas por la institución (SENIAT), mencionadas con anterioridad. Cada expediente administrativos fue archivado de manera organizada, cronológica y consecutiva por números de cheques para cada ejercicio económico financiero, y por número de certificación para el archivo de las copias. Estos expedientes fueron resguardados en lugar destinado para tal fin, es decir un recinto que cumpla con las condiciones mínimas de seguridad laboral e higiene, para efectos de su posterior revisión por parte de los órganos de control competentes. Como complemento de los mismos, se aporto un formato sencillo donde se llevo el control de todos los expedientes administrativos, con el cual se puede obtener cierta información de los mismos, sin necesidad de dirigirse a los archivos. 17

18 Conocimientos Adquiridos: En el desarrollo del presente trabajo de pasantía, adquirí muchos conocimientos teóricos y prácticos siendo estos los siguientes: En todo proceso administrativo se lleva a cabo el proceso de resguardo y custodia de los documentos, que sirven de soporte en situación futuras, es muy importante mantener un buen registro y control de estos expediente pues, supone un gran avance en la eficacia y rapidez de la gestión en la Unidad, con una notable mejora en el tiempo y en la eficacia. No todas los Unidades tienen las mismas necesidades, unas buscan la simplificación, otras quieren una gestión avanzada y a muchos les preocupa la facilidad de uso. Seguimiento de Expedientes, es importante realizar un seguimiento a estos expedientes, así como anotar las actuaciones que sobre ellos realizan los diferentes usuarios. Para detectar a tiempo las fallas y corregirlas sin que estas representen retraso alguno en sus distintos procesos. En este sistema se realizan las requisiciones de todas las divisiones y aéreas del servicio, así como las certificaciones de disponibilidad presupuestaria. Es importante mantener el sistema actualizado con información precisa y confiable en todos los aspectos, sin dejar vacios que pongan en riesgo no solo el procedimiento realizado sino la estabilidad laboral del funcionario responsable. En el ámbito legal adquirí conocimiento en cuanto a la aplicación de las normas y procedimiento existente en la Institución, para el resguardo de la información, evidenciando la falta de aplicación de la misma y su importancia en este proceso. Una de las bases legales más importantes es la Ley de Procedimientos Administrativos, donde resalta los siguientes articulado, los cuales se citan resumidamente: 18

19 Artículo 51. Iniciando el procedimiento administrativo se procederá a abrir expediente en el cual se recogerá toda la tramitación a que dé lugar el asunto. Artículo 54. La autoridad administrativa a la que corresponda la tramitación del expediente, solicitara de las otras autoridades u organismos los documentos, informes o antecedentes que estime convenientes para la mejor resolución del asunto. Artículo 57. Los informes que se emitan, salvo disposición legal en contrario, no serán vinculantes para la autoridad que hubiere de adoptar la decisión. Artículo 59. Los interesados y representantes tienen el derecho de examinar en cualquier estado o grado del procedimiento, leer y copiar cualquier documento contenido en el expediente, así como de pedir certificación del mismo. Se exceptúan los documentos calificados como confidenciales por el superior jerárquico, los cuales serán archivados en cuerpos separados del expediente. Como se puede observar, en los artículos anteriores, es claro al especificar que se debe recoger toda la información a que dé lugar el procedimiento administrativo, Así como también la autoridad administrativa a la que corresponda la tramitación del expediente, puede solicitar de las otras autoridades u organismos los documentos, informes o antecedentes que estime convenientes para la mejor resolución del asunto. Y los Interesados y representantes tienen derecho de examinar dicha información. Sin embargo en el desarrollo del presente trabajo se pudo observar la carencia de información en algunos expedientes. Siendo estos identificados y corregidos. Aplicando de esta manera los artículos mencionados anteriormente. Y considerando que la información no es de uso exclusivo en una unidad, puesto que la misma puede ser requerida por personas interesadas ajenas a la unidad y debe estar presentable en todas sus formas. 19

20 CONCLUSIONES La realización de la pasantía a nivel profesional, es decisivo para la finalización de la carrera universitaria, y resulta a su vez una herramienta muy importante que nos permitirá entender con mayor exactitud el ámbito laboral para el momento y lo que el actualmente conlleva. Al momento del inicio de la pasantía, se pueden presentar contratiempos debido a la falta de experiencia laboral, es por ello lo importante de saber asumir esta nueva etapa porque nos ayuda a enfrentar en un futuro nuestros objetivos de convivir en el ámbito laboral. En este proceso de pasantías se me presentaron muchas situaciones complejas, en consecuencia hubo la necesidad de aplicar herramientas académicas impartidas por los facilitadores de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), de la misma manera hubo casos, donde lo aprendido en clases no fue suficiente, por lo que se hizo el máximo esfuerzo para adsorber los nuevos conocimientos laborales. El ámbito laboral es la siguiente experiencia que le toca vivir a todo estudiante universitario después de terminar su etapa como estudiante activo, por lo cual debemos tener los siguientes valores personales: humildad, interés, compromiso, empeño y ética profesional; estos marcaran nuestro éxito o fracaso, porque a mi juicio son estos factores los que en un momento determinado nos ayudaran a ingresar a un mundo totalmente distinto al universitario, esto nos facilitara la adaptación y entendimiento personal con los miembros de la organización. A los largo de nuestra existencia nos encontramos con diferentes dificultades y obstáculos, los cuales hemos superados gracias a la capacidad y convicción para lograrlo y ser exitoso, a lo largo de este periodo académico la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), me ha brindado las herramientas necesarias para afrontar todas esa barreras, notándose satisfactoriamente durante mi formación y pasantías profesional. 20

21 RECOMENDACIONES Dirigida a la Organización Realizar una completa inducción del pasante para que tenga la menor cantidad de dudas posibles al comenzar con sus respectivas actividades. Modificar el Sistema Interno de Administración (SIADM) utilizado por la división de administración, con la finalidad de mejorarlo, debido a que en él se realizan la mayoría de las actividades administrativas. Realizar sustitución, mantenimiento y mejoras a los equipos de computación, puesto que estos se encuentran desactualizados, en mucho de los casos no tienes actualizados los antivirus y programas informáticos, funcionan muy lentos, ocasionando pérdida de tiempo en los trabajo, retrasando la planificación. Establecer un control y seguimiento estricto a los funcionarios que forman parte de la conformación de los expedientes administrativos para que estos sean elaborados en el tiempo estimado. Contratar más personal en el área de servicios, esto con la finalidad de realizar seguimiento efectivo a todas las órdenes y requerimientos de las distintas divisiones de la Aduana Principal de Ciudad Guayana y las demás Aduanas Subalterna adscritas. Dirigidas a la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG) Facilitar la asignación del tutor académico, puesto que en ocasiones los profesores manifiestan encontrarse saturados de actividades propias de la universidad dificultándose asumir nuevas responsabilidades con el alumnado. Realizar seminarios periódicamente a los estudiantes que se encuentren aspirando a cursar pasantías, esto para informarse de los procedimientos y normativa para la realización de pasantías profesional. 21

22 GLOSARIO ARCHIVO ACTIVO: Es el espacio físico, en el cual se resguarda y mantiene la documentación generada los últimos (3) ejercicios consecutivos. ARCHIVO PERMANENTE: Es el espacio físico, en el cual se trasladan los documentos del archivo activo, una vez culmina el lapso de permanencia en el mismo. Estos documentos, deben permanecer en resguardo y custodia de la Unidad administrativa, a los efectos de auditorías. COTIZACION: Presupuestos u ofertas de precios que presentan las empresas oferentes, a solicitud del SENIAT, previo al suministro de bienes muebles, prestaciones de servicios o ejecución de obras. EXPEDIENTES DE CONTROL DE LOS FONDOS EN ANTICIPO: Se refiere a la compilación de la documentación que soporta los momentos de aperturas y cierres y los distintos cambios que se generen en manejo y control de los fondos en anticipo. FONDO EN ANTICIPO: Son los girados con carácter permanente y de reposición periódica, a los funcionarios responsables de las unidades administradoras del servicio, conforme a los procedimientos que al efecto establezcan los órganos rectores correspondientes en las aéreas de su competencia. FIRMAS AUTORIZADAS: Son firmas autorizadas las rubricas correspondientes a aquellos funcionarios que dentro de las unidades administradoras estarán facultados por sus cargos y funciones a firmar cheques para efectos de pago. MANUAL DE CONTRATACIONES: Documento interno del SENIAT, mediante el cual se establecen las políticas, normas y procedimientos relacionados a 22

23 la adquisición de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios cualesquiera sea su naturaleza. REQUISICION: Documento mediante el cual se solicita a la respectiva Unidad Contratante, la adquisición de un bien, obra o servicio. SERVICIOS DISTINTOS A LOS PROFESIONALES Y LABORALES: consiste en aquellas actividades de carácter permanente, fijo o eventual destinadas a la conservación o reparación de las condiciones originales de la infraestructura física de una edificación o equipo para llevarlos a condiciones operativas. Los servicios de carácter comercial atienden a la realización de una actividad en provecho del ente contratante, es decir, la prestación del contratante no se materializa en un objeto, sino que se traduce en una labor útil para alcanzar una determinada finalidad. SERVICIOS PROFESIONALES: Son los servicios prestados por personas naturales o jurídicas en virtud de actividades de carácter científico, profesional, técnico, artístico, intelectual, creativo o docente, realizado por ellas en nombre propio o por personal bajo su dependencia (Articulo 5, numeral 3, Decreto Ley de Licitaciones). UNIDAD CONTRATANTE: Para los efectos del presente manual, se deberá entender como Unidad Contratante a las Unidades responsables de ejecutar, de acuerdo a los procedimientos establecidos en el manual de Contrataciones, las gestiones administrativas correspondientes, a objeto de adquirir bienes o contratar servicios u obras que le han sido requeridas. 23

24 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Textos: Martin, A. (2000). Sistema Documental, Archivos y Ficheros. Madrid-España. Editorial Inmagrag. Sabino, C. (1976). Metodología de la Investigación. Caracas: Editorial Logos. Leyes: Ley del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria. (2001). Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela. Nro , noviembre Ley de Contrataciones Públicas (2008). Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela, Nro , marzo, Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (1981). Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nro , junio, Manuales: Manual de Normas y Procedimientos Administrativos (2010). Manejo y Control de Fondos en Anticipos, diciembre Publicación Institucional Electrónica Portal Seniat, Marzo De SENIAT.es. 24

25 ANEXOS

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30 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS PLAN DE TRABAJO Fecha de Inicio: Fecha de Culminación: A C T I V I D A D E S Revisión y verificación de Firmas de los Expedientes Elaboración de un Correlativo de Expedientes: S E M A N A S X X X X Elaboración de Requisiciones: X X X Elaboración de Solicitud de Cotización Elaboración de Certificaciones Presupuestarias Archivos de los Expedientes Administrativos según las Normas Internas. Revisión de Expedientes desde Noviembre de 2011 a Febrero de 2012, para Corregir las Observaciones dadas por la Auditoría Interna X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Tutor Industrial Licdo. Enrique Alcalá Tutor Académico Dr. Pastor Rangel