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1 Sistemas Integrales de Automatización S.A. de C.V. MANUAL DEL USUARIO

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 4 INICIO DEL SISTEMA... 5 REQUISITOS DEL SISTEMA... 5 INSTALACIÓN... 6 ACTIVACIÓN DEL PRODUCTO... 9 EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ASISTENTE DE CONFIGURACIÓN INICIAL SISTEMA ASISTENTE DE ACTIVIDADES DIARIAS PREFERENCIAS CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA Datos de la empresa Períodos de pago Opciones de operación Definición de base de datos Clasificaciones de los empleados Datos adicionales para empleados Exportaciones de Datos USUARIOS CAMBIAR DE USUARIOS SALIR CATÁLOGOS GENERALIDADES DE LAS VENTANAS DE CATÁLOGOS EMPLEADOS Información Básica Asignaciones Clasificaciones Datos Adicionales Tarjeta de Tiempo Terminales EXPORTAR EMPLEADOS IMPORTAR EMPLEADOS EDITAR CLASIFICACIONES CATALOGO DE GRUPOS CATEGORÍAS Edición de Categorías POLÍTICAS Datos Generales Parámetros de Procesamiento de Transacciones DÍAS FESTIVOS Agregando Días Festivos

3 RELOJES Definición de Reloj Parámetros de la Configuración: Características Adicionales: Bitácora de Comunicaciones: UTILERÍAS RESPALDAR BASE DE DATOS TAREAS TRANSACCIONES NO PROCESADAS REPROCESAR TRANSACCIONES Filtro de Empleados Transacciones Pendientes Bitácora de Comunicaciones Importar Archivo TRANSACCIONES OMITIDAS COMUNICACIÓN CON RELOJES REPORTES REPORTES DE EMPLEADOS Catálogo de Empleados REPORTES DE ASISTENCIAS Tarjeta de Tiempo Reporte de Asistencia Reporte de Inasistencia Reporte de Excepciones Reporte de Incidencias Reporte de Transacciones VISUALIZAR BARRA DE ACCESOS RÁPIDOS BARRA DE HERRAMIENTAS PARA TAREAS VENTANAS AYUDA ASISTENTES ACERCA DE

4 NOTACIONES: Señaliza una Idea que puede tomar en consideración para la correcta emisión de su información. Señaliza que debe de tomar en cuenta la indicación y hacer un alto para revisar el concepto. Menú del Sistema Indica una referencia al menú del sistema. 3

5 INTRODUCCIÓN El sistema de Control de Tiempo y Asistencias Nomiplus TA.NET es una solución Interfase de usuario amigable, intuitivo y fácil de usar. Con asistentes para realizar las tareas de configuración inicial y de operación diaria, así como una liga para soporte técnico. Le permite al usuario personalizar la aplicación para tener acceso rápido a las Tareas más frecuentes que realice en el sistema. Exportación de horas a los sistemas de nómina comerciales: Nomipaq, NOI, MacroPro, Microsip y otros El TA.NET puede configurarse a las más exigentes necesidades de las empresas actuales ya que le permite personalizar casi todos los elementos del sistema, tales como: Incidencias, Excepciones, Tipos de Tiempo, entre otros. El sistema soporta comunicación directa con las terminales CA300, CA500, CA700, HandPunch, Biostation, V-station y PCPunch. No importando el número y tipo de terminales que requiera. Además le permite diversos tipos de comunicación como RS 232, RS 485 y TCP/IP. El sistema le permite definir de forma sencilla todos los clasificadores necesarios para una correcta administración de sus empleados. Permite guardar información importante del empleado para recursos humanos, a través de la configuración de parámetros de su catálogo de Empleados. Usted podrá emplear el sistema en base a sus requerimientos, permitiendo adquirir licencia Monousuario o Multiusuario, con la posibilidad de definir las permisiones de acceso a cada una de las opciones del sistema. El sistema permite el manejo de información de múltiples empresas por medio de la funcionalidad de Divisiones, logrando usted administrar la información de forma independiente para cada empresa o podrá consultar de forma masiva toda la información de las empresas. El sistema Nomiplus TA. NET es su mejor herramienta para el Control de Asistencia de su empresa. 4

6 INICIO DEL SISTEMA Requisitos del Sistema El sistema de control de asistencia TA.NET emplea la tecnología NET Framework de Microsoft el cual es una plataforma de punta para la operación del los sistemas, la cual esta 100% integrada a Windows, y requiere de cubrir los requisitos mínimos que se detallan a continuación: Computadora Personal compatible IBM Procesador Pentium IV a 2.80 Ghz o superior, recomendable a 3.0 GHz. Memoria RAM de 512 Mb, recomendable 1 Gb Disco Duro con 1.5 Gb de espacio disponible. Unidad de CD ROM para instalacion del sistema. Sistema Operativo Microsoft Windows 2000 con Service Pack 4 / Windows XP Profesional, o superior. El sistema de Control de Tiempo y Asistencias Nomiplus TA.NET requiere para su correcta ejecución la instalación de los siguientes programas: WINDOWS INSTALLER 2.1 NET FRAMEWORK 2.0 CRISTAL REPORTS NET 9.0 Visual studio Report Viewver MDAC TYPE 2.8 Microsoft SQL SERVER 2005 Express. Dichos programas serán instalados por parte del mismo sistema en el proceso de Instalación del Sistema, para ello siga los pasos de la sección Instalación. 5

7 Instalación Para el proceso de instalación del sistema sigua los pasos que a continuación se indican. 1) Coloque el CD de instalación dentro de la unidad de CD ROM El programa de instalación se ejecutará automáticamente. En caso de que no se ejecute, ejecute el explorador de Windows y seleccione: 2) Al inicio de la instalación se verificará que exista los programas necesarios para la ejecución del sistema. En caso de que se requiera la instalación o actualización de alguno de los programas se desplegará alguna de las siguientes ventanas: Presione el botón de Acepto para continuar con la instalación de los programas requeridos. En caso de que se requiera reiniciar el sistema operativo le desplegará la ventana correspondiente. Presione Si para que se reinicie la computadora, al volver a iniciar el sistema operativo continuará con la instalación. 6

8 Importante: No debe de remover el CDROM de instalación de una unidad de disco después de reiniciar la computadora. 3) Después de la revisión de los programas requeridos, o de la instalación de los programas se iniciará el Asistente de Instalación del sistema de Control de Tiempo y Asistencias Nomiplus TA.NET. Presione la tecla de Siguiente para continuar con la instalación. 4) Le desplegará la ventana de selección de Tipo de instalación que desea realizar, para ello puede seleccionar: a. Monousuario. Esta opción le permite instalar todos los componentes necesarios para la ejecución del sistema en su computadora, incluyendo la base de datos y la aplicación. Para esta versión requiere de un candado de tipo Monousuario. b. Multiusuario Servidor: Permite la instalación completa del sistema para la ejecución desde un servidor, permitiendo instalar la base de datos y la aplicación como tal, dicha base de datos se podrá emplear para compartir la información con otras computadoras clientes. Para este tipo de instalación se requiere el uso de un candado tipo Multiusuario, por lo que el sistema instalará aplicación Manejador de Licencias para la comparición del candado. 7 c. Multiusuario Cliente: Cuando se tenga una versión Servidor, por medio de esta opción podrá instalar una versión Cliente del sistema, es decir solo los archivos necesarios para la ejecución de la aplicación. Al momento de ejecutar este tipo de instalación el sistema le solicitara indicar el origen de datos para su ejecución, para mas información consulte Conexión a Base de Datos Servidor.

9 5) Le solicitará el directorio de Instalación donde se instalará el programa, indique la ruta deseada y presione Siguiente. Continué con los pasos que le indique el asistente. 6) El sistema copiará todos los archivos necesarios para la ejecución del sistema, así como la instalación del los Drivers del candado de seguridad para la ejecución del mismo, es importante que se valide que el candado fue exitosamente instalado para la correcta ejecución del sistema, en caso de alguna falla, consulte con su Administrador de computo para asesoría. 7) Al finalizar la instalación le desplegará la ventana de Instalación Completada. Para la ejecución del programa vaya a la sección Ejecución del programa más adelante. En caso de que le indique que ha expirado el tiempo de prueba del sistema deberá de registrarlo, vaya a la sección Activación del Producto. 8

10 Activación del Producto El sistema de Control de Tiempo y Asistencias Nomiplus TA.NET emplea un esquema de seguridad basado en candados de validación a nivel sistema para asegurar que su licencia es válida, para ello deberá de tener los siguientes datos: Versión del Sistema: Número de Serie: Razón Social: Clave de Activación: Donde: Distribuidor: Versión del Sistema: Número de Serie: Razón Social: Se encuentra en la caja de CD de su sistema. Se encuentra en la caja de CD de su sistema. Es el nombre de la empresa con el que se registra el sistema. Importante: El nombre de empresa que se indique es el que se empleará para emitir el Título de los reportes. Clave de Activación: Distribuidor: Solicite su clave de activación con su Distribuidor Autorizado que le vendió el producto. Es importante tener a la mano los datos anteriores para solicitar su Clave de Activación Importante: El sistema de Control de Tiempo y Asistencias Nomiplus TA.NET le permite trabajar 30 día Nombre de su Distribuidor Autorizado con quien adquirió el producto. 9

11 Para el proceso de Activación del Sistema, siga los siguientes pasos: 1) Puede acceder a la ventana de Activación del sistema por medio de 2 formas: a) Vía el menú Ayuda -> Activación del producto y le desplegará la ventana de Activación del producto. b) Después del proceso de instalación del sistema, cada vez que ejecute el programa le indicará que el sistema no ha sido registrado, visualizando los Días de uso disponible o los Accesos disponibles, antes de que le requiera el registro del sistema. 2) Se desplegará la ventana de Activación del Producto, la cual le indicará que esta en proceso de registro su sistema: Para continuar Haga Clic en la leyenda de color azul. 10

12 3) Le solicitará los datos de registro previamente recopilados, los cuales deben de ser capturados como fueron solicitados y proporcionados por su Distribuidor Autorizado. 4) Al finalizar presione para que los datos indicados sean procesados para la Activación del sistema, desplegando el resultado exitoso. En caso de que le indique que los datos no son correctos debe de verificar que los captura como le fueron proporcionados. En caso de que la falla persiste, reporte con su Distribuidor los datos para su confirmación. 5) Deberá de volver a ejecutar el sistema, verifique Ejecución del programa. 11

13 Ejecución del programa Para la ejecución del sistema Control Efectivo de Tiempo TA.NET debió haber completado el proceso de Instalación del sistema, en caso de no haberlo completado, deberá de seguir los pasos indicados. Después de la instalación el sistema permite su ejecución vía: Menú Inicio -> Todos los Programas -> NOMIPLUS TA.NET Debido a las características de la plataforma Net Framework, la primera ocasión que se ejecute el sistema se tardará, dependiendo de las características del equipo, en promedio 20 segundos para su ejecución. Después se desplegará la ventana principal, en caso de no tener activado la seguridad con Usuarios, o desplegará la ventana de Acceso al sistema, donde deberá de indicar el Usuario y Password para acceder al sistema, el password es sensible al caso, por lo que debe de ser idéntico como se definió en el sistema. El usuario por omisión del sistema es: Usuario: Password: administrador admin En caso de ser incorrecto, se lo indicará por lo que deberá de indicar el correcto. 12

14 En caso de no requerir acceder al sistema presione la tecla Cancelar. Al acceder correctamente se desplegará la ventana principal del sistema: 13

15 Asistente de Configuración Inicial Sistema El sistema Control Efectivo de Tiempo TA.NET contiene una guía para la fácil implementación del mismo, el cual es un asistente que le permitirá al configuración por medio de una serie de pasos que deberá de seguir para emplear el sistema, dicho Asistente esta enfocado a ser una guía para el usuario, quien podrá seguir los pasos indicados o acceder a las opciones del sistema que requiera. El asistente se desplegará la primera vez que ejecute el sistema, y podrá ir accediendo a cada una de las opciones conforme vaya avanzando en el sistema: Es importante que se siga cada uno de las opciones que sugiere el asistente para poder así implementar de una forma rápida su sistema. Al momento de acceder a los Pasos indicados el sistema le indicar que ya ha sido iniciado, siendo este el único estatus al que cambiara cada paso. Al finalizar todos los pasos, ya no se desplegará la pestaña de Asistente de configuración. En caso de requerir modificar una opción anterior, podrá seleccionarla y se desplegará la opción requerida. En caso de que requerir volver a desplegar la pestaña de Asistente de Configuración vaya a el menú Ayuda -> Asistentes -> Para detalles de cada paso vaya a la sección que corresponda de cada Paso. 14

16 Asistente de Actividades Diarias El sistema contiene una herramienta que le permitirá recordar las tareas comunes para el manejo del sistema, las cuales están enfocadazas para que pueda emplear el sistema de una forma más óptima. Después de completar el Asistente de Configuración se desplegará al inicio del sistema la pestaña de Tareas Diarias: Las Tareas claves que se indican son: Extraer las transacciones de cada Reloj. Corregir las transacciones marcadas como invalidas en el procesamiento. Permite recordar al usuario que debe de descargar la información de las terminales de asistencia, desplegando la ventana de Comunicación con los Relojes, es importante y en base a los requisitos de información que se descargue la información de las terminales, esta opción le permite conocer la última ocasión que se descargo la información de las terminales. Al procesar las transacciones, algunas pudieron ser marcadas como invalidas. Esta opción permite consultar la Bitácora de Transacciones Inválidas, permitiendo hacer las correcciones necesarias. Desde esta ventana podrá ver 15

17 la cantidad de transacciones inválidas en la base de datos. Imprimir Reporte de Excepciones para consultar las transacciones omitidas Revisión de la Tarjeta de Tiempo de Cada Empleado. Hacer un Respaldo de su información Imprimir Reporte de Tarjeta de Tiempo Permite emitir un reporte de los registros de asistencia, entrada o salida, omitidos por los empleados para tomar una decisión respecto de los mismos. En el reporte de excepciones seleccione filtrar la excepción de Transacciones Omitidas para obtener un listado de Empleados con transacciones omitidas. Revise la tarjeta de Tiempo para corregir las transacciones omitidas y verificar si se requiere realizar ajustes de horas por incidencias o autorización de los niveles de tiempo que lo requieran. Se desplegará la ventana de Tarjeta de Tiempo de la ventana de Empleados. Permite desplegar la ventana para realizar el Respaldo de Datos. Es recomendable que se realice de forma periódica para la protección de su sistema. Desde esta opción se desplegará la fecha de la última ocasión que se realizo el respaldo de los datos. Es recomendable que para el final del periodo de pago se realicen tareas específicas. La recomendada por el sistema es la impresión de la Tarjeta de Tiempo para que se tenga el respaldo impreso con los empleados de que es la información generada por asistencia. Cada una de estas tareas se recomienda para el mejor uso del sistema, así como las que el usuario requiera para el mejor control de asistencia de su personal. Por medio de la opción Cerrar podrá ya no desplegará la pestaña de Tareas Diarias. En caso de que requerir volver a desplegar la pestaña de Tareas Diarias vaya a el menú Ayuda -> Asistentes -> 16

18 PREFERENCIAS En este menú usted podrá encontrar las opciones que brinda el sistema para la configuración del mismo, así como para la administración de usuarios. Configuración del sistema Desde esta ventana usted puede seleccionar las opciones de operación del sistema tales como longitud del número de credencial, longitud del número de empleado, fechas de inicio para los períodos de pago, definición de exportaciones, entre otras, de acuerdo a lo que usted requiera. La mayoría de estas opciones ya contienen valores por defecto que le permiten utilizar el sistema de manera normal sin necesidad de mayores cambios. Sin embargo, usted siempre tendrá la posibilidad de modificar estos valores por defecto para adaptar el sistema de acuerdo a sus necesidades. En algunos casos la modificación de algún valor en esta ventana requerirá reiniciar la aplicación después de guardar los cambios. Existen 7 secciones en esta ventana, estas son: Datos de la empresa En esta sección se define el nombre de la empresa (Razón Social) a la cual se le otorga la licencia del sistema, así como datos generales relativos a la misma. Es importante señalar que una vez registrado el sistema el nombre de la empresa (razón social) ya no podrá ser modificado. 17

19 Períodos de pago Desde esta sección se pueden definir las fechas de inicio para cada uno de los tipos de los períodos de pago relativos a la empresa principal. Todos los cálculos de asistencia para los empleados asignados a dicha empresa tomarán como base las fechas definidas en esta sección. Para modificar las fechas de inicio de una empresa que no sea la principal es necesario acudir a la ventana de Empresas (Divisiones). 18

20 Opciones de operación Esta sección proporciona opciones que permiten adecuar el sistema a las políticas de operación de su empresa. Las opciones de operación del sistema son: Usar Control de usuarios: Esta opción permite definir si se desea que cada usuario se autentifique (ingrese su nombre de usuario y su clave) para poder utilizar el sistema o no. Usar Asignación Automática de Gafetes: La asignación automática de gafetes permite generar números de gafete de manera automática al momento de dar de alta a los empleados. Existen tres opciones: 1. N no utilizar asignación automática de gafetes. 2. S utilizar el número de gafete disponible en el valor de Siguiente número a asignar (Campo siguiente). 3. E utilizar el mismo valor que el número de empleado. Siguiente Número de Gafete a Asignar: Contiene el siguiente número de gafete a utilizar cuando la asignación automática de gafetes (Campo anterior) esta puesta en la opción S. Formato para desplegar el Nombre del Empleado: Con esta opción usted puede seleccionar el formato en el cual desea que aparezca impreso el nombre del empleado en los reportes del sistema. Formato para mostrar y capturar fechas: Seleccione con esta opción el formato a utilizar para mostrar y capturar las fechas en el sistema. Usar tiempo en Formato de 24 horas mostrar la hora: Indica al sistema que despliegue las horas en formato de 00:00 a 23:59. Mostrar Empleados inactivos en listas de búsqueda: Esta opción le indica al sistema que debe incluir en la listas de empleados en el sistema tanto a los empleados activos como a los inactivos. Tiempo en Minutos para eliminar Transacciones Sucesivas: Indica el intervalo de tiempo (en minutos) en el cual dos transacciones contiguas de tipo Swipe & Go serán consideradas como sucesivas y se tomará solo la primera. Tiempo en Minutos para eliminar Transacciones Opuestas: Indica el intervalo de tiempo (en minutos) en el cual dos transacciones contiguas de diferente tipo serán consideradas como opuestas y se tomará solo la última. Tiempo en Minutos para considerar Transacciones Duplicadas: Indica el intervalo de tiempo (en minutos) en el cual dos transacciones del mismo tipo será consideradas como duplicadas y se tomará solo la primera. 19

21 Definición de base de datos En esta sección usted podrá personalizar los nombres de cada una de las entidades o elementos del sistema, a fin de que el nombre que usted defina sea utilizado en todas las pantallas y reportes en los que se presente dicho objeto. Los elementos cuyo nombre puede redefinirse son: Credencial: Usted puede definir el nombre con el que se desea que el sistema se refiera a la credencial y además: El tipo, ya sea numérico, marcando la opción N o alfanumérico marcando la opción A. La longitud en caracteres de la credencial. El número mínimo de caracteres que se pueden tener las credenciales para que sean válidas. Solo aplica para la Terminal CA500. El número máximo de caracteres que se puede tener una credencial para ser válida. Solo aplica a la Terminal CA500. Empleado: Permite definir el nombre con el que se desea que el sistema se refiera a los empleados, además de la longitud del número de empleado. Categoría: Se refiere al nombre que se utilizará para clasificar y reportar el tiempo trabajado, así como para exportar los tiempos laborados a otros sistemas. Usted puede además de redefinir el nombre de este elemento seleccionar la longitud que se utilizará para los códigos de categorías. Política: Se refiere a las reglas que se aplican para el cálculo de tiempo trabajado. También en este caso usted puede seleccionar la longitud que se utilizará para los códigos de las políticas. Horario: Son las definiciones de transacciones esperadas durante el periodo de labor diario. Los horarios se encuentran en la ventana de políticas ya que están directamente relacionados a estas. Grupo: Los grupos son una manera de clasificar a los empleados. Terminal: Usted puede redefinir el nombre con el que el sistema se refiere a los dispositivos de recolección de datos, además de seleccionar la longitud que se utilizará en los códigos al definirlos. Tarjeta de tiempo: Es el nombre del documento impreso que contiene la información detallada de asistencia de un empleado durante un período de tiempo. 20

22 Clasificaciones de los empleados En esta sección se definen las clasificaciones para el catálogo de empleados. Estas clasificaciones se utilizarán en los reportes para filtrar, ordenar y agrupar empleados. Usted puede desde esta ventana definir todas las clasificaciones que requiera para su empresa. Los registros de cada una de estas clasificaciones pueden ser agregados directamente en la pantalla de mantenimiento de Empleados, o bien desde la ventana de Edición de Clasificaciones. Para llevar a cabo alguna acción de edición de clasificaciones, haga clic sobre la lista con el botón derecho del ratón para mostrar el menú contextual o simplemente posicione el ratón sobre el botón amarillo. Desde este menú usted podrá: Agregar una clasificación nueva: Esto solamente cuando tenga menos de tres clasificaciones ya definidas. Haga clic sobre esta opción y capture los datos correspondientes a la nueva clasificación. Editar la clasificación seleccionada: Antes de presionar este botón del menú contextual, usted deberá seleccionar una clasificación de la lista, la cual pasará a modo de edición permitiéndole modificar los datos relativos a la misma. Borrar la clasificación seleccionada: Seleccione está opción del menú solamente cuando desee eliminar permanentemente una clasificación del sistema. Tenga en cuenta que al hacer esto todos los registros relativos a la clasificación serán eliminados, así que usted deberá estar completamente seguro antes de elegir llevar a cabo esta acción. Tenga en cuenta además que solo podrá eliminar clasificaciones cuando estas no hayan sido asignadas a ningún empleado, de lo contrario el sistema no le permitirá hacerlo. 21

23 Tenga en cuenta que para editar o eliminar una clasificación usted deberá seleccionarla primero de la lista. En caso de que no lo haga, la única opción disponible al abrir el menú contextual será Agregar una clasificación nueva. Los valores correspondientes a una clasificación son los siguientes: Clasificación: Es el nombre corto de la clasificación, este puede ser de hasta 64 caracteres. Descripción: Es el nombre descriptivo de la clasificación. Este puede ser de hasta 256 caracteres. Posición: Es un valor consecutivo para las clasificaciones, actualmente si no es colocado de manera consecutiva la ventana de empleados decide el orden en el que aparecerán las clasificaciones. Tipo: Define el tipo de dato que será utilizado en el código de la clasificación. Longitud: Sirve para definir la longitud máxima que se utilizará en el código de la clasificación. Datos adicionales para empleados En esta sección se definen los campos adicionales que se asociarán a los empleados de acuerdo a las necesidades de su empresa. Estos datos configurables están clasificados por grupos. Puede agregar los grupos según requiera y luego agregar los datos que estarán contenidos en cada grupo. El sistema viene con dos grupos de datos previamente definidos ( Datos de residencia y Otra Información ). Sin embargo usted puede modificar estos o agregar algún otro grupo de información según sean sus necesidades. Agregando grupos de datos Para acceder a las opciones de edición y creación de grupos haga clic sobre en encabezado de uno de los grupos ya agregados. Con esto usted tendrá acceso al menú contextual, desde el cual usted podrá: 22

24 Editar el nombre del grupo: Le permite modificar el nombre del grupo seleccionado. Al hacer clic sobre esta opción, el nombre del grupo cambia a modo de edición permitiéndole modificarlo. Presione la tecla Enter cuando termine para finalizar la edición. Agregar un nuevo grupo de datos configurables: Haga clic sobre esta opción para agregar un nuevo grupo de datos. Por defecto el grupo se agrega vacío, esto es sin campos, y se activa el modo de edición para que usted introduzca el nombre que desea para el nuevo grupo. Borrar el grupo de datos: Seleccione esta opción cuando desee eliminar un grupo junto con todos los campos contenidos por este. Tenga en cuenta que al eliminar el grupo se elimina también toda la información capturada en los campos que el mismo contiene. Agregando campos a los grupos de datos Una vez definidos los grupos usted podrá agregar, editar o eliminar los campos definidos dentro del mismo. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho del ratón dentro de la lista de campos contenida dentro de cada grupo o posicioné el ratón sobre el botón amarillo. Con esto usted tendrá acceso al menú contextual, desde el cual usted podrá: Agregar un nuevo dato al catálogo de Empleados: Agrega un nuevo elemento de datos al grupo. Editar el Dato seleccionado: Pone en modo de edición el elemento de datos seleccionado. Borrar el dato seleccionado: Elimina el elemento de datos seleccionado de la lista. Tenga en cuenta que esto implica eliminar toda la información capturada en este campo para cada empleado. Los elementos que conforman un registro de elemento de datos son: Nombre del dato: Es el nombre que aparecerá junto al elemento de captura en la ventana de empleados. Debe contener una descripción breve del elemento. Tipo: Es el tipo de dato que se desea agregar. Este puede ser: Carácter Número Imagen Texto largo Decimal Lógico Fecha Descripción del dato: Es una descripción mas detallada que complemente al nombre del elemento o que proporcioné alguna ayuda para el momento de capturar. Este aparecerá como tooltip al posicionar el ratón sobre el elemento de datos en la ventana de empleados. 23

25 Default: Es el valor por defecto que tendrá el campo. Si usted no desea ningún valor por defecto, deje vacío este espacio. Exportaciones de Datos Esta sección contiene la lista de las librerías de exportación de información de asistencia disponibles en el sistema. Cuando la aplicación esta recién instalada, ninguna librería de exportación se encuentra activada. Usted debe seleccionar la adecuada para exportar los datos a su sistema de nómina y presionar el botón instalar. 24

26 Al hacer esto la exportación será activada y deberá configurarse y en caso de que sea necesario (dependiendo de la librería de exportación seleccionada) capturar la información adicional que se haya agregado en la sección Datos Adicionales de la ventana de empleados. Dado que las librerías de exportación pueden provenir de desarrollos especiales, es probable que usted tenga la necesidad de instalarla. Para hacer esto, haga clic sobre el link que se encuentra en la parte inferior de esta sección y ubique el archivo que contiene la librería de exportación. 25

27 Usuarios La ventana de usuarios le permite buscar, agregar, modificar y administrar los usuarios del sistema. Usted puede definir tantos usuarios como requiera, sin embargo solamente uno podrá utilizar el sistema a la vez. Los elementos de los cuales está compuesta la ventana de usuarios son: Código: El código en un nombre abreviado que define al usuario de manera única. Es este mismo el que se utiliza en las ventanas de inicio de sesión. Nombre de usuario: Es un nombre descriptivo que define de manera clara al usuario. Correo electrónico: Una cuenta de correo electrónico válida. Correo electrónico alterno: Una cuenta de correo electrónico válida alterna en caso de que la anterior no esté disponible. Página de inicio: Es una dirección de Internet (URL) asociada con el usuario. Iniciales: Iniciales cortas del usuario que serán utilizadas en los reportes o en los registros de auditoria. Contraseña: Una clave secreta que permitirá verificar que es realmente el usuario autorizado quien inicia la sesión, ya que será solicitada cada vez que se inicie el sistema. Validación de la contraseña: En este campo deberá teclear nuevamente la contraseña que introdujo en el campo anterior, esto con el propósito de validarla y asegurar que ha introducido la clave correctamente. Tipo de usuario: El tipo del usuario define las funciones que le serán otorgadas al usuario. Este puede ser: Administrador: Un usuario Administrador tiene acceso a todo el sistema sin restricciones. Puede definir, modificar o eliminar otros usuarios, así como modificar la configuración del sistema. Usuario restringido: Un usuario restringido puede únicamente consultar la información contenida en el sistema, así como generar reportes En el caso de que usted no defina ninguno de estos dos tipos, el usuario podrá acceder a todas las opciones de la aplicación, con excepción de las ventanas de configuración del sistema y de usuarios. 26

28 Cambiar de Usuarios Esta opción le permite reiniciar su sesión en el sistema utilizando un usuario diferente. Esta opción solo estará activa cuando usted haya seleccionado la opción de Usar control de usuarios, la cual esta disponible en la sección Opciones de operación, en la ventana de configuración del sistema. 27

29 Salir Seleccione esta opción para finalizar la ejecución del sistema. Tenga en cuenta que deberá primero asegurarse de que los cambios que haya realizado durante su sesión en el sistema, ya hayan sido debidamente almacenados. Es importante señalar que esta opción finaliza el sistema aun cuando existan cambios sin almacenar. 28

30 CATÁLOGOS Por medio de este menú usted tiene acceso a los catálogos del sistema, esto para buscar, agregar, modificar o eliminar registros. Generalidades de las ventanas de catálogos Todas las ventanas de catálogos tienen una estructura similar, en cuanto a búsqueda y organización de registros. La idea de esto es facilitar la comprensión del manejo del sistema. Existen dos vistas o modos en la ventana de catálogos. Estos son: Modo de Lista El modo de lista esta diseñado para permitirle localizar registros. Proporciona herramientas de búsqueda, filtrado y agrupación con las cuales usted podrá ubicar uno o más registros de manera sencilla. La ventana muestra un listado conteniendo los registros existentes correspondientes al catálogo y una barra de herramientas con varios opciones disponibles, las cuales explicaremos a continuación. Desde el modo de lista usted podrá: Agregar registros: Esta opción inicia el proceso de captura de un registro nuevo. Al hacer esto la ventana cambiará de modo de lista a modo de edición de datos. Editar un registro: Este botón se activa hasta que usted haya seleccionado algún registro de la lista. Al presionarlo usted activa el modo de edición con el registro seleccionado. 29

31 Guardar: Cada vez que usted modifique algún registro desde el modo de edición, la ventana de catálogos activará el botón de guardar. Este le indica que existen datos en el catálogo que aún no han sido almacenados. Almacene los cambios presionando este botón. Eliminar: Este botón le permitirá eliminar todos los registros seleccionados en la lista. Tenga en cuenta que si lleva a cabo esta acción los registros serán borrados permanentemente del sistema, así que solo ejecute esta operación cuando este seguro que los registros ya no le serán de utilidad. De todas maneras, el sistema le solicitará una confirmación antes de ejecutar la operación de borrado. Actualizar: Los datos que se muestran el la lista son ledos al momento en que se abre la ventana y cada vez que usted regresa al modo de lista. Sin embargo, si usted desea volver a leerlos de la base de datos mientras está en el modo de lista, solo tiene que presionar el botón actualizar. Imprimir: No todos los catálogos tienen asociado un reporte. Sin embargo, en el caso en que lo tengan, usted podrá acceder a el presionando este botón. Agrupar: La lista de registros le permite agrupar registros en base a algún campo específico. Para hacer esto presione este botón y haga clic sobre el campo por el cual desea que los elementos de la lista se agrupen. El sistema le permitirá agrupar por cuantos campos usted necesite, solamente repitiendo esta operación. 30

32 Desagrupar: Presione este botón cuando desee eliminar todas las agrupaciones y regresar la ventana a su modo de lista sin agrupaciones. Búsqueda incremental: Otra característica importante de las ventanas de catálogos es la búsqueda incremental. Este le permitirá ubicar un registro fácilmente. Para iniciarla, haga doble clic sobre el nombre del campo en base al cual usted desea hacer la búsqueda y proporcione el criterio para la misma, presione Enter para aceptarlo Una marca aparecerá para indicarle que la ventana tiene un filtro aplicado en un campo. Para eliminar el filtrado introduzca un criterio de búsqueda en blanco. Ordenar registros: Otra opción de la ventana de catálogos es la ordenación de registros. Para utilizar dicha opción, simplemente haga clic sobre el campo en base al cual desea ordenar los elementos de la lista. Usted podrá seleccionar orden ascendente o descendente con simplemente hacer clic sucesivamente sobre el nombre del campo. Modo de Edición. El modo de edición le permitirá modificar directamente la información relacionada a un registro. 31

33 Cuando la ventana de catálogos se encuentra en modo de edición presenta 4 secciones dentro de la barra de botones. Desde este modo de Edición podrá: Lista: Por medio de esto botón podrá regresar al modo de lista de los registros. Agregar registros: Esta opción inicia el proceso de captura de un registro nuevo. Al hacer esto la ventana cambiará se limpiara y permitirá definir el registro nuevo. Guardar: Cuando se presiona el botón de Agregar los demás botones se deshabilitarán y se activara este botón, el cual al finalizar la captura de los datos deberá de ser presionado para almacenar los datos. En caso de que en la ventana se omita algún dato necesario se mostrará un aviso al usuario. 32

34 En caso de Modificar uno de los datos de la ventana en modo de Edición se habilitará dicho botón para almacenar los cambios. En caso de no requerir almacenarlos podrá cerrar la ventana, en dicho caso el sistema le confirmará si desea almacenar los cambios. Cancelar: Permite abortar el proceso de agregar un nuevo registro, cuando se presiona el botón de agregar se desplegará este botón, en los demás casos ya no se mostrará. Eliminar: Este botón le permitirá eliminar el registro actual en pantalla. Tenga en cuenta que si lleva a cabo esta acción el registro será borrado permanentemente del sistema, así que solo ejecute esta operación cuando este seguro que el registro ya no le será de utilidad. De todas maneras, el sistema le solicitará una confirmación antes de ejecutar la operación de borrado. Desplazamiento: Por medio de estos botones se podrá desplazar dentro de los demás registros de la opción seleccionada, podrá ir al Inicio o al Final, o podrá desplazarse de uno en uno hacia delante o hacia atrás. En caso de requerir ubicar un registro de una forma más rápida puede regresar a la opción de Lista. Cerrar: Permite cerrar la ventana actual, si no se han almacenado los datos le informará si desea cerrar sin guardar los cambios. 33

35 Empleados El catálogo de empleados le permite definir a todo el personal que va a controlar dentro de la empresa, permitiendo indicar la información de los empleados, así como las asignaciones de clasificación y labor que tendrá cada empleado. Existen 6 secciones en esta ventana, estas son: Información Básica Número de Empleado: Es la clave única para cada empleado, es el numero de nomina o identificación única para el empleado. Los parámetros se basan en la definición de Base de Datos de la Configuración General. Credencial: Es la credencial asignada al empleado para el registro de asistencia en la Terminal. Los parámetros se basan en la definición de Base de Datos de la Configuración General. En caso de indicar que es incremental de forma automática se generara el numero de credencial, en caso indicar igual al numero de empleado, te desplegara el mismo numero, o en su caso podrá definir su propio número de credencial. Primero Nombre: Es el nombre del empleado. Segundo Nombre: Es el nombre adicional, este no se desplegará en los reportes. Primer apellido: Indica el primer apellido del empleado. Primer apellido: Indica el segundo apellido del empleado. Permite capturar el correo electrónico del empleado. Sexo: Selecciona si el empleado es Masculino o Femenino. 34

36 Estatus: Permite indicar si el empleado esta Activo o dado de Baja. Al momento de dar de baja se agregará la fecha de asignación en la lista de Historial de Estatus. Grupo: Permite indicar el grupo al que pertenece al empleado, el cual es un clasificador fijo para el empleado, Fecha de Contratación: Indica la fecha en la que empleado fue contratado o vuelto a colocar como Activo el empleado. Asignaciones Es importante definir las asignaciones del empleado, ya que son la base para el procesamiento de la información de asistencia, las asignaciones que definen son los Periodos de Pago y las Políticas de Horario. Asignaciones del Empleado del Mes mmmm de 9999: Indica las asignaciones de un mes completo, indicando el mes y año actual por omisión, para poder desplazarse hacia delante o hacia atrás solo presione las flechas en los extremos o podrá presionar con el botón derecho del Mouse para desplegar el listado de los meses cercanos al actual. Se despliega el calendario del mes seleccionado. En caso de Falta de Asignaciones se desplegará un aviso en la ventana de asignaciones como se muestra: Las asignaciones de Periodos solo aplican de forma semanal, no se puede generar dos Periodos por semana. 35

37 Para la asignación de los Periodos selecciona la semana a partir de la cual se va a generar la asignación, dicha fecha debe de ser por lo menos a partir de la fecha de alta del empleado. Se desplegará la ventana de Asignaciones de Períodos, en donde se tiene: Asignación para el día: Indica la fecha en la que se esta consultando o asignando el periodo. esta vigente desde el: Es la fecha desde que se tiene asignado el periodo que se consulta. Periodo Asignado: Indica el Periodo de Pago que se asigna al empleado. Ya que se tiene definido el Periodo se procede a Asignar la Política con la que el empleado registrara su asistencia, para ello seleccione el día en el que empezara aplicar la Política. Y presione el botón derecho del Mouse. Es recomendable que se aplique a partir de un día lunes. Se desplegará la ventana de Asignación de Políticas indicando el día para el que se aplica la Asignación. Eolítica: Es el nombre de la Política que se asignará al empleado. Día de Descanso: Indica si ese día es de descanso o No. Forzar Tiempo Trabajado como: Indica que Categoría se aplicaría para ese día, en caso de no requerir una en particular podrá emplear la por omisión para la Política selecciona. Mantener el nivel de tiempo sobre el cambio de día: Indica si mantiene el mismo nivel de tiempo cuando cambie al día que se Asigna. 36

38 Clasificaciones Permite capturar las clasificaciones para cada empleado, en base a los definidos en el sistema. Dentro de la ventana se desplegará los clasificadores. En cada clasificador podrá seleccionar el asignado al empleado. Al realizar la asignación se almacena la fecha de asignación. En caso de que no exista la clave, podrá presionar el botón, con el cual se podrá agregar una nuevo clasificador en el catalogo correspondiente. Datos Adicionales 37

39 En base a la información adicional definida en la pantalla de configuración se podrá capturar los datos adicionales de cada empleado, respetando los parámetros para cada valor definido. Tarjeta de Tiempo Por medido de la tarjeta de tiempo, se podrá consultar los detalles de labor del empleado. Periodo: Indica el periodo de tiempo que se consulta, en base a los periodos asignados al empleado, el periodo por omisión es el 0 (cero), el cual indica el rango de fechas actual, para consultar los periodos anteriores, se podrá indicar el numero incremental del periodo posterior, por ejemplo el periodo 1 es el anterior, el periodo 2 es el anterior del anterior y así sucesivamente. Permite reprocesar la información del empleado, esto aplica en caso de cambio de Asignaciones o edición de transacciones. Fecha: Es la fecha de la información de asistencia. Entrada: Indica la marca de entrada de labor. Inicio de Comida: Indica la marca de comida del empleado. En el caso de tener marcas de Descanso se desplegaran en líneas nuevas bajo esta columna. Fin de Comida: Indica la marca de fin de comida del empleado. En el caso de tener marcas de Descanso se desplegaran en líneas nuevas bajo esta columna. Salida: Indica la marca de salida de labor. Totales. DEF: Indica las horas de labor totales. LNCH: Indica las horas de comidas calculadas. Detalles de Niveles de Tiempo: Muestra las columnas de los niveles de tiempo que se calculen de labor para el día de asistencia. En esta sección se desglosará en base a los cálculos que realice el sistema para el pago de horas en base a las Políticas y Periodos definidos. Resumen de Asistencias: Días trabajados: Muestra el total de días que se consideran como trabajados. 38

40 Faltas Justificadas: Indica las faltas totales del empleado. Total de Días de Periodo: Hábiles: Indica los días que son hábiles para el empleado en base a sus Asignaciones. Total de Asistencias: Es el total de asistencias que tiene en el periodo. No Laborales Trabajados: Indica si el empleado laboro en días que estaban definidos como de descanso. Faltas: Indica el total de faltas a aplicar. Totales por Categoría y Niveles de Tiempo: Despliega los totales para cada Nivel de tiempo. Terminales Permite indicar en que Terminal de las definidas en el sistema puede registrar, dependiendo del tipo de Terminal, se realizará la asignación. Asig. Active la casilla para que el empleado quede asignado a la Terminal. Descripción: Es la descripción de la Terminal seleccionada. Parámetros de Asignación: Son los parámetros en base a la Terminal que se defina se asocian a la misma, para ello seleccione los que correspondan. En caso de ser biométrica indicará si se tiene respaldada la plantilla del empleado. 39

41 Exportar Empleados Para ir a la ventana de Exportación abra el menú Catálogos Empleados-- Exportar tal como se muestra en la imagen siguiente: Se puede elegir entre crear un proceso nuevo de exportación o bien usar uno que ya se ha creado anteriormente. 40

42 Seleccione el tipo de driver que se desea para el archivo de salida. En caso de que el driver corresponda a un archivo de texto o CSV o bien de Excel solo se indica la ruta del directorio donde se alojará el archivo, si se trata de un driver de Base de datos como SQL se debe especificar el nombre del servidor, el nombre de usuario y contraseña con permisos de administrador sobre esa instancia y por último el nombre de la base de datos. Con el botón de Probar Conexión se puede verificar la conectividad con la base de datos. 41

43 Ejemplo usando una base de datos en SQL del Nomiplus T&A En caso de haber seleccionado una exportación a una base de datos SQL se debe seleccionar la tabla que corresponde al catalogo de empleados. Si se eligió un driver de archivo se debe seleccionar el archivo en caso de que ya exista o teclear el nombre del archivo nuevo para que el sistema se encargue de crearlo, para esto se debe tener permisos de escritura en el directorio destino. 42

44 El siguiente paso es definir la relación entre la tabla origen y la tabla destino con respecto a los campos de cada tabla. Una vez establecidos los campos se debe ejecutar el proceso y en esta ventana tenemos una vista preliminar de cómo quedará la tabla en la exportación. Al momento de ejecutar el proceso se podrá observar el avance hasta que finaliza. 43

45 En la vista previa se pueden visualizar los primeros 20 registros. Por último podemos guardar el proceso realizado con algún nombre para poder ejecutarlo posteriormente de una manera más rápida. 44

46 Importar Empleados Para ir a la ventana de Exportación abra el menú Catálogos Empleados-- Importar tal como se muestra en la imagen siguiente: Se puede elegir entre crear un proceso nuevo de exportación o bien usar uno que ya se ha creado anteriormente. 45

47 Aquí se debe seleccionar el tipo de driver que se desea para el archivo a importar. En caso de que el driver corresponda a un archivo de texto o CSV o bien de Excel solo se indica la ruta del directorio donde se encuentra el archivo, si se trata de un driver de Base de datos como SQL se debe especificar el nombre del servidor, el nombre de usuario y contraseña con permisos de administrador sobre esa instancia y por último el nombre de la base de datos. Con el botón de Probar Conexión se puede verificar la conectividad con la base de datos. Lo siguiente es seleccionar la tabla desde la cual se desea importar la información. 46

48 Así mismo debemos elegir la tabla o catalogo en la cual queremos que se aloje la información que vamos a importar. El siguiente paso es definir la relación entre la tabla origen y la tabla destino con respecto a los campos de cada tabla. 47

49 Una vez establecidos los campos se debe ejecutar el proceso y en esta ventana tenemos una vista preliminar de cómo quedará la tabla en la exportación. Al momento de ejecutar el proceso se podrá observar el avance hasta que finaliza. Por último podemos guardar el proceso realizado con algún nombre para poder ejecutarlo posteriormente de una manera más rápida. 48

50 Editar Clasificaciones La ventana de Clasificaciones le permite agregar, modificar o borrar los clasificadores definidos para los Empleados. Los clasificadores permiten filtrar, ordenar y agrupar empleados para los diversos procesos o reportes de sistema. El número máximo de Clasificadores son 3, los cuales se deben definir inicialmente en la ventana de Configuración del Sistema. Dentro de la ventana de Clasificaciones se mostrará los Clasificadores definidos, máximo 3. Podrá seleccionar en la lista del lado izquierdo el Clasificador a editar. Los elementos de los cuales está compuesta la ventana de Clasificaciones son: Código: Es el código aplicado al Clasificador, este código esta en base a las características definidas en la ventana de Configuración del Sistema. Descripción: Es la descripción general del grupo, lo cual permite dar una definición de la definición del grupo. Dentro de esta ventana se tiene dos botones para editar los clasificadores: 49

51 : Permite Agregar un elemento nuevo en la lista del Clasificador seleccionado, para ello en el renglón que se agregue colóquese en la columna de Código y presione la tecla tabular para editar la descripción, finalmente presioné <ENTER> para concluir. : Podrá seleccionar algún elemento o varios de la lista y eliminarlos. Si el clasificador esta en uso no podrá eliminarlo de la lista. Al finalizar la definición de las lista deberá de presionar el botón de Guardar para que se aplique los cambios. Si no perderá los datos. 50

52 Catalogo de Grupos La ventana de Grupos le permite buscar, agregar, modificar los grupos del sistema. Los grupos es un clasificador para los empleados, el cual es de tipo fijo para el sistema. Este clasificador permite en el sistema filtrar a los empleados que puede ver un usuario, permitiendo solo a ese usuario editar o consultar la información de los grupos asignados, vea Usuarios. Adicionalmente, este clasificador permite en la emisión de reportes filtrar el personal que se va a reportar. Los elementos de los cuales está compuesta la ventana de Grupos son: Código: Es el código aplicado al grupo, este código esta en base a las características definidas en la ventana de Configuración del Sistema. Nombre: Es el nombre descriptivo que define de manera clara al grupo. Descripción: Es la descripción general del grupo, lo cual permite dar una definición de la definición del grupo. 51

53 Categorías Para ir a la ventana de Categorías o Incidencias puede hacerlo desde el acceso rápido ubicado en la barra de la izquierda de la ventana principal, tal como se muestra en la imagen siguiente: Las Categorías o incidencias nos sirven para clasificar el tipo de día laboral, si es de tipo regular o bien de tipo inasistencia o también conocido como ausentismo. Agregar: Esta opción nos permite anexar una categoría a la lista predeterminada del sistema. Editar: Esta opción nos permite modificar las opciones de una categoría, por ejemplo el código no el cual se manejará el concepto dentro del sistema o su descripción o incluso el tipo de categoría. Guardar: Luego de agregar una categoría o modificarla es necesario guardar cualquier cambio para que surta efecto dentro del sistema. 52