SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL PARA HOTEL (SACH)

Transcripción

1 2011 SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL PARA HOTEL (SACH) PERFIL DE PROYECTO SACH INTEGRANTES Jhannett Sarmiento Mamani Jorge Calcina Santalla Rodrigo Ayala Cortez Alba Catorcena Ticona Waldo Edgar Callisaya Monzón Juan Carlos Choque Alavi MODULOS Registro y control de Servicios en un hotel Registro y control Contabilidad Registro y control de Proveedores Registro y control Inventario Reserva, registro de huéspedes, control de habitaciones, reporte de huéspedes Registro y control de Personal U.M.S.A. Carrera de Informática 2011

2 1. INTRODUCCIÓN Hoy en día el manejo de la información de manera eficiente y organizada es de vital importancia, por ello los sistemas de información basados en ordenadores son los pilares fundamentales de las actividades de una organización. En el caso de las empresas que brindan servicios como los hoteles, manejan una gran cantidad de información en diferentes procesos tanto la administración, gerencia, recepción, hospedaje, contabilidad, almacén, etc. Toda información tiene que ser organizada y clasificada de modo que la gerencia pueda realizar una mejor toma de decisiones. Por ello es importante que una empresa cuente con un Sistema Automatizado de Información que controle esos procesos. La industria hotelera es una organización amplia la cual presta muchos servicios a determinados clientes como hospedaje, spa, gimnasio, restaurant, cafetería, salón de eventos, etc. En nuestro país la llegada de turistas a los establecimientos de hospedaje tuvo una evolución lenta pero positiva. El presente trabajo propone el Análisis y Diseño de un Sistema Automatizado para el control de información para un hotel, de manera que el sistema cumpla con los requerimientos, donde el personal del hotel que utilice el sistema puedan realizar el registro de Huéspedes, registro de Habitaciones, registro de Contratos, reportes de libros diarios, control de habitaciones y control de los servicios. 2 U.M.S.A. SACH

3 2. ANTECEDENTES Para el presente proyecto se tomara como objeto de estudio a un Hotel de 5 estrellas que cuente con todos los servicios y comodidades de un hotel de esta envergadura. El hotel está ubicado en la calle Tihuanacu No. 64 en la ciudad de La Paz. El hotel fue construido gracias a la idea de un consorcio europeo, que tuvo el emprendimiento viendo las estadísticas de la evolución de afluencia de turistas extranjeros, los cuales requerían una buena atención e infraestructura con la que no contaban los hoteles de La Paz. El Hotel acoge a huéspedes nacionales y extranjeros en coordinación con las agencias de viajes nacionales e internacionales. En la actualidad el Hotel no cuenta con un sistema automatizado de modo que la institución impone políticas y estrategias de funcionamiento para poder adaptarse al entorno del hotel acusando pérdida de tiempo, dinero o insatisfacción por parte de los usuarios. En la carrera de informática existen proyectos de grado similares las cuales han sido desarrolladas en semestres anteriores pero no de la envergadura del proyecto propuesto el cual está completamente actualizado y acorde a las nuevas normas hoteleras internacionales, el mismo sistema cuenta con dispositivos magnéticos los cuales dan al huésped una facilidad en cuanto a control de cuentas y acceso a los distintos ambientes del hotel. Sistema de Información Hotelera [Cabero, 2000], cuyo propósito es mejorar los procesos administrativos y operativos para una atención más eficiente al huésped. Sistema de Seguimientos y Control para la Hotelería Boliviana [Loza, Mendoza, 2001], cuyo propósito es resolver las dificultades y deficiencias que se presentan en algunos procesos del hotel. Sistema de seguimiento y control para el Hotel Sagárnaga [Cuela, 2007], cuyo propósito es implementar un sistema de información completo el cual lleva a la mejora de todos los servicios que presta el hostal al huésped. 3 U.M.S.A. SACH

4 Los proyectos mencionados brindan una clara idea de la importancia de la información para una institución hotelera. MISION La misión del hotel es brindar un servicio acorde a los requerimientos de nuestros huéspedes. VISION La visión del Hotel es expandirse a nivel nacional brindando los mismos servicios. 3. DIAGRAMA CON LOS SUBSISTEMAS 4 U.M.S.A. SACH

5 4. MODELO DE LOS CASOS DE USO DEL NEGOCIO 4.1. MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS DEL HOTEL 5 U.M.S.A. SACH

6 4.2. MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL Caso de uso: Convocatoria de Personal Gerente, secretaria. Tener un registro de convocatorias. Cuando se requiera personal para un servicio específico el gerente ordena a la secretaria que publique una convocatoria para nuevos empleados (especificando el tipo de empleado que se requiera), una vez ya redactado la convocatoria este es registrado de acuerdo a la fecha actual que se publicara la convocatoria. Caso de uso: Recepción y evaluación de Curriculum Secretaria, gerente, postulante. Tener un registro de curriculum. Cada postulante a un determinado cargo, deberá pasar por recepción donde se recibirá sus documentos que son entregados a la secretaria para ser registrados y archivados, una vez finalizada la fecha de recepción la secretaria entregara los mismos al gerente los cuales serán evaluados 6 U.M.S.A. SACH

7 Caso de uso: Entrevista Gerente, Secretaria, postulante. Evaluación de la persona a contratar. Una vez evaluado el curriculum de cada postúlate se procederá a ser convocadas las personas que resaltaron a una entrevista para realizarles una evaluación oral respecto a los trabajos que desempeñaron anteriormente, cada postulante deberá pasar por recepción con el fin que la secretaria tomen nota de los asistentes y luego serán anunciados al gerente para que este los evalué. Recepción de Postulantes y registro de asistencia Secretaria Evaluación Oral Postulante Gerente 7 U.M.S.A. SACH

8 Caso de uso: Contratación de Personal Eventual Persona a contratar, secretaria. Tener un listado de empleados eventual. Según al tiempo requerido de la empresa se pasara a la contratación de empleados eventuales, una vez de hacer sido aceptados los postulantes se los volverá a convocar presencialmente para realizar la firma del contrato en recepción, estos deben llenar un formulario de datos que es proporcionado por la secretaria, una vez acabado el llenado del formulario este se le es devuelto a la secretaria para ser Registrado y archivado. Caso de uso: Contratación de Personal Aprueba Persona a contratar, secretaria. Tener un listado de empleados aprueba. Una vez de hacer sido aceptados los postulantes son convocados nuevamente en recepción, estos deben llenar un formulario de datos que es proporcionado por la secretaria tomando en cuenta que estos serán puestos a prueba por tres meses según al desempeño dentro del tiempo establecido se pasara a una nueva contratación, una vez acabado el llenado del formulario este se le es devuelto a la secretaria para ser archivado. 8 U.M.S.A. SACH

9 Caso de uso: Contratación de Personal Fijo o de Planta Persona a contratar, secretaria. Re contratar a empleados de que estaban a prueba para pasar a ser empleados de planta. Una vez pasado el tiempo de tres meses y según lo establecido en el contrato de empleados a prueba pasaran a ser evaluados tales empleados y si tuvieron un buen desempeño, se procederá a ser contratados como empleados fijos o de planta. 9 U.M.S.A. SACH

10 Caso de uso: Registro de Empleado Secretaria, empleado. Tener un listado de todos los empleados del hotel. Según a cada nueva contratación la secretaria deberá registrar a cada nuevo empleado aceptado ya sea por contrato fijo, de prueba o eventual, cada empleado nuevo verificara sus datos personales con el fin de evitar algún error en sus datos Caso de uso: Control de Asistencia Empleado. Tener un listado de la asistencia del empleado incluyendo la hora de llegada del empleado y la asistencia. Para obtener la asistencia y hora de llegada de los empleados estos deberán firmar un libro de asistencia que registre el día y hora de llegada del empleado de esta forma se procederá a realizar descuentos si es que el empleado tiene retrasos o inasistencias. 10 U.M.S.A. SACH

11 Caso de uso: Pago a empleados Empleado, secretaria, gerente. Tener un monto específico a pagar al empleado. Una vez obtenido la planilla de asistencia del empleado se procederá a realizar descuentos según la falta cometida (si es que existiesen), una vez que se tenga calculado el monto a pagar se procederá a pagar el sueldo a cada empleado, la secretaria se encarga de la entrega del cheque. 11 U.M.S.A. SACH

12 4.3. MODULO: RESERVA, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTE DE HUÉSPEDES. Caso de uso: Huésped solicita reserva de habitación mediante teléfono Huésped, Recepcionista. Registrar una reserva El huésped realiza una llamada al hotel la cual es atendida por el recepcionista en donde el huésped pregunta si tiene habitaciones disponibles. El recepcionista le informa los tipos de habitación con los que cuenta el hotel y cuantas habitaciones tiene disponibles, el huésped le hace conocer cuantas habitaciones necesita, cuantas personas son. Entonces el recepcionista toma nota en el cuaderno de recepción todos los datos del huésped, el día de llegada al hotel, la hora y le comunica que se le hará una llamada 24 horas antes para confirmar su reserva. Huésped Solicita una reserva de habitación vía teléfono. Control habitaciones. Recepcionista Registra datos del huésped para la reserva. Confirma 24 horas antes la reserva. 12 U.M.S.A. SACH

13 Caso de uso: Huésped solicita habitación disponible con reserva Huésped, Recepcionista. Asignar habitación disponible a huésped que hizo reserva. El huésped llega al hotel y solicita habitación disponible con reserva, el recepcionista verifica la reserva del huésped en su libro de reservas, una vez verificado el nombre, el tipo de habitación y la validez de la reserva, realiza la asignación de habitación y el registro de información del huésped en su libro de control de habitaciones y registro de huéspedes. Le hace la entrega de la llave de la habitación y le da información acerca de los servicios del hotel, los costos, los horarios de entrada/salida del hotel. Huésped Solicita habitación disponible con reserva Verifica reserva en libro Recepcionista Control habitaciones Asigna habitación y registra datos Caso de uso: Huésped solicita habitación disponible sin reserva Huésped, Recepcionista. Asignar habitación disponible a huésped que no hizo reserva. El huésped llega sin previo aviso al hotel y solicita una o varias habitaciones disponibles, el recepcionista consulta su libro de control de habitaciones y de registro de huéspedes y verifica que habitaciones se encuentran disponibles y sin reserva. Si hubiera habitaciones disponibles y sin reserva se realiza la correspondiente asignación de habitación y el registro de información del huésped en el libro. Le hace la entrega de la llave de la habitación y le da información acerca de los servicios del hotel, los costos, los horarios de entrada/salida del hotel. 13 U.M.S.A. SACH

14 Solicita habitación disponible sin reserva Huésped Recepcionista Control habitaciones Asigna habitación y registra datos Caso de uso: Registro de información del huésped Huésped, Recepcionista Recabar datos y entrega de información. Una vez realizada la asignación de habitación, se procede a registrar la información del huésped anotando el nombre, apellidos, fecha de nacimiento, residencia actual, tipo de habitación, nacionalidad, duración de estadía en el hotel en el libro de registro de huéspedes del hotel. Le hace entrega de la llave de la habitación y le da información acerca de los servicios del hotel, los costos, los horarios de entrada/salida del hotel. Asigna habitación Huésped Entrega información Recepcionista Registra información en el libro 14 U.M.S.A. SACH

15 Caso de uso: Control de habitaciones Recepcionista. Verificar cuantas habitaciones se encuentran disponibles y ocupadas El control de habitaciones se lo realiza de manera manual, el recepcionista se encarga de llenar en el libro de registro de huéspedes la información de los mismos, así mismo controla que habitaciones se encuentran con reserva y sin reserva, que habitaciones se encuentran ocupadas y que habitaciones se encuentran disponibles. Controla habitaciones a través de su libro de registro Recepcionista 4.4. MODULO: PROVEEDORES Caso de uso: Registro Proveedor Tipo: Secretaria, proveedor Registrar a los proveedores para tener una base de datos La secretaria pide al representante de la empresa proveedora los datos de la empresa (nombre empresa, dirección, teléfono, nit) y el nombre del representante, el representante le otorga los datos solicitados, posteriormente la secretaria los anota en un cuaderno de registro de proveedores, después de haber firmado su debido contrato. Primario y esencial. 15 U.M.S.A. SACH

16 Caso de uso: Registro de empleados asignados por el proveedor Tipo: Secretaria, representante proveedor Registrar a los empleados asignados por los proveedores para tener una base de datos La secretaria solicita al representante de la empresa proveedora una lista con los nombres de los empleados que enviaran los mismos, el representante le otorga los datos solicitados, posteriormente la secretaria los registra en un cuaderno de empleados de proveedores. Primario y esencial. 16 U.M.S.A. SACH

17 Caso de uso: Elaboración y registro de contratos con proveedores Tipo: Gerente, representante proveedor, secretaria. Elaborar y registrar los contratos hechos. Una vez que el representante de empresa proveedora se encuentran en la agencia y después de haber acordado todo lo que se necesita, la secretaria redacta el contrato correspondiente especificando los servicios que proveen dicha empresa, descripción y detalles que el hotel requiere, forma de pago según políticas de la hotel. Una vez terminado la redacción del contrato se continúa con la firma del gerente y el proveedor requerido. Posteriormente se le cancela al proveedor el 50% del dinero y el otro 50% después de haber entregado los productos solicitados según contrato. Finalizado el procedimiento anterior (redacción y firma de contrato, y pago por los servicios) el proveedor se retira con una copia del contrato, y la secretaria archiva los contratos firmados. Primario. 17 U.M.S.A. SACH

18 Caso de uso: Registro de los productos o servicio del proveedor Tipo: Secretaria, representante proveedor Registra los productos o servicio proporcionado por los proveedores para tener una base de datos La secretaria solicita al representante de la empresa proveedora una lista de los productos o servicios que proporciona la misma, el representante le otorga la lista solicitada, posteriormente la secretaria los registra en un cuaderno de productos o servicios del proveedor. Primario y esencial. 18 U.M.S.A. SACH

19 4.5. MODULO: Inventario Caso de uso: Registro y control del inventario de muebles y enseres Administrador Tener un control efectivo de los bienes y enseres del hotel El administrador realiza el registro de todos los muebles y enseres que hay en el hotel esto lo realiza en el libro adjudicando así un código a cada uno de ellos, para tener un control óptimo de cada mueble y enseres. Luego el administrador realiza el inventario viendo y registrando el estado o daño de cada una de ellos, este inventario se lo realiza anualmente, finaliza el inventario una vez realizado el balance de cuánto cuesta cada mueble y el costo total de todos los enseres finalizando con una firma en presencia de un testigo. En caso de que los daños sean realizados por alguno de los hospedes, se hará responsable del pago de acuerdo al estado del mismo. En caso de que los daños fuesen causados por personal del hotel, se le descontara a la(s) persona(s) responsable(s) del hecho. 19 U.M.S.A. SACH

20 Caso de uso: Registro y inventario de los insumos del hotel. Administrador Tener un registro y control efectivo de los insumos del hotel. El administrador realiza el registro de todos los insumos del hotel esto lo realiza por áreas y este registro se lo hace manualmente. El inventario de utensilios se lo realiza mensualmente verificando el costo y el estado de cada tencillo lo registra en el libro y así dando un informe de que está mal y de que cosas faltan en la cocina. El inventario de los insumos de cocina se lo realiza semanal esto es registrado en el libro viendo que cosas se usaron esto lo realiza juntamente con los reportes de los empleados de que cosas se usaron y así saber que insumo es más usado en la cocina y finaliza donde un reporte y informe a gerencia. Inventario de los insumos de baño esto se lo hace semanalmente tomando nota de que falta y que cosas se usan mas en el hotel el inventario se realiza comparando el total de insumos pedidos por los empleados de cuanto se tenía y cuantos hay así cuadrando esto. 20 U.M.S.A. SACH

21 4.6. MODULO: Contabilidad Caso de uso: Pagos Proveedores Contador, Proveedor Emitir pago con cheque a nuestro proveedor. Se realiza el pago de bienes y servicios que nos prestó el proveedor al hotel según contrato y conformidad de recepción por parte del encargado del Hotel. 21 U.M.S.A. SACH

22 Caso de uso: Sueldos y Salarios Contador, Empleado Registrar los pagos de Sueldos y Salarios de los empleados del Hotel Se hace un control de los sueldos y salarios de nuestros empleados y los beneficios sociales que gozan los mismos de acuerdo a ley del trabajo, aportes AFP, etc. Caso de uso: Pago por servicios Spa Cajero, huésped Registrar los pagos realizados por los servicios extras prestados El huésped se presenta en caja para pagar por adelantado por el servicio de spa, el cajero anota el servicio que requiere y le entrega una determinada ficha por el mismo y cobra el dinero respectivo. Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizado por el huésped. 22 U.M.S.A. SACH

23 Caso de uso: Pago por servicios Gimnasio Cajero, huésped Registrar los pagos realizados por los servicios extras prestados El huésped se presenta en caja para pagar por adelantado por el servicio del gimnasio, el cajero anota el servicio que requiere y le entrega una determinada ficha por el mismo y cobra el dinero respectivo. Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizado por el huésped. 23 U.M.S.A. SACH

24 Caso de uso: Pago por servicios de Restaurant Cajero, huésped Registrar los pagos realizados por los servicios extras prestados El huésped se presenta en caja para pagar por adelantado por el servicio que requiere o el menú pedido, el cajero verifica la petición del huésped y le entrega una determinada ficha por el mismo y cobra el dinero respectivo. Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizado por el huésped. Caso de uso: Pago por servicios de lavandería Cajero, huésped Registrar los pagos realizados por los servicios extras prestados El cliente se presenta en caja para pagar por adelantado por el servicio que requiere, el cajero consulta cual es el servicio que requiere y cobra el dinero respectivo. Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizado por el huésped. 24 U.M.S.A. SACH

25 Caso de uso: Pago por alquiler de Salón Cliente, cajero Registrar el pago realizado por el alquiler del salón por el cliente. Una vez que el cliente ha firmado el contrato por el alquiler del salón del hotel, el cliente se dispone a pagar por el mismo, pudiendo pagar el costo total, caso contrario el cliente está obligado a cancelar al menos el 50% del pago total por política del hotel según contrato antes del evento, después de la firma del contrato y el saldo un día antes del evento. Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizado por el cliente. Caso de uso: Pago por habitación simple Huésped, cajero 25 U.M.S.A. SACH

26 Registrar el pago realizado por habitación. Después de haberse registrado los datos del huésped el mismo se dispone a pagar por la habitación simple, el cajero cobra el costo total por habitación y lo registra en su libro diario de pagos por habitación. Caso de uso: Pago por habitación doble Huésped, cajero Registrar el pago realizado por habitación. Después de haberse registrado los datos del huésped el mismo se dispone a pagar por la habitación doble, el cajero cobra el costo total por habitación y lo registra en su libro diario de pagos por habitación. 26 U.M.S.A. SACH

27 Caso de uso: Pago por habitación matrimonial Huésped, cajero Registrar el pago realizado por habitación. Después de haberse registrado los datos del huésped el mismo se dispone a pagar por la habitación matrimonial, el cajero cobra el costo total por habitación y lo registra en su libro diario de pagos por habitación. Caso de uso: Pago por habitación suite Huésped, cajero Registrar el pago realizado por habitación. Después de haberse registrado los datos del huésped el mismo se dispone a pagar por la habitación suite, el cajero cobra el costo total por habitación y lo registra en su libro diario de pagos por habitación, le extiende la factura correspondiente y el cliente se retira con la factura correspondiente. 27 U.M.S.A. SACH

28 Caso de uso: Emisión de Factura Huésped, cajero Emitir la respectiva factura por el pago realizado por el huésped. Después de que el huésped realizo, pagos respectivos, ya sea por habitación, por servicios el cajero hace la factura correspondiente, anota nombre del huésped, el Nit, la fecha, el detalle del servicio y el monto total del pago realizado, se le entrega la factura original al cliente. 28 U.M.S.A. SACH

29 5. MODELO DE DOMINIO 5.1. MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS DEL HOTEL 5.2. MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL 29 U.M.S.A. SACH

30 5.3. MODULO: RESERVA, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTE DE HUÉSPEDES MODULO: PROVEEDORES 30 U.M.S.A. SACH

31 5.5. MODULO: INVENTARIO 5.6. MODULO: CONTABILIDAD 31 U.M.S.A. SACH

32 6. MODELO DE OBJETOS DE LOS CASOS DE USO 6.1 MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS DEL HOTEL Spa Listado de Servicios Lavanderia Servicios Restaurant Huésped Encargado o Recepcionista 6.2 MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL Convocatoria de Personal 32 U.M.S.A. SACH

33 Recepción y Evolución de Curriculum Entrevista Contratación de Personal 33 U.M.S.A. SACH

34 Registro de Empleado 6.3 MODULO: RESERVA, REGISTRO DE HUESPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTE DE HUÉSPEDES MODULO: PROVEEDORES 34 U.M.S.A. SACH

35 6.5 MODULO: INVENTARIO 6.6 MODULO: CONTABILIDAD 35 U.M.S.A. SACH

36 Cancelación de Cuenta Habitacion Factura Ingreso Monetario Huesped Cajero Pago Contador Pago Sueldos y Salarios Sueldo Cheque Empleado Contador Pago 36 U.M.S.A. SACH

37 7. ANÁLISIS DE PROBLEMAS 7.1 MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS DEL HOTEL Problema de: El registro de los servicios se lo registra de forma manual en un libro diario, en donde se registran los servicios y así mismo el consumo que realiza el huésped. Demora en los servicios prestados por el Hotel. El Huésped no tiene un fácil acceso a los servicios que brinda el Hotel. Afecta a: A los huéspedes, como también afectaría a la administración del hotel. Impacto asociado: Solución: El no registrar información adecuada, podría representar perdida de información valiosa de los servicios que se registra. Tener pérdidas por la mala atención y la poca afluencia de huéspedes porque no tuvieron una buena atención respecto a los servicios. Poca afluencia de huéspedes porque no tuvieron un fácil acceso al servicio que requerían. Almacenar información sobre los servicios que presta el Hotel bajo un sistema automatizado. Diseñar un sistema automatizado que agilice los procesos de la atención de servicios. Diseñar un sistema con interfaces en el que el huésped tenga una mejor accesibilidad de todos los servicios. 37 U.M.S.A. SACH

38 7.2 MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL Problema de: Afecta a: Impacto asociado: Solución: ü Tener el registro manual de empleados teniendo en cuenta la posibilidad de existencia de algún error se procederá al llenado de un nuevo formulario. ü Tener registro manual de convocatorias, contratos, pagos, asistencia de los empleados. ü Falta de control y distribución inapropiada de las tareas de cada empleado. ü Calculo de pago a empleados es manual y puede existir la posibilidad algún error en las operaciones. ü Empleado ü Empresa (hotel) ü Administración ü Clientes ü Falta de precisión en la recolección de datos. ü Bajo rendimiento en servicios. ü Automatizar los procesos manuales de registro de datos, ya que de esta forma la corrección de algún error será más eficiente y se tendrá menos gastos. ü Establecer cronogramas de cumplimiento de tareas para cada empleado con fecha y hora. ü Automatizar las operaciones de cálculo de pago. 38 U.M.S.A. SACH

39 7.3 MODULO: REGISTRO, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTE DE HUEÉSPEDES Como se observo en los casos de uso, la reserva de huéspedes, el registro de información de huéspedes, el control de habitaciones libres y habitaciones ocupadas y la asignación de habitaciones se la realiza de forma manual. Problema de: La información se almacena en libros y no se tiene una copia de seguridad en caso de pérdida, la información del hotel no es de acceso rápido y eficiente hacia el huésped, ya que tampoco se cuenta con una página web del hotel en donde se pueda tener acceso a la información de servicios, costos de habitación, reservas en línea, etc. Toda la información del huésped es manejada por el recepcionista, lo que hace que se demore mucho en prestar el servicio al huésped. Afecta a: Personal administrativo, huésped. Impacto asociado: El huésped ya sea nacional o extranjero se lleva una mala imagen de los hoteles bolivianos. Solución: Diseñar un modulo de reserva de huéspedes en línea o por teléfono mediante la creación de una página web. Diseñar un modulo de registro de huéspedes utilizando software apropiado y acorde a las necesidades del hotel. Diseñar un modulo de control de habitaciones reservadas, libres y ocupadas, tipos de habitación, costos. Generar de forma automática reportes e informes 39 U.M.S.A. SACH

40 de acuerdo a las necesidades del hotel, para el control de migración y policía. Crear una base de datos para el resguardo de la información. 7.4 MODULO: PROVEEDORES Mal registro y almacenamiento: El problema de: Datos de proveedor Lista de empleados proveedor Registro y archivación de contratos Afecta a: Impacto asociado: Personal de administrativo, personal de servicio Dificultad para contactarse con los proveedores. Dificultad para saber que productos o servicio presta los proveedores. Solución: Diseñar un modulo donde se automatice el proceso de registro de proveedores, registro de productos o servicios que prestan los proveedores, además se almacene toda esta información en una base de datos, para que la petición de productos o servicios sea rápida. 40 U.M.S.A. SACH

41 7.5 MODULO: INVENTARIO *El registro de los muebles y enseres es manualmente. Problema de: *El registró y control de los insumos se lo realiza en un libro. *El mal control de los muebles, insumos, etc. Afecta a: Impacto asociado: *Administrador *Contador *Empleado *El no registrar adecuadamente un mueble podría traer problemas al empleado en el inventario. *El mal registro de un insumo afecta al empleado. *El no reportar un insumo solicitado afecta al hotel teniendo pérdidas económicas. *Almacenar el registro de los muebles y enseres en una base de datos. Solución: *Diseñar un subsistema para el registro y control de de todos los insumos esto se lo realiza por áreas para un mejor control del hotel. *Tener un registro de los insumos en una base de datos. 41 U.M.S.A. SACH

42 7.6 MODULO: CONTABILIDAD Control Manual de: El problema de: Afecta a: Impacto asociado: Solución: Pago sueldos y Salarios Pago a proveedores Pagos al contado por habitación Pago anticipado por cada servicio Facturas Demora en la atención en caja y elaboración de factura Cajero, Huésped, Proveedores, Contador Dificultad para el Contador es el elaborar el registro de ingresos y egresos ya que provoca equivocaciones el mal control en caja. Dificultad para el Contador para presentar los informes de ingresos y egresos. Dificultad en el control de pago de empleados. Dificultad de pago a proveedores por falta de control por mora. El Gerente desconfía del control mediante registro manual que se realiza en caja. Diseñar un módulo donde se automatice el proceso de Contabilidad para la recepción de pagos de habitaciones, de servicios, de sueldos y salarios, proveedores y elaboración detallada de la factura, además se almacene toda esta información en una base de datos, para que la atención sea más eficiente y rápida 42 U.M.S.A. SACH

43 8. OBJETIVO GENERAL Analizar, diseñar e implementar un sistema informático que brinde información confiable y oportuna al personal del hotel, además proporcionar al huésped un servicio moderno, rápido y eficiente automatizando los requerimientos y de esta manera lograr que ellos puedan gozar de una estadía placentera. 9. OBJETIVOS ESPECIFICOS MODULO REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS EN UN HOTEL Almacenar información sobre los servicios que presta el Hotel bajo un sistema automatizado. Diseñar un sistema automatizado que agilice los procesos de la atención de servicios. Diseñar un sistema con interfaces en el que el huésped tenga una mejor accesibilidad de todos los servicios. Analizar y diseñar una Base de datos de los servicios del Hotel. Diseñar un sistema de control de horarios de los servicios y así poner en disposición en la habitación del huésped. Desarrollar paginas vía internet donde el cliente tenga accesibilidad a los servicios con tan solo poner código de cliente y acceder a todos los servicios que tendrá el cliente. Beneficios Tener la información de los servicios de una manera organizada. Características que lo apoyan El módulo de registro y control de servicios tendrá una base de datos donde se guardara toda la información sobre los servicios que presta el hotel. Mayor agilidad en los El sistema podrá obtener información de los servicios a 43 U.M.S.A. SACH

44 procesos de la atención de los servicios. Huéspedes satisfechos con la información de los servicios que brindara el hotel. través de una base de datos bien estructurada. Un sistema que brinda información de los servicios en forma rápida y sencilla de fácil acceso para el huésped, con interfaces amigables y de fácil manejo para el recepcionista o encargado del hotel. MODULO REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL Mejorar el control en registros ya sea de documentos, empleados, y otros. Tener un mejor control de los empleados en su asistencia, tareas y horas de trabajo. Proporcionar a los clientes un mejor servicio y comodidad en el hotel. Beneficios Automatización en la administración y control para empleados. Eficiencia en el registro contratos, pagos y otros documentos. Control y registro confiable en la asistencia y hora de llegada del empleado al trabajo. Características que lo apoyan Se contara con un registro electrónico de los datos de cada empleado. Almacenamiento de copias en digital de los documentos del empleado. El modulo nos proporcionara un listado de las faltas cometidas de cada empleado con el fin de realizar descuentos al mismo. MODULO RESERVA, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTE DE HUÉSPEDES Desarrollar un modulo de reserva de habitación que permita el registro de huéspedes vía pagina web del hotel. Desarrollar un modulo de registro de huéspedes que permita almacenar, consultar, y actualizar la información de huéspedes del hotel. Generar de forma automática reportes e informes de acuerdo a las necesidades del hotel, para el control de migración y policía. 44 U.M.S.A. SACH