MANUAL MÓDULO VALIDADOR DE RIPS PARA LAS REGIONALES

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1 UNIDAD FUNCIONAL: DIRECCIÓN NACIONAL DE TECNOLOGÍA NOMBRE: MANUAL DEL USUARIO: MÓDULO VALIDADOR DE RIPS Versión: 05 / 20 de 24

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 4. LECTORES A QUIEN ES DIRIGIDO 4.2 NOMBRE Y VERSIÓN DEL MÓDULO AL CUAL APLICA EL MANUAL DE USUARIO. 4.3 PROPÓSITO 4.3. MANUAL MÓDULO 4.4 CÓMO UTILIZAR ESTE MANUAL 5.5 CONVENCIONES 5 2 DESCRIPCIÓN 6 3 INSTRUCTIVO 7 3. MENU ARCHIVO ACTUALIZACIÓN TABLAS PARAMÉTRICAS MENÚ PROCESOS VALIDAR ARCHIVOS RIPS CONSOLIDAR RIPS CONSOLIDACIÓN CUBO ESTADÍSTICO MENU CONSULTAS RIPS VALIDADOS CONSOLIDADOS RIPS VALIDADOS PENDIENTES POR CONSOLIDAR MENU REPORTES REPORTE MINISTERIO ESTUDIO UPC GESTIÓN DE INDICADORES RIPS IPS 22 4 CONTROL DE CAMBIOS 24 2 de 24

3 TABLA DE GRÁFICOS Gráfico : Menú Archivo... 7 Gráfico 2: Seleccionar Directorio de Archivos... 8 Gráfico 3: Listado Archivos a subir en las paramétrias... 8 Gráfico 4: Mensaje de advertencia... 9 Gráfico 5: Reporte de errores de cargue... 9 Gráfico 6: Menú Procesos... 0 Gráfico 7: Seleccionar directorio de archivos... 0 Gráfico 8: Archivos Listos para validar... Gráfico 9: Selección de tipo de factura... 2 Gráfico 0: Reporte de resultado de validación de archivos... 2 Gráfico : Selección de directorio de almacenamiento de reporte de validación. 3 Gráfico 2: Consolidar... 3 Gráfico 3: Consolidación Cubo Estadístico... 4 Gráfico 4: Menú Consultas... 5 Gráfico 5: Consulta Rips Consolidados... 5 Gráfico 6: Reporte Rips Consolidados... 5 Gráfico 7: Consulta Rips pendientes por Consolidar... 6 Gráfico 8: Reporte Rips pendientes por Consolidar... 6 Gráfico 9: Reporte Rips pendientes por Consolidar... 7 Gráfico 20: Consulta Rips Ministerio... 7 Gráfico 2: Buscar archivo generado... 8 Gráfico 22: Ruta de búsqueda... 8 Gráfico 23: Estudio Suficiente UPC... 9 Gráfico 24: Búsqueda de Resultados... 9 Gráfico 25: Archivo Plano Estudio Suficiencia UPD Gráfico 26: Gestión de Indicadores Gráfico 27: Gráfica de Gestión de Indicadores... 2 Gráfico 28: Consulta Rips IPS Gráfico 29: Búsqueda del reporte generado Gráfico 30: Archivo Plano RIPS IPS de 24

4 INTRODUCCIÓN El Manual del Usuario del Sistema de información Validador de RIPS, es un documento realizado por un área interdisciplinaria de la SOLSALUD, a partir de un procedimiento secuencial de seguimiento a las utilidades que ofrece el software. Este documento es una herramienta básica inicial con la cual cuenta el Usuario Final de esta utilidad de software, para el correcto uso y parametrización de la misma, en procura de una adecuada evolución del producto final. Las posteriores adiciones o modificaciones a este documento, corren por cuenta del usuario final, en función de las opciones que éste puede desarrollar u optimizar como poseedor de la Base de Conocimiento final entregada al Usuario Final.. LECTORES A QUIEN ES DIRIGIDO Este Manual esta dirigido a la red de prestadores de servicios de salud, en general a toda persona que haga uso del sistema validador de rips suministrado por SOLSALUD..2 NOMBRE Y VERSIÓN DEL MÓDULO AL CUAL APLICA EL MANUAL DE USUARIO. Modulo Validador de RIPS para Regionales, versión.0.3 PROPÓSITO.3. Manual En la creación del manual se han incluido la explicación paso a paso de los diferentes procesos que el sistema requiere para su buen funcionamiento, esto como ayuda adicional para la utilización del sistema..3.2 Módulo El Sistema Validador de RIPS, tiene como propósito agilizar el proceso de radicación de facturas de la red de prestadores de solsalud y a su vez minimizar el riesgo de errores de cada uno de los RIPS enviados por medio magnético a la entidad administradora. 4 de 24

5 .4 CÓMO UTILIZAR ESTE MANUAL Este manual contiene 2 capítulos que contiene toda la información necesaria para operar el validador de RIPS, estos capítulos son: Descripción. Descripción general del sistema. Instructivo. Presenta un recorrido detallado por cada uno de los procesos, explicando detalladamente las acciones a realizar..5 CONVENCIONES En la mayoría de las Ventanas, se encontrará una serie de botones útiles para realizar las opciones que el usuario desea. Por tal razón se hará una descripción básica de las funciones de cada botón, de la siguiente manera: Botón de buscar un registro Botón de guardar un registro Botón de eliminar un registro Botón para ingresar un nuevo registro Botón para editar un registro Botón para actualizar o refrescar registros Botón de salir de la ventana Botón de ayuda Botón de seleccionar o confirmar un registro Botón para seleccionar una ruta de almacenamiento de archivos Selecciona la ruta donde se encuentran los archivos a subir. 5 de 24

6 2 DESCRIPCIÓN El producto cuenta con un validador el cual permite a las regionales realizar una verificación de los rips generados y entregados por las IPS, antes de ser entregados a la entidad administradora. A continuación se realizará una breve descripción, de manera global de las utilidades de cada uno de los menús que pueden apreciarse en la gráfica. El sistema básicamente se divide en tres partes: La actualización de las tablas Paramétricas, que se debe hacer antes de entrar a registrar la información de los rips, ya que es donde se encuentra la información necesaria para realizar las validaciones. Estos procesos se encuentran el en menú de Archivo. La segunda parte es la validación y envío de Rips a la entidad administradora, Y por ultimo las consultas de los rips ya validados que se han consolidado en la principal y los pendientes por consolidar. 6 de 24

7 3 INSTRUCTIVO 3. MENU ARCHIVO Permite la actualización de las tablas Paramétricas del sistema. Gráfico : Menú Archivo 3.. Actualización Tablas Paramétricas Permite realizar las actualizaciones automáticas de las tablas Paramétricas (Municipios, departamentos, Procedimientos, Diagnósticos, etc.) del sistema, que serán utilizadas para realizar las validaciones en el momento de la validación de los rips. Inicialmente se tiene que seleccionar la ruta donde se encuentran los archivos planos que se desean actualizar Botón Leer Archivo. 7 de 24

8 Gráfico 2: Seleccionar Directorio de Archivos Una vez se tenga la ruta se debe seleccionar las tablas que se desea actualizar, para ello existe un combo dentro de la grilla en la columna Estructuras Locales, es importante tener en cuenta que deben coincidir los archivos con el tipo de tabla para garantizar que el sistema suba la información correctamente. Para lo cual el sistema valida que los archivos planos debe coincidir al menos las primeras 7 letras del archivo con en nombre de la tabla local. Ej.: para actualizar la local Municipios el archivo plano debe venir como mínimo municip.txt. Gráfico 3: Listado Archivos a subir en las paramétrias 8 de 24

9 Para realizar la actualización automática haga clic en el botón Confirmar e inmediatamente se iniciara el proceso, el sistema le informara que la información que estaba almacenada será eliminada paras poder cargar los nuevos datos... Gráfico 4: Mensaje de advertencia Dentro del proceso de cargue lo primero que el sistema hace es realizar una validación de estructura, es decir realiza un recorrido por los archivos planos y verifica que el numero de campos de cada archivo sea coherente con el numero de campos de la tabla local, en caso que esto no suceda emite un informe donde le dice que archivo y en que línea esta el error. Gráfico 5: Reporte de errores de cargue Seguido de esto y si no se presento errores se inicia con el cargue automático de la información a las tablas locales. NOTA: Estas tablas Paramétricas ya vienen actualizadas con la información correspondiente, por consiguiente solo será necesario volver a cargarlas cuando la principal adicione o modifique algún registro y les envié los archivos planos necesarios para actualizar el sistema. Las tablas que ya tienen dicha información son: Procedimientos, Enfermedades, Medicamentos, departamentos, municipios, Resoluciones, entidad administradora. 3.2 MENÚ PROCESOS Permite el manejo y validación de los archivos Rips. 9 de 24

10 3.2. Validar Archivos RIPS Gráfico 6: Menú Procesos En esta opción es donde se validan los archivos RIPS generados por otros sistemas en medios magnéticos. Gráfico 7: Seleccionar directorio de archivos 0 de 24

11 Lo primero que se debe hacer es buscar la ruta donde están los archivos rips a validar, para ello se hace clic en el botón de Leer Archivo, se busca la ruta de los archivos y por último se da clic en Aceptar. Gráfico 8: Archivos Listos para validar El sistema busca los archivos de control (CT), y los carga mostrando cierta información de la factura como es el numero y prestador. En este momento el sistema ya empieza a validar, para este caso verifica que los prestadores relacionados e los archivos sean uno solo, si los archivos vienen mal el no permite continuar con la validación de estructura y calidad d los RIPS. No olvide seleccionar el plan (Contributivo o subsidiado) y el tipo de factura (Capitado o evento), esto permite que el sistema realice la validación de diligenciamiento de los números de autorizaciones. de 24

12 Gráfico 9: Selección de tipo de factura Si los prestadores son iguales, el sistema inicia la validación de estructura de los RIPS, para esto se da clic en el botón de Confirmar, y el proceso arranca, si encuentra algún error el no permitirá continuar con la validación de calidad, y emitirá un reporte de errores donde especifica en que archivos encontró irregularidades. Gráfico 0: Reporte de resultado de validación de archivos Si no se encontró errores de estructura, el sistema sigue con la validación de calidad de los datos de los archivos, al final del proceso el sistema le emitirá el reporte de errores donde le informara si encontró errores de calidad o simplemente que los archivos fueron validados correctamente. 2 de 24

13 Este reporte de errores tiene la opción de guardarlo como archivo plano si se desea. Se bebe seleccionar la ruta donde se desea almacenar el archivo plano generado, y se da clic en el botón confirmar, y el sistema le genera el archivo en la ruta seleccionada. Gráfico : Selección de directorio de almacenamiento de reporte de validación Una vez se haya terminado la validación, y no se tengan errores, el sistema almacena la información en la base de datos y la deja lista para ser consolidada. NOTA: Si la validación de los Rips reporto que no existía la IPS, pero los archivos están correctos, los rips se almacenan pero no podrán ser consolidados hasta que la ips sea creada en la principal Consolidar RIPS 3 de 24 Gráfico 2: Consolidar

14 El sistema presenta en pantalla los registros que están pendientes por consolidar a la fecha. Esta opción permite realizar la consolidación de los RIPS cargados en las tablas locales. Los filtros que aplicar para esta carga son: la fecha inicial y la fecha final. Lo primero que se debe hacer es seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo a cargar y el sistema se encarga de subir los datos contenidos en el archivo a la base de datos central. Una vez termine de subirlos la información queda lista para ser consultada Consolidación cubo Estadístico 4 de 24 Gráfico 3: Consolidación Cubo Estadístico En la pantalla anterior se debe definir el rango de fechas para realizar el cubo estadístico del proceso anterior de consolidación de Rips. Se da clic en confirmar para ejecutar el proceso. 3.3 MENU CONSULTAS Permite consultar los archivos validados pendientes por consolidar y los ya consolidados.

15 3.3. Rips Validados Consolidados Gráfico 4: Menú Consultas En esta opción Podemos consultar los archivos ya consolidados en la entidad administradora. Se puede filtrar por el prestador (Código o Nombre), por el nro de factura y fecha de validación desde, hasta. Gráfico 5: Consulta Rips Consolidados Con estos mismos filtros el sistema genera un reporte de las facturas ya enviadas a consolidación Gráfico 6: Reporte Rips Consolidados 5 de 24

16 3.3.2 Rips Validados Pendientes por Consolidar En esta opción Podemos consultar los archivos validados pero que aun no se han enviado a la entidad administradora, es decir no se han consolidado. Se puede filtrar por el prestador (Código o Nombre), por el nro de factura y fecha de validación desde, hasta. Gráfico 7: Consulta Rips pendientes por Consolidar Con estos mismos filtros el sistema genera un reporte de las facturas Pendientes por ser consolidadas. Gráfico 8: Reporte Rips pendientes por Consolidar 6 de 24

17 3.4 MENU REPORTES 3.4. Reporte ministerio Gráfico 9: Reporte Rips pendientes por Consolidar En esta opción de menú se permite generar los archivos RIPS en base a la información almacenada en la base de datos de tablas centrales obtenidas de la consolidación de datos para enviar a la secretaria y salud y al ministerio. Los archivos que se generan son los definidos en la resolución 3374 Gráfico 20: Consulta Rips Ministerio El sistema internamente realizara la búsqueda de los datos según los filtros digitados en la pantalla. En la parte inferir de la pantalla se mostrara un mensaje en donde indica al usuario que los archivos se están generando, como se muestra en la siguiente pantalla. 7 de 24

18 Al terminar el proceso de la generación de los archivos, el sistema indicara al usuario la ruta en la cual se puede consultar los archivos generados por el sistema, como se muestra en la siguiente pantalla El usuario debe proseguir a buscar los resultados generados como se muestra a continuación. Gráfico 2: Buscar archivo generado Según la información encontrada por el sistema, este generara los archivos con la estructura RIPS para el ministerio. 8 de 24 Gráfico 22: Ruta de búsqueda

19 3.4.2 Estudio UPC Opción que permite generar el archivo de los servicios de salud según la estructura definida por el ministerio para el estudio de suficiencia del plan obligatoria de salud en la unidad de pago por capitación Gráfico 23: Estudio Suficiente UPC Al terminar el proceso de la generación del archivo, el sistema indicara al usuario la ruta en la cual se puede consultar el archivo generado por el sistema, como se muestra en la siguiente pantalla El usuario debe proseguir a buscar los resultados generados como se muestra a continuación. 9 de 24 Gráfico 24: Búsqueda de Resultados

20 Gráfico 25: Archivo Plano Estudio Suficiencia UPD Gestión de indicadores Opción que permite la generación de indicadores con el fin de conocer la cobertura y las atenciones de los usuarios en cada uno de los archivos que conforman los Rips. Gráfico 26: Gestión de Indicadores El sistema genera la siguiente grafica informativa 20 de 24

21 Gráfico 27: Gráfica de Gestión de Indicadores 2 de 24

22 3.4.4 Rips IPS Opción que permite generar los archivos rips que se consolidaron de las IPS en un periodo determinado Gráfico 28: Consulta Rips IPS El sistema solicita la confirmación de la generación de los archivos solicitados, como se muestra a continuación. El sistema internamente realizara la búsqueda de los datos según los filtros digitados en la pantalla. En la parte inferir de la pantalla se mostrara un mensaje en donde indica al usuario que los archivos se están generando, como se muestra en la siguiente pantalla. 22 de 24

23 El usuario debe proseguir a buscar los resultados generados como se muestra a continuación. Gráfico 29: Búsqueda del reporte generado Gráfico 30: Archivo Plano RIPS IPS Según la información encontrada por el sistema, este generara los archivos con la estructura RIPS para el ministerio. 23 de 24

24 4 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE MODIFICACIÓN APROBADO POR 20/05/20 DNT CAMBIO REALIZADO Cambio de Versión, se anexa tabla de Gráficos y de Control de cambios y opción de Reportes. 24 de 24